Bericht und Antrag an den Einwohnerrat. Stellenbegehren für die Abteilung Finanzen. Aarau, 15. Oktober 2007 GV /209

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1 STADT AARAU Stadtrat Rathausgasse Aarau Tel Fax kanzlei@aarau.ch Aarau, 15. Oktober 2007 GV /209 Bericht und Antrag an den Einwohnerrat Stellenbegehren für die Abteilung Finanzen Sehr geehrte Frau Präsidentin Sehr geehrte Damen und Herren Die seit längerer Zeit angespannte Personalsituation in der Abteilung Finanzen veranlasst den Stadtrat, dem Einwohnerrat einen Antrag auf eine Stellenerhöhung zu unterbreiten. 1. Ausgangslage Die Abteilung Finanzen hat in den letzten Jahren kontinuierlich zusätzliche Aufgaben übernommen, und zwar sowohl im Leitungsbereich als auch bei den operativen Aufgaben. Zusätzlich hat sich die Menge der zu bewältigenden Routinearbeiten zum Teil beträchtlich erhöht. Dazu sind aufwändige Projektarbeiten gekommen. Dank internen Verschiebungen, Anstellen von befristeten Aushilfskräften, Ausnutzen des Jahresarbeitszeitmodells, einem gut eingespielten Team, Weglassen von Überflüssigem, Liegenlassen von nicht dringenden Aufgaben und geleisteten Überstunden haben die wichtigen Aufgaben bisher bewältigt werden können. Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, wo entweder die personellen Ressourcen dem gestiegenen Aufgabenvolumen angepasst, Aufgaben nicht mehr erfüllt, oder Abstriche bei der Qualität der Aufgabenerfüllung gemacht werden müssen. Wie bereits mit dem Voranschlag 2008 angekündigt, werden dem Einwohnerrat in nächster Zeit weitere Stellenerhöhungen in den Bereichen Stadtkanzlei, politisches Controlling, Wirtschaftsförderung sowie mobile Jugendarbeit beantragt werden müssen. I:\Daten\BESCHLUS\Er2007\E doc /V1.0

2 2 Nachstehend wird dargestellt, wie die Finanzabteilung strukturiert ist, wie sich die Arbeitsbelastung auf die Bereiche verteilt und wie sich die Belastung in den Jahren entwickelt hat. 2. Organisation und Aufgabenkatalog der Finanzabteilung 2.1 Organigramm und Stellenprozente Für das Organigramm wird auf den Anhang 1 verwiesen. Ausgangslage Jahr Stellenprozente Leiterin Finanzen 100 % Jahr Liegenschaften 150 % Rechnungsführung, -legung Lohnwesen, Versicherungen, Pensionskasse 530 % 2000 Bauliche Instandhaltung % Zunahme Arbeitslast Wegfall Pensionskasse - 20 % Controlling % Veränderung 2000 bis Hauswartung + 1'635 % Situation Jahr 2007 Total 2'745 Stellenprozente 2007 Nachstehend werden die Aufgaben bzw. deren Veränderung in den letzten Jahren nach folgender Gliederung beschrieben: Operative Tätigkeiten o Rechnungsführung und Rechnungslegung o Liegenschaftsverwaltung Controlling Führungsaufgaben o Führung der Abteilung o Finanzpolitik

3 3 o Vertretung städtischer Interessen o Beratung / Mitberichte / Projektbegleitung Eine Übersicht über die unter die einzelnen Aufgabenbereiche fallenden Tätigkeiten wird in Anhang 2 dargestellt. 2.2 Operative Tätigkeiten Rechnungsführung und Rechnungslegung Darunter fallen die ordentlichen Aufgaben im Bereich Finanzen wie: Buchführung (neben der Rechnung für die Einwohnergemeinde auch Rechnungen weiterer Institutionen), Kasse Bewirtschaftung der Kreditoren und Debitoren Lohnbuchhaltung Versicherungswesen In diesen Bereichen hat sich die Arbeitslast in den Jahren wie folgt verändert: Zusätzliche Instrumente Rechnungskreise 8 9 (ab 2008: 10) Für jeden Rechnungskreis sind nebst den laufenden Buchungen ein Budget und ein Abschluss zu erstellen, die Revision zu organisieren sowie die zuständigen Auftraggeber zu beraten. Kontenpläne 1 3 Im Jahr 2000 ist die Rechnung der Einwohnergemeinde nach dem harmonisierten Rechnungsmodell (HRM) geführt worden. Mit der Neugliederung der Finanzbuchhaltung nach Zuständigkeiten (Produktestruktur) ist die HRM-Struktur nicht entfallen, weil dem Kanton gegenüber nach wie vor auf dieser Basis Rechenschaft abgelegt werden muss. Für die Altersheime muss nochmals ein anderer Kontenplan geführt werden. Software Finanzbuchhaltung 1 2 Für die Buchhaltungen der beiden Altersheime ist eine andere Software nötig. Dies erfordert doppelte Verarbeitungsläufe für das Einlesen der Debitoren, das Bezahlen der Kreditoren, die monatlichen Lohnverarbeitungen etc.. Anzahl / Menge Veränderung in % Buchungen 119' ' % Lohnbezüger 1'169 1' % Umsatz 120 Mio. 140 Mio %

4 4 Versicherungsfälle % Die im Tagesgeschäft zu verarbeitenden Mengen haben sich beträchtlich erhöht. Demgegenüber haben sich die entsprechenden Stellen in der gleichen Zeit wie folgt verändert: Anzahl Veränderung in % Stellen % Im operativen Aufgabenbereich sind für die Mehrbelastung 60 Stellenprozente geschaffen worden. Die Stelle für die Pensionskasse (80 %) ist mit deren Auslagerung gestrichen worden. Netto ist der Stellenetat somit um 20 Stellenprozente gekürzt worden. Auf der Basis der im Jahr 2000 vorhandenen Stellen entspricht dies einer Reduktion um rund 3 %. Die Zunahme im operativen Bereich schlägt sich auch in den verrechneten Verwaltungsentschädigungen nieder: Konnten im Jahr 2000 noch 147'500 Franken fakturiert werden (ohne Pensionskasse), sind im Voranschlag 2008 rund 100'000 Franken mehr, also 246'800 Franken, budgetiert. Diese Zunahme widerspiegelt auch die Übernahme zusätzlicher Aufgaben (eigene Finanzbuchhaltungssoftware mit separatem Kontenplan und Einführung der Kostenrechnung in den Altersheimen, Einführung einer Kostenrechnung bei der HPS, Übernahme des Inkassos für das Regionale Zivilstandsamt, zusätzliche Buchhaltung für den gemeinsamen Forstbetrieb Aarau-Biberstein-Unterentfelden etc.). Das Personal im operativen Bereich ist voll ausgelastet; dank Jahresarbeitszeit, flexiblen Mitarbeitenden, geregelten Stellvertretungen, Weglassen von Unnötigem und konsequentem Einsatz der EDV haben die Aufgaben bisher bewältigt werden können. Die positiven Gleitzeitsaldi (Überzeit) der Mitarbeitenden des Finanzteams (ohne Leitung) bewegen sich im Herbst 2007 in der Grössenordnung von einer Woche pro Person. Weil die Mitarbeitenden im operativen Aufgabenbereich an der Belastungsgrenze angelangt sind, haben sich die bisher von der Abteilungsleitung genutzten Delegationsmöglichkeiten eingeschränkt Sektion Liegenschaften Zur bestehenden Liegenschaftsverwaltung mit 150 Stellenprozenten hinzu ist per der gesamte Bereich der baulichen Instandhaltung vom Stadtbauamt an die Finanzabteilung übertragen worden. Dabei sind 250 Stellenprozente für bauliche Instandhaltung und 1'635 Stellenprozente Hauswarte der Finanzabteilung angegliedert worden. 2.3 Controlling Per 1. November 2006 ist das Controlling mit 100 Stellenprozenten der Finanzabteilung übertragen worden. Für den Controller hat bisher, aus Kapazitätsgründen, keine Stellvertretung aufgebaut werden können.

5 5 2.4 Führungsaufgaben Führung der Abteilung Der Abteilung Finanzen sind in 2 Etappen grössere Aufgabenpakete übertragen und Mitarbeitende zugeordnet worden. Im Jahr 2000 wies die Abteilung Finanzen 7.8 Stellen aus, heute sind es Stellen. 7 Mitarbeitende sind direkt der Abteilungsleiterin unterstellt. Die Führung der Abteilung mit unterschiedlichen Aufgabengebieten beansprucht zeitlich wesentlich mehr Kapazitäten Finanzpolitik Neben der Führung der Abteilung obliegt es der Abteilungsleiterin, strategische Fragen der Haushaltsführung der Gemeinde zu bearbeiten. Dazu gehören in erster Linie: Haushaltsplanung (finanzpolitischen Zielsetzungen, integrierter Aufgaben- und Finanzplan = Politikplan) Bereitstellung neuer Führungsinstrumente (HRM2, Kostenrechnung, Berichtswesen) Die Anforderungen an die Aufgabenerfüllung steigen dauernd. Heute braucht es aussagekräftige Finanzinstrumente, die Rechnungslegung soll transparenter und vergleichbarer werden, eine Kostenrechnung muss die Aufwendungen den richtigen Produkten und Produktgruppen zuweisen usw. Für die Erarbeitung solcher Instrumente, aber auch für deren Bewirtschaftung im Alltag braucht es die nötigen Kapazitäten. Zusätzlich soll von der Abteilung Finanzen ab dem Politikplan auch derjenige Teilbereich des politischen Controllings übernommen werden, der die Ziele und Handlungsfelder und die Entwicklung pro Produktegruppe umfasst. Für diese Aufgaben wird mit einem Aufwand in der Grössenordnung von 6 Stellenprozenten gerechnet Vertretung städtischer Interessen Die Stadt Aarau hat ein grosses Interesse, ihre Anliegen auch in Projekten mit andern Gemeinden, gegenüber dem Kanton und dem Bund aktiv zu vertreten. Es ist deshalb von Vorteil, wenn die Stadt Vertreterinnen und Vertreter aus Behörden und Verwaltung in die jeweiligen Projektorganisationen entsendet. In vielen Fällen sind die finanziellen Interessen direkt betroffen (z.b. Finanzausgleich, Kostenverteiler für Verbundaufgaben, Aufgabenteilung Kanton- Gemeinden). Es ist sinnvoll (und kann sich auch bezahlt machen), Finanzfachleute der Gemeinde für solche Aufgaben freizustellen. Der Reformdruck auf die öffentlichen Institutionen steigt und damit auch die Anzahl der Reformprojekte. Es ist davon auszugehen, dass auch zukünftig die Mitwirkung von städtischen Mitarbeitenden in externen Projekten eher zu- als abnehmen wird Beratung / Mitberichte / Projektbegleitung Im Politikplan sind Projekte im Umfang von 210 Mio. Franken aufgeführt. Im Politikplan hat das geplante Investitionsvolumen noch 52 Mio. Franken betragen. Die Begleitung dieser Projekte aus finanzieller Optik, das Erstellen von Berechnungsmodel-

6 6 len, das Mitwirken bei Verhandlungen etc. erfordern wesentlich mehr Ressourcen, als dies noch vor wenigen Jahren der Fall war. Dies insbesondere, weil nicht nur die Anzahl, sondern auch die Komplexität der Projekte zugenommen hat (Stichworte: Fussballstadion Torfeld Süd, Neubau Bahnhof, Kasernenparking, Parkleitsystem, Furora etc.). 3. Personelle Kapazitäten der Finanzabteilung Der Abteilung Finanzen sind die personellen Ressourcen für die zusätzlich übernommenen Aufgabenbereiche übertragen worden. Nicht berücksichtigt worden ist hingegen, dass zusätzliche Aufgaben auch zusätzliche Führungskapazitäten erfordern. Mit der Übernahme der Verantwortung für die Instandhaltung der Liegenschaften und dem Controlling ist für die Abteilungsleitung ein erheblicher, kaum delegierbarer Mehraufwand für Führung und Kommunikation, Budgetbesprechung, Geschäftsbereinigung, Anwesenheit im Stadtrat etc. entstanden. Die Finanzabteilung kann mit dem bestehenden Personalbestand die operativen Aufgaben noch erfüllen, stösst aber bei den Führungsaufgaben an Engpässe. Eine Vernachlässigung der Führungsaufgaben mangels personeller Ressourcen kann sich nachteilig auswirken, z.b.: Fehleranfälligkeit bei mangelnder Führung (z.b. ungenügendes Inkasso) Ungenügende finanzpolitische Zielsetzungen und Instrumente können zu Fehlentscheiden führen (z.b. wenn die Vollkosten eines Vorhabens nicht ermittelt worden sind). Ungenügende Projektbegleitung aus finanzieller Optik kann zu Entscheidungen aufgrund von unvollständigen Informationen führen (z.b. ungenaue Folgekostenabklärung von Investitionsvorhaben). Die Bereitschaft, Geschäfte "durchzuwinken", steigt. Das kann finanzielle Konsequenzen haben. Fehlende Interessenvertretung könnte sich negativ auf die Stadt und deren Finanzen auswirken (z.b. Kostenteiler bei interkommunaler Aufgabenerfüllung). Nicht zuletzt auch das neue Berichtswesen hat dazu geführt, dass bei der Erarbeitung des Politikplans und des Budgets Spitzen bestehen, welche von der Abteilung Finanzen insgesamt nicht mehr bewältigt werden können. Bereits heute können deshalb verschiedene Aufgaben und Projekte aus Kapazitätsgründen nicht mehr bearbeitet werden. Der Gleitzeitsaldo der Abteilungsleiterin beläuft sich per Ende September auf rund 380 Stunden. Dies entspricht einem geleisteten Arbeitspensum von ca. 125 %. 4. Vergleich mit ähnlichen Gemeinden Aussagekräftige Vergleiche mit anderen aargauischen Gemeinden sind erfahrungsgemäss äusserst schwierig und sehr aufwändig. Zu verschieden ist die gemeindeinterne Aufgabenteilung, die geforderte Qualität der Aufgabenerfüllung, der Umfang des Mitberichtswesens etc. Vergleiche können sich aus nachvollziehbaren Gründen auch meist nur auf den operativen Bereich beziehen. Die Firma "Berater des service public AG", Bern, hat im operativen Bereich grobe Vergleiche der Arbeitslast und der Personalsituation in Finanzverwaltungen dreier grösserer Berner Ge-

7 7 meinden angestellt. Vergleicht man diese Ergebnisse mit denjenigen der Finanzabteilung der Stadt Aarau, zeigt sich, dass Handlungsbedarf besteht. 5. Fazit Zur Behebung der Überlastung der Abteilung Finanzen und insbesondere der Abteilungsleiterin gibt es wie eingangs erwähnt 3 Varianten: Anpassung der personellen Ressourcen an das gestiegene Aufgabenvolumen, Aufgaben werden nicht mehr erfüllt, Abstriche bei der Qualität der Aufgabenerfüllung. Im operativen Bereich sind die Mitarbeitenden gehalten, auf unnötige Arbeiten zu verzichten. Abstriche bei der Qualität der Aufgabenerfüllung dürfen in den Kernbereichen: Buchhaltung, Lohn, Kasse aus Sicherheitsgründen nicht gemacht werden. Werden im Führungsbereich Aufgaben nicht mehr erfüllt oder wird die Qualität reduziert, könnte das die in Ziffer 3 bereits ausgeführten Auswirkungen zeitigen. Die Abteilung Finanzen muss deshalb bei der Erfüllung ihrer Aufgaben unterstützt werden. Vor allem die Ressourcen für die Erfüllung der Führungsaufgaben der Abteilung Finanzen müssen erhöht werden. Pensum Es ist schwierig, eine Erhöhung der Stellenprozente im Führungsbereich konkret zu beziffern und zu begründen. Es bleibt ein politischer Ermessensspielraum, wie hoch die Wichtigkeit von zukunftsorientiertem Handeln und die Vertretung der Interessen gegen aussen eingeschätzt wird. Gestützt auf die obigen Ausführungen soll die Abteilung Finanzen um eine 100 % Stelle aufgestockt werden und die folgenden Mehrbelastungen abgegolten werden: Erweiterte Führungsaufgaben (Liegenschaften, Controlling) 20 % Mehraufwand neues Berichtswesen, Politikplan % Projektbegleitung % Vertretung städtischer Interessen % Übernahme zusätzliche Aufgaben politisches Controlling 6 % Mehraufwand Finanzbuchhaltung: Rechnungskreise, Buchungsvolumen etc % 6. Anforderungsprofil / Einstufung / Kosten Damit Kapazitäten freigesetzt werden für die Abteilungsführung, zur Projektbegleitung und zur Vertretung der städtischen Interessen, braucht es eine Entlastung in den Bereichen Budget, Politikplan und Abschluss durch eine betriebswirtschaftlich ausgebildete Fachkraft. Der zusätzliche Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin soll anspruchsvolle Projekte selbstständig betreuen. Zudem gilt es, die Stellvertretung des Controllers abzudecken.

8 8 Diese Anforderungen erfordern eine Persönlichkeit mit ausgewiesenen Qualifikationen im Rechnungswesen / Kostenrechnung, einer ausgeprägten Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeit und sehr guten EDV-Kenntnissen. Die Einstufung des Finanzfachmannes oder der Finanzfachfrau soll im Gehaltsband 7 erfolgen. Im Alter 35 beträgt das Minimum dieses Gehaltsbandes 85'755 Franken, das Maximum 118'153 Franken. Dazu kommen die Soziallasten des Arbeitgebers. Einmalig fallen Kosten an für die Einrichtung des Arbeitsplatzes (ca. 6'000 Franken) und für EDV-Anschaffungen (ca. 5'000 Franken). Diese Aufwendungen gehen zu Lasten der Globalbudgets der Produktegruppe 17 (Büromöbel) bzw. der Produktegruppe 04 (EDV). Mit den zusätzlich vereinnahmten Verwaltungsentschädigungen (siehe Ziffer 2.2.1) ist die beantragte Stellenerhöhung bereits zu einem ansehnlichen Teil finanziert. Der Stadtrat stellt dem Einwohnerrat wie folgt Antrag: Der Einwohnerrat möge den Stellenplan der Abteilung Finanzen um 100 Stellenprozente erhöhen. Mit freundlichen Grüssen IM NAMEN DES STADTRATES Der Stadtammann Der Vize-Stadtschreiber Dr. Marcel Guignard Stefan Berner Anhang: Organigramm Abteilung Finanzen Übersicht über Tätigkeiten pro Aufgabenbereich