Von der Buchhaltung bis zum Controlling.

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1 Von der Buchhaltung bis zum Controlling. Simultan Finanz

2 02 03 «Je mehr das Controlling die Aufgaben nicht nur in der Kontrolle bei der Anwendung bestehender Instrumente sieht, sondern in der Lage ist, Produkt, Kunde und Wettbewerb aktiv zu steuern, desto erfolgreicher wird es sein.» Prof. Dr. Thomas Reichmann Inhaltsverzeichnis Einleitung Seiten 2 4 Finanzbuchhaltung Seiten 5 8 Debitorenbuchhaltung Seiten 9 11 Kreditorenbuchhaltung Seiten Kontokorrentbuchhaltung Seite 15 E-Banking Seite 16 Kostenrechnung Seiten Anlagenbuchhaltung Seiten Analysen, Ad-hoc-Berichte, MIS, BI Seiten Leistungsumfang Simultan ERP Seite 26 Gesamtangebot Seite 27 Ganzheitliche Lösung für Controlling und zielorientierte Unternehmensführung. In einem zunehmend komplexen wirtschaftlichen Umfeld steht das Rechnungswesen des Mittelstandes vor neuen Herausforderungen. Herausforderungen, die sich nur mit einer ganzheitlichen Herangehensweise bewältigen lassen: Die Buchhaltung lässt sich nicht mehr als isoliertes Gebiet betrachten, sondern ist eingebunden in das Controlling als wichtiges Instrument zielgerichteter Unternehmensführung für zukunftsorientierte KMUs. Aus der Konsequenz dieser Entwicklung resultieren hohe Anforderungen an die Software für das Rechnungswesen: hinsichtlich Integration und Sicherheit, Verfügbarkeit und Stabilität, Aktualität und Auskunftsbereitschaft, Rechnungslegung und Abgrenzung, Revisionsfreundlichkeit und Kontinuität, um nur einige der wichtigsten Kriterien zu nennen. Simultan Finanz wurde in enger Zusammenarbeit mit Fachexperten (Controller, Buchhalter, Unternehmensberater) für Schweizer KMUs entwickelt unter Einbezug landesspezifischer Besonderheiten (Schweiz und Deutschland). Die Zielsetzung lautete: Schaffung von Freiräumen für effektives Controlling und zielge-

3 richtete Unternehmensführung mit einem Modul, das eine redundanzfreie, vollintegrierte Datenhaltung gewährleistet. Das Resultat ist eine ganzheitliche, weitgehend selbsterklärende Lösung, mit der die Anforderungen im modernen betrieblichen und finanziellen Rechnungswesen lückenlos abgedeckt werden: Integration fremder ERP-Anwendungen, Berichte und Office-Anwendungen; Datenhaltung und Datensicherheit; Mandanten und Perioden; Hauswährung, Euro, Fremdwährungen, Budgetierung, Offline-Budgetierung; Mehrwertsteuer, Buchungskreis; Abschluss und Eröffnung; Berichtwesen, Online-Informationssysteme alles inklusive! Mit einem Wort: Simultan Finanz ist Software-Ergonomie auf höchstem Niveau und neuestem Standard. Simultan Finanz lässt sich als funktionelle Insellösung, z. B. speziell für Treuhänderische Buchführung, aber auch in Verbindung mit den anderen Modulen (Personal und Auftrag) als komplette, auf die jeweilige Branche zugeschnittene Simultan ERP-Gesamtlösung einsetzen. Simultan ERP spricht vier Sprachen (D, F, I, E). Professionelle Implementation, zuverlässiger, auf individuelle Probleme eingehender Support und permanentes Updating durch ausgewiesene Spezialisten in allen Landesteilen und -sprachen sind garantiert. Simultan Finanz ist zentral und/oder dezentral betreibbar. Während die Daten zentral auf dem Datenbankserver geführt werden, lässt sich Simultan Finanz dezentral als Client über das Internet (z. B. VPN-Verbindung) bedienen. Eine weitere Möglichkeit ist die dezentrale Betreibung von Simultan Finanz über Citrix, Terminalserver, Remotedesktop oder andere Remote-Software. Schliesslich kann speziell für Treuhand-Kundenbuchhaltungen eine Offline-Version der Finanzbuchhaltung mit Datenaustauschverfahren extern betrieben werden. Beide Parteien (Treuhänder und Kunde) können dabei parallel und unabhängig voneinander buchen. Das System behält dabei beim periodischen Datentransfer immer den Überblick, welche Buchungen ausgetauscht werden müssen.

4 04 05 Simultan Finanz Haus-, Fremd- und Eurowährung Anlagenspiegel Saldokonsolidierung Kalkulatorische Zinsen Parallele Rechnungslegung IFRS, FER, etc. Vier Bewertungskreise Budgetierung Off-/Online Zugang, Voll-/Teilabgang, Umbuchung Mehrwertsteuerabrechnung, Verprobung Ausserplanmässige Abschreibung Bilanz, GuV-, Mittelflussrechnung Planmässige Abschreibung Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Admin Zugriffsrechte Mandanten/Geschäftsjahre Ereignismonitor GoB/GoR/Gebüv Admin/Connect Basis/Schnittstellen Simultan Finanz Controllers Zusatzwerkzeuge WebReporting, OLAP, DWH MIS/Planung Corporate Planner Konzernkonsolidierung IDL/Konsis, CP-Consol Debitoren-/ Kreditorenbuchhaltung E-Zahlungsverkehr, E-Banking Kosten- und Leistungsrechnung Kostenartenrechnung Rechnungsausgang/Rechnungseingang Kostenstellenrechnung OP- und Fälligkeitsanalysen Kostenträgerrechnung Kontokorrent Deckungsbeitragsrechnung/BAB Verbandmanagement Projektrechnung Mahnwesen, Spesen/Zinsen, E-Mahnung Leistungsrechnung/ILV E-Archiv Docuware Erfolgsanalyse

5 Finanzbuchhaltung Zentrales Hauptjournal wird ein Führungsinstrument. Die Finanzbuchhaltung als zentrales Hauptjournal mit Bilanz, GuV-Rechnung, Mittelflussrechnung, Mehrwertsteuerabrechnung, -verprobung und Kennzahlenberichten ist so ausgelegt, dass sich die Buchhaltung auf die zentrale Aufgabe des Rechnungswesens konzentrieren kann: das Controlling, wozu umfangreiche Berichte zur Verfügung stehen. Denn: Neben den Hauptbuchbewegungen sind auch die Bewegungen der Personen- und Anlagenkonten über individuelle Sammelkonten im Hauptjournal verbucht und zwar ausschliesslich redundanzfrei. Keine zeitinten- siven Verbuchungsläufe mehr. Die Abstimmung der Sammelkonten wird zur schönen Nebensache. Zusätzlich lassen sich Buchungskreisjournale für parallele Abschlüsse wie z. B. FER, IFRS, USGAAP, etc. führen. Die Journale können im Berichtswesen eingeschlossen oder für einen Abgrenzungsnachweis auch gesondert ausgewertet werden. Die integrierte, mitgelieferte Konsolidierung erfüllt einfache Konsolidie- rungsansprüche. Für anspruchsvolle Konzernkonsolidierungen empfiehlt sich die standardisiert integrierte Partnersoftware IDL/Konsis. Kontenrahmen und Auswertung. Freiheit der Wahl! AnwenderInnen können den Kontenplan nach eigenen Bedürfnissen gestalten: Aufbau und Gliederung sind frei wählbar. Sowohl die in der Schweiz üblichen Kontenrahmen (KMU, Käfer, Buschor, etc.) als auch diejenigen anderer Länder sind abbildbar. Ergebnisse lassen sich ohne individuelle Reportprogrammierung oder -anpassung unterschiedlich totalisiert und verdichtet darstellen: dank der Möglichkeit unbegrenzter Varianten von Konto-Strukturen. Selbst nach erfolgter Buchung sind Konti innerhalb einer bestehenden Struktur jederzeit verschiebbar. Der Kontenplan erfüllt alle Steuerungsfunktionen der Währungs-, Steuer-, Abschluss- und Nebenbuchverbuchung. Darüber hinaus ist er das Bindeglied zur integrierten Simultan Kostenrechnung, der die Konten der GuV-Rechnung zugeordnet werden. Kontenplan

6 06 07 Kontoführung und -buchung. Übersicht und Aktualität. Die Konten der Bilanz- und Erfolgsrechnung (GuV- Rechnung) werden nach dem italienischen Kontoblatt- Prinzip geführt. Für Fremdwährungskonten gilt das Prinzip der doppelten Betragsspalten (Fremd- und Hauswährung), und die Funktion für automatische Bewertung und Differenzverbuchung per Stichtag/Periode ist selbstverständlich mit dabei. Bilanzkonten in offenen Geschäftsjahren werden bei allen Abfragen und Auswertungen automatisch in die Folgejahre vorgetragen und mit Jahresabschluss ebenso automatisch wiedereröffnet (Eröffnungsbuchung im folgenden Geschäftsjahr). Für schnelles und effizientes Buchen wiederkehrender oder ähnlicher Daten sind verschiedene Funktionen im Programm integriert: periodische Buchungen, Standardbuchungen, Buchungs-Duplizierung, einstellbare automatische Eingabewiederholung, etc. Ein praktischer und benutzerfreundlicher Explorer hilft, Buchungen zu finden, wo auch immer sie sich im System befinden. Abschlussrechnungen: auf Knopfdruck sofort aktuell verfügbar. Die drei flexibel gestaltbaren Abschlussrechnungen (Bilanz-, Erfolgs-, Mittelflussrechnung) sind auf Knopfdruck erstellbar. Über eine beliebige Palette von Strukturvarianten lässt sich eine individuelle Gestaltungsstruktur in der Finanzbuchhaltung völlig frei konfigurieren. Die Mittelflussrechnung unterstützt die direkte und die indirekte Cashflow-Methode sowie die freie Zusammenstellung der Fonds-Konten. Die Ausgabe erfolgt direkt in Excel, wo die zu betrachtenden Perioden in Spalten beliebig definiert werden können. Zur Verfeinerung der Layoutgestaltung stehen dem Anwender die üblichen Excel-Funktionen zur Verfügung. Budgetwerte lassen sich in Bilanz und GuV-Berichten sowie in den Berichten der Kostenrechnung den Istwerten gegenüberstellen. Auch die Offline-Bearbeitung von Budgets über Excel ist standardmässig möglich (z. B. für Verantwortungsbereiche ohne Programmzugriff).

7 Mittelflussrechnung per Knopfdruck im Excel

8 08 09 Rückwirkende und verdichtete Steuerverprobung nach Sachkonten Mehrwertsteuerabrechnung und Verprobung lassen dem Steuerrevisor keine Chance. Die Mehrwertsteuerabrechnung ist auf Knopfdruck sofort verfügbar. Der Ausdruck erfolgt wahlweise mit Formular-Rahmen auf Blankopapier oder per Ausgabe der Rohdaten auf das schweizer Originalformular. Selbst die Abrechnung mit dem deutschen Finanzamt ist elektronisch über ELSTER möglich. Das Con- trolling der Abrechnung ist mit der mitgelieferten Verprobung ein Kinderspiel und lässt Revisorenherzen höher schlagen: Die Verprobung liefert den Nachweis der abgerechneten Umsätze, wahlweise aufgeschlüsselt nach Steuersätzen/Sachkonten (Steuer- umsatzverprobung) oder aufgeschlüsselt nach Sach- konten/steuersätzen (Kontoumsatzverprobung). Con- trolling-effizienz ist durch die Auswertung vom Groben ins Detail bis auf Einzelbuchungsebene garantiert! Fehlbuchungen sind schnell aufgespürt. Sogar für das Abstimmen der Steuerabrechnungskonten steht ein besonderer Verprobungsmodus zur Verfügung. Sie profitieren von: Optimaler Unterstützung des Controllings als zentrale Aufgabe des Rechnungswesens. Praktisch keinen Abstimmungsarbeiten dank vollintegrierten Hilfsbüchern. Zeitersparnis durch Eliminierung von Verbuchungsläufen und äusserst einfachen Korrekturmöglichkeiten. Offenem Periodenkonzept/ kein zwingender Periodenabschluss. Schneller, sicherer, und revisionskonformer Mehrwertsteuerabrechnung und flexibler Verprobung. Ausbaubarkeit für mehrere parallele Rechnungslegungsstandards.

9 Debitorenbuchhaltung Die «offenen Posten» permanent unter Kontrolle. Komplizierte, unübersichtliche und aufwändige Debitorenbuchhaltung war gestern. Die Simultan Debitorenbuchhaltung bietet AnwenderInnen ein umfassendes, bedienungsfreundliches Instrumentarium für die effiziente Erfassung und Verwaltung offener Forderungen: von der einfachen Verwaltung der Debitorenstammdaten über ein ausgeklügeltes Mahnwesen bis zu einem effizienten Zahlungswesen für die manuelle und elektronische Zahlungsverarbeitung. Das Programm setzt neue Bedienungsstandards bei der Zahlungseingangsverbuchung und beim Mahnwesen. Rechnungen können mit der vollintegrierten Simultan Auftragsbearbeitung geschrieben werden. Als Alternative bietet eine offene Schnittstelle die einfachste Integration jeglicher Fakturierungsprogramme. Die Zahlungsverbuchung ab Bankbelegen oder aber elektronisch und vollautomatisch ab ESR-Datei entlastet von lästiger Routinearbeit. Um Zahlungsdifferenzen kümmert sich das Programm auf Befehl automatisch. Mahnwesen: Debitorenausstände im Griff. Die effiziente und übersichtliche Bewirtschaftung der Ausstände ist ein Eckpfeiler der Debitorenbuchhaltung. Simultan bietet mit seiner anwenderfreundlichen Lösung ein leistungsfähiges, transparentes Mahnwesen mit tabellarischem Mahnvorschlag sowohl für einfache als auch für anspruchsvolle, kundengruppendifferenzierte Mahnverfahren, wahlweise mit Mahnspesen und Verzugszinsberechnung. Beliebige Mahngruppen und Stufen, Mahnsperren mit Ablaufdatum Mahnung per auf Einzelbeleg oder Debitorenkonto, Mahnliste und gestaltbarer Mahnbrief vervollständigen das Programm. Härtefälle können mit Verzugszinsen und Mahnspesen automatisch belastet werden. Definierbare Mahnstopps mit Ablaufdatum auf Einzelrechnungs- und Kontoebene machen das Mahnwesen noch einfacher und bedienungsfreundlicher. Jeder Mahnlauf wird archiviert, so dass der Mahnlauf als Gesamtes oder aber die Mahnhistory für jede Rechung jederzeit verfügbar ist. Der auf Mahnstufe/Kunde vorkonfigurierbare Briefversand per , Fax oder Post wird zum Vergnügen. Pro Mahnung wird automatisch eine PDF-Datei erzeugt, verschickt und gleichzeitig vollautomatisch in der Mahnhistory pro Kunde auf der Datenbank archiviert. Die Automatisierung ist sogar noch steigerungsfähig nämlich beim Zahlungseingang: Mitausgabe eines ESR mit eingedrucktem Mahnbetrag ist standardmässig verfügbar.

10 10 11 Zahlwesen: elektronisch und manuell. Alle heute üblichen elektronischen Zahlungsverfahren: ESR, DebitDirect (Postfinance), LSV für die Schweiz und Deutschland sowie auch das neue LSV+ der Schweizer Banken, das eine einfachere und schnellere Aufschaltung der Kunden ermöglicht und Kosteneinsparungen bei Rechnungssteller und Finanzinsituten generiert. Das System unterstützt IBAN vollumfänglich. Für automatisches Ausbuchen ausserhalb der Toleranzen liegender Zahlungsdifferenzen steht die Funktion ESR-Teilzahlungen zur Verfügung, womit ungerechtfertigte Differenzen absolut und in Prozent angezeigt werden. BenutzerInnen können in wenigen Sekunden solche Differenzen ausbuchen oder als Teilzahlungen verbuchen. Die Funktionalität des Programms bringt auch bei manuellen Zahlungstransaktionen viele anwendungsfreundliche Vorteile. Selbst für unübersichtlich gewordene Debitorenkonten infolge vieler offener Posten, wie Rechnungen, Gutschriften, Teil- und Vorauszahlungen, steht eine komfortable Saldovortragsfunktion zur Bereinigung zur Verfügung. Toleranzen für Zahlungsdifferenzen: automatisches Erkennen und Verbuchen

11 Differenzmanagement: automatisch berechnen und verbuchen. Eine wichtige optionale Ergänzung zur weiteren Effizienzsteigerung der Simultan-Debitorenbuchhaltung: Bei Über- oder Unterbezahlungen ausserhalb tolerierbarer Skontokonditionen werden entstandene Zahlungsdifferenzen automatisch berechnet und verbucht. Eine weitere nützliche Funktion des Differenzmanagements: Saldovortrag bei unübersichtlichen Debitorenkonten! Dabei werden alle oder eine bestimmbare Menge zu saldierende offene Posten einfach per Stichtag markiert und auf einen einzigen neuen Saldovortrag-OP vorgetragen. Nachweis der Vorträge: jederzeit im Debitoren-Explorer! Kreditkarten-Gutschriftsverfahren. Kreditkartentransaktionen Geldfluss zwischen Kunden, Händler und Kreditkartenunternehmen lassen sich mit Simultan komfortabel verwalten und nachvollziehen. Die Zahlungsverbuchung erfolgt automatisch und direkt bei Beleg-Speicherung. Kreditkarten- Kommissionen können individuell hinterlegt werden. Die Buchung erfolgt ebenso automatisch mit der Zahlungsbuchung. Das Netto-Guthaben gegenüber dem Kreditkartenunternehmen steht auf einem separaten Sachkonto, wo dessen Zahlungen verbucht und kontrolliert werden. Auch das Hinterlegen von Kreditkarten-Stammdaten und Transaktionsdaten zu jeder Rechnung ist wahlweise möglich. Verbandmanagement: besser regulieren und verwalten. Für Unternehmen und Organisationen, die mit Zentralregulierern und Einkaufsverbänden zusammenarbeiten. Das Programm deckt die spezifischen Bedürfnisse ab vom Verband-Debitor mit Verwaltung einer unbeschränkten Mitgliederzahl, über den einem oder mehreren Verbänden zugehörenden Mitglied-Debitor, Rechnungen/Gutschriften mit OP-Führung auf Mitgliederkonto und Zuordnung zum Verband, bis zur Verbandsabrechnung, dem Zahlungseinzug beim Verband mit automatischem Delkredere-Abzug, der Zahlungseingangsverbuchung und der Verbandsmahnung. Sie profitieren von: Entlastung von lästiger Routinearbeit. Standardisiertem Zahlungsverkehrsverfahren. Wenig Buchungsaufwand durch praktisch automatisierbare Zahlungs- und Differenzverbuchung. Hoher Auskunftsbereitschaft durch einfaches OP-Controlling. Rationellem Mahnwesen dank elektronischem Mahnbrief-Versand und ESR-Mahnung. Optimierung der Zahlungsmoral mittels raffinierter Saldoverzinsung.

12 12 13 Kreditorenbuchhaltung Verpflichtungen transparent überwachen und erfüllen. Mehr als fünf Minuten für die fristgerechte Auszahlung von 1000 Rechnungen sind einige Minuten zuviel. Die zeitsparende, rationelle Alternative ist die Kreditorenbuchhaltung von Simultan. Das mit einer individuellen Erfassungsablauf-Steuerung ausgerüstete Programm beweist seine Effizienz beim Verbuchen der Rechnungseingänge sowie beim Zahlungsausgang: Einzel- und Massenüberweisungen werden rasch und sicher disponiert mit Vorwärts- und Rückwärts- Skontokarenzierung über sämtliche Kreditoren, Währungen und Zahlstellen. Teilzahlungen sind direkt aus dem Zahlungsvorschlag erfassbar. Selbstverständlich unterstützt das Programm auch die elektronischen Überweisungsverfahren für die Schweiz und Deutschland. Zahlungsverarbeitung. Das System «vergisst» nichts. Pünktlich zum Stichtag werden verfallene offene Posten zur Zahlung vorgeschlagen, die in einem Arbeitsgang bearbeitet und automatisch oder manuell auf die verfügbaren Zahlungs-Konti disponiert werden. Selbst rückzuzahlende Zahlungsvorschlag

13 Debitorenguthaben lassen sich wahlweise in den Vorschlag integrieren und im selben Arbeitsgang auszahlen. Sammelzahlungen werden dem Zahlungsempfänger automatisch avisiert. Das reduziert die (hohen) Vergütungsspesen insbesondere bei Auslandzahlungen. Zahlungen ins benachbarte Deutschland können sogar über eine deutsche Bank mit deutschem DTA als Inlandzahlung abgewickelt werden. Kreditoren mit negativem Saldo oder zur Zahlung gesperrte Rechnungen werden markiert und damit sofort transparent. Die Direkterfassung/Bearbeitung von Skontoabzügen, Teilzahlungen und die Verdichtung zu Sammelzahlungen sind weitere komfortable Möglichkeiten. Die bei Benutzern sehr beliebte systemtypische Drilldown-Technik auf Detailinformationen des Kreditorenstammes und der Einzelbelege liefert entscheidungsrelevante Daten auf Tastendruck. Elektronische Aufbewahrung der Originalbelege: sicher und papierlos. Für die elektronische Archivierung der Originalbelege stehen integrierte Archivierungssysteme zur Verfügung. Dabei werden die Belege bei der Erfassung direkt gescannt oder mit Barcode und Archivnummer für stapelweises Scanning versehen. Eingangsbelege bearbeiten: individuell einbuchen. Eingangsbelege lassen sich nach verschiedenen Methoden einbuchen: Die Nettomethode führt eine automatische Skontobereinigung durch. Die Bruttomethode berücksichtigt Skontofälligkeiten im Zahlungsvorschlag. Eine weitere Möglichkeit für spezielles Cashmanagement: Rechnungen können bereits einem ausführenden Zahlkonto zugeordnet werden. Mit einem Belegleser oder manuell lassen sich Belege überdies in der Haus- und in Fremdwährungen auf ein Vorerfassungskonto buchen oder direkt kontieren. Ohne gesonderten Verbuchungslauf werden die Buchungen unmittelbar und zeitgleich verteilt: in die Finanzbuchhaltung, ins Steuerjournal sowie auf die Kostenstellen, Kostenträger und Projektabrechnungen. Originalrechnung direkt aus dem E-Archiv

14 14 15 Massenkontierung Zahlungsfreigabe/Kontierung. Am Ende des Freigabeworkflow steht die Funktion «Massenkontierung»: Durch einfache manuelle Markierung oder mittels Barcode-Leser (Archiv-Barcode) werden visierte Belege automatisch zur Kontierung vorgeschlagen. Mit einem Klick wird der Vorschlag bestätigt oder individuell auf andere oder mehrere Konti, Steuersätze und Kostenrechnungskonti gesplittet. Sie profitieren von: Visumskontrolle von der Eingangsrechnung bis zur Zahlung. Kontierungseffizienz mittels praktischer Massenkontierung. Papierlosen und elektronischen Abläufen von der Eingangsrechnung (Archiv) bis zum Zahlungsauftrag an die Bank/Post (E-Banking). Standardisierten Zahlungsverkehrsverfahren. Zeitersparnis durch äusserst effizienten, termin- und skontooptimierten Zahlungsvorschlag.

15 Kontokorrentbuchhaltung Ideal fürs Partnergeschäft mit gegenseitigen Forderungen, Zahlungen und Verrechnungen. Die auf Basis der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung aufgesetzte Simultan Kontokorrentbuchhaltung ist eine Option für Partner mit dauerhaften gegenseitigen Geschäftsbeziehungen. Beziehungen, woraus Lieferungen und Bezüge von Leistungen entstehen, die wiederum Forderungen und Guthaben gegenüber dem Partner generieren. Die Hauptfunktion der Anwendung besteht denn auch im Verrechnen von Debitoren-Guthaben mit Kreditoren-Forderungen. Dabei werden die aus dem partnerschaftlichen Geschäftsverkehr resultierenden Belege in einem Konto der Kontokorrent-Offenpostenbuchhaltung geführt. Für die Verrechnung der offenen Posten ist der Kontokorrent-Saldo per Stichtag entscheidend: Bei einem Habensaldo erfolgt ein Zahlungsausgang an den Partner; bei einem Sollsaldo erfolgt ein Zahlungseingang vom Partner. Kontokorrent Zahlungseingang: einfachste Forderungsverrechnung

16 16 17 E-Banking Dem papierlosen Büro einen Schritt näher. E-Banking ist eine modulübergreifende Funktion. Den Schwerpunkt bildet die integrierte elektronische Kommunikation im Zahlungsverkehr mit Schweizer Banken/Post über DirectBankingdienste der Zahlungsinstitute und der integrierte elektronische Versand/ Empfang von Lieferanten- und Kundenrechnungen über sogenannte EBPP-Dienste. DirectBanking-Dienste. DirectBanking ermöglicht einerseits das Senden von DTA- (erstellt aus Simultan Kreditoren und Simultan Personal) und LSV-Aufträgen sowie das Abholen von ESR-Dateien über alle Ihre Bankkonten in einem Arbeitsschritt. Handschriftlich unterzeichnete Vergütungsaufträge und manuelles Einwählen im Internetbanking mit entsprechender Authentifizierung gehören damit der Vergangenheit an. Zudem erhöht sich die Sicherheit und Transparenz dieser Transaktionen. EBPP-Dienste. EBPP-Dienste ermöglichen den elektronischen Rechnungsausgang an Kunden und den elektronischen Rechnungseingang von Lieferanten. Die Funktion E-Banking stellt die Kommunikationsplattform für diese Dienste zur Verfügung. Integrationsübersicht Simultan E-Banking

17 Kostenrechnung Unentbehrlich für erfolgreiches Management. Zielorientierte unternehmerische Planung ist von der ständigen Verfügbarkeit sämtlicher relevanten Daten und Informationen abhängig, vor allem auch von denjenigen auf der Kostenseite. Mit der modular einsetzbaren, lückenlos in die Simultan Finanzbuchhaltung und deren Hilfsbücher integrierten und branchenunabhängigen Simultan Kostenrechnung ist die Kostensituation jederzeit buchungsaktuell verfüg-, kontrollierund auswertbar: unentbehrlich für die Ermittlung der Steuerungsgrössen zuhanden des Managements! Das flexibel angelegte Programm unterstützt kombinierte Kostenrechnungssysteme nach Art der Abrechnungssystematik (zeitlicher Bezug) und der Kostenverrechnung (Umfang der Zurechnung). Aufbau und Gliederung der Kostenobjekte, Kostenarten, Kostenstellen/-träger, Projekte und Leistungsarten sind in variabel strukturierbaren Plänen und in beliebig vielen Varianten möglich. Die Anwendung integriert primär kostenrelevante Systeme wie zum Beispiel die Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Lohnbuchhaltung sowie sekundärkosten- und leistungsverrechnungsrelevante Umsysteme wie Zeiterfassung oder Leistungs-/Projektabrechnungssysteme. Die Auslegung von Simultan Finanz als Zweikreissystem vereinfacht den Aufbau der Ist-Kostenrechnung. Gebuchte Erträge und Aufwände aus Finanz-, Debitoren-, Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung werden zeitgleich in der Kostenrechnung als Primärkosten gebucht. Das schliesst Differenzen zwischen Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung aus. Die Hilfskostenstelle «Sachliche Abgrenzungen» garantiert die durchgängige Abstimmung der beiden Systeme. Integrationsübersicht Simultan Finanz

18 18 19 Mehrdimensionale Kontoführung Mehrdimensionale Kontoführung. Drei Hauptdimensionen bilden die Kostenrechnung: Kostenarten, Kostenstellen/Kostenträger, Projekte. Für die innerbetriebliche Leistungsrechnung steht die Zusatz-Dimension «Leistungsart» zur Verfügung. Darauf werden Mengeneinheiten gebucht, die als Bezugsgrössen für Umlagen und innerbetriebliche Verrechnungen zu fixen oder berechneten Ansätzen dienen. Für jede Dimension wird ein eigener Kontenstamm verwaltet. Dieser ist analog dem Kontenplan der Finanzbuchhaltung in verschiedenen Varianten strukturierbar und auswertbar. Definierte Kontierungsregeln stellen die einwandfreie Verbindung zwischen den Dimensionen sicher und sorgen für absolute Buchungssicherheit. Buchungen sind ausschliesslich auf Ebene der verbundenen Dimensionseinheiten möglich und werden damit bereits beim Einbuchen kontrolliert. Budgetiert wird ebenfalls auf der Ebene der Kontierungsregel. Kostenartenrechnung. Die Kostenarten bilden die Drehscheibe für Kostenzurechnung und Kostenauswertung. Primärkostenarten: Buchung externer Kosten auf Kostenstellen (indirekte Kosten) und/oder Kostenträger und Projekte (direkte Kosten). Dank ergonomischem Aufbau kann die detaillierte Gliederung von Aufwand- und Ertragskonti in eine andere oder verdichtete Sicht übertragen werden: wertvoll für das betriebliche Controlling! Sekundärkostenarten: Darüber werden Kostenverrechnungen verbucht (ILV und Umlagen). Neben den verrechnungslogischen sind in Sekundärkostenarten auch abrechnungslogische Merkmale integriert. Die Struktur der Kostenarten ist beliebig gliederungsfähig und in mehreren Varianten möglich. Der Deckungsbeitragsrechnung sind damit praktisch keine Grenzen gesetzt. Primärkostenverteilung

19 Flexible Deckungsbeitragsrechnung

20 20 21 Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung. KST-/KTR-Plan: Das ist die Dimension, in der die Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung zusammengeführt wird mit Regeln für Belastung, Entlastung und Kostenverrechnung. Mit verschiedenen Planvarianten lassen sich Anforderungen an unterschiedliche Gliederungs- und Auswertungskriterien wie etwa Sparten-/Profitcenterrechnungen lösen. Projektmanagement. Das Modul Projektmanagement ist für die Projekt-/ Auftragsrechnung zuständig. Kostenstellen- und Kostenträgerrechnungen orientieren sich am Rechnungsjahr. Projekte (Bauprojekte, Veranstaltungen, Kundenaufträge, interne Investitionen, etc.) sind überjährig. Die Projektdimension kann bei Bedarf zusätzlich und zeitgleich zu den Dimensionen Kostenart und KST/ KTR gebucht werden. Die Buchung der Dimension Projekte lässt sich auch ohne Führung des Projektplanes durchführen. Die Plausibilisierung der Kontierung beim Buchen kann wahlweise ein- und ausgeschaltet werden. Das bedeutet: Buchungen in die Projektdimension ohne Stammdatenverwaltung sind möglich. Ideal für die Führung einer Auftragsrechnung mit vielen Auftragsmengen. Umlagen- und innerbetriebliche Leistungsverrechnung: einfach oder komplex. Das Programm ermöglicht eine einfache Umlagenrechnung (ganze Kostenstelle) oder komplexe, differenzierte Umlagen (Zusammenfassung von Kostenarten zu Kostenblöcken). Bezugsgrössen lassen sich statisch ablegen oder dynamisch errechnen. Die Umlagen- und Leistungsrechnung ermöglicht die Abbildung und/oder Kombination von Kostenrechnungssystemen nach Umfang der Zurechnung. Mit dem Kalkulationsmanagement können gleichzeitig mehrere Kostenrechnungsphilosophien verfolgt werden: Unter Nutzung der Funktionen der Verrechnungsvarianten z. B. eine Vollkostenrechnung für externe Stellen plus eine Teilkostenrechnung für das interne Berichtswesen und die innerbetriebliche Steuerung. Das mathematische Verfahren ermöglicht komplexe Kostenverrechnungen in einem einzigen Vorgang. Vorteil: Kostenstellenumlagen, Rückumlagen und sogar Iterationen sind ohne Zwischenschritte möglich. Sie profitieren von: Führungsinstrument für Produkt/Projekt- und Kostenstellenverantwortliche. Kostentransparenz und dadurch Entwicklung von Kostenbewusstsein und -Verantwortung. Hoher Flexibilität durch mehrstufige Deckungsbeitragsrechnungen in mehreren Varianten. Sicherheit durch Integration sämtlicher Finanzprozesse in einem System. Vermeidung von Falschbuchungen durch definierbare Buchungsregeln. Raffiniertes Verrechnungsverfahren ermöglicht komplexe und rekursive Umlagen in einem einzigen Durchgang.

21 Anlagenbuchhaltung Abgegrenzte Bewertung nach Mass. Je einfacher eine Anlagenbuchhaltung aufgebaut ist, desto mehr Benutzeransprüche hinsichtlich ihrer Funktionen und der damit erzielten Fakten und Erkenntnisse kann sie erfüllen. Das ist kein Widerspruch, sondern die Philosophie, nach der das Modul Anlagenbuchhaltung konzipiert wurde: Die Verwaltung der Anlagenwerte mit ihrer vollintegrierten Zu- und Abgangs-Funktion beeindruckt durch ihre Einfachheit. Die Datenlieferung nach unterschiedlichsten Auswertungs- und Bewertungskriterien ist absolut zuverlässig. Und last but not least: Das einen hohen funktionalen Standard repräsentierende Programm bildet eine ideale Basis für das Generieren zielorientierter Fakten, die für den bewerteten Abschluss und schlussendlich für das Management von entscheidender Wichtigkeit sind. Hinzu kommt die volle Integration des Moduls in die Finanz- und Kostenrechnung, wodurch sich die Anlagenwerte auch im Kontext des aktuellen Rechnungswesens analysieren und betrachten lassen. Anlagenrelevante Daten werden vollumfänglich in den Stammdaten verwaltet. Darin enthalten sind Informationen zu Anlagen, Standort sowie Vorgaben für Verzinsung, Abschreibung und Verbuchung. Die Anlagenbuchhaltung ist als echte und voll integrierte Nebenbuchhaltung zur Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung angelegt. Sobald ein im Kontenplan als anlagewirksam bezeichnetes Konto bebucht wird, informiert das System automatisch die entsprechende Anlage. Daraus resultieren wichtige Vorteile: hohe Durchgängigkeit und vereinfachte Erfassung und Abstimmung! Anlagenstamm: hoher Durchgängigkeitsgrad

22 22 23 Teilanlagenstrukturen. Zu jeder Anlage lassen sich eigenständige Unteranlagen mit eigenen Stammdaten und Abschreibungsdefinitionen führen. Der Vorteil: Führung und Abschreibung nach eigens definierten, nicht mit der Hauptanlage korrespondierenden Regeln. Unteranlagen können bei den Auswertungen der Anlagenbuchhaltung wahlweise gesondert ausgewiesen oder im Total der Hauptanlage verdichtet werden. Komfortable Abschreibung. Planmässige Abschreibungen zum beliebigen Zeitpunkt per Stichtag werden automatisch und komfortabel im Abschreibungslauf erledigt. Das Programm bietet vier Bewertungskreise mit jeweils differenzierbaren Abschreibungsverfahren pro Anlage: fiskalisch, bilanziell, kalkulatorisch und individuell. Die bilanziellen und kalkulatorischen Bewertungskreise entsprechen der Bewertung gemäss Rechnungslegung im Fibu- und Kore-Hauptjournal. Die individuellen und fiskalischen Bewertungskreise sind darauf ausgelegt, automatisch bewertete Abgrenzungen in zusätzliche Rechnungslegungskreise wie z. B. IFRS, FER, etc. der Finanzbuchhaltung vorzunehmen. Die Verbuchungsmethode «direkt» oder «indirekt» ist auf Stufe Anlage definierbar. Verschiedene Abschreibungsmethoden sind möglich: z. B. linear und degressiv. Bei der linearen Abschreibung kann ausserdem mit der jederzeit modifizierbaren Restnutzungsdauer gearbeitet werden. Der Benefit: sehr individuelle und einfache Änderung der Nutzungsdauer und damit der Abschreibung während der Anlagennutzung. Mittels der Abschreibungsart «manuell» definieren AnwenderInnen ihre eigenen Verläufe mit individuellem Abschreibungsplan. Für die individuelle Erstellung eigener Abschreibungsmethoden verfügt das System über einen integrierten Abschreibungs-Formeleditor. Abschreibungen nach Mass

23 Anlagenspiegel: Das Controlling-Tool per excellence Anlage Controlling. Der Anlagenspiegel erlaubt zahlreiche Auswertungen. Sie profitieren von: Vor allem jedoch bildet er das wichtigste Controlling- Lückenlosem und jederzeit aktuellem Nach- Instrument des Programms: Er erfasst die Anfangs- weis über die Vermögenswerte mittels durch- und Endbestände plus Zu- und Abgänge sowie dachtem Anlagenspiegel. Abschreibungen und Umbuchungen per Stichtag. Flexibler Abschreibungsdefinition mittels gängi- Überdies kann er wie alle übrigen Berichte auch ger Abschreibungverfahren aber auch indivi- nach diversen Selektions- und Sortierkriterien aus- duell erstellbaren Abschreibungs-Algorithmen. gegeben werden. Zudem ist die Auswertung bis auf Zeitersparnis durch Abschreibungs- und Einzelbuchungsebene aufschlüsselbar. Natürlich ste- Abgrenzungsverbuchung für vier Bewertungs- hen weitere umfangreiche Reports für das umfassen- kreise gleichzeitig. de Controlling bis ins Detail zur Verfügung. Schneller Ermittlung der Kapitalkosten durch Zinsberechnungs- und Verbuchungslauf und damit voller Nutzung in der Kostenkalkulation.

24 24 25 Analysen, Ad-hoc-Berichte, MIS, BI Controller Zusatzwerkzeuge für flexible Managementinformation. Von der Buchhaltung zum Controlling: Das ist die Basisphilosophie, die hinter der ganzheitlichen Finanz- Lösung von Simultan steht. Die Vielfalt der Standardauswertungen, die das Programm auszeichnet, wiederspiegelt diese Philosophie. Simultan bietet jedoch über die Standardauswertungen hinaus auch spezifische Lösungen für eine vertiefte, konsolidierte und flexible Managementinformation. So zum Beispiel Simultan Business Intelligence mit den Modulen WebReporting, WebOLAP und DWH (Datawarehouse/Analysis Services ). Ausserdem stehen dem Controller verschiedene integrierte Partnerlösungen zur Verfügung: Corporate Planner, Konzernkonsolidierung IDL/Consis sowie Contool-MIS/Alea. WebReporting & OLAP: Entscheidungsgrundlagen generieren. WebReporting & OLAP ein Software-Addon von Simultan bietet eine zentrale und einheitliche Ansicht von Crystal Reports und Pivotanalysen über das Web. Im Modul WebReporting können die aus Simultan verfügbaren Standard-Auswertungen ohne viel Aufwand integriert und für den Webzugriff verfügbar gemacht werden. Weitere Merkmale von WebReporting: Die Selektionsmaske der einzelnen Standard- Auswertungen wird individuell parametrisiert. Ziel ist es, sie so einfach wie möglich darzustellen. Dazu werden möglichst viele Parameter mit Standardwerten belegt. Das Modul WebOLAP ermöglicht den Zugriff auf frei definierbare Datenwürfel (Cube) von Microsoft Analysis Services auf Datenbasis des Simultan- DWH. Mit den individuellen Datenansichten lässt sich Webbasierte Datenanalyse Simultan WebOLAP

25 eine webbasierte mehrdimensionale Datenanalyse mit Pivot-Technik in Tabellen- oder Grafik-Ansicht nach benutzerspezifischen Anforderungen erstellen, welche die Entscheidungsprozesse massgebend unterstützt. wurden. Dazu steht eine Vielzahl in der Industrie standardmässig verwendeter Data Mining-Algorithmen zur Verfügung. Datawarehouse. Zusätzlich zum Simultan ERP ist optional eine DWH- Datenbank verfügbar. Die DWH-Datenbank stellt die controllingrelevanten Daten aus den eingesetzten ERP-Modulen in stark vereinfachter Struktur und tiefer Granularität mittels periodischem Transfer zur Verfügung. Dies gibt dem Controller die Möglichkeit, über das mit dem MS-SQL-Server mitgelieferte BI- Tool «Analysis Services» schnell und einfach Ad-hocoder MIS-Reportings aufzubauen und über Simultan- WebOLAP sofort für interne und externe Anspruchsgruppen verfügbar zu machen. Und das alles ohne nennenswerte Belastung des produktiven ERP- Systems! Sie profitieren von: Effizienter und ortsunabhängiger Ad-hoc- Analyse der Daten. Schnellem und flexiblem Bereitstellen von Management- und Führungsinformationen. Standortsunabhängiger Nutzung der Buchhaltung-Standardreports über das Web- Reporting. Einfachem Erstellen von Berichten und Grafiken. Der Microsoft SQL Server Analysis Services (SSAS) stellt OLAP- (Online Analytical Processing) und Data Mining-Funktionalität für Business Intelligence-Anwendungen bereit und ist darauf ausgelegt, umfangreiche Datenmengen schnell und effizient analysieren zu können. Analysis Services unterstützt OLAP: AnwenderInnen können mehrdimensionale Strukturen mit Daten, die aus anderen Datenquellen (z. B. relationalen Datenbanken) aggregiert wurden, entwerfen, erstellen und verwalten. Im Hinblick auf Data Mining- Anwendungen ermöglicht das Analysis Services das Entwerfen, Erstellen und Visualisieren von Data Mining-Modellen, die aus anderen Datenquellen erstellt

26 26 27 Leistungsumfang Simultan ERP Webapplikationen Services Warenwirtschaft Verkauf Einkauf Auftrag Kosten- und Leistungsrechnung Anlagenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Finanzbuchhaltung Finanz CRM Admin/Connect Simultan ERP Basis/Schnittstellen Controlling Personal Branchenapplikationen Lohnbuchhaltung Personalinformationssystem PIS Personaldokumentenmanagement PDM Simultan HEIM Simultan WinBeam/WinKoam Simultan Getränkehandel

27 Simultan: Durch Harmonisierung der Betriebswirtschaft zu mehr Effizienz bei weniger Aufwand. Mit ihrer dynamischen und skalierbaren Gesamtlösung Simultan ERP deckt Sage Simultan die betriebswirtschaftlichen Bedürfnisse von heute und morgen in Unternehmen aller Branchen und jeder Grössenordnung vollumfänglich ab. Die flexiblen und funktionsstarken Module Finanz, Auftrag und Personal bilden zusammen ein umfassendes, miteinander interagierendes Informationssystem auf dem neusten technologischen Standard. Jedes der drei betriebswirtschaftlichen Module kann selbstverständlich auch als leistungsstarke und individuell konfigurierbare Insellösung eingesetzt werden. Für jedes Einzelmodul und für die Gesamtlösung gilt gleichermassen das Commitment, unseren KundInnen überdurchschnittliche Leistungen und Support zu bieten: Kompetente Projektleiter, welche die Besonderheiten und spezifischen Bedingungen der Programme und des Kunden aus dem Effeff kennen, betreuen ihn in allen Phasen von der Einführung über den Produktiv-Start und die Jahresendarbeiten bis zum Change-Management mit Releasewechsel/Migrationen und kundenspezifischen Zusätzen/Änderungen. An der Hotline stehen fachliche und programmtechnische SpezialistInnen für Problemlösungen termingerecht zur Verfügung. «Einfach sympathisch» lautet unser Leitmotiv. Wir tun alles dafür, es mit Leben zu erfüllen.

28 Sage Simultan AG, Kantonsstrasse 1, CH-6246 Altishofen Phone , Fax , Standorte: Altishofen, Baar, Basel, Bern, Lausanne, Manno, Wallisellen