Der elektronische Datentausch ist in der Lohnbuchhaltung gang und gäbe. Gleichzeitig legen Firmenchefs

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1 BJÖRN LORENZ AUF HELLER UND PFENNIG Der elektronische Datentausch ist in der Lohnbuchhaltung gang und gäbe. Gleichzeitig legen Firmenchefs großen Wert auf professionelle Auswertungen. Anforderungen, die oft nur mit der aktuellsten Version einer Software zur vollsten Zufriedenheit zu erfüllen sind. 14 Business&IT 1/2008

2 ie ist das ideale Betätigungsfeld für S Leseratten und Erbsenzähler: die Personalabrechnung. Schließlich hört beim Geld der Spaß auf. Auch Finanzbehörden und Sozialversicherungsträger reagieren auf falsche Anmeldungen und verspätete Zahlungen rigoros. Als sei die Abrechnung nicht schon kompliziert genug, ändern sich darüber hinaus die Rahmenbedingungen in immer kürzer werdenden Abständen. Inzwischen sind die Anforderungen derart hoch, dass man ohne den Einsatz einer professionellen Software kaum eine Chance hat, den Parcours der Personalabrechnung heil zu bestehen. Neben einer möglichst einfachen Bedienung und der Integration in das vorhandene Systemumfeld gehört der Service des Herstellers zu den wichtigsten Auswahlkriterien bei Lohnbuchhaltungsprogrammen. Die Tatsache, dass pünktlich zum Jahreswechsel jede Menge Änderungen in Kraft treten, ist Grund genug, die bekanntesten Lösungen für mittelständische Unternehmen vorzustellen. Buhl Data nur im Komplettpaket Neben normalen Angestellten und geringfügig Beschäftigten wird es künftig auch alternative Beschäftigungsverhältnisse geben. Thomas Matena, Pressesprecher der Buhl Data Service GmbH Die Zielgruppe der Lohnabrechnung WISO Lohn sind in erster Linie kleine und mittelständische Firmen. Sie können im Standardumfang bis zu 25 Mitarbeiter abrechnen, wobei sich das Volumen mittels Erweiterung auf bis zu 999 Arbeitnehmer aufstocken lässt. WISO Lohn ist zudem Teil des betriebswirtschaftlichen Komplettpakets WISO Kaufmann. Zu den Stärken der Software zählt Thomas Matena, Pressesprecher der Buhl Data Service GmbH, vor allem die Flexibilität der Programmstruktur: Neben normalen Angestellten und geringfügig Beschäftigten wird es künftig auch alternative Beschäftigungsverhältnisse geben. Auch bei Themen wie Altersvorsorge und Vermögensbildung wird die Vielfalt der Angebote eher zunehmen. Eine professionelle Lohnabrechnung muss darauf schnell reagieren können. Mindestens ebenso wichtig sei das Berichtswesen. Hier liefert WISO Lohn nicht nur eine Vielzahl standardisierter Berichte. Die Anwender haben sogar die Chance, eigene Auswertungen zu erstellen. Die aktuelle Entwicklung am Markt für Lohnabrechnungsprogramme ist für Thomas Matena eng an die Gesetzgebung gebunden: Das Mittelstandsentlastungsgesetz und die Änderungen zu den Sozialversicherungen sind tendenziell positiv zu bewerten. Sie verhindern eine ausufernde Bürokratie. So sinke beispielsweise der Aufwand für statistische Dokumentationen, während die Genehmigungsverfahren gleichzeitig verkürzt würden. Doch auch WISO Lohn sorgt für die Entlastung des Lohnbüros, etwa durch die elektronische Übertragung von Meldungen und Bescheinigungen. Weitere Erleichterungen bringen neue Funktionen, zu denen beispielsweise die schnellere Umsetzung von Kassenfusionen gehört. CSS enge Einbindung ins Gesamtsystem Mit der egecko-produktlinie konzentriert sich die CSS GmbH auf die Bereiche Rechnungswesen, Controlling und Personal. Die Mit der neuen Entgeltbescheinigung oder der Steuer-ID werden sich die Prozesse weiter vereinfachen. Michael Friemel, Geschäftsführer der CSS GmbH Business&IT 1/

3 die Abrechnung von Arbeitnehmern im öffentlichen Dienst und im Baugewerbe. Zu den Neuerungen der aktuellen Programmversion gehören unter anderem die automatische Berücksichtigung anteiliger Sozialversicherungsbeiträge bei mehreren Beschäftigungsverhältnissen und die Einarbeitung der Lohnsteuer-Richtlinie Derzeit sind wir mit der Umsetzung der vielen kleinen Gesetzesänderungen, die in immer kürzeren Abständen kommen, voll ausgelastet, verweist Claudia Erhardt auf den hohen Pflegeaufwand der Lohnbuchhaltung. Die aktuellen Trends sieht sie vor allem beim papierlosen Lohnbüro. Zudem gebe es Verschmelzungstendenzen mit anbusiness-lösungen lohnbuchhaltung Wir sind mit der Umsetzung der vielen kleinen Gesetzesänderungen, die in immer kürzeren Abständen kommen, voll ausgelastet. Claudia Erhardt, verantwortlich für Produktmarketing und Service im Bereich Personalwirtschaft bei der DATEV e.g. Lohnabrechnung ist Teil der egecko Personalwirtschaft, zu der auch Module zum Personal- und Reisemanagement gehören. Bei Bedarf lässt sich die Lohnbuchhaltung aber auch als Einzellösung einsetzen. Auf diese Weise können Unternehmen ihr Personalwesen schrittweise ausbauen. Sie profitieren dabei von konsistenten Daten, die kein zweites Mal erfasst werden müssen, unterstreicht Michael Friemel, Geschäftsführer der CSS GmbH. Die Zielgruppe bilden in erster Linie mittelständische und große Unternehmen ab 50 Mitarbeitern. Die egecko Personalwirtschaft ist branchenneutral und mandantenfähig, wobei sich die Controlling-Affinität der CSS GmbH im Berichtswesen widerspiegelt. Zu den jüngsten Programmerweiterungen gehören Module zur Reisekosten-Abrechnung und zum Personalmanagement sowie ein Personalinformationssystem. Die derzeit größte Bedeutung bei der Lohnabrechnung misst Michael Friemel dem elektronischen Datentausch zu: Mit der neuen Entgeltbescheinigung oder der Steuer-ID für jeden Bürger werden sich die Prozesse weiter vereinfachen. Eine weitere Besonderheit ist die Einbindung des DATEV-Rechenzentrums. Die Lohndaten werden zwar im Unternehmen erfasst, aber auf den Servern des IT-Dienstleisters gespeichert und verarbeitet. Während Dienste wie die Übermittlung von Meldungen und Bescheinigungen an Finanzbehörden oder Sozialversicherungsträger zum Standard gehören, können Zusatzleistungen, wie etwa die Zusammenstellung einer Daten-CD für den Betriebsprüfer, gesondert gebucht werden. Selbst den Versand der Lohnabrechnung an die Arbeitnehmer übernimmt DATEV auf Wunsch. Zusätzlich zu den gängigen Standards der Lohnabrechnung beherrscht DATEV Lohn Die hochwertige Komplettlösung für die Lohnabrechnung nur 949,- Euro (zzgl. USt) DATEV nur mit Steuerberater Wer seine Lohnabrechnung mit DATEV Lohn erledigen möchte, muss den Umweg über den Steuerberater gehen. DATEV vertreibt als IT-Dienstleister der Steuerberatergilde ihre Produkte ausschließlich über ihre Mitglieder. Claudia Erhardt, bei der DATEV e.g. verantwortlich für Produktmarketing und Service im Bereich Personalwirtschaft, sieht die enge Kooperation mit dem Berater als einen der größten Vorteile von DATEV Lohn an: Kanzlei und Unternehmen arbeiten mit gleicher Software. Das erleichtert die Beratung ganz gleich ob es dabei um die Programmeinrichtung oder die Analyse der Geschäftszahlen geht. 16 Leistungsmerkmale u.a.: - für Abrechnung bis zu 250 Mitarbeiter/Monat - Multi-Firmen-Funktion - Mehrplatzfähig für bis zu 5 Bearbeiter - ELSTER- und DEÜV-Verfahren integriert (GKV-Zertifi kat) - Online-Aktualisierung der Krankenkassenbeitragssätze - Arbeitszeiterfassung - Schnittstellen (GDPdU, DATEV-Export) - Service-Hotline von Montag bis Freitag DEMO kostenlos anfordern unter: Tel.: / (gebührenfrei, 24 Std. / 7 Tage) Händleranfragen erwünscht!

4 grenzenden Bereichen wie Reisekosten- Abrechnung oder Personalmanagement. Hamburger Software aktuelle Tariflandschaft Hamburger Software entwickelt die Produktfamilie IBM betriebswirtschaftliche Anwendungen, zu der unter anderem das branchenunabhängige IBM Personalwesen gehört. In erster Linie will das Unternehmen damit kleine und mittelständische Betriebe erreichen. Während die Basisfunktionen alle gängigen Abrechnungsvarianten abdecken, können Betriebe aus den Bereichen öffentlicher Die Software macht den Unterschied! OHNE Nixdorf-Lohn: Die Lohnabrechnung von meinem Steuerberater ist schon wieder zu spät, oftmals falsch und dann auch noch teuer! Das kostet mich mehr Haare als ich täglich schneide! Inge Neumann, Emmerich Inhaberin eines Friseursalons mit 9 Mitarbeitern Langfristig ist zu erwarten, dass die Aufgaben des Lohnbüros mit dem Personalmanagement verschmelzen werden. Geeske Bußmann, Produktmanagerin bei der Hamburger Software GmbH & Co. KG MIT Nixdorf-Lohn: Endlich keinen Stress mehr! Dank Nixdorf-Lohn können wir die Löhne problemlos selbst abrechnen. Pünktlich, richtig, preisgünstig und dabei so einfach. Meine Buchhalterin ist begeistert! Klaus Böhle, Oschersleben Inhaber eines Haustechnik-Betriebes mit 60 Mitarbeitern Fast alle Kunden nutzen unseren Full Service, also die vollständige Auslagerung der Lohnabrechnung. Werner Warweg, Geschäftsführer der KDV Kanne Datenverarbeitung GmbH Dienst und Metallindustrie über das Zusatzmodul Tarife die komplizierten Tarifbestimmungen ihrer Branchen nachrüsten. Beim IBM Personalwesen kann man getrost von einer mitdenkenden Software sprechen, denn der Anwender wird interaktiv durch die Abrechnungsprozedur geführt. Plausibilitätskontrollen verhindern dabei grobe Schnitzer, meint Geeske Bußmann, Produktmanagerin bei der Hamburger Software GmbH & Co. KG. Zu den neuen Funktionen gehört unter anderem eine integrierte Aufgabenverwaltung, mit der sich Personalprozesse effizient organisieren lassen. Das IBM Personalwesen kann mit einer Vielzahl betriebswirtschaftlicher Auswertungen aufwarten, die sich bei Bedarf optional mit der Analyse-Software Crystal Reports Professional verfeinern lassen. Langfristig ist zu erwarten, dass die Aufgaben des Lohnbüros mit dem Personalmanagement verschmelzen werden, blickt Geeske Bußmann voraus. Allerdings gebe es im Mittelstand diesbezüglich noch verschiedene Ausgangspositionen. Zu den wichtigsten Änderungen des neuen Lohnsteuerjahres zählt sie die neuen Beitragssätze bei den Sozialversicherungen, neue Kirchensteuerarten wie die jüdische Kultussteuer und die Einführung der Entgeltmeldung für Mitarbeiter, die kurz vor der Rente stehen. KDV Kanne Datenverarbeitung On Demand Die KDV Kanne Datenverarbeitung GmbH vermarktet die Lohnabrechnung KDV- LOHN als On-Demand-Service, bei dem Unternehmen den kompletten Abrechnungsprozess auslagern können. Der Umfang des Services lässt sich anhand von Modulen individuell gestalten. So kann die Abrechnung beispielsweise um eine Personaleinsatzplanung, eine Zeiterfassung oder ein Personalarchiv ergänzt werden. Brandneu sind bei uns das Bewerbermanagement und die Reisekosten-Abrechnung, ergänzt Werner Warweg, Geschäftsführer der KDV Kanne Datenverarbeitung GmbH. Schnittstellen erleichtern die Weiterverarbeitung der Lohndaten mit bekann- 17

5 eine Zeiterfassung für Werkstätten der VWund Audi-Vertragspartner. Diese wird über eine Schnittstelle zum Zeiterfassungssystem Infozeit TOP realisiert. Alle anderen Unternehmen müssen ihre Arbeitszeiten derzeit noch manuell eingeben. Allerdings verspricht Marc Wehrdorf, zuständig für die Produktentwicklung bei der Nixdorf-Lohn GmbH & Co. KG, einen schnellen Ausbau des Programmbereichs: Wir arbeiten bereits an Schnittstellen zu weiteren Zeiterfassungssystemen. An angrenzende Finanzbuchhaltungen lässt sich die Software über die mitgelieferte DATEV-Schnittstelle anbinden. Damit ist sie nach Angaben des Herstellers insbesondere für Steuerberater bestens geeignet. Unternehmen, die ihre Lohnabrechnung selbst erledigen, können sich nach Meinung von Marc Wehrdorf auf eine zunehmende Digitalisierung der Prozesse einrichten: Das papierlose Büro wird langsam aber sicher Realität. Nachdem sich der elektronische Datentransfer etabliert hat, geht es jetzt darum, die Lücken im Austausch zwischen Unternehmen, Behörden und Sozialversicherungsträgern zu schließen. So würden ab 2009 auch Erstattungsanträge an die Ausgleichskasse online überbusiness-lösungen lohnbuchhaltung Wir werden uns wahrscheinlich auf die eine oder andere Krankenkassen-Fusion einstellen können. Michael Baur, als Produktmanager zuständig für Lexware lohn+gehalt bei der Lexware GmbH & Co. KG Jetzt, wo der elektronische Datentransfer steht, geht es darum, die Lücken zu schließen. Marc Wehrdorf, zuständig für die Produktentwicklung bei der Nixdorf-Lohn GmbH & Co. KG Die Lohnabrechnung wird zur Standardaufgabe, die keinen großen Zeitaufwand verursachen darf. Matthias Schneider, Vorstand der s+p Software und Consulting AG ten ERP- und Finanzbuchhaltungssystemen wie Microsoft Dynamics NAV, SAP oder FibuNet. Die Marktchancen des Konzepts bewertet Werner Warweg positiv: Fast alle Kunden nutzen den Full Service, also die vollständige Auslagerung der betrieblichen Lohnabrechnung. Eines der wichtigsten Themen bei der Personalabrechnung ist nach seiner Meinung die Altersvorsorge. Neben entsprechenden Vorsorgeleistungen gehe es dabei vor allem auch um Arbeitszeitkonten. Lexware besonders bedienfreundlich Das Freiburger Software-Haus Lexware hat die Lohnabrechnung Lexware lohn+gehalt gleich in dreifacher Ausfertigung erstellt. Während sich die netzwerkfähige pro-version an mittelständische Unternehmen richtet, handelt es sich bei der Standardund der plus-variante um Einzelplatz- Lösungen. Wer klein anfängt, hat also einen Upgrade-Pfad vor Augen, ohne dass es zur schmerzhaften Trennung vom Software-Partner kommt. Lexware liegt das Schicksal kleiner Betriebe besonders am Herzen. Hier gibt es in der Lexware-Anwender profitieren von Online- und Präsenzschulungen. Regel keine Spezialisten für die Lohnbuchhaltung, weshalb viele Unternehmen auf externe Dienstleister zurückgreifen. Mit Bedienfreundlichkeit und einer umfangreichen Anwender-Unterstützung ziehen die Freiburger die Aufmerksamkeit auf sich. In diesem Jahr gibt es die speziell auf Einsteiger zugeschnittene 3-in-1-Aktion, die Online-Schulungen, FAQs und eine kostenlose Präsenzveranstaltung beinhaltet. Die Schulungen laufen jeweils einen halben Tag in acht großen deutschen Städten, erklärt Michael Baur, als Produktmanager bei der Lexware GmbH & Co. KG zuständig für Lexware lohn+gehalt. Ebenfalls neu ist Lexware help & news, ein intelligentes Informationszentrum, das Anwendern kontextorientierte Hilfen, Erklärungen oder Tools liefert. Die übersichtliche Darstellung der Fehlzeiten und die Übertragung von Überzahlungen in den Folgemonat runden die aktuelle Programmversion ab. Eine komfortable Integration gibt es zur Finanzbuchhaltung Lexware buchhalter. Zudem ist die Lohnabrechnung fester Bestandteil einiger kaufmännischer Komplettpakete. Im kommenden Jahr steht für Michael Baur die Gesundheitsreform im Mittelpunkt: Hier werden wir uns wahrscheinlich auf die eine oder andere Krankenkassen-Fusion einstellen können. Ein wichtiger Trend sind für ihn Mietlösungen als Software as a Service. Unternehmen würden dabei die Vorteile von On-Demand-Konzepten mit denen der internen Abwicklung der Lohnabrechnung kombinieren können. Nixdorf-Lohn ideal für Autowerkstätten Mit der gleichnamigen Lohnabrechnung hat Nixdorf-Lohn vor allem kleine und mittelständische Betriebe mit bis zu 200 Mitarbeitern im Visier. Die mandantenfähige Software ist branchenneutral, hält aber eine Besonderheit für das Kfz-Gewerbe parat: Die s+p Personalwirtschaft deckt alle Bereiche des Personalwesens ab. 18 Business&IT 1/2008

6 mittelt. Ein noch größerer Rationalisierungseffekt sei durch die Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte zu erwarten. s+p Software und Consulting die Schwerpunkte verlagern sich Bei der s+p Personalwirtschaft ist die Entgelt-Abrechnung nur eine Funktion unter vielen. Die Komplettlösung für die Personalverwaltung umfasst zudem Module zu Personalmanagement oder Zeiterfassung. Sämtliche Komponenten laufen auf einer gemeinsamen Datenbank. Einmal eingegebene Daten stehen dadurch in allen Programmbereichen zur Verfügung. Die Erstellung übergreifender Reports wird dadurch wesentlich erleichtert, stellt Matthias Schneider, Vorstand der s+p Software und Consulting AG, klar. Standardschnittstellen zu gängigen ERP- und Finanzbuchhaltungssystemen sorgen zudem für eine bequeme Weiterverarbeitung der Lohndaten. Auch beim Blick auf das Leistungsspektrum kann die s+p Personalwirtschaft Punkte sammeln. Selbst ausgewiesene Spezialitäten wie der Baulohn oder die Abrechnung von öffentlichen Betrieben, Kultureinrichtungen oder der Seeschifffahrt finden dabei Berücksichtigung. Bei der Entwicklung der aktuellen Programmversion stand vor allem die Bedienführung im Mittelpunkt. So können Anwender beispielsweise mit dem Steuer- und Sozialversicherungsprüfer die Betriebsprüfung als Trockenübung durchspielen und sich damit auf den kritischen Termin optimal vorbereiten. Kürzlich hinzugekommen ist ein Zahlungsassistent, der die Überweisung von Gehältern, Steuern und Abgaben erleichtert. Die Digitalisierung und Automatisierung von Vorgängen spielt eine immer größere Rolle. Die Lohnabrechnung wird zur Standardaufgabe, die keinen großen Zeitaufwand verursachen darf, betont Matthias Schneider. Ein gutes Beispiel sei hierfür der Datenaustausch mit Behörden und Sozialversicherungsträgern. So werden ab 2008 nicht nur Meldungen von den Unternehmen an die Krankenkassen übermittelt, sondern in umgekehrter Richtung auch Rückmeldungen der Krankenkassen an die Arbeitgeber. Die Informationen fließen dann direkt in die Entgelt-Abrechnung ein, womit einige manuelle Eingaben entfallen. Das setzt Kapazitäten frei, die für neue Die Archiv-CD mit Daten für den Betriebsprüfer ist bei der DATEV e.g. auf Bestellung erhältlich. Foto: DATEV e.g. Business&IT 1/

7 SelectLine Lohn & Gehalt ist eine mandantenfähige Lohnabrechnung, die auf den Bedarf kleiner und mittelständischer Unternehmen sowie Steuerberater zugeschnitten ist. Schnittstellen bestehen zum Schwesterprogramm SelectLine Rechnungswesen und zu den Buchhaltungslösungen von DATEV. In der aktuellen Version ist neben dem Datenexport für die Betriebsprüfung auch ein Zusatzmodul für die Lohnabrechbusiness-lösungen lohnbuchhaltung Zu den wichtigsten Neuerungen beim elektronischen Datenaustausch gehören die Meldungen der Krankenkassen. Jörg Wassink, Pressesprecher bei der Sage Software GmbH & Co. KG Das Lohnbüro der Zukunft arbeitet wesentlich effizienter. Martin Stolze, als Produktmanager zuständig für den Bereich Lohn- & Gehaltsabrechnung bei der SBS Software GmbH Im kommenden Jahr gibt es nur im Bereich der Reisekosten gravierende Veränderungen. Michael Richter, Leiter Vertrieb & Marketing bei der SelectLine Software GmbH Aufgaben wie etwa Personalplanung oder Personalbeschaffung dringend benötigt werden, ist sich Matthias Schneider sicher. Sage Software in dreifacher Ausfertigung Da die s+p Software und Consulting AG zur Sage Software-Gruppe gehört, liegt es nahe, die s+p Personalwirtschaft auch für die Sage-Produktfamilie zu nutzen. So basieren die Anwendungen Sage Lohnbüro, Sage Lohnbüro Pro und Sage Personalwirtschaft auf der s+p Personalwirtschaft. Alle drei Applikationen lassen sich optimal in die ERP-Systeme Sage Classic Line sowie Sage Office Line einbinden. Auch mit Blick auf die Einstiegskategorie ist für ein komfortables Zusammenspiel mit angrenzenden Anwendungen gesorgt: Kleine und mittelständische Betriebe können das Sage Lohnbüro beispielsweise mit der Finanzbuchhaltung GS-Buchhalter oder der PC-Kaufmann-Produktreihe kombinieren. Darüber hinaus hat Sage Software mit dem Sage Lohnbüro.direkt einen Outsourcing- Service im Portfolio, mit dem Unternehmen den gesamten Abrechnungsprozess auslagern können. Die Neuerungen bei den Sage-Produkten stimmen mit denen der s+p Personalwirtschaft überein. Zusätzlich ist ein spezielles Modul für die Leistungsbeurteilung im öffentlichen Dienst vorhanden. Für Jörg Wassink, Pressesprecher bei der Sage Software GmbH & Co. KG, steht vor allem der elektronische Datenaustausch via Internet im Mittelpunkt des Lohnbüros der Zukunft: Eine der wichtigsten Neuerungen für 2008 sind die geplanten elektronischen Meldungen der Krankenkassen an die Arbeitgeber, bei denen beispielsweise die Höhe der Sozialleistungen übermittelt wird. Die bisherige Einbahnstraßenregelung wird damit aufgehoben. Die durch die Rationalisierung frei werdenden Kapazitäten könnten in den Aufbau einer professionellen Personalarbeit investiert werden. SBS Software schrittweise Automatisierung Die SBS Software GmbH mischt mit der Lohnbuchhaltung SBS Lohn plus am Markt für Lohnabrechnungsprogramme mit. Die Software richtet sich vor allem an die Unternehmen, die ohne einen speziellen Branchenbezug sind. Wegen der Abrechnungsvielfalt und des Baulohnmoduls ist SBS Lohn plus auch für das Baugewerbe und Steuerberater interessant, betont Martin Stolze, als Produktmanager für den Bereich Lohn- & Gehaltsabrechnung bei der SBS Software GmbH zuständig. Weitere Alleinstellungsmerkmale sind beispielsweise ein integriertes Archivsystem und zahlreiche Schnittstellen zu gängigen Finanzbuchhaltungssystemen wie DATEV, Fibunet, Diamant oder das eigene SBS Rewe plus. Mit Blick auf die Produktentwicklung stand zuletzt vor allem die Rationalisierung der Prozesse im Vordergrund. So sind eine Pfändungsroutine und die automatische Berücksichtigung der betrieblichen Altersvorsorge hinzugekommen. Alle Sage-Programme arbeiten perfekt zusammen. Auch künftig rechnet Martin Stolze von Gesetzes wegen mit weiteren Arbeitserleichterungen: Die Einführung einer Bagatellgrenze für kleinere Lohnzusatzleistungen, die einheitlichen Fälligkeitstermine für Beitragsnachweise und die vereinfachten Umlage-Erstattungsanträge werden die Mitarbeiter im Lohnbüro entlasten. Der wohl größte Trend ist für ihn die zunehmende Digitalisierung. Dokumente werden archiviert, Mitarbeiterakten elektronisch verwaltet und Auswertungen per E- Mail verschickt. Das Lohnbüro der Zukunft arbeitet wesentlich effizienter, ist sich Martin Stolze sicher. SelectLine inklusive Baulohn Das Programm kann für die Personalverwaltung ausgebaut werden. 20 Business&IT 1/2008

8 nung in der Baubranche hinzugekommen. Zudem werden Lohnfortzahlungen von der Software automatisch berechnet. Nach Ansicht von Michael Richter, Leiter Vertrieb & Marketing bei der SelectLine Software GmbH, halten sich die Änderungen für die kommende Abrechnungsperiode in Grenzen: Abgesehen von neuen Beitragssätzen und einer neuen Meldung für Arbeitnehmer vor der Rente, gibt es nur im Bereich der Reisekosten gravierende Veränderungen. Die werden dann in der kommenden Version von SelectLine Lohn & Gehalt bereits eingearbeitet sein, denn diese wird dann erstmals mit einer integrierten Reisekosten-Abrechnung aufwarten können. SKS Soft komfortable Korrekturfunktion Bei der Lohnbuchhaltung SKS BUSINESS Lohn&Gehalt genießen Unternehmen die volle Freiheit: Die Zahl der abgerechneten Mitarbeiter wird allenfalls von der Größe und der Performance der genutzten Datenbank beschränkt. Anvisiert werden in erster Linie kleine und mittelständische Betriebe ab zehn Arbeitnehmern. Sie können bei der Lohnabrechnung auf alle gängigen Parameter zurückgreifen. Spezielle Anforderungen von Handwerkern, Baubetrieben und dem öffentlichen Dienst lassen sich über Zusatzmodule nachrüsten. Zu den Besonderheiten von SKS BUSINESS Lohn&Gehalt gehört eine komfortable Korrekturfunktion, mit der man selbst lange zurückliegende Fälle verändern kann. Die fällige Korrektur der Abrechnungen übernimmt die Lohnbuchhaltung automatisch. Zu den neuen Funktionen der aktuellen Programmversion zählen ein Abfragegenerator sowie eine Schnittstelle zur Schwerbehindertenverwaltung REHADAT-Elan. Weitere Anbindungen bestehen zum Schwesterprogramm SKS BUSINESS Finanzbuchhaltung und bekannten Lösungen für das Das ELSTER-Verfahren INFO Seit 2005 sind Unternehmen verpflichtet, Lohnsteueranmeldungen, Lohnsteuerbescheinigungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen via Internet an die zuständigen Finanzbehörden zu übertragen. Nur in wenigen Härtefällen akzeptieren Finanzämter noch den traditionellen Postweg. Die Voraussetzung für die Übertragung via ELSTER (Elektronische Steuererklärung) ist ein Zusatzmodul, das zur Grundausstattung aller Buchhaltungs- und Lohnabrechnungsprogramme gehört. Für die aktuelle ELSTER Phase 2 stellen die Finanzbehörden ein auf Java basierendes Tool mit dem Namen COALA zur Verfügung. Die Steuerdaten werden bei der Übertragung verschlüsselt, an eine von zwei Clearingstellen der Finanzbehörden übermittelt, dort entpackt und an das jeweils zuständige Finanzamt weitergeleitet. Neben dem Standardverfahren können Unternehmen optional eine zusätzliche Authentisierung einsetzen. Hierfür ist allerdings ein Sicherheitsmedium, zum Beispiel eine Chipkarte, erforderlich wurden 67,5 Millionen Lohnsteuerbescheinigungen und knapp 17 Millionen Lohnsteueranmeldungen elektronisch eingereicht. Business&IT 1/

9 business-lösungen lohnbuchhaltung Komplettsysteme für die Personalverwaltung liegen im Trend. Alfred Koerfer, Geschäftsführer der SKS Soft GmbH Ein Teil des Datenaustauschs zwischen Arbeitgebern und Ämtern ist noch nicht gesetzlich vorgeschrieben. Corinna Becker, Unternehmenssprecherin und Marketingleiterin bei der SoftENGINE GmbH Die Eingliederung der HR-Abteilung in die Wertschöpfungskette ist in vollem Gange. Lothar Steyns, Geschäftsführer der SUMMIT IT CONSULT GmbH betriebliche Rechnungswesen, etwa von Diamant oder DATEV. Nach Ansicht von Alfred Koerfer, Geschäftsführer der SKS Soft GmbH, setzen sich im Personalwesen immer mehr Komplettlösungen durch: Gesamtsysteme für die Personalverwaltung liegen im Trend. SKS Lohn&Gehalt lässt sich deshalb um Zusatzfunktionen wie Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung oder die multimediale Personalakte ergänzen. Einen ebenso großen Anklang würden Web-Lösungen finden, mit deren Hilfe Arbeitnehmer etwa von zu Hause aus Urlaubsanträge stellen können. SoftENGINE enge Bande zur ERP-Welt Die Lohnabrechnung BüroWARE Lohn & Gehalt ist vor allem als Ergänzung zur Software BüroWARE gedacht, die in drei Versionen für kleine und mittelständische Betriebe erhältlich ist. Anwender können je nach Version bis zu 1000 Mitarbeiter abrechnen, wobei Zusatzmodule die Besonderheiten einzelner Wirtschaftszweige aufgreifen. Abgesehen von der Baubranche kann Büro- WARE Lohn & Gehalt in allen Betrieben eingesetzt werden. Corinna Becker, Unternehmenssprecherin und Marketingleiterin bei der SoftENGINE GmbH, sieht die Stärken der Software vor allem im engen Zusammenspiel mit den übrigen Anwendungen der BüroWARE-Produktfamilie: Dank der umfassenden Integration lassen sich alle Daten direkt in Kostenrechnung und Finanzbuchhaltung übernehmen. Weitere Highlights sind die Schnittstellen zu Zeiterfassungs- und BDE-Systemen sowie das hohe Sicherheitsniveau. Die Personalakten werden über Codewörter geschützt. Das verhindert den unberechtigten Zugriff sogar bis auf die Ebene einzelner Felder, erklärt Corinna Becker. Als derzeit wichtigsten Trend im Umfeld der Lohnabrechnung sieht sie die zunehmende Vernetzung von Unternehmen, Krankenkassen und Finanzbehörden an. So würden inzwischen auch Meldedaten und Beitragsschätzungen übermittelt, während neue elektronische Formulare etwa zur Entgeltfortzahlung schon in Arbeit sind. Ein Teil des Datenaustauschs zwischen Arbeitgebern und Ämtern ist noch nicht gesetzlich vorgeschrieben. Wir werden die Verfahren dennoch so früh wie möglich anbieten, betont Unternehmenssprecherin Becker. SUMMIT IT CONSULT Humankapital managen Für Lothar Steyns, Geschäftsführer der SUMMIT IT CONSULT GmbH, stehen die Personalabteilungen in mittelständischen Unternehmen vor gravierenden Veränderungen: Die Eingliederung der HR-Abteilung in die Wertschöpfungskette ist in vollem Gange. Deshalb gewinnen integrierte Lösungen für das Personalmanagement zunehmend an Bedeutung. Sie bergen ein erhebliches Einsparpotenzial. Das Leistungsspektrum reiche von der Lohnabrechnung über Personalentwicklung und Personal-Controlling bis hin zu Bewerberabwicklung und Business Intelligence. Treiber ist nach seiner Meinung nicht allein das Eigeninteresse der Manager, sondern vor allem der gesteigerte Informationsbedarf der Banken, die den Faktor Mitarbeiter bei der Unternehmensbewertung inzwischen sehr viel höher hängen. In den Personalabteilungen geht es nicht mehr allein um die Verwaltung. Vielmehr ist das Managen des Humankapitals das Gebot der Stunde, stellt Lothar Steyns klar. Dementsprechend verfolgen die Personalmanagementsysteme HR Entgelt und HR BüroWARE kooperiert mit der gleichnamigen Unternehmens-Software. Nixdorf-Lohn ist zusätzlich mit einer Zeiterfassung ausgestattet. Das Programm Lexware lohn+gehalt rechnet bis zu 200 Mitarbeiter ab. 22 Business&IT 1/2008

10 Manager einen ganzheitlichen Ansatz. Mit Modulen zu Personalentwicklung, Personaleinsatzplanung und Bewerbermanagement ausgestattet, richten sie sich vor allem an mittelständische Unternehmen ab 100 Mitarbeitern. Eines der wichtigsten Merkmale ist die Nähe zum Internet. Via Webbrowser können beispielsweise leitende Angestellte in entfernten Niederlassungen auf relevante Personaldaten zugreifen, um sich auf Mitarbeitergespräche vorzubereiten. Schnittstellen bestehen zu ERP-Lösungen von oxaion, SoftM oder Schilling. TOPIX für Dienstleistungsbetriebe Ebenso wie SoftENGINE hat auch die TOPIX AG mehr als nur eine Lohnabrechnung zu bieten. Die TOPIX:5 Lohn- und Gehaltsbuchhaltung lässt sich zwar als eigenständige Anwendung einsetzen, doch ihre wahre Stärken spielt die Software erst mit dem ERP-System TOPIX:5 aus. Hierzu gehört vor allem das Zusammenspiel mit angrenzenden Anwendungen wie Zeiterfassung, Reisekosten-Abrechnung oder Finanzbuchhaltung. Zur Zielgruppe zählen vor allem Handels- und Dienstleistungsbetriebe. Da TOPIX:5 auch unter Mac OS X läuft, ist der Anteil der Agenturen und Medienunternehmen unter den Nutzern relativ groß Über das integrierte Personalportal können Mitarbeiter beispielsweise Urlaubsanträge INFO Die Selbstbedienung entlastet die Mitarbeiter im Lohnbüro. Sie können sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren. Jörg Eyring, Vorstand der TOPIX AG Die DEÜV der Sozialversicherungsträger stellen, ihre Arbeitszeiten erfassen oder Informationen zur Lohnabrechnung abrufen. Für die notwendige Sicherheit sorgen ein Passwortschutz und dedizierte Zugriffsberechtigungen. Die Selbstbedienung entlastet die Mitarbeiter im Lohnbüro. Sie können sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren, erklärt Jörg Eyring, Vorstand der TOPIX AG. Aus seiner Sicht sind es auch in diesem Jahr wieder die zahlreichen Gesetzesänderungen, die den meisten Aufwand bei der Software-Pflege verursachen. Die neue Lohnsteuer-Richtlinie, die elektronische Rückmeldung der Krankenkassen und die veränderten Beitragssätze bei Pflege- und Arbeitslosenversicherung gehören zu den wichtigsten Neuerungen, blickt Jörg Eyring auf das kommende Jahr. Angesprochen auf die aktuellen Trends, fällt ihm neben der elektronischen Datenübermittlung vor allem das Outsourcing ein. Vor allem Unternehmen, bei denen die Lohnabrechnung von nicht ausreichend qualifiziertem Personal erledigt wird, würden die Arbeit zunehmend dem Steuerberater aufdrücken. Varial Software für den gehobenen Mittelstand Obwohl Varial als Spezialist für das betriebliche Rechnungswesen inzwischen zum ERP- Anbieter Infor gehört, hat sich am flexiblen Einsatz der Varial Personalwirtschaft nichts geändert. Wir legen viel Wert auf eine technisch ausgereifte Integration in unterschiedliche Systemumfelder, bestätigt Astrid Sander, Leiterin Produktmarketing Personalwirtschaft bei der Varial Software AG. Darüber hinaus gebe es auch eine Standardanbindung an die eigene Finanzbuchhaltung. Die Lohnabrechnung ist bei der Varial Personalwirtschaft nur ein Programmbereich unter vielen. So können Anwender beispielsweise auch auf spezielle Funktionen Auch Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise können mittlerweile nur noch elektronisch eingereicht werden. Anders als beim ELSTER-Verfahren läuft die Übermittlung der Daten per . Die Basis hierfür ist die Verschlüsselungs-Software dakota, die zur Standardausstattung aktueller Lohnabrechnungsprogramme gehört. Sie steuert die verschlüsselte Übertragung der Informationen. Alternativ hierzu stellt die ITSG, der IT-Dienstleister der gesetzlichen Krankenversicherungen (GKV), das Tool sv.net zur Verfügung. Die Software kann kostenfrei als Windows- oder Online-Anwendung genutzt werden unabhängig von der jeweiligen Lohnbuchhaltung. zu Personalplanung, Personal-Controlling oder Personalentwicklung zurückgreifen. Zur Zielgruppe gehören in erster Linie mittelständische und große Betriebe; der Schwerpunkt liegt auf Unternehmen mit 50 bis 1000 Mitarbeitern. Zwei Besonderheiten der Varial Personalwirtschaft sind die Länder übergreifenden Analysen und die sofortige Datenverarbeitung nach der Eingabe. Dadurch können die Personalabrechnungen über die gesamte Periode verteilt werden, so dass es am Monatsende nicht zu den sonst oft üblichen Stressphasen kommt, erklärt Astrid Sander. Zu den neuen Funktionen, die in der aktuellen Version hinzugekommen sind, gehören unter anderem die Umsetzung der Tarifvereinbarung der Metall- und Elektroindustrie sowie Verbesserungen bei den statistischen Auswertungen. In naher Zukunft werde die Arbeitsbelastung im Lohnbüro sinken, glaubt Astrid Sander: Mit der Optimierung im Bescheinigungswesen, dem Ausbau des elektronischen Datenaustauschs und der einheitlichen Fälligkeit für Beitragsnachweise wird die Personalabrechnung künftig sehr viel einfacher. Auf Seiten der Software sieht sie einen Trend zu mehr Benutzerfreundlichkeit. Dies spiegele sich etwa im lückenlosen Zusammenspiel mit Microsoft Office wider. Fazit Als vor Jahren die Vision vom papierlosen Büro propagiert wurde, dürften wohl die wenigsten das Lohnbüro auf der Rechnung gehabt haben. Doch ausgerechnet das Rechnungswesen weiß zu überraschen. Während sich die Ein- und Verkaufsabteilungen noch mit der Prozess-Integration zu ihren Kunden und Lieferanten quälen, tritt der elektronische Datentausch zwischen Unternehmen, Finanzbehörden und Sozialversicherungsträgern heimlich seinen Siegeszug an. Ausnahmsweise profitiert davon nicht einmal nur der Staat. Im Gegenteil, trotz steigender Bürokratie werden die Mitarbeiter im Lohnbüro spürbar entlastet. Und noch etwas ist bemerkenswert: Die Unternehmen scheinen sich mehr und mehr für On-Demand-Lösungen und Outsourcing-Angebote zu interessieren. Noch vor wenigen Jahren wäre es undenkbar gewesen, dass der eher konservative Mittelstand sensible Personaldaten irgendwo im Internet parkt. tf Business&IT 1/