EINKOMMENSTEUER-ORDNER

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1 EINKOMMENSTEUER-ORDNER Fach 1 Fach 2 Fach 3 Fach 4 Fach 5 Fach 6 Fach 7 Fach 8 Fach 9 Fach 10 Allgemeines / Schriftverkehr mit dem Finanzamt Versicherungen, Spenden, weitere Sonderausgaben und Belastungen Einkommensersatzleistungen, haushaltsnahe Beschäftigung und Dienstleistungen, Altersvorsorgebeiträge (Riester) Einkünfte Steuerpflichtige(r) aus nichtselbständiger Arbeit Einkünfte Ehepartner(in) aus nichtselbständiger Arbeit Kapitaleinkünfte und private Veräußerungsgeschäfte Einkünfte aus Vermietungen Sonstige Einkünfte (Renten, Unterhalt u.a.) Angaben zu Kindern und deren Einkünfte Sonstige Belege

2 Fach 1 ALLGEMEINES/ SCHRIFTVERKEHR MIT DEM FINANZAMT In diesem Fach legen Sie bitte alle Unterlagen und Notizen ab, die im Zusammenhang mit dem Finanzamt stehen oder Ihnen sonstige steuerliche Hilfestellungen geben. Dazu gehören: Allgemeine Angaben Änderung Ihrer Adress- und / oder Kontodaten bzw. Ihres Familienstandes Sonstige Angaben und Anträge Angaben über eine getrennte Veranlagung bei Ehegatten, wie z.b. Datum der Trennung und Adresse des getrennt Lebenden Angaben über Auslandsaufenthalte (nur, sofern Sie zeitweise im Ausland lebten oder dort Einkommen erzielten) Steuerbescheide, welche Sie im Laufe des Jahres erhalten haben zzgl. evtl. gesondert erhaltene Kirchensteuerbescheide bei Eintritt in bzw. Austritt aus der Kirche bitte die Bestätigung der Gemeinde beifügen Schriftverkehr mit dem Finanzamt Änderung der Steuernummer Vergabe der Steuer-ID-Nummer Steuerinformationen Telefonnotizen (Hinweis: Wenn Sie mit dem Finanzamt telefonieren, bitte immer Ansprechpartner, Datum und Uhrzeit notieren. Hilft sehr oft weiter, wenn man sich nicht einig ist.)

3 Fach 2 VERSICHERUNGEN, SPENDEN, WEITERE SONDERAUSGABEN UND BELASTUNGEN Versicherungen, Spenden und weitere Sonderausgaben wie zum Beispiel: Kranken-, Pflege-, Lebens-, Renten-, Unfall-, Haftpflichtversicherung (Privat-, Kfz.-, Tierhalterhaftpflicht),Versicherungen gegen Arbeitslosigkeit, Erwerbsund Berufsunfähigkeit, freiwillige Pflegeversicherung und berufsständische Versorgungseinrichtungen ebenso Zusatzversicherungen und Anwartschaften zu den oben genannten Versicherungen und Sterbegeldversicherung gezahlte Renten und andere dauernde Lasten Unterhaltsleistungen an den geschiedenen oder dauernd getrennt lebenden Ehegatten Weiterbildungskosten in einem nicht ausgeübten Beruf und Kosten für die erste Ausbildung oder das erste Studium im speziellen Fall sprechen Sie bitte Ihren Steuerberater an! Spendenbescheinigungen und Zuwendungen an Stiftungen Für Spenden bis 200 reichen die Überweisungsträger. Bei Spenden in Katastrophenfällen gibt es sogar gar keine Obergrenze. Ansonsten müssen Original-Spendenbescheinigungen vorhanden sein. Ausnahme sind politische Parteien, hier bitte immer die Original- Spendenbescheinigung einreichen Außergewöhnliche Belastungen: Nachweise und Belege hierzu wie zum Beispiel: Nachweis über gezahlte Krankheitskosten und hierauf erhaltene Versicherungsleistungen und Beihilfen Behindertenausweis / Bescheinigung über eine Behinderung Unterlagen und Kostennachweise über eine Heimunterbringung Unterlagen und Nachweise der Hilflosigkeit bei unentgeltlicher persönlicher Pflege einer ständig hilflosen Person in deren Wohnung Nachweis der Unterhaltszahlungen an bedürftige Personen mit weiteren Angaben zu dieser Person, wie Geburtsdatum, Familienstand, Beruf, Adressdaten, Verwandtschaftsgrad und Einkommen der unterhaltenen Person für die Anlage Unterhalt im speziellen Fall sprechen Sie bitte Ihren Steuerberater an! Beerdigungskosten Wiederbeschaffungskosten von Hausrat, Kleidung etc. bei Naturkatastrophen Scheidungskosten

4 Fach 3 EINKOMMENSERSATZLEISTUNGEN, HAUSHALTSNAHE BESCHÄFTIGUNG UND DIENSTLEISTUNGEN, ALTERSVORSORGEBEITRÄGE (RIESTER) Einkommensersatzleistungen wie z.b. Altersübergangsgeld Arbeitslosengeld und -hilfe Elterngeld Insolvenz- und Kurzarbeitergeld Krankengeld in bestimmten Fällen Mutterschaftsgeld Haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse und Dienstleistungen, dazu zählen: (allgemein: grundsätzlich Rechnung mit Ausweis des Arbeitslohnes und Zahlungsbeleg über die Bank) Aushilfen / Mini-Jobs und sozialversicherungspflichtige Beschäftigungen im Haushalt Handwerkerleistungen für Renovierungs-, Reparatur- (auch Reparatur z.b. für Waschmaschine, PC, Fernseher) und Modernisierungsmaßnahmen mit Maschinenund Fahrtkosten Umzugsunternehmen Pflege- und Betreuungsleistungen Altersvorsorgebeiträge Bescheinigungen über die Altersvorsorgebeiträge für die Anlage AV

5 Fach 4 EINKÜNFTE STEUERPFLICHTIGE(R) AUS NICHTSELBSTÄNDIGER ARBEIT Hier legen Sie bitte alle Unterlagen ab, die im Zusammenhang mit Ihrer Anstellung als Arbeitnehmer stehen. Dazu zählen: Lohnsteuerbescheinigung mit etin (etin steht für electronical Taxpayer Identification Number und bezeichnet die lohnsteuerliche Identifikationsnummer jedes Arbeitnehmers in Deutschland) Vertragskopien bei Entschädigungen / Arbeitslohn für mehrere Jahre Angaben und Nachweise über Zeiten und Gründe der Nichtbeschäftigung Werbungskosten Fahrten Wohnung / Arbeitsstätte (Angaben über letztes amtliches Kennzeichen, Adresse Arbeitsstätte(n), falls diese von der Jahreslohnbescheinigung abweichen, Arbeitstage je Woche, Urlaubs- und Krankheitstage, längerer Arbeitsweg wegen Baustellen oder verkehrsgünstigerem Weg, Aufwendungen für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln) Beiträge zu Berufsverbänden Aufwendungen für Arbeitsmittel (Hierzu zählen alle Gegenstände, die Sie als Arbeitnehmer zur Ausübung oder Erledigung Ihrer Arbeiten einsetzen und nicht vom Arbeitsgeber zur Verfügung gestellt werden wie Arbeitskleidung, Fachliteratur, Werkzeuge und sonstige Arbeitsgeräte; Aufwendungen für Reparatur, Wartung und Reinigung von Arbeitsmitteln und -kleidung) Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer Weitere Werbungskosten - Steuerberatungs- und Bewerbungskosten, Kontoführungsgebühren, Telefon, Porto, Berufsversicherungen - Fortbildungskosten (Teilnahmebestätigung und Fahrt-/Reisekosten) - Aufstellung von Dienstreisen mit Nachweisen, die vom Arbeitgeber nicht erstattet worden sind - Aufstellung über Abwesenheitszeiten bei Einsatzwechsel- und Fahrtätigkeit - Mehraufwendungen für doppelte Haushaltsführung mit Angaben über Grund, Zeitraum, Entfernungskilometer Erstwohnsitz / Zweithaushalt, Nachweis der Unterkunftskosten am Arbeitsort, Umzugskosten incl. Einrichtung in gewissem Umfang, Abwesenheitszeiten für die ersten drei Monate und Nachweis eventueller Erstattungen vom Arbeitgeber oder der Agentur für Arbeit - alle Umzugskosten bei beruflich bedingtem Umzug incl. Einrichtung der neuen Wohnung in gewissem Umfang - Unfallkosten auf dem direkten Weg zur Arbeitsstätte und zurück - und grundsätzlich alle Darlehenskosten, sofern Werbungskosten fremdfinanziert wurden, Bescheinigung über die vermögenswirksamen Leistungen

6 Fach 5 EINKÜNFTE EHEPARTNER(IN) AUS NICHTSELBSTÄNDIGER ARBEIT Hier legen Sie bitte alle Unterlagen ab, die im Zusammenhang mit Ihrer Anstellung als Arbeitnehmer stehen. Dazu zählen: Lohnsteuerbescheinigung mit etin (etin steht für electronical Taxpayer Identification Number und bezeichnet die lohnsteuerliche Identifikationsnummer jedes Arbeitnehmers in Deutschland) Vertragskopien bei Entschädigungen / Arbeitslohn für mehrere Jahre Angaben und Nachweise über Zeiten und Gründe der Nichtbeschäftigung Werbungskosten Fahrten Wohnung / Arbeitsstätte (Angaben über letztes amtliches Kennzeichen, Adresse Arbeitsstätte(n), falls diese von der Jahreslohnbescheinigung abweichen, Arbeitstage je Woche, Urlaubs- und Krankheitstage, längerer Arbeitsweg wegen Baustellen oder verkehrsgünstigerem Weg, Aufwendungen für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln) Beiträge zu Berufsverbänden Aufwendungen für Arbeitsmittel (Hierzu zählen alle Gegenstände, die Sie als Arbeitnehmer zur Ausübung oder Erledigung Ihrer Arbeiten einsetzen und nicht vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden wie Arbeitskleidung, Fachliteratur, Werkzeuge und sonstige Arbeitsgeräte; Aufwendungen für Reparatur, Wartung und Reinigung von Arbeitsmitteln und -kleidung) Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer Weitere Werbungskosten - Steuerberatungs- und Bewerbungskosten, Kontoführungsgebühren, Telefon, Porto, Berufsversicherungen - Fortbildungskosten (Teilnahmebestätigung und Fahrt-/Reisekosten) - Aufstellung von Dienstreisen mit Nachweisen, die vom Arbeitgeber nicht erstattet worden sind - Aufstellung über Abwesenheitszeiten bei Einsatzwechsel- und Fahrtätigkeit - Mehraufwendungen für doppelte Haushaltsführung mit Angaben über Grund, Zeitraum, Entfernungskilometer Erstwohnsitz / Zweithaushalt, Nachweis der Unterkunftskosten am Arbeitsort, Umzugskosten incl. Einrichtung in gewissem Umfang, Abwesenheitszeiten für die ersten drei Monate und Nachweis eventueller Erstattungen vom Arbeitgeber oder der Agentur für Arbeit - alle Umzugskosten bei beruflich bedingtem Umzug incl. Einrichtung der neuen Wohnung in gewissem Umfang - Unfallkosten auf dem direkten Weg zur Arbeitsstätte und zurück - und grundsätzlich alle Darlehenskosten, sofern Werbungskosten fremdfinanziert wurden, Bescheinigung über die vermögenswirksamen Leistungen

7 Fach 6 KAPITALEINKÜNFTE UND PRIVATE VERÄUSSERUNGSGESCHÄFTE Eine Zusammenstellung dieser Unterlagen ist auch nach Einführung der Abgeltungssteuer in den meisten Fällen sinnvoll bzw. zwingend notwendig, z.b. um zuviel einbehaltene Abgeltungssteuer erstattet zu bekommen. In vielen Fällen ist die Angabe der Kapitaleinkünfte sogar weiterhin verpflichtend vorgeschrieben, wenn Ihre gesamten Einnahmen 801 bei Einzelveranlagung bzw bei Zusammenveranlagung überschreiten. Im speziellen Fall sprechen Sie bitte Ihren Steuerberater an. Wurden Kapitaleinkünfte im Rahmen anderer Einkünfte erzielt (z.b. bei der Vermietung und Verpachtung), legen Sie die entsprechenden Belege bitte dort ab. Bitte fügen Sie die Steuerbescheinigungen stets im Original bei, da Sie nur dann in den Genuss der Anrechnung bereits einbehaltener Steuern kommen! Nachweise der inländischen Kapitalerträge Zinsen und andere Erträge (gleich aus welcher Art der Kapitalforderung) Dividenden und ähnliche Erträge (aus Investmentanteilen, Aktien und anderen Anteilen) Nachweise ausländischer Kapitalerträge (Zusammenstellung wie bei den inländischen) Erträge aus Beteiligungen (Nachweise der Beteiligungsgesellschaften bitte beifügen) Werbungskosten Abzugsfähig ist hier nur noch maximal der Sparerpauschbetrag von 801 bei Einzelpersonen bzw bei zusammen veranlagten Ehegatten (die Angabe Ihrer Werbungskosten ist trotzdem sinnvoll, da erhebliche Zweifel an der Verfassungsmässigkeit der Versagung des Werbungskosten-Abzugs bestehen (z.b. Steuerberatungskosten, Depotgebühren, Finanzierungskosten, Anlagenberatung)) sonstige Nachweise Abrechnungen über den An- und Verkauf von Wertpapieren innerhalb eines Jahres (Erwerb nach dem ) Bescheinigung über private Verluste ( bis zum des laufenden Jahres bei der Bank zu beantragen)

8 Fach 7 EINKÜNFTE AUS VERMIETUNGEN Auch Vermieter müssen nun nicht mehr jeden Beleg einreichen. Dafür sollten Sie aber verstärkt auf korrekte Rechnungen achten, d.h. Material-, Maschinen-, Fahrt- und Arbeitskosten müssen separat aufgeführt sein. Handwerkerrechnungen sollten unbar bezahlt werden. Und selbstverständlich gilt: Weiterhin alle Belege sammeln und aufbewahren wie z.b. im Jahr der Anschaffung: Alle Unterlagen, die mit dem Erwerb der Immobilie und der Einrichtung zusammenhängen, wie Notarvertrag, Grundschuldbestellung, Darlehensverträge u.ä., aber auch Reisekosten im Zusammenhang mit dem Erwerb der Immobilie (hierzu zählen auch die Fahrten zu den Objekten, die später nicht angeschafft wurden) Aufstellung aller Mieteinnahmen (inkl. solche aus Umlagen, Garagen und Werbeflächen sowie Angabe der Leerstandszeiten) Nachweise bei Anteilen an Vermietungseinkünften (z.b. aus Immobilienfonds, Grundstückgemeinschaften oder sonstigen Gesellschaften) Werbungskosten Darlehensvereinbarung bei erstmaliger Berücksichtigung Nachweis der Schuldzinsen und sonstige Geldbeschaffungskosten wie Schätz-, Notar- und Grundbuchgebühren Rechnungsbelege der Erhaltungsaufwendungen Nachweise der laufenden Kosten wie - Grundsteuer, Straßenreinigung, Müllabfuhr, - Wasserversorgung, Entwässerung, Hausbeleuchtung, - Heizung, Warmwasser, - Schornsteinreinigung, Hausversicherungen, - Hauswart, Treppenreinigung, Fahrstuhl, - Verwaltungskosten - Sonstiges, wie Rechts- und Steuerberatungskosten, Aufstellung der Fahrten zum Objekt und Berater mit Entfernungskilometer, Rechnungen für vermietetes Inventar, Gartenarbeiten, Maklergebühren, Kosten der Mietersuche u.ä. alternativ / ergänzend: Hausgeldabrechnungen für das betreffende Steuerjahr und Vorjahr Zusätzliche Angaben Nachweise über vereinnahmte oder bewilligte Zuschüsse aus öffentlichen Mitteln zu den Anschaffungs- / Herstellungskosten Nachweise über Kapitalerträge, soweit sie im Zusammenhang mit der Vermietung angefallen sind (z.b. aus Instandhaltungsrücklage)

9 Fach 8 SONSTIGE EINKÜNFTE (RENTEN, UNTERHALT U.A.) Renten und andere wiederkehrende Leistungen Nachweise über Versorgungsleistungen von gesetzlichen Rentenversicherungen, landwirtschaftlichen Alterskassen, berufsständischen Versorgungseinrichtungen und privaten Rentenversicherungen Nachweise von Zusatzversorgungseinrichtungen, Berufsunfähigkeits- und Erwerbsminderungsrenten und aus sonstigen Verpflichtungsgründen (z.b. Renten aus Veräußerungsgeschäften) Nachweise von Altersvorsorgeverträgen und betrieblicher Altersversorgung Werbungskosten zu den einzelnen Positionen, wie z.b. damit zusammenhängende Rechts- und Beratungskosten, Reisekosten zu den Versorgungsträgern u.a. erhaltene Unterhaltsleistungen, soweit sie vom Geber als Sonderausgaben abgezogen werden, wie z.b. Unterhalt des getrennt lebenden oder geschiedenen Ehegatten. Dies ist immer dann der Fall, wenn Sie dem Unterhaltsgeber eine sog. Anlage U unterzeichnet haben. Abgeordnetenbezüge Private Veräußerungsgeschäfte (z. B. Grundstücke) Sonstige Leistungen (z. B. gelegentliche Vermittlung, Vermietung einzelner beweglicher Wirtschaftsgüter)

10 Fach 9 ANGABEN ZU KINDERN UND DEREN EINKÜNFTE Getrennt für jedes Kind ordnen Sie hier bitte die nachfolgenden Unterlagen und Nachweise ein: allgemeine Angaben zur Person Vorname, ggf. abweichender Familienname, Geburtsdatum, verheiratet seit dem, Anspruch auf Kindergeld, Wohnort im Inland von bis, Wohnort im Ausland von bis Kindschaftsverhältnis zur steuerpflichtigen Person und zum Ehegatten Kindschaftsverhältnis zu anderen Personen (Name, Geburtsdatum, Adresse) Zusätzliche Angaben für volljährige Kinder falls in Ausbildung: Bezeichnung der Schul-/Berufsausbildung und entsprechender Nachweis wie z.b. Studienbescheinigung falls nicht in Ausbildung: Angabe des Grundes und Nachweis, sofern vorhanden (z.b. Wehr- oder Ersatzdienst) alle Einkünfte, Bezüge und Werbungskosten für den Zeitraum, in welchem das Kind steuerlich berücksichtigt wird (in der Regel nur bis zum vollendeten 25. Lebensjahr) bei Alleinerziehenden, Berufsausbildung des Kindes und Kinderbetreuungskosten im Falle der Übertragung des Kinderfreibetrages Angabe über die Gründe Zeitraum und Anschrift einer auswärtigen Unterbringung des Kindes Angaben über weitere Personen im Haushalt Angaben über den Dienstleister der Betreuung und der geleisteten Aufwendungen (ohne Verpflegung) Zahlungsnachweise der Kinderbetreuungskosten sonstige Unterlagen und Angaben Nachweis über gezahltes Schulgeld evtl. Behindertenausweis des Kindes

11 Fach 10 SONSTIGE BELEGE