100% automatisierte Katalog-Produktion

Transkript

1 FileMaker Konferenz % automatisierte Katalog-Produktion Welche Strategie passt zu welchem Publishing-Projekt?

2 FileMaker Konferenz % automatisierte Katalog-Produktion Was ist Database-Publishing? Wo kann FileMaker helfen? Projekt aus der Praxis Entwickler-Tricks ca. 90 min inkl. 5 Extra-Kapitel Database-Publishing

3 FileMaker Konferenz2010 Jahrgang 1969 seit 20 Jahren selbstständig als Entwickler, Designer, Berater zahlreiche Publishing-Projekte begleitet seit DTP-Anfängen in den 80er Jahren Entwicklung maßgeschneiderter Publishing-Systeme für Print & WEB

4 Database-Publishing

5 Was ist eigentlich Database-Publishing? Die Daten sollen in ein Layout!

6 Das geht dann so...

7

8 s t x Aa qi L r dm e t z F ö W us n F Q R H 123 2,95 b 4,0

9 ;-)

10 Arten von Publishing- Erzeugnissen

11 Arten von Publishing-Erzeugnissen Visitenkarten Verpackungen Technische Dokumentationen Mailings Briefbögen Displays Handbücher Flyer Schilder Werbeanzeigen Bedienungsanleitungen Broschüren Plakate Kataloge Preislisten Bücher Zeitschriften Pläne Listen Textilien Magazine Eintrittskarten Merchandising Namensschilder Foto-Druck Urkunden

12 Extra- Kapitel Entstehung und Aufbereitung von Informationen

13 Entstehung von Informationen Hersteller / Vorlieferanten Einkauf Marketing Vertrieb Controlling technische Dokumente Pflichtangaben technische und logistische Produkt-Merkmale, Preise gebrauchsorientierte Produkt-Merkmale, Nutzenversprechen, Werbeaussagen, Image Kunden-Merkmale / Targeting, Preise historische und strategische Kennziffern Redaktion thematische Aufbereitung externe Zulieferer: Übersetzer, Fotografen, Grafiker, Texter, Agenturen

14 Aufbereitung von Informationen lose Dokumente Manuskripte, Pläne, Bilder, s Datenbanken, ERP, PIM, BI DMS, MAM, CMS CRM, Helpdesk-Systeme Workflow-Systeme Stammdaten: Warenwirtschaft, Produktdatenmanagement; Bewegungsdaten / Kennzahlen Dokumenten-Management Asset-Management Content-Management Kundengruppen, Kundenwünsche, typische Anwenderprobleme inhaltliche, redaktionelle, technische Logistik: Planung, Korrekturen, Freigaben, Verarbeitung

15 Extra- Kapitel Ausgabeformate

16 Ausgabeformate Publishing-Dokumente Quark, Indesign, PDF Office-Dokumente Word, Excel, RTF, PDF Technische Dokumente SGML, DocBook, LaTeX, XSL-FO ebook-formate epub, ibook, Kindle,... Web-Anwendungen HTML, XML proprietäre Formate z.b. Druckmaschinen-Steuerdateien

17 Extra- Kapitel Welchen Zweck hat das Database-Publishing?

18 Meta-Ziele Automatisierung Systematisierung Rationalisierung Flexibilisierung Individualisierung

19 Business-Ziele Zeit sparen Kosten sparen Kundenwünsche besser bedienen Neue Märkte erschließen Neue Medien erschließen

20 Extra- Kapitel Einfluss-Faktoren

21 Einfluss-Faktoren Kommunikation Marketing- Gestaltungsqualität Wiederverwendbarkeit Inhalt/Umfang Varianten Auflage Verteilung kosteneffiziente Produktion

22 Extra- Kapitel Grundlegende Strategien

23 Grundlegende Strategien vs. Regel-basiert Template-basiert

24 Grundlegende Strategien Inhaltslastig Regel-basiert fortlaufende Satzfahne bestimmt Umfang einfacher Umgang mit Inhalts-Varianten aufwändiger Umgang mit Layout-Varianten: einfacher Satzspiegel schematische Position der Elemente im Layout Template-basiert Layoutlastig Umfang oft vorher festgelegt teils aufwändiger Umgang mit Inhalts-Varianten einfacher Umgang mit Layout-Varianten: komplexer Satzspiegel feste Positionen der Elemente im Layout

25 Grundlegende Strategien Regel-basiert Template-basiert hoher Automatisierungsgrad automatischer Neuaufbau bei Änderungen oder Variationen geschlossenes Ausgabeformat möglich erheblicher manueller Aufwand Einzeländerungen direkt im Layout; Daten-Updates im Template offenes Ausgabeformat oft erforderlich

26 Publishing-Prozess

27 Publishing-Prozess Informationen Satz / Layout (Druck-) Ausgabe

28 Publishing-Prozess Strukturierte Informationen Planung Redaktion Print Satz / Layout Digital Unstrukturierte Informationen Sprachwechsel, Preiswechsel Korrekturen Freigaben Web Workflow-Steuerung Projekt-Controlling

29 Publishing-Prozess ERP CRM PIM Strukturierte Informationen CMS Planung Redaktion Print MAM? Satz / Layout Digital CMS DMS Unstrukturierte Informationen Sprachwechsel, Preiswechsel Korrekturen Freigaben Web PM Workflow-Steuerung BI Projekt-Controlling

30 Wo passt FileMaker ins Projekt?

31 Publishing-Prozess ERP PIM Strukturierte Informationen Planung Redaktion Print MAM Satz / Layout Digital Unstrukturierte Informationen Sprachwechsel, Preiswechsel Korrekturen Freigaben Workflow-Steuerung Projekt-Controlling Web Der Klassiker: Produkt-Daten einsammeln, aufbereiten und zum Publishing- Programm ausgeben

32 Publishing-Prozess PIM ERP CRM Strukturierte Informationen CMS Planung Redaktion Print MAM Satz / Layout Digital CMS Unstrukturierte Informationen Sprachwechsel, Preiswechsel Korrekturen Freigaben Web PM BI Workflow-Steuerung Projekt-Controlling Die integrierte Lösung: Produkt-Daten, redaktioneller Content und Projekt-Workflow werden gezielt gesteuert

33 ERP PIM Strukturierte Informationen MAM Publishing-Prozess Planung Redaktion Publishing Satz System / Layout Print Digital DMS Unstrukturierte Informationen Sprachwechsel, Preiswechsel Korrekturen Freigaben Workflow-Steuerung Projekt-Controlling Web Die Hybrid-Lösung: Produkt-Daten werden an ein integriertes Publishing-System übergeben, welches alle Prozesse steuert

34 Publishing-Prozess ERP CRM PIM Strukturierte Informationen MAM Planung Redaktion Publishing Satz System / Layout Print Digital DMS Unstrukturierte Informationen PM BI Sprachwechsel, Preiswechsel Korrekturen Freigaben Workflow-Steuerung Projekt-Controlling Web Spezialfall für Agentur: Planung und Steuerung der Produktion in einem externen Publishing-System beim Kunden

35 Publishing-Prozess ERP PIM Strukturierte Informationen Planung Redaktion Print Satz Layout / Layout Digital Unstrukturierte Informationen PM Sprachwechsel, Preiswechsel Korrekturen Freigaben Workflow-Steuerung Projekt-Controlling Web Voll-Automatisierung: 100% integrierter Prozess von der Informationsentstehung über Planung bis zur Ausgabe

36 Zusammenfassung

37 FileMaker im Publishing-Projekt Datenquelle Planung Layout Ansteuerung von Layout- Datenhaltung Daten- Integration Daten- Aufbereitung Redaktionssystem Workflowsteuerung Publishing- Software Generator (PDF)

38 FileMaker als Layout-Generator was FileMaker nicht kann was FileMaker gut kann Silbentrennung Blocksatz Freisteller CMYK Ausgabe Transparenz, Sonderfarben, Überdrucken beliebige Regeln zur Inhaltsaufbereitung dynamische Objekte Fließ-Layouts direkte PDF-Ausgabe Batch-Prozessing

39 Zusammenfassung Szenario A Szenario B hohe Anforderungen an Layout/Gestaltung drucktechnische Vorgaben hohe Automatisierung effektive Informationsaufbereitung +

40 Automatisierungsgrad Szenario A Szenario B je nach Projekt: im Idealfall: 20-80% 100% +

41 Beispiel-Projekt

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43 Gross- und Versandhandel für Fahrzeugersatzteile Anfänge als typische Garagenfirma : Gründer versendet Teile für Oldtimer während des Studiums zu Hause vom Küchentisch Heute: führender Spezialanbieter für Volvo- und Saab-Teile mit weltweitem Handel; 40 Mitarbeiter; Teile im Sortiment seit 16 Jahren individuell entwickelte FileMaker-Lösung Einstieg 1996 mit FileMaker Version 3 heute FileMaker Version 6 Migration auf Version 10 in der Umsetzung

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45 Anforderungen an den Katalog

46 Vorgaben Produkte Produktgruppen 66 Fahrzeugmodelle 7 Preislisten 2 Sprachversionen (weitere in Planung)

47 Darstellung Textinhalte Bilder Preise (3 Darstellungsvarianten) Referenz-Nummern vom Hersteller Fahrzeugmerkmale strukturierte Produktmerkmale Label für Produktauszeichnungen Zubehör-Empfehlungen Textbausteine für Katalogauszeichnungen

48 Aktualisierung neue Produkte pro Monat Preisänderungen pro Monat fortlaufende Verfeinerung der Produkt-Merkmale jährlicher Gesamtkatalog wäre unzureichend... Online-Katalog (Shop) wird täglich aktualisiert PDF-Katalog wird derzeit 14-tägig aktualisiert jede Woche eine Sprachversion

49 Fazit komplexe Vorgaben und häufige Aktualisierung erfordern hohen Automatisierungsgrad!

50 Warum überhaupt ein Katalog?

51 Warum ein Katalog? Offline-Recherchemöglichkeiten für Kunden Weitergabe über Zwischenhändler / Vertriebspartner Dokumentation der Produkt-Vielfalt (Kern-Aussage im Marketing) gelegentlich: Print-Ausgabe für Kunden ohne IT-Zugang

52 Ergebnis

53 Ergebnis 38 Teilkataloge x2 Sprachen x5 Preislisten = 380 Katalogversionen (je ca Seiten) = Katalogseiten

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60 Umsetzung in FileMaker

61 Publishing-Prozess Freigabe-Prozess wird vorangestellt Strukturierte Informationen Planung Redaktion Redaktion nicht erforderlich Print nur bei Bedarf direkt aus PDF Print Satz / Layout Digital Unstrukturierte Informationen Sprachwechsel, Preiswechsel Korrekturen Freigaben keine manuellen Eingriffe im Prozess erwünscht separater Prozess für Web-Ausgabe Web Workflow-Steuerung

62 Publishing-Prozess (optimiert) Korrekturen Freigaben Planung Strukturierte Informationen Satz / Layout Ausgabe PDF Unstrukturierte Informationen Sprachwechsel, Preiswechsel Workflow-Steuerung

63 Publishing-Prozess Korrekturen Freigaben 2 Planung Strukturierte Informationen 1 4 Satz / Layout 5 6 Ausgabe PDF 3 Sprachwechsel, Preiswechsel Unstrukturierte Informationen 5 Workflow-Steuerung 7

65 Publishing-Prozess Korrekturen Freigaben 2 Planung ERP Strukturierte Informationen 1 4 Satz / Layout 5 6 Ausgabe PDF Unstrukturierte Informationen 5 3 Sprachwechsel, Preiswechsel PIM Workflow-Steuerung 7

66 Publishing-Prozess Korrekturen Freigaben 2 Planung Strukturierte Informationen 1 4 Satz / Layout 5 6 Ausgabe PDF Unstrukturierte Informationen 5 3 Sprachwechsel, Preiswechsel Blick hinter die Kulissen... Workflow-Steuerung 7

68 PIM ERP Publishing Artikelgruppen Generische Artikel Artikel Katalog Eintrag Vorgaben: Produkt Merkmale Übersetzungen Synonyme Fahrzeuge Fahrzeug Merkmale Übersetzungen Werte: Produkt Merkmale Zusatztexte (optional) Preise ERP-Merkmale Fahrzeug Merkmale Darstellung: Produkt Merkmale Zusatztexte Preise ERP-Merkmale Fahrzeug Merkmale Label

69 PIM ERP Publishing Freigabe- Prozess Freigabe- Prozess Artikelgruppen Generische Artikel Artikel X Katalog Eintrag Vorgaben: Werte: Darstellung: Produkt Merkmale Produkt Merkmale Produkt Merkmale Übersetzungen Zusatztexte (optional) Zusatztexte Synonyme Preise Preise ERP-Merkmale ERP-Merkmale Fahrzeuge Fahrzeug Merkmale Fahrzeug Merkmale Label Fahrzeug Merkmale Übersetzungen

72 PIM ERP Publishing Katalog Vorgaben Fahrzeug Auswahl Artikelgruppen Preisliste Sprache Generische Artikel Artikel X Katalog Eintrag Vorgaben: Werte: Darstellung: Produkt Merkmale Produkt Merkmale Produkt Merkmale Übersetzungen Zusatztexte Zusatztexte Synonyme Preise X Preise ERP-Merkmale ERP-Merkmale Fahrzeuge Fahrzeug Merkmale Fahrzeug Merkmale Label Fahrzeug Merkmale Übersetzungen

73 Publishing-Prozess Korrekturen Freigaben 2 Planung Tabelle: Kataloge Strukturierte Informationen 1 4 Satz / Layout 5 6 Ausgabe PDF 3 Sprachwechsel, Preiswechsel Unstrukturierte Informationen 5 Workflow-Steuerung 7

74 Planung Einstellungen

75 Planung Da keine manuellen Schritte für Planung und Redaktion vorgesehen sind, wird der gesamte Katalogaufbau über zuvor definierte Regeln gesteuert. regelbasiert Filterung Sortierung fest verdrahtet Katalogbausteine Ausgabe-Templates Verdichtung Textbausteine

77 PIM ERP Publishing 98% der Übersetzungen bereits vorgefertigt! Artikelgruppen 2% der Übersetzungen entstehen bei der Verwendung von Zusatztexten am Artikel Katalog Vorgaben Fahrzeug Auswahl Preisliste Sprache Generische Artikel Artikel Katalog Eintrag Vorgaben: Produkt Merkmale Übersetzungen Synonyme Fahrzeuge Fahrzeug Merkmale Übersetzungen Werte: Produkt Merkmale Zusatztexte Preise ERP-Merkmale Fahrzeug Merkmale Darstellung: Produkt Merkmale Zusatztexte Preise ERP-Merkmale Fahrzeug Merkmale Label

78 Sprachwechsel alle Texte sind in extra Tabellen abgelegt je Sprachversion ein Datensatz pro Text Sprachschlüssel wählt passenden Datensatz Sonderfall Textkonstanten im Layout CustomFunction: cf_textbaustein (SprachNr, Schlüssel)

79 Sprachwechsel &

81 Publishing-Prozess Korrekturen Freigaben 2 Planung dynamisch generierte Inhalte Strukturierte Informationen 1 4 Satz / Layout 5 6 Ausgabe PDF 3 Sprachwechsel, Preiswechsel Unstrukturierte Informationen 5 Workflow-Steuerung 7

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86 Publishing-Prozess Korrekturen Freigaben 2 Planung Strukturierte Informationen 1 4 Satz / Layout 5 6 Ausgabe PDF 3 Sprachwechsel, Preiswechsel Unstrukturierte Informationen 5 Vorgaben 7 Workflow-Steuerung in Medienfeldern

87 Layout Seitenansicht

88 Format Einrückung Layout Seitenansicht

90 Seitenansicht

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98 ical

99 AppleScript

100

101 100% Automatisierung

102 weitere Abläufe

103 weitere Abläufe Finishing in Acrobat mit Batch-Verarbeitung Bilder komprimieren (Dateigröße!!!) Passwort-Schutz für Dateiveränderungen Automatisierte Verteilung auf File-Server mit Apple-Script Automatisierter Upload auf Web-Server mit FTP-Sync

104 Performance

105 Performance Quelldaten: ca. 1,3 Mio. Datensätze pro Sprachdurchlauf: 190 Kataloge, Seiten mac mini 2,26 GHz Intel Core 2 Duo 2 GB RAM FileMaker Pro 9 56 Stunden mac mini 2,7 GHz Intel Core i7 8 GB RAM + SSD FileMaker Pro Stunden

106 one more thing...

107 Trick-Kiste

108 Einbettung unsichtbarer Kapitelmarken

109 Fallbeispiel: Inhaltsverzeichnis

110 Fallbeispiel: Inhaltsverzeichnis

111 Wo liegt das Problem? Position der Objekte ist nicht vorher bekannt richtet sich nach dynamischer Größe aller vorher platzierten Objekte wird erst in der Seitenansicht, bzw. beim PDF-Export erzeugt lässt sich nicht in FileMaker berechnen oder auslesen hinzu kommt als Offset die Länge des Inhaltsverzeichnisses, welches vor dem Inhalt platziert ist

112 Lösungsansatz Index der Artikelgruppen und Seitenzahlen in das PDF einbetten als unsichtbare Marken #P58# #P56# Marken nach PDF-Erzeugung auslesen ausgelesene Zuordnungen zurück importieren Artikelgruppen mit den Seitenzahlen verknüpfen #P1388# PDF erneut schreiben #S48#

113 Lösungsansatz #P58# #P56# versteckte Felder mit 1pt kleiner Schrift in weißer Farbe im Hintergrund platziert #P1388# #S48#

114 Index-Marken auslesen Linux-Tool pdftotext 1) lässt sich per AppleScript-Befehl do shell script aufrufen 2).pdf pdftotext.txt 1) Download Installer für Mac OSX: 2) Apple Dokumentation:

115 .txt

116 Index-Marken auslesen Unix-Befehl grep # tempdatei.txt 3) lässt sich per AppleScript-Befehl do shell script aufrufen Ergebnis kann direkt in FileMaker Feld eingesetzt werden.txt grep Textfeld 3) Erläuterungen zu grep: 4) siehe auch Vorstellung dieser Methode im FileMaker Magazin, Ausgabe , Seite 29

117 Index-Marken verarbeiten Parser-Script zerlegt Textfeld in Datensätze Datensätze werden mit Offset auf Artikelgruppen übertragen

118 Zusammenfassung Technik eignet sich für alle Arten von Indexlisten / Registern Inhaltsverzeichnis Stichwort-Index alles was von Datensatzsortierung innerhalb der Seitenfolge abhängig ist immer dann geeignet, wenn es keine festen Platzierungen gibt, sondern die Objektfolge nachträglich aus einem fortlaufenden Satzspiegel ermittelt werden muss

119 Zusammenfassung auch für Database-Publishing mit Quark/InDesign geeignet Marken müssen dann auf anderem Wege ausgelesen werden; z.b. Parser mit AppleScript bauen als Marken sind auch Farb-Definitionen gut geeignet: z.b. Farbe Seitenzahl separat definieren mit gleichem Farbwert und diese den Seitenzahlen zuordnen erspart u.u. das Einbetten unsichtbarer Zusatztexte

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121 Fazit

122 Publishing fängt schon weit vor dem Satz/Layout an! { } Datenintegration /-aufbereitung

123 Jedes Projekt braucht unterschiedliche Strategien für die Automatisierung. { vorgelagerte Systeme, Workflow, } Layout, Ausgabeformat

124 Hoher Automatisierungsgrad erfordert Planung, Anpassung, Kompromisse über den gesamten Prozess hinweg. { 100% sind ein } selten erreichbarer Idealfall

125 FileMaker ist ein ideales Werkzeug an vielen Stellen im Database-Publishing-Projekt! { Daten flexibel aufbereiten } und die Ausgabe steuern

126 Danke

127 Vortrag zum Download blog.marcel-more.de Manuskript, Fotos, Grafiken Veröffentlichung oder Weiterverarbeitung - auch auszugsweise - nur mit Genehmigung des Autors

128 FileMaker Konferenz2010 Vielen Dank unseren Sponsoren Danke für das Bewerten dieses Vortrages