Dienstvereinbarung über die Nutzung von Einrichtungen der Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) im Jobcenter Schwerin

Transkript

1 Dienstvereinbarung über die Nutzung von Einrichtungen der Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) im Jobcenter Schwerin Zwischen dem Jobcenter Schwerin vertreten durch die Geschäftsführerin und dem Personalrat des Jobcenters Schwerin vertreten durch seine Vorsitzende wird gemäß 73 i. V. m. 75 Abs.3 Nr.15, 16 und 17 Bundespersonalvertretungsgesetz folgende Dienstvereinbarung geschlossen: Präambel Der Einsatz von Einrichtungen und Verfahren der Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) ist für die Aufgabenerledigung und die Realisierung der Organisationsziele sowie die Verbesserung der Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit im Jobcenter Schwerin unverzichtbar. Gemäß 50 Abs. 3 SGB II nutzt die gemeinsame Einrichtung zur Erfüllung ihrer Aufgaben durch die Bundesagentur für Arbeit zentral verwaltete Verfahren der Informationstechnik. Die Allgemeinen Nutzungsbestimmungen (ANB) für die Informationstechnik der BA in gemeinsamen Einrichtungen (ge) sowie das IT- Anwenderhandbuch sind Bestandteil dieser Dienstvereinbarung. Es ist gemeinsames Ziel aller Beteiligten, die Technikunterstützung in der täglichen Arbeit optimal zu nutzen; dabei ist den Belangen der Beschäftigten, insbesondere den Erfordernissen des Arbeits- und Datenschutzes im Hinblick auf das verfassungsrechtlich geschützte Recht der Beschäftigten auf informationelle Selbstbestimmung, Rechnung zu tragen.

2 Seite 2 1 Geltungsbereich (1)Die vorliegende Dienstvereinbarung gilt für alle Beschäftigten (Arbeitnehmer/-innen und Beamte/ - innen) des Jobcenters Schwerin, die mit Einrichtungen und Verfahren der IKT arbeiten und deren personenbezogene Daten erfasst und / oder verarbeitet werden. (2) Diese Dienstvereinbarung gilt fachlich und sachlich für alle IT-Systeme. Darunter werden in dieser Vereinbarung alle elektronischen Hardware-, Software- oder HW-/SW-Systeme zur Speicherung, Verarbeitung und Ausgabe von Daten in Zeichen, Bildern oder akustischer Form oder Systeme zur Übertragung von Daten (Zeichen, Bilder, akustische Information, Impulse) verstanden, sofern die Dienststelle einen Einfluss auf ihre Auswahl, Gestaltung oder ihren Einsatz hat. 2 Begriffsbestimmungen (1) Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren Person. Diese Einzelangaben sind Daten, die Informationen über die Person selbst oder über einen auf sie beziehbaren Sachverhalt im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes enthalten. (2) Die automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten (Personaldatenverarbeitung) umfasst das Erheben, Speichern, Übermitteln, Verändern, Sperren, Anonymisieren und Löschen von personenbezogenen Daten i.s. des 3 Abs. 2 bis 6 Bundesdatenschutzgesetz; hierin eingeschlossen sind die so genannten Benutzerdaten. (3) Benutzerdaten sind alle personenbezogenen Daten, mit deren Hilfe z. B. Benutzer-Identifikationen, Benutzerkontrollen, Veranlasser bezogene Adressierungen und Veranlasser bezogene Protokollierungen von Einzelschritten durchgeführt werden oder durchgeführt werden können. (4) Benutzerdaten dienen der Zugriffssicherung, der Verfahrenssicherheit, der Fehlerbeseitigung, der Revisionsfähigkeit und dem Ordnungsmäßigkeitsnachweis. Im Übrigen finden die Begriffsbestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (und des Landesdatenschutzgesetzes) Anwendung. 3 Gestaltung und technische Ausstattung der Arbeitsplätze (1) Hinsichtlich der ergonomischen Gestaltung der Arbeitsplätze gelten die einschlägigen Bestimmungen, insbesondere das Arbeitsschutzgesetz, die Verordnung über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit an Bildschirmgeräten sowie die Unfallverhütungsvorschriften der gesetzlichen Unfallversicherung. Die Anlage der Verordnung über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit an Bildschirmgeräten (Bildschirmarbeitsverordnung -- BildscharbV)»Arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse für die Praxis -- Bildschirmarbeitsplätze«der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Unfallforschung in der jeweils gültigen Fassung

3 DlN-Norm , Teil 1 8 Bildschirmarbeitsplatzverordnung Seite 3 Sicherheitsregeln für Bildschirmarbeitsplätze der Verwaltungsberufsgenossenschaft in der jeweils neuesten Ausgabe Sicherheitsregeln für Büroarbeitsplätze der Verwaltungsberufsgenossenschaft in der jeweils gültigen Fassung sonstige DlN-Normen und bindende Richtlinien bzw. rechtliche Vorschriften für die Gestaltung von Büroarbeitsplätzen, Arbeitsumgebung und Betriebsstätten. (2) Die für die Aufgabenerledigung erforderlichen Einrichtungen und Verfahren der IKT werden ausschließlich durch die BA zur Verfügung gestellt. (3) Die Benutzung oder Bereitstellung anderer als von der BA zur Verfügung gestellten Einrichtungen und Verfahren der IKT ist zur Erledigung der dem Jobcenter übertragenen Aufgaben untersagt. 4 Anspruch auf Information, Einarbeitung und Schulung (1) Beschäftigte, die in ihrem Arbeitsbereich mit Hilfe von IT-Systemen arbeiten, sind jeweils zeitnah vor Aufnahme der Arbeit mit diesen Systemen über deren Zweck und Einsatz umfassend zu informieren, sie sind einzuarbeiten und müssen geschult werden. (2) Den Beschäftigten ist eine angemessene Einarbeitungszeit zu gewähren. Entstehen durch den Einsatz von IT-Systemen für einzelne Beschäftigte andere Tätigkeitsfelder, sind sie über Änderungen ihres Aufgabenbereichs, ihrer Tätigkeit und Einordnung in den Arbeitsablauf, über ihre Verantwortung und Rechte zu unterrichten. Ebenso sind dafür entsprechende Einarbeitungs-, Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen durchzuführen. Sie sollen den betroffenen Beschäftigten Kenntnisse für die Wahrnehmung von Tätigkeiten mindestens gleicher Qualifikation vermitteln, die ihnen den Einsatz auf entsprechenden Arbeitsplätzen ermöglichen. 5 Qualifizierung (1) Die bei der Einführung neuer oder Änderung bestehender Verfahren der IKT erforderlichen Qualifizierungsmaßnahmen werden für die Beschäftigten, deren Aufgaben die Anwendung dieser Verfahren der IKT erfordern, rechtzeitig auf Kosten der BA/ des Jobcenters unter Anrechnung auf die Arbeitszeit durchgeführt. (2) Geschäftsführung und Personalvertretung sind sich darüber einig, dass eine erfolgreiche Einführung und Nutzung von IKT eine frühzeitige Information der Personalvertretung und der betroffenen Beschäftigten voraussetzt. 6 Nutzung der IKT (1) Die Nutzung der Einrichtungen und Verfahren der IKT ist nur zu dienstlichen Zwecken zugelassen. Eine private Nutzung auch außerhalb der Arbeitszeit ist grundsätzlich untersagt. Dies betrifft ausdrücklich auch die Nutzung von Internet, Telefonen und Faxgeräten für private Zwecke.

4 Seite 4 (2) Das Herunterladen (downloaden) von ausführbaren Programmen (Bildschirmschoner, Installationsprogramme etc.) aus dem Internet ist untersagt. Bei Vorliegen eines wichtigen Grundes kann das Herunterladen eines ausführbaren Programmes ausnahmsweise erfolgen, sofern es den Download- Regelungen der BA entspricht. 7 Schutz der Beschäftigten vor Leistungs- und Verhaltenskontrollen (1) Die bei der Arbeit mit IT-Systemen anfallenden Daten dürfen nicht zum Zwecke der Leistungsmessung, des Leistungsvergleichs, der Leistungs- und/oder Verhaltenskontrolle verwendet werden. Eine solche Datennutzung ist den Beschäftigten, die Zugang zu diesen Daten haben, grundsätzlich untersagt. Personelle Maßnahmen, die unter Verletzung der getroffenen Vereinbarung angeordnet bzw. durchgeführt werden, sind unwirksam. (2) Soweit IT-Systeme Benutzerkennungen und/oder Aktivitäten der Benutzer aufzeichnen, dürfen diese neben den Möglichkeiten zur Eigenkontrolle nur zur Gewährleistung der Systemsicherheit, zur Analyse und Korrektur technischer Fehler in den Systemen, zur Steuerung und Optimierung der Systeme und zur Abrechnung verbrauchter Systemleistungen benutzt werden. Die Zugriffsrechte auf die entsprechenden Funktionen bleiben auf den Personenkreis beschränkt, der mit der technischen Administration der Systeme betraut ist. Der Umfang der Protokollierung hat sich am Grundsatz der Datenvermeidung und Datensparsamkeit ( 3a BDSG) zu orientieren. (3) Nutzung und Verkehrsdaten der Mitglieder der Personalvertretung, der Schwerbehindertenvertretung sowie der Gleichstellungsbeauftragten des Jobcenter Schwerin dürfen nicht kontrolliert werden. 8 Regelungen zum Datenschutz von personenbezogenen Mitarbeiter-Daten (1) Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten der Beschäftigten der Dienststelle, die im Rahmen des jeweiligen IT-Einsatzes gewonnen werden, an Dritte bzw. eine Verknüpfung von über eine Anwendung gewonnenen personenbezogenen Daten mit anderen Daten in den Arbeitsorganisationseinheiten der Dienststelle findet grundsätzlich nicht statt. Ausgenommen von diesem Verbot sind ausschließlich gesetzlich geregelte Pflichten der Erfassung, Aufbewahrung und Übermittlung oder Anwendungen aufgrund einer speziellen kollektivrechtlichen Regelung zwischen den Parteien dieser Vereinbarung zur Konkretisierung der Zulässigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Arbeitsvertragsverhältnisse nach 28 BDSG. (2) Bei der automatisierten Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten, ist die innerdienstliche Organisation so zu gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Dabei sind insbesondere technische und/oder hilfsweise administrative und organisatorische Maßnahmen zu treffen, die je nach der Art der zu schützenden personenbezogenen Daten oder Datenkategorien geeignet sind, 1. Unbefugten den Zutritt zu IT-Systemen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, zu verwehren (Zutrittskontrolle), 2. zu verhindern, dass IT-Systeme von Unbefugten genutzt werden können (Zugangskontrolle), 3. zu gewährleisten, dass die zur Benutzung eines IT-Systems Berechtigten ausschließlich auf die

5 Seite 5 ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können (Zugriffskontrolle), 4. zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist (Weitergabekontrolle), 5. zu gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in IT-Systeme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind (Eingabekontrolle), 6. zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können (Auftragskontrolle); eine solche Verarbeitung personenbezogener Beschäftigtendaten setzt die vorherige Vorabkontrolle und Freigabe des Dienststelle-Datenschutzbeauftragten voraus, 7. zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen Zerstörung oder Verlust geschützt sind (Verfügbarkeitskontrolle), 8. zu gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können. 9 Rechte des Personalrates (1) Der Personalrat ist rechtzeitig und umfassend von der geplanten Einführung, Erweiterung, Ergänzung und Veränderung von IT- Systemen zu unterrichten. (2) Die Rechte des Personalrates aus dem Personalvertretungsrecht bleiben unberührt. 10 Regelmäßig erstellte Auswertungen Alle mit Hilfe des Systems durchgeführten Standardauswertungen sind dokumentiert. Die Dokumentation kann vom Personalrat eingesehen werden. Alle Ausgaben, bei deren Erstellung auf im Sinne dieser Vereinbarung besonders schutzwürdige Daten zugegriffen wird, sind durch ein Muster dokumentiert. Auf dem Muster sind ferner Häufigkeit oder Anlass der Erstellung und der Verteilerkreis festgehalten. 11 Inkrafttreten / Kündigung Die Dienstvereinbarung tritt mit Wirkung vom in Kraft. Änderungen der Dienstvereinbarung bedürfen der Schriftform. Die Dienstvereinbarung kann von beiden Seiten mit einer Frist von 6 Monaten gekündigt werden. Bis zu einer Einigung der Vertragsparteien über die Inhalte einer neuen Dienstvereinbarung bleiben die Inhalte dieser Dienstvereinbarung weiter in Kraft.

6 Seite 6 12 Salvatorische Klausel und Schlussbestimmung (1) Sofern einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung unwirksam sind oder werden, wird davon die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. (2) Sollte den Vertragschließenden dieser Vereinbarung eine eventuelle Unwirksamkeit bekannt werden, verpflichten sie sich, schnellstmöglich eine neue Regelung zu treffen, die dem gewollten Sinn und Zweck der unwirksamen Bestimmung soweit wie möglich entspricht. (3) Sollten Tatbestände durch diese Vereinbarung nicht geregelt sein, die den Vertragschließenden dieser Vereinbarung bekannt werden, so verpflichten sie sich, umgehend eine Regelung ergänzend zu vereinbaren, die den Grundsätzen dieser Vereinbarung entspricht. Schwerin, den Gospodarek-Schwenk Geschäftsführerin Bessel Vorsitzende des Personalrats