Musterprüfungsaufgabe

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1 Musterprüfungsaufgabe Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement Teil 2 der gestreckten Abschlussprüfung Prüfungsbereich Fachaufgabe in der Wahlqualifikation Wahlqualifikation 8 Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement Sachverhalt: Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben restauriert den Dienstsitz ihrer Behörde Bundesamt für Verwaltungsmodernisierung. Die Fertigstellung des denkmalgeschützten Gebäudes ist für den 23. Juni 2016 vorgesehen. Der Präsident hat Ihre Organisationseinheit, das Referat 1, damit beauftragt, die Feierlichkeiten zur Wiedereröffnung vorzunehmen. Zu diesem Zweck hat Ihre Referatsleiterin zusammen mit dem Abteilungsleiter einen Termin beim Präsidenten wahrgenommen. Den hierfür gefertigten Aktenvermerk entnehmen Sie bitte der beigefügten Anlage. Ihre Referatsleiterin steuert das Projekt Einweihungsfeier und hat Sie beauftragt, mit ihr die einzuleitenden Maßnahmen in einen geordneten Projektplan zu überführen. Zusätzlich sollen begleitende Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit eingeleitet werden. Aufgabe: 1. Ihre Referatsleiterin bittet Sie um eine kurze Rücksprache in 20 Minuten. Sie möchte mit Ihnen wesentlich zu beachtende Meilensteine besprechen. Entwerfen Sie daher einen Grobablauf eines zu erstellenden Projektplanes und schlagen Sie Meilensteine vor. 2. Die Referatsleiterin bittet in diesem Zusammenhang ebenfalls um Vorschläge zu passenden Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit, die parallel zum Projekt Einweihungsfeier veranlasst werden könnten. Zur weiteren Bearbeitung der Aufgabe beachten Sie bitte auch die aus Ihrer Sicht eventuell zu beteiligenden Organisationseinheiten. Berücksichtigen Sie hierbei bitte den beiliegenden Organisationsplan. BUNDESVERWALTUNGSAMT Köln 2016 Alle Rechte vorbehalten.

2 Kassel, RD`in Meister 1. Aktenvermerk Feierlichkeiten Einweihungsfeier ; Gespräch mit Präsident am Herr Präsident hat der Stabsstelle Öffentlichkeitsarbeit die Organisation der v. g. Feierlichkeit zur Wiedereröffnung des Dienstgebäudes am übertragen. Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben hat mitgeteilt, dass mit dem Umzug ab begonnen werden kann. Restarbeiten an der Fassade werden noch bis zum andauern. Die Projektgruppe Steuerung Umzug im Referat Innerer Dienst ist für den Umzug der beweglichen Sachen und den Umzug der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verantwortlich. Der Umzug muss bis zum abgeschlossen sein. Herr Präsident möchte Herrn Minister einladen und ihn bitten, die offizielle Übernahme des Gebäudes während der Feierlichkeiten durchzuführen. Insgesamt sollen alle eng mit der Behörde zusammenarbeitenden Vertreter von Stellen und Behörden eingeladen werden. Dies betrifft einen Personenkreis von etwa 320 Personen. Eine entsprechende Liste liegt vor. Daneben stellt er sich vor, dass es neben den Reden auch Führungen durch das historische Gebäude und ein kleines Buffet geben soll. Die Reden sollen durch die Vorführung klassischer Musik aufgelockert werden. Herr Präsident erwartet ein erstes Konzept in der kommenden Woche. gez. Meister 2. z. Vg.

3 Bundesamt für Verwaltungsmodernisierung Präsident Öffentlichkeitsarbeit Vizepräsident KLR/ Controlling Abteilung Z Zentrale Aufgaben Abteilung C Controlling Abteilung KLR Kosten- und Leistungsrechnung Abteilung P Personalmanagement Abteilung Q Qualitätsmanagement Innerer Dienst Zielvereinbarungen Zeiterfassung Arbeitszeiten Leitbilder Personal Steuerung Produktkatalog Auswahlverfahren Kundenbefragungen Haushalt/ Organisation Kennzahlen Budgetierung Beurteilungswesen

4 Lösungshinweise zur Aufgabe WQ 8 Grobablauf Projektplan (Hinweis: nur beispielhafter Abriss) Zeit Heute 02/ Mai Juni 2016 Start Loca- Ressour- Teilnehmer Öff.-Arbeit Maßnahmenvorschläge abstimmen Faktor: Media Relations / Public Affair Stabstelle Öffentlichk. Entwurf Einladungen Anfrage Ministerbüro HH-Mittel Personen Gebäudeplan BIMA Konzept öff. Arbeit Vergaben: Catering, Musik, Öff.-Arbeit Unterstützung Personal Auswahl Räume Reden Catering Musik Aufstellorte & Öff.-Arbeit Versand gem. Liste Redeentwurf/ Beiträge Führungen Infostände Personaleinsatz (Wer hilft wo?) Technik / Möblierung Brandschutz Anmeldungen überwachen Info Präs. Reaktion / Rede Konzept Locations Zugriff auf Liegenschaften; Beginn Umzug Hinweise auf Homepage Einladung Presse Ggf. Überstunden anordnen Auftrag Möblierung / Technik Anmeldung Externer / Einlass Lieferung Leistung / Ausführung Termin Feierlichkeit Abschlussüberwachung Rückbau

5 Zusatzfragen/Nachfragen Definition Meilensteine Projektmanagement Ereignisse von besonderer Bedeutung. Es können auch Zwischenergebnisse vorliegen. Bei Meilensteinen werden Entscheidungen getroffen, wie fortan weiter verfahren werden soll. Dies geschieht durch den Projektlenkungsausschuss, in dem auch verantwortliche Leiter eingebunden werden. Weitere Funktionen: Fehlerminimierung, Projektcontrolling, Zielorientierung Projektplan (Definition) enthält in einem konsistenten oder mehreren kohärenten Dokumenten alle Planungsaktivitäten eines Projektes (DIN ) Teile des Projektplans sind: Strukturplan, Meilenstein, Terminliste, Balkenplan (Fortschritt) und der Netzplan Nach oder bei Vorstellung des Entwurfs durch den Prüfling können Einzelheiten zu den Definitionen nachgefragt werden. Öffentlichkeitsarbeit Abgrenzung zu Werbung und Marketing primär auf Non-Profit-Organisationen Ziel: positive Meinungsbildung, Verständnis, Vertrauen Image stärken Hauptgebiete: Human Relations (Mitarbeiter), Media Relations (Presse), Public Affairs (pol./verw. Entscheidungsträger), Investor Relations (Geldgeber), Product Publicity (potenzielle Nutzer) Geeignete Maßnahmen: Information über Arbeit der Behörde Erfolge darstellen, Bezug auf Gebäude z.b. histor. Dienstsitz, Moderne Verwaltung Internet, Flyer, Give Aways, Plakate, Infofilm