Effektiver Umstieg auf Office (unter Windows 7) Thomas Alker, Markus Krimm, Susanne Weber. 2. Ausgabe, Juli 2013 UM-O2013-W7

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1 Eektiver Umstieg auf Oice 2013 (unter Windows 7) Thomas Alker, Markus Krimm, Susanne Weber 2. Ausgabe, Juli 2013 UM-O2013-W7

2 INHALT I Informationen zum Umstieg... 4 AOice 2013 Themen im Detail Was ist neu in Oice 2013? Das neue Bedienkonzept Neues zu Dateien Online und im Team arbeiten Tipps rund ums Drucken Oice 2013 mit dem Touchscreen bedienen BWord 2013 Themen im Detail Der schnelle Einstieg in Word Text eingeben und bearbeiten Text formatieren und gestalten Listen und Tabellen Dokumente mit Illustrationen gestalten Vorlagen und Bausteine Verweise, Verzeichnisse und Navigationsbereich Serienbriefe und Dokumentvergleich CExcel 2013 Themen im Detail Der schnelle Einstieg in Excel Tabellen eektiv erstellen und bearbeiten Arbeitsblätter formatieren Formeln und Funktionen Diagramme Mit großen Tabellen souverän umgehen Tabellen weitergeben HERDT-Verlag

3 INHALT DPowerPoint 2013 Themen im Detail Der schnelle Einstieg in PowerPoint Folien gestalten Medien und Animationen Erfolgreich präsentieren EOutlook 2013 Themen im Detail Der schnelle Einstieg in Outlook s richtig nutzen Termine und Besprechungen managen Personen Adressen per Mausklick Aufgaben Planung leicht gemacht Outlook organisieren Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 I Informationen zum Umstieg Willkommen zum Umstieg Sie möchten sich mit Oice 2013 anfreunden? Sie wünschen sich, mit Word, Excel & Co. noch schneller und intuitiver zu arbeiten? Sie wollen die Programme optimal an Ihre persön liche Arbeitsweise anpassen? Sie möchten erfahren, welcher von mehreren Wegen am schnellsten zum Ziel führt? Sie haben keine Zeit, dicke Handbücher zu wälzen, sondern suchen ein kompaktes Nachschlagewerk für die Aufgaben im Tagesgeschäft? Unsere Umsteiger-Reihe unterstützt Sie bei diesen Vorhaben und stellt Ihnen die neuen Funktionen rund um Oice 2013 vor. Leider bleibt im Arbeitsalltag zumeist nur wenig Zeit, diese Neuheiten kennen und schätzen zu lernen. Ein Ziel dieses Buches ist es, Ihnen die neuen Funktionen so vorzustellen, dass Sie sie unmittelbar an Ihrem Arbeitsplatz umsetzen können. Ohne unnötigen Ballast und unter der Berücksichtigung, dass Sie bereits Erfahrungen mit älteren Windowsund Oice-Versionen sammeln konnten. Betrachten Sie Ihren Umstieg auch als Chance, sich von alten Gewohnheiten zu verabschieden: Viele Aufgaben, die früher nur umständlich zu bewerkstelligen waren, können Sie heute mit wenigen Mausklicks erledigen. Darüber hinaus lernen Sie praktische Funktionen kennen, die ähnlich schon in älteren Versionen zu finden sind, die sich im Tagesgeschäft aber als sehr nützlich erwiesen haben. Was Sie vorab wissen sollten Die Beschreibungen in diesem Buch basieren auf dem Betriebssystem Windows sowie den Oice-Programmen Word 2013, Excel 2013, PowerPoint 2013 und Outlook Bei Outlook gehen wir davon aus, dass das Programm in ein Firmennetzwerk unter Verwendung eines Exchange Servers 2013 integriert ist. Funktionen, die nur unter Verwendung des Exchange Servers 2013 zur Ver fügung stehen, sind durch hervorgehoben. Sie haben bereits mit einer älteren Oice- Version gearbeitet und sind mit der Bedie nung von Windows weitgehend vertraut. Das bedeutet, Sie können Fenster und Dialoge bedienen und kennen die wichtigsten Maus techniken wie z. B. Doppelklick, Rechtsklick oder Ziehen (Drag & Drop). Da wir davon ausgehen, dass Sie bereits über PC-Erfahrungen verfügen, verzichten wir im Rahmen der Handlungsanweisungen auf den Hinweis, dass Sie geänderte Einstellungen mit OK bestätigen oder mit Abbrechen annul lie ren. Die Bedienung von Oice 2013 ist sowohl mit einem Touchscreen als auch mit der Maus möglich. Im Buch wird die Mausbe dienung beschrieben, im Modul Oice 2013 widmet sich ein Kapitel der Touchscreen-Bedienung. 4 HERDT-Verlag

5 I Informationen zum Umstieg So nutzen Sie dieses Buch Sie gelangen schneller zum Ziel, wenn Sie die im Buch beschriebenen Schritte direkt am Computer nachvollziehen. Zu Beginn jedes Kapitels finden Sie ein detailliertes Inhaltsverzeichnis eine Übersicht der wichtigsten Neuerungen Die nachfolgenden Seiten widmen sich zunächst der neuen Oberfläche des Programms den wichtigsten Neuerungen und beschreiben dann eiziente Vorgehensweisen, um Aufgaben im Tagesgeschäft zu bewältigen Eine Seite ist in mehrere in sich abgeschlossene Aufgaben unterteilt. So können Sie sich exakt die Lösung auswählen, die Sie in der aktuellen Situation gerade benötigen. Um zeitraubende Wiederholungen zu vermeiden, werden Oice-übergreifende Elemente in einem separaten Kapitel vorgestellt. Arbeitsschritte, die zum Erreichen des Ziels erforderlich sind, werden mit einem Pfeil ( ) eingeleitet. Klicken Sie auf, um die Hilfe zu önen. Die Bezeichnungen von Schaltflächen, Registern, Menübefehlen und anderen Bedienelementen sind kursiv und fett gekennzeichnet. Hinweis Beachten Sie, dass einige der im Buch erwähnten Funktionen auf Ihrem PC gesperrt sein können oder aus technischen Gründen nicht zur Verfügung stehen. Erkundigen Sie sich im Zweifelsfall bei Ihrem Systembetreuer. HERDT-Verlag 5

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7 A Oice 2013

8 Themen im Detail 1 Was ist neu in Oice 2013? Übersicht über die Neuerungen, die in allen Oice-Anwendungen zur Verfügung stehen 2 Das neue Bedienkonzept Lernen Sie die Bedienoberfläche des neuen Oice kennen und schätzen Wichtige Neuerungen im Überblick... 9 Der neue Startbildschirm Die neue Oice-Oberfläche und das Menüband Die Backstage-Ansicht Menüband und Symbolleiste für den Schnellzugri anpassen Nützliche Bedienhilfen Neues zu Dateien Profitieren Sie von den neuen Dateiformaten Eizient mit Dateien arbeiten Einfach sicher Geschützt mit Dateien arbeiten Die neuen Dateiformate Designs anwenden und gestalten SmartArt-Grafiken nutzen Mit Grafiken und Videos Inhalte verdeutlichen Online und im Team arbeiten Nutzen Sie die vielfältigen Möglichkeiten, Ihre Inhalte mit anderen zu vernetzen Onlinefunktionen nutzen Den Oice Store nutzen Vorbereitung zur Teamarbeit und Einladung via Mail Zur Teamarbeit in sozialen Netzwerken einladen Im Team gleichzeitig Dateien bearbeiten Dateien online vorführen und unterwegs abrufen Tipps rund ums Drucken Drucken Sie nur genau das, was Sie wirklich ausdrucken möchten Drucken leicht gemacht Oice 2013 mit dem Touchscreen bedienen Bedienen Sie Tablets und Touchscreen-PCs eizient mit Gesten Jenseits der Maus Grundlagen zur Gestensteuerung Mit Gesten alles im Gri HERDT-Verlag

9 1 Was ist neu in Oice 2013? Wichtige Neuerungen im Überblick A Oice 2013 Neues Bedienkonzept Der neue Startbildschirm bietet einen ersten Überblick über Vorlagen und Dateien vereinfacht die Auswahl geeigneter Vorlagen ermöglicht es, schnell neue oder vorhandene Dateien zu önen Mit den neuen Aufgabenbereichen intuitiver und eizienter arbeiten schnell die zur aktuellen Arbeitssituation passenden Befehle aufrufen Mit der Gestensteuerung auf einem Tablet oder Touchscreen-PC arbeiten ohne Maus und Tastatur unkompliziert alle Möglichkeiten von Oice nutzen Mit den neuen Kommunikationstools können Sie im Team über SkyDrive arbeiten Inhalte problemlos über soziale Netzwerke teilen Verbesserte Handhabung von Dateien Die neue Backstage-Ansicht ermöglicht ein schnelles Önen und Speichern von Dateien hilft bei der Organisation von Dateien unterstützt Sie bei der Teamarbeit, Kommunikation und beim Drucken beschleunigt den Zugri auf die zuletzt verwendeten Dateien gewährt Ihnen Zugang zu den jeweiligen Programmeinstellungen Im neuen Oice lassen sich Dateien bei vielen Problemen schnell wiederherstellen, selbst wenn sie noch nicht gespeichert wurden ohne zusätzliche Software in der Cloud ablegen, im PDF-Format exportieren oder veröentlichen platzsparender und sicherer speichern HERDT-Verlag 9

10 2 Das Texte neue eingeben Bedienkonzept Der neue Startbildschirm Nach dem Start ist vor der Auswahl Der Startbildschirm Word 2013, Excel 2013, PowerPoint 2013 und Outlook 2013 basieren auf einem neuen Bedienansatz, der sich konsequent auf Ihre täglichen Aufgaben konzentriert und auf die gewohnten Menüs und Symbolleisten weitgehend verzichtet. Ein Umschalten auf die Bedienoberfläche früherer Oice-Versionen ist nicht möglich. Doch keine Sorge, schon nach einer kurzen Umgewöhnungsphase werden Sie feststellen, dass die Bedienung der Programme erheblich praxisgerechter geworden ist. Leere neue Dateien und bereits bearbeitete Dateien önen Klicken Sie beispielsweise in Word auf Leeres Dokument, um mit einer neuen leeren Datei zu starten. oder Klicken Sie unter Zuletzt verwendet auf einen Eintrag bzw. wählen Sie beispielsweise in Word Weitere Dokumente önen, um eine vorhandene Datei zu önen. Mit Vorlagen arbeiten Klicken Sie auf eine Vorlage, um eine Datei mit der betreenden Vorlage zu erstellen. Sie haben keine passende Vorlage gefunden? Tragen Sie im Suchfeld Nach Onlinevorlagen suchen einen Begri ein und betätigen Sie Ü, um nach geeigneten Vorlagen zu suchen. Alternativ: Klicken Sie neben Empfohlene Suchbegrie auf einen Eintrag, um entsprechende Vorlagen anzuzeigen. Wenn s schneller gehen soll: So starten Sie direkt mit einer neuen Datei Möchten Sie Ihre Oice-Programme künftig immer direkt mit einer neuen Datei starten, können Sie ganz einfach den Startbildschirm ausschalten. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Klicken Sie beispielsweise auf dem Startbildschirm von Word auf Leeres Dokument. Klicken Sie auf das Register und wählen Sie in der sogenannten Backstage-Ansicht Optionen. Deaktivieren Sie in der Kategorie Allgemein das Kontrollfeld Startbildschirm beim Start dieser Anwendung anzeigen. 10 HERDT-Verlag

11 2 Das neue Bedienkonzept Die neue Oice-Oberfläche und das Menüband A Oice 2013 Lernen Sie die neuen Bedienelemente kennen Prägen Sie sich die Namen und Positionen der neuen Bedienelemente gut ein: Symbolleiste für den Schnellzugri Register anklicken, um die Anzeige des Menübands Ihren Bedürfnissen anzupassen Menüband Über weitere Befehle in einem Dialogfenster bzw. Aufgabenbereich anzeigen Gruppe Statusleiste mit Ansichtssteuerung Zoomregler nach rechts ( ) bzw. links ( ) ziehen, um die Darstellungsgröße zu verändern Machen Sie sich mit dem Menüband vertraut Das Menüband bietet Ihnen Zugri auf sämtliche Befehle der entsprechenden Oice-2013-Programme, die Sie über die dortigen Elemente (z. B. Schaltflächen) aufrufen können. Die einzelnen Register enthalten Zusammenstellungen von Befehlen, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. Die Befehle wiederum sind in den Registern in Gruppen angeordnet. Einige Register sind in allen Oice-2013-Programmen gleichermaßen vorhanden: Das Register enthält die sogenannte Backstage-Ansicht. Hier können Sie verschiedene programmspezifische Einstellungen vornehmen, Dateien speichern und önen und vieles mehr. Im Register START finden Sie alle grundlegenden Funktionen, etwa zur Formatierung oder zur Nutzung der Zwischenablage. Mithilfe des Registers EINFÜGEN fügen Sie in Ihre Datei bestimmte Elemente wie z. B. Bilder, Formen oder Diagramme ein. Im Register ANSICHT finden Sie Befehle und Einstellungen rund um die Anordnung der Fenster und die Darstellung der Fensterinhalte. In den Oice-2013-Programmen Word, Excel und PowerPoint können Sie im Register ÜBERPRÜFEN die Rechtschreibung prüfen, Inhalte übersetzen oder eine andere Sprache wählen. Wenn Sie bestimmte Arbeiten durchführen (beispielsweise in Word Tabellen bearbeiten), erscheinen am rechten Rand des Menübands automatisch zusätzliche Register (Kontextregister) mit passenden Befehlen. HERDT-Verlag 11

12 2 Das Texte neue eingeben Bedienkonzept Die Backstage-Ansicht Was ist die Backstage-Ansicht? Die Backstage-Ansicht ersetzt das Datei- bzw. Oice-Menü früherer Oice-Versionen. Hier finden Sie Befehle zum Anlegen, Sichern, Verwalten und Vernetzen Ihrer Daten. Darüber hinaus können Sie hier Einstellungen der jeweiligen Programme steuern. Klicken Sie auf, um die Backstage-Ansicht zu önen. Welche Befehle befinden sich in der Backstage-Ansicht? Sie möchten Dateien schützen oder überprüfen? Klicken Sie auf Informationen, um Dateien zu schützen, zu überprüfen oder um Dateieigenschaften zu ändern. Sie möchten neue Dateien erstellen, Dateien önen oder speichern? Klicken Sie auf Neu, um schnell und einfach neue Dateien anzulegen und Vorlagen zu nutzen. Klicken Sie auf Önen, wenn Sie Dateien bearbeiten möchten, die auf Ihrer Festplatte oder auf SkyDrive gespeichert sind. Nutzen Sie Speichern bzw. Speichern unter, um bearbei tete Dateien auf Ihrer Festplatte oder auf SkyDrive zu sichern. Drucken Daten auf Papier bannen Klicken Sie auf Drucken und anschließend auf die eingeblendete Schaltfläche Drucken. Alle Einstellungen des früheren Dialogfensters Drucken befinden sich nun im mittleren Bereich in der Backstage-Ansicht. Sie wollen im Team arbeiten? Klicken Sie auf Freigeben, um Inhalte mit Dritten über SkyDrive zu teilen, online vorzuführen, in Blogs zu veröentlichen oder per zu versenden. Wählen Sie Exportieren, um Daten in andere Formate, beispielsweise in das PDF-Format, zu exportieren. Sie wollen bestimmte Online-Dienste nutzen? Klicken Sie auf Konto, um sich z. B. mit SkyDrive oder mit dem Oice Store zu vernetzen. Für Individualisten: Hier finden Sie die Einstellungen für jedes Programm Klicken Sie links unten in der Backstage-Ansicht auf Optionen. Wählen Sie zuerst eine Kategorie aus und nehmen Sie dann die gewünschten Einstellungen vor. 12 HERDT-Verlag

13 2 Das neue Bedienkonzept A Oice 2013 Menüband und Symbolleiste für den Schnellzugri anpassen So passen Sie das Menüband Ihren Bedürfnissen an Klicken Sie mit rechts in das Menüband und wählen Sie Menüband anpassen. Wählen Sie in der rechten Liste das Register bzw. die Gruppe, hinter der ein neues Register bzw. eine neue Gruppe eingefügt werden soll. Klicken Sie auf Neue Registerkarte bzw. Neue Gruppe. Geben Sie dem neuen Register bzw. der neuen Gruppe durch Anklicken von Umbenennen einen Namen. Klicken Sie im Feld Befehle auswählen auf Alle Befehle. Wählen Sie in der linken Liste das Element aus, das Sie hinzufügen möchten. Wählen Sie in der rechten Liste die gewünschte Zielposition aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Anpassungen zurücksetzen Um alle am Menüband vorgenommenen Änderungen zu entfernen, klicken Sie auf Zurücksetzen und wählen Sie Alle Anpassungen zurücksetzen. oder Um die Änderungen an einem bestimmten Register zu entfernen, markieren Sie das Register in der rechten Liste, klicken Sie auf Zurücksetzen und wählen Sie Nur ausgewählte Registerkarte des Menübands zurücksetzen. Menübandeinstellungen importieren/exportieren Klicken Sie auf Importieren/Exportieren und... wählen Sie Alle Anpassungen exportieren, um die Anpassungen am Menüband zu exportieren. wählen Sie Anpassungsdatei importieren, um ein angepasstes Menüband zu importieren. Greifen Sie mit nur einem Klick auf wichtige Befehle zu Die Symbolleiste für den Schnellzugri ist ständig sichtbar und enthält Funktionen, die oft benötigt werden, z. B. Speichern und Rückgängig. Klicken Sie auf, um bestimmte Schaltflächen ein- oder auszublenden. So fügen Sie der Symbolleiste für den Schnellzugri beliebige Funktionen hinzu Klicken Sie das Bedienelement, dessen Funktion Sie in die Symbolleiste für den Schnellzugri übernehmen möchten, im Menüband mit der rechten Maustaste an und klicken Sie hier. Sie möchten eine Schaltfläche wieder entfernen? Klicken Sie die Schaltfläche in der Symbolleiste für den Schnellzugri mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Aus Symbolleiste für den Schnellzugri entfernen. HERDT-Verlag 13

14 2 Das Texte neue eingeben Bedienkonzept Nützliche Bedienhilfen Probieren Sie neue Formatierungen mit der Live-Vorschau aus Mithilfe der Live-Vorschau können Sie die Auswirkungen verschiedener Befehle prüfen, bevor Sie die ent sprechenden Befehle endgültig zuweisen. Markieren Sie beispielsweise einen beliebigen Text und önen Sie im Register START bzw. Nachrichten, Gruppe Schriftart bzw. Text, die Schriftartenliste. Zeigen Sie auf verschiedene Einträge und beobachten Sie, wie der markierte Text vorübergehend in einer anderen Schriftart dargestellt wird. Eizienter arbeiten mit speziellen Aufgabenbereichen Aufgabenbereiche bieten Ihnen einen schnellen und einfachen Zugri auf verschiedene Einstellungsmöglichkeiten, die zur gerade durchgeführten Aktion passen. Markieren Sie beispielsweise in Word eine Grafik. Klicken Sie im Kontextregister FORMAT in der Gruppe Bildformatvorlagen auf, um den Aufgabenbereich einzublenden. Wählen Sie eine Einstellungsmöglichkeit aus und weisen Sie die gewünschte Formatierung zu. Mit Optionsschaltflächen ohne Umwege Einstellungen und Funktionen auswählen Mit den neuen Optionsschaltflächen, die automatisch eingeblendet werden, können Sie noch schneller als je zuvor verschiedene Einstellungen und Formatierungen, beispielsweise für Diagramme in Excel, vornehmen. Markieren Sie beispielsweise in Excel ein Diagramm. Klicken Sie auf..., um Diagrammelemente wie z. B. einen Diagrammtitel hinzuzu fügen, zu entfernen oder zu ändern., um eine andere Diagrammformatvorlage oder ein anderes Farbschema zu wählen., um die im Diagramm angezeigten Daten zu filtern. So sparen Sie mit der Minisymbolleiste lange Mauswege Die Minisymbolleiste wird z. B. nach dem Markieren von Text automatisch eingeblendet und stellt Ihnen oft benötigte Befehle vor Ort zur Verfügung. f f Markieren Sie Text und verweilen Sie mit dem Mauszeiger so lange auf der Markierung, bis die Minisymbolleiste erscheint. 14 HERDT-Verlag

15 3 Neues zu Dateien Eizient mit Dateien arbeiten A Oice 2013 Zielsicher und schnell Dateien speichern Önen Sie mit Computer. die Backstage-Ansicht, klicken Sie auf Speichern unter und anschließend auf Klicken Sie auf Durchsuchen. Wählen Sie im Dialogfenster Speichern unter einen Ordner aus und klicken Sie auf Speichern. oder Klicken Sie im rechten Fensterbereich auf einen der dort angezeigten zuletzt verwendeten Ordner, um die Datei dort zu speichern. So greifen Sie schnell auf die zuletzt verwendeten Dateien und Ordner zu Önen Sie mit die Backstage-Ansicht, klicken Sie auf Önen und anschließend (z. B. in Word) auf Zuletzt verwendete Dokumente. Datei durch Anklicken önen Befindet sich die gewünschte Datei nicht in der Liste der zuletzt verwendeten Dokumente, klicken Sie im mittleren Fensterbereich auf Computer. Klicken Sie anschließend auf Durchsuchen und önen Sie die Datei über das nun angezeigte Dialogfenster Önen. Zuletzt verwendete Datei / zuletzt verwendeten Ordner ständig in der entsprechenden Liste anzeigen Zeigen Sie auf den gewünschten Eintrag und klicken Sie auf, um ihn in der Liste zu fixieren. Um die Fixierung der Datei / des Ordners wieder aufzuheben, klicken Sie auf. Inhalte aus der Zwischenablage gezielt einfügen Nutzen Sie die Möglichkeit, Inhalte aus der Zwischenablage mit unterschiedlichen Optionen einzufügen. Klicken Sie im Register START in der Gruppe Zwischenablage auf den Pfeil von Einfügen und wählen Sie eine Einfügeoption aus. Fahren Sie mit der Maus über die einzelnen Einträge, um Informationen über die jeweiligen Optionen zu erhalten. HERDT-Verlag 15