Effektiver Umstieg auf Office mit Übungsanhang. Thomas Alker, Ortrun Grill, Markus Krimm, Peter Wies. 2. Ausgabe, Oktober 2016

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1 Eektiver Umstieg auf Oice 2016 Thomas Alker, Ortrun Grill, Markus Krimm, Peter Wies mit Übungsanhang 2. Ausgabe, Oktober 2016 UM-O2016-UA ISBN

2 2 Das neue Bedienkonzept Die Backstage-Ansicht B OFFICE 2016 Was ist die Backstage-Ansicht? Die Backstage-Ansicht ersetzt das Datei- bzw. Oice-Menü früherer Oice-Versionen. Hier finden Sie Befehle zum Anlegen, Sichern, Verwalten und Vernetzen Ihrer Daten. Darüber hinaus können Sie hier Einstellungen der jeweiligen Oice-App steuern. Klicken Sie auf, um die Backstage-Ansicht zu önen. Welche Befehle befinden sich in der Backstage-Ansicht? Sie möchten Dateien schützen oder überprüfen? Klicken Sie auf Informationen, um Dateien zu schützen, zu überprüfen oder um Dateieigenschaften zu ändern. Sie möchten neue Dateien erstellen, Dateien önen oder speichern? Klicken Sie auf Neu, um schnell und einfach neue Dateien anzulegen und Vorlagen zu nutzen. Klicken Sie auf Önen, wenn Sie Dateien bearbeiten möchten, die auf Ihrer Festplatte oder auf OneDrive gespeichert sind. Nutzen Sie Speichern bzw. Speichern unter, um bearbeitete Dateien auf Ihrer Festplatte oder auf OneDrive zu sichern. Drucken Daten auf Papier bannen Klicken Sie auf Drucken und anschließend auf die eingeblendete Schaltfläche Drucken. Alle Einstellungen des früheren Dialogfensters Drucken befinden sich nun im mittleren Bereich in der Backstage- Ansicht. Sie wollen im Team arbeiten? Klicken Sie auf Freigeben, um Inhalte mit Dritten über OneDrive zu teilen, online vorzuführen, in Blogs zu veröentlichen oder per zu versenden. Wählen Sie Exportieren, um Daten in andere Formate, beispielsweise in das PDF-Format, zu exportieren. Sie wollen bestimmte Online-Dienste nutzen? Klicken Sie auf Konto, um sich z. B. mit OneDrive oder mit dem Oice Store zu vernetzen. Für Individualisten: Hier finden Sie die Einstellungen für jede Oice-App Klicken Sie links unten in der Backstage-Ansicht auf Optionen. Wählen Sie zuerst eine Kategorie aus und nehmen Sie dann die gewünschten Einstellungen vor. 13

3 42 Online Texte eingeben und im Team arbeiten Onlinefunktionen nutzen Microsoft-Konto anmelden Um die Onlinefunktionen von Oice 2016 und OneDrive nutzen zu können, benötigen Sie ein Microsoft-Konto. Önen Sie mit die Backstage-Ansicht und klicken Sie auf Konto und anschließend auf Anmelden. Microsoft-Konto anlegen und OneDrive direkt einbinden Tragen Sie eine -Adresse ein, klicken Sie auf Weiter und dann auf Registrieren, um ein Microsoft-Konto anzulegen. Füllen Sie alle Felder aus, wiederholen Sie im unteren Seitenbereich die abgebildete Textgrafik (Captcha) im dafür vorgesehenen Feld und klicken Sie abschließend auf Konto erstellen. OneDrive mit einem existierenden Microsoft-Konto einbinden Tragen Sie die -Adresse Ihres Microsoft- Kontos ein und klicken Sie auf Weiter. Tragen Sie im Feld Kennwort das Passwort Ihres Microsoft-Kontos ein und klicken Sie auf Anmelden. Dateien via OneDrive speichern und önen Mithilfe des kostenlosen Onlinedienstes OneDrive können Sie jederzeit über das Internet auf Ihre Oice- Dateien in der Cloud zugreifen. Dabei spielt es keine Rolle, an welchem PC Sie gerade arbeiten. Speichern Sie Dateien via OneDrive Klicken Sie in der Backstage-Ansicht auf Speichern unter. Klicken Sie auf OneDrive. Wählen Sie im Fenster Speichern unter einen Ordner aus und klicken Sie auf Speichern. Önen Sie Dateien via OneDrive Klicken Sie in der Backstage-Ansicht auf Önen. Klicken Sie auf OneDrive. Klicken Sie im Fenster Önen doppelt auf die Datei, die Sie önen möchten. 22

4 5 Hilfe Hilfe suchen und finden B OFFICE 2016 Schnell bestimmte Befehle, Hilfe- bzw. Webseiten aufrufen In Oice 2016 steht Ihnen in jeder App das Suchfeld Was möchten Sie tun? zur Verfügung. Hier können Sie... schnell nach bestimmten Befehlen suchen und diese direkt nutzen; zum eingegebenen Suchbegri passende Hilfeseiten aufrufen; in einem Aufgabenbereich Links zu Webseiten anzeigen, die zum eingegebenen Suchbegri passen. Tragen Sie im Feld Was möchten Sie tun? einen Suchbegri (z.b. Drucken) ein. Klicken Sie auf einen der angezeigten Befehle, um diesen auszuführen. oder Klicken Sie auf Hilfe zu "Suchbegri" erhalten, um die Hilfe mit einer Ergebnisliste passend zum Suchbegri zu önen. oder Klicken Sie auf Intelligentes Nachschlagen, um einen Aufgabenbereich einzublenden, in dem Links zu Webseiten aufgelistet werden, die zum Suchbegri passen. Oice-Hilfe aufrufen Für jede Oice-App können Sie die entsprechende Hilfe aufrufen und dort nach geeigneten Inhalten suchen. Drücken Sie die Taste!, um die jeweilige App-Hilfe zu starten. Tragen Sie in das Feld Hilfe durchsuchen einen Suchbegri ein und klicken dann auf oder drücken Ü. Klicken Sie in der Ergebnisliste auf einen Eintrag, um die entsprechende Hilfeseite zu önen. 27

5 3 Text formatieren und gestalten Silbentrennung und Zeilenumbrüche B WORD 2016 So trennen Sie richtig Fügen Sie an der gewünschten Position mit S - einen bedingten Trennstrich manuell ein. Wenn durch eine spätere Textänderung das getrennte Wort mitten in der Zeile steht, werden bedingte Trennstriche ausgeblendet, Bindestriche bleiben hingegen bestehen. Bei Verwendung von S - Bei Verwendung von - Lassen Sie sich von der automatischen Silbentrennung helfen Klicken Sie im Register Layout in der Gruppe Seite einrichten auf Silbentrennung und wählen Sie Automatisch. So entscheiden Sie selbst, wo getrennt wird Schalten Sie im Register Layout in der Gruppe Seite einrichten die Silbentrennung auf Manuell. Wählen Sie eine der vorgeschlagenen Positionen aus und klicken Sie auf Ja. So verhindern Sie, dass zusammengehörende Wörter getrennt werden Falsch Richtig Tastenkombination Wir senden Ihnen die Informationen als E- Mail. Lesen Sie bitte das 2. Kapitel. Wir senden Ihnen die Informationen als . Lesen Sie bitte das 2. Kapitel. Geschützter Bindestrich: H S - Geschütztes Leerzeichen: H S K So fügen Sie in einem Absatz einen Zeilenumbruch ein Drücken Sie H Ü, um einen manuellen Zeilenumbruch einzufügen. 39

6 3 Text formatieren und gestalten Seitenformatierung und Spaltensatz B WORD 2016 So ändern Sie die Seitenränder und die Seitenausrichtung Klicken Sie im Register Layout in der Gruppe Seite einrichten auf Seitenränder. Wählen Sie aus der Liste eine der Vorgaben aus. oder Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Seitenränder, um eigene Einstellungen vorzunehmen. Sie möchten nur eine einzelne Seite im Querformat ausrichten? Markieren Sie den Text der Seite. Klicken Sie im Register Layout in der Gruppe Seite einrichten auf Seitenränder und wählen Sie Benutzerdefinierte Seitenränder. Klicken Sie unter Ausrichtung auf Querformat. Klicken Sie im Feld Übernehmen für auf Markierten Text. Spaltensatz: Gestalten Sie Texte wie in Zeitschriften Markieren Sie den Text, der mehrspaltig angeordnet werden soll. Klicken Sie im Register Layout in der Gruppe Seite einrichten auf Spalten. Wählen Sie in der Liste die Spaltenzahl aus. Falls Sie den Spaltenabstand oder die Spaltenbreite ändern möchten, wählen Sie Weitere Spalten. Sie möchten einen manuellen Spaltenumbruch einfügen? Klicken Sie in der Gruppe Seite einrichten auf Umbrüche. Wählen Sie Spalte. oder Alternativ dazu können Sie auch S H Ü drücken. 43

7 32 Arbeitsblätter Texte eingebenformatieren Zahlenformatierungen im Gri Schnelle Zahlenformatierung mit vordefinierten Formaten Zahlen formatieren Sie im Register Start in der Gruppe Zahl. Hier bei Bedarf weitere Zahlenformate wählen Es scheint nur so das typische Runden-Problem Die Zuweisung eines Zahlenformats wirkt sich nur auf die Anzeige aus. Zur Berechnung werden jedoch die exakten Zahlenwerte herangezogen. bei Bedarf weitere Nachkomma- Lassen Sie sich mit stellen anzeigen. Anzeige ohne und mit eingeblendeten Nachkommastellen Eigene Zahlenformate erstellen Wenn Sie z. B. Zahlenwerte mit einer Einheit (z. B. V, km/h oder Monate) kombinieren möchten, erstellen Sie ein eigenes benutzerdefiniertes Zahlenformat. Markieren Sie die Zelle und klicken Sie im Register Start, Gruppe Zahl, auf. Wählen Sie im Register Zahlen die Kategorie Benutzerdefiniert. Geben Sie beispielsweise als Typ 0" km" (Zahl" Text") ein. Das neue Format steht Ihnen in der aktuellen Arbeitsmappe für weitere Formatierungen in der Liste zur Auswahl bereit. Zahlen als Text formatieren Zellen, in die Sie Vorwahlnummern (z. B ) oder Gliederungsnummern (wie 1.4.5) eingeben möchten, formatieren Sie vor der Dateneingabe als Text. So stellen Sie sicher, dass Excel keine führenden Nullen löscht bzw. den Zellwert als Datum interpretiert. Markieren Sie die Zellen und wählen Sie im Register Start in der Gruppe Zahl im Feld Zahlenformat den Eintrag Text. Die Zahlen werden linksbündig als Text angezeigt. Zum Ausschalten der Fehleranzeige klicken Sie auf die Optionsschaltfläche und wählen Fehler ignorieren. 70

8 2 Folien gestalten Formen und Bilder bearbeiten So versehen Sie Fotos mit zeitgemäßen Eekten Klicken Sie auf das Foto. Gehen Sie im Register Format in der Gruppe Bildformatvorlagen auf Bildeekte. Zeigen Sie in der Liste auf eine Eektvariante und beobach ten Sie ihre Auswirk ungen in der Live-Vorschau. Wählen Sie die Variante per Klick aus. Sie möchten eine Form, ein WordArt-Objekt oder einen Text mit einem Eekt versehen? Klicken Sie auf das Objekt und gehen Sie im Register Format, Gruppe Formenarten, auf Formeekte. Wählen Sie einen Eekt und die gewünschte Variante aus. So sorgen Sie mit noch mehr Schnellformatvorlagen für Einheitlichkeit Markieren Sie eine Form, ein Foto, ein Diagramm, eine WordArt- oder Smart- Art-Grafik. Klicken Sie im Register Start, Gruppe Zeichnung, auf Schnellformatvorlagen und wählen Sie eine Vorlage aus. Sie möchten einzelne Elemente, z. B. die Rahmenfarbe, ändern? Nehmen Sie mithilfe dieser drei Schaltflächen die gewünschte Einstellung vor. So übertragen Sie mit dem Pipettenwerkzeug Farben von bestehenden Objekten Sie finden die hinter jeder Schaltfläche, die zur Farbauswahl dient. Um beispielsweise eine Form mit einer bestehenden Farbe zu füllen, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie auf die zu füllende Form. Klicken Sie im Register Format, Gruppe Formenarten, auf Fülleekt und wählen Sie Pipette. Zeigen Sie mit der Pipette auf die Farbe, die Sie übertragen möchten. Kontrollieren Sie, ob sich die Pipette über der gewünschten Farbe befindet. Klicken Sie, um die markierte Form mit der angezeigten Farbe zu füllen. So bearbeiten Sie Fotos direkt in PowerPoint Klicken Sie auf das zu bearbeitende Foto. Probieren Sie im Register Format die Auswirkungen der Werkzeuge in der Gruppe Anpassen aus. Die Live-Vorschau hilft Ihnen dabei. Sie möchten den Hintergrund eines Fotos entfernen? Klicken Sie in der Gruppe Anpassen auf Freistellen. Nutzen Sie die Werkzeuge in der Gruppe Verfeinern, um Bildbereiche zu entfernen oder zu behalten. Klicken Sie auf Änderungen beibehalten, um den Freistellvorgang abzuschließen. 106

9 3 Medien und Animationen D POWERPOINT 2016 Video einfügen und bearbeiten So fügen Sie einen Film ein und bringen ihn in Position Das neue PowerPoint unterstützt eine Vielzahl gebräuchlicher Videoformate und zeitgemäßer Codecs, beispielsweise AVCHD, MOV, H.264 und MP4. Klicken Sie im Register Einfügen, Gruppe Medien, auf Video. Entscheiden Sie, ob Sie einen lokal gespeicherten Film oder eine Verknüpfung zu einem Onlinevideo einfügen möchten. Wichtig: Falls Sie ein Onlinevideo wählen, müssen Sie sicherstellen, dass während der Präsentation eine Verbindung zum Internet besteht. Ziehen Sie den Film mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position. Mit dem Drehpunkt können Sie das Video um die eigene Achse drehen. Stellen Sie die Größe des Videos mit den Zieh punkten ein. Verwenden Sie die Eckpunkte, um die Größe proportional zu ändern. Schneiden Sie Ihren Film direkt in PowerPoint Klicken Sie im Register Wiedergabe, Gruppe Bearbeiten, auf Video kürzen. Klicken Sie in die Zeitleiste, um direkt eine bestimmte Filmposition anzuzeigen. Legen Sie mit dem grünen Marker den Filmanfang fest. Klicken Sie hier, um den Schnitt zu kontrollieren. Stellen Sie mit dem roten Marker das Ende des Films ein. Optimieren Sie den Film, indem Sie die Farbe, die Helligkeit und den Rahmen anpassen Nutzen Sie im Register Format die Werkzeuge der Gruppe Anpassen, um beispielsweise die Farben oder die Helligkeit des Videos anzupassen. Über die Funktion Posterrahmen lässt sich das Vorschaubild für das Video festlegen. In der Gruppe Videoeekte finden Sie Vorlagen und Optionen, um das Video mit Formen, Rahmen oder Eekten zu versehen. 111

10 1 Der schnelle Einstieg in Outlook 2016 Stets den Durchblick bewahren So haben Sie Termine und Aufgaben immer im Blick Verschaen Sie sich einen Schnellüberblick über anstehende Termine und Aufgaben über die Navigationsleiste. Zeigen Sie in der Navigationsleiste auf heutigen Termine anzuzeigen. (Kalender), um Ihre Den Schnellüberblick dauerhaft anzeigen Den Schnellüberblick können Sie dem aktuellen Modul anheften und in einer Leiste (der sogenannten Aufgabenleiste) am rechten Fensterrand dauerhaft anzeigen. Klicken Sie im jeweils eingeblendeten Schnellüberblick auf. Den angehefteten Schnellüberblick können Sie jederzeit mit einem Klick auf schließen. So haben Sie schnell Zugri auf sich häufig wiederholende Vorgänge Mit den sogenannten QuickSteps haben Sie im Modul ( ) stets einen schnellen Zugri auf sich häufig wiederholende Vorgänge wie z. B. das Beantworten und Löschen einer . Klicken Sie im Register Start in der Gruppe QuickSteps auf einen QuickStep, um diesen auszuführen. Beim ersten Aufruf werden Sie aufgefordert, den QuickStep Ihren Bedürfnissen anzupassen. Weitere QuickSteps der Liste hinzufügen Klicken Sie im Register Start in der Gruppe QuickSteps auf. Klicken Sie auf Neuer QuickStep und wählen Sie einen Eintrag aus. Passen Sie den QuickStep Ihren Bedürfnissen an. QuickSteps verwalten Klicken Sie im Register Start in der Gruppe QuickSteps auf. Navigationsleiste maximieren Standardmäßig ist in Outlook 2016 die Navigationsansicht Kompaktnavigation aktiviert, möchten Sie dies ändern, gehen Sie folgendermaßen vor. Um die Navigationsleiste zu maximieren, klicken Sie in der Navigationsleiste auf Navigationsoptionen. Deaktivieren Sie das Kontrollfeld Kompaktnavigation und wählen Sie 124

11 E 2 s richtig nutzen OUTLOOK 2016 Kontaktgruppen bzw. Verteilerlisten verwenden Nutzen Sie das automatische Vervollständigen von -Adressen Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Neu auf Neue , um eine neue zu erstellen. Beginnen Sie mit der Eingabe der Empfängeradresse. Outlook vergleicht die eingegebenen Buchstaben direkt mit den vorhandenen -Adressen und schlägt ge gebenenfalls Adressen vor. Wählen Sie die gewünschte Adresse aus der Liste aus oder schreiben Sie weiter, wenn Sie den Vorschlag ignorieren möchten. Falsch geschriebene -Adressen aus der automatischen Vervollständigung entfernen Klicken Sie auf, um den falsch geschriebenen Vorschlag der -Adresse aus der Vorschlagsliste zu entfernen. Kontaktgruppen (Verteilerlisten) erstellen Wechseln Sie in das Modul (Personen). Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Neu auf Neue Kontaktgruppe. Klicken Sie im Register Kontaktgruppe in der Gruppe Mitglieder auf Mitglieder hinzufügen und entschei den Sie, ob Sie eine vorhandene - Adresse auswählen oder eine neue erstellen möchten. Geben Sie der Gruppe einen Namen. Klicken Sie auf Speichern & schließen. Sie können nun beim Adressieren von Mails und Besprechungseinladungen einfach den Namen der Kontaktgruppe eingeben. Outlook vervollständigt automatisch die Adressen. Kontaktgruppen verwenden Wechseln Sie in das Modul und erstellen Sie eine neue Mail. Geben Sie bei An den Namen der Kontaktgruppe ein. Önen Sie Kontaktgruppen in der Mail, um einzelne Empfänger zu entfernen Klicken Sie auf das Pluszeichen vor dem Gruppen namen und bestätigen Sie den Hinweis, dass die Anzeige nicht wieder reduziert werden kann. Die einzelnen Namen der Mitglieder werden angezeigt. Klicken Sie auf einzelne Empfänger und drücken Sie _, um diese zu entfernen. Die ursprüngliche Zusammenstellung der Gruppe bleibt hiervon unberührt. 129

12 5 Diagramme C EXCEL 2016 Trends in Diagrammen darstellen Level Zeit ca. 5 min Übungsinhalte Übungsdatei Ergebnisdatei Prognoseblatt erstellen Trend Trend-E 1. Önen Sie die Übungsdatei Trend. 2. Erstellen Sie mithilfe der in der Tabelle vorhandenen Daten ein neues Prognoseblatt. Auf dem Prognoseblatt soll... der lineare Trend für die Umsatzzahlen bis zum Jahr 2020 ermittelt werden; ein Säulendiagramm erstellt werden, in dem die Umsatzzahlen von dargestellt werden. 3. Verschieben Sie das Säulendiagramm auf dem neu eingefügten Prognoseblatt an die unten abgebildete Position. 4. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen Trend-E. Fehlerindikator; zeigt mögliche Abweichungen vom berechneten Trend an. 171

13 Impressum Matchcode: UM-O2016-UA ISBN Autoren: Thomas Alker, Ortrun Grill, Markus Krimm, Peter Wies Redaktion: Markus Krimm Produziert im HERDT-Digitaldruck 2. Ausgabe, Oktober 2016 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht voll kommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen, Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen waren zum Zeitpunkt der Erstel lung der jeweiligen Produkte aktuell und gültig. Sollten Sie die Webseiten nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden. Sollten im vorliegen den Produkt vorhandene Screen shots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen nicht mehr der beschrie benen Software entsprechen, hat der Hersteller der jeweiligen Software nach Drucklegung Änderungen vorgenommen oder vorhandene Funktionen geändert oder entfernt.