SoftClean GmbH. Änderungen in SoftClean PreCal Version

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1 Sehr geehrter SoftClean Kunde, In diesem Dokument sind alle die Punkte enthalten, die seit der Version in SoftClean Professional und PreCal geändert wurden. Die Aufzählung ist nach der Menüstruktur von SoftClean gegliedert. Änderungen in SoftClean PreCal Version Mit der Version 7 erfolgt die Umstellung von SoftClean auf eine modernere Programmier- und Laufzeitumgebung. Damit ergeben sich für Sie u.a. folgende Verbesserungen: bessere Intergration in aktuelle Microsoft Windows- und Officeversionen, moderneres Design Vergrößern von Formularfenstern inclusive Unterformulare, z.b. in der Faktura Wegfall der Schwierigkeiten mit dem Mausscrollrad oder beim Speichern geänderter Seiteneinstellungen schnelle Suchfunktion in den Formularen... Die grundsätzliche Bedienung des Programms bleibt gleich, so dass Sie wie gewohnt weiterarbeiten können. Voraussetzung für die Installation ist mindestens Windows XP Servicepack 2. 1

2 INHALT Stammdaten... 3 Vorgänge... 3 Drucken... 3 Qualitätskontrolle... 3 Mobiles Gerät... 3 Allgemein... 3 Vorgänge übertragen... 4 Ergebnisse auslesen... 4 Auswertung... 4 Konfigaration... 4 Standardleistungsverzeichnis... 4 Räume... 4 Raumgruppen... 4 Personal... 4 Lohnarten... 4 Qualitätskontrolle... 4 Toleranzwerte... 4 Extras... 5 Im- und Export... 5 Microsoft Excel

3 STAMMDATEN Vorgänge Drucken In der Positionsliste können Sie nun für den Preis/m² die Zahl der Nachkommastellen (2-4) wählen Sie können nun bei entsprechenden Berichten die Raumgruppenlegende deaktivieren. Dadurch wird auf der ersten Seite der Auswertung gerade bei vielen Raumgruppen Platz gespart. Aktivieren Sie dazu das entsprechende Kontrollkästchen. Weiterhin können Sie nun das Leistungsverzeichnis, das Leistungsverzeichnis mit Terminen und das Leistungsverzeichnis mit Piktogrammen nach Raumverantwortlichen filtern. Der Raumverantwortliche läßt sich dann optional mittels des entsprechenden Kontrollkästchen auch einblenden. Ausserdem werden Ihnen auf dem Leistungsverzeichnis mit Terminen nun unter jedem Tag für jeden Raum und auch insgesamt die Summen der Zeiten ausgewiesen. QUALITÄTSKONTROLLE Mobiles Gerät Allgemein Die in der Vorgangsverwaltung angelegten Räume können jetzt für die Qualitätskontrollen zu Losen zusammengefasst werden. Aktivieren Sie dazu unter Qualitätskontrolle - Mobiles Gerät - Einstellungen das Kontrollkästchen Vorgänge in Lose zusammenfassen. Anschließend können Sie unter Qualitätskontrolle Mobiles Gerät über die Schaltfläche Lose konfigurieren die Lose erstellen. Um die Lose prüfen zu können, müssen die Vorgänge zunächst in einem Pool zur Übertragung auf den PDA bereitgestellt werden. Klicken Sie dazu auf Ausstehende Kontrollen und fügen Vorgänge hinzu. Danach schließen Sie das Formular und kehren so zum Ausgangsformular zurück Zum Übertragen auf den PDA wählen Sie ein oder mehrere Lose. Zur Auswahl stehen alle Lose, zu denen Vorgänge in der Liste der ausstehende Kontrollen enthalten sind. Legen Sie einen Kontrolltermin fest und wählen Sie als Richtwert den gewünschten Stichprobenumfang. Dieser ist als Mindestwert zu verstehen. Bei der anschließenden Zusammenstellung der Kontrolle werden so lange Vorgänge aus dem Pool hinzugefügt, bis dieser Wert erreicht oder überschritten wird. Klicken Sie nun auf Vorgangsdaten übertragen. Ist das Ende eines Kontrollzyklus eines Loses erreicht, muss dieser abgeschlossen werden. In diesem Fall werden Sie beim Starten von SoftClean darauf hingewiesen. Sind alle Kontrollen innerhalb dieses Kontrollzyklus vom PDA zurückimportiert worden, klicken Sie hier auf OK. Damit wird der bisherige Kontrollzyklus abgeschlossen und ein neuer beginnt, wobei sich die Dauer des Kontrollzyklus nach den in dem Los hinterlegten Kontrollzyklus richtet. Die Auswertung über Lose erfolgt dann über Qualitätskontrolle Auswertung. Hier sehen Sie zwei neue Registerkarten Auswertung Lose und Entwicklung Lose. Auf der Registerkarte Auswertung Lose können Sie sich Auswertungen zu jedem abgeschlossenen Kontrollzyklus aller Lose ansehen. In der Zusammenfassung sehen Sie alle durchgeführten Kontrollen innerhalb des gewählten Kontrollzyklus mit Anzahl geprüfter und zurückgewiesener Räume und, ob das Los diesen Kontrollzyklus bestanden hat. Um den Rechnungsabzug entsprechend der in dem Los hinterlegten Malusregel anzuzeigen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Rechnungsabzug anzeigen. Das Prüfprotokoll stellt eine komplette Übersicht aller geprüften Kontrollen mit den geprüften Räumen und den darin enthaltenen Leistungen/Raumkomponenten dar. In der Raumübersicht erhalten Sie eine Übersicht aller Räume mit den Prüfzeiten und Bemerkungen, welche Räume zu welcher Uhrzeit geprüft wurden, ob das Betreten des Raumes mit dem Scanneraufsatz für den PDA erfolgte oder manuell und ob der Raum nicht bewertet wird. Die Mängelübersicht stellt die Anzahl und die Art von Mängeln zusammen. Räume, die keine Mängel bei der Kontrolle aufwiesen, werden hier nicht berücksichtigt. Sofern vom Prüfer eingegeben, erhalten Sie zusätzlich Bemerkungen über die Mängel. Auf der Registerkarte Entwicklung Lose können Sie sich die Entwicklung aller Lose innerhalb eines gewählten Zeitraumes ansehen. In der Auswertung Durchgefallene Lose werden alle durchgefallenen Lose innerhalb eines gewählten Zeitraumes dargestellt. 3

4 Vorgänge übertragen Wenn Sie zusätzlich über das Zeiterfassungsmodul oder den SoftClean Uploader Sonderbuchungen (z.b. für verschlossene Räume) erfassen, können diese von der Übertragung ausgeschlossen werden, so dass sie durch die Stichprobenauswahl auf dem PDA nicht ausgewählt werden können. Aktivieren Sie dazu unter Qualitätskontrolle - Mobiles Gerät - Einstellungen das Kontrollkästchen Sonderbuchungen und das Kontrollkästchen Durch Sonderbuchungen erfasste Räume ausschließen. Sollen die Sonderbuchungen (aus dem SoftClean Uploader kommend) immer vor dem Übertragen der Vorgänge importiert werden, aktivieren Sie zusätzlich das entsprechende Kontrollkästchen. Diese Funktion können Sie jedoch noch vor dem Übertragen der Vorgänge auf den PDA unter Qualitätskontrolle - Mobiles Gerät ein-/ausschalten. Die Auswertungen der Sonderbuchungen können Sie über die Schaltfläche Auswertung Sonderbuchungen aufrufen. Ergebnisse auslesen Stellen Sie hier ein, ob beim Öffnen des Formulares die Liste der PDA-Mandanten aktualisiert werden soll. Für den Einsatz auf einem Terminalserver und Verwendung von TeX für den Datenaustausch sollte diese Option deaktiviert werden, da dann normalerweise kein PDA an den Server direkt angeschlossen wird. Auswertung Bei der Mängelentwicklung werden jetzt auch die Leistungsbezeichnungen bzw. Raumkomponenten angezeigt. KONFIGARATION Standardleistungsverzeichnis Das Standardleistungsverzeichnis kann nun mittels der Positionsnummer sortiert werden. Ändern Sie einfach die entsprechendenzahlen. Räume Raumgruppen Standardqualitätsniveau: Ist unter Konfiguration - Optionen - Vorgangsverwaltung die Option QN der Raumgruppe verwenden aktiviert, kann hier ein Standardwert für das Qualitätsniveau hinterlegt werden. Personal Lohnarten Bei den Lohnauswertungen werden jetzt bei der Berechnung von ganztägigen Zuschlägen auch die Pausenzeiten berücksichtigt. Pausenzeiten, die in der Personalverwaltung hinterlegt wurden (Objekte Personalverwaltung Registerkarte Personalstunden / Objekte Personalverwaltung Personalplanung Grunddaten anlegen) konnten bisher nicht in den Zuschlägen berücksichtigt werden, da der genaue Zeitpunkt der Pausen fehlt. Bei ganztägigen Zuschlägen (von 00:00 Uhr bis 00:00 Uhr) ist der genaue Zeitpunkt der Pausen jedoch nicht relevant. Bei nicht ganztägigen Zuschlägen können die Pausenzeiten jedoch nicht berücksichtigt werden. Qualitätskontrolle Toleranzwerte Die Toleranzwerte (Konfiguration Qualitätskontrolle Toleranzwerte) lassen sich nun je Raumgruppe und auch kumuliert konfigurieren Sie können nun die Raumgrößenkategorien für Räume selbst festlegen. Klicken Sie auf [Standardwerte festlegen] und in dem sich öffnenden Formular auf [Raumgrößenkategorien]. Legen Sie hier nun die Größen der Räume und welche Kategorien genutzt werden sollen fest. 4

5 EXTRAS Im- und Export Microsoft Excel Mit dieser Version steht Ihnen der überarbeitete Raumimport zur Verfügung. Sie sind zum Einen nun nicht mehr an die feste (Excel-) Tabellenstruktur gebunden. Außerdem führt Sie ein Import-Assistent durch die Arbeitsschritte. Nach Öffnen des Formulars (Extras Im- und Export Microsoft Excel Räume importieren) wählen Sie zunächst die Datei. Anschließend entscheiden Sie sich für den Standard- bzw. erweiterten Import. (Erweitert: Objekt/Vorgangszuordnung kann in der Excel-Datei enthalten sein. Mittels der Kontrollkästchen können Sie bestimmen unter welchen Umständen ein Raum aktualisiert oder neu angelegt werden soll. Im nächsten Schritt werden die Felder der Excelmappe den Feldern aus SoftClean zugeordnet. Wählen Sie hier einfach die entsprechenden Felder der Excelmappe. Sollten die Excelmappe im Format des ehemaligen Imports sein, brauchen Sie hier keine Einstellungen vornehmen. Im nächsten Schritt können Sie nun mittels des entsprechenden Kontrollkästchens entscheiden, welche Datensätze Sie nicht importieren wollen und gegebenenfalls auch die Daten selbst ändern. Wählen Sie anschließend Kunden, Objekt und Vorgang und importieren Sie dann die Datensätze mittels [Importieren]. Sollten sich bei dem Import Änderungen ergeben haben (beispielsweise Feldzuordnungen entsprechen nicht den Vorgaben), können Sie die Importeinstellungen als Profil speichern. Räume importieren Die Schnittstelle zum Raumimport wurde erweitert: Ist unter Konfiguration - Optionen - Vorgangsverwaltung (bzw. Allgemein) die Option QN der Raumgruppe verwenden aktiviert, wird diese ausgewertet und somit die in der Importtabelle enthaltenen Qaulitätsniveaus nicht verwendet. Räume werden beim Einlesen nur dann auf den Status "Inaktiv" gesetzt, wenn dies die entsprechende Zeile in der Exceldatei explizit vorgibt (mögliche Werte: 0, Falsch, False, N, No, Nein). In allen anderen Fällen oder bei Fehlen der Spalte wird der Raum aktiviert. Für das Feld Raumgruppe können Sie wählen, ob es als Raumgruppennummer oder Raumgruppenbezeichnung interpretiert wird. Räume ohne Raumgruppenzuordnung können automatisch einer wählbaren Raumgruppe zugewiesen werden Bei der Übernahme kann gewählt werden, ob und wie das Standardleistungsverzeichnis der Raumgruppe übergeben wird In der Exceldatei nicht enthaltenen Räume können in SoftClean deaktiviert werden. Dabei ist zu beachten, dass pro Vorgang auch nur eine Importdatei verwendet werden darf, da andernfalls nur die Räume der zuletzt eingelesenen Datei aktiv wären Sie können sich alle Änderungen, die beim Import vorgenommen werden, in einer Exeldatei dokumentieren lassen. Aktivieren Sie dazu einfach das entsprechende Kontrollkästchen Sie können sich alle Änderungen, die beim Import vorgenommen werden, in einer Exeldatei dokumentieren lassen. Aktivieren Sie dazu einfach das entsprechende Kontrollkästchen. 5