Familienpflegezeit - Auswirkungen Arbeitnehmer und Arbeitgeber

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1 Familienpflegezeit - Auswirkungen Arbeitnehmer und Arbeitgeber Inhaltsübersicht 1. Allgemeines 2. Rechtsanspruch 3. Ankündigung gegenüber dem Betrieb 4. Vereinbarung 5. Dauer der Freistellung 6. Befristeter Vertrag mit Ersatzkraft 7. Kündigungsschutz 8. Förderung durch den Staat Altfälle 8.1 Grundsätzliches 8.2 Aufstockungsleistung 8.3 Sicherheiten 8.4 Lohnsteuerrecht 8.5 Entgeltfortzahlung, Krankengeld 9. Versicherungsschutz 10. Arbeitshilfen Information 1. Allgemeines Durch das Familienpflegezeitgesetz soll es dem Arbeitnehmer ermöglicht werden, Beruf und die Pflege naher Angehöriger für einen Zeitraum von zwei Jahren miteinander zu vereinbaren. Der Beitrag gibt Ihnen die Informationen, die Sie für die Umsetzung der Regelungen in der täglichen Praxis brauchen. 2. Rechtsanspruch Durch das Gesetz zur besseren Vereinbarung von Familie, Pflege und Beruf wurde dem Arbeitnehmer ab ein Rechtsanspruch auf die Reduzierung der Arbeitszeit eingeräumt. Nur wenn der Betrieb 25 oder weniger Arbeitnehmer hat, setzt die teilweise Freistellung von der Arbeitsleistung nach wie vor eine Vereinbarung zwischen Betrieb und Mitarbeiter voraus (siehe hierzu auch Familienpflegezeit Allgemeines ). Der Betrieb kann dann im Einzelfall entscheiden, ob er eine solche Vereinbarung abschließt. Der Arbeitgeber ist bei der Entscheidung über solche Anträge nicht völlig frei; vielmehr müssen die allgemeinen arbeitsrechtlichen Grundsätze (wie z.b. billiges Ermessen, Gleichbehandlung und Willkürverbot) beachtet werden. Sinnvoll ist es daher, bei Ablehnung die Gründe in einem internen Vermerk festzuhalten. 3. Ankündigung gegenüber dem Betrieb Will der Arbeitnehmer die Familienpflegezeit in Anspruch nehmen, muss er dies dem Arbeitgeber spätestens acht Wochen vor dem gewünschten Beginn schriftlich ankündigen. Gleichzeitig muss er angeben, für welchen Zeitraum er die teilweise Freistellung in Anspruch nehmen will und wie er die Arbeitszeit verteilen möchte. Falls er zuvor nach dem Pflegzeitgesetz freigestellt war, muss sich die Familienpflegezeit unmittelbar daran anschließen. In diesem Fall gilt eine verlängerte Ankündigungsfrist von drei Monaten. Zu beachten ist dabei auch, dass die Dauer von Pflegezeit und Familienpflegezeit zusammen auf 24 Monate beschränkt ist aok-business.de - PRO Online,

2 4. Vereinbarung Unabhängig davon, ob ein Rechtsanspruch auf die Freistellung besteht oder nicht, haben die Arbeitsvertragsparteien über den Umfang der Verringerung und die Verteilung der Arbeitszeit eine schriftliche Vereinbarung zu treffen. Dies dient der Rechtssicherheit für die Beteiligten. Zur Schriftform siehe 126, 126a BGB. Für die erforderliche schriftliche Vereinbarung können Sie den Vordruck "Vereinbarung über teilweise Freistellung" verwenden. Der Betrieb kann die Wünsche des Mitarbeiters auch ablehnen allerdings müssen "dringende betriebliche Gründe" bestehen. Die entgegenstehenden Gründe müssen im Hinblick auf die Formulierung im Gesetz schwerwiegend sein. Davon kann in der Regel ausgegangen werden, wenn die gewünschte Verteilung der Arbeitszeit zu erheblichen Beeinträchtigungen betrieblicher Belange führen würde. Das Merkmal "dringend" steigert die zu erfüllenden Anforderungen und kann mit den Worten "nahezu zwingend" oder "unabweisbar" umschrieben werden. Eine Ablehnung kommt danach nur in Ausnahmefällen in Betracht (siehe BT-Drucksache 18/3086 zum Elterngeld plus, S. 12). 5. Dauer der Freistellung Die Freistellung kann der Arbeitnehmer je pflegebedürftigem Angehörigen bis zu 24 Monate in Anspruch nehmen. Es handelt sich dabei um die Höchstdauer, so dass auch kürzere Zeiträume möglich sind. Entscheidet sich der Mitarbeiter für eine kürzere Inanspruchnahme, ist spätere Verlängerung nur möglich, wenn der Arbeitgeber zustimmt ( 2a Abs. 3 FPflZG n. F.). Lediglich, wenn ein vorgesehener Wechsel in der Pflegeperson aus einem wichtigen Grund nicht erfolgen kann, besteht ein Rechtsanspruch auf die Verlängerung (z. B. bei schwerwiegender Erkrankung der vorgesehenen Person). Grundsätzlich ist auch der Arbeitnehmer an die Dauer der Freistellung gebunden, weil der Betrieb ja entsprechend disponiert und ggf. eine Ersatzkraft eingestellt hat. Daher ist die vorzeitige Beendigung nur mit Zustimmung des Arbeitgebers möglich ( 2a Abs. 5 FPflZG n. F.). Lediglich wenn der nahe Angehörige nicht mehr pflegebedürftig ist oder die häusliche Pflege unzumutbar ist, endet die Familienpflegezeit vier Wochen nach Eintritt der veränderten Umstände. 6. Befristeter Vertrag mit Ersatzkraft Die Vereinbarung einer Familienpflegezeit gilt als sachlicher Grund für eine Befristung eines Arbeitsvertrages mit einer Vertretungskraft ( 2 Abs. 3 FPflZG n. F. i.v. mit 6 PflegeZG ). Einzelheiten dazu siehe Pflegezeit - Beschäftigung von Ersatzkräften. 7. Kündigungsschutz Von der Ankündigung der Familienpflegezeit, höchstens jedoch von zwölf Wochen vor deren Beginn an bis zu deren Ende darf der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis nur ausnahmsweise in besonderen Fällen (wie z.b. Betriebsstilllegungen) kündigen ( 2 Abs. 3 FPfZG i.v.m. 5 Abs. 1 PflegeZG ). Voraussetzung ist, dass die für den Arbeitsschutz zuständige oberste Landesbehörde oder die von ihr bestimmte Stelle dem zustimmt. Zum Verfahren siehe Pflegezeit - Kündigungsschutz. 8. Förderung durch den Staat Altfälle 8.1 Grundsätzliches Zur finanziellen Absicherung des Mitarbeiters siehe Familienpflegezeit Allgemeines. Die folgenden Ausführungen beziehen sich auf Altfälle, in denen die Voraussetzung für ein Darlehn bis erfüllt waren. Die genannten Vorschriften beziehen sich auf die bis zu diesem Stichtag gültig Fassung des FPfZG aok-business.de - PRO Online,

3 Das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben gewährt dem Arbeitgeber zur Refinanzierung der Aufstockungsleistungen ein zinsloses Darlehn, soweit die Finanzierung über Entnahme von Arbeitsentgelt aus einem negativen Wertguthaben erfolgt (siehe hierzu Abschnitt 5). Voraussetzung dafür ist außerdem, dass die Vereinbarung schriftlich getroffen wird und die inhaltlichen Vorgaben des 3 FPfZG erfüllt sind. Bestandteile dieses Vertrages müssen daher insbesondere sein: Umfang der Arbeitszeit vor Beginn und während der Familienpflegezeit Angaben zum pflegebedürftigen Angehörigen: Name, Geburtsdatum, Anschrift und Angehörigenstatus Dauer der Familienpflegezeit und Rückkehr des Beschäftigten zur vorherigen Wochenarbeitszeit nach Ablauf der vereinbarten Dauer oder dem Ende der häuslichen Pflege des Angehörigen Festlegung der Aufstockungsleistung Festlegung, wie die Aufstockungsleistung im Anschluss an die Familienpflegezeit ausgeglichen wird Vorlage eines Nachweises über die Familienpflegezeitversicherung (entweder individuell oder im Rahmen einer Gruppenversicherung durch das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben) Das Darlehen muss vom Arbeitgeber innerhalb von drei Monaten nach Beginn der Familienpflegezeit beantragt werden. Wird der Antrag später bei dem Bundesamt gestellt, wirkt er erst vom Beginn des Eingangsmonats an. 8.2 Aufstockungsleistung Verfahren Die Aufstockungsleistung erfolgt durch Entnahme aus einem Wertguthaben, das sich dadurch ins Negative entwickelt. Dieses ist in der Zeit nach der teilweisen Freistellung wieder auszugleichen - entweder durch geringere Vergütung oder durch zusätzliche Arbeitsstunden. Soweit bei Beginn der Familienpflegezeit ein positives Wertguthaben besteht, kann dieses auch zur Finanzierung der Aufstockungsleistungen verwandt werden. Berechnung In der Praxis stellt sich insbesondere bei schwankenden Vergütungen die Frage, wie die Aufstockungsleistung zu berechnen ist. Hinweise hierzu finden sich im Gesetzestext ( 3 FPfZG ) sowie in der Begründung dazu (Bundestags-Drucksache 17/7387, S. 17 ff.). Grundsätzlich entspricht die Aufstockungsleistung der Hälfte der durch die Verringerung der Arbeitzeit ausgefallenen Vergütung. Bei der Berechnung ist zunächst die Verringerung der monatlichen Arbeitszeit festzustellen. Dies ist die Differenz zwischen der Arbeitszeit vor Beginn und während der Pflegezeit. Das Produkt daraus ist mit dem durchschnittlichen Bruttoentgelt pro Arbeitsstunde zu multiplizieren und durch zwei zu teilen. Das Ergebnis ist die monatliche Aufstockungsleistung. Ausgangsbasis für die Berechnung des durchschnittlichen Arbeitsentgelts pro Arbeitsstunde sind die letzten zwölf Monate vor Beginn der Familienpflegezeit. Es ist zu ermitteln, welches regelmäßiges Gesamteinkommen der Mitarbeiter in diesem Zeitraum aus seiner Beschäftigung erzielt hat. Zum Gesamteinkommen zählen auch Sachbezüge sowie Zulagen, wenn sie für Arbeiten gewährt werden, die regelmäßig zu leisten sind und auch während der Familienpflegezeit anfallen. Zulagen in diesem Sinne sind daher z.b. Schmutzzulagen, Leistungs- und Erschwerniszulagen, Zulagen für Rufbereitschaft. Nicht einbezogen sind dagegen nicht ständig in demselben Umfang anfallende Prämien, Zulagen sowie Vergütungen für Mehrarbeit. Einmalzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld dürften zu berücksichtigen sein, soweit sie regelmäßig anfallen. Im zweiten Schritt sind die arbeitsvertraglichen Gesamtstunden der letzten zwölf Monate festzustellen. Dazu gehören nicht Mehrarbeitsstunden, da die Vergütung hierfür ebenfalls nicht berücksichtigt wird. Die aok-business.de - PRO Online,

4 erforderlichen Rechenschritte werden in der Bundestags-Drucksache 17/1737 in folgende Formel gekleidet: (Wochenstd. vor Pflegezeit - Wochenstd. während Pflegezeit) x Gesamteinkommen x 13/3 x 1/2 Gesamtstd. während der letzten 12 Monate Beispiel: 1) Die Arbeitszeit von Arbeitnehmer A. betrug während der letzten zwölf Monate durchgängig 40 Stunden in der Woche; er erzielte ein Monatsgehalt von brutto EUR. Durch die Familienpflegezeit verringert sich die Arbeitszeit auf 15 Stunden wöchentlich, das Monatsgehalt auf EUR. Das regelmäßige Gesamteinkommen beträgt für zwölf Monate EUR, die Arbeitsstunden (52 X 40). Berechnung des Aufstockungsbetrages: (40-15) x EUR x 13/3 x 1/2 = EUR monatlich Beispiel: 2) Arbeitnehmer B. arbeitete zu Beginn des Ausgangszeitraums von zwölf Monaten zunächst vier Monate Teilzeit mit 20 Stunden wöchentlich, danach die restlichen acht Monate Vollzeit mit 40 Stunden wöchentlich. Die monatliche Bruttovergütung betrug während der Teilzeit EUR, danach EUR (regelmäßiges Gesamteinkommen inklusive Weihnachtsgeld EUR). Während der Familienpflegezeit arbeitet Herr B. 22 Stunden; das Weihnachtsgeld wird infolge der geringeren Stundenzahl nur anteilig gewährt. Ermittlung der maßgebenden Stundenzahl: (4 x 20 x 13/3) + (8 x 40 x 13/3) = 1.733,34 Stunden Berechnung des Aufstockungsbetrages: (40-22) x EUR x 13/3 x 1/2 = 630 EUR monatlich 1733, Sicherheiten Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, eine Familienpflegezeitversicherung abzuschließen, die das Risiko des Forderungsausfalls durch Berufsunfähigkeit oder Tod abdeckt. Diese muss auf einer zertifizierten Vereinbarung beruhen und auf die Person des Mitarbeiters abgeschlossen sein. Dem Arbeitgeber ist ein unwiderrufliches Bezugsrecht einzuräumen. Eine Risikoprüfung darf nicht stattfinden. Die Höhe der Prämie muss unabhängig von Alter, Geschlecht und Gesundheitszustand berechnet werden ( 4 Abs. 1 i. V. mit 11 FPfZG ). Soweit der Mitarbeiter aus anderen Gründen seiner Rückzahlungsverpflichtung nicht nachkommt, wird dem Arbeitgeber das Darlehen des Bundesamtes für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (siehe Abschnitt 3) erlassen; soweit er es nicht in Anspruch genommen hat, erhält er die Aufstockungsbeträge aus Bundesmitteln zurück ( 8 FPfZG ). 8.4 Lohnsteuerrecht Das FPfZG enthält für die Altfälle keine steuerrechtlichen Regelungen. Zu den sich dennoch ergebenden lohnsteuerrechtlichen Fragen hat das BMF in seinem Schreiben vom 23. Mai 2012 (GZ: IV C aok-business.de - PRO Online,

5 S 1901/11/10005 ) Stellung genommen. Hier die wichtigsten Kernaussagen: Während der Pflegephase liegt sowohl bei dem erarbeiteten Verdienst wie auch bei den Aufstockungsbeträgen Arbeitslohn vor. Dies gilt auch bei Entnahme aus einem Wertguthaben, das dadurch ins Negative geht. Während der Nachpflegephase liegt hinsichtlich der Rückzahlungsbeträge, mit denen ein negatives Wertguthaben ausgeglichen wird, kein Arbeitslohn vor - daher ist der Verdienst in diesem Umfang nicht zu besteuern. Das zinslose Darlehen, seine Rückzahlung durch den Arbeitgeber und der evtl. Erlass der Forderung führen beim Arbeitnehmer nicht zur Lohnsteuerpflicht. Wird der Arbeitnehmer mit Prämienzahlungen zur Familienpflegezeitversicherung belastet, stellen diese Aufwendungen für ihn Werbungskosten dar. Übernimmt der Arbeitgeber die Prämien, liegt kein Arbeitslohn vor; der Arbeitnehmer kann aber auch keine Werbungskosten geltend machen. Evtl. Leistungen aus der Versicherung sind nicht lohnsteuerpflichtig. Leistet der Arbeitnehmer Rückzahlungen aus Aufstockungsbeträgen, führt dies zu negativem Arbeitslohn. 8.5 Entgeltfortzahlung, Krankengeld Wird der Arbeitnehmer während der Freistellungsphase arbeitsunfähig krank, gehört auch der Aufstockungsbetrag zum Entgelt, das fortzuzahlen ist. Er ist, ebenso wie bei tatsächlicher Arbeitsleistung, durch Entnahme aus dem Wertguthaben zu finanzieren. In der Nachpflegephase wird dem Arbeitnehmer nur das um den Rückzahlungsbetrag verminderte Entgelt fortgezahlt. Die Differenz bis zur erarbeiteten Vergütung wird dem Wertguthaben zugeführt. Ist die Entgeltfortzahlung abgelaufen, stellt sich die Frage, welche Werte in die Entgeltbescheinigung für die Berechnung des Krankengeldes einzusetzen sind. Maßgebend sind die jeweils beitragspflichtigen Beträge. In der Pflegephase sind daher die tatsächlich erarbeitete Vergütung und der Aufstockungsbetrag im Bemessungszeitraum zu bescheinigen. In der Nachpflegephase ist zu berücksichtigen, dass Entgeltteile, die zwar erarbeitet, aber zum Ausgleich des Wertguthabens verwendet werden, nicht beitragspflichtig sind. Daher ist lediglich das tatsächlich an den Arbeitnehmer ausgezahlte Entgelt zu bescheinigen. Der Arbeitnehmer erhält ein entsprechend vermindertes Krankengeld. Da der Mitarbeiter während des Krankengeldbezuges in der Nachpflegephase kein Arbeitsentgelt erzielt, von dem die verauslagten Aufstockungsbeträge einbehalten werden können, verschiebt sich die Rückzahlungsphase entsprechend. Soweit ein Darlehn des Bundesamtes für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben in Anspruch genommen wurde, kann dessen Rückzahlung ausgesetzt werden ( 6 Abs. 3 FPfZG ). Diese Grundsätze gelten auch für die Berechnung von Krankengeld bei Erkrankung eines Kindes. 9. Versicherungsschutz Da die Mindestarbeitszeit 15 Stunden wöchentlich beträgt kann im Hinblick auf den gesetzlichen Mindestlohn davon ausgegangen werden, dass das Arbeitsentgelt mehr als 450 EUR monatlich beträgt. Daher besteht in der Regel weiterhin Versicherungspflicht in der Sozialversicherung. In der Krankenversicherung kann bei Mitarbeitern, deren Vergütung die Jahresarbeitsentgeltgrenze überschreitet, infolge der verminderten Arbeitszeit und des geringeren Verdienstes Versicherungspflicht eintreten. Ist der Mitarbeiter privat krankenversichert, kann er dann seinen Versicherungsvertrag außerordentlich kündigen ( 205 Abs. 2 VVG ). Außerdem besteht die Möglichkeit, sich von der Versicherungspflicht befreien zu lassen ( 8 Abs. 1 Nr. 2a SGB V ).Das Gleiche gilt für Arbeitnehmer, die im unmittelbaren Anschluss an eine Freistellung nach 2 des FPfZG eine Teilzeitbeschäftigung aufnehmen, die bei Vollbeschäftigung zur Versicherungsfreiheit wegen Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze führen würde. Voraussetzung ist, dass der Beschäftigte zuvor seit mindestens fünf Jahren wegen Überschreitens der aok-business.de - PRO Online,

6 Jahresarbeitsentgeltgrenze versicherungsfrei war. Der Antrag muss innerhalb von drei Monaten nach Beginn der Versicherungspflicht bei der Krankenkasse gestellt werden ( 8 Abs. 2 SGB V ). Infrage dafür kommt jede nach 173 Abs. 2 SGB V wählbare Krankenkasse. Soweit aufgrund der eintretenden Versicherungspflicht bereits eine Mitgliedschaft begründet wurde, ist diese Krankenkasse für die Befreiung zuständig. Die Befreiung ist unwiderruflich ( 8 Abs. 2 S. 3 SGB V ). Allerdings erstreckt sie sich nur auf die Dauer der Familienpflegezeit ( 8 Abs. 2a SGB V ). Liegt das Arbeitsentgelt danach immer noch unter der Grenze, tritt Versicherungspflicht ein. Personen, die aufgrund der bis geltenden Rechtslage von der Versicherungspflicht befreit waren, bleiben dies auch bis zum Ende der Nachpflegephase (d. h. bis das entstandene, negative Wertguthaben ausgeglichen ist). Die Befreiung wirkt vom Beginn der Versicherungspflicht an. Sind jedoch bereits Leistungen der Krankenkasse in Anspruch genommen worden, tritt die Wirkung mit Beginn des Kalendermonats, der auf den Antrag folgt, ein. 10. Arbeitshilfen Das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben hält zu allen wichtigen Aspekten der Familienpflegezeit Merkblätter, Broschüren und Formulare bereit ( ) aok-business.de - PRO Online,