IBM TRIRIGA Version 10 Release 5.2. Reservierungsmanagement Benutzerhandbuch IBM

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1 IBM TRIRIGA Version 10 Release 5.2 Reservierungsmanagement Benutzerhandbuch IBM

2 Hinweis Vor Verwendung dieser Informationen und des darin beschriebenen Produkts sollten die Informationen unter Bemerkungen auf Seite 53 gelesen werden. Diese Ausgabe bezieht sich auf Version 10, Release 5, Modifikation 2 von IBM TRIRIGA und alle nachfolgenden Releases und Modifikationen, bis dieser Hinweis in einer Neuausgabe geändert wird. Copyright IBM Corporation 2011, 2016.

3 Inhaltsverzeichnis Kapitel 1. Reservierungen und reservierbare Ressourcen verwalten Kapitel 2. Übersicht über das Reservierungsmanagement Reservierungstypen Reservierungsrollen Anwendungsadministrator Request-Central-Rolle Contact-Center-Mitarbeiter Reservierungskoordinator Kapitel 3. Reservierungsprozessabläufe 7 Reservierungsübersicht Reservierungskonfiguration Raumbuchungskonfiguration Catering-Service-Konfiguration Ausstattungskonfiguration Raumbuchung Kapitel 4. Reservierungen konfigurieren 15 Reservierungsflächengruppen Anwendungseinstellungen konfigurieren Reservierungskalender konfigurieren Tätigkeitsvorlagen konfigurieren Abrufbestellungen konfigurieren Ressourcenberechtigungen konfigurieren Bestandsartikel konfigurieren Assets konfigurieren Flächen konfigurieren Massenaktualisierungen der Reservierung konfigurieren Reservierungsgruppen konfigurieren Reservierungsflächengruppen konfigurieren Ressourcenausfallzeit konfigurieren Reservierungsrichtlinien konfigurieren Definierte Suche für eine Reservierungsabfrage implementieren Kapitel 5. Räume, Ausstattungsgegenstände und Fahrzeuge reservieren Reservierungen Reservierungen erstellen Wiederkehrende Reservierungen erstellen Reservierungen anfordern Reservierungsvorgaben festlegen Beispiele für die Reservierung von Ressourcen in Microsoft Outlook Schnellreservierung für eine Besprechung in Microsoft Outlook erstellen Räume und Services in Microsoft Outlook reservieren Arbeitsplatz in Microsoft Outlook reservieren.. 34 Beispiele für die Reservierung von Ressourcen in IBM TRIRIGA Allgemeine Ressourcen in IBM TRIRIGA reservieren Private Ressourcen in IBM TRIRIGA reservieren 36 Kapitel 6. IBM TRIRIGA mit Microsoft Exchange integrieren Konfiguration von Microsoft Exchange Microsoft Exchange konfigurieren Scripts in IBM TRIRIGA für Microsoft Exchange generieren Raumressourcen mit Mehrbytezeichen erstellen 41 IBM TRIRIGA konfigurieren SMTP-Port unter Linux konfigurieren IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager- Add-in in Microsoft Outlook installieren Beaufsichtigter Modus: IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager-Add-in in Microsoft Outlook installieren Unbeaufsichtigter Modus: IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager-Add-in in Microsoft Outlook installieren IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager- Add-in in Microsoft Outlook konfigurieren IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager- Add-in deinstallieren Fehlerbehebung bei TRIRIGA Workplace Reservation Manager-Add-in Bemerkungen Marken Nutzungsbedingungen für die Produktdokumentation IBM Online-Datenschutzerklärung Copyright IBM Corp. 2011, 2016 iii

4 iv Copyright IBM Corp. 2011, 2016

5 Kapitel 1. Reservierungen und reservierbare Ressourcen verwalten Sie verwenden die Anwendung IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager, um die Reservierungen gemeinsam genutzter Räume wie Besprechungsräume und Arbeitsplätze, gemeinsam genutzter Ausstattungsgegenstände wie Projektoren und gemeinsam genutzte Fahrzeuge zu verwalten. Sie können eine Reservierung als Self-Service-Benutzer anfordern, eine Reservierung als Help-Desk-Mitarbeiter erstellen und Anfragen als Event-Center-Koordinator verarbeiten. Sie können Serviceanbieter wie Catering-Service-Anbieter und Tätigkeiten wie den Aufbau und den Abbau von Raumausstattungen oder die Anlieferung und Abholung von Ausstattungsgegenständen integrieren. Für mehr Flexibilität bei der Reservierung von Räumen können Sie die Anwendung auch mit Microsoft Exchange und Microsoft Outlook integrieren. Copyright IBM Corp. 2011,

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7 Kapitel 2. Übersicht über das Reservierungsmanagement Reservierungstypen Wenn Sie Ihre Reservierungen und reservierbaren Ressourcen mit der Anwendung IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager verwalten möchten, müssen Sie mit den Reservierungstypen in Ihrer Unternehmenspraxis vertraut sein. Außerdem müssen Sie die Anwendungsportale kennen, die für Ihre Rolle im Unternehmen verfügbar sind. Von der Konfiguration der Anwendung bis hin zur Erstellung einer Reservierung gibt es viele verschiedene Typen von Reservierungsanfrageklassifikationen, Reservierungsklassen und Reservierungsformularen. Die Reservierungsanfrageklasse definiert, welche Tätigkeiten für eine Reservierung generiert werden. Die Reservierungsklasse definiert, für welche Flächen Genehmigungen erforderlich sind und welche Rollen diese Flächen reservieren können. Das Reservierungsformular definiert, welche Registerkarten, Abschnitte und Felder für die jeweilige Anfrage oder Ressource erforderlich sind. Reservierungsanfrageklassen Während der Reservierungskonfiguration verwendet die Anwendung mehrere Hauptreservierungsanfrageklassifikationen für die Steuerung des Tätigkeitsprozesses. Für jede Anfrageklasse wird ein Serviceplan definiert. Anschließend werden für jeden Serviceplan die Tätigkeitsvorlagen definiert. Die Tätigkeitsvorlagen enthalten die Tätigkeitsdetails, die bei der Erstellung von Tätigkeiten für eine Reservierung angewendet werden. Im Folgenden sind verschiedene Reservierungsanfrageklassetypen beschrieben: ReservierungsanfrageklasseBeschreibung Reservierung von Besprechungsräumen Arbeitsplatzreservierung Assetreservierung Fahrzeugreservierung Diese Anfrageklasse steuert die Tätigkeitsvorlagen für den Aufbau und den Abbau von Raumausstattungen sowie die Raumreinigung. Anders als die Anfrageklasse für Besprechungsräume steuert diese Anfrageklasse keine Tätigkeiten für den Aufbau und den Abbau von Raumausstattungen und die Raumreinigung. Diese Anfrageklasse steuert die Tätigkeitsvorlagen für die Anlieferung und Abholung von Ausstattungsgegenständen. Diese Anfrageklasse steuert die Tätigkeitsvorlagen für die Anlieferung und die Abholung von Fahrzeugen. Reservierungsklassen Während der Reservierungskonfiguration wird auch das Formular Fläche verwendet, um die Klasse der reservierbaren Fläche zu identifizieren. Im Folgenden sind verschiedene Typen von Reservierungsklassen beschrieben: Reservierungsklasse Private Fläche Beschreibung Diese Fläche kann nur vom Reservierungskoordinator über das Formular Reservierung durch Rezeption reserviert werden. Copyright IBM Corp. 2011,

8 Reservierungsklasse Anforderbare Fläche Reservierbare Fläche Beschreibung Diese Fläche kann von jeder Rolle reserviert werden, aber die Reservierung muss vom Ressourcenverantwortlichen genehmigt werden. Diese Fläche kann von jeder Rolle reserviert werden, aber die Reservierung muss nicht vom Ressourcenverantwortlichen genehmigt werden. Reservierungsformulare Für die Erstellung einer Reservierung werden mehrere ähnliche Formulare verwendet, aber jedes Formular ist für eine bestimmte Anfrage oder Ressource bestimmt. Im Folgenden sind verschiedene Typen von Reservierungsformularen beschrieben, die je nach Ihrer Rolle angezeigt werden können: Formular Reservierungsanfrage Reservierung durch Rezeption Raumreservierung Ausstattungsreservierung Fahrzeugreservierung Beschreibung Dieses Formular wird in einem bestimmten Self-Service-Szenario verwendet. Wenn Ihre Rolle Anfragen bei einem Reservierungskoordinator einreichen muss, können Sie Reservierungsanfragen für verfügbare Besprechungsräume, Arbeitsplätze, Ausstattungsgegenstände und Fahrzeuge einreichen. Dieses Formular wird im Rezeptionsszenario verwendet. Wenn Sie eine private Fläche reservieren möchten, können Sie den Reservierungskoordinator anrufen. Anschließend kann der Reservierungskoordinator die Reservierung einer privaten Fläche über dieses Formular einreichen. Dieses Formular wird in einem Standard-Self-Service-Szenario für viele Rollen verwendet. Sie können einen oder mehrere Räume für die Reservierung auswählen. Wenn dem Besprechungsraum ein Catering- oder Ausstattungsserviceanbieter zugeordnet ist, können Sie der Raumreservierung eine Verpflegungs- oder Ausstattungsbestellung hinzufügen. Dieses Formular wird in einem Standard-Self-Service-Szenario für viele Rollen verwendet. Sie können für jede Ausstattungsbestellung einen oder mehrere Ausstattungsgegenstände auswählen. Dieses Formular wird in einem Standard-Self-Service-Szenario für viele Rollen verwendet. Sie können ein oder mehrere Fahrzeuge für jede Fahrzeugbestellung auswählen. Reservierungsrollen 4 Copyright IBM Corp. 2011, 2016 Wenn Sie sich an der Anwendung anmelden, wird Ihre Homepage angezeigt. Ihre Homepage ist Ihr Zugang zur Anwendung. Auf der Homepage können Sie Ihr Homeportal überprüfen oder das Menüsystem verwenden, um die für Ihre Rolle verfügbaren Prozessportale zu öffnen. Verwenden Sie Ihre Menüleiste, um weitere verfügbare Portale zu öffnen. Je nach Ihrer Rolle kann sich Ihre Anwendung aus einem oder mehreren Portalen zusammensetzen. Die Einstellung für die IBM TRIRIGA-Homepage ist im Abschnitt "Standardportal" Ihres Profildatensatzes festgelegt. Ihr Homeportal und Ihre Prozessportale können je nach Ihrer Rolle im Unternehmen und Ihren Sicherheits- und Lizenzzugriffen va-

9 riieren. Ihre Portale enthalten jedoch eine Kombination der Komponenten und Abschnittstypen, die in dieser Dokumentation beschrieben sind. Jedes Portal setzt sich wiederum aus Portalabschnitten zusammen. Jeder Portalabschnitt ist für eine bestimmte Funktion bestimmt und enthält die Informationen, die für Ihre Geschäftsrolle zutreffend sind. Die Portalabschnitte in Ihrem Portal werden von Ihrem Anwendungsadministrator für Ihre Rolle im System konfiguriert. Anwendungsadministrator Der Anwendungsadministrator ist die Benutzerrolle, die gewöhnlich die Anwendung installiert und konfiguriert. Die Hauptzuständigkeit des Anwendungsadministrators ist die Verwaltung der IBM TRIRIGA-Anwendung für das Unternehmen. Zu den Zuständigkeiten des Anwendungsadministrators gehören die Erstellung und Verwaltung von Lizenzen und Sicherheitsgruppen, die Konfiguration der Benutzerzugriffsrechte und die Einhaltung von System- und Anwendungsstandards wie Klassifikations- und Listenwerten. Wenn Sie sich als Benutzer mit der Rolle "Anwendungsadministrator" anmelden, ist das Portal Anwendungsadministrator das Homeportal. Das Portal Anwendungsadministrator kann beispielsweise die folgenden Portalabschnitte enthalten: v Erinnerungen - Anwendungsadministrator v Zuletzt besucht v Anwendungsverwaltung v Lizenz und Sicherheit v Anwendungsverwaltung - Dienstprogramme Request-Central-Rolle Der Self-Service-Anforderer ist die Benutzerrolle, die gewöhnlich Anfragen in der Anwendung einreicht und überwacht. Die Hauptzuständigkeit des Self-Service-Anforderers ist es, bei Bedarf Anfragen mit der IBM TRIRIGA-Anwendung einzureichen. Dazu gehören das Ermitteln der Flächen, die von Serviceanfragen betroffen sind, das Anzeigen des Kalenders zum Anfordern von Reservierungen und die Überwachung des Status aktiver Anfragen. In der Anwendung ist die Request-Central-Rolle an den Self-Service-Anforderer angepasst. Wenn Sie sich als Benutzer mit einer Request-Central-Rolle anmelden, ist das Portal Request Central das Homeportal. Das Portal Request Central kann beispielsweise die folgenden Portalabschnitte enthalten: v Request Central v Zugehörige Links - Request Central v Zuletzt besucht v Erinnerungen Request Central v Eigene aktive Anfragen v Eigener Kalender v Eigene Reservierungen v Fläche lokalisieren Kapitel 2. Übersicht über das Reservierungsmanagement 5

10 Contact-Center-Mitarbeiter Der Contact-Center-Mitarbeiter ist die Benutzerrolle, die gewöhnlich Help-Desk- Anrufe von Mitarbeitern entgegennimmt und die Anrufdetails in der Anwendung eingibt. Die Hauptzuständigkeit des Contact-Center-Mitarbeiters ist es, Help-Desk-Anrufe von Mitarbeitern des Unternehmens entgegenzunehmen. Dazu gehören die Eingabe der Anrufdetails in der IBM TRIRIGA-Anwendung und der Versuch, Probleme während des Anrufs zu lösen, sodass Serviceanfragen vermieden werden. Zu den weiteren Aufgaben des Contact-Center-Mitarbeiters gehört es, die Anrufer über den Status ihrer Serviceanfragen auf dem Laufenden zu halten. Wenn Sie sich als Benutzer mit der Rolle "Contact-Center-Mitarbeiter" anmelden, ist das Portal Contact-Center das Homeportal. Das Portal Contact-Center kann beispielsweise die folgenden Portalabschnitte enthalten: v Erinnerungen - Contact-Center v Zugehörige Links Contact-Center v Zuletzt besucht v Nachfassaufgaben v Eigene Gesprächsnotizen Reservierungskoordinator Der Reservierungskoordinator ist die Benutzerrolle, die gewöhnlich reservierbare Räume und die zugehörigen Services in der Anwendung verwaltet. Die Hauptzuständigkeit des Reservierungskoordinators ist die Verwaltung eines Portfolios reservierbarer Räume in der IBM TRIRIGA-Anwendung. Dazu gehören die Konfiguration der Typen reservierbarer Räume, der Raumlayoutoptionen und der Serviceverträge sowie die Überwachung der Anlieferung und Abholung von Verpflegungs- und Ausstattungsbestellungen. Zu den weiteren Aufgaben des Reservierungskoordinators gehören das Auftreten als Rezeptionist für Privaträume, die Entgegennahme telefonischer Reservierungsanfragen und die Analyse von Auslastungs- oder Belegungsmetriken zur Optimierung reservierbarer Flächen und Ausstattungsgegenstände. Wenn Sie sich als Benutzer mit der Rolle "Reservierungskoordinator" anmelden, ist das Portal Reservierungskoordinator das Homeportal. Das Portal Reservierungskoordinator kann beispielsweise die folgenden Portalabschnitte enthalten: v Erinnerungen - Reservierungskoordinator v Leistungsmetriken - Reservierungskoordinator v Zugehörige Links - Reservierungskoordinator v Eigene Besprechungsräume v Eigene Hotelling-Flächen v Reservierung - Raumbelegung v Reservierung - Ausstattungsbelegung 6 Copyright IBM Corp. 2011, 2016

11 Kapitel 3. Reservierungsprozessabläufe Reservierungsübersicht Die Reservierungsprozessabläufe beschreiben die Konfiguration des Reservierungsmanagements, die Raumreservierung sowie weitere Reservierungsprozesse. Das Ablaufdiagramm zum Reservierungsmanagement gibt eine Gesamtübersicht über den Reservierungsprozess in der Anwendung IBM TRIRIGA. In der ersten Phase findet die Konfiguration des Reservierungsmanagements statt. Die zweite Phase umfasst den Raumreservierungs- bzw. Raumbuchungsprozess. In der dritten Phase werden andere Reservierungsprozesse oder Reservierungstypen, wie z. B. anforderbare Flächen, die von einem Ressourceneigner genehmigt wurden, oder von einem Reservierungskoordinator reservierte private Flächen, erfasst. Copyright IBM Corp. 2011,

12 Reservierungskonfiguration Reservierungsübersicht Raumbuchungsprozess Sonstige Buchungsprozesse Abbildung 1. Reservierungsübersicht Reservierungskonfiguration Dieses Ablaufdiagramm beschreibt die Konfiguration Ihrer Reservierungsmanagementinformationen für die Reservierung oder Buchung von Räumen und Ressourcen in TRIRIGA. Dieser Prozess umfasst die Konfiguration der Reservierungsklassen, Reservierungsrollen, reservierbaren Flächen, Abrufbestellungen, reservierbaren Assets und Reservierungskalender. 8 Copyright IBM Corp. 2011, 2016

13 Konfigurationsprozess für Raumbuchung Reservierungsadministrator Konfigurationsprozess für Catering-Services Konfigurationsprozess für Ausstattung Abbildung 2. Reservierungskonfiguration Raumbuchungskonfiguration Dieses Ablaufdiagramm beschreibt die Konfiguration der Reservierungsklassen, Reservierungsrollen, reservierbaren Flächen und weiterer Optionen zum Reservieren oder Buchen von Räumen. Kapitel 3. Reservierungsprozessabläufe 9

14 Initialisierung des Konfigurationsprozesses für Raumbuchung starten Zu Portfolio > Lokation wechseln Passenden Raum auswählen Anforderbar Reservierungsklasse angeben Auf der Registerkarte'Kontaktdetails' Ressourceneigner definieren Reservierbar Reservierungsteam Auf der Registerkarte'Kontaktdetails' Reservierungskoordinator definieren Auf der Registerkarte'Reservieren' Bestätigung und Check-in-Anforderungen angeben Alternative Layouts angeben Vertrag für Catering-Service zuordnen Ressourcen und Services zuordnen Datensatz aktivieren Konfigurationsprozess für Raumbuchung abgeschlossen Abbildung 3. Raumbuchungskonfiguration Catering-Service-Konfiguration Dieses Ablaufdiagramm beschreit die Konfiguration von Abrufbestellungen für Catering-Service-Anbieter, Gerichte und Bestellzeiten für die Bereitstellung von Catering-Services für Raumreservierungen. 10 Copyright IBM Corp. 2011, 2016

15 Initialisierung des Zu Verträge > Konfigurationsprozesses Verträge > für Catering-Services starten Abrufbestellungen wechseln Zu Porfolio > Lokationen wechseln Neuen Vertrag hinzufügen Passenden Raum auswählen Reservierungsteam Serviceanbieter, Startdatum und Enddatum des Vertrags angeben Auf der Registerkarte'Produkte& Services' Gerichte und Kosten definieren Auf der Registerkarte'Reservieren' den Abschnitt für Catering-Service-Verträge auswählen und die entsprechende Abrufbestellung suchen und auswählen Raumdatensatz aktivieren Auf der Registerkarte'Reservieren' Mindestbestellzeit und Sanktionsfrist für Stornierung angeben Vertrag ausstellen Konfigurationsprozess für Catering-Services abgeschlossen Abbildung 4. Catering-Service-Konfiguration Ausstattungskonfiguration Dieses Ablaufdiagramm beschreibt die Konfiguration von Lagerbestandsartikeln, reservierbaren Assets und Reservierungskalendern für die Bereitstellung von Ausstattungsservices für Raumreservierungen. Kapitel 3. Reservierungsprozessabläufe 11

16 Initialisierung des Konfigurationsprozesses für Ausstattung starten Zu Portfolio > Konfiguration > Spezifikation > Büroausstattung wechseln Zu Lagerbestand > Lagerbestand verwalten > Lagerorte wechseln Zu Lagerbestand > Lagerbestand verwalten > Artikel wechseln Zu Portfolio > Lokationen wechseln Neue Spezifikation hinzufügen Primäre Lokation und Lagerbereich für Ausstattung für jedes Gebäude erstellen Neuen Datensatz hinzufügen. Spezifikation und zu verwendende primäre Lokation auswählen. Passenden Raum auswählen Reservierungsteam Schaltfläche'Bestellung/ Wareneingang' verwenden, um Lagerbestand mit Assets zu füllen Auf der Registerkarte 'Reservieren' Ressourcen& Services auswählen Erforderliche Ausstattungsspezifikationen auswählen Auf der Registerkarte'Assetdetails' bestätigen, dass alle Artikel reserviert werden können und einen Reservierungskalender haben Raumdatensatz aktivieren Zur Registerkarte'Primäre Lokation, Servicelokationen' wechseln Konfigurationsprozess für Ausstattung abgeschlossen Bestätigen, dass Ausstattungsspezifikationen und Gebäude zugeordnet sind Abbildung 5. Ausstattungskonfiguration Raumbuchung Dieses Ablaufdiagramm beschreibt die Reservierung oder Buchung Ihrer Räume in TRIRIGA. Dieser Prozess umfasst die Auswahl des Raums, das Hinzufügen von Catering-Service-Bestellungen, das Hinzufügen von Ausstattungsservicebestellungen und die Übergabe der Reservierungsanfrage. 12 Copyright IBM Corp. 2011, 2016

17 Initialisierung des Raumbuchungsprozesses starten Im Request-Central-Portal zur Raumbuchung navigieren In'Eigener Kalender' das Datum auswählen Formular für Raumbuchung öffnen Standardbenutzer Anforderungen in Bezug auf Datum und Uhrzeit, Kapazität und Raumlayout eintragen. Raum in der gefilterten Liste auswählen und auf 'Ausgewählte Räume buchen' klicken. Essensbestellung hinzufügen Ausstattungsbestellung hinzufügen Buchungsdetails prüfen und Buchung übergeben Kosten durch Hinzufügen eines Kostencodes genehmigen Raumbuchungsprozess abgeschlossen Abbildung 6. Raumbuchung Kapitel 3. Reservierungsprozessabläufe 13

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19 Kapitel 4. Reservierungen konfigurieren Vor Beginn des Reservierungsprozesses müssen bestimmte Aktivitäten ausgeführt werden, um die Anwendung für Ihre Raum-, Ausstattungs- und Fahrzeugreservierungen vorzubereiten. Zu diesen Konfigurationsaktivitäten gehört die Bearbeitung der Details eines reservierbaren Raums, wie z. B. Name, Layout (Gestaltung), Reservierungstyp, Kalender, Gruppe und Services für den Raum. Der Reservierungstyp bestimmt, ob es sich bei dem Raum um einen privaten, einen anforderbaren oder reservierbaren Raum handelt. Der Reservierungskalender definiert die Arbeitszeiten und arbeitsfreien Zeiten (d. h. die Verfügbarkeit und Nichtverfügbarkeit des Raums). Die Reservierungsgruppe definiert die Mitglieder, die den Raum verwalten können. Reservierungsflächengruppen Eine Reservierungsflächengruppe kombiniert zwei oder mehr Flächen zu einer einzigen größeren Fläche, die eine größere Kapazität haben kann als die einzelnen Flächen. Die folgenden Informationen gelten für Reservierungsflächengruppen: v Reservierungsflächengruppen können nur für Einzelreservierungen, aber nicht für Reservierungsserien verwendet werden. v Reservierungsflächengruppen können nur für Reservierungen verwendet werden, die in IBM TRIRIGA erstellt werden, aber nicht für Reservierungen, die in Microsoft Outlook erstellt werden. v Reservierungsflächengruppen sind in IBM TRIRIGA CAD Integrator/Publisher nicht verfügbar. v Die in eine Reservierungsflächengruppe eingeschlossenen Flächen werden als abhängige Flächen bezeichnet. v Wenn eine Reservierungsflächengruppe für eine Reservierung gebucht wird, werden auch die abhängigen Flächen gebucht. Die abhängigen Flächen werden von IBM TRIRIGA verwaltet und sind für die Person, die die Reservierung vornimmt, nicht sichtbar. v Wenn eine Fläche, die zu einer Reservierungsflächengruppe gehört, gebucht wird, werden alle Reservierungsflächengruppen, zu der die Fläche gehört, ebenfalls gebucht. Die zusätzlichen Buchungen werden von IBM TRIRIGA verwaltet und sind für die Person, die die Reservierung vornimmt, nicht sichtbar. v Reservierungsflächengruppen werden nicht in Auslastungsmetriken einbezogen. v Nach der Erstellung von Reservierungsflächengruppen können diese in der Lokationshierarchie oder im Formular "Reservierungsflächengruppen" verwaltet werden. Anwendungseinstellungen konfigurieren Verwenden Sie Ihre Anwendungseinstellungen, um die Serviceaktivierungsdauer, die vorläufige Buchungsdauer und die Projektorspezifikationsklasse anzugeben. Sie können auch die Farben angeben, die in Kalenderansichten für abgelehnte und abhängige Ressourcenreservierungen verwendet werden sollen. Wenn die Anwendung IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager mit Microsoft Exchange integriert wird, geben Sie die Eigenschaften für Microsoft Exchange an. Copyright IBM Corp. 2011,

20 Vorbereitende Schritte Sie müssen sich als Anwendungsadministrator oder als Reservierungskoordinator anmelden. Vorgehensweise 1. Wählen Sie Tools > Systemkonfiguration > Allgemein > Anwendungseinstellungen aus. 2. Geben Sie auf der Registerkarte Reservierungseinstellungen die Einstellungen an. 3. Speichern Sie den Datensatz. Reservierungskalender konfigurieren Verwenden Sie Ihre Reservierungskalender, um die Arbeitszeiten und arbeitsfreien Zeiten (Verfügbarkeit und Nichtverfügbarkeit) für Ihre reservierbaren Ressourcen anzugeben. Nach der Aktivierung Ihrer Kalender öffnen Sie jede reservierbare Ressource, um deren Kalender auszuwählen. Vorbereitende Schritte Sie müssen sich als Anwendungsadministrator oder als Reservierungskoordinator anmelden. Informationen zu diesem Vorgang Die Schritte veranschaulichen eine Methode zum Erstellen eines Reservierungskalenders. In diesem Beispiel sind die Ressourcen, die Sie diesem Reservierungskalender zuordnen, vom 1. Januar 2015 bis zum 31. Dezember 2018 jeweils Montags bis Freitags zwischen 08:00 und 20:00 Uhr verfügbar. Vorgehensweise 1. Wählen Sie Tools > Systemkonfiguration > Allgemein > Kalender aus. 2. Klicken Sie auf die Aktion Hinzufügen und wählen Sie die Option Reservierungskalender aus. 3. Benennen Sie den Kalender und geben Sie die Details an. 4. Erstellen Sie den Entwurf. 5. Klicken Sie im Abschnitt "Arbeitsstunden" auf Hinzufügen. 6. Wählen Sie das Kalendersymbol Startdatum/-zeit aus. Wählen Sie ein Datum, einschließlich Uhrzeit aus, an dem dieser Kalender aktiviert werden soll. Beisiel: 1. Januar 2015 um 08:00 7. Wählen Sie das Kalendersymbol Dauer aus und geben Sie eine Dauer an. Beispiel: 3 Jahre und 12 Stunden In diesem Beispiel wird für Enddatum/-zeit 31/ 12/ :00 angezeigt. 8. Wählen Sie die Wochentage aus, an denen dieser Kalender aktiv ist. Wählen Sie beispielsweise die Kontrollkästchen für Montag bis Freitag aus. 9. Aktivieren Sie den Datensatz. 10. Klicken Sie auf Wiederholung speichern. 11. Speichern Sie den Datensatz und aktivieren Sie ihn. 16 Copyright IBM Corp. 2011, 2016

21 Tätigkeitsvorlagen konfigurieren Verwenden Sie Ihre Tätigkeitsvorlagen, um die Tätigkeitsdetails anzugeben, die angewendet werden, wenn Tätigkeiten für eine Reservierung erstellt werden. Die Anwendung enthält mehrere Hauptklassifikationen für Reservierungsanfragen: Besprechungsraum, Arbeitsplatz, Asset und Fahrzeug. Definieren Sie für jede Anfrageklasse den Serviceplan. Definieren Sie anschließend für jeden Serviceplan die Tätigkeitsvorlagen. Vorbereitende Schritte Sie müssen sich als Anwendungsadministrator oder als Reservierungskoordinator anmelden. Vorgehensweise 1. Wählen Sie Tools > Verwaltung > Klassifikationen aus. 2. Wählen Sie in der Klassifikationshierarchie Anfrageklasse > Reservierungen aus. 3. Öffnen Sie die Reservierungsanfrageklasse. 4. Öffnen Sie den Serviceplan. 5. Fügen Sie die Tätigkeitsvorlage hinzu oder bearbeiten Sie sie. 6. Geben Sie die Details an. 7. Speichern Sie die Vorlage. Abrufbestellungen konfigurieren Verwenden Sie Ihre Abrufbestellungen, um die Catering-Services für Ihre reservierbaren Flächen anzugeben. Nach der Aktivierung Ihrer Abrufbestellungen öffnen Sie jede reservierbare Fläche, um die zugehörigen Catering-Service-Verträge auszuwählen. Vorbereitende Schritte Sie müssen sich als Anwendungsadministrator oder als Reservierungskoordinator anmelden. Vorgehensweise 1. Wählen Sie Verträge > Verträge > Abrufbestellungen aus. 2. Klicken Sie auf die Aktion Hinzufügen. 3. Geben Sie die Details, einschließlich der Details für jedes Produkt und jeden Service, an. 4. Erstellen Sie den Entwurf. 5. Aktivieren Sie den Datensatz. Nächste Schritte Wenn Sie die Formularfelder neu berechnen müssen, wenn die Bestellung den Status "Ausgeben" hat, klicken Sie auf die Schaltfläche "Aktualisieren". Kapitel 4. Reservierungen konfigurieren 17

22 Ressourcenberechtigungen konfigurieren Verwenden Sie Ihre Ressourcenberechtigungen, um die funktionale Rolle jedes Benutzers und die reservierbaren Ressourcen anzugeben, für die jede Rolle eine Reservierungsberechtigung hat. Definieren Sie die funktionale Rolle für jede Person. Definieren Sie für jede reservierbare Ressource die Ressourcenspezifikation. Definieren Sie dann für jede Ressourcenspezifikation die funktionalen Rollen mit Berechtigungen. Vorbereitende Schritte Sie müssen sich als Anwendungsadministrator oder als Reservierungskoordinator anmelden. Vorgehensweise 1. Wählen Sie Portfolio > Personen und anschließend einen Personentyp aus. Beispiele für Personentypen sind Mitarbeiter, Berater und externe Ansprechpartner. 2. Öffnen Sie den Personendatensatz. 3. Geben Sie die funktionale Rolle an. 4. Aktivieren Sie den Personendatensatz. 5. Öffnen Sie den Ressourcendatensatz. Ressource Arbeitsplatz Ausstattungsgegenstand oder Fahrzeug Aktion Wählen Sie Portfolio > Lokationen > Flächen aus. Öffnen Sie den Flächendatensatz. Vergewissern Sie sich, dass auf der Registerkarte Reservierung im Feld Raumtyp der Typ "Arbeitsplatz" ausgewählt ist. Wählen Sie die Flächenstandardspezifikation für das Feld Arbeitsplatzberechtigung aus. Öffnen Sie die verknüpfte Flächenstandardspezifikation. Wählen Sie Portfolio > Assets aus. Wählen Sie anschließend einen Assettyp aus. Öffnen Sie den Assetdatensatz. Öffnen Sie auf der Registerkarte Allgemein die verknüpfte Spezifikation. Bestandsartikel konfigurieren 6. Geben Sie im Spezifikationsdatensatz die Berechtigungen an. 7. Aktivieren Sie den Spezifikationsdatensatz. 8. Aktivieren Sie den Ressourcendatensatz. Verwenden Sie Ihre Bestandsartikel, um die reservierbaren Assets beim Empfang der Artikel im Lagerbestand zu erstellen. Zum Konfigurieren des Lagerbestands definieren Sie die primären Lokationen mit der zugehörigen Ausstattung und den zugehörigen Gebäuden. Definieren Sie für jede primäre Lokation die Lagerbereiche. Definieren Sie für jeden Bestandsartikel die Ausstattungsspezifikation, die primäre Lokation und den Lagerbereich. Nehmen Sie dann die Artikel in den Lagerbestand auf, um die Assets zu erstellen. Anschließend öffnen Sie jedes Asset, um es als reservierbares Asset zu definieren. Vorbereitende Schritte Sie müssen sich als Anwendungsadministrator oder Lagerbestandsmanager anmelden. 18 Copyright IBM Corp. 2011, 2016

23 Assets konfigurieren Vorgehensweise 1. Wählen Sie Lagerbestand > Lagerbestand verwalten > Lagerorte aus. 2. Erstellen oder öffnen Sie in der Lagerorthierarchie eine primäre Lokation. 3. Geben Sie auf der Registerkarte Servicelokationen die Ausstattung und die Gebäude an. 4. Aktivieren Sie den Datensatz. 5. Erstellen oder öffnen Sie in der Lagerorthierarchie einen Lagerbereich unter einer primären Lokation. 6. Aktivieren Sie den Datensatz. 7. Wählen Sie Lagerbestand > Lagerbestand verwalten > Positionen aus. 8. Klicken Sie auf die Aktion Hinzufügen. 9. Geben Sie die Ausstattungsspezifikation, die primäre Lokation und den Lagerbereich an. 10. Wählen Sie im Feld Lagerbestandstyp das reservierbare Asset aus. 11. Wählen Sie das Kontrollkästchen Asset bei Erhalt erstellen aus. 12. Klicken Sie auf die Aktion Bestellung/Wareneingang. 13. Wählen Sie im Feld Transaktionstyp den empfangenen Lagerbestand aus. 14. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Asset bei Erhalt erstellen immer noch ausgewählt ist. 15. Klicken Sie auf die Aktion Buchen. 16. Öffnen Sie auf der Registerkarte Assetdetails jeden Assetdatensatz. 17. Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein das Kontrollkästchen Reservierbar aus. 18. Geben Sie auf der Registerkarte Reservierung die Details an. 19. Aktivieren Sie den Datensatz. Verwenden Sie die Registerkarte Reservierung des Formulars Asset, um die Reservierungsdetails für den Ausstattungsgegenstand, das Fahrzeug oder ein anderes Asset anzugeben. Vorbereitende Schritte Sie müssen sich als Anwendungsadministrator oder als Reservierungskoordinator anmelden. Vorgehensweise 1. Wählen Sie Portfolio > Assets aus. Wählen Sie anschließend einen Assettyp aus. 2. Öffnen Sie den Assetdatensatz. 3. Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein das Kontrollkästchen Reservierbar aus. 4. Geben Sie auf der Registerkarte Reservierung die Details an. 5. Aktivieren Sie den Datensatz. Kapitel 4. Reservierungen konfigurieren 19

24 Flächen konfigurieren Verwenden Sie die Registerkarte Reservierung des Formulars Fläche, um den Raumnamen, das Raumlayout, den Reservierungstyp, die Raumservices und weitere Reservierungsdetails für die Fläche anzugeben. Vorbereitende Schritte Sie müssen sich als Anwendungsadministrator oder als Reservierungskoordinator anmelden. Vorgehensweise 1. Wählen Sie Portfolio > Lokationen > Flächen aus. 2. Öffnen Sie den Flächendatensatz. 3. Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein das Kontrollkästchen Reservierbar aus. 4. Geben Sie auf der Registerkarte Reservierung die Details an. Wenn Sie den Beginn oder das Ende von Reservierungen für die Vorbereitungszeit oder Abbauzeit puffern möchten, definieren Sie die Aufbauzeit und die Abbauzeit. 5. Aktivieren Sie den Datensatz. Massenaktualisierungen der Reservierung konfigurieren Verwenden Sie den Massenaktualisierungsprozess, um die Reservierungsdetails für mehrere reservierbare Ressourcen gleichzeitig zu aktualisieren, ohne das Verarbeitungsformular zu verlassen. Zu diesen reservierbaren Ressourcen können Räume, Ausstattungsgegenstände und Fahrzeuge gehören. Vorbereitende Schritte Sie müssen sich als Anwendungsadministrator oder als Reservierungskoordinator anmelden. Vorgehensweise 1. Wählen Sie Anfragen > Konfiguration > Reservieren - Massenaktualisierung aus. 2. Geben Sie auf der Registerkarte Räume die Details an. 3. Wählen Sie die reservierbaren Räume aus und klicken Sie auf die Aktion Aktualisierung. 4. Geben Sie auf der Registerkarte Assets die Details an. 5. Wählen Sie die reservierbaren Ausstattungsgegenstände oder Fahrzeuge aus und klicken Sie dann auf die Aktion Aktualisierung. Reservierungsgruppen konfigurieren Verwenden Sie Ihre Reservierungsgruppen, um die Räume, die die Gruppe verwaltet, und die Mitglieder der Gruppe anzugeben. Nachdem Sie Ihre Gruppen gespeichert haben, wird für jeden reservierbaren Raum die entsprechende ausgewählte Gruppe angezeigt. 20 Copyright IBM Corp. 2011, 2016

25 Vorbereitende Schritte Sie müssen sich als Anwendungsadministrator oder als Reservierungskoordinator anmelden. Vorgehensweise 1. Wählen Sie Anfragen > Konfiguration > Reservierungsgruppe aus. 2. Klicken Sie auf die Aktion Hinzufügen. 3. Geben Sie die Details an. 4. Erstellen Sie den Datensatz. Reservierungsflächengruppen konfigurieren Zum Erstellen einer Reservierungsflächengruppe geben Sie die reservierbaren Flächen an, die zur Reservierungsflächengruppe gehören. Vorbereitende Schritte Sie müssen sich als Anwendungsadministrator oder als Reservierungskoordinator anmelden. Informationen zu diesem Vorgang Vorgehensweise 1. Wählen Sie in der Lokationshierarchie ein Gebäude und ein Geschoss für die Reservierungsflächengruppe aus. 2. Wählen Sie im Menü Hierarchie die Optionen Neu > Reservierungsflächengruppe aus. 3. Geben Sie auf der Registerkarte "Allgemein" einen Namen für die Reservierungsflächengruppe ein, wählen Sie Reservierbar aus und wählen Sie dann die Flächen für die Reservierungsflächengruppe aus. 4. Geben Sie auf der Registerkarte "Reservierung" die Details an und klicken Sie auf Entwurf erstellen. 5. Klicken Sie auf Aktivieren. Ressourcenausfallzeit konfigurieren Verwenden Sie Ihre Ressourcenausfallzeitdatensätze, um den Grund, die Dauer und die Ressourcen, die offline geschaltet werden, anzugeben. Nach der Aktivierung Ihrer Datensätze bearbeiten Sie alle betroffenen Reservierungen. Vorbereitende Schritte Sie müssen sich als Anwendungsadministrator oder als Reservierungskoordinator anmelden. Vorgehensweise 1. Wählen Sie Anfragen > Reservierungen verwalten aus. 2. Wählen Sie im Portalabschnitt "Zugehörige Links" Verwaltung > Ressourcenausfallzeit aus. 3. Klicken Sie auf die Aktion Hinzufügen. 4. Geben Sie die Details an. Kapitel 4. Reservierungen konfigurieren 21

26 5. Erstellen Sie den Entwurf. 6. Aktivieren Sie den Datensatz. Reservierungsrichtlinien konfigurieren Sie verwenden Ihre Reservierungsrichtlinien, um festzulegen, bis zu welchem Datum in der Zukunft eine Gruppe von Räumen reserviert werden kann und welche Benutzer die Reservierungen für künftige Daten vornehmen können. Eine Firma kann beispielsweise Reservierungsdatensätze verwenden, um Vorausbuchungen durch ausgewählte Verwaltungsassistenten zuzulassen, bevor die Räume von allgemeinen Benutzern zur Buchung freigegeben werden. Reservierungsrichtliniendatensätze können auch verwendet werden, um bestimmte Räume für bestimmte Benutzer zu bestimmen, z. B., um einen Block von Räumen für ein bestimmtes Produktteam zu sichern. Nach Ablauf des Richtlinienzeitraums stehen die Räume wieder für die Reservierung durch andere Benutzer zur Verfügung. Vorbereitende Schritte Sie müssen sich als Anwendungsadministrator oder Reservierungskoordinator anmelden. Informationen zu diesem Vorgang Reservierungsrichtliniendatensätze für einen bestimmten Raum dürfen keine überlappenden Zeiten haben. Nur die angegebenen Benutzer können innerhalb des Richtlinienzeitraums Reservierungen vornehmen. Im Abschnitt "Verfügbare Räume" können andere Benutzer die Räume mit wirksamen Reservierungsrichtlinien sehen. Wenn sie jedoch versuchen, einen Raum mit einer wirksamen Reservierungsrichtlinie zu buchen, erhalten sie eine Benachrichtigung, in der sie darüber informiert werden, dass es für den Raum Einschränkungen gibt. Sind keine Benutzer angegeben, stehen die Räume allen Benutzern innerhalb des Richtlinienzeitraums zur Verfügung. Reservierungsrichtlinien mit dem Status "Aktiv" oder "Revision in Bearbeitung" sind wirksam, Reservierungsrichtlinien mit dem Status "Entwurf" nicht. Vorgehensweise 1. Wählen Sie Anfragen > Konfiguration > Reservierungsrichtlinien aus. 2. Klicken Sie auf die Aktion Hinzufügen. 3. Geben Sie die Details an. 4. Erstellen Sie den Datensatz. Definierte Suche für eine Reservierungsabfrage implementieren Die Anzahl der Ergebnisse einer Reservierungsabfrage kann beschränkt werden. Sie können beispielsweise angeben, dass die Verarbeitung der Reservierungsabfrage nach der Rückgabe von 10 Ergebnissen gestoppt werden soll. Durch die Beschränkung der Ergebnisanzahl verringert sich die für die Ausführung einer Reservierungsabfrage benötigte Zeit. Informationen zu diesem Vorgang Zum Konfigurieren der definierten Suche ändern Sie das zugehörige Geschäftsobjekt und das Formular und fügen diesen ein Feld "triavailabilityresultslimitnu" hinzu. Wenn das Feld "triavailabilityresultslimitnu" einen Wert kleiner-gleich null hat oder wenn das Feld nicht vorhanden ist, ist das Feature für definierte Su- 22 Copyright IBM Corp. 2011, 2016

27 che inaktiviert. Die angegebene Anzahl von Ergebnissen wird in Zufallsreihenfolge zurückgegeben. Vorgehensweise 1. Fügen Sie dem kontextabhängigen Geschäftsobjekt der Reservierungsabfrage ein Feld triavailabilityresultslimitnu hinzu und veröffentlichen Sie anschließend das Geschäftsobjekt. 2. Fügen Sie dem Formular das Feld triavailabilityresultslimitnu hinzu und veröffentlichen Sie anschließend das Formular. 3. Zum Definieren der Ergebnismenge einer Reservierungsabfrage geben Sie die maximale Anzahl von Ergebnissen im Feld des Formulars an. Kapitel 4. Reservierungen konfigurieren 23

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29 Kapitel 5. Räume, Ausstattungsgegenstände und Fahrzeuge reservieren Reservierungen Sie können Reservierungen für sich selbst oder für eine andere Person erstellen. Sie können auch eine andere Person bitten, Reservierungen für Sie zu erstellen. Zum Einsparen von Zeit können Sie Ihre Vorgaben für die Zahlungsmethode, die Besprechungsräume, die Arbeitsplätze und die Fahrzeuge festlegen. Die Methoden, die zum Erstellen von Reservierungen verfügbar sind, richten sich nach Ihrer Rolle. Zu diesen Rollen gehören die Request-Central-Rolle, der Contact- Center-Mitarbeiter, der Reservierungskoordinator und der Microsoft Outlook-Benutzer. Alle Reservierungsmethoden lösen jedoch denselben Satz von Geschäftsregeln für den Buchungsstatus und für Tätigkeiten aus. Prozessablauf bei der Reservierungserstellung Outlook -Benutzer (TRIRIGA-Add-in) Raumreservierung (Lokation) Essensbestellung Bestellung für Ausstattungsservice Reservierungen erstellen Reservierungstyp? Ausstattungsreservierung Fahrzeugreservierung Rezeptionist (Privat räume) Reservierung durch Rezeption Essensbestellung Bestellung für Ausstattungsservice Abbildung 7. Ablaufdiagramm für die Erstellung verschiedener Reservierungen Reservierungsrollen und -szenarien Alle Methoden der Reservierungserstellung sind ähnlich. Sie unterscheiden sich lediglich hinsichtlich des Portals und des Prozesses für die reservierende Rolle. Copyright IBM Corp. 2011,

30 Rolle Request-Central-Rolle Contact-Center-Mitarbeiter Reservierungskoordinator Microsoft Outlook-Benutzer Szenario In diesem Self-Service-Szenario meldet sich der Benutzer mit der Request-Central-Rolle beim Request-Central-Portal an, erstellt eine Reservierung, gibt die Details an und übergibt die Reservierung. Die aktive Anfrage ist für alle Reservierungskoordinatoren sichtbar, die die reservierbaren Flächen im betreffenden Gebäude verwalten. In diesem Help-Desk-Szenario meldet sich der Contact-Center- Mitarbeiter beim Portal für Contact-Center-Mitarbeiter an, bearbeitet Reservierungsanfragen für nicht private Räume, beantwortet Anfragen von Anrufern, erstellt Reservierungen, gibt alle Details an und übergibt die Reservierung für den Anrufer. Mit dieser Rolle meldet sich der Benutzer beim Portal für Reservierungskoordinatoren an. v Im ersten Szenario werden Onlinereservierungsanfragen bearbeitet. Der Reservierungskoordinator empfängt eine solche Anfrage, erstellt eine Reservierung, gibt die Anfragedetails an und übergibt die Reservierung für den anfordernden Benutzer. v Im zweiten Szenario werden Reservierungsanfragen für private Räume von anfordernden Benutzern bearbeitet. Dies ist ein Rezeptionsszenario, bei dem der Reservierungskoordinator einen Anruf entgegennimmt, eine Reservierung erstellt, die Anrufdetails angibt und die Reservierung für den Anrufer übergibt. Wenn Microsoft Exchange in die Anwendung IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager integriert ist, öffnet dieser Benutzer Microsoft Outlook. Dies ist ein Self-Service-Szenario, bei dem der Benutzer eine Reservierung erstellt, die Details angibt und die Reservierung übergibt. Reservierungserstellung Beim Erstellen einer Reservierung werden die folgenden Geschäftsregeln ausgelöst: v Wenn Sie der Reservierung vor der Übergabe Räume hinzugefügt haben, ändert sich der Buchungsstatus jedes hinzugefügten Raums in "Vorläufig". Falls die hinzugefügten Räume nach der Übergabe der Reservierung weiterhin verfügbar sind, ändert sich der Buchungsstatus jedes hinzugefügten Raums von "Vorläufig" in "Akzeptiert". Wenn der Raum nicht verfügbar ist und der Status "Declined" ist, können Sie einen neuen Raum für die Reservierung auswählen oder die Besprechungszeit anpassen. Wenn die Räume nach dem Einreichen der Reservierung verfügbar sind, wird der Buchungsstatus in "Akzeptiert" geändert. v Im Benutzerkalender können Sie nur die Reservierungszeit sehen. Falls ein Raumlayout Aufbau- und Abbauzeiten beinhaltet, werden diese Zeiten vor und nach der Reservierungsdauer als belegt (nicht verfügbar) blockiert. Außerdem werden für den Aufbau und den Abbau der Ausstattung Tätigkeiten erstellt. Sie können die Reservierungszeiten und belegten Zeiten im Flächen-/Raumkalender anzeigen. Die verfügbaren Räume mit den geblocketen belegten Zeiten können Sie auf der Registerkarte Verfügbare Zeiten suchen anzeigen. Auf der Registerkarte Verfügbare Räume - Listenansicht werden nur die verfügbaren Räume ohne die belegten Zeiten angezeigt. v Wenn Sie Catering-Services bestellen, wird ein Bestelldatensatz erstellt. 26 Copyright IBM Corp. 2011, 2016

31 v Wenn Sie Ausstattungsgegenstände reservieren oder Ausstattungsservices bestellen, wird die Ausstattung für dieselbe Reservierungsdauer reserviert. Außerdem werden Tätigkeiten für die Anlieferung und die Abholung der Ausstattungsgegenstände erstellt. v Wenn Sie Fahrzeuge reservieren, werden die Fahrzeuge für dieselbe Reservierungsdauer reserviert. Außerdem werden Tätigkeiten für die Anlieferung und Abholung der Fahrzeuge erstellt. Reservierungsänderung Beim Ändern einer Reservierung werden die folgenden Geschäftsregeln ausgelöst: v Wenn Sie der Reservierung vor der Übergabe Räume hinzugefügt haben, ändert sich der Buchungsstatus jedes hinzugefügten Raums in "Vorläufig". Falls die hinzugefügten Räume nach der Übergabe der Reservierung weiterhin verfügbar sind, ändert sich der Buchungsstatus jedes hinzugefügten Raums von "Vorläufig" in "Akzeptiert". Wenn der Raum nicht verfügbar ist und der Status "Declined" ist, können Sie einen neuen Raum für die Reservierung auswählen oder die Besprechungszeit anpassen. Wenn die Räume nach dem Einreichen der Reservierung verfügbar sind, wird der Buchungsstatus in "Akzeptiert" geändert. v Im Benutzerkalender können Sie nur die Reservierungszeit sehen. Falls ein Raumlayout Aufbau- und Abbauzeiten beinhaltet, werden diese Zeiten vor und nach der Bearbeitung der Reservierungsdauer als belegt (nicht verfügbar) blockiert. Außerdem werden die ursprünglichen Tätigkeiten inaktiviert und andere Tätigkeiten für den Aufbau und Abbau der Ausstattung für den Raum erstellt. Sie können die Reservierungszeiten und belegten Zeiten im Flächen-/ Raumkalender anzeigen. Die verfügbaren Räume mit den geblocketen belegten Zeiten können Sie auf der Registerkarte Verfügbare Zeiten suchen anzeigen. Auf der Registerkarte Verfügbare Räume - Listenansicht werden nur die verfügbaren Räume ohne die belegten Zeiten angezeigt. v Wenn Sie Catering-Services bestellen, wird der ursprüngliche Bestelldatensatz inaktiviert und ein anderer Bestelldatensatz erstellt. v Wenn Sie Ausstattungsgegenstände reservieren oder Ausstattungsservices bestellen, wird die Ausstattung für die bearbeitete Reservierungsdauer reserviert. Außerdem werden die ursprünglichen Tätigkeiten inaktiviert und andere Tätigkeiten für die Anlieferung und die Abholung der Ausstattungsgegenstände erstellt. v Wenn Sie Fahrzeuge reservieren, werden die Fahrzeuge für die bearbeitete Reservierungsdauer reserviert. Außerdem werden die ursprünglichen Tätigkeiten inaktiviert und andere Tätigkeiten für die Anlieferung und die Abholung der Fahrzeuge erstellt. Reservierungsstornierung Beim Stornieren einer Reservierung werden die folgenden Geschäftsregeln ausgelöst: v Falls ein Raumlayout Aufbau- und Abbauzeiten beinhaltet, werden die Tätigkeiten für den Aufbau und den Abbau der Ausstattung für den Raum inaktiviert. v Wenn Sie bestellte Catering-Services stornieren, wird der Bestelldatensatz inaktiviert. v Wenn Sie Ausstattungsreservierungen oder Ausstattungsservices stornieren, werden die Tätigkeiten für die Anlieferung und die Abholung der Ausstattungsgegenstände inaktiviert. v Wenn Sie Fahrzeugbestellungen stornieren, werden die Tätigkeiten für die Anlieferung und die Abholung der Fahrzeuge inaktiviert. Kapitel 5. Räume, Ausstattungsgegenstände und Fahrzeuge reservieren 27

32 Reservierungen erstellen Wenn Sie verfügbare Besprechungsräume, Arbeitsplätze, Ausstattungen und Fahrzeuge reservieren möchten, verwenden Sie Ihren Kalender. Wenn einem Besprechungsraum ein Anbieter für Catering- oder Ausstattungsservices zugeordnet ist, können Sie die Raumreservierung mit einer Essens- oder Ausstattungsbestellung verbinden. Vorbereitende Schritte Sie müssen sich mit einer Request-Central-Rolle, als Contact-Center-Mitarbeiter oder als Reservierungskoordinator anmelden. Wenn Sie mit Microsoft Outlook arbeiten, muss Microsoft Exchange in die Anwendung IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager integriert sein. Vorgehensweise 1. Erstellen Sie die Reservierung. Rolle Request-Central-Rolle Contact-Center-Mitarbeiter Reservierungskoordinator (Anfrageszenario) Reservierungskoordinator (Rezeptionsszenario) Microsoft Outlook-Benutzer Aktion Wählen Sie im Portalabschnitt "Request Central" Reservierungen > Eigener Kalender aus. Wählen Sie im Abschnitt "Kalender" den Tag aus, für den Sie die Reservierung erstellen möchten. Wählen Sie Anfragen > Contact-Center aus. Klicken Sie im Abschnitt "Kalender" auf Reservierung erstellen. Wählen Sie Anfragen > Reservierungen verwalten aus. Wählen Sie im Abschnitt "Angefordert für" den anfordernden Benutzer aus. Wählen Sie im Abschnitt "Kalender" den Tag aus, für den Sie die Reservierung erstellen möchten. Wählen Sie Anfragen > Reservierungen verwalten > Rezeptionist aus. Wählen Sie für einen neuen Termin oder eine neue Besprechung die Option IBM TRIRIGA Reserve aus. 2. Geben Sie die Details an. Abschnitt Reservierung für Angefordert für Angefordert von Reservierungsdetails Suchkriterien Abholungsort auswählen Aktion Wählen Sie den Benutzer aus, der die Reservierung anfordert. Dies können Sie selbst oder eine andere Person sein. Wenn Sie letztere Option auswählen, werden die Abschnitte "Angefordert für" und "Angefordert von" im Formular angezeigt. Der Abschnitt "Reservierung für" wird im Formular angezeigt, wenn ein anderer Benutzer Sie als Reservierungsstellvertreter ausgewählt hat. Wählen Sie den Namen des indirekten Anforderers der Reservierung aus. Wählen Sie den Namen des direkten Anforderers der Reservierung aus. Geben Sie den Gegenstand, die Dauer und die Wiederholung für die Reservierung an. Geben Sie bei Raumreservierungen und Reservierungen durch die Rezeption die Kriterien für die Raumsuche an. Geben Sie bei Ausstattungs- und Fahrzeugreservierungen die Stadt, den Standort und das Gebäude für die Übergabe an. 28 Copyright IBM Corp. 2011, 2016

33 3. Sehen Sie sich die verfügbaren Räume, Ausstattungsgegenstände oder Fahrzeuge an. 4. Fügen Sie Räume, Ausstattungsgegenstände oder Fahrzeuge hinzu. 5. Speichern Sie die Reservierung. 6. Übergeben Sie die Reservierung. Wiederkehrende Reservierungen erstellen Mithilfe wiederkehrender Reservierungen können Räume, Ausstattung und Catering-Services für eine Folge von Besprechungen reserviert werden. Wenn der ausgewählte Raum nicht für jeden Termin der Besprechungsfolge verfügbar ist, wird der ausgewählte Raum für die verfügbaren Zeiten zurückgehalten und die Ausnahmen werden angezeigt. Den Ausnahmen können Sie dann verfügbare alternative Räume zuordnen. Informationen zu diesem Vorgang Sie können einer Ausnahme manuell einen verfügbaren Raum zuordnen oder einer oder allen Ausnahmen von IBM TRIRIGA automatisch einen verfügbaren Raum zuordnen lassen. Wenn Sie sich für die automatische Zuordnung entscheiden und keine Räume auf demselben Stockwerk wie der zurückgestellte Raum verfügbar sind, wird die Suche auf Räume in demselben Gebäude erweitert. Sollten keine verfügbaren Räume in demselben Gebäude verfügbar sein, wird die Suche auf Räume in derselben Liegenschaft erweitert. Standardmäßig werden Ausnahmen in einem Zeitraum von bis zu zwei Monaten angezeigt. Sie können die Suchdauer im Feld Dauer der Reservierungsausnahmenprüfung auf der Registerkarte Reservierungseinstellungen im Formular "Anwendungseinstellungen" ändern. Vorgehensweise 1. Wählen Sie im Portalabschnitt "Request Central" den Eintrag Eigener Kalender aus. 2. Wählen Sie im Abschnitt "Kalender" den Starttag für die wiederkehrende Reservierugn aus und klicken Sie dann auf Erstellen. 3. Geben Sie im Abschnitt "Reservierungsdetails" des Formulars "Raumreservierungen" den Reservierungstyp und den Betreff an. 4. Klicken Sie auf Wiederholung. 5. Geben Sie auf der Registerkarte Wiederholung die Details zur Wiederholung an und klicken Sie dann auf Wiederholung speichern. 6. Geben Sie unter "Suchkriterien" die Suchkriterien für den Raum an. 7. Wählen Sie einen Raum aus und klicken Sie dann auf Ausgewählte Räume buchen. 8. Wenn der von Ihnen ausgewählte Raum nicht für alle Termine verfügbar ist, ordnen Sie im Abschnitt "Ausnahmen" die Raumausnahmen alternativen Räumen zu und klicken Sie dann auf Zuordnungen akzeptieren. 9. Überprüfen Sie die Reservierungsdetails und klicken Sie dann auf Übergeben. Nächste Schritte Wenn die wiederkehrende Reservierung Ausnahmen hat und Catering-Services oder Ausstattungen für die Ausnahmen benötigt werden, können Sie diese Positio- Kapitel 5. Räume, Ausstattungsgegenstände und Fahrzeuge reservieren 29