aconso HR-Information-Processing

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1 Der neue HR-Mega-Trend - HR-Information-Processing HR-Prozessoptimierung ermöglicht Personalsachbearbeitern Konzentration auf die wesentlichen Aufgaben in der Personalabteilung Informationen sind die Grundlage eines jeden Prozesses in einer Personalabteilung. Erst durch Daten kann der Sachbearbeiter Abläufe steuern und beschleunigen. Verarbeitet werden diese Informationen und Daten in Dokumenten. Folglich bestimmen und dokumentieren Dokumente das Handeln in der HR- Abteilung. Doch gerade die papiergebundene Dokumenterzeugung wird in den Personalabteilungen häufig als eine der größten Hürden bei den täglichen Arbeitsprozessen gesehen. Denn diese läuft heutzutage überwiegend parallel zur bereits bestehenden, prozessoptimierenden digitalen Personalakte ab. Als besonders erschwerende Faktoren im Hinblick auf die papiergebundenen Bearbeitungsprozesse werden in erster Linie vor allem - die zeitintensive Erzeugung der Dokumente, im Speziellen das Einpflegen der Daten - die Fehleranfälligkeit bei der Erstellung - der Informationsverlust sowie - der eingeschränkte Zugriffsschutz genannt. Aus diesem Grund streben zahlreiche HR-Abteilungen moderner Unternehmen nach einer effizienten, einfach bedienbaren Lösung, die den vollständigen Prozess des HR-Dokuments von der Dokumenterzeugung über die Dokumentbearbeitung bis zur Archivierung in die Digitale Personalakte abbildet. Eine Lösung, die die Erstellung und Administration von Dokumenten und Vorlagen nicht nur vereinfacht, sondern automatisiert und optimiert und somit Freiraum für die wesentlichen Aufgaben in der Personalabteilung gewährt.

2 Basierend auf den Erfahrungen mit papiergebundenen Dokumentprozessen aus den Personalabteilungen sowie den folgenden drei Thesen hat sich der Trend HR-Information-Processing entwickelt: Jeder HR-Prozess beginnt oder endet mit einem Dokument 90 Prozent aller HR-relevanten Dokumente werden in der Personalabteilung erstellt. 80 Prozent des täglichen HR-Geschäfts basieren auf 20 Prozent der HR-Dokumente. (Pareto-Prinzip) (laut Ulrich Jänicke, HR Conference, Februar 2007) Jeder HR-Prozess beginnt oder endet mit einem Dokument. In der Personalabteilung muss jede von den Personalabteilungsmitarbeitern ausgeführte Aufgabe nachvollziehbar sein. Um diese Anforderung zu gewährleisten, müssen alle Vorgänge dokumentiert werden. Ob im Bewerbermanagement, dem Abschluss eines Arbeitsvertrags, dem Mitarbeitergespräch oder einer Gehaltsmaßnahme - jeder Vorgang basiert auf einem Dokument. 90 Prozent aller HR-relevanten Dokumente werden in der Personalabteilung erstellt. Dazu gehören neben Zeugnissen, die bereits erwähnten Arbeitsverträge sowie Lohnabrechnungen, Beurteilungen, Personalbögen, Fortbildungszertifikate, Kündigungen, Anschreiben u.v.m. Alle genannten Dokumente werden innerhalb der HR-Abteilung erzeugt. Dokumente, die von extern in die Personalabteilung gelangen, sind dagegen sehr begrenzt. 80 Prozent des täglichen HR-Geschäfts basiert auf 20 Prozent der HR-Dokumente. Untersucht man die verschiedenen Dokumentarten einer Personalabteilung gelangt man schnell zu dieser These. Denn nur wenige Dokumentarten werden häufig benötigt. Dies führt zum dem Schluss, dass die Festlegung nur weniger Kernprozesse und damit verbundener Dokumentvorlagen zu einer großen Vereinfachung und Optimierung der Handlungen in der Personalabteilung führt. Die aktuell auf dem Markt führenden Software-Tools zur Dokumenterzeugung und Dokumentbearbeitung unterstützen standardisierte Prozesse und ermöglichen eine DV-gestützt schnellere, effizientere und qualitativ bessere Dokumentbearbeitung. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten, Dokumente zu erzeugen. Entweder 1. auf Grundlage bereits bestehender Vorlagen/Formulare oder 2. über Vorlagen/Formulare, die kundenindividuell in Textverarbeitungsprogrammen neu erstellt werden. Die zu integrierenden Daten stammen aus existierenden Systemen, wie dem ERP-System und werden über Platzhalter in der Dokumentvorlage automatisch korrekt eingerichtet.

3 Die fertiggestellten Dokumente werden zentralisiert abgelegt und können von autorisierten Anwendern eingesehen und bearbeitet werden. Sowohl die vollautomatisierte, als auch die dialogbasierte Erstellung und Nachbearbeitung von Dokumenten ist dabei denkbar. Das erzeugte Dokument wird dem Anwender angezeigt. Dieser hat die Option, je nach Bedarf und Berechtigung, das Dokument nur in Teilen oder vollständig zu bearbeiten. Nach Abschluss des Vorgangs wird das erstellte Dokument in ein revisionssicheres Format (z.b. TIFF G4 oder PDF/A) konvertiert und in der entsprechenden Personalakte abgelegt. HR-Information-Processing schafft nicht nur effizientere Prozessabläufe. Laut einer Studie des Beratungsunternehmens E&E Information Consultants aus dem Jahr 2004 zum Thema Dokumenterzeugung und Archivierung (Quelle: E&E Information Consultants Studie 2004 Dokumenterzeugung und Archivierung) ermöglichen die Module zur Dokumenterzeugung und -bearbeitung merkliche Kosteneinsparungen in den Personalabteilungen. Am Beispiel einer großen deutschen Handelskette soll die Kostenreduzierung am Prozess Mitarbeiterveränderung aufgezeigt werden. In diesem speziellen Fall werden monatlich ca Mitarbeiterveränderungen, darunter Gehaltsänderungen, Umzüge, Versetzungen, etc., erstellt, die jeweils aus zwei Dokumenten bestehen Dokumente werden somit monatlich, Dokumente jährlich, alleine in diesem Prozess papiergebunden erstellt. Die Studie von E&E Consultants hat evaluiert, dass die Erzeugung eines papiergebundenen Prozesses die Personalabteilung ca. 3,55 Euro kostet. Bei Dokumenten im Jahr verursacht die Dokumenterzeugung folglich Kosten in Höhe von Euro. Mit Hilfe der HR-Information-Processing- Tools können diese Belastungen durch die Optimierung der Prozesse um die Hälfte reduziert werden. In diesem Beispiel macht das eine jährliche Reduzierung von Euro aus. Die Prozessoptimierung und -vereinfachung wird am Beispiel Mitarbeiterveränderung näher erläutert: Die zuständige Führungskraft startet den Prozess der Dokumenterzeugung einer Mitarbeiterveränderung. Er durchläuft zielgerichtet eine Eingabemaske, in die alle relevanten Informationen für die zu erstellende Mitarbeiterveränderung eingegeben werden. Die in dem entweder neu erstellten oder vorgefertigten Formular eingefügten Daten stammen zum Teil aus dem Personaldatenverwaltungssystem und werden automatisch eingepflegt, zum Teil werden diese manuell eingegeben. Auf Knopfdruck wird die Mitarbeiterveränderung automatisch erzeugt. Zur Kontrolle erhält die autorisierte Führungskraft eine Übersicht mit den eingegebenen Daten. Sind diese korrekt, wird das gewünschte Dokument finalisiert und an die Personalabteilung weitergeleitet.

4 HR-Information-Processing am Beispiel des Dokumenterzeugungsprozesses Mitarbeiterveränderung Der zuständige Sachbearbeiter kontrolliert die Daten. Auf einen Blick kann er automatisch die vorhandenen Eingabefelder einsehen und die bestehenden Daten gegebenenfalls ändern. Darüber hinaus hat er jederzeit die Möglichkeit dem aktuellen Vorgang für den Prozess relevante Dokumente hinzuzufügen sowie den Vorgangsstatus einzusehen. Im Anschluss an die vollständige Datenüberprüfung wird der Betriebsratsanhörungsbogen erzeugt und ohne weitere Bearbeitungsschritte an den Betriebsrat weitergeleitet. Der Betriebsrat stimmt zu oder lehnt ab und beendet damit den Vorgang. Sowohl der Betriebsratsanhörungsbogen, als auch die Mitarbeiterveränderung werden zurück an die Sachbearbeitung in die Personalabteilung geleitet. Der Gesamtprozess Mitarbeiterveränderung wird automatisch abgeschlossen, indem der Personalsachbearbeiter die erstellten Dokumente in der entsprechenden Mitarbeiterakte per Mausklick ablegt. Dieser exemplarische Prozess wird je nach Anforderung um weitere Bearbeitungsschritte und Prozessknoten erweitert.

5 Fazit: Die Arbeit in den Personalabteilungen wird durch Dokumente bestimmt und dokumentiert. Denn Dokumente sind zum einen der Ausgangspunkt und zum anderen das Ergebnis der alltäglichen Personalarbeit. Dabei wird die Mehrzahl der Dokumente direkt in den einzelnen HR-Abteilungen erstellt und durch den vollständigen Prozess des HR-Dokuments - HR-Information-Processing - von der Dokumenterzeugung über die Dokumentbearbeitung bis zur Archivierung in der Digitalen Personalakte beschleunigt und standardisiert. Die Automatisierung ermöglicht neben Kosteneinsparungen, ein effizienteres Arbeiten in der Personalabteilung. Die Sachbearbeiter können ihre Energie in wichtigere, fachliche Aufgaben, wie beispielsweise die Personalbetreuung inverstieren. Autor: Lisa Widmann Pressekontakt aconso AG Lisa Widmann Bavariaring München Tel Fax

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