Kantonspolizei Bern; Optimierung Funkkommunikation REZ Objektkredit, Ausgabenbewilligung Verpflichtungskredit 2015 und 2016

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1 Der Regierungsrat des Kantons Bern Le Conseil-exécutif du canton de Berne Vortrag Datum RR-Sitzung: Direktion: Geschäftsnummer: Klassifizierung: 21. Oktober 2015 Polizei- und Militärdirektion 2015.POM.304 Kantonspolizei Bern; Optimierung Funkkommunikation REZ Objektkredit, Ausgabenbewilligung Verpflichtungskredit 2015 und 2016 Inhaltsverzeichnis 1 Zusammenfassung Rechtsgrundlagen Beschreibung des Geschäfts/Vorhabens Ausgangslage Grundzüge der Vorlage Termine, Vorgehensplan, Organisation, Zuständigkeiten Vergabe Auswirkungen auf Finanzen, Organisation, Personal, IT und Raum Einmalige Ausgaben Folgekosten Personelle Auswirkungen Auswirkungen auf IT und Raum Kreditsumme und Ausgabenbefugnis Auswirkungen auf die Gemeinden Auswirkungen auf Wirtschaft, Umwelt und Gesellschaft Konsequenzen bei einer Ablehnung Antrag O 2 Letzte Bearbeitung: / Version: 1 / Dok.-Nr.: / Geschäftsnummer: 2015.POM.304 Seite 1 von 9

2 1 Zusammenfassung Die Kantonspolizei Bern (Kapo) betreibt vier Einsatzzentralen der Polizei und stellt die technischen Einrichtungen für die beiden Zentralen der Sanitätspolizei und Berufsfeuerwehr Bern zur Verfügung. Die zunehmende Anzahl an Notrufen und Einsätzen erhöht den Kommunikationsverkehr und dadurch den Lärmpegel in den Zentralen. Durch technische Massnahmen sollen die Funkgespräche in die Zentralen mittels Zentralenanruf und Statusmeldungen reduziert werden. Der Einsatzdisponent wird neu optisch statt akustisch auf einen Sprechwunsch hingewiesen. Einsatzkräfte, welche ihr Eintreffen vor Ort aktuell per Funkspruch an die Einsatzzentrale melden, übermitteln neu per Tastendruck am Funkgerät eine elektronische "vor Ort"-Standardmeldung, welche mit Zeitstempel versehen automatisch im Einsatzleitsystem protokolliert wird. Bisher erstellt der Einsatzdisponent nach dem Entgegennehmen des Funkspruchs manuell einen entsprechenden Eintrag. Die vorliegende Optimierung und Erweiterung bildet die Grundlage für zukünftige, weiterführende Verbesserungen der Funkkommunikation in den Einsatzzentralen. Mit dem vorliegenden Beschluss Optimierung Funkkommunikation REZ wird ein Betrag von CHF 600' (inkl. MwSt.) als neue, einmalige Ausgabe für die Jahre 2015 und 2016 beantragt, zur Erweiterung der Funkbedienplätze in den Einsatzzentralen mit selektivem Zentralenanruf und Übermittlung von Statusmeldungen. Die Finanzkompetenz für die Beschaffung liegt beim Regierungsrat des Kantons Bern. 2 Rechtsgrundlagen - Art. 1 und 8 der Verordnung über die Organisation und die Aufgaben der Polizei- und Militärdirektion (OrV POM; BSG ) vom 18. Oktober Art. 1 und 6 Polizeigesetz (PolG; BSG 551.1) vom 8. Juni Art. 3 Abs. 1 Gesetz über die Kantonspolizei (KPG; BSG 552.1) vom 20. Juni Art. 46, 48 Abs. 1 Bst. a, 49, 50 und Art. 52 Gesetz über die Steuerung von Finanzen und Leistungen (FLG; BSG 620.0) vom 26. März Art. 136, 139, 141, 148 und Art. 152 Verordnung über die Steuerung von Finanzen und Leistungen (FLV; BSG 621.1) vom 3. Dezember Art. 2 Abs. 1 lit. a und Art. 6 Gesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (ÖBG; BSG 731.2) vom 11. Juni Art. 1 Abs. 1 lit. c und Art. 7 Abs. 3 lit. c und f Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen (ÖBV; BSG ) vom 16. Oktober Art. 27ff. Kantonales Bevölkerungsschutz- und Zivilschutzgesetz (KBZG; BSG 521.1) vom 19. März 2014 Letzte Bearbeitung: / Version: 1 / Dok.-Nr.: / Geschäftsnummer: 2015.POM.304 Seite 2 von 9

3 3 Beschreibung des Geschäfts/Vorhabens 3.1 Ausgangslage Die Kapo betreibt die vier regionalen Einsatzzentralen (REZ BO, REZ BERN, REZ MEOA, REZ SJB 1 ) der Polizei und ist für den technischen Betrieb der Feuerwehreinsatzleitzentrale (FELZ) der Berufsfeuerwehrr Bern, sowie der Sanitätsnotrufzentrale (SNZ) der Sanitätspolizei Bern zuständig. Diese Einsatzzentralen nehmen die Notrufe 112, 117, 118 und 144 entgegen. Ausserdem disponieren sie die benötigten Einsatzkräfte der Polizei, Feuerwehr und Ret- Tiefbauamt, tungsdienste, oder bieten nach Bedarf andere Fachpersonen auf (Staatsanwalt, Jagdinspektor, etc.). Die Kommunikation erfolgt über zwei Kanäle: Notrufe und zum Teil dienstliche Gespräche werden über das Telefon entgegen genommen; Einsatzdispositionen und Statusmeldungen der Einsatzkräfte erfolgen über das POLYCOM-Funksystem. Weitere Audioquellen nebst dem POLYCOM-Funk und der Telefonie sind diverse EDV- etc.). Aktuell wer- basierte Systeme (PC, Alarmnet, Kurz- und Langzeit-Sprachaufzeichnung den diese Audioquellen, ausgenommen die Telefongespräche, ausschliesslich über Lautspre- der vie- cher an den Arbeitsplätzen der Einsatzdisponenten ausgegeben. Die Sprachausgabe len unterschiedlichen Funkkanäle, die Alarmierungstöne der eingehenden Notrufe, sowie au- Für den tomatische Alarme erzeugen einen sehr hohen Lärmpegel in der Einsatzzentrale. Einsatzdisponenten wird es dadurch zunehmend schwieriger, die für ihn relevanten Telefonkönnen. anrufe oder Funkaufrufe selektiv wahrnehmen und entgegennehmen zu Abbildung 1: Audioquellen in den regionalen Einsatzzentralen 1 REZ BO ist zuständig für Region Ber rner Oberland, REZ BERN ist zuständig für Stadt und Agglomeration Bern, REZ MEOA ist zuständig für die Region Mittelland, Emmental und Oberaargau, REZ SJB ist zuständig für die Region Seeland und Berner Ju- ra. Letzte Bearbeitung: / Version: 1 / Dok.-Nr.: / Geschäftsnummer: 2015.POM.304 Seite 3 von 9

4 Tabelle 1: Beschreibung der Audioquellen Audioquelle Beschreibung Geschäftstelefonie Normale Anrufe in die Einsatzzentrale Notrufe Anrufe auf die Notrufnummern (112/ 117 / 118) POLYCOM Arbeitskanal Hauptkanal für die Kommunikation mit Polizisten POLYCOM Mithörkanäle Alarmnet EDV-Systeme Andere Einsatzdisponenten Ausweichkanäle sowie Kanäle für die Kommunikation mit Partnerorganisationen System zum Empfangen von Alarmmeldungen (z.b. Einbruch, Überfall, etc.) Audiosignale des Computers Aus organisatorischen Gründen arbeiten die Einsatzdisponenten alle im selben Raum Die steigende Anzahl an Notrufen und der daraus resultierenden Anstieg an Einsätzen, führt zu einer Zunahme der Zentralenanrufe und der Mitteilungen von Statusinformationen der Frontmitarbeitenden an die Einsatzzentrale. Das wirkt sich stark auf die Arbeitsbelastung der Einsatzdisponenten und auf deren Arbeitsqualität aus. Die Mitarbeitenden können die akustischen Anrufe der verschiedenen Funkkanäle im hektischen Betrieb nur noch schlecht oder teils gar nicht mehr erfassen. Anrufe von mobilen Teilnehmenden werden überhört oder können infolge anderer Arbeiten (Telefonieren, Abhörung der Kurzzeitaufzeichnung etc.) nicht entgegengenommen werden. Die Verantwortlichen der Abteilung Planung und Einsatz (P+E) und der Abteilung Technik haben deshalb eine Arbeitsgruppe mit der Erarbeitung eines Konzeptes beauftragt, mit welchem das Avanti Einsatzleitsystem (ELS) erweitert und dadurch die Arbeitsbedingungen verbessert werden sollen. Dabei wurden unter anderem folgende Anpassungen identifiziert, welche die Anrufsicherheit zur Zentrale erhöhen sowie den Geräuschpegel, resp. die Anzahl Funkgespräche in die Einsatzzentralen massgeblich senken werden: Anmeldung der Funkgespräche Heute: Wenn Mitarbeitende via POLYCOM-Funk Kontakt mit der REZ aufnehmen wollen, rufen sie die Zentrale direkt auf. Dies bedeutet, dass die Einsatzdisponenten laufend den Funkverkehr aktiv überwachen müssen, um Gesprächsanfragen zu registrieren. In Zeiten von hohem Arbeitsaufkommen führt dies dazu, dass gelegentlich Gesprächsanfragen nicht bemerkt werden und die ausrückenden Polizisten mehrmals die REZ aufrufen müssen. Letzte Bearbeitung: / Version: 1 / Dok.-Nr.: / Geschäftsnummer: 2015.POM.304 Seite 4 von 9

5 Abbildung 2: Gesprächsaufbau zur REZ heute Nach der Erweiterung: Neu sollen die POLYCOM Nutzer der Kapo Bern mittels einer Gesprächsanfrage Kontakt mit der Einsatzzentrale aufnehmen. Diese Gesprächsanfrage wird per Statusmeldung mit dem Funkgerät an das ELS übermittelt und dort dem Einsatzdisponenten auf dem Display angezeigt. Dadurch müssen die Einsatzdisponenten den sprachlichen Funkverkehr nicht mehr aktiv überwachen, sondern nur noch auf Gesprächsanfragen und Notrufe reagieren. Weiter besteht bei diesem Prozess neu die Möglichkeit, dass sich wenn möglich derjenige Einsatzdisponent meldet, der die entsprechende Fallkenntnis besitzt. Dies führt zu einer weiteren Verbesserung des Dispositionsprozesses. Ausserdem kann die Lautstärke der Ausgader Funkgespräche bei belautsprecher reduziert werden, da diese nur noch zur Überwachung Notsituationen verwendet werden. Abbildung 3: Gesprächsanmeldung in der REZ Elektronische Übermittlung des Status "Am Ort" Heute: Um einen Einsatz lückenlos vom Zeitpunkt des Meldungseinganges bis zum Abschluss zu dokumentieren, müssen die Einsatzdisponenten im ELS das Ereignisjournal führen. In diesem werden unter anderem der Meldungseingang, die eingesetzten Mittel sowie deren Eintreffen am Ereignisort festgehalten. ehalten. Aktuell melden die Einsatzkräfte jeweils via Funk ihr Einvor Ort und der Einsatzdisponent muss dies im System entsprechend treffen vermerken. Letzte Bearbeitung: / Version: 1 / Dok.-Nr.: / Geschäftsnummer: 2015.POM.304 Seite 5 von 9

6 Abbildung 4: Statusmeldung heute Nach der Erweiterung: In Zukunft wird die Statusmeldung Einsatzmittel "am Ort" nur noch elektronisch an die Einsatzzentrale zentrale übermittelt werden. Die Mitteilung via Funk wird optional vorgenommen und dient lediglich dazu, die anderen Einsatzkräfte über den aktuellen Status zu informieren. Auch diese Prozessanpassung führt unter anderem zu einer Reduktion des Funkverkehrs und einer weiteren Entlastung der Einsatzdisponenten. Zusätzlich wird die Qualität der Erfassung der Ankunftszeit am Einsatzort verbessert und die Gefahr, dass der Status eines es Mittels durch Überlastung des Einsatzdisponenten zu spät oder gar nicht angepasst wird, fällt weg. Abbildung 5: Statusmeldung via POLYCOM-Funksystem Mit diesen beiden Anpassungen kann die hohe Qualität der Notrufentgegennahme und der Disposition im Kanton Bern auch in Zukunft gewährleistet werden. Bei der Berufsfeuerwehr Bern wurde im Dezember 2014, im Rahmen eines Pilotprojektes, diese neuen Funktionalitäten in ihrer Einsatzzentrale (FELZ) erfolgreich eingeführt. Da die aktuelle Software die Meldungszustellung nur an eine Einsatzzentrale zulässt, ist eine Weiterentwicklung durch den Systemlieferanten notwendig. Nur so können auch die Einsatzzentralen der Kapo und, sofern gewünscht, die der Sanitätspolizei Bern von diesen neuen Funktio- nen profitieren. Die Anpassung des Systems steht in keinem direkten Zusammenhang mit dem Projekt "Polizeizentrum Bern" (PZB). Die beantragten Erweiterungen können aber nach einer Konfigurati- Letzte Bearbeitung: / Version: 1 / Dok.-Nr.: / Geschäftsnummer: 2015.POM.304 Seite 6 von 9

7 onsanpassung auch an einem neuen Standort (z.b. PZB) weiterverwendet werden. Sie bilden die Grundlage für weitere Verbesserungen des Kommunikationsverkehrs. 3.2 Grundzüge der Vorlage Die Firma ATOS, Lieferant des POLYCOM Funksystems, erbringt folgende Leistungen zu Gunsten der Kapo: - Anpassung der Software der Vermittlungseinheit zur Übermittlung der Gesprächsanfragen und Statusmeldungen an die jeweils zuständige Einsatzzentrale gemäss den Anforderungen der Kapo Bern. - Installation, Konfiguration und Test der neuen Software im POLYCOM-Netz des Kantons Bern - Support nach der Einführung der neuen Software Die Firma Swisscom (Swisscom Public Safety, Lieferant des Einsatzleitsystems Avanti, erbringt folgende Leistungen zu Gunsten der Kapo: - Anpassen der Schnittstelle zwischen dem Avanti Einsatzleitsystem und dem POLYCOM Funksystem, damit die eingehenden Meldungen entgegen genommen und in den zuständigen Einsatzzentralen verarbeitet werden. - Anpassen der Benutzeroberfläche um die Gesprächsanmeldungen im Meldungsfenster darzustellen. 3.3 Termine, Vorgehensplan, Organisation, Zuständigkeiten Mit dem Lieferanten wurde folgender Termin- und Vorgehensplan definiert: Aufgabe Termin Bestellung der Software Q Detaildefinition und Entwicklung der Software Q bis Q Installation und Konfiguration der Software ab Q Abschluss der Anpassung Q Die Projektleitung ist bei der Abteilung Technik der Kapo. Die Anpassungen werden in enger Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen der Berufsfeuerwehr Bern sowie der Sanitätspolizei Bern durchgeführt. 3.4 Vergabe Das System POLYCOM wurde im Rahmen einer Gatt WTO Beschaffung durch den Bund für ein national einheitliches Funksystem ausgeschrieben. Der Zuschlag wurde der Firma Siemens, heute Atos, erteilt, welche in der Folge zusammen mit den Kantonen das nationale Funknetz erstellte. Aufgrund der technischen und rechtlichen Gegebenheiten können die notwendigen, hochkomplexen Arbeiten zur Anpassung und Erweiterung in diesem System nur durch den Systemlieferanten erbracht werden. Ergänzend gilt es anzufügen, dass die Atos als Systemlieferant in diesem schweizweiten Sicherheitsfunknetz die technische Gesamtverantwortung trägt. Die diesbezüglichen Vorgaben wurden weiter durch das Bundesamt für Bevölkerungsschutz BABS in den allgemeinen Bedingungen und Vorgaben zum POLYCOM Funknetz geregelt. Letzte Bearbeitung: / Version: 1 / Dok.-Nr.: / Geschäftsnummer: 2015.POM.304 Seite 7 von 9

8 4 Auswirkungen auf Finanzen, Organisation, Personal, IT und Raum 4.1 Einmalige Ausgaben Die Kosten für das geplante Vorhaben setzen sich wie folgt zusammen: Objekt Jahr Betrag in CHF SPDS-Lizenzen und Dienstleistungen gemäss Offerte (ATOS) SPDS-Lizenzen und Dienstleistungen gemäss Offerte (ATOS) ' ' Div. Lieferanten für Kleinstanpassungen ' Anpassung Avanti ELS ' Total inkl. 8% MWST 600' Folgekosten Die Folgekosten verändern sich gegenüber heute nicht. Die Anzahl Arbeitsplätze in den Einsatzzentralen und die Server im POLYCOM-Switch bleiben gleich. Diese bilden die Basis zur Berechnung der Kosten des Unterhaltsvertrags. 4.3 Personelle Auswirkungen Der Auftrag hat keine personellen Auswirkungen hinsichtlich Mehrbedarf an Stellen, sondern ermöglicht im Gegenteil mit dem bestehenden Personal eine effizientere Notrufentgegennahme und Einsatzdisposition. Vor der Einführung erfolgt eine Information / Ausbildung der Mitarbeitenden mittels Informationsschreiben (zusätzliche Kurzwahltasten), zudem wird P+E während der Einführungsphase die Mitarbeitenden der Einsatzzentrale kurz schulen und an den REZ-Arbeitsplätzen Support bieten. Die Informations- / Ausbildungsmassnahmen werden mit dem Fachbereich Aus- und Weiterbildung koordiniert. 4.4 Auswirkungen auf IT und Raum Die Beschaffung hat keine Auswirkungen auf die vorhandene IT-Hardware-Infrastruktur, sondern betrifft nur die Erweiterungen der bestehenden Software und zusätzliche Lizenzen. 4.5 Kreditsumme und Ausgabenbefugnis Es handelt sich um einen Verpflichtungskredit, welcher als einmalige und neue Ausgabe vom Regierungsrat des Kantons Bern zu genehmigen ist. Die Finanzierung erfolgt zu Lasten der Laufenden Rechnung folgender Kostenstelle beziehungsweise Kostenarten: Kostenstelle Kostenart Rechnungsjahr Betrag in CHF 1310 POLYCOM ' POLYCOM ' IT ' Letzte Bearbeitung: / Version: 1 / Dok.-Nr.: / Geschäftsnummer: 2015.POM.304 Seite 8 von 9

9 Die benötigten Mittel sind im Voranschlag 2015 und im Aufgaben- und Finanzplan 2016 in der Produktgruppe Polizei enthalten. 5 Auswirkungen auf die Gemeinden Der vorliegende Beschluss hat keine Auswirkungen auf die Gemeinden. 6 Auswirkungen auf Wirtschaft, Umwelt und Gesellschaft Der vorliegende Beschluss hat keine Auswirkungen auf die Umwelt. Auf die Gesellschaft wirkt er sich positiv aus, da die optimierte Infrastruktur eine raschere und professionellere Entgegennahme der Notrufe ermöglicht. Er hat insofern Auswirkungen auf die Wirtschaft, dass diese von den Aufträgen der Kapo profitieren und entsprechend Umsätze generieren kann. 7 Konsequenzen bei einer Ablehnung Bei einer Ablehnung des Antrags muss mit den bestehenden Prozessen und Mitteln weiter gearbeitet werden. Bei einer weiteren Zunahme der Notrufe und Einsätze, bzw. bei einer allfälligen Reduktion der Anzahl Einsatzzentralen, kann eine effektive und effiziente Bearbeitung der Notrufe nicht mehr gewährleistet werden. 8 Antrag Die Polizei- und Militärdirektion beantragt dem Regierungsrat des Kantons Bern, dem vorliegenden Verpflichtungskredit in der Höhe von CHF zuzustimmen. Beilagen Beschlussesentwurf Auskunftsperson Herr Jürg Coray, Chef Technik, Telefon Letzte Bearbeitung: / Version: 1 / Dok.-Nr.: / Geschäftsnummer: 2015.POM.304 Seite 9 von 9