Die Bedeutung von Datenqualität

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1 Die Bedeutung von Datenqualität Unabhängige Anwenderbefragung von TDWI und emagixx, März 2013

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort Executive Summary Klassifizierung Branche Unternehmensgröße Funktionsbereich im Unternehmen Stellung im Unternehmen Umfrageergebnisse Verbreitung von Datenhaltungssystemen Bereiche, in denen Datenqualität eine besonders große Rolle spielt Zufriedenheit mit der Qualität der Daten Bedarf an externen Daten Positive Auswirkungen durch Verbesserung der Datenqualität Art und Weise der Datenqualitätssicherung Die Kosten mangelnder Datenqualität Die zukünftige Bedeutung von Datenqualität Investitionen zur Steigerung der Datenqualität Kontakt /14

3 Vorwort Datenqualität hat in den letzten Jahren nicht zuletzt durch den Finanzskandal und den daraus resultierenden Verschärfungen der gesetzlichen Bestimmungen im Fokus der Öffentlichkeit stark an Bedeutung gewonnen. Weniger diskutiert wird, dass unzureichende Datenqualität nicht selten zu geringeren Umsätzen bei höheren Kosten führt. Die Problembereiche reichen vom Kundenstamm (mangelhafte Compliance, Dubletten, fehlerhafte Kategorie- bzw. Clusterbildung) über große IT-Projekte (Masterdatenmanagement, Unternehmensfusionen) bis hin zu vernetzten Produktinformationen, deren Inkonsistenz Projekte scheitern lassen. Die Liste der Beispiele lässt sich beliebig verlängern. Vor diesem Hintergrund wurde im März 2013 eine auf Deutschland beschränkte Umfrage vom TDWI in Kooperation mit der emagixx GmbH durchgeführt, um herauszufinden, wie Unternehmen das Thema Datenqualität heute beurteilen und wo sie bei sich die größten Herausforderungen sehen. Die Datenerhebung fand von 04. bis statt. In dieser Zeit war der Onlinefragebogen unter zu erreichen. Die Einladung zur Teilnahme erfolgte durch eine des TDWI. Eingeladen wurden alle Kontakte aus BI-Anwenderunternehmen des TDWI. Ziel der Umfrage war es, einen Eindruck zu gewinnen, ob auch Unternehmen die Bedeutung von Datenqualität im Alltag verstärkt wahrnehmen und wenn ja, welche Konsequenzen sie daraus ziehen. 108 Vertreter von Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen und mit verschiedenen Positionen füllten den Onlinefragebogen vollständig aus. Ihnen möchten wir an dieser Stelle unseren Dank aussprechen, denn nur durch Ihre Auskünfte und Teilnahme wurde die im Folgenden vorgestellte Umfrage möglich. 3/14

4 1. Executive Summary Die Datenqualität ist bereits heute in Unternehmen ein Thema, dass Interesse über die IT-Abteilung hinaus weckt und in den Führungsetagen angekommen zu sein scheint. Die größte Bedeutung wird für die Bereiche Finanzabteilung/Controlling, die Unternehmensleitung sowie Vertrieb und Marketing gesehen. Der Sicherung der Datenqualität wird durchaus Aufmerksamkeit geschenkt. Fast die Hälfte der Befragten gab an, bereits kontinuierliche Verbesserungen im Rahmen eines Datenqualitätsmanagements (DQM) zu betreiben, häufig ergänzt durch ad hoc Bereinigungsaktionen und/oder Eingabekontrollen. Trotzdem gaben nur 36% der Befragten an, dass sie mit der Qualität der Daten zufrieden sind. Die Mehrheit (61%) konnte durchaus Verbesserungspotential ausmachen oder war gar nicht zufrieden. Allerdings: die Art der Datenqualitätssicherung hat einen Einfluss auf die Zufriedenheit mit der Datenqualität: Befragte, die bereits ein kontinuierliches DQM im Unternehmen haben, sind tendenziell mit der Datenqualität zufriedener. Nichtsdestotrotz meinen 98% der Befragten, dass eine weitere Verbesserung der Datenqualität in ihrem Haus positive Auswirkungen auf ihr Unternehmen hätte. Hier werden insbesondere die Bereiche Prozessoptimierung und Reporting genannt. Zukünftig wird die Bedeutung von Datenqualität durch die Migration von IT-Systemen (Datenhaltungssysteme sind zumindest für große und mittelgroße Unternehmen eine Selbstverständlichkeit) sowie einen erhöhten Wettbewerbs- und Kostendruck nach Einschätzung der Befragten noch weiter steigen, was sich in einer positiven Bereitschaft zur Investition in dieses Themengebiet niederschlägt. So gaben 68% der Befragten an, wahrscheinlich oder sogar sicher in dieses Thema zukünftig investieren zu wollen. 4/14

5 2. Klassifizierung In diesem Abschnitt stehen Fragestellungen zur antwortenden Person und dem zugehörigen Unternehmen im Vordergrund. Gefragt wurde nach Branchenzugehörigkeit des Unternehmens, Unternehmensgröße, Abteilungszugehörigkeit sowie Stellung im Unternehmen Branche Die Branchenzugehörigkeit entspricht in etwa dem in der Gesamtstichprobe vorliegenden Verhältnis. Es kann deshalb davon ausgegangen werden, dass Interesse an dem Thema Datenqualität branchenübergreifend vorhanden ist. Frage1: In welcher Branche ist Ihr Unternehmen tätig? Sonstige Medien Luftfahrt IT-Dienstleistung/ Beratung/ Softwareentwicklung Pharmazeutische/ Chemische Industrie Logistik Handel Finanz- und Versicherungswesen Energieversorger/ Netzbetreiber Produktion 14% 5% 3% 5% 4% 8% 6% 11% 21% 23% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 2.2. Unternehmensgröße In der Befragung wurde zwischen Kleinunternehmen (bis einschließlich 9 Beschäftigte), mittlere Unternehmen (10 bis 500 Beschäftigte), sowie Großunternehmen (über 500 Beschäftigte) unterschieden. 5/14

6 Frage 2: Wie groß ist Ihr Unternehmen? Kleinunternehmen (bis 9 Beschäftigte) 7% Mittleres Unternehmen ( Beschäftigte) 32% Großunternehmen (>500 Beschäftigte) 61% 0,0% 20,0% 40,0% 60,0% 80,0% 2.3. Funktionsbereich im Unternehmen Die Hälfte der Umfrageteilnehmer arbeiten in der IT-Abteilung. Die Aufmerksamkeit auf das Thema Datenqualität ist hier naturgemäß besonders hoch. Insofern ist es eher bemerkenswert, dass auch andere Abteilungen, wie Reporting/Controlling, Marketing/Vertrieb und auch die Geschäftsleitung das Augenmerk auf das Thema zu richten scheinen und an einer Umfrage bezüglich Datenqualität teilnehmen. Die im Folgenden aufgelistete Gruppe "Sonstige" setzt sich überwiegend aus Spezialabteilungen wie Projektmanagern, Business Intelligence Centers, Datenqualitätsmanagern etc. zusammen. Frage 3: In welcher Abteilung sind Sie tätig? Vertrieb/Marketing/Kundenservice 11% Unternehmensleitung/Geschäftsführung 6% Sonstige 14% Qualitätsmanagement 6% IT 51% Einkauf/Logistik 1% Controlling/Rechnungswesen 12% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Werte auf volle Prozentzahlen gerundet 6/14

7 2.4. Stellung im Unternehmen Die Bedeutung von Datenqualität 2013 Eindeutig ist, dass das Thema Datenqualität im Management angekommen ist. 62% der Befragungsteilnehmer haben angegeben, dass sie eine leitende Funktion (56%) innehaben oder in der Geschäftsführung oder dem Vorstand (6%) tätig sind. Frage 4: Wie würden Sie Ihre Rolle im Unternehmen beschreiben? Vorstand/GF 6% Sonstiges 18% Sachbearbeiter 20% Leitende Funktion 56% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 3. Umfrageergebnisse 3.1. Verbreitung von Datenhaltungssystemen Datenhaltungssysteme gehören heute zumindest für große und mittelgroße Unternehmen dazu. Nur ein Unternehmen gab an, dass es keine Datenhaltungssysteme benutzt. 69% benutzten mindestens 3 Datenhaltungssysteme. Frage 5: Für welche Bereiche benutzen Sie Datenhaltungssysteme? 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 44% Warenwirtschaft 60% 78% 79% 47% 9% Planung Controlling Sonstiges Kundenmangement (CRM) Datenqualitätsmanagement Mehrfachantworten möglich. Werte auf volle Prozentzahlen gerundet 7/14

8 3.2. Bereiche, in denen Datenqualität eine besonders große Rolle spielt Über alle Branchen und Rollen im Unternehmen hinweg beurteilen die Befragten die Bedeutung der Datenqualität für den Bereich Finanzabteilung/Controlling, Vertrieb und Marketing sowie für die Unternehmensleitung besonders hoch. Frage 6: In welchen Unternehmensbereichen spielt die Qualität der Daten eine besonders große Rolle? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 61% 71% Marketing/ Vertrieb/ Service 90% 36% 39% Einkauf/ Logistik Produktion 43% Unter-nehmens-leitung Finanz-abteilung/ Controlling Qualitätsmanagement 5% Sonstiges Mehrfachantworten möglich Zufriedenheit mit der Qualität der Daten Nur 36% der Befragten gaben an, dass sie mit der Qualität der Daten zufrieden sind. Die Mehrheit (61%) konnte durchaus Verbesserungspotential ausmachen oder war gar nicht zufrieden. Frage 7: Sind Sie mit der Qualität Ihrer Daten zufrieden? 30% 6% 1% 3% 8% 53% Absolut zufrieden Sehr zufrieden Zufrieden Verbesserungspotential gegeben Überhaupt nicht zufrieden Keine Angabe 8/14

9 Bezogen auf die Unternehmensgröße sind Kleinunternehmen eher mit der Datenqualität zufrieden als Groß- und Mittelunternehmen. Dies ist sicherlich auf die Menge der zu verarbeitenden Daten zurückzuführen ist. 70% 60% 61% 66% 50% 40% 30% 38% 31% 43% 43% Großunternehmen Mittleres Unternehmen Kleinunternehmen 20% 10% 0% eher zufrieden eher nicht zufrieden Die Art der Datenqualitätssicherung hat Auswirkungen auf die Zufriedenheit mit der Datenqualität. Befragte, die angaben, kontinuierliche Verbesserungen im Rahmen eines Datenqualitätsmanagements zu betreiben, waren generell zufriedener mit der Datenqualität. 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% keine Angaben überhaupt nicht zufrieden Verbesserungspotential vorhanden zufrieden sehr zufrieden absolut zufrieden 0% DQM Eingabekontrollen Ad hoc n=102. Werte auf volle Prozentzahlen gerundet 9/14

10 3.4. Bedarf an externen Daten Die Bedeutung von Datenqualität 2013 Die Mehrheit der Befragten (62%) verwendet keine externen Daten, um den Organisationsrichtlinien des Unternehmens bzw. gesetzlichen Bestimmungen zu entsprechen. Bei den Befragten, die externe Daten einbinden, handelte es sich bei 49% um Adressdaten, bei 39% um Sanktionslisten und bei 32% um Embargolisten. Frage 8: Benötigen Sie externe Daten, um den Organisationsrichtlinien Ihres Unternehmens bzw. gesetzlichen Bestimmungen zu entsprechen? 62% 38% nein ja 3.5. Positive Auswirkungen durch Verbesserung der Datenqualität Positive Auswirkungen durch eine Verbesserung der Datenqualität in ihrem Haus erwarten 98% der Befragten. Insbesondere den Bereichen Prozessoptimierung und Reporting werden besonders deutliche Verbesserungen zugeschrieben. Frage 9: Eine Verbesserung der Datenqualität in Ihrem Haus hätte positive Auswirkungen auf welche Aufgaben? 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 36% Einhaltung ges. Bstg./ Meldewesen 83% Reporting 19% 58% Einhaltung von Lieferverpflichtungen Kundenbindung/ Kundenansprache 42% 84% Vermeidung von Reklamationen Prozessopti-mierung 2% 2% Sonstiges Keine Verbess-erung möglich Mehrfachantworten möglich. 10/14

11 3.6. Art und Weise der Datenqualitätssicherung Die Bedeutung von Datenqualität 2013 Der Sicherung der Datenqualität wird durchaus Aufmerksamkeit geschenkt. Nur ein Befragter gab an, keine Datenqualitätssicherungsmaßnahmen zu benötigen, zwei beantworteten die Frage nicht. Fast die Hälfte der Befragten (50 Antworten) betreiben bereits in irgendeiner Art und Weise kontinuierliche Verbesserungen im Rahmen eines Datenqualitätsmanagements (DQM) - häufig ergänzt durch ad hoc Bereinigungsaktionen und/oder Eingabekontrollen. Frage 10: Wie sichern Sie zur Zeit die Qualität Ihrer Daten? Ad hoc Eingabekontrollen Eingabekontrollen & Ad hoc DQM 10 0 DQM Eingabekontrollen Ad hoc Allerdings ist die Verbreitung von DQM von der Unternehmensgröße abhängig. Großunternehmen sichern ihre Daten sehr viel häufiger durch ein Datenqualitätsmanagement. 60% 57% 50% 40% 30% 20% 10% 32% 33% 35% 33% 32% 33% 22% 22% Großunternehmen Mittleres Unternehmen Kleinunternehmen 0% DQM Eingabekontrollen Ad hoc 11/14

12 3.7. Die Kosten mangelnder Datenqualität Die Bedeutung von Datenqualität 2013 Die jährlich durch mangelnde Datenqualität verursachten Kosten einzuschätzen, war für die Befragten offenbar schwierig. Die Frage: "Auf wie hoch schätzen Sie die jährlichen Kosten, die durch mangelnde Datenqualität in Ihrem Haus jährlich entstehen" wurde nur von 98 Befragten beantworteten und von diesen konnten oder wollten wiederum 50 keine konkrete Abschätzung geben. Von denen, die die Frage konkret beantwortet haben, gehen 46% davon aus, dass die jährlich entstehenden Kosten mangelnder Datenqualität bei über Euro liegen Die zukünftige Bedeutung von Datenqualität Die überwiegende Anzahl der Befragten geht davon aus, dass die Bedeutung von Datenqualität in ihrem Unternehmen in den nächsten zwei Jahren zunehmen wird. Frage 12: Wird die Bedeutung von Datenqualität in Ihrem Unternehmen in den nächsten zwei Jahren zunehmen? 54% 8% 5% 34% ja, auf jeden Fall ja, in begrenztem Umfang nein weiß nicht Werte auf volle Prozentzahlen gerundet Als Gründe für den Anstieg der Bedeutung werden insbesondere die Migration von IT-Systemen sowie erhöhter Wettbewerbsdruck genannt, gefolgt von erhöhtem Kostendruck. Eine Verschärfung der gesetzlichen Bestimmungen spielt nur im Finanzund Versicherungswesen sowie z.t. in der Pharmazeutischen bzw. Chemischen Industrie eine Rolle. 12/14

13 3.9. Investitionen zur Steigerung der Datenqualität Die Bedeutung von Datenqualität 2013 Aufgrund der großen Bedeutung, die dem Thema Datenqualität zugeschrieben wird, ist es nur konsequent, dass eine überwiegende Anzahl an Unternehmen damit rechnet, innerhalb der nächsten zwei Jahre in das Thema Datenqualität zu investieren. 68% sahen dies als wahrscheinlich oder sogar sicher an. Frage 13: Plant Ihr Unternehmen innerhalb der nächsten zwei Jahre, Investitionen zu tätigen, um die Datenqualität in Ihrem Haus zu steigern? 21% 7% 4% 23% weiß nicht nein eher nein wahrscheinlich ja mit Sicherheit ja 45% 13/14

14 4. Kontakt Wenn Sie auch zukünftig von uns zum Thema Datenqualität informiert werden möchten oder auf der Suche nach einer konkreten Lösung für Ihr Datenqualitätsproblem sind, schicken Sie bitte eine mit Ihren Kontaktinformationen sowie Ihrem Anliegen an: emagixx GmbH Nagelsweg Hamburg Tel: /14

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