Effektiver Umstieg auf Office (unter Windows 7) Thomas Alker, Markus Krimm, Susanne Weber. 2. Ausgabe, Juli 2013 UM-O2013-W7

Transkript

1 Eektiver Umstieg auf Oice 2013 (unter Windows 7) Thomas Alker, Markus Krimm, Susanne Weber 2. Ausgabe, Juli 2013 UM-O2013-W7

2 2 Das Texte neue eingeben Bedienkonzept Der neue Startbildschirm Nach dem Start ist vor der Auswahl Der Startbildschirm Word 2013, Excel 2013, PowerPoint 2013 und Outlook 2013 basieren auf einem neuen Bedienansatz, der sich konsequent auf Ihre täglichen Aufgaben konzentriert und auf die gewohnten Menüs und Symbolleisten weitgehend verzichtet. Ein Umschalten auf die Bedienoberfläche früherer Oice-Versionen ist nicht möglich. Doch keine Sorge, schon nach einer kurzen Umgewöhnungsphase werden Sie feststellen, dass die Bedienung der Programme erheblich praxisgerechter geworden ist. Leere neue Dateien und bereits bearbeitete Dateien önen Klicken Sie beispielsweise in Word auf Leeres Dokument, um mit einer neuen leeren Datei zu starten. oder Klicken Sie unter Zuletzt verwendet auf einen Eintrag bzw. wählen Sie beispielsweise in Word Weitere Dokumente önen, um eine vorhandene Datei zu önen. Mit Vorlagen arbeiten Klicken Sie auf eine Vorlage, um eine Datei mit der betreenden Vorlage zu erstellen. Sie haben keine passende Vorlage gefunden? Tragen Sie im Suchfeld Nach Onlinevorlagen suchen einen Begri ein und betätigen Sie Ü, um nach geeigneten Vorlagen zu suchen. Alternativ: Klicken Sie neben Empfohlene Suchbegrie auf einen Eintrag, um entsprechende Vorlagen anzuzeigen. Wenn s schneller gehen soll: So starten Sie direkt mit einer neuen Datei Möchten Sie Ihre Oice-Programme künftig immer direkt mit einer neuen Datei starten, können Sie ganz einfach den Startbildschirm ausschalten. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Klicken Sie beispielsweise auf dem Startbildschirm von Word auf Leeres Dokument. Klicken Sie auf das Register und wählen Sie in der sogenannten Backstage-Ansicht Optionen. Deaktivieren Sie in der Kategorie Allgemein das Kontrollfeld Startbildschirm beim Start dieser Anwendung anzeigen. 10 HERDT-Verlag

3 4 Online und im Team arbeiten Onlinefunktionen nutzen A Oice 2013 So nutzen Sie die Onlinefunktionen Um die Onlinefunktionen von Oice 2013 und SkyDrive nutzen zu können, benötigen Sie ein Microsoft-Konto. Önen Sie mit die Backstage-Ansicht und klicken Sie auf Konto und anschließend auf Anmelden. Tragen Sie in das vorgesehene Feld eine - Adresse ein und klicken Sie auf Anmelden. Klicken Sie auf Registrieren, um ein Microsoft- Konto anzulegen. Füllen Sie im Dialogfenster die entsprechenden Felder mit den Anmeldedaten aus, um ein Microsoft-Konto mit einer dafür extra angelegten -Adresse z. B. bei Hotmail anzulegen. Alternativ dazu können Sie durch Klicken auf den Link auch eine bestehende -Adresse für die Registrierung eines Microsoft-Kontos verwenden. Wiederholen Sie im unteren Seitenbereich die abgebildete Textgrafik (Captcha) im dafür vorgesehenen Feld und klicken Sie abschließend auf Ich stimme zu. SkyDrive mit einem existierenden Microsoft-Konto einbinden Önen Sie mit die Backstage-Ansicht und klicken Sie auf Konto und anschließend auf Anmelden. Tragen Sie in das vorgesehen Feld die - Adresse Ihres Microsoft-Kontos ein und klicken Sie auf Anmelden. Tragen Sie in den vorgesehenen Feldern die Zugangsdaten Ihres Microsoft-Kontos ein und klicken Sie auf Anmelden. So speichern und önen Sie Dateien via SkyDrive Mithilfe des kostenlosen Onlinedienstes SkyDrive können Sie jederzeit über das Internet auf Ihre Oice- Dateien in der Cloud zugreifen. Dabei spielt es keine Rolle, an welchem PC Sie gerade arbeiten. Speichern Sie Dateien via SkyDrive Klicken Sie in der Backstage-Ansicht auf Speichern unter. Klicken Sie auf Ihr Name SkyDrive und danach auf Durchsuchen. Wählen Sie im Dialogfenster Speichern unter einen Ordner aus und klicken Sie auf Speichern. Önen Sie Dateien via SkyDrive Klicken Sie in der Backstage-Ansicht auf Önen. Klicken Sie auf Ihr Name SkyDrive und anschließend auf Durchsuchen. Klicken Sie im Dialogfenster Önen doppelt auf die Datei, die Sie önen möchten. HERDT-Verlag 21

4 3 Text formatieren und gestalten Eizientes Formatieren Absatzformatierung leicht gemacht Setzen Sie den Cursor in den Absatz bzw. markieren Sie die Absätze. Nehmen Sie im Register START in der Gruppe Absatz die gewünschten Formatierungen vor. oder Nehmen Sie im Register SEITENLAYOUT in der Gruppe Absatz die jeweiligen Formatierungen vor. Formatieren im Detail Klicken Sie im Register START in der Gruppe Schriftart bzw. Absatz auf Zeichen- bzw. Absatzformatierungen zu erhalten., um Zugri auf zusätzliche So stellen Sie Absatz- und Zeilenabstände ein Möchten Sie für das gesamte Dokument die Absatz- und Zeilenabstände gleichzeitig einstellen, können Sie dies im neuen Word noch schneller einrichten als je zuvor. Klicken Sie im Register ENTWURF, Gruppe Dokumentformatierung, auf Absatzabstand und wählen Sie einen Eintrag aus. Verfolgen Sie in der Live-Vorschau, wie sich die Formatierung verändert. Benutzerdefinierte Einstellungen vornehmen Klicken Sie im Register ENTWURF in der Gruppe Dokumentformatierung auf Absatzabstand und wählen Sie Benutzerdefinierter Absatzabstand. Legen Sie im Dialogfenster Formatvorlagen verwalten im Register Standardwerte festlegen Ihre individuelle Formatierung fest. Legen Sie unter Absatzabstand Ihren individuellen Absatz- und Zeilenabstand für das gesamte Dokument fest. 42 HERDT-Verlag

5 5 Dokumente mit Illustrationen gestalten Illustrationen anordnen und anpassen So legen Sie fest, wie der Text die Illustration umfließt Legen Sie mit den Layoutoptionen das Layout einer Illustration fest, sodass z. B. die Grafik im Dokument an der richtigen Stelle vom Text umflossen wird. Markieren Sie die Illustration, z. B. ein Bild, durch Anklicken. Klicken Sie auf die eingeblendete Optionsschaltfläche. Wählen Sie die gewünschte Anordnung, etwa Mit Text in Zeile, wenn das Bild wie ein Zeichen in den Text eingefügt werden soll; Quadrat, wenn der Text das Bild rechteckig umfließen soll; Passend, wenn der Text die Bildkonturen umfließen soll; Hinter den Text, wenn der Text das Bild überdecken soll. Mit Ausrichtungslinien Illustrationen exakt positionieren Positionieren Sie je nach gewähltem Layout, beispielsweise im Layout Passend, Formen, SmartArt-Grafiken, Bilder oder Diagramme exakt mithilfe von Ausrichtungslinien. Fügen Sie eine Illustration, eine SmartArt-Grafik oder ein Bild ein. Wählen Sie ein geeignetes Layout, z. B. das Layout Passend. Ziehen Sie die Illustration an die gewünschte Position und orientieren Sie sich dabei an den grünen Ausrichtungslinien. So speichern Sie in Word bearbeitete Bilder als Datei Bilder, die Sie mit den Funktionen der Gruppe Anpassen im Kontextregister FORMAT verändert haben, können Sie als neue Dateien speichern. Klicken Sie das bearbeitete Bild mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Als Grafik speichern. Wählen Sie Portable Network Graphics als Dateityp aus. So ist sichergestellt, dass auch alle Bearbeitungen übernommen werden. 52 HERDT-Verlag

6 4 Formeln und Funktionen Tabellenbereiche schnell auswerten C Excel 2013 Die neue Schnellanalyse verwenden Mit der Schnellanalyse können Sie markierte Tabellenbereiche schnell mit ausgewählten Funktionen auswerten. Markieren Sie den Tabellenbereich, der ausgewertet werden soll. Klicken Sie auf. Klicken Sie auf Ergebnisse. Wählen Sie die ge wünsch te Funktion. Weitere Funktionen in der Liste anzeigen So setzen Sie die angebotenen Funktionen ein berechnet für jede Spalte des markierten Bereichs die Summe. berechnet für jede Spalte des markierten Bereichs den Durchschnitt. ermittelt für jede Spalte des markierten Bereichs die Anzahl der Zellen, die Einträge enthalten. berechnet den Anteil der jeweiligen Spaltensumme an der Gesamtsumme. addiert die Spaltensumme der aktuellen Spalte zur Summe der vorhergehenden Spalte. berechnen analog Summe, Durchschnitt, Anzahl der Zellen mit Einträgen, Anteil an der Gesamtsumme und laufende Summe pro Zeile. Zeilensummen HERDT-Verlag 75

7 52 Diagramme Texte eingeben Diagramme optimieren So wählen Sie einen anderen Diagrammtyp Markieren Sie das Diagramm. Klicken Sie im Register ENTWURF, Gruppe Typ, auf Diagrammtyp ändern. Wählen Sie den gewünschten Diagrammtyp und Diagrammuntertyp. Zeilen und Spalten schnell vertauschen Markieren Sie das Diagramm und klicken Sie im Register ENTWURF, Gruppe Daten, auf Zeile/Spalte wechseln. Diagrammelemente formatieren Zum Markieren klicken Sie das Diagrammelement an oder wählen Sie es im Register FORMAT, Gruppe Aktuelle Auswahl. Über Auswahl formatieren oder über rufen Sie den neuen Aufgabenbereich für das gewählte Element auf. Über diese Schaltflächen und Felder können Sie das gewählte Diagrammelement schnell formatieren. Mit dem neuen Aufgabenbereich arbeiten Der neue Aufgabenbereich bietet sämtliche Formatierungsmöglichkeiten an, die für das gewählte Element zur Verfügung stehen. Wenn der Aufgabenbereich eingeblendet ist und Sie ein anderes Element markieren, wird der Aufgaben bereich automatisch entsprechend angepasst. Sie können also in einem Arbeitsgang mehrere Diagramm elemente nacheinander bearbeiten. Weitere Einstellmöglichkeiten wählen Der Aufgabenbereich wird auch eingeblendet, wenn Sie ein Diagrammelement doppelt anklicken. Diagrammdaten filtern Klicken Sie in das Diagramm und dann im Register ENTWURF, Gruppe Daten, auf Daten auswählen. Nehmen Sie anschließend die gewünschten Einstellungen vor. Schnell können Sie die in einem Diagramm angezeigten Daten über die Optionsschaltfläche filtern. Klicken Sie das Diagramm an und anschließend auf. Deaktivieren Sie die Kontrollfelder der Daten, die ausgeblendet werden sollen, bzw. aktivieren Sie die Kontrollfelder der Daten, die angezeigt werden sollen, und bestätigen Sie mit Klick auf Übernehmen. 84 HERDT-Verlag

8 4 Erfolgreich präsentieren Vorträge vorbereiten D Powerpoint 2013 Unterteilen Sie umfangreiche Präsentationen in Abschnitte Wenn Sie Ihre Folien abschnittsweise organisieren, behalten Sie bei langen Präsentationen den Überblick und können zusammengehörende Folien in der Ansicht Normal bzw. Foliensortierung in einem Schritt verschieben. Mit den kleinen Dreiecken werden Abschnitte erweitert bzw. reduziert. Wird ein Abschnitt reduziert dargestellt, zeigt die Zahl in Klammern die Anzahl der enthaltenen Folien an. Klicken Sie in der Miniaturansicht mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Einfügeposition zwischen zwei Folien und wählen Sie Abschnitt hinzufügen. Klicken Sie den neuen Abschnitt mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Abschnitt umbenennen. Geben Sie dem Abschnitt einen aussagekräftigen Namen. Sie möchten einen Abschnitt an eine andere Position verschieben? Klicken Sie auf den Abschnitt und ziehen Sie ihn innerhalb der Miniaturansicht mit gedrückter Maustaste an die neue Position. So erstellen Sie Handouts für Ihr Publikum PowerPoint kann automatisch ein Word-Dokument erzeugen, das Sie als Basis für Handzettel oder ähnliche Begleitmaterialien nutzen können. Klicken Sie auf und wählen Sie Exportieren. Klicken Sie doppelt auf Handzettel erstellen. Bestimmen Sie, wie die Notizen und Folien im Word-Dokument angeordnet werden sollen. Sie benötigen ein Word-Dokument, das lediglich die Folientexte enthält? Wählen Sie Nur Gliederung. Bearbeiten Sie in Word den Handzettel bei Bedarf nach und drucken Sie anschließend die benötigte Anzahl an Handouts. So bereiten Sie Ihren Vortrag optimal vor Sichern Sie Ihre Präsentation z. B. auf einen USB-Stick oder auf eine CD. Testen Sie Ihre Präsentation auf dem Zielrechner. Achten Sie vor allem darauf, dass das Bildschirmverhältnis stimmt und die richtigen Schriftarten angezeigt werden. Prüfen Sie auch, ob die Animationen und Übergänge flüssig wiedergegeben werden. Stellen Sie die richtige Lautstärke ein, falls Ihre Präsentation Filme oder Klänge enthält. Machen Sie sich vor Ihrem Vortrag mit der Bedienung des Beamers vertraut. Schätzen Sie den ungefähren Zeitbedarf Ihrer Präsentation ein. Nutzen Sie dazu im Register BILDSCHIRMPRÄSENTATION, Gruppe Einrichten, die Funktion Neue Anzeigedauern testen. HERDT-Verlag 117

9 4 Erfolgreich präsentieren Präsentationen vorführen So nutzen Sie die neue Referentenansicht Stellen Sie im Register BILDSCHIRMPRÄSENTATION, Gruppe Bildschirme, sicher, dass bei Referentenansicht ein Häkchen gesetzt ist. Drücken Sie %, um die Präsentation von der ersten Folie aus zu starten. Während Ihre Zuschauer den Inhalt der Folien sehen, wird auf Ihrem Computer die Referentenansicht angezeigt. Hier können Sie zwischen den Folien navigieren, Notizen ablesen und nützliche Funktionen zur Unterstützung Ihres Vortrags aufrufen: Uhrzeit Bisherige Dauer Vorschau Zeigen/Markieren Folie vor über gehend ausblenden Navigieren Notizen Sie möchten direkt zu einer bestimmten Folie navigieren? Klicken Sie auf und wählen Sie die Folie aus, die Ihren Zuschauern angezeigt werden soll. Sie möchten einen Bereich auf der Folie vorübergehend vergrößert darstellen? Klicken Sie auf und klicken Sie auf die Stelle, die Sie vergrößern möchten. Klicken Sie erneut auf das Symbol, um die Vergrößerung wieder aufzuheben. Sie möchten Ihre Maus als virtuellen Laserpointer nutzen? Klicken Sie auf und wählen Sie Laserpointer. Zeigen Sie mit der Maus in der Referentenansicht auf die Folie, sehen Ihre Zuschauer an der gleichen Position einen roten Lichtpunkt. 118 HERDT-Verlag

10 1 Der schnelle Einstieg in Outlook 2013 Stets den Durchblick bewahren So haben Sie Termine und Aufgaben immer im Blick Verschaen Sie sich einen Schnellüberblick über anstehende Termine und Aufgaben über die Navigationsleiste. Zeigen Sie in der Navigationsleiste auf Kalender bzw. Aufgaben, um Ihre heutigen Termine bzw. anstehenden Aufgaben anzuzeigen. Den Schnellüberblick dauerhaft anzeigen Den Schnellüberblick können Sie dem aktuellen Modul anheften und in einer Leiste (der sogenannten Aufgabenleiste) am rechten Fensterrand dauerhaft anzeigen. Klicken Sie im jeweils eingeblendeten Schnellüberblick auf. Den angehefteten Schnellüberblick können Sie jederzeit mit einem Klick auf schließen. So haben Sie schnell Zugri auf sich häufig wiederholende Vorgänge Mit den sogenannten QuickSteps haben Sie im Modul stets einen schnellen Zugri auf sich häufig wiederholende Vorgänge wie z. B. das Beantworten und Löschen einer . Klicken Sie im Register START in der Gruppe QuickSteps auf einen QuickStep, um diesen auszuführen. Beim ersten Aufruf werden Sie aufgefordert, den QuickStep Ihren Bedürfnissen anzupassen. Weitere QuickSteps der Liste hinzufügen Klicken Sie im Register START in der Gruppe QuickSteps auf. Klicken Sie auf Neuer QuickStep und wählen Sie einen Eintrag aus. Passen Sie den QuickStep Ihren Bedürfnissen an. QuickSteps verwalten Klicken Sie im Register START in der Gruppe QuickSteps auf. 124 HERDT-Verlag

11 4 Personen Adressen per Mausklick Vernetzt arbeiten So lassen Sie sich über Updates in sozialen Netzwerken informieren Um Updates und Nachrichten von Personen in sozialen Netzwerken empfangen zu können, müssen Sie mit den betreenden Kontakten verbunden (befreundet) sein. Klicken Sie in der Backstage-Ansicht unter Informationen auf Kontoeinstellungen und wählen Sie Konten sozialer Netzwerke. Klicken Sie auf Weiter und aktivieren Sie das Feld des jeweiligen sozialen Netzwerkes, mit dem Sie sich verbinden möchten. Tragen Sie die nötigen Anmeldeinformationen ein und klicken Sie nacheinander auf Verbinden, Fertig stellen und Schließen. Wechseln Sie im Modul in den Personen bereich und klicken Sie beispielsweise auf NEUIGkeiten, um Updates und Nachrichten von Kontakten in sozialen Netz werken zu empfangen. Versenden Sie Chatnachrichten und telefonieren Sie über Outlook via Skype Damit Sie über Outlook via Skype mit Ihren Kontakten telefonieren oder chatten können, muss Skype bei Ihnen und dem entsprechenden Kontakt installiert sein. Eine Verbindung via Skype funktioniert nur, wenn die Kontakt- -Adresse dieselbe ist, die Sie auch in Outlook nutzen. Starten Sie Skype. Wechseln Sie in das Modul Personen und klicken Sie auf den Kontakt, den Sie kontaktieren möchten. Klicken Sie auf, um mit Ihrem Kontakt zu chatten;, um mit der Person zu telefonieren;, um einen Videoanruf zu tätigen. Outlook wechselt zu Skype und stellt die von Ihnen gewünschte Verbindung her. 142 HERDT-Verlag

12 Impressum Matchcode: UM-O2013-W7 Produziert im HERDT-Digitaldruck 2. Ausgabe, Juli 2013 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme ver arbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisa tionen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Buch erstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte gültig. Sollten Sie die Inhalte nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden.