BewO Zentrales Bewerberverfahren Online. Handreichung zur Software im BewO-Verfahren 2017

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1 Handreichung zur Software im BewO-Verfahren 2017 Stand:

2 Inhalt 1 Prozessbeschreibung des zentralen Bewerberverfahrens BewO 4 2 Grundlegendes zum Verfahren BewO Anmeldung Passwort ändern Navigation im Verfahren Übersicht Hilfe zum Programm Schulspezifische Felder verwalten Wahlfächer verwalten Grundfunktionen im Verfahren Layout der Kopfzeile anpassen a Reihenfolge der Spalten ändern b Sortierung der Spalten auswählen c Spalten ein- bzw. ausblenden Filterfunktionen der Bewerberliste a Filter in der Kopfzeile der Bewerberliste b Filterkriterien setzen c Filter zurücksetzen d Beispiele möglicher Filter Exportieren der Daten a Excel-Export der Bewerberdaten Bewerberinnen und Bewerber erfassen Aufnahmeantrag übernehmen Neuen Bewerber / neue Bewerberin eingeben Bewerberliste (nur online-bewerber) Besonderheiten Bewerbungen ab dem 02. März a Eingabehilfe im März b Online-Registrierung ab dem 1. April c Weitere Bewerbungsziele hinzufügen Dublettenkontrolle bei der Neueingabe 20 4 Eigene Bewerberinnen und Bewerber bearbeiten Bewerber-Grunddaten Vorbildung Bewerbungsziele Bearbeitungsrechte Ansicht Bewerbungsziel hinzufügen / Prioritäten ändern Bewerbungsziel-Details ändern a Speichern und Übertragen der Bewerbungszieldetails Bewerbungsziele Noteneingabe a Speichern und Übertragen der Noten b Besonderheiten Überblick über die Noteneingabe und die Bewerbungszieldetails Notenschnelleingabe 34 Stand: Entwurf Seite 2 von 50

3 4.4 Wahlfächer (Funktion wird ab aktiviert) Weitere Informationen Schulspezifische Felder Weitere Informationen zu Bewerbungszielen Änderungsprotokoll 37 5 Bewerber/innen löschen = Absage durch Bewerberin/Bewerber 38 6 Datenkontrolle und Dateneingabe beenden Bewerber für den Verteilungslauf validieren Datenprüfung - Plausibilitätsprüfung Dateneingabe beenden 42 7 Bewerber/innen über das Ergebnis des 2. Verteilungslaufs informieren Welche Bewerber/innen müssen informiert werden? Bewerber/innen-Auswahl Versand Bereitstellung des Verteilergebnis Wer muss telefonisch informiert werden? 47 8 Entscheidung Schule in einer Sammeländerung setzen 48 9 Schulplätze Grunddaten einpflegen 48 Stand: Entwurf Seite 3 von 50

4 1 Prozessbeschreibung des zentralen Bewerberverfahrens BewO Onlineeingabe Bewerberdaten Bewerber/innen: registrieren sich über für BewO melden sich mit ihrem Benutzernamen in BewO an geben die Daten ein drucken den Aufnahmeantrag aus Bewerber/in an der Schule Schulen: lesen Bewerberdaten ein (siehe Kap. 3.2) oder erfassen Bewerberdaten (siehe Kap. 3.3) prüfen/ergänzen Daten (siehe Kap. 4), löschen Bewerber (siehe Kap. 5) geben Daten für Verteilungslauf frei (siehe Kap. 7) Verteilung im März Abgleichzentrale: startet Verteilungslauf prüft Auswertungen Schulen: aktualisieren die Grunddaten vor dem Verteilungslauf (siehe Kap. 4.1) erhalten Vorschlagslisten zur Platzvergabe (vorläufige Zusagen/Nachrücker/Warteliste/Absagen) senden Benachrichtigung über vorläufigen Schulplatz mithilfe der Musterschreiben an Bewerber/in Bewerber/innen: melden sich ggf. ab, ändern Priorität und zeigen Endnoten an Schule vor Schulen: prüfen / ergänzen Daten (siehe Kap. 4), Bewerber löschen/abmelden (siehe Kap. 5) aktualisieren die Grunddaten (siehe Kap. 4.1) erfassen Endnoten im Juli (siehe Kap. 4) geben Daten für Verteilungslauf frei (siehe Kap. 7) Verteilung im Juli Abgleichzentrale: startet Verteilungslauf prüft Auswertungen Schulen: erhalten Vorschlagslisten zur Platzvergabe (endgültige Zusagen/Nachrücker/Warteliste/Absagen) Zwischen den Verteilungsläufen Schüleraufnahme Schulen: stellen Verteilergebnis für Bewerber/in zum Download bereit (siehe Kap. 7) führen den zentralen Aufnahmetag durch benachrichtigen mögliche Nachrücker und nehmen diese auf führen ggf. die Aufnahme der Nachrücker am Folgetag durch Weitere Schüleraufnahme Schulen: führen die Aufnahme weiterer Bewerber/innen in den Sommerferien und den ersten Schulwochen im Rahmen freier Kapazitäten durch (keine Rückmeldung in BewO) Stand: Entwurf Seite 4 von 50

5 2 Grundlegendes zum Verfahren BewO 2.1 Anmeldung Rufen sie die Seite auf, das Mitarbeiterportal der Kultusverwaltung. Die Anmeldung muss mit den Zugangsdaten zu BewO erfolgen. Sie erhalten die Zugangsdaten von Ihrer Schulleitung. Unter Anwendungen -> Onlineverfahren befindet sich der Link zu BewO Passwort ändern Um Ihr BewO-Benutzer-Passwort zu ändern, loggen Sie sich im Mitarbeiterportal mit den bekannten Daten ein: Anschließend gehen Sie über den Link oben rechts auf der Startseite in Ihre persönlichen Einstellungen: Und klicken ganz unten auf Ändern : Stand: Entwurf Seite 5 von 50

6 Scrollen Sie dann ganz nach unten. Dort finden Sie den Button zur Passwort-Änderung: Anschließend geben Sie Ihr altes und zweimal das neue Passwort ein und bestätigen mit speichern. Bitte notieren / sichern Sie Ihr Passwort an geeigneter und sicherer Stelle. 2.2 Navigation im Verfahren Im Verfahren sind die wichtigsten Menüpunkte in der Kopfzeile integriert. Der komplette Programmumfang kann über die Übersicht erreicht werden, die wie eine Startseite funktioniert Übersicht Von der Übersicht gelangen Sie zu sämtlichen Funktionen von BewO. Sie dient der Navigation im Programm. Die Menüpunkte der Bewerberverwaltung sind entsprechend Ihrer Relevanz angeordnet. 1. Aufnahmeantrag übernehmen (siehe Kap. 3.2) 2. Eigene Bewerberliste (siehe Kap. 4) 3. Neue(n) Bewerber/in eingeben (siehe Kap. 3.3) 4. Bewerberliste (nur online) (siehe Kap. 3.4) Für den Verteilungslauf sind die Grunddaten zu erfassen (siehe Kap. 4.1), bzw. der Verteilungslauf kann ausgewertet werden (siehe Kap. 7.1). Der -Versand dokumentiert die Kommunikation mit den Bewerberinnen und Bewerbern (siehe Kap. 7.3). Stand: Entwurf Seite 6 von 50

7 Hilfe zum Programm Im Menüpunkt Information wird die aktuelle Handreichung und alle anderen den Schulen zur Verfügung gestellten Dokumente zum Download bereitgestellt. Sollten Sie dort keine Informationen zu Fragen und Problemen finden, wenden Sie sich bitte an das SCS Schulspezifische Felder verwalten Unter dem Reiter Schulspezifische Felder verwalten können weitere Felder hinzugefügt werden, die bei den Bewerber/innen unter Weitere Informationen erscheinen und dort für die Bewerber/innen erfasst werden können. Hierin können z. B. Informationen zu gewünschten Wahl- oder Wahlpflichtfächern des Bewerbers / der Bewerberin gespeichert werden (freiwillige Angabe). Wichtig: Nach Anlegen von Feldern mit der Tab oder Enter-Taste fortfahren; die Eingabe wird gespeichert. Eine Filterung und der Export (erste 10 Fächer) der in den Feldern erfassten Daten sind über die Kontrollliste möglich Wahlfächer verwalten Bewerberinnen und Bewerber mit einer vorläufigen Zusage können der Schule ihre Wahlfächer mitteilen. Diese Wahlfächer werden in der Online-Oberfläche auf schule-in-bw.de freigeschaltet. Die Schule kann die Eingaben der Bewerberinnen und Bewerber für die Deputatsplanung auswerten. 2.3 Grundfunktionen im Verfahren Layout der Kopfzeile anpassen Die Spalten der Listen (z. B. eigene Bewerberliste) lassen sich für den persönlichen Gebrauch anpassen. Die Anpassungen werden für den jeweiligen PC und Browser gespeichert. Sollten mehrere Benutzer/innen an einem PC arbeiten, kann man verschiedene Browser wählen, um die individuellen Einstellungen beizubehalten. Es sind folgende Anpassungen möglich: Stand: Entwurf Seite 7 von 50

8 2.3.6.a Reihenfolge der Spalten ändern Die Reihenfolge der Spalten der Bewerberliste lässt sich beliebig ändern, indem die Elemente angeklickt und bei gedrückter Maustaste verschoben werden (Drag & Drop) b Sortierung der Spalten auswählen Durch Anklicken der Spaltenüberschrift in der Kopfleiste kann die Sortierung der Liste beeinflusst werden. Ein kleines Dreieck neben der Überschrift zeigt an, ob aufsteigend (A bis Z) oder absteigend (Z bis A) sortiert wird c Spalten ein- bzw. ausblenden In der Bewerberliste muss die Funktion Anpassen ausgewählt werden. Im rechten Bildschirmbereich erscheint das Feld Feldauswahl. Der Spaltenkopf (Textfeld) der nicht benötigten Spalten wird in dieses Feld gezogen Aus diesem Feld können benötigte Spalten wieder in die Liste geschoben werden Filterfunktionen der Bewerberliste Um die Bewerberliste einer Schule nur in Teilen zu sehen, können Filter angewendet werden. Filter sind kombinierbar und wirken sich auf die exportierte Liste oder die Sammeländerungen aus. Für die Filterung stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung, die auch kombiniert angewendet werden können: Stand: Entwurf Seite 8 von 50

9 2.3.7.a Filter in der Kopfzeile der Bewerberliste In der Kopfzeile können Sie durch Eingabe von Werten filtern. Sollte ein Nadelzeichen am Ende des Eingabefeldes sein, können Sie die Eingabe noch spezifizieren, wie bspw. durch die Wahl von Endet mit (Text), Ist ungleich (Text / Datum) oder ist kleiner als (Datum). Für den Text gibt es noch die Möglichkeit Like auszuwählen. Damit können Sie in Texten mit Wildcard/Platzhalter/Joker suchen. Durch die Eingabe von einem %-Zeichen können Sie bspw. nach beliebigem Textinhalt suchen. Der Unterstrich (_) steht bei der Suche für ein einzelnes beliebiges Zeichen, das Prozentzeichen (%) für eine beliebige Zeichenkette. Anpassung der Kopfzeile siehe Kapitel b Filterkriterien setzen Als Standardfilter werden folgende Einstellungen vorgenommen: Die Entscheidung der Bewerber/in wird standartmäßig auf Nicht Absage gesetzt. Nur schuleigene Bewerbungsziele sind aktiviert. Es werden alle Prioritäten angezeigt. Die Filtereinstellungen lassen sich je Rechner und Browser dauerhaft speichern, so können bspw. entsprechend der eigenen Bedürfnisse bestimmte Bildungsgänge als Standardfilter hinterlegt werden. Damit wird der systemseitige Standardfilter (s. o.) beschrieben und muss evtl. manuell wieder zurückgesetzt werden. Stand: Entwurf Seite 9 von 50

10 Die für den Anwendungsfall relevanten Filterkriterien sind auszuwählen und zu filtern. Es können beispielsweise ein oder mehrere Bildungsgänge ausgewählt werden: Stand: Entwurf Seite 10 von 50

11 Für die Portallösung Information der Bewerber/innen über das Verteilungsergebnis gibt es vier Optionen der Benachrichtigung. Diese sind ggf. mit der Priorität zu koppeln: Der Bereich Prüfer dient der Kontrolle Noteneingabe, wobei der Fremdprüfer eine andere Schule ist, die für die eigene Schule die Voraussetzungen geprüft hat: c Filter zurücksetzen Eine Filterung in der Kopfzeile kann in allen Listen (auch Bewerberliste) über einen extra Button oben rechts zurückgesetzt werden. Suchen Sie in der Kopfzeile erscheint Filter zurücksetzen rechts neben den Button "Anpassen Layout zurücksetzen In den Filterkriterien gibt es einen extra Button zurücksetzen, der die vorgenommen Einstellungen auf die Standard-Filtereinstellung zurücksetzt d Ziel der Filterung/ Anwendungsfall Bewerber/innen mit Zusage bzw. Absage im Verteilungslauf Bewerber/innen ohne Schulplatz, die meine Schule informieren muss Beispiele möglicher Filter Filter in Kopfzeile Bewerberliste Kein Filter Kein Filter Vorgehensweise Filterkriterien Feld Verteilungslaufergebnis 1 / 2" (vorläufige) Zusage oder Absage auswählen Feld Verteilergebnis bereitstellen Absage (Voraussetzungen erfüllt) auswählen und nur Prio1 aktivieren Stand: Entwurf Seite 11 von 50

12 Bewerber/innen, die sich nach dem 1.3. beworben haben Bewerber/innen, die einen Härtefallantrag gestellt haben Bewerber/innen mit einem Hauptfachnotendurchschnitt schlechter als 3,0 Bewerber/innen, die bereits abgesagt haben Bewerber/innen mit Entscheidung Schule = Zusage Bewerber/innen, die sich mit Prio1 auf einen bestimmten Bildungsgang an meiner Schule beworben haben Bewerber/innen, die als Abgabeschulart Realschule haben Männliche Bewerber, die als Abgabeschulart Realschule haben Eigene Bewerbungsziele, die noch nicht für den Verteilungslauf freigegeben sind Bewerber/innen, die noch nicht volljährig sind Bewerber/innen, die sich aus Bayern beworben haben Kein Filter Kein Filter Kein Filter Kein Filter Kein Filter Kein Filter Kein Filter Geschlecht männlich Validierung noch nicht geprüft / fehlerhaft Geburtsdatum ist kleiner als heutiges Datum abzügl. 18 Jahre Bundesland BY Feld Anmeldung am Nach Feld Härtefallantrag Antrag gestellt Feld Halbjahres- / Jahreshauptfachdurchschnitt 3,5 bis 6,0 Feld Entscheidung Bewerber Absage Feld Entscheidung Schule vorläufige / endgültige Zusage Feld Bewerbungsziele mit Priorität anzeigen Prio2 und Prio3+ abhaken Feld Abgabeschulart Realschulabschluss evtl. auch Mittlere Reife Feld Abgabeschulart Realschulabschluss evtl. auch Mittlere Reife Kein Filterkriterium Kein Filterkriterium Kein Filterkriterium Stand: Entwurf Seite 12 von 50

13 Exportieren der Daten Es können sowohl die Bewerberdaten als auch die Auswertungen des Verteilungslaufs exportiert werden. Immer wenn unterhalb einer Liste der Button Export erscheint, werden die sichtbaren Elemente der Liste (nur sichtbare Spalten und gefilterte Daten) exportiert a Excel-Export auswählen Excel-Export der Bewerberdaten Beim Export ist zu beachten, dass nur die sichtbaren Bewerber/innen der Bewerberliste exportiert werden. Daher ist es sinnvoll, vorab die Filterfunktion zu nutzen. Für den Excel-Export steht nun nicht nur die Filterung zur Bewerberauswahl zur Verfügung, sondern es können gezielt einzelne oder alle Bewerber/innen ausgewählt werden. Dazu gibt es in der Bewerberliste den Haken / die Checkbox, wie z. B auch in den -Konten. Die Auswahl sämtlicher gefilterter Bewerber/innen der Bewerberliste erfolgt über den Haken / die Checkbox in der Kopfzeile. Falls die Fehlermeldung "keine Bewerber/innen ausgewählt" erscheint, müssen für die Filterung die Bewerber/innen noch per Haken ausgewählt werden. Es stehen unterschiedliche Exportdateien im CSV-Format zur Verfügung: Hinweis: Beim Export nach Atlantis, Ibis und SVP-BW werden beim Einlesen in die Programme Hausnummern mit Bindestrich (Bsp: 11-2) als Datum interpretiert. Für diesen Fehler ist Excel verantwortlich, der CSV-Export ist korrekt, was sich durch öffnen der CSV-Datei in einem Texteditor überprüfen lässt. Ändern Sie in diesem Fall das Zahlenformat der entsprechenden Spalte in Excel in "text" und speichern die Datei neu, bevor sie sie einlesen. Stand: Entwurf Seite 13 von 50

14 Hinweis zu Excel: Mit der Tastenkombination Strg und # / Ctrl und # kann zwischen Werten und Formeln umgeschaltet werden. KONTROLLLISTE Liste mit den gefilterten Bewerberdaten und wichtigen Informationen zu den Bewerbungszielen. SCHULVERWALTUNGSPROGRAMME Die verschiedenen Formate bilden die Anforderungen der jeweiligen sprogramme ab und können für den Export der angenommen Bewerber/innen in ein sprogramm genutzt werden Bitte beachten Sie, dass der Export im CSV-Format erfolgt. Wenn Sie diese Dokumente in Excel öffnen, kann es passieren, dass Excel das Format von Hausnummern oder anderen Zahlen in ein Datumsformat ändert. Darum sollten Sie die Datei nur in einem Texteditor öffnen. SERIENBRIEF VARIANTE 1 UND 2 Mit Hilfe der Serienbriefe (Variante 1 oder 2) können die (vorläufigen) Zu- und Absagen als er Brief versendet werden. Für die Benachrichtigung der Bewerber/innen wurden Musterschreiben entworfen, die als Word- Dokument für die Serienbriefe verwendet werden sollen. Wie man einen Serienbrief als versendet, ist in der Office-Hilfe beschrieben (siehe auch 0F CE-4AA8-8B62-AC211DEDEFA4 ). ABGLEICHLISTE/ ABGLEICHLISTE (RP-KA)/ ZENTRALE BEWERBERSTATISTIK Diese Listen sind für den Abgleich bzw. für die Zentrale Bewerberstatistik erforderlich (für RP bzw. KM) Stand: Entwurf Seite 14 von 50

15 3 Bewerberinnen und Bewerber erfassen Um Bewerber/innen zu erfassen, gibt es zwei Möglichkeiten: 1. Bewerber/in meldet sich online über an und gibt den Aufnahmeantrag an der Schule ab. Die Schule übernimmt den Online-Aufnahmeantrag, kontrolliert und ergänzt die Eingaben. 2. Bewerber/in kommt an die Schule. Die Schule gibt die Bewerberdaten unter Neuen Bewerber/in eingeben vollständig ein. Da es Bewerberinnen und Bewerber gibt, die an keiner Schule erscheinen, weil Ihnen das Verfahren nicht bekannt ist, gibt es eine Bewerberliste, mit Bewerberinnen und Bewerbern, die sich online angemeldet haben und noch an ihrer Schule vorstellig werden müssten. DATENSCHUTZBESTIMMUNGEN In BewO gelten die üblichen Datenschutzbestimmungen. Daher sollte Folgendes für die Kommunikation mit den Bewerber/innen beachtet werden: Ein Aufnahmeantrag oder eine Information mit dem Verteilerergebnis darf den Bewerber/innen nicht per zugesendet werden. Die Informationen kann die Bewerberin / der Bewerber online in ihrem / seinem BewO-Account einsehen. Eine Einwilligungserklärung / Datenschutzerklärung ist für Bewerber/innen, die sich online beworben haben zwingend erforderlich. Daher sind die Einwilligungserklärung / Datenschutzerklärung im Intranet für Onlinebewerber/innen aktiviert, können aber auf Wunsch der Bewerberin / des Bewerbers deaktiviert werden. Die Einwilligungserklärung / Datenschutzerklärung ist im Intranet für Vor-Ort- Bewerber/innen optional auswählbar. Um mit den Bewerber/innen per kommunizieren zu können, ist nach der Einwilligungserklärung in der Kopfzeile filterbar (siehe Kap. 8). 3.2 Aufnahmeantrag übernehmen Klick auf Aufnahmeantrag übernehmen Stand: Entwurf Seite 15 von 50

16 Validierungscode (auf dem Aufnahmeantrag links unten) eingeben Nach der Meldung Bewerberdaten werden übernommen öffnet sich ein weiteres Fenster; nach Klick auf Bewerber/in anzeigen öffnet sich der Datensatz. Die Daten können nun von der Schule überprüft und ggf. ergänzt werden. Bei Abweichungen vom ursprünglichen Aufnahmeantrag muss dieser erneut ausgedruckt und von der Bewerberin / vom Bewerber und ggf. den Erziehungsberechtigten unterschrieben werden. Aus Datenschutzgründen darf der Aufnahmeantrag dem Bewerber / der Bewerberin nicht per zugeschickt werden. 3.3 Neuen Bewerber / neue Bewerberin eingeben Stand: Entwurf Seite 16 von 50

17 Nachdem die Eingabe durch Speichern bestätigt wurde, öffnet sich der gesamte Datensatz der Bewerberin / des Bewerbers. Unter den Reitern Grunddaten, Vorbildung und ggf. Weitere Informationen sind nun weitere Eingaben erforderlich. Hier kann ebenfalls bereits der Reiter Bewerbungsziele bearbeitet werden, wie es im Folgenden im Kapitel Eigene Bewerberliste bearbeiten beschrieben wird. Weiteres Vorgehen wie unter Kap. 5 Eigene Bewerberliste bearbeiten. 3.4 Bewerberliste (nur online-bewerber) In der Bewerberliste (nur Online) werden alle Bewerbungen gelistet, die online bereits abgeschickt, aber noch nicht über den Validierungscode an einer Schule eingelesen wurden. Jede Schule sieht nur die Bewerber, die sich mit Prio1 an dieser Schule beworben haben. Es werden die Kontaktdaten der Bewerber/innen und der Erziehungsberechtigten dargestellt. Sie gelangen über die Übersicht zu dieser Liste: Stand: Entwurf Seite 17 von 50

18 Wichtiger Hinweis: Die Liste enthält alle Bewerber/innen, die noch an keiner Schule eingelesen wurden. Eine Überprüfung, ob es sich dabei um eine Dublette handelt, d. h. ob der / die Bewerber/in sich mit einer anderen -Adresse bereits erfolgreich beworben hat, erfolgt nicht! Filterung: In der Kopfzeile können Sie wie üblich filtern (1). Anpassen der Liste: Auch hier ist wie gewohnt das Ein- und Ausblenden der Spalten möglich, indem Sie die Spalten mit der Maus in das aufgehende Fenster ziehen (3). Die Spalten können auch nach links und rechts durch ziehen mit der Maus verschoben werden (achten Sie dabei auf die Pfeile). Sortierung: Eine Sortierung der Liste kann wie gewohnt auf- und absteigend vorgenommen werden. Excel-Export: Über den Excel-Export (4) werden alle sichtbaren Spalten und alle sichtbaren Bewerber/innen in eine Excel-Datei mit dem Namen Bewerberliste (nur Online).xlsx exportiert. Stand: Entwurf Seite 18 von 50

19 3.5 Besonderheiten Bewerbungen ab dem 02. März a Eingabehilfe im März Im Zeitraum vom bis eines jeden Jahres wird das Anmeldedatum automatisch auf den festgelegt. Sollten Sie in diesem Zeitraum verspätete Bewerber (Wartelistenbewerber/innen) erfassen, ist das Anmeldedatum manuell anzupassen. Vor und nach diesem Zeitraum wird immer automatisch das aktuelle Datum als Anmeldedatum gesetzt b Online-Registrierung ab dem 1. April Eine Online-Registrierung für verspätete Bewerbungen über BewO ist ab dem 1. April wieder möglich. Diese Bewerber/innen werden auf einer Warteliste geführt. Die eingegangenen Bewerbungen können nur dann bei der Schulplatzvergabe berücksichtigt werden, wenn die Aufnahme weiterer Bewerberinnen und Bewerber unter Berücksichtigung aller termingerechten Bewerbungen noch möglich ist. Ab dem 1.4. eines jeden Jahres ist für die Wartelisten-Bewerbung das Antragsformular aktualisiert, so dass man unmittelbar erkennt, dass es sich um eine verspätete Bewerbung handelt c Weitere Bewerbungsziele hinzufügen Sollten Bewerber/innen sich noch an einem weiteren Bildungsgang bewerben wollen (als verspätete Bewerbung, Prioritätenänderung), erhöhen insbesondere Bewerber/innen ohne Schulplatz im ersten Verteilungslauf ihre Chancen, bei der abschließenden Verteilung der Schulplätze im Juli einen Schulplatz zu erhalten. Diese Bewerber/innen wenden sich hierzu an die für sie zuständige Schule oder an eine andere Schule ihrer Wahl und lassen sich vor Ort von der Schule die gewünschten Bewerbungsziele hinzufügen. Hierzu ist ggf. die Unterschrift eines Erziehungsberechtigten erforderlich. Sollten in Bildungsgängen noch freie Plätze vorhanden sein und verspätete Bewerbungen eingehen, dann kann für verspätete Bewerber eine vorläufige Zusage vergeben werden, auch wenn danach evtl. nochmals bessere Bewerbungen eingehen. Diese Entscheidung wird in das Feld Entscheidung Schule eingetragen. Bei einer bestehenden Zusage ist die betreffende Schule (in der Liste der Bewerberziele erkennbar) zu informieren. Stand: Entwurf Seite 19 von 50

20 Dublettenkontrolle bei der Neueingabe Sollte eine Fehlermeldung wegen einer Dublette erscheinen, gibt es bereits einen Datensatz mit demselben Vornamen, Nachnamen und Geburtsdatum. Klären Sie bitte mit der Bewerberin / dem Bewerber, ob sie / er sich bereits an einem anderen Bewerbungsziel beworben hat. Ist dies der Fall, muss das neue Bewerbungsziel als Ergänzung bei der bisherigen Bewerbungsziel-Schule ergänzt werden. Sollte die Bewerberin / der Bewerber glaubhaft versichern, dass sie / er sich an keiner weiteren Schule beworben hat, es also einen doppelten Bewerber mit demselben Vornamen, Nachnamen und Geburtsdatum in diesem Bewerbungsjahr und Bewerbungsgebiet gibt, ist wie folgt vorzugehen: 1. Legen Sie die Bewerberin / den Bewerber an, indem Sie vor den Nachnamen die Ziffer 1 schreiben (evtl. 2, falls die Ziffer 1 bereits vergeben ist, etc.): z. B. 1Maier 2. Erfassen Sie die Daten wie gewohnt. Eine zentrale Dublettenprüfung findet gesondert im Verfahren statt, so dass Sie bei Bedarf einen Hinweis zur Prüfung bzw. Datenänderung wegen Dublette erhalten werden (siehe Kap. 6.2). 4 Eigene Bewerberinnen und Bewerber bearbeiten Die eigenen Bewerberinnen und Bewerber erreichen Sie über den Aufruf Eigene Bewerberliste im Menü oder der Übersicht. Bewerber/innen können gleichzeitig nur von einem Benutzer bearbeitet werden (Hinweisfenster beim Versuch diese(n) Bewerber(in) durch einen anderen Benutzer gleichzeitig zu bearbeiten). Jeder Speichervorgang wird protokolliert. Stand: Entwurf Seite 20 von 50

21 Im Menü Eigene Bewerberliste können folgende Aktionen durchgeführt werden: Kap. 4.1: Bearbeitung einer Bewerberin / eines Bewerbers in: - den Grunddaten - der Vorbildung - den prüfbaren Bewerbungszielen, inklusive Bearbeitung der Noteneingabe - weiteren Informationen Kap. 6: Validierung von Bewerbern im Hinblick auf fehlerhafte oder fehlende Eingaben Kap.2.3.7: Filterung der Bewerberliste Kap.8: Eingabe der Entscheidung der Schule über alle gefilterten Bewerber/innen Kap : Export (CSV-Format, unterschiedliche Dokumente) aller gefilterten Bewerber/innen Einen einzelnen Bewerber bearbeiten Sie durch Klick auf das Symbol Mit * gekennzeichnete Pflichtfelder sind zwingend erforderlich und müssen für die Speicherung ausgefüllt sein. Änderungen werden durch einen blauen Rahmen hervorgehoben. Bitte beachten Sie, dass eine Änderung erst vom System wahrgenommen wird, wenn das Feld verlassen wird. daher erscheint der Button Speichern auch erst, wenn Sie das bearbeitete Feld verlassen haben. 4.1 Bewerber-Grunddaten Die Daten des / der Erziehungsberechtigten werden automatisch mit den Bewerberdaten gefüllt, können jedoch bei Bedarf geändert werden. Bei minderjährigen Bewerber/innen sind die Daten des / der Erziehungsberechtigten Pflichtfelder. Im Intranet werden nach PLZ-Eingabe und Auswahl der Vorschlagsliste die Felder Ort, Teilort, Bundesland und Land für Bewerber/in und die Erziehungsberechtigten automatisch befüllt. Stand: Entwurf Seite 21 von 50

22 4.2 Vorbildung Durch Eingabe des Schulorts erfolgt eine Filterung der Schulnamen, die Auswahl ist auf den Schulort beschränkt. Sollte es sich um Schulorte in anderen Bundesländern handeln, kann nach Markierung Außerhalb von der Schulname manuell eingegeben werden. Die Liste Fremdsprache wird reduziert dargestellt; es ist z. B. keine Niveauauswahl möglich. Für manche Bildungsgänge sind laut Aufnahmeverordnung oder Schulversuchsbestimmung Praktika oder eine Ausbildung erforderlich. Für diese Bildungsgänge kann ein entsprechender Eintrag erfolgen. Stand: Entwurf Seite 22 von 50

23 Ändern der ersten Fremdsprache Hat eine Bewerber/in bei der Angabe der eine falsche Fremdsprache eingegeben, lässt sich das korrigieren: Ändern Sie als Erstes in der Registerkarte Vorbildungen die Fremdsprachen: Nachdem die hier vorgenommenen Änderungen gespeichert sind, können Sie in den Bewerbungsdetails die entsprechenden Noten eintragen: 4.3 Bewerbungsziele Hier werden alle Bewerbungsziele einer Bewerberin / eines Bewerbers in der Reihenfolge der gewählten Prioritäten angezeigt. Die Eingabe der Bewerbungszieldetails inklusive der Noten erfolgt direkt bei jedem Bewerbungsziel einer Bewerberin / eines Bewerbers. Stand: Entwurf Seite 23 von 50

24 Bearbeitungsrechte Die Bewerbungsziele, die in der ersten Spalte mit dem Lösch-Icon versehen sind, können zur Eingabeentlastung für die anderen Schulen beim Speichern für alle übernommen werden (siehe Bewerbungsziele Details). Bearbeitbar sind die Bewerbungsziele der eigenen Schule. Ebenfalls bearbeitbar sind die Bewerbungsziele einer anderen Schule, wenn die eigene Schule den Bildungsgang auch selbst anbietet. Wenn Sie einen Aufnahmeantrag eingelesen haben, können Sie ausnahmsweise alle Bewerbungsziele löschen, damit mögliche Falscheingaben durch den Bewerber direkt korrigiert werden können. Das Speichern der eingegebenen Daten und das Übertragen auf andere Bewerbungsziele differiert zwischen eingegeben Bewerbungszieldetails und Noten. daher wird darauf in den entsprechenden Unterkapiteln eingegangen Ansicht Die jeweils dargestellten Informationen sind benutzerabhängig. Das heißt, es wird jeweils der letzte genutzte Reiter (Grunddaten, Vorbildung, Bewerbungsziele, Weitere Informationen) dargestellt. Somit ist innerhalb der jeweiligen Reiter ein schneller Wechsel zwischen den Bewerberinnen möglich. Ebenso ist es in den Bewerberdetails möglich, weitere Informationen anzuzeigen oder nicht, auch diese Anzeigeart wird benutzerspezifisch gespeichert. Die generelle Anzeige ist abhängig vom Verteilungslauf: Vor dem ersten Verteilungslauf: Halbjahresnoten Nach dem ersten Verteilungslauf: Jahresnoten Stand: Entwurf Seite 24 von 50

25 Bewerbungsziel hinzufügen / Prioritäten ändern Weitere Bewerbungsziele können hinzugefügt werden. Der Aufnahmeantrag muss bei der Neuaufnahme ausgedruckt und (ggf. auch durch Erziehungsberechtigte) unterschrieben werden. Nach Änderungen (und Abweichungen vom ursprünglichen Aufnahmeantrag) muss das Änderungsprotokoll ausgedruckt und von der Bewerberin / dem Bewerber und ggf. dem Erziehungsberechtigten unterschrieben werden. Das Änderungsprotokoll dient zum Nachweis aller Änderungen. Insbesondere bei Rechtsstreitigkeiten ist es wichtig, das Dokument mit der Unterschrift der Bewerberin / des Bewerbers und der Erziehungsberechtigten (wenn nicht volljährig) vorliegen zu haben. Prioritätenänderungen können getätigt werden, indem die drei Punkte vor einem Bewerbungsziel mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Reihenfolge gezogen werden. Bei Prioritätenänderungen ist ein Ausdruck des Protokolls zwingend erforderlich. Stand: Entwurf Seite 25 von 50

26 Bewerbungsziel-Details ändern In den Bewerbungsziel Details sind folgende Daten enthalten: Anmeldedatum: Das Datum, an dem die Bewerberin / der Bewerber den Aufnahmeantrag an der Schule abgegeben hat. Abgabeschulart: Die Abgabeschulart ist bewerbungszielspezifisch aus der Werteliste zu wählen. Übersicht und Hinweise zu den Abgabeschularten siehe Anhang. Härtefallantrag: Bis zu 5% der Plätze sind für stattgegebene Härtefallanträge reserviert. Sobald einem Härtefallantrag stattgegeben wird, ist eine Rangordnung zu vergeben (siehe Feld Rangordnung Schule), um die Rangfolge aller Härtefälle festzulegen. Wartezeit: Nur wenn die Aufnahmeverordnung oder die Schulversuchsbestimmung Wartezeitplätze vorsieht, sind bis zu 10 % der Plätze reserviert. Die Wartezeitplätze werden entsprechend der Dauer der Wartezeit vergeben (3 und mehr Jahre / 2 Jahre / 1 Jahr) Voraussetzung erfüllt: Es wird unterschieden zwischen den Zuständen nicht erfüllt voraussichtlich erfüllt erfüllt. Voraussichtlich erfüllt sind die Voraussetzungen z. B., wenn nur ein Halbjahreszeugnis vorliegt. Waldorfschüler/innen, die sich fristgemäß bewerben, werden wie folgt in BewO behandelt: Da sie zum noch nicht die Voraussetzungen haben, nehmen sie nicht am 1. Verteilungslauf teil ( Anforderungen nicht erfüllt ). Sobald das Zeugnis der Schulfremdenprüfung im Juli da ist, zeigen sie es an der Schule vor und nehmen dann am 2. Verteilungslauf kurz vor Schuljahresende teil. Entscheidung Schule: Dieses Feld ist grundsätzlich optional, aber für Bewerber/innen, die außerhalb von BewO eine Zusage erhalten wichtig. Unter der Voraussetzung, dass eine Schule eine schriftliche sowie unterschriebene Prioritätenliste von jedem Bewerber vorliegen hat und eine Schule sich mit den Nachbarschulen im Nicht-BewO-Gebiet (z. B. Bayern) vor dem Verteilungslauf abstimmt, kann für den Fall, dass ein Bewerber an einer Nachbarschule einen Schulplatz erhält, in BewO in den Bewerberzieldetails die Entscheidung Schule geändert werden in Zusage außerhalb BewO. Dieser Eintrag führt dazu, dass der Bewerber als Bewerber in der Statistik geführt wird und ggf. in den Quoten berücksichtigt wird. Er wird aber für dieses Bewerbungsziel keine Zusage in BewO erhalten. Dieser Eintrag und die Berücksichtigung im Verteilungslauf erfolgt immer pro Bewerbungsziel! Stand: Entwurf Seite 26 von 50

27 Das Feld kann auch für die Filterung benutzt werden. Das ist insbesondere hilfreich, wenn die Schule hat nachrücken ließ und das Verteilergebnis daher nicht mehr mit den Zusagen der Schule übereinstimmt. Entscheidung Bewerber: Dieses Feld ist für die Absage durch einen Bewerber wichtig (siehe Kap. 5). Ansonsten kann es optional von der Schule genutzt werden. Die Angaben zur Erfüllung der Fremdsprache (BG) und zur Vollständigkeit der Unterlagen sind optional anzuwählen. Rangordnung Schule: Rangfolge der Bewerber/innen, wenn einem Härtefallantrag stattgegeben wurde. Außer bei Härtefällen kann Rangordnung Schule bei Bewerber/innen mit gleichen Notenschnitten im 3BG eingesetzt werden. Wenn bei Bewerbern mit Schnittgleichheit (Schnitte D, FS, M sowie Gesamtschnitt) im 3BG auf einen Eintrag bei Rangordnung Schule als Ausdruck der Schulleiterentscheidung gemäß Verordnung verzichtet wird, trifft das System stattdessen eine Zufallsentscheidung. Darüber hinaus ist Rangordnung Schule für das Bewerberranking im BK Design erforderlich. Bei anderen Bildungsgängen hat Rangordnung Schule keine Auswirkung auf die Verteilung Vorschlag Zuweisung (VZ) - Nur für Ausnahmefälle Durch VZ (= Vorschlag Zuweisung) wird einer Bewerberin / einem Bewerber ein Platz direkt zugewiesen. Diese weitreichende Eingriffsmöglichkeit in die Verteilung ist nur für spezielle Ausnahmefälle nach Freischaltung durch KM und RP vorgesehen. Sollte eine Freigabe für VZ existieren, kann die Schule im Feld Entscheidung Schule die Option Vorschlag Zuweisung auswählen. In diesem Fall erscheint das Feld VZ-Begründung, in dem eine Begründung für diese Entscheidung im Einzelfall einzutragen ist. Die Begründung dient der Abgleichzentrale, die diese Entscheidung im Zweifelsfalle überschreiben kann a Speichern und Übertragen der Bewerbungszieldetails Nach der Bestätigung von Speichern stehen folgende Kopiermöglichkeiten zur Verfügung: 1. Alle Bewerbungsziele überschreiben: Alle Bewerbungsziele, für die Sie die in einer Prüfgruppe sind, werden überschrieben. 2. Nur freie überschreiben: Noch nicht bearbeitete Bewerbungsziele der selben Prüfgruppe werden überschrieben. 3. Nur dieses Bewerbungsziel ändern Welche Bewerbungsziele vom Überschreiben betroffen sind, erkenne Sie über den Informations-Icon. Die blau markierten Felder werden auf andere Bewerbungsziele kopiert, wenn sie geändert wurden! Stand: Entwurf Seite 27 von 50

28 Hintergrundinformationen zur Prüfgruppe: Gehört ein Bildungsgang einer Prüfgruppe an, dann gelten vergleichbare Aufnahmevoraussetzungen und die Bewerbungszieldetails können innerhalb der Gruppe kopiert werden. Für besondere Bildungsgänge, wie bspw. 1BKEE, 2BKPH, 3BKDSG, TGN gibt es keine Kopierfunktion. Prüfgruppen: 1 Berufliche Gymnasien [BG] 3 1-jährige BKs 1. Jahr (Standard) [1BK1] 5 2-jährige BKs (Standard) [2BK] 7 BKs Verzahnung 1. Jahr [BK1_Verzahnung] 8 BKs Verzahnung 2. Jahr [BK2_Verzahnung] 10 BK Technik, 2. Jahr [1BK2T] 11 BK Pflege, 2. Jahr [1BK2P] 12 BK Wirtschaft, 2. Jahr [1BK2W] 13 BK Fremdsprachen, 2-jährig [2BKFR] 14 BK Wirtschaftsinformatik, 2-jährig [2BKWI] Bewerbungsziele Noteneingabe Vor dem ersten Verteilungslauf werden hier bereits aus der Onlineanmeldung vorliegende Halbjahresnoten überprüft und ggf. korrigiert oder eine Notenerfassung der Halbjahresnoten für die Bewerberin / den Bewerber durchgeführt. Stand: Entwurf Seite 28 von 50

29 Die Noteneingabe inklusive der Details erfolgt direkt bei den Bewerbungszielinformationen der Bewerberin / des Bewerbers. Speichern in der Bewerbungsziel-Ansicht 1. Die Noten werden sortiert nach Bewerbungszielen angezeigt. Sie sind je nach Prüfgruppe bearbeitbar. 2. Die Noten können von einem Bewerbungsziel für andere Bewerbungsziele mit derselben Abgabeschulart kopiert werden. 3. Prüfer 1 = geprüft Die Daten sind von anderen Schulen nicht mehr änderbar (Ausnahme Entscheidung Bewerber für Absage); dieses Feld ist von anderen Schulen nicht änderbar! Wenn beim Bewerbungsziel für die Berechnung der Durchschnittsnote zur Festlegung der Rangfolge im Auswahlverfahren neben den Noten der Fächern Deutsch, Mathe und der Fremdsprache ein weiteres Fach vorgesehen ist (z. B. im 1BK2T oder TGN), so ist diese Fachbezeichnung und Note als maßgebliches Fach zu ergänzen. Hierzu kann je Bewerbungsziel ein maßgebliches Fach und dessen Note eingetragen werden. Stand: Entwurf Seite 29 von 50

30 Der Notenschnitt aus den Hauptfächern wird nach der ersten Kontrolle der Noten bzw. deren Eingabe erzeugt. Ein manueller Eintrag des Gesamtfachschnittes ist erforderlich, wobei die Taschenrechnerfunktion dafür genutzt werden kann. Noten sind als ganze oder halbe Noten (z. B. 2,0 oder 2,5) zu erfassen. Sollten Noten mit "Plus" oder "Minus" (Tendenznoten) angegeben sein, sind diese Tendenznoten aus der Halbjahresinformation als ganze Note anzugeben, d. h. die Note 2+ bzw. die Note 2- sind als Note 2,0 einzugeben a Speichern und Übertragen der Noten Für das Kopieren von Noten ist die Abgabeschulart entscheidend, nur bei gleicher Abgabeschulart bzw. bei eingetragener Abgabeschulart, kann eine Note auf ein anderes Bewerbungsziel übertragen werden. Mit dem i-symbol können Sie sich anzeigen lassen, auf welche Bewerbungsziele die Noten kopiert werden können. Es gibt die folgenden Kopiermöglichkeiten: 1. Alle Bewerbungsziele überschreiben: Alle überschreiben überschreibt alle Noten der Bewerbungsziele, die dieselbe Abgabeschulart haben, die Noten. Das Überschreiben ist unabhängig vom Bearbeitungsrecht der Bewerbungsziele! Die Bezeichnung des maßgeblichen Faches wird für andere Bewerberziele nicht überschrieben. Stand: Entwurf Seite 30 von 50

31 2. Nur freie überschreiben: Alle Bewerbungsziele mit derselben Abgabeschulart, bei denen noch keine Noten eingetragen sind, werden überschrieben. 3. Nur dieses Bewerbungsziel ändern Ein Hinweisfenster zeigt den Erfolg des Kopiervorgangs an. Liegt das endgültige Jahreszeugnis der Bewerberin / des Bewerbers vor, müssen die Noten zum 2. Verteilungslauf eingepflegt werden. Der Erleichterung dient die Funktion Halbjahresnoten kopieren. Kopierte Noten können darüber hinaus weiterhin editiert werden. blau markierte Felder werden kopiert. orange Felder Besonderheiten: 1. Die Noten des maßgeblichen Faches werden nur überschrieben, wenn die Fachbezeichnungen übereinstimmen. 2. Gesamtfachschnitte werden nur kopiert, wenn sie geändert wurden. 3. Hauptfachschnitte können nicht direkt geändert werden sondern werden durch die Hauptfachnoten automatisch berechnet b Besonderheiten Wenn zum Halbjahr bereits die Endnoten vorliegen, sind diese Endnoten in den Halbjahresnoten zu erfassen und durch Halbjahresnoten kopieren als Jahresnoten einzupflegen. Hintergrund: Für den ersten Verteilungslauf werden die Noten des Halbjahreszeugnisses herangezogen, für den zweiten Verteilungslauf die Noten des Jahreszeugnisses. Für eine Onlineanmeldung eines Bewerbers ohne Noten (bspw. Waldorfschüler, Flüchtlinge) ist es möglich online ohne Noten seinen Antrag abzugeben. Sobald die Noten zum Schuljahresende vorliegen oder durch Feststellungsprüfung ermittelt wurden, können diese Noten erfasst werden. Stand: Entwurf Seite 31 von 50

32 Beim 2BKPH für Apothekenhelfer wird die Option Schnittreduktion vorgesehen. Der Gesamtfachschnitt wird automatisch angepasst. Es ist der korrekte Gesamtfachschnitt laut Zeugnis einzugeben Überblick über die Noteneingabe und die Bewerbungszieldetails In manchen Fällen benötigen Sie einen Überblick über die eigegeben Bewerbungszieldetails bzw. Noteneingabe aller Bewerbungsziele einer Bewerberin / eines Bewerbers. Wenn Sie in der Bewerberliste die Informationen zu einem Bewerber / allen Bewerbern öffnen, erhalten Sie im Verfahren einen Überblick über die erfassten Daten zu allen Bewerbungszielen (unabhängig vom Bearbeitungsrecht). Wichtig: Die Filterung greift auch bei der Sicht, d. h. der Haken nur schuleigene Bewerbungsziele in den Filterkriterien muss entfernt sein. Stand: Entwurf Seite 32 von 50

33 Eine weitere Möglichkeit eines Datenüberblicks und der externen Weiterverarbeitung liefert der Excel-Export der Bewerberdaten, zum Beispiel in der Kontrollliste. Auch hier werden die Daten unabhängig vom Bearbeitungsrecht angezeigt. Schließlich kann es erforderlich sein einen Überblick der bereits geprüften Noten und Bewerbungszieldetails zu erhalten. Daher kann nach Prüfern in den Filterkriterien gefiltert werden. Der Prüfer 1 kann nur von der eigenen Schule gesetzt werden, bzw. er wird bei der Notenschnelleingabe durch die eigene Schule automatisch gesetzt. Durch das Setzen von Prüfer 1 wird die Änderbarkeit von Noten und Details gesperrt. Auch Prüfer 2 kann nur von der eigenen Schule gesetzt werden, es hat aber keine weiteren Auswirkungen. Der Fremdprüfer wird automatisch dann gesetzt, wenn eine andere Schule in der Notenschnelleingabe bereits die Voraussetzungen geprüft hat. Stand: Entwurf Seite 33 von 50

34 Notenschnelleingabe Die Notenschnelleingabe soll Ihnen ermöglichen, zum Schuljahresende die Noteneingabe für alle Bewerbungsziele vollständig und zügig zu erledigen. Sie erreichen sie über das - Symbol in der (gefilterten) Bewerberliste Speichern in der Schnelleingabe 1. Die Noten (Hauptfächer inkl. aller maßgeblichen Fächer und Gesamtfachschnitt) werden sortiert nach Abgabeschularten und Prüfgruppen angezeigt. 2. Die Noten werden pro Abgabeschulart gespeichert und automatisch kopiert. 3. Voraussetzungen werden pro Prüfgruppe angezeigt und nur innerhalb der Prüfgruppe kopiert. 4. Prüfer 1 = geprüft wird bei der eigenen Schule automatisch gesetzt Die Daten sind von anderen Schulen nicht mehr änderbar mit Ausnahme von Entscheidung Bewerber für die Absage. Stand: Entwurf Seite 34 von 50

35 Nur als Hintergrundinformation zur Arbeitsweise des Systems: Eine Zuweisung der Plätze erfolgt über eine Verteilzahl, die vom Bildungsgang (Aufnahmeverordnung) abhängig ist. Die jeweiligen Komponenten der Verteilzahl müssen vorhanden sein, d.h. beispielsweise sind die Notenschnitte (ggf. ohne das Fach Religion) zu erfassen. Verteilgruppe Verteilzahl Erläuterung: G HS GS RS Z TG HS GS RS Z Die Verteilzahl besteht a 1BK1WKG, 1BK1WKI, 1BK1WKB, 00 GS 000 Z unterschiedlichen Komponenten 1BK1MAH, 1BK1EFI, 1BK1MFE, HS: Hauptfachschnitt BK1MMK, 1BK1W, 1BK1T, 1BKEE, GS: Gesamtfachschnitt 1BK1P, 1BKSP, 1BKST, 2BKFR, RS: Rangordnung Schule 2BKWI, 3BKSVM Z: Zufallszahl 2BKBIB, 2BKBIM, 2BKC, 2BKE, HS Z (alle außer (wird automatisch 2BKFO, 2BKI, 2BKPH, 2BKPY, MAB-Bewerber) den Verteilungslauf 2BKPD, 2BKTD, 2BKU, 2BKBT, GS ohne Religion Z bzw. 2 generiert) 2BKAU, 2BKAUT 1BK2WKG, 1BK2WKI, 1BK2WKB, 1BK2MAH, 1BK2EFI, 1BK2MFE, 1BK2MMK (MAB-Bewerber) 1 HS GS 000 Z 1BK2W, 1BK2T, 1BK2P HS GS 000 Z BKDSG, 3BKGD, 3BKHD, 3BKMD RS Z 2BKSP*, BKSPT* 00 GS RS Z 2 2BKH 00 GS 000 Z 1BKFHG*, BKFHGT*, 1BKFHT*, HS 00 RS Z (alle außer BKFHTT*, 1BKFHB*, BKFHBT*, MAB-Bewerber) 1BKFHW*, BKFHWT* GS ohne Religion Z (MAB-Bewerber) 1 3BKI* 00 GS 000 Z *in BewO 2017 ausgenommen 1 Bei MAB-Bewerbern (9+3) ist der Gesamtfachschnitt ohne das Fach Religion einzutragen (kein automatisches Herausrechnen der Note!). 2 Die Noten des Praktikantenzeugnisses sind im Gesamtfachschnitt einzutragen. Für alle anderen Bewerber/innen wird im Gesamtfachschnitt die Note 6,0 eingetragen. Der Hauptfachschnitt wird zur Dokumentation der tatsächlichen Abschlussnoten verwendet. Stand: Entwurf Seite 35 von 50

36 4.4 Wahlfächer (Funktion wird ab aktiviert) Für die Deputatsplanung ist die Abfrage der Wahlfächer in BewO eingebaut worden. Diese Funktion kann von den Schulen optional verwendet werden. Wenn Wahlfächer angelegt wurden, können diese online durch Bewerber/innen gewählt werden und werden der Schule in BewO angezeigt Voraussetzungen für die Eingabe der Wahlfächer durch die Bewerber/innen ist: 1. Verteilungslauf abgeschlossen Schule hat Wahlfächer angelegt Entscheidung Schule = vorläufige Zusage Freigabe der Wahlfächereingabe durch Schule Für die Abfrage der Wahlfächer muss die Schule die Abfrage einrichten. Die Wahlfächer sind für jeden Bildungsgang einzurichten und die Eingaben bleiben über die Schuljahre bestehen. Für die Wahlfächer sind zuerst die Fachkategorie und der Bildungsgang einzugeben bzw. zu wählen. Anschließend können über Neues Fach hinzufügen die Fächer erfasst und geändert werden. Nur wenn die Fächerauswahl den Bewerber/innen zur Verfügung gestellt wird, sind die Wahlfächer nach dem ersten Verteilungslauf durch die Bewerber/innen wählbar. Bedingung für die Anzeige ist, dass die Schule bei Entscheidung Schule eine vorläufige Zusage eingetragen hat (Sammeländerung siehe Kap. 8). Die gewählten Wahlfächer werden im Register Wahlfächer bei jedem Bewerber / jeder Bewerberin angezeigt oder können über die Datei Wahlfächer exportiert werden. Stand: Entwurf Seite 36 von 50

37 4.5 Weitere Informationen Schulspezifische Felder Die Daten der unter Schulspezifische Felder verwalten gepflegten Attribute werden hier festgehalten. Bitte beachten Sie hierbei die Datenschutzbestimmungen. Die ersten zehn schulspezifischen Felder können exportiert werden (vgl. Kapitel 8) Weitere Informationen zu Bewerbungszielen Weitere Informationen zu Bewerbungszielen können von Bewerbern erfasst werden. Diese Informationen werden in dem Textfeld angezeigt und Sie können ggf. weitere Bewerbungsziele außerhalb von BewO oder andere Informationen zu den Bewerbungszielen erfassen. Damit Bewerber/innen die Angaben Ihrer Prioritäten vollständig machen können, gibt es ein Freitextfeld bei der Angabe der Bewerbungsziele, in dem sie zu ihren Prioritäten Angaben machen können. Dieses Feld wird im Intranet im Register weitere Informationen angezeigt. 4.6 Änderungsprotokoll Wichtig! Nach Änderungen (und Abweichungen vom ursprünglichen Aufnahmeantrag) muss das Änderungsprotokoll ausgedruckt und die Bewerberin / der Bewerber und ggf. die Erziehungsberechtigten müssen den Änderungsantrag unterschreiben. Zur Erforderlichkeit des Änderungsprotokolls ist Folgendes zu beachten: Bei Änderung der Prioritäten ist es zwingend erforderlich. Bei Änderung der gewünschten Bewerbungsziele (z. B. Hinzufügen neuer Bewerbungsziele, Löschen von Bewerbungszielen) ist es zwingend erforderlich Bei Änderungen persönlicher Daten einschließlich -Adresse muss nur dann ein Änderungsprotokoll einschließlich Unterschriften erstellt werden, wenn die Identität des Bewerbers, der die Änderung mitteilt, nicht zweifelsfrei feststeht. Die Noteneingabe und die Prüfung der Zulassungsvoraussetzungen liegen im Verantwortungsbereich der Schule. Bei Korrektur der Online-Angaben der Bewerber/innen durch die Schule (Noten, Vorbildung, abgebende Schule) ist kein Änderungsprotokoll zu erstellen. Stand: Entwurf Seite 37 von 50

38 5 Bewerber/innen löschen = Absage durch Bewerberin/Bewerber Ein Bewerber darf aus rechtlichen Gründen nicht gelöscht werden. Sie können allerdings im Feld Entscheidung Bewerber die Option Absage wählen und diesen Wert auf alle anderen Bewerbungsziele kopieren. Dadurch muss sich der Bewerber nur bei den Schulen melden, bei denen er laut Aufnahmeantrag auch vorstellig werden musste. Sollte für ein Bewerbungsziel keine Schreibberechtigung vorliegen, muss der Bewerber wie auch den Aufnahmeantrag seine Abmeldung an die andere Schule senden. 6 Datenkontrolle und Dateneingabe beenden 6.1 Bewerber für den Verteilungslauf validieren Die Bewerber/innen nehmen an einem zentralen Verteilungslauf teil, wenn folgende Voraussetzungen für eine Bewerbung auf das jeweilige Bewerbungsziel erfüllt sind: Die Validierung des Bewerbungsziels (s. u.) ist positiv. Voraussetzungen sind (voraussichtlich) erfüllt (Feld in den Bewerbungszieldetails). Entscheidung Bewerber ist nicht Absage (Feld in den Bewerbungszieldetails). Anmeldedatum liegt vor dem (Feld in den Bewerbungszieldetails) Um einen fehlerfreien Verteilungslauf zu ermöglichen, findet eine grobe Prüfung der Bewerber/innen auf fehlerhafte oder fehlende Daten statt. Dabei ist zu beachten, dass ein fehlerhaftes Bewerbungsziel zu einer Nichtberücksichtigung dieses Bewerbungsziels beim Verteilungslauf führt. Bitte beachten Sie: Die Validierung stellt nur eine sehr allgemeine Orientierungshilfe dar. Die Überprüfung, ob die Zulassungsvoraussetzungen der Bewerber/innen im jeweiligen Bildungsgang gemäß Aufnahmeverordnung bzw. Schulversuchsbestimmungen erfüllt sind sowie die Überprüfung der eingegebenen Daten bleibt in der Verantwortung der Schulen. Bewerbungsziele einer Bewerberin / eines Bewerbers, die bei der Validierung nicht beanstandet wurden, nehmen am Verteilungslauf teil (auch wenn fehlerhafte Bewerbungsziele enthalten sind). Eine Validierung der Bewerberin / des Bewerbers kann sowohl über mehrere Bewerber/innen in der Bewerberliste als auch einzeln in den Bewerberdetails durchgeführt werden. In Ausnahmefällen (Umstellung der Validierung) kann auch zentral eine Validierung über alle Bewerber/innen im System vorgenommen werden. Über das Ergebnis der Validierung informiert die Spalte Validierung der Bewerberliste. Folgende Ergebnisse sind möglich: Stand: Entwurf Seite 38 von 50

39 Ergebnis Bewerber/in noch nicht geprüft Bewerber/in ist für den Verteilungslauf freigegeben Bewerber/in ist für den Verteilungslauf freigegeben, jedoch weist mindestens ein Bewerberziel einen Fehler auf. Maßnahme Validierung des einzelnen Bewerbers oder mehrerer Bewerber in der Bewerberliste - Bewerber/in ist für den Verteilungslauf freigegeben, es besteht jedoch die Option noch weitere verteilungslaufrelevante Daten zu erfassen. Öffnen des Bewerbers in Bewerberdetails, im Klick auf das Fehlersymbols erfolgt eine weitere Erläuterung zum Fehler: Bewerber/in ist für den Verteilungslauf nicht freigegeben, mindestens ein Bewerberziel weist einen Fehler auf. Öffnen des Bewerbers in Bewerberdetails, im Klick auf das Fehlersymbols erfolgt eine weitere Erläuterung zum Fehler: Soweit eine Berechtigung zur Bearbeitung des Bewerbungsziels besteht, sind die Daten zu ergänzen, damit der Bewerber auch mit diesem Bewerbungsziel am Verteilungslauf teilnimmt. Je nach Aufnahmeverordnung können folgende Feldeingaben je Bewerbungsziel bei der Validierung überprüft werden: Abgabeschulart Gesamtfachschnitt (Halbjahres- oder Jahreszeugnis) Hauptfachschnitt (Halbjahres- oder Jahreszeugnis) Rangordnung Schule Bei stattgegebenen Härtefallanträgen muss die Rangordnung Schule vergeben sein. Die Rangordnung Schule für das BG und NTG wird nicht mehr als optionaler Eintrag (Ausrufezeichnen) bei der Validierung angezeigt. Stand: Entwurf Seite 39 von 50

40 Sollte die Validierung fehlgeschlagen sein, sind die Daten wie folgt zu ändern. Validierungsergebnis Abgabeschulart nicht zulässig Gesamtfachschnitt fehlt Hauptfachschnitt fehlt Optional Rangordnung Schule eintragen (z. B. 3BG) Rangordnung Schule fehlt Anmeldedatum eintragen Voraussetzungen prüfen und eintragen Erforderlich Maßnahme Die eingetragene Abgabeschulart passt nicht zum Bewerbungsziel. In den Bewerbungszieldetails ist die Abgabeschulart anzupassen (siehe Kap ). Die Noten des Halbjahreszeugnisses (1. Verteilungslauf) bzw. des Jahreszeugnisses (2. Verteilungslauf) sind noch nicht eingetragen bzw. geprüft. Kontrollieren Sie die Noteneingabe beim Bewerbungsziel (siehe Kap ) Die Noten des Halbjahreszeugnisses (1. Verteilungslauf) bzw. des Jahreszeugnisses (2. Verteilungslauf) sind noch nicht eingetragen bzw. geprüft. Kontrollieren Sie die Noteneingabe beim Bewerbungsziel (siehe Kap ) Wenn bei gleichen Eingangsvoraussetzungen die Schulleitung über die Bewerberaufnahme entscheidet, kann die Schulleitung optional von diesem Recht Gebrauch machen, indem die die Bewerber/innen mit Hilfe des Feldeintrags Rangordnung Schule rankt. Falls die Aufnahmeverordnung ein Ranking der Schulleitung zwingend vorsieht oder wenn einem Härtefallantrag stattgegeben wurde, ist eine Rangordnung in den Bewerberzieldetails einzutragen. Das Anmeldedatum ist für die Beurteilung der fristgerechten Bewerbung für die Verteilungsläufe relevant. Kontrollieren Sie die Bewerbungszieldetails beim Bewerbungsziel (siehe Kap ) Für jedes Bewerbungsziel ist zu prüfen, ob die Voraussetzungen erfüllt sind. Kontrollieren Sie die Bewerbungszieldetails beim Bewerbungsziel (siehe Kap ) Stand: Entwurf Seite 40 von 50

41 6.2 Datenprüfung - Plausibilitätsprüfung Bevor Sie die Daten freigeben bzw. regelmäßig zur Datenkontrolle sollten Sie die Dublettenund Datenprüfungs-Liste anschauen. In der Dublettenprüfung werden mögliche Dubletten angezeigt. Dubletten werden vom System als Bewerber/innen mit gleichem Vorname, Nachname und Geburtsdatum gesetzt bzw. mögliche Dubletten sind Bewerber/innen bei denen zwei der Kriterien (Vor-, Nachname, Geb.- datum) übereinstimmen. Diese Dubletten werden entweder vom System werden automatisch angezeigt oder sind bei Überprüfung im RP aufgefallen und werden vom RP für eine Kontrolle durch die Schulen den zuständigen Schulen zugewiesen. Bei der Dublettenprüfung kann es zu folgenden Ergebnissen kommen: 1. Es handelt sich bei allen angezeigten Bewerber/innen um keine Dublette: Geben Sie einen Prüfkommentar ein! Keine Bewerbungen markieren! 2. Es handelt sich bei allen angezeigten Bewerber/innen um Dubletten Klären Sie mit dem Bewerber und den betroffenen Schulen, wie zusammengeführt werden soll Markieren Sie alle Bewerbungen Ändern Sie ggf. die Reihenfolge der Bewerbungen (wie bei Prioritäten) Führen Sie die markierten Bewerbungen in der sichtbaren Reihenfolge zusammen Ergebnis: Es gibt nur noch einen Bewerber mit den zusammengeführten Bewerbungszielen in den jeweiligen Bewerberlisten der betroffenen Schulen. 3. Es handelt sich bei den angezeigten Bewerber/innen teilweise um Dubletten Klären Sie mit dem Bewerber + den betroffenen Schulen, wie zusammengeführt werden soll. Markieren Sie nur die Bewerbungen, bei denen es sich um Dubletten handelt. Ändern Sie ggf. die Reihenfolge der Bewerbungen (wie bei Prioritäten) Führen Sie die ausgewählten, markierten Bewerbungen in der sichtbaren Reihenfolge zusammen Stand: Entwurf Seite 41 von 50

42 Ergebnis: Die markierten Dubletten-Bewerbungen werden zusammengeführt, außerdem bleiben die nicht markierten Bewerbungen bestehen. Die Plausibilitätsprüfungen sollen bei der Kontrolle des Datenbestandes der Schule helfen. Es sind automatische Überprüfungen der eingegeben Daten. Nach folgenden Kriterien wird geprüft: Einzelne Noten bzw. Notenschnitte in Kombination mit den Voraussetzungen Aktuelles Validierungsergebnis der Schule wird eingeblendet Geburtsdatum in Kombination mit den Voraussetzungen Vorbildungen im 1BK2 Korrektes Setzen von VZ (Prio1 und Anzahl VZ) Anmeldedatum Als Ergebnis der Überprüfung der eingegeben Daten kann es zu folgenden Ergebnissen kommen: 1. Es handelt sich um eine Fehleingabe Wechseln Sie in die Bewerberdetails und korrigieren Sie die Dateneingabe (evtl. auch für andere Schulen!) Am nächsten Tag sollte der Bewerber / die Bewerberin nicht mehr in der Liste erscheinen 2. Es handelt sich um keine Fehleingabe Setzen Sie den Bewerber/die Bewerberin auf geprüft der Bewerber ist in der zu prüfenden Liste nicht mehr sichtbar Vorsicht: Sollten Sie nach dem Setzen des Prüfstatus noch Änderungen an den Daten vornehmen, wird die Bewerberin / der Bewerber nicht mehr auch nicht bei einer Falscheingabe in der Liste der zu prüfenden Bewerber erscheinen! 6.3 Dateneingabe beenden Sollten sämtliche Bewerberdaten eingegeben und die Validierung überprüft sein, können Sie die Dateneingabe für den Verteilungslauf beenden. Damit setzen Sie die Schulaufsicht in Kenntnis, dass die Daten für den Verteilungslauf verwendet werden können. Sollten Sie noch Änderungen an den Daten vornehmen, ist dieser Schritt (Button drücken) erneut zu machen. Den Button, mit dem Sie die Dateneingabe als beendet erklären, finden Sie unterhalb der Bewerberliste. Stand: Entwurf Seite 42 von 50

43 7 Bewerber/innen über das Ergebnis des 2. Verteilungslaufs informieren 7.1 Welche Bewerber/innen müssen informiert werden? Zusage: Absage: Zuständige Schule ist die Schule, an der Bewerber/in einen Schulplatz erhält. Wenn die Voraussetzungen an keinem Bewerbungsziel erfüllt sind. => Prio1-Schule informiert Bewerber/in Ohne Schulplatz: Wartelistenplatz: Nachrückliste: Voraussetzungen sind in mindestens einem Bewerbungsziel erfüllt, Bewerber/in hat keinen Schulplatz zugewiesen bekommen. => Prio1-Schule informiert Bewerber/in, Bewerber/in wird auf Nachrückliste geführt Bewerber/in hat sich an einzelnen / allen Bewerbungszielen verspätet beworben und keinen Schulplatz zugewiesen bekommen. => Prio1-Schule informiert Bewerber/in (wie Ohne Schulplatz ) Bewerber/innen auf der Nachrückliste, werden nur dann informiert, wenn sie ohne Schulplatz sind Nach Durchführung der Verteilungsläufe 1 und 2 kann nach dem Ergebnis des Verteilungslaufs gefiltert werden. Hier die Erläuterungen zu den Filterkriterien, bitte beachten Sie, dass durch die Auswahl "Verteilergebnis bereitstellen", andere Filterkriterien (schuleigene Bewerbungsziele, Voraussetzungen etc.) nicht mehr auswählbar sind. (Vorläufige) Zusage Nachrückliste Warteliste Bewerber/innen die nach dem aktuellen Verteilungslauf (1 oder 2) eine (vorläufige) Zusage für dieses Bewerbungsziel erhalten. Filtermöglichkeit: Verteilergebnis bereitstellen = Zusage (schuleigene Bewerbungsziele wird automatisch gesetzt) Alle Bewerber/innen die nach dem aktuellen Verteilungslauf die Aufnahmebedingungen erfüllen, aber keinen Platz an diesem Bewerbungsziel erhalten haben, sich fristgemäß beworben haben und aufgrund ihrer Prioritäten einen Platz an dem Bewerbungsziel wünschen. Sie haben entweder keinen Schulplatz oder einen Schulplatz an einer niedrigeren Priorität erhalten. Bewerber/innen sind aktuell nicht zu informieren. Alle Bewerber/innen die nach dem aktuellen Verteilungslauf die Aufnahmebedingungen erfüllen, sich aber nicht fristgemäß beworben haben und daher erst für eine Platzvergabe zur Verfügung stehen, wenn keine Nachrücker mehr zur Verfügung stehen. Die Schule ist für die Vergabe der Restplätze selbst verantwortlich. Filtermöglichkeit: Verteilergebnis bereitstellen = Wartelisten-Bewerber ohne Schulplatz (schuleigene Bewerbungsziele und Prio1 werden automatisch gesetzt). Stand: Entwurf Seite 43 von 50

44 mit Schulplatz höherer Priorität Alle Bewerber/innen die nach dem aktuellen Verteilungslauf einen Schulplatz an einem priorisierten Bewerbungsziel erhalten haben. Diese Bewerber/innen werden nicht auf der Nachrückliste geführt. Am Verteilungslauf nicht teilgenommen Bewerber/innen sind von dieser Schule nicht zu informieren. Alle Bewerber/innen, die an dem letzten Verteilungslauf nicht teilgenommen haben. (Vorläufige) Absage Bewerber ohne Schulplatz Alle Bewerber/innen, bei denen beim aktuellen Bewerbungsziel die Voraussetzungen nicht erfüllt sind (Auswahlfeld in den Bewerbungszieldetails). Wenn dies auf alle Bewerbungsziele zutrifft, sind die Bewerber/innen zu informieren. Filtermöglichkeit: Verteilergebnis bereitstellen = Absage (Voraussetzungen nicht erfüllt) (schuleigene Bewerbungsziele und Prio1 werden automatisch gesetzt). Alle Nachrücker, die die Voraussetzungen erfüllen, aber an keinem ihrer Bewerbungsziele nach dem aktuellen Verteilungsergebnis einen Schulplatz erhalten haben. Zuständige Schule (Prio1-Schule) hat im März eine vorläufige Absage zu versenden bzw. im Juli die Information, dass diese als Nachrücker geführt und benachrichtigt werden, sobald ein Platz frei wird. Filtermöglichkeit: Verteilergebnis bereitstellen = Absage (Voraussetzungen erfüllt) (schuleigene Bewerbungsziele und Prio1 werden automatisch gesetzt). Stand: Entwurf Seite 44 von 50

45 7.2 Bewerber/innen-Auswahl Die Filtereinstellungen bieten den Schnellauswahlbutton Mitteilungen Verteilungslauf. Zu Auswahl der Bewerber/innen gehen Sie wie folgt vor: 1. In der Bewerberliste Daten filtern (Zusage, Absage, ) 2. Kontrolle der Filterergebnisse: a. Die Schulleitung entscheidet laut Verordnung über ihre Schulplätze. b. Kontrolle der Voraussetzungen und der Dateneingabe, die in der Verantwortung der Schule liegen. 3. Die Auswahl der Bewerber/innen in Bewerberliste ist zwingend erforderlich für den Versand der Verteilergebnisse Optionen: Einzelne (1) oder (1) (2) alle (2) Bewerber/innen 7.3 Versand Bereitstellung des Verteilergebnis Hinweis: Diese Funktion ist nur in der Zeit nach dem 2. Verteilungslauf freigeschaltet. Voraussetzung ist die Auswahl der Bewerber/innen, die die Informationen erhalten sollen. Rufen Sie nach der Auswahl der Bewerber/innen die Funktion Verteilungsergebnis per senden auf: Stand: Entwurf Seite 45 von 50