Die neue Teamwebsite Mehr Effizienz in Meetings

Transkript

1 Die neue Teamwebsite Mehr Effizienz in Meetings Cigdem Erdag und Sara Unverhau In diesem Kapitel: Erwartungen an SharePoint Meetings erfolgreich planen 361 Teamsite two in one Meetings und Zusammenarbeit 363 Zusammenfassung

2 Die neue Teamwebsite Mehr Effizienz in Meetings Die Überschrift will hoch hinaus:»mehr Effizienz in Meetings«. Halten auch Sie das Ganze für ein Modewort, einen Wunschtraum von Business-Ratgebern? Die tausend s mit immer neuen Updates der Tagesordnung, durch die zum Schluss niemand mehr durchblickt, wird es immer geben? Das Protokoll wird hinterher an alle möglichen Kollegen gesandt, nur nicht an jene, die es wirklich brauchen? Das muss nicht sein! Dieses Kapitel gibt Ihnen Tipps und Tricks für die erfolgreiche Planung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings mithilfe einer SharePoint-Teamsite an die Hand. Sie erfahren unter anderem, wie Sie die alltäglichen Herausforderungen rund um Meetings meistern das Ganze natürlich mithilfe von SharePoint Erwartungen an SharePoint 2013 Im Zusammenhang mit Meetings möchten wir noch mal einen Blick auf die Neuerungen in Share- Point 2013 werfen und vor allem natürlich die Änderungen im Bereich der Zusammenarbeit von Teams beleuchten. Was können wir von der neuen Version in puncto Zusammenarbeit (Collaboration) erwarten? HINWEIS Der in SharePoint 2010 verfügbare Besprechungsarbeitsbereich ist nicht mehr Bestandteil von SharePoint Es gibt jedoch zahlreiche Features, mit deren Hilfe Sie Meetings auch in Zukunft optimal verwalten. Bedeutendster Bestandteil im Zusammenhang mit der Zusammenarbeit ist definitiv die Teamwebseite. Sie präsentiert sich in einem neuen Design die Kacheloptik sorgt für mehr Struktur und Überblick. Hier können Sie problemlos Teamräume aufbauen, diese entsprechend Ihren Anforderungen anpassen und gemeinsam im Team auf die vorhandenen Inhalte zugreifen. Hierzu zählt auch das standardmäßig auf einer Teamsite integrierte OneNote-Notizbuch, das sich hervorragend für Besprechungen eignet. Ein weiterer wichtiger Fokus gilt dem Thema Social und Cloud. Zu den bedeutendsten SharePoint-Features zur Zusammenarbeit in Projekten und Meetings zählen sicherlich: Teamseiten Umfragen Websit box Teilen und Benachrichtigungen Blogs & Wikis Berechtigungen Im Folgenden widmen wir uns dem großen Thema Meetings und deren Planung, Durchführung und Nachbereitung. Anschließend starten wir in die praktische Realisierung eines Meetings mithilfe einer SharePoint-Teamsite. 360

3 Meetings erfolgreich planen Meetings erfolgreich planen Meetings bestimmen unseren Arbeitsalltag. Wie viel Zeit benötigen Sie, um Meetings zu organisieren? Wie viele Stunden pro Woche oder Monat beansprucht die Vorbereitung? In unserer Beraterpraxis werden wir immer wieder mit dem Thema Zeitaufwand für Meetings konfrontiert und wie dieser optimiert werden kann. Oft stecken nicht klar definierte Ziele hinter unverhältnismäßig hohem Meetingaufwand. Auch die Durchführung entpuppt sich oft als Zeitfresser. Die Tagesordnung ist nicht klar definiert, es werden Nebendiskussionen geführt und Prioritäten sind nicht klar abgesteckt. All das kennen Sie sicherlich. Bereits während der Vorbereitung eines Meetings gibt es eine Menge Dinge zu erledigen: Die Tagesordnung muss erstellt und veröffentlicht werden. Teilnehmer sagen ab oder benennen Stellvertreter für die Teilnahme an der Besprechung. Alle Dokumente und Daten, die besprochen werden sollen, müssen allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden. Während des Meetings werden wichtige Entscheidungen getroffen, relevante Informationen ausgetauscht, Aufgaben verteilt, Ergebnisse diskutiert. Dann folgt die Nachbereitung: Wer nimmt sich der Aufbereitung der Inhalte an? Wie erreicht man, dass alle Teilnehmer auch im Nachgang den gleichen Stand haben und über die gleichen Arbeitsvoraussetzungen und -ergebnisse verfügen? Damit Ihr nächstes Meeting ein voller Erfolg wird, stellen wir Ihnen zunächst nützliche Listen und Bibliotheken für die Zusammenarbeit vor. Vor dem Meeting Wie bereits erwähnt: Bereits die Vorbereitung eines Meetings ist sorgfältig zu erledigen, denn eine gute Meetingvorbereitung ist das A & O für den Besprechungserfolg. Klären Sie also zur Vorbereitung die folgenden Punkte: Wie soll die Tagesordnung aussehen? Darstellung dessen, was die Teilnehmer erwartet. Was sind die Zielsetzungen? Einfache und klare Formulierungen helfen. Wer sind die Teilnehmer des Meetings? Gezielte Einladungen an die entsprechenden Personen versenden. Welche Dokumente sollen wo zur Verfügung gestellt werden? Bereitstellung wichtiger Dokumente und Ergänzung von Besprechungsdokumenten. Welche Aufgaben gibt es zu besprechen und zu erledigen? Legen Sie Prioritäten fest. Welche Entscheidungen stehen im Raum und müssen getroffen werden? Protokollieren Sie wichtige Punkte, sodass auch im Nachgang alle den gleichen Stand haben. Legen Sie vorher Ziele für die Besprechung fest und halten Sie sich an diese Ziel- TIPP setzungen. Geben Sie am Ende des ersten Meetings, das auf SharePoint 2013-Teamsites basiert, eine kurze Einführung in den Umgang mit der neuen Technik. Zeigen Sie, wie man Listen erstellt und mit Inhalten füllt. Dann sind alle für das nächste Mal bestens ausgerüstet! Denn die richtige Vorbereitung und Durchführung von Meetings sind das A & O für ein effizientes Zeitmanagement. 361

4 Die neue Teamwebsite Mehr Effizienz in Meetings Durchführung des Meetings Die SharePoint-Teamsite dient nicht nur dazu, die Vorbereitung von Besprechungen zu optimieren. Sie können und sollten sie auch während des Meetings dazu heranziehen, um sich die Dokumentation des Meetingverlaufs sowie der besprochenen Ergebnisse und Folgeaktivitäten so einfach wie möglich zu machen. Haben Sie eine Teamseite für Ihre Meeting aufgesetzt und wichtige vorbereitende Punkte geklärt, kann es losgehen. Folgende Punkte sollten während des Meetings berücksichtigt werden. Pünktlichkeit Ein pünktlicher Beginn schafft einen guten Anfang Am Ball bleiben Abweichungen vom Thema nicht zulassen Gleiche Sprache Wichtige Entscheidungen und Ergebnisse wiederholen ToDos Aufgaben definieren (wer erledigt was bis wann) Timeline Geplante Zeitspannen für die einzelnen Punkte beachten Pünktliches Ende Anschlusstermine sollen wahrgenommen werden können PROFITIPP Es empfiehlt sich, während der Besprechung mithilfe eines Beamers die Share- Point-Website für alle Teilnehmer sichtbar an die Wand zu projizieren. Das hilft den Teilnehmenden hinterher, dem Verlauf des Meetings zu folgen und die getroffenen Entscheidungen und daraus entstehenden Aufgaben nachzuvollziehen und sich daran zu erinnern. Nach dem Meeting Das Meeting ist abgeschlossen, jeder hat seine Meinung kund getan, es wurde diskutiert und viel besprochen. Und nun? Häufig enden Meetings mit fehlenden verbindlichen Absprachen, weil Ergebnisse nicht festgehalten werden. Die Nachbereitung eines Meetings sollte nicht optionale Komponente, sondern fester Bestandteil des Meeting-Rundumpakets sein. Nur so ist ein optimales Ergebnis gewährleistet. Folgendes muss im Nachgang erledigt werden: Wichtige Entscheidungen sind in der Entscheidungsliste festgehalten Anpassungen der Tagesordnung sind sofort in der Tagesordnung vorgenommen worden Die tatsächliche Anwesenheit der Teilnehmer ist der Teilnehmerliste zu entnehmen Folgeaktivitäten werden in Form von Aufgaben sofort klar definiert, auf das Team aufgeteilt und delegiert Der Teilnehmerkreis hat sich über die Zielsetzungen des Meetings ausgetauscht und geeinigt Sie haben nun einen Überblick über wichtige Meetingkomponenten bekommen und wissen Ihr Meeting vor- und nachzubereiten vor allem aber natürlich durchzuführen. Wie kann das Ganze nun in SharePoint 2013 aussehen? Wie kann Sie SharePoint in Meetings unterstützen. Lassen Sie uns in die Praxis eintauchen. 362

5 Teamsite two in one Meetings und Zusammenarbeit Teamsite two in one Meetings und Zusammenarbeit Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie sind in ein umfangreiches, langfristiges Projekt involviert, in dem Sie und Ihre Kollegen sich immer wieder besprechen und austauschen müssen. Regelmäßige Meetings sind an der Tagesordnung. Um zukünftig besser, schneller und übersichtlicher in puncto Besprechungen agieren zu können, haben Sie sich bereit erklärt, einen Besprechungsbereich auf Basis einer SharePoint 2013-Teamsite aufzubauen. Mithilfe dieses Arbeitsbereichs wollen Sie die nächsten Meetings planen, durchführen und nachbereiten. Im ersten Schritt legen Sie daher eine Teamsite an, bauen verschiedene passende Listen auf, planen Aufgaben, erstellen Dokumentbibliotheken, generieren ein gemeinsames Notizbuch und ergänzen eine Umfrage. Außerdem gestalten Sie Ihren Besprechungsbereich für mehr Struktur und Übersicht. Die neue Teamwebsite einrichten Die neue Teamsite für Ihre Meetings soll als zentraler Ablageort dienen. Es erlaubt dem Team den Austausch von Informationen, Daten und Fachkenntnissen untereinander, sowie die unternehmensweite Verwaltung von Dokumenten. HINWEIS Um eine Teamsite anzulegen, benötigen Sie entsprechende Berechtigungen. Wenden Sie sich ggf. an Ihren Administrator. So gehen Sie vor, um eine Unterwebsite anzulegen: 1. Öffnen Sie Ihre SharePoint 2013-Unternehmensseite. Klicken Sie in der Schnellstartleiste auf Websiteinhalte. Abbildg. 8.1 Neue Teamwebsite anlegen 2. Sie erhalten eine Übersicht aller auf der SharePoint-Seite zur Verfügung stehender Apps. Blättern Sie ganz unten auf der Seite zum Abschnitt Unterwebsites, und klicken Sie auf Neue Website. 363

6 Die neue Teamwebsite Mehr Effizienz in Meetings Abbildg. 8.2 Unterwebsite anlegen 3. Es öffnet sich der Bereich Neue SharePoint-Website. Weisen Sie der Seite den Namen»Meetingraum«zu, und nehmen Sie zusätzlich die folgenden Einstellungen vor: Websiteadresse Meetingraum Vorlagenauswahl Sprache Deutsch, Teamwebsite Belassen Sie die anderen Einstellungen wie angegeben, und bestätigen Sie mit Erstellen. Die Teamwebsite wird nun angelegt und steht für den Aufbau des Meetingbereichs zur Verfügung. Abbildg. 8.3 Die neue Teamwebsite Das Layout anpassen Wie in Abbildung 8.3 zu sehen ist, beinhaltet die Seite das standardmäßig mit der Teamwebsite bereitgestellte Webpart»Erste Schritte mit Ihrer Website«. Damit Sie mehr Platz zur Realisierung Ihrer eigenen Ideen haben, bietet es sich an, das Webpart zu löschen: 1. Öffnen Sie die Registerkarte SEITE. 2. Klicken Sie in der Gruppe Bearbeiten auf die gleichnamige Schaltfläche. Die Teamsite wechselt in den Bearbeitungsmodus. 3. Klicken Sie auf den Dropdownpfeil des Webparts und wählen Sie im Menü den Eintrag Löschen. Abbildg. 8.4 Entfernen Sie das Erste Schritte-Webpart von der Seite 364

7 Teamsite two in one Meetings und Zusammenarbeit 4. Beenden Sie die Bearbeitung der Seite, indem Sie im Dropdownmenü der Schaltfläche Speichern den Eintrag Bearbeitung beenden wählen und im folgenden Dialogfeld auf die Schaltfläche Speichern klicken. Abbildg. 8.5 Verlassen Sie den Bearbeitungsmodus Die Seite ist nun nahezu leer ausgenommen die Navigationselemente natürlich. Jetzt haben Sie Platz, um Ihre Inhalte den Teamanforderungen entsprechend zu platzieren. Um das geordnet tun zu können, empfehlen wir Ihnen, das Seitenlayout anzupassen und ein zweispaltiges Textlayout zu wählen. Dies hat den Vorteil, dass Sie den Inhaltsbereich Ihrer Seite wesentlich effizienter nutzen und Informationen besser positionieren können. So gehen Sie vor, um das Textlayout anzupassen: 1. Öffnen Sie die Registerkarte SEITE. 2. Klicken Sie in der Gruppe Bearbeiten auf die gleichnamige Schaltfläche. Die Teamsite wechselt in den Bearbeitungsmodus. 3. Öffnen Sie die Registerkarte TEXT FORMATIEREN. Öffnen Sie in der Gruppe Layout das Dropdownmenü der Schaltfläche Textlayout und wählen Sie den Eintrag Zwei Spalten. Abbildg. 8.6 Layout ändern 4. Beenden Sie die Bearbeitung der Seite, indem Sie im Dropdownmenü der Schaltfläche Speichern den Eintrag Bearbeitung beenden wählen und im folgenden Dialogfeld auf die Schaltfläche Speichern klicken. 365

8 Die neue Teamwebsite Mehr Effizienz in Meetings Die Seite ist nun für die Meetinganforderungen angepasst. Jetzt müssen die Kollegen nur noch Zugriff darauf haben bzw. die Seite finden. Die Seite in die Navigation einbinden Damit alle Kollegen die Seite auf Anhieb finden, integrieren Sie sie in die Menüleiste: 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Links bearbeiten. 2. Wählen Sie + Link, um einen neuen Link einzubinden. 3. Geben Sie in das sich öffnende Dialogfeld Link hinzufügen Folgendes ein (siehe auch Abbildung 8.7): Anzuzeigender Text Meetingraum Adresse URL zu Ihrer Teamsite 4. Bestätigen Sie Ihre Angaben durch Klicken auf OK. Abbildg. 8.7 Damit die Kollegen den Link finden, sollte der Meetingraum im Menü erscheinen Der Link wird nun in der Menüleiste Ihrer Teamsite angezeigt, sodass jeder direkt darauf zugreifen kann. Abbildg. 8.8 Passen Sie die Menüleiste individuell und entsprechend Ihrer Anforderungen an Den Besprechungsraum vorbereiten Ihre Meeting-Teamsite steht, Sie haben bereits ein gutes Stück erledigt. Nun geht es an die Gestaltung des Raums und die Vorbereitung des Meetings. Das heißt, Sie werden anschließend Folgendes erledigen: Tagesordnung integrieren Ziele festsetzen Teilnehmer verwalten Dokumente bereitstellen Aufgaben verwalten 366

9 Teamsite two in one Meetings und Zusammenarbeit Eine Umfrage erstellen Ein Notizbuch integrieren Webparts einfügen, um die Seite zu gestalten Die Tagesordnung erarbeiten Der Bereich Tagesordnung soll als SharePoint-Liste mit benutzerdefinierten Spalten anzeigt werden. Die Liste bietet die Möglichkeit, die einzelnen Punkte der Tagesordnung festzuhalten. TIPP Verteilen Sie den Aufwand für die Vorbereitung der Besprechung auf das gesamte Team. Benennen Sie in Zukunft jeweils einen Verantwortlichen aus der Gruppe der Meetingteilnehmer z.b. für die Zusammenstellung der Tagesordnung. Er moderiert die Themenfindung. Zum einen kann er dazu Vorschläge in einer Zielsetzungsliste sammeln. Zum anderen können mithilfe einer Diskussionsrunde die Tagesordnungspunkte im Team diskutiert werden. Der Verantwortliche für die Tagesordnung sollte die Diskussionen initiieren, moderieren und daraus die Tagesordnung zusammenstellen. Legen Sie eine benutzerdefinierte Liste an, um die Tagesordnung aufzubauen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie Ihre Meetingteamsite. Klicken Sie in der Schnellstartleiste auf Websiteinhalte und anschließend auf App hinzufügen. Abbildg. 8.9 Neue App hinzufügen 2. Wählen Sie für die Tagesordnung die App Benutzerdefinierte Liste, wie in Abbildung 8.10 dargestellt. 367

10 Die neue Teamwebsite Mehr Effizienz in Meetings Abbildg Benutzerdefinierte Liste 3. Es öffnet sich das Dialogfeld Benutzerdefinierte Liste hinzufügen. Weisen Sie der Liste den Namen»Tagesordnung«zu und klicken Sie auf Erstellen. Die Ansicht wechselt zur App-Übersicht, der Sie alle vorhandenen Apps entnehmen können. 4. Klicken Sie auf die App Tagesordnung, um Sie auf Ihrer Meetingseite anzuzeigen. 5. Ergänzen Sie nun weitere Spalten, um die Liste auf Ihre Anforderungen anzupassen. Wechseln Sie dazu in den QuickEdit-Modus. Dieser erlaubt es, schnell weitere Spalten zu erfassen. Öffnen Sie dazu die Registerkarte LISTE und klicken Sie in der Gruppe Ansichtsformat auf die Schaltfläche QuickEdit (siehe Abbildung 8.11). Abbildg Die Spaltenerfassung im QuickEdit-Modus Sie befinden sich nun im Bearbeitungsmodus der Liste. 6. Benennen Sie den Spaltennamen»Titel«in»Betreff«um. Klicken Sie dazu auf den Dropdownpfeil des Spaltennamens»Titel«und wählen Sie den Eintrag Spalte umbenennen. 368

11 Teamsite two in one Meetings und Zusammenarbeit Abbildg Verwenden Sie einen anderen Spaltennamen Abbildg Fügen Sie noch zwei Spalten»Uhrzeit«und»Besitzer«hinzu. Klicken Sie dazu auf das»+«-zeichen neben der Spalte»Betreff«, und wählen Sie im Menü zunächst den Eintrag Datum und Uhrzeit für die Spalte»Uhrzeit«sowie anschließend Personen und Gruppe für die Spalte»Besitzer«. Ergänzen Sie die Tagesordnungsliste mit weiteren Informationen Abbildg Ergänzen Sie Ihre Liste abschließend mit einigen Inhaltspunkten. Ihre Liste kann sich nun entsprechend Abbildung 8.20 darstellen. So könnte beispielsweise die Tagesordnung aussehen Sie haben nun schon eine gute Basis zur Erfassung der Tagesordnungspunkte. Schritt 1 ist damit geschafft. 369

12 Die neue Teamwebsite Mehr Effizienz in Meetings Ziele festsetzen Eines der Grundprobleme in Meetings: Jeder Teilnehmer geht mit ganz eigenen Interessen und Perspektiven in eine Besprechung hinein. Jeder vertritt damit auch bewusst oder unbewusst seine eigenen Ziele und versucht während des Meetings diese argumentativ durchzusetzen. Das kann in end- und fruchtlosen Debatten und ausufernden Exkursen enden. Das Ergebnis: Alle Teilnehmer sind vom Meeting frustriert, weil viel Zeit investiert wurde, und die Investition hat sich in Anbetracht von wenigen oder unproduktiven Ergebnissen dann vielleicht nicht einmal gelohnt! Ein Alternativvorschlag: Verteilen Sie wie bei der Tagesordnung auch die Verantwortlichkeit für die Definition von Zielen auf die gesamte Teilnehmergruppe. Sie gewinnen damit gleich doppelt, denn niemand kann sich mehr aus der Gruppenverantwortung stehlen: Verlässt eine Debatte die vereinbarten Zielthemen, kann die gesamte Teilnehmergruppe intervenieren und das Gespräch auf die relevanten Themen zurücksteuern. Eine andere, verbreitete Ausflucht, man sei ja nicht für die Zielsetzungen verantwortlich, also müsse man sich auch nicht daran halten, verpufft. Einmal mehr ist die gesamte Gruppe in die Verantwortung gezogen und aus der Bringschuld des Veranstalters wird eine Holschuld der Teilnehmer. Wie bei der gemeinsamen Erstellung der Tagesordnung kann eine Diskussionsrunde hilfreich sein, um gemeinsam an den Zielsetzungen für das Meeting zu arbeiten. Für die Ziele legen Sie eine weitere benutzerdefinierte Liste an: 1. Gehen Sie dazu entsprechend dem Anlegen der Liste Tagesordnung vor. 2. Nennen Sie diese Liste Zielsetzungen. 3. Passen Sie die Liste an und ergänzen Sie weitere Spalten über den Bearbeitungsmodus. Eine weitere Spalte wäre z.b.»umsetzung bis«. Ergänzen Sie die Liste mit Inhalten. Legen Sie dabei Ihre Ziele für ein produktives Meeting fest. Wichtig ist es, sein Ziel im Auge zu behalten und darauf hinzuarbeiten. TIPP Legen Sie immer Ihre Ziele vorher fest. Denn eine derartige To-do-Liste beugt nicht nur Missverständnissen und Fehlern vor, sondern Sie geben einen Fahrplan an die Hand, der nur noch abzuarbeiten ist. Eventuell stellt sich Ihre Liste entsprechend Abbildung 8.15 dar. Abbildg Benutzerdefinierte Liste für die Definition von Zielen Ihre Teamsite füllt sich weiter geht s. Die Teilnehmerliste verwalten Die Teilnehmerliste dient dem Veranstalter des Meetings zur Nachverfolgung und Verwaltung derjenigen Kollegen, die zum Meeting eingeladen wurden. Und das Beste: Sie können ihre Kontaktlisten auch mit Microsoft Outlook und anderen kompatiblen Programmen synchronisieren. 370

13 Teamsite two in one Meetings und Zusammenarbeit TIPP Bevor Sie die einzelnen Teilnehmer eintragen, können Sie die Verbindung zu Outlook herstellen, um über Outlook die eingeladenen Teilnehmer einfach in die Teilnehmerliste zu verschieben. Abbildg So erstellen Sie eine Teilnehmerliste: 1. Öffnen Sie Ihre Meeting-Teamsite. 2. Klicken Sie in der Schnellstartleiste auf Websiteinhalte und klicken Sie auf App hinzufügen. 3. Wählen Sie das App Kontakte. 4. Weisen Sie der Liste den Namen»Teilnehmerliste«zu und bestätigen Sie mit Erstellen. 5. Die App wird in der Übersichtsliste dargestellt. Klicken Sie auf die Kachel Teilnehmerliste, um sie zu öffnen. 6. Erfassen Sie einige Kontakte in Ihrer Liste. Um die Liste mit Outlook zu verbinden, gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie im Menüband die Registerkarte LISTE. 2. Klicken Sie in der Funktions-Gruppe Verbinden und Exportieren auf die Schaltfläche Verbindung mit Outlook herstellen. Verbindung mit Outlook herstellen Abbildg Es öffnet sich das Dialogfeld Internet Explorer. Bestätigen Sie die Meldung mit einem Klick auf Zulassen. Zugriff zulassen 4. Bestätigen Sie die sich öffnende Outlook-Meldung mit Ja. 371

14 Die neue Teamwebsite Mehr Effizienz in Meetings Abbildg SharePoint mit Outlook verbinden 5. Die von Ihnen eingetragenen Kontakte der Teilnehmerliste werden nun in Outlook in einer separaten Liste angelegt. Nun können Sie Kontakte aus Ihren Outlook-Listen heraus direkt in die Teilnehmerliste verschieben. 6. Markieren Sie die gewünschten Kontakte in Ihrer Outlook-Kontaktliste und verschieben Sie sie ganz einfach per Ziehen/Ablegen in die Teilnehmerliste. Abbildg Kontakte in die Teilnehmerliste verschieben 7. Nach dem Verschieben der Kontakte wechseln Sie zur SharePoint-Teilnehmerliste und aktualisieren die Seite. Die Teilnehmer aus Outlook wurden ergänzt. Abbildg Die Teilnehmerliste für das nächste Meeting Die Elemente können jederzeit bearbeitet, aktualisiert und ggf. auch gelöscht werden. Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit, die Ansicht individuell anzupassen, indem Sie neue Spalten hinzufügen oder entfernen. 372

15 Teamsite two in one Meetings und Zusammenarbeit Anlegen von Dokumentbibliothek Die Dokumentbibliothek ist der Teil des Meetingbereichs, wo Dokumente und Dateien aller Art abgelegt und damit allen Teilnehmern zugänglich gemacht werden. Das funktioniert über einen Upload der jeweiligen Datei auf den SharePoint-Server, wo sie dann gespeichert ist und bearbeitet werden kann. Die Dokumentbibliothek dient also als zentrales Ablageverzeichnis auf der Teamwebsite, und bietet die Möglichkeit, Dateien zusammen mit anderen Benutzern zu erstellen, Informationen zu sammeln und Inhalte zu aktualisieren. So gehen Sie vor, um eine Dokumentbibliothek anzulegen: 1. Klicken Sie in der Schnellstartleiste auf Websiteinhalte und danach auf App hinzufügen. 2. Wählen Sie die App Dokumentbibliothek. 3. Geben Sie der Liste den Namen»Dokumentbibliothek«und bestätigen Sie mit Erstellen. 4. Die App wird in der Übersichtsliste dargestellt. Klicken Sie auf die Kachel Dokumentbibliothek, um sie zu öffnen. 5. Laden Sie einige Dokumente in die Bibliothek. Um Dateien hochzuladen, können Sie entweder auf Neues Dokument klicken (Abbildung 8.21) und im Kontextmenü den Eintrag Vorhandene Datei hochladen wählen oder für einen Mehrfachdatei-Upload ganz bequem per Ziehen/Ablegen die Dokumente vom Explorer in die Dokumentbibliothek ziehen. Abbildg Stellen Sie Meetingdokumente in Ihrer Bibliothek zur Verfügung HINWEIS Mehr Informationen zum Thema Dokumentbibliotheken lesen Sie in Kapitel 3. Wichtige Funktionen für Ihre Meetings sind die Funktionen Freigeben und Folgen, um die Dokumente zum einen Ihren Kollegen zur Verfügung zu stellen und zum anderen über Änderungen an einzelnen Dokumenten automatisch informiert zu werden. Zum Freigeben Ihrer Dokumente klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Titel eines Dokuments. Es öffnet sich die in SharePoint 2013 neue Vorschau, in der Sie weitere Bearbeitungsoptionen vorfinden unter anderem auch die Features Freigeben und Folgen. 373

16 Die neue Teamwebsite Mehr Effizienz in Meetings Abbildg Die Dokumentbibliothek ist eine wichtige Komponente innerhalb von Meetings Sie sind nun schon einige Schritte weiter. Bald haben Sie alle wichtigen Bereiche für Ihre Meetingsite aufgebaut. Aufgaben zuweisen und abarbeiten Halten Sie Aufgaben, die sich aus den Besprechungen ergeben, unmittelbar fest. Aufgabenlisten in SharePoint 2013 bieten dafür das ideale Werkzeug, weil sie alle wichtigen Informationen zur Aufgabe und ihrem Erledigungsstatus übersichtlich erfassen. Auf diese Weise lässt sich der Erledigungsfortschritt leicht und schnell dokumentieren und darstellen. Zusätzlich können Sie den Besprechungsteilnehmern zugewiesene Aufgaben übersichtlich auf der Teamwebsite darstellen und bearbeiten. Des Weiteren haben Sie noch folgende Möglichkeiten: Aufgaben gruppieren Aufgaben grafisch visualisieren Abgelaufene Aufgaben rot hervorheben So gehen Sie vor, um eine Aufgabenliste anzulegen: 1. Klicken Sie in der Schnellstartleiste auf Websiteinhalte und danach auf App hinzufügen. 2. Wählen Sie die App Aufgaben. 3. Geben Sie der Liste den Namen»Aufgaben«und bestätigen Sie mit Erstellen. 4. Die App wird in der Übersichtsliste dargestellt. Klicken Sie auf die Kachel Aufgaben, um Sie zu öffnen. HINWEIS Mehr Informationen zum Thema Aufgabenlisten lesen Sie in Kapitel

17 Teamsite two in one Meetings und Zusammenarbeit Erfassen Sie nun einige Aufgaben in Ihrer Liste: 1. Klicken Sie auf den Eintrag Neue Aufgabe oberhalb der Liste, um schnell neue Aufgaben zu erfassen. 2. Geben Sie der Aufgabe einen prägnanten Vorgangsnamen, ein Anfangs- und Fälligkeitsdatum sowie die Person, die die Aufgabe zu erledigen hat. Vergleichen Sie Abbildung Für die Erfassung weiterer Spalten klicken Sie auf Mehr anzeigen. Abbildg Erfassen Sie zu erledigende Aufgaben in der Liste 4. Speichern Sie die Aufgabe mit einem Klick auf Speichern. Um für das Meeting wichtige Spalten anzulegen, die standardmäßig zwar vorhanden, jedoch ausgeblendet sind, passen Sie nun noch die Ansicht an. So gehen Sie vor: 1. Wechseln Sie in die Aufgabenliste und öffnen Sie die Registerkarte LISTE. 2. Klicken Sie in der Gruppe Ansichten verwalten auf den Dropdownpfeil des Befehls Ansicht ändern und wählen Sie den gleichnamigen Eintrag. Abbildg Ansichten sind flexible Darstellungen Ihrer Listen 3. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der Spalten Priorität und Vorgangsstatus. 4. Bestätigen Sie mit OK. 375

18 Die neue Teamwebsite Mehr Effizienz in Meetings Abbildg Wichtige Spalten wurden ergänzt, um eine vollständige Übersicht zu erhalten Seit SharePoint 2013 ermöglichen Aufgabenlisten eine schnelle und einfache Visualisierung anstehender Aufgaben. Der Schlüssel heißt Zeitachse diese wird Ihnen standardmäßig nach Erstellen einer Aufgabenliste angezeigt. Zur Bearbeitung der Zeitachse steht ein weiteres, kontextabhängiges Menüband zur Verfügung. So übernehmen Sie die Aufgaben in die Zeitachse: 1. Markieren Sie alle Aufgaben, die Sie in der Zeitachse darstellen wollen. 2. Öffnen Sie die Registerkarte AUFGABEN und klicken Sie in der Gruppe Aktionen auf Zu Zeitachse hinzufügen. Die Aufgaben werden nun ergänzt. Abbildg Mithilfe der Timeline erhalten Sie eine visuelle Übersicht 3. Klicken Sie auf die Zeitachse, öffnen Sie die Registerkarte ZEITACHSE und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anfangs- und Endtermine. Damit werden auch Zeitspannen angezeigt. Abbildg Die Zeitachsenskala 376

19 Teamsite two in one Meetings und Zusammenarbeit WICHTIG Aufgabenlisten bringen standardmäßig wichtige Ansichten mit, auf die im Dropdown- Menü der Schaltfläche Ansicht ändern, wie in Abbildung 8.24 dargestellt, zugegriffen werden kann: Alle Aufgaben Äquivalent zu Alle Elemente oder Alle Dokumente. Sie zeigt alle Aufgaben an, die in der Aufgabenliste verzeichnet sind, und verschafft damit beispielsweise dem Meetingveranstalter eine Übersicht über den Erledigungsstand der erstellten Aufgaben. Heute fällig Zeigt alle aktuellen Aufgaben an, die heute noch erledigt werden müssen Meine Aufgaben Filtert die gesamte Aufgabenliste nach den Aufgaben, die dem eingeloggten Benutzer zugewiesen worden sind. Sie ist praktisch, wenn man in die Planung der eigenen, noch zu erledigenden Arbeiten geht. Nach eigenen Gruppen Übernimmt die Gruppeneinteilung, die Sie auf Ihrer Meine Websites (MySite) im Webpart Protokollierung der Kollegen vorgenommen haben. Die Aufgaben, die Ihren Kollegen zugeordnet wurden, erscheinen nach den Kollegengruppen sortiert. Nach Zuweisung sortiert Sortiert alle Aufgaben entsprechend den einzelnen Kollegen, denen sie zugewiesen worden sind Offene Aufgaben Zeigt all die Aufgaben an, die noch nicht auf Abgeschlossen bzw. 100% gesetzt wurden Damit sind Sie schon einen großen Schritt weiter und können sich um das Notizbuch für die Besprechung kümmern. Notizen im Meeting In jedem Meeting gibt es Notizen anzufertigen SharePoint 2013 liefert dafür standardmäßig ein digitales Notizbuch: Microsoft OneNote Jeder, der Zugriff auf die Meetingseite hat, kann auch das Notizbuch nutzen. Die OneNote-App wird in der Webversion der sogenannten Web App geöffnet. Dieses digitale Notizbuch können Sie hervorragend dazu nutzen, Meetingergebnisse zu erfassen, Rechercheergebnisse zu notieren, wichtigen Input stichwortartig festzuhalten uvm. Da sich das Notizbuch in SharePoint befindet, kann es auch im Nachgang durch alle Teilnehmer bearbeiten werden. Änderungen werden dabei in einer Art Überarbeitungsmodus visualisiert, sodass klar ist, wer was geändert hat. HINWEIS Mehr Informationen zum Thema OneNote finden Sie in Kapitel 22. Sie möchten das Notizbuch für Ihre Meetings aktivieren: 1. Öffnen Sie den Meetingraum und klicken Sie in der Schnellstartleiste auf den Eintrag Notizbuch (Abbildung 8.28). Abbildg Die Notizbuchfunktion in SharePoint 2013 als OneNote-Web App 377

20 Die neue Teamwebsite Mehr Effizienz in Meetings 2. Die Web App startet automatisch und öffnet den ersten Abschnitt des Notizbuchs, sodass Sie mit der Strukturierung und Erfassung Ihrer Notizen beginnen können. Abbildg Starten Sie mit der Erfassung Ihrer Notizen Sie können auch eine Vorlage zur Erfassung wichtiger Informationen erstellen und diese bei jedem Meeting erneut einsetzen. Das spart Zeit und verschafft Ihnen eine bessere Übersicht. Eine Meetingvorlage könnte beispielsweise entsprechend der Abbildung 8.30 aussehen. Abbildg Eine Vorlage spart Zeit Arbeiten Sie gemeinsam an einem Notizbuch und teilen Sie Ihre Ideen und Gedanken. Sie haben es geschafft! Sie sind gewappnet für das nächste Meeting, haben wichtige Listen, Bibliotheken und ein Notizbuch angelegt. Abschließend möchten Sie noch Ihre Meetingseite gestalten, sodass wichtige Informationen auf einen Blick ersichtlich sind. Dazu bedienen Sie sich der Webparts. 378

21 Teamsite two in one Meetings und Zusammenarbeit Die Meetingseite einladend gestalten Der Großteil Ihrer Arbeit ist erledigt. Um mehr Übersicht zu schaffen, möchten Sie nun noch über Webparts die Startseite des Meetingbereichs anpassen. Wichtig vorab: Um zunächst Zugriff auf alle Apps über die Schnellstartleiste zu bekommen, integrieren Sie dort alle Listen und Bibliotheken: 1. Klicken Sie links unter der Schnellstartleiste auf Links bearbeiten und anschließend auf +Link. 2. Um die Liste»Tagesordnung«einzubinden, geben Sie für den Anzuzeigenden Text die Tagesordnung und in das Feld Adresse kopieren Sie die URL der Liste»Tagesordnung«. 3. Bestätigen Sie zuletzt mit OK. Abbildg Binden Sie wichtige Links in die Schnellstartleiste ein Abbildg Bestätigen Sie abschließend mit Speichern, sodass der Link Tagesordnung angezeigt wird. Links in die Schnellstartleiste kopieren 379

22 Die neue Teamwebsite Mehr Effizienz in Meetings Um die Seite mithilfe von Webparts zu gestalten, gehen Sie so vor: 1. Öffnen Sie Ihren Meetingbereich und wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus per Klick auf Bearbeiten in der Registerkarte SEITE. 2. Öffnen Sie im Menüband die Registerkarte EINFÜGEN und klicken Sie auf App-Webpart (siehe Abbildung 8.33). Abbildg App-Webpart einfügen 3. Es werden alle Webparts angezeigt, die auf der Seite installiert sind. Markieren Sie das Webpart Tagesordnung (Abbildung 8.34) und klicken Sie auf Hinzufügen. Abbildg Hinzufügen des Tagesordnung-Webparts zur Teamwebsite 4. Verlassen Sie nun den Bearbeitungsmodus mit einem Klick auf Speichern in der Registerkarte TEXT FORMATIEREN, die automatisch nach Einfügen des Webparts geöffnet wird. Die Tagesordnung ist nun direkt auf der Meetingseite einsehbar. Wo Sie Ihre Webparts platzieren möchten, ist Ihnen überlassen. Das Hinzufügen anderer Webparts erfolgt in gleicher Weise. Ein Verschieben der Webparts ist jederzeit möglich das Entfernen natürlich auch. Nachdem Sie alle Ihre Apps auf die Teamwebsite hinzugefügt haben, könnte Ihre Teamwebsite entsprechend Abbildung 8.35 aussehen. 380

23 Zusammenfassung Abbildg Der angepasste Meetingraum Zusammenfassung Sie haben in diesem Kapitel Ideen an die Hand bekommen, um Meetings bzw. Besprechungen einfach und schnell mit SharePoint 2013-Bordmitteln planen und organisieren zu können. Es gibt vielfältige Möglichkeiten, eigene Meetings effizient zu gestalten, jederzeit den Überblick zu behalten und die Zusammenarbeit im Team effektiv zu gestalten. Wie Sie mithilfe von Wiki-Seiten ein professionelles Wissensmanagement im Team aufbauen können, erfahren Sie im folgenden Kapitel. 381