BZSt ZIVIT BADV. Oberbehörden und IT-Einrichtungen. Strukturentwicklung Bundesfinanzverwaltung. Fortentwicklung und Umsetzungsprozess II (August 2004)

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1 I N I T I A T I V E B Ü R O K R A T I E A B B A U Einfacher ist besser. Strukturentwicklung Bundesfinanzverwaltung Oberbehörden und IT-Einrichtungen BZSt ZIVIT BADV Feinkonzept (August 2001) Fortentwicklung und Umsetzungsprozess I (August 2003) Fortentwicklung und Umsetzungsprozess II (August 2004) B U N D E S F I N A N Z VERWALTUNG

2 Inhaltsverzeichnis Vorbemerkung 3 Zusammenfassung 5 Bundeszentralamt für Steuern 9 Bundesamt für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen 34 Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik 50 Bereich Personal- und Organisationsmanagement 80 Anhang 111 1

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4 Vorbemerkung Unter dem Dach des Programms Moderner Staat Moderne Verwaltung und als Teil der Initiative Bürokratieabbau der Bundesregierung hat das Bundesministerium der Finanzen die Planungen zum Umbau bestehender Oberbehörden und IT-Einrichtungen der Bundesfinanzverwaltung verfeinert und fortentwickelt. Schwerpunkte dieser Verwaltungsreform sind: eine höhere Effektivität bei der Aufgabenerledigung mehr Effizienz beim Personal- und Mitteleinsatz der Ausbau der Personalentwicklung ein besserer Service durch stärkeren Adressatenbezug. Die Entwicklung der Aufgaben in den Kernbereichen Steuern, Dienstleistungen und Informationstechnik verläuft mittelfristig außerordentlich dynamisch. So wird das Bedürfnis für eine zentrale Erledigung und stärkere Koordinierung des Steuervollzugs zunehmen. Verwaltungsdienstleistungen werden daran gemessen werden, ob sie kundenorientiert und wirtschaftlich erfolgen. Die Aufgabenerledigung soll durch Informationstechnik besser unterstützt werden. In den bestehenden Oberbehörden und IT-Einrichtungen sind im Hinblick auf die veränderten Anforderungen Möglichkeiten für eine Optimierung der Geschäftsprozesse untersucht und Maßnahmen zu deren Verbesserung eingeleitet worden. Sie sind insgesamt durch Straffung und Spezialisierung, aber auch durch eine stärkere Abschnittsverantwortung, höhere Leitungsspannen und eine Flexibilisierung des Personaleinsatzes geprägt. Die Planungen zur Aufbau- und Ablauforganisation der neuen Oberbehörden und des Zentrums für Informationsverarbeitung und Informationstechnik sind weit voran gebracht worden. Pilotprojekte zum Ausbau des Controllings und der Personalentwicklung werden so zeitge- 3

5 Vorbemerkung recht abgeschlossen, dass ab dem Jahr 2006 die Voraussetzungen für den Einsatz moderner Managementsysteme vorliegen. In Veranstaltungen zum Changemanagement werden die Beschäftigten, in erster Linie die Führungskräfte, auf die gestiegenen Anforderungen an die Aufgabenerledigung und die neuen Formen der Zusammenarbeit vorbereitet. Beschäftigte, Vertreter der Personal- und Interessenvertretungen sowie die Gleichstellungsbeauftragten hatten Gelegenheit, an der Feinplanung mitzuwirken. Das im Bundesministerium der Finanzen federführende Projekt NeuFin hat dafür Sorge getragen, dass die Betroffenen über die wesentlichen Zwischenergebnisse und Planungsschritte informiert wurden. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten im Herbst 2004 Gelegenheit, die Ergebnisse und Auswirkungen dieser Feinplanung mit Vertretern des Bundesministeriums der Finanzen und ihrer Behördenleitung zu erörtern. Einzelheiten, die über eine bündige Feinplanung des Umbauprozesses hinausgehen, werden in eine Zeit- und Maßnahmenplanung aufgenommen. Neben der Feinplanung ist sie Richtschnur für die ab Herbst 2004 unter Leitung des Bundesministeriums der Finanzen beginnende Arbeit in drei Aufbaustäben für die neuen Oberbehörden und den IT- Dienstleister. Vertreter der Personal- und Interessenvertretungen sowie die Gleichstellungsbeauftragten können in den Aufbaustäben mitwirken. Die mit diesem Konzept festgelegten Standards der Personal- und Organisationsentwicklung prägen bis weit in das nächste Jahrzehnt die Strukturen der neuen Oberbehörden und des IT-Dienstleisters. 4

6 Zusammenfassung Teilbereiche zur Neustrukturierung der Bundesfinanzverwaltung 1. Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) Eingliederung neuer steuerlicher Aufgaben, insbesondere der Vergabe des einheitlichen Identifikationsmerkmals, des Kontenabrufverfahrens sowie des Auskunftsverfahrens für Zinszahlungen innerhalb der Europäischen Union Ausgestaltung der neuen Schwerpunktbereiche Gesetzesfolgenabschätzung, Risiko-Management-Systeme und Berichtswesen Umsetzung der Empfehlungen der interministeriellen Arbeitsgruppe zur Neuorganisation der Familienkassen Konsolidierung der Ansätze für die koordinierte Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs Bündelung steuerfachlicher Auskunfts- und Serviceleistungen in einem Steuer-Info-Center Entwicklung von Ansätzen zur strategischen Neuausrichtung der Bundesbetriebsprüfung im Rahmen eines Projekts Fortführung der Verlagerung administrativer Aufgaben aus der Steuerabteilung des Bundesministeriums der Finanzen in das Bundeszentralamt für Steuern Einrichtung von Online-Verfahren im EU-Binnenmarkt-Kontrollverfahren sowie von elektronischen Antragsverfahren zur Entlastung von Umsatz- und Ertragsteuern Einführung einer ganzheitlichen elektronischen Geschäftsabwicklung auf der Grundlage eines Dokument-Management-Systems in wesentlichen Servicebereichen 5

7 Zusammenfassung Einrichtung des Dienstsitzes Schwedt und Verlagerung des Aufgabenbereichs der Vorsteuervergütung an ausländische Unternehmer Einrichtung des Bundeszentralamts für Steuern am 1. Januar Bundesamt für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen (BADV) Bündelung, Optimierung und Beschleunigung der Wahrnehmung von bisher bei den neuen Ländern und dem Land Berlin erledigten vermögens- und entschädigungsrechtlichen Aufgaben beim Bundesamt zur Regelung offener Vermögensfragen Organisationsuntersuchungen sowie Personalbedarfsermittlungen zur Erstellung von Abarbeitungsprognosen und Erledigungshorizonten im Bereich der vermögens- und entschädigungsrechtlichen Aufgaben Einführung einer Zielvereinbarung mit dem Bundesamt zur Regelung offener Vermögensfragen Verstärkung der ressortübergreifenden Konzentration der Abrechnung von Personalkosten und Personalnebenleistungen sowie der Durchführung des Familienleistungsausgleichs Fortführung der Prozessoptimierung im Bereich der Abrechnung von Personalkosten und Personalnebenleistungen sukzessiver Aufbau von Fach- und Methodenwissen bei Beschäftigten für langfristige Aufgabenspektren des Amtes ( Unternehmensberatung ) Einrichtung des Bundesamts für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen am 1. Januar

8 Zusammenfassung 3. Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik (ZIVIT) Weiterentwicklung eines Steuerungsmodells für die Informationstechnik in der Bundesfinanzverwaltung, Ausgestaltung der künftigen Zusammenarbeit zwischen dem IT-Referat im Bundesministerium der Finanzen, den Auftraggebern und dem Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik als Auftragnehmer Verlagerung von administrativen IT-Aufgaben aus dem Bundesministerium der Finanzen in das Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik Konzeption zur Konsolidierung und Harmonisierung von IT-Plattformen, -systemen und -verfahren und zur Konzentration von Betriebsaufgaben Konzeption eines IT-Controllings und eines Geschäftsprozessmanagements Neuordnung des technischen Vor-Ort-Services Vereinheitlichung der Projektsteuerung und des Servicemanagements Einrichtung des Zentrums für Informationsverarbeitung und Informationstechnik am 1. Januar Bereich Personal- und Organisationsmanagement Entwicklung von Leitbildern für die neuen Behörden Realisierung von Maßnahmen des Changemanagements Durchführung von Maßnahmen der Organisationsentwicklung nach den neuen Standards 7

9 Zusammenfassung Aufbau eines Informations- und Wissensmanagements unter Berücksichtigung der im Bundesministerium der Finanzen erarbeiteten Standards Ausbau der Kosten- und Leistungsrechnung und Aufbau eines Behörden-Controllings stufenweise Einführung von Zielvereinbarungen Fortentwicklung der Personalgewinnung Auswertung der Erfahrungen mit dem Personalentwicklungskonzept im Bundesamt für Finanzen Erarbeitung individueller Fortbildungsprofile für die Personaleinsatzplanung Überprüfung des Beurteilungsverfahrens Entwicklung von Berufsbildern für die neuen Behörden Anpassung der Führungsgrundsätze Weiterentwicklung von Delegationsmodellen 8