SoftClean Professional: Jahreswechsel

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1 Allgemein: Jahreswechsel: Was ist zu tun? Erreichbarkeit über die Feiertage / Jahresupdate Jahreswechsel: Was ist zu tun? Wie in jedem Jahr sind zum Jahreswechsel einige Aktivitäten in SoftClean, TimeScan und TimeScan Online notwendig, die wir auf den folgenden Seiten zusammenfassen. SoftClean Professional: Jahreswechsel Umstellung der Arbeitsschein-Termine Die Termindaten für die Arbeitsscheine werden in SoftClean immer für das aktuelle Jahr berechnet. Spätestens am Anfang eines jeden Jahres benötigen Sie daher ein aktuelles Update, um die Termindaten für das neue Jahr zu erstellen, ohne diese dazu neu anlegen zu müssen. Die Berechnung für das Jahr 2015 ist ab der Version möglich - Sie können das Update wie gewohnt über Konfiguration - Optionen - Programmstart - [Jetzt prüfen] herunterladen und installieren. Führen Sie dann bitte die folgenden Schritte aus: Achtung: Achten Sie bitte darauf, dass auf allen anderen Arbeitsplätzen SoftClean geschlossen ist! Öffnen Sie über Konfiguration - Optionen das Optionsformular. Aktivieren Sie dort die Registerkarte Arbeitsschein. Betätigen Sie nun die Taste [F3]. Daraufhin öffnet sich das Formular Termin-Konfiguration. Nun können Sie die Termine für das neue Jahr berechnen lassen. Die Frage zur Durchführung einer Datensicherung sollten Sie bejahen. Im Anschluss an eine automatische Datensicherung wird dann die Terminberechnung durchgeführt. Nach Abschluss der Terminberechnung wird eine neue Schaltfläche angezeigt. Hier erhalten Sie eine Auflistung aller Objekte, deren Termine anhand der vorhandenen Terminserien nicht eindeutig neu erstellt werden konnten (beispielsweise weil Einzeltermine verändert wurden). Bitte prüfen Sie diese Objekte und erstellen die Terminserie ggf. neu. Achtung: Haben Sie die Terminneuberechnung schon im alten Jahr ausgeführt und wollen vor dem kalendarischen Jahreswechsel neue Terminserien anlegen, muss für diese ein Startdatum im neuen Jahr gewählt werden. Für das alte Jahr können Sie bei Bedarf zusätzliche Einzeltermine anlegen. 1

2 Jahresabschluss Plan Bevor Sie mit dem Drucken der Rechnungen für das neue Jahr beginnen können, muss eventuell der Jahresplan (Objekte - Objekte - Registerkarte Plan) für das neue Jahr anhand der Arbeitsscheintermine berechnet werden. Dies ist insbesondere dann notwendig, wenn Sie bei der Erstellung der Termindaten die Option Plan berechnen aktivieren und den Zyklus in der Faktura regelmäßig durch die Monatswahl aktualisieren. Achtung: Dazu muss im Vorfeld bereits die Berechnung der Arbeitsscheintermine stattgefunden haben! Der Jahresabschluss berechnet die Reinigungshäufigkeit anhand der Termindaten für das aktuelle Jahr neu und ersetzt dabei den Plan vom Vorjahr. Klicken Sie dazu im Hauptmenü auf Konfiguration und dann auf Jahresabschluss Plan. Wählen Sie z.b. das Jahr 2015 aus und klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Pfeil. Nun wird der Jahresplan aktualisiert. Umstellung der Nummernkreise Die Nummern für Rechnungen, Lieferscheine, Angebote usw. werden in SoftClean auf der Basis von Nummernkreisen erzeugt. So ist sichergestellt, dass keine Nummern doppelt vergeben werden und Sie anhand der Nummer erkennen können, um welche Art von Beleg es sich handelt und welchem Jahr dieser zuzuordnen ist. Daher steht auch jedes Jahr die Umstellung der Nummernkreise an. Sie finden diesen Punkt unter Extras - Intern - Nummernkreise. Ein Nummernkreis besteht aus folgenden Bereichen: Jahreskennziffer Nummernvorgabewert Laufende Nummer Beispiel: Die ersten Stellen kennzeichnen das Jahr, also 2015 für das Jahr Die folgende Stelle beginnt mit dem Nummernkreis 1 für die Rechnung. Dieser Wert darf nur einmalig in der Liste vorkommen. Die letzten 5 Stellen bilden die fortlaufende Belegnummer. Hinweis: Sie können anstelle der auch einen anderen Wert vorgeben, z.b. wegen Programmumstellung im laufenden Jahr oder um die Anzahl der tatsächlich gedruckten Rechnungen zu verschleiern. Beachten Sie dabei aber immer, dass noch ausreichend viele Nummern bis zum Höchstwert von verfügbar bleiben! Um die Rechnungsnummer am Anfang von 2014XXXXXX für das Jahr 2015 auf für das Jahr 2015 umzustellen, öffnen Sie über den Menüpunkt Extras - Intern das Formular Nummernkreise. Wählen Sie nun die Jahreskennziffer für das entsprechende Jahr aus dem Listenfeld über das kleine schwarze Dreieck aus. Nachdem Sie die Werte angepasst haben, bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit einem Klick auf die Schaltfläche mit dem Pfeil. Anschließend erhalten Sie noch einen Hinweis, diesen müssen Sie bestätigen. Hinweis: Sie müssen nicht zwingend die Jahreskennziffer nach obigem Muster verwenden - es muss sich aber immer um eine Zahl von 1 bis 2146 handeln. Sie können diese direkt in das Feld für die Jahreskennziffer eingeben. Sie haben auch die Möglichkeit, zu einer vorher schon benutzten Jahreskennziffer zurückzuwechseln. In diesem Fall wird ab dem höchsten bereits vorhandenen Wert dieses Nummernkreises weitergezählt. 2

3 Am Anfang eines jeden Jahres wird der Urlaub für die Mitarbeiter abgeschlossen. Im Idealfall fällt dieser Jahresabschluss mit dem Wechsel des Kalenderjahres zusammen und alle Mitarbeiter haben im Vorjahr genau die ihnen zustehenden Urlaubstage genommen. Dies entspricht jedoch nur in seltenen Fällen der Realität. Daher wird der Jahresabschluss für den Urlaub auch nicht automatisch ausgelöst. Sie können den Zeitpunkt selbst festlegen. Dieser muss zwischen der letzten Urlaubseintragung für das alte Jahr und vor der Planung für das neue Jahr sein - meist Ende Dezember oder Anfang Januar. Achtung: Bitte geben Sie noch keinen Urlaub für das neue Jahr ein, bevor das alte abgeschlossen wurde! Dieser würde dann dem Vorjahr zugerechnet werden. Wählen Sie den Menüpunkt Konfiguration - Personal - Jahresabschluss. Hier wird in SoftClean der für die Urlaubsberechnung entscheidende Jahreswechsel ausgelöst, der sich nicht mit dem kalendarischen Jahreswechsel decken muss. Das Resultat wird unter Stammdaten - Personal - Urlaub sichtbar. Dabei passiert folgendes: Die verbleibenden Urlaubstage werden als Resturlaub eingetragen Der neue Gesamtanspruch errechnet sich aus der Summe von Urlaubsanspruch des Mitarbeiters und dem Resturlaub Der "alte" Urlaub wird historisiert, d.h. in den Urlaubslisten als abgeschlossen gekennzeichnet. Im hier dargestellten Beispiel hat die Mitarbeiterin von ihrem Urlaubsanspruch (25 Tage) nur 23 Tage genommen. Nach dem Jahresabschluss werden die restlichen 2 Tage als Resturlaub übernommen. Damit erhöht sich der Gesamtanspruch für das aktuelle Jahr auf 27 Tage. Neu eingegebener Urlaub wird ab diesem Zeitpunkt wieder von diesem Gesamtanspruch abgezogen und als verbleibender Urlaub angezeigt. Dabei wird zuerst der verbleibende Resturlaub "verbraucht". Die Zahl im Feld Resturlaub kann auch manuell verändert werden. So ist es z.b. möglich, verfallenen Urlaub zu entfernen oder Korrekturen des Gesamtanspruches vorzunehmen. Auch in diesem Jahr tritt wieder eine tarifliche Lohnanpassung in Kraft, die eine Änderung der Bruttostundenlöhne erfordert. In SoftClean ändern Sie dann zunächst den Bruttostundenlohn unter Konfiguration - Personal - Lohnarten für alle betroffenen Lohnarten. Achtung: Bitte betätigen Sie auch für jede Lohnart die Schaltfläche [Personalplanungsdaten durch Monatsabschluss ändern], damit die geänderte Lohnart auch in der Personalplanung genutzt wird! Anschließend können Sie dann den Monatsabschluss durchführen. Die Änderung gilt für alle zukünftigen Personalstunden/Planungsdaten, die bereits vorhandenen Daten bleiben unverändert. Hinweis: Bei der Zeiterfassung nach Räumen gilt das nicht - lohnartbezogenen Auswertungen greifen hier immer auf die aktuellen Bruttostundenlöhne zurück. Ebenfalls unverändert bleiben die Stundenverrechnungssätze für die Vorkalkulation in der Vorgangsverwaltung, da diese zum Zeitpunkt der Berechnung ermittelt werden. Um diese anzupassen, öffnen Sie zunächst Konfiguration - Allgemein - Stundenverrechnungssätze (PreCal: Konfiguration - Personal - Stundenverrechnungssätze). Hier wählen Sie für jeden Eintrag den Bruttostundenlohn neu aus, so dass die prozentualen Anteile neu berechnet werden. Anschließend können Sie bei Bedarf in der Vorgangsverwaltung die Stundenverrechnungssätze nochmal neu zuordnen ("Vorgang bearbeiten") 3

4 Preiserhöhung Die umfangreichsten Möglichkeiten für eine automatisierte Preiserhöhung bietet der Menüpunkt Konfiguration Preiserhöhung. Hier finden Sie mehrere Filtermöglichkeiten und Einstellungen. Von besonderer Bedeutung ist dabei die Auswahlmöglichkeit, den Preis der Leistung zu erhöhen oder eine neue Leistungszeile mit dem Betrag der Erhöhung erzeugen zu lassen. Bei vielen Fakturapositionen in einem Objekt ist es günstiger, den Preis der Leistung zu erhöhen, um die Anzahl der Positionen nicht unnötig aufzublähen. In diesem Fall können Sie die Kunden über die Preiserhöhung auch mittels Werbetext (Konfiguration Allgemein Werbung und Konfiguration Optionen Ausdruck 2 Werbetexte anzeigen) informieren. TimeScan: Jahresabschluss In TimeScan ist lediglich der Jahresabschluss für den Urlaub der Mitarbeiter erforderlich, wenn Sie die Urlaubsverwaltung nutzen. Die Vorgehensweise ist die gleiche wie unter SoftClean (Konfiguration - Personal - Jahresabschluss). Die Konfiguration der Lohnarten nehmen Sie in TimeScan unter Konfiguration - Personal - Lohnarten vor, indem Sie den Bruttostundenlohn ändern. Sollten Sie die Revierplanung nutzen (Stammdaten - Personalverwaltung), müssen Sie dort die geänderte Lohnart jedem Mitarbeiter in jedem Objekt erneut zuweisen). Hinweis: Auch in TimeScan greifen die lohnartbezogenen Auswertungen immer auf die aktuellen Bruttostundenlöhne zurück, d.h. es existiert keine "Lohnhistorie". TimeScan Online: Jahresabschluss In TimeScan Online finden Sie den Jahresabschluss für den Urlaub der Mitarbeiter im Bereich Einstellungen - Personal - Fehltage - Urlaub. Sie müssen dazu als Administrator angemeldet sein. Die Konfiguration der Lohnarten nehmen Sie in TimeScan Online ebenfalls als Administrator unter Einstellungen - Personal - Lohnarten vor, indem Sie den Bruttostundenlohn ändern. Hinweis: Auch in TimeScan Online greifen die lohnartbezogenen Auswertungen immer auf die aktuellen Bruttostundenlöhne zurück. 4

5 Erreichbarkeit über die Feiertage / Jahresupdate Weihnachtszeit ist Urlaubszeit - auch bei uns ist das Büro über die Feiertage nur eingeschränkt besetzt. Am 24. und sind wir nicht erreichbar. An den anderen urlaubsrelevanten Tagen (22.12./ / / / 02.01) ist auch nur eine "Notbesetzung" anwesend. Dann könnte es möglicherweise zu Wartezeiten beim Support kommen. Im nächsten Jahr sind wir dann wieder ab dem in voller Stärke für Sie da. Des Weiteren haben wir uns nach eingehender Beratung dazu entschieden, in diesem Jahr nicht generell an alle SoftClean- Anwender eine Update-CD zu versenden. Die Gründe dafür sind: Die darauf befindliche Version dürfte bereits Anfang Januar schon nicht mehr aktuell sein. Die anderen Dienstprogramme, Laufzeitinstallationen u.ä. sind weitgehend identisch mit denen des letzten Jahres. Die Updates an sich laufen schon seit Jahren regelmäßig über die entsprechenden Funktionen im Programm selbst (Konfiguration - Optionen - Programmstart); ein manuelles Herunterladen über unsere Website oder gar das Einlegen einer CD ist nur sehr selten erforderlich. Für Neuinstallationen oder den Umzug des Programmes auf andere Plätze hat es sich bewährt, hier kurz anzurufen und die Situation abzusprechen - dann verschicken wir eine aktuelle Supportmail mit Links auf die wichtigen Dateien und leisten gegebenenfalls Unterstützung per Fernwartung. Dies ist in Zeiten des heutzutage meist überall verfügbaren Internets der einfachste und sicherste Weg. Möchten Sie dennoch eine Update-CD in physischer Form erhalten, können Sie diese kostenlos bei uns anfordern. Mit freundlichen Grüßen, Ihr Team der SoftClean GmbH 5