Video "IBM TRIRIGA Self-Service-Benutzer - Reservierungen in Outlook vornehmen"

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1 Video "IBM TRIRIGA Self-Service-Benutzer - Reservierungen in Outlook vornehmen"

2 ii Video "IBM TRIRIGA Self-Service-Benutzer - Reservierungen in Outlook vornehmen"

3 Inhaltsverzeichnis Video "IBM TRIRIGA Self-Service-Benutzer - Reservierungen in Outlook vornehmen" iii

4 iv Video "IBM TRIRIGA Self-Service-Benutzer - Reservierungen in Outlook vornehmen"

5 Video "IBM TRIRIGA Self-Service-Benutzer - Reservierungen in Outlook vornehmen" Mit dem IBM TRIRIGA-Reservierungs-Add-in für die Outlook-Messaging-Software können Benutzer Termine in Outlook erstellen und eine Verbindung zu IBM TRIRIGA herstellen, um Firmenressourcen zu reservieren. Beispiele für Firmenressourcen sind Räume, Catering-Services und Ausstattungselemente. Dieses Video veranschaulicht, wie ein Outlook-Benutzer einen Besprechungsraum, Ausstattungselemente und Catering-Services mithilfe von IBM TRIRIGA-Formularen in Outlook reserviert. Reservierungsbeispiel Gehen Sie wie folgt vor, um einen Raum und Ausstattungselemente in Outlook zu reservieren: 1. Planen Sie einen Termin und wählen Sie die Teilnehmer aus. 2. Klicken Sie in der Symbolleiste in Outlook auf die Schaltfläche IBM TRIRIGA Reserve. Anmerkung: Ihr IBM TRIRIGA-Administrator kann die Beschriftung IBM TRIRIGA Reserve anpassen. Das Reservierungsformular von IBM TRIRIGA wird in Outlook geöffnet. Der Betreff und die Daten, die Sie im Termin in Outlook angegeben haben, werden im Formular angezeigt. 3. Geben Sie die Suchkriterien an. Beachten Sie, dass sich die Liste der verfügbaren Räume ändert, wenn Kriterien ausgewählt oder abgewählt werden. Gehen Sie für dieses Beispiel wie folgt vor: 4. Geben Sie acht Teilnehmer an. 5. Verwenden Sie den Standardraumtyp und das Standardlayout. Wenn sich der Benutzer auf einer in IBM TRIRIGA konfigurierten Fläche befindet, werden standardmäßig die Lokationsinformationen angezeigt. Wenn Sie eine andere Lokation benötigen, können Sie diese suchen. 6. Wählen Sie Catering verfügbar und Netzverbindung aus. Die verfügbaren Räume, die alle Kriterien erfüllen, werden in einer Listenansicht angezeigt. Wenn Sie die Lokationen der Räume nicht kennen, können Sie die Geschossplanansicht auswählen. Sie können ausgewählte Räume auch vergleichen. 7. Wählen Sie einen Raum für die Reservierung aus und klicken Sie dann auf Ausgewählte Räume buchen. 8. Überprüfen Sie die Auswahl in der Reservierungszusammenfassung. 9. Wenn die Abschnitte "Essensbestellungen" und "Ausstattungsbestellungen" angezeigt werden, können Essensbestellungen und Ausstattungsbestellungen für die Reservierung hinzugefügt oder geändert werden. Gehen Sie für eine Essensbestellung wie folgt vor: a. Klicken Sie auf Essensbestellung hinzufügen. b. Wählen Sie Menüs anzeigen aus. 1

6 c. Wählen Sie die Gerichte aus und klicken Sie auf Zur Essensbestellung hinzufügen. d. Klicken Sie auf Essensbestellung speichern und anschließend auf Zur Reservierungsübersicht zurückkehren. Gehen Sie für eine Ausstattungsbestellung wie folgt vor: a. Klicken Sie auf Ausstattungsbestellung hinzufügen/ändern. b. Wählen Sie Ausstattung für ausgewählte Lokation anzeigen aus. c. Wählen Sie die Ausstattungselemente aus und klicken Sie dann auf Zur Ausstattungsbestellung hinzufügen. d. Klicken Sie auf Ausstattungsbestellung speichern und anschließend auf Zur Reservierungsübersicht zurückkehren. Gegebenenfalls anfallende Kosten für Essensbestellungen oder Ausstattungsbestellungen werden im Abschnitt "Kostenzusammenfassung" angezeigt. Der Termin in Outlook wird mit der ausgewählten Lokation aktualisiert. 10. Wenn Sie mit der Reservierung von Ressourcen fertig sind, stellen Sie den Termin in Outlook fertig und versenden Sie ihn. Wenn den reservierten Ressourcen Kosten zugeordnet sind, werden Sie aufgefordert, einen Kontencode oder eine Kreditkartennummer anzugeben. 11. Klicken Sie auf Übergeben. Reservierungsergebnisse IBM TRIRIGA: v Die Ressourcen wurden reserviert und das Portal "Eigener Kalender" des Benutzers wurde mit den Reservierungsinformationen aktualisiert. v Die Essensbestellungen für die Catering-Services wurden erstellt. v Die erforderlichen Tätigkeiten für den Aufbau und den Abbau der Raumausstattung wurden erstellt. v Die Tätigkeiten für die Lieferung und Abholung der Ausstattung wurden erstellt. Eine in Outlook erstellte Reservierung kann nur in Outlook bearbeitet oder storniert werden. Die Reservierung kann schreibgeschützt in IBM TRIRIGA angezeigt werden. Weitere Videos Das Video "IBM TRIRIGA Self-Service-Benutzer Services anfordern" veranschaulicht die Anforderung von Services. Das Video "IBM TRIRIGA Self-Service-Benutzer Reservierungen vornehmen" veranschaulicht, wie Sie Reservierungen vornehmen können. Marken IBM, das IBM Logo, das IBM Business Partner-Zeichen, ibm.com und TRIRIGA sind Marken oder eingetragene Marken der IBM Corporation in den USA und/ oder anderen Ländern. Sind diese und weitere Markennamen von IBM bei ihrem ersten Vorkommen in diesen Informationen mit einem Markensymbol ( oder ) gekennzeichnet, bedeutet dies, dass IBM zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Informationen Inhaber der eingetragenen Marken oder der Common-Law-Mar- 2 Video "IBM TRIRIGA Self-Service-Benutzer - Reservierungen in Outlook vornehmen"

7 ken (common law trademarks) in den USA war. Diese Marken können auch eingetragene Marken oder Common-Law-Marken in anderen Ländern sein. Screenshots wurden mit Genehmigung von Microsoft verwendet. Microsoft und Outlook sind eingetragene Marken oder Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Weitere Unternehmens-, Produkt- oder Servicenamen können Marken oder Servicemarken anderer Hersteller sein. Video "IBM TRIRIGA Self-Service-Benutzer - Reservierungen in Outlook vornehmen" 3