Produktbeschreibung zu Mercury Follow2Print, Secure- & Cloud Printing. Produktbeschreibung zu Mercury Follow2Print, Secure- & Cloud Printing

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1 Produktbeschreibung zu Mercury Follow2Print, Secure- & Cloud Printing Seite 1 von

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung und Produkthighlights Vorteile für den Anwender Funktionale Übersicht Physikalische Verfahren zur Authentifizierung am Ausgabegerät Authentifizierung am Ausgabesystem mittels Smartcard Reader und Smartcard Authentifizierung am Ausgabesystem mittels embedded APP und PIN Eingabe Authentifizierung am Ausgabesystem mittels PDA / Smartphone und WLAN/Cloud.10 5 Cloud Printing Konfiguration und Bedienung Mobile (PDA) Option im Detail Bedienung Mobile (PDA) Option...19 Seite 2 von

3 1 Einleitung und Produkthighlights Bei der Mercury Follow2Print Software handelt es sich um ein eigenständiges Modul zur automatisierten und gesicherten Druckausgabe-Umleitung auf beliebige Drucksysteme an denen sich der Besitzer der jeweiligen Druckjobs vorher authentifiziert hat. Durch die Follow2Print Funktionalität bietet Sie dem Anwender die Freiheit, seine Druckdaten an jedem gewünschten Druckausgabesystem entgegenzunehmen mit der gleichzeitigen Sicherheit, dass seine Druckjobs nur von ihm selbst und von niemand Anderem aus dem Drucksystem entnommen werden können. Die Mercury Follow2Print Software arbeitet perfekt mit anderen Modulen der Mercury Software, wie beispielsweise Mercury Accounting oder Mercury Managed Print Services MPS, zusammen. Mercury Software Module Die wichtigsten Eigenschaften und Vorteile der Mercury Follow2Print Software sind: Herstellerübergreifende Follow2Print Lösung basierend auf drei unterschiedlichen Authentifizierungen an den Geräten: Card Reader, über USB mit der doculan Connector Box verbunden. Diese Box kommuniziert über das Netzwerk mit der Follow2Print Software unter Verwendung des Netzwerkanschlusses des Ausgabesystems. Es wird kein extra Netzwerkanschluss für die Kombination Card Reader / Connector Box benötigt. Barcode Authentifizierung durch PDA. Die Authentifizierung erfolgt durch Abfotografieren eines am Ausgabesystem angebrachten Barcodes mit dem PDA oder Smartphone. Die zum Ausdruck bereitstehenden Jobs des Anwenders werden auf dem PDA / Smartphone zur Auswahl angezeigt und können von dort zum Druck freigegeben oder auch gelöscht werden. Diese Methode benötigt keine zusätzliche Hardware am Ausgabesystem. Embedded Java WEB Apps (nur MFP und herstellerabhängig). Die Authentifizierung erfolgt durch PIN Eingabe direkt am Touchpanel Display des Ausgabesystems. Die Liste der zum Ausdruck bereitstehenden Druckjobs wird direkt am Ausgabesystem angezeigt und zu druckende Jobs können dort selektiert werden oder auch gelöscht werden. Diese Methode benötigt keine zusätzliche Hardware am Ausgabesystem. Seite 3 von

4 Unterstützung aller gängigen Kartensysteme: Mifare, Legic, Hitag I & II, Biometric ID, Karten mit Magnetstreifen etc. Taufkartenfunktion bei Legic Terminals zur individuellen Anbindung der Smartcards an die Kartenleser. Dies erhöht die Sicherheit der Authentifizierung, da nur getaufte Karten und Lesegeräte zusammen verwendet werden können. Fremdkarten und Fremdlesegeräte werden von der Authentifizierung ausgeschlossen. Einfache und platzsparende Lösung am Drucksystem durch Trennung von Reader und Steuerungssystem (doculan Connector Box), dadurch kein sichtbares Kabelgeflecht am Drucksystem. Individueller und personifizierter Aufruf von selektierten Druckjobs über eine Anzeigeoption der verfügbaren Druckjobs am PDA / Smartphone oder in der App des MFP. Druckjobs können über Smartcards von beliebigen Drucksystemen abgeholt werden. Die Entscheidung über das Ausgabesystem muss nicht schon bei Erzeugung des Druckjobs getroffen werden. Der Druckjob folgt dem Anwender. Secure Printing durch persönliche Smartcard. Nur der Inhaber der Smartcard kann die Druckjobs am Ausgabegerät ausdrucken. Die Jobs werden erst bei Anwesenheit des Inhabers am Ausgabegerät ausgedruckt, dadurch besteht keine Gefahr, dass vertrauliche Druckdaten in die Hände Unbefugter geraten 2 Vorteile für den Anwender Die Mercury Follow2Print & Secure Printing Software bietet umfangreiche Vorteile für den Anwender:.. Möglichkeit des zeitversetzten und individuellen Druckens. Die Dokumente werden dort gedruckt, wo der Anwender sie benötigt und/oder er sich aufhält. Hoher Sicherheitsstandard durch for your eyes only Druck, da persönliche Daten nur dort gedruckt werden, wo sich der Anwender auch angemeldet hat.. Durch Authentifizierung können unterschiedlichste vertrauliche Daten an einem leistungsstarken Ausgabegerät zusammengefasst werden und somit Effizienz erzielt und Kosten optimiert werden. Seite 4 von

5 Der Druck erfolgt nur dann und dort, wo er auch benötigt wird - daraus resultieren weitere Kostenreduzierungen. Vertraulichkeits- und Sicherheitsaspekte können im Unternehmen besser umgesetzt werden. Kompatibilität der Smartcards zu anderen Zeiterfassungs- und Abrechnungssystemen ist gegeben. Die Mercury Follow2Print & Secure Printing Software besitzt Schnittstellen zu allen anderen Modulen der docuform MPS Software, wie beispielsweise Fleet & Servicemanagement, Accounting, Conditional Processing, Document- und Printmanagement und kann somit optimal in den Workflow des Anwenders integriert werden. Schnittstellen der Follow2Print Software 3 Funktionale Übersicht Der Anwender sendet seine Druckdaten nicht mehr direkt zum Drucksystem, sondern zum Mercury Follow2Print Server. Durch das verwendete LPD/LPR Druckprotokoll wird die Information über den Inhaber des Druckjobs mit dem Druckprotokoll an den Mercury Server mitübertragen, sodass die Follow2Print Software die eintreffenden Druckjobs den einzelnen Anwendern zuordnen kann. Dies stellt sicher, dass der Anwender immer nur seine eigenen Druckdaten am von ihm gewünschten Ausgabesystem ausdrucken kann und keine Fremden in den Besitz dieser Druckdaten gelangen können. Bei der Follow2Print Funktionalität können auch Konvertierungen des Druckdatenstromes sämtlicher gebräuchlicher Druckersprachen (wie z.b. Prescribe) oder Hostdatenformate (wie z.b. IBM AFP oder IBM IPDS) oder Veränderungen des Datenstromes durch z.b. Seite 5 von

6 Aufbringen von Barcodes oder Beimischen von Formularen, OMR Codes durch die Mercury Software vorgenommen werden, sodass die Follow2Print Funktionalität für alle Druckdatenformate aus dem Officebereich, dem Hostbereich und auch für SAP Systeme zur Verfügung steht. Funktionsübersicht der Follow2Print Software 4 Physikalische Verfahren zur Authentifizierung am Ausgabegerät Zur Authentifizierung der Anwender am Ausgabesystem stehen mehrere verschiedene Möglichkeiten und Lösungen bereit: Ausgabegeräte unabhängige Authentifizierung am Ausgabesystem mittels Smartcard Reader und Smartcard. Authentifizierung am Multifunktionsgerät mittels embedded APP und PIN Eingabe oder am Ausgabegerät angeschlossenen Smartcard Reader. Geräte- und Smartcard unabhängige Authentifizierung mittels Smartphone oder PDA durch Abfotografieren des am Ausgabesystem angebrachten Barcodes. Die aufgeführten Möglichkeiten zur Authentifizierung des Anwenders lassen sich beliebig Seite 6 von

7 kombinieren. So kann die docuform Follow2Print Software für jede Kundenanforderung die optimale Lösung bereitstellen. Authentifizierung der Anwender 4.1 Authentifizierung am Ausgabesystem mittels Smartcard Reader und Smartcard Als Einstiegslösung bietet die Mercury Follow2Print Software das Authentifizierungsverfahren mittels dem Drucker beigestellten Smartcard Reader und Smartcards der allgemeinen Standards (z.b. Hitag, Mifare, Legic, etc.). Diese Lösung ist komplett unabhängig von den eingesetzten Druck- bzw. MFP Systemen und somit Hersteller unabhängig, da die Ansteuerung der Smartcard Reader und die Kommunikation mit der Follow2print Software über eine eigene doculan Connector Box geschieht. Diese doculan Connector Box benötigt durch ihren integrierten Switch keine eigene Netzwerkverbindung. Die Netzwerkverbindung des Druck- bzw. MFP Systems wird über die doculan Connector Box geführt und von dieser mitverwendet. Seite 7 von

8 Authentifizierung bei Drucksystemen Zur Authentifizierung am Ausgabesystem führt der Anwender seine Smartcard in die Nähe des dem Ausgabesystem beigestellten Smartcard Readers. Der Reader leitet die Authentifizierungsinformation über die doculan Connector Box an die Follow2Print Software weiter. Diese sendet dann die für diesen Anwender bereitstehenden Druckdaten an das dem Smartcard Reader zugeordnete Drucksystem zum Ausdruck. 4.2 Authentifizierung am Ausgabesystem mittels embedded APP und PIN Eingabe Für MFP Systeme mit eigenem Touchscreen Display, kann die Authentifizierung der Anwender an der Follow2Print Software auch mittels einer embedded APP erfolgen. Diese embedded APP integriert sich in die Darstellung des Touchscreen Displays des MFP Systems und erlaubt dem Anwender die Authentifizierung mittels Eingabe einer persönlichen PIN. Seite 8 von

9 Authentifizierung bei Multifunktionssystemen Nach erfolgreicher Authentifizierung wird dem Anwender die Liste seiner zum Ausdruck verfügbaren Druckjobs direkt auf dem Display des MFP Systems dargestellt. Follow2Print embedded App Seite 9 von

10 Jobauswahl in der embedded App Er kann nun die zu druckenden Jobs auswählen und nicht mehr gewünschte Jobs vom Druckerdisplay aus direkt in der Follow2Print Software löschen. Der entscheidende Vorteil der embedded APP Lösung liegt darin, dass keine zusätzliche Cardreader oder doculan Hardware oder Netzwerkanschlüsse für diese Lösung benötigt werden. Der Anwender authentifiziert sich über PIN direkt am Panel des MFP und bekommt dort direkt seine spezifischen Druckaufträge angeboten. Selbstverständlich bleibt die zusätzliche Option eines direkt an das Ausgabesystem über USB angeschlossenen Smartcard Lesegerätes weiter bestehen. 4.3 Authentifizierung am Ausgabesystem mittels PDA / Smartphone und WLAN / Cloud Bei dieser Art der Authentifizierungsmethode fotografiert der Anwender mit seinem Smartphone oder PDA einen am Ausgabesystem angebrachten QR-Barcode ab. Seite 10 von

11 Authentifizierung mit PDA oder Smartphone Der im Barcode enthaltene Weblink verbindet das Smartphone über eine W-LAN oder Mobilfunk Verbindung mit der Follow2Print Software und informiert die Follow2Print Software auch gleichzeitig über das vom Anwender bevorzugte Ausgabesystem. Die Anmeldedaten des Anwenders wurden hierzu einmalig auf dem Smartphone hinterlegt. Auf dem Display des Smartphones werden daraufhin die für den Anwender verfügbaren Druckjobs angezeigt. Der Anwender kann nun die zu druckenden Jobs auswählen oder nicht zu druckende Jobs direkt löschen. Auch bei dieser Methode wird keine zusätzliche doculan oder Smartcard Reader Hardware benötigt. Die an den Ausgabesystemen anzubringenden QR-Barcodes können direkt aus der Follow2Print Software erzeugt werden. Selbstverständlich lässt sich diese Methode der Authentifizierung mit allen anderen beschriebenen Mercury Authentifizierungsmethoden kombinieren, genauso wie sich mehrere Authentifizierungsmethoden an einem Ausgabesystem parallel einsetzen lassen. 5 Cloud Printing Die docuform Mercury Follow2Print Software beinhaltet auch die Möglichkeit des Cloud Printings direkt vom Smartphone des Anwenders. Hierzu sendet der Anwender seine zu druckenden Dateien vom Smartphone oder PDA via direkt an den Mercury Follow2Print Server. Die Mercury Follow2Print Software besitzt einen integrierten POP3 Input Port zum Empfang von s von einem Mailserver. Anhand der Absenderkennung der erkennt die Follow2Print Software den Inhaber der Druckdaten und gleicht diese Information automatisch mit den für diesen Anwender hinterlegten Authentifizierungsdaten ab. Danach wird die in der als Anhang enthaltene Datei, wenn es sich um direkt druckbare Formate, wie beispielsweise PDF Dokumente, handelt, Seite 11 von

12 sofort in die Follow2Print Spoolqueue des Anwenders eingestellt. Bei Office Dateien, wie beispielsweise Microsoft Word Dokumenten wird der Anhang automatisch von der Follow2Print Software in ein druckbares Format konvertiert und danach ebenfalls in die Spoolqueue des Anwenders zur Abholung eingestellt. Zum Ausdruck der Dokumente authentifiziert sich der Anwender an einem beliebigen Follow2Print Druck- oder Multifunktionssystem. Hierbei ist die Art der Authentifizierung völlig unabhängig vom Cloud Printing Verfahren. Es kann jede mögliche Authentifizierung, mittels Smartcard und Cardreader, mittels PIN Eingabe und embedded APP am Multifunktionsgerät, oder auch durch Abfotografieren des am Gerät angebrachten Barcodes mit einem PDA oder Smartphone zum Ausdruck der Dokumente gewählt werden. Nach erfolgter Authentifizierung sendet die Follow2Print Software die gespoolten Druckdaten des Anwenders an dieses Gerät zum Ausdruck. Cloud Printing 6 Konfiguration und Bedienung Die Konfiguration und Bedienung der docuform Mercury Follow2Print Software soll hier exemplarisch für eine Konfiguration mit Authentifizierung durch Kartenleser aufgezeigt werden. In der Mercury Follow2Print Software muss hierzu zunächst ein LPD Input Port zur Seite 12 von

13 Entgegennahme der Druckdaten mittels des TCP/IP LPD/LPR Protokolls angelegt werden. Alternativ können auch andere Mercury Input Ports konfiguriert werden, sofern über das dort verwendete Protokoll die Informationen über den Inhaber des Jobs und den Jobnamen von der sendenden Applikation an das Mercury Follow2Print System mit übertragen werden. So können beispielsweise auch Druckdaten aus SAP Systemen von der Mercury Follow2Print Software verarbeitet werden. Konfiguration Input Port Über das TCP/IP LPD/LPR Protokoll werden von der Druckdaten sendenden Anwendung auch Informationen über den Inhaber des Druckjobs und den Namen des Druckjobs zum Mercury Server übertragen. Diese Informationen verwendet Mercury zur Zuordnung des Druckjobs zum jeweiligen Anwender und zur Anzeige des Druckjobs mit Namen. Die im Mercury TCP/IP LPD Input Port enthaltene Option zur automatischen Erkennung des Druckdatenformates muss für die Follow2Print Funktionalität aktiviert sein und dient den nachfolgenden Mercury Prozessen zur Bestimmung der Seitenanzahl der eintreffenden Druckjobs und auch zum gewinnen von Accounting Informationen für diesen Druckjob. Seite 13 von

14 Konfiguration Input Port Im nächsten Schritt muss in der Mercury Follow2Print Software eine Emulation zur Datenbehandlung oder Datenkonvertierung eingerichtet werden. Wenn keine Konvertierung der Druckdaten in ein anderes Druckformat gewünscht ist, wird hierzu in der Mercury Software eine transparente RAW Emulation konfiguriert, die die Druckdaten einfach nur durchleitet. Konfiguration RAW Emulation Die Option zur Seitenzählung muss aktiviert sein, damit Mercury die Anzahl der Seiten eines Druckjobs erfassen und anzeigen kann. Natürlich kann anstelle einer RAW Emulation auch jede beliebige Mercury Emulation zur Konvertierung von Druckformaten (wie beispielsweise von Kyocera Prescribe nach PCL5 oder von IBM IPDS nach PCL5, etc) hier in den Mercury Workflow eingefügt werden. Nach der Einrichtung einer Mercury Emulation muss für jedes am Follow2Print Verfahren teilnehmende Druck- bzw. MFP System ein eigener Mercury TCP/IP Output Port eingerichtet werden. Seite 14 von

15 Konfiguration Output Port In den Eigenschaften des Mercury TCP/IP Output Ports wird die Spooling Option aktiviert um die eintreffenden Druckjobs im Mercury internen Spoolsystem vorzuhalten. Die Option Scheduled printing/ Follow2Print hält die Druckjobs bis zu deren Abholung am Drucksystem im Mercury Spoolsystem und löscht sie automatisch nach der voreingestellten Zeit, wenn der Druckjob vom Inhaber nicht abgeholt wurde. Abschließend muss nun der konfigurierte LPD Input Port mit der RAW Emulation und EINEM der konfigurierten TCP/IP Output Ports zu einem logischen Drucker verbunden werden. Damit ist der Verarbeitungsweg der Druckdaten durch die Mercury Follow2Print Software eingerichtet. Konfiguration Logischer Drucker Seite 15 von

16 Im obigen Konfigurationsbeispiel wird von einer Authentifizierung der Benutzer durch berührungslose Karten und Kartenlesesysteme ausgegangen. Hierzu muss nun noch die Zuordnung der Kartenleser zu den Follow2Print Druckern vorgenommen werden. Zuordnung Kartenleser zu Drucksystemen Weiterhin ist in der Mercury Follow2Print Software noch die Zuordnung der Authentifizierungsinformationen wie beispielsweise Nummer der Authentifizierungskarte des jeweiligen Anwenders oder persönliche PIN des Anwenders bei Authentifizierung über PIN Eingabe zu hinterlegen. Diese Einrichtung der Anwender der Follow2Print Software, sowie die Zuordnung der Authentifizierungsinformationen zu den Anwendern kann einerseits manuell innerhalb der Mercury Follow2print Software erfolgen. Seite 16 von

17 Zuordnung Karten zu Anwendern Verfügt der Anwender jedoch über eine Active Directory Struktur, so können die Informationen über die Anwender des Follow2Print Verfahrens samt zugehöriger Daten zur Authentifizierung komfortabel mithilfe des Mercury Webclients aus der Active Directory Struktur in die Mercury Software importiert werden. AD Import der Authentifizierungsinformationen Seite 17 von

18 Änderungen der Benutzerdaten werden durch automatischen Datenabgleich zu konfigurierbaren Zeiten selbstständig vom Mercury Webclient in die Mercury Software übernommen und stehen dann sofort für das Follow2Print Verfahren zur Verfügung. 7 Mobile (PDA) Option im Detail Die Authentifizierung des Anwenders erfolgt durch PDA Pin-Code Eingabe und Fotografieren des am Drucker angebrachten 2D QR Barcodes. Diese Information wird vom PDA via W-LAN an den Mercury Printserver übermittelt, der somit erkennt, welcher Anwender an welchem Drucksystem seine Druckausgaben abholen möchte. Hier ist keine zusätzliche Card Reader Hardware erforderlich und der Anwender erhält somit eine sehr kostengünstige Follow2Print Lösung. Diese webbasierte Follow2Print Funktionalität ist auch direkt mit multifunktionalen Drucksystemen einsetzbar, die im Rahmen ihrer Bedienbarkeit Webschnittstellen (Java) zur Verfügung stellen. Das Umrouten Ihrer Druckjobs zu verschiedenen Drucksystemen erfolgt direkt vom Smartphone, PDA oder vom Kamera-Handy. Hierzu ist keine zusätzliche Hardware, wie beispielsweise der Einsatz von Kartenlesegeräten zur Identifikation der Benutzer am Drucksystem mehr notwendig. Alle Operationen zur Identifikation am Druckgerät, zum Ausdruck und Verwaltung der persönlichen Druckjobs lassen sich komfortabel vom Smartphone, PDA oder Kamera-Handy aus vornehmen. Es werden lediglich der Mercury Follow2Print Server als Spoolsystem, sowie der zugehörigen Webclient benötigt. Im Webclient selbst werden dann sehr einfach und automatisch 2D Barcodes generiert und gedruckt, die dann an den jeweiligen Druckern angebracht werden können. Die Generierung des Barcodes geschieht automatisch im Webclient. Dabei entnimmt der Mercury Follow2Print Server alle druckerrelevanten Daten direkt aus seiner Konfiguration und generiert entsprechenden Barcode. Weitere Konfigurationen sind nicht erforderlich. Seite 18 von

19 Barcodeerzeugung zur Authentifizierung Nachdem innerhalb des Mercury DMS Servers die Follow2Print Funktionalität aktiviert wurden, drucken alle Benutzer Ihre Druckjobs unter Verwendung des Standard TCP/IP LPD/LPR Protokolls von Ihren PCs aus zum Mercury Server. Dort werden alle eintreffenden Druckjobs im Mercury internen Spoolsystem vorrätig gehalten. Mittels seines Smartphones, PDAs oder Kamera-Handys identifiziert sich nun ein Benutzer durch Abfotografieren des am Drucksystem aufgebrachten QR-Barcodes an einem Drucksystem, an dem er seine Druckjobs ausdrucken möchte. Mercury erkennt das ausgewählte Drucksystem anhand der im QR-Barcode enthaltenen Information, und den Benutzer anhand der einmaligen Anmeldeprozedur des Smartphones, PDAs oder Kamera Handys beim Mercury, und sendet die vom Benutzer zum Ausdruck selektierten Druckjobs über das Standard TCP/IP Druckprotokoll zum Ausdruck auf dieses Drucksystem. 7.1 Bedienung Mobile (PDA) Option Zur Ausgabe Ihrer von Mercury vorrätig gehaltenen Druckjobs an einem Drucksystem seiner Wahl, begibt sich der Anwender dann mit seinem Smartphone, PDA oder Kamera- Handy zu diesem Drucksystem. An jedem Drucksystem ist ein Aufkleber mit einem QR- Barcode aufgebracht. Nun wird dieser Barcode einfach abfotografiert alles Weitere erledigt der Mercury Server. Seite 19 von

20 Authentifizierung mittels PDA Nach der Auswertung des abfotografierten QR-Barcodes durch die QR-Code Reader Applikation, öffnet sich automatisch der Browser im Smartphone, PDA oder Kamera- Handy und zeigt die Anmeldeseite des Mercury Servers an. Die Anmeldung erfolgt nur einmalig und bei Konfiguration der Follow2Print Funktionalität. In Ergänzung zur Verwendung eines QR-Barcodes kann die Authentifizierung auch beliebig durch Eingabe eines Zahlencodes erfolgen. Nach erfolgreicher Anmeldung werden das Drucksystem, dessen QR-Code abfotografiert wurde, als Ausgabeziel, sowie eine Liste der für den Anwender zum Ausdruck verfügbaren Druckjobs angezeigt. Jobauswahl im PDA Er kann nun durch Klicken auf die Checkbox vor jedem Druckjob, diejenigen Jobs markieren, die er auf dem Drucksystem, welches als Ausgabeziel angezeigt wird, ausdrucken möchten Dabei stehen Ihm weitere Funktionalitäten wie Alles Drucken oder auch Druckjobs löschen zur Verfügung. Seite 20 von

21 Des Weiteren werden dem Anwender auch alle anderen Drucker in seiner Netzwerkumgebung angezeigt, auf die er das Recht hat zu drucken. Durch das Bereitstellen dieser Druckerliste kann der Benutzer in Ergänzung und Standort unabhängig seine Druckjobs interaktiv auf andere Drucksysteme umleiten. Jobumleitung im PDA Selbstverständlich besteht eine Schnittstelle zum Mercury Accounting, mit Hilfe dessen Kostenstellen bezogendes Abrechnen von digitalen Drucken, sowie Kopien- und Scan Abrechnungen ermöglicht wird. Seite 21 von