BAB BETRIEBSABRECHNUNGSBOGEN. BBS GuT, IuK-F2

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1 BAB BETRIEBSABRECHNUNGSBOGEN BBS GuT, IuK-F2 Andreas Konz Trier,

2 Inhaltsverzeichnis Thematische Einordnung des Betriebsabrechnungsbogens (BAB) in die Kosten- und Leistungsrechnung...2 Kostenartenrechnung...3 Kostenstellenrechnung...3 Kostenträgerrechnung...4 Aufgaben und Ziele des Betriebsabrechnungsbogens...5 Aufbau des Betriebsabrechnungsbogens...6 Der einfache bzw. einstufige Betriebsabrechnungsbogen...6 Der mehrstufige Betriebsabrechnungsbogen...9 Arbeitsschritte...9 Erweiterter BAB - Errechnung der Gemeinkostenzuschlagssätze...11 Bewertung/ Kritik am Betriebsabrechnungsbogen...13 Abbildungsverzeichnis...14 Literaturverzeichnis

3 Thematische Einordnung des Betriebsabrechnungsbogens (BAB) in die Kosten- und Leistungsrechnung Die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) ist ein Teilgebiet der Betriebswirtschaft und liegt im Bereich des internen Rechnungswesens. Das interne Rechnungswesen befasst sich also mit Erträgen (Leistungen) und Aufwendungen (Kosten) einer Abrechnungsperiode, die in einem engen Zusammenhang mit dem Betriebszweck stehen. Die Kosten- und Leistungsrechnung dient vor allem der internen Informationsbereitstellung für die kurzfristige Planung von Kosten und Erlösen (transparent machen von Aufwendungen) sowie deren Kontrolle anhand von Plan-, Soll- und Ist-Daten. Abbildung 1 - Übersicht über die KLR 1 1 IT-Handbuch: Westermann Verlag, S.448 2

4 Die KLR ist in die Kosten- und in die Leistungsrechnung aufgeteilt. Die Kostenrechnung erfasst alle Kosten, strukturiert sie in Kostenarten und ordnet sie Kostenstellen und Kostenträgern (Produkten) zu. Innerhalb der Kostenrechnung gibt es drei aufeinander aufbauende Teilrechnungen: Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung. Kostenartenrechnung Im Rahmen der Kostenartenrechnung wird die Frage beantwortet: Welche Kosten sind in welcher Höhe entstanden? Hierzu werden alle betrieblichen Kosten einer Periode erfasst und systematisch in einem Kostenartenplan festgehalten. Anschließend werden die Kosten in Kategorien eingeordnet, z.b. unter Hinzuziehen der Konten aus der Buchführung. Beispiele sind Material-, Personal-, Miet- und kalkulatorische Kosten, wie zum Beispiel Abschreibungen. Kostenstellenrechnung Der Betriebsabrechnungsbogen wird bei der zweiten Stufe der Kosten- und Leistungsrechnung relevant. Die Kostenstellenrechnung bildet die zweite Stufe der KLR und verknüpft die Kostenarten- mit der Kostenträgerrechnung (dritte Stufe). Es wird die Frage gestellt: Wo sind die Kosten entstanden? Eine Kostenstelle ist der Ort der Kostenentstehung, in der Regel gegliedert nach funktionalen, räumlichen oder Kostenträgerkriterien. Kostenstellen lassen sich differenzieren: Endkostenstellen bündeln am Ende der Abrechnungsperiode alle Gemeinkosten (Kosten, die nicht unmittelbar den Kostenträgern zugeordnet werden können) und verrechnen diese an die Kostenträger. Sie lassen sich weiter in Hauptkostenstellen (erbringen die Kernleistung des Unternehmens) und Nebenkostenstellen (Nebenleistungen) spezifizieren. Hilfskostenstellen erbringen die klassischen internen Dienste für die Haupt- und Nebenkostenstellen. Sie werden im Rahmen des internen Verrechnungsprozesses vollständig an Endkostenstellen entlastet. 2 Die Kostenstellenrechnung hilft also, die Kosten, die dem Produkt (Kostenträger) nicht direkt zuzuordnen sind, zu sammeln und den Kostenträgern nach bestimmten Verteilschlüsseln zuzuordnen. Die so genannten Gemeinkosten werden mit Hilfe des Betriebsabrechnungsbogens den einzelnen Kostenstellen zugerechnet. Der Betriebsabrechnungsbogen ist ein Werkzeug, das vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen zum Einsatz kommt. Um Kostenstellen zu bilden gibt es unterschiedliche Kriterien, z.b. nach Bereichen in Unternehmen: Fertigung, Vertrieb, Verwaltung oder geographisch nach Standorten. Ziel der Kostenstellenrechnung ist die verursachungsgerechnete Verrechnung der Kosten auf die Kostenträger und Wirtschaftlichkeitskontrollen in den Kontenstellen. 3 Es dürfen den Kostenstellen bzw. Kostenträgern nur diejenigen Kosten zugerechnet werden, die von ihnen auch ursächlich hervorgerufen wurden. Dazu werden Kosten als Einzelkosten, wann immer möglich, direkt den verursachenden Kostenträgern (Kostenträgereinzelkosten) zugeordnet. Nur wenn dies nicht möglich ist, werden sie Kostenstellen zugeordnet (Kostenstelleneinzelkosten). Die Kostenverrechnung soll möglichst direkt durchgeführt werden. Eine Verrechnung mittels Verteilungsschlüssel ist nur einzusetzen, wenn eine direkte Verrechnung nicht möglich ist. 4 2 Ministerium der Finanzen, Einführung in die Standardisierte Kosten- und Leistungsrechnung Rheinland-Pfalz 3 N- Böing, Kostenstellenrechnung-Grundlagen 4 Ministerium der Finanzen, Einführung in die Standardisierte Kosten- und Leistungsrechnung Rheinland-Pfalz 3

5 Kostenträgerrechnung Die dritte Stufe der Kostenrechnung ist die Kostenträgerrechnung, die sich mit der Frage befasst, wofür die Kosten entstanden sind. Hier werden die Gemeinkosten der einzelnen Kostenstellen auf die einzelnen Kostenträger heruntergebrochen. Ziel ist, die Einzelkosten zuzuordnen und die Rentabilität zu prüfen. Stehen die Kosten pro Kostenträger fest, werden sie als Stückkosten für das einzelne Endprodukt ermittelt. Dabei handelt es sich um die Selbstkosten, die die Grundlage der Preiskalkulation darstellen. In der Regel wird zur Verteilung der Einzelkosten eine Zuschlagskalkulation durchgeführt. Nach der Ermittlung der Kostenträgereinzelkosten werden die Gemeinkosten summarisch mit einem, oder differenzierter mit mehreren prozentualen Zuschlagssatz/-sätzen den Kostenträgern zugeordnet. Abbildung 2 - Phasen der Kostenrechnung 5 5 IT-Handbuch: Westermann Verlag, S

6 Aufgaben und Ziele des Betriebsabrechnungsbogens Der Betriebsabrechnungsbogen ist ein Werkzeug, das im Rahmen der Kosten- und Leistungsrechnung, insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen, Verwendung findet. Er ist eine nachträgliche Kostenkontrollrechnung in Form einer tabellarischen Kostenstellenrechnung. Er stellt damit das Bindeglied zwischen der Kostenarten- und der Kostenträgerrechnung dar. Der Betriebsabrechnungsbogen dient dazu, die Gemeinkosten über Umlageschlüssel auf die Kostenstellen zu verteilen (dies ermöglicht eine Kostenkontrolle der jeweiligen Kostenstelle) und die Zuschlagssätze für die Kostenträger (Produkte) zu ermitteln. Hiermit ist eine ausführliche Ermittlung der Kostenaufteilung auf die Produkte und deren Anteil am Betriebsergebnis möglich. 6 Es kann also herausgefiltert werden, wie gut oder schlecht ein Produkt rentiert, aber auch, wo in der ganzen Produktionskette welche Kosten angefallen sind. Abbildung 3 - Stellung des BAB 7 Der Betriebsabrechnungsbogen hat im Wesentlichen folgende Aufgaben: Übernahme der Gemeinkosten aus dem Kostenartenplan (Ist-Kostenerfassung). Bildung von Kostensätzen. Verteilung der Gemeinkosten auf die sie verursachenden Kostenstellen aufgrund von Belegen. Diese Art der Gemeinkosten werden Kostenstelleneinzelkosten genannt (Beispiel: Materialentnahmescheine, Gehalts- und Lohnlisten). Verteilung der Gemeinkosten auf die sie verursachenden Kostenstellen aufgrund von Verteilungsschlüsseln. Diese Art der Gemeinkosten werden Kostenstellengemeinkosten genannt. (Beispiel: nach Zahl der Mitarbeiter, nach Anschaffungs- oder Buchwerden, nach qm genutzter Fläche). 8 Verrechnung der Gemeinkosten zwischen den Kostenstellen (z.b. Mittagessen: Die Mittagessen, die von der Kostenstelle Kantine geleistet werden, werden den verbrauchenden Kostenstellen zugerechnet, z.b. entsprechend der Mitarbeiterzahl der einzelnen Abteilungen). Vorbereitung auf eventuelle Kalkulationen. Berechnung der Gemeinkostenzuschlagssätze für die Kostenträgerrechnung (Kostenträgerstück- und Kostenträgerzeitrechnung). Übersicht über Kostenentstehung/ Kostenkontrolle N- Böing, Kostenstellenrechnung-Grundlagen 5

7 Aufbau des Betriebsabrechnungsbogens Der Betriebsabrechnungsbogen ist eine tabellarische Darstellung der Kostenstellenrechnung, der senkrecht nach Gemeinkostenarten und waagerecht nach Kostenstellen gegliedert ist. Im BAB werden Gemeinkosten auf die Kostenstellen verteilt. Der einfache bzw. einstufige Betriebsabrechnungsbogen Der einfache Betriebsabrechnungsbogen findet vor allem in kleinen Betrieben Verwendung und besteht aus vier Hauptkostenstellen (Abteilungen): Material (Organisation und Lagerung von Material) Fertigung (Produktion) Verwaltung (Dokumentation, Rechnungserstellung) Vertrieb (Verkauf) Hauptkostenstellen/ Kostenart Summe Material Fertigung Verwaltung Vertrieb Hilfsstoffe , , , , ,00 Hilfslöhne , , , Gehälter , , , , ,00 Miete ,00 Abschreibungen ,00 Summe Ist-Gemeinkosten ,00 Senkrecht werden die Gemeinkosten eingetragen: Hilfsstoffe Hilfslöhne Gehälter Miete Abschreibungen Hauptkostenstellen/ Kostenart Summe Material Fertigung Verwaltung Vertrieb Hilfsstoffe , , , , ,00 Hilfslöhne , , , Gehälter , , , , ,00 Miete ,00 Abschreibungen ,00 Summe Ist-Gemeinkosten ,00 6

8 Die Aufschlüsselung kann einer Hilfstabelle entnommen werden: Materialentnahmeschein Lohnliste Gehaltsliste Fläche (qm) Anlagekartei Hauptkostenstellen Material Fertigung Verwaltung Vertrieb Materialentnahmeschein , , , ,00 Lohnliste , , Gehaltsliste 8.000, , , ,00 Fläche (qm) 800 qm 800 qm 200 qm 200 qm Anlagekartei Beispiel zur Berechnung: Hauptkostenstellen Material Fertigung Verwaltung Vertrieb Materialentnahmeschein , , , ,00 Lohnliste , , Gehaltsliste 8.000, , , ,00 Fläche (qm) 800 qm 800 qm 200 qm 200 qm Anlagekartei Hauptkostenstellen/ Kostenart Summe Material Fertigung Verwaltung Vertrieb Hilfsstoffe , , , , ,00 Hilfslöhne , , , Gehälter , , , , ,00 Miete ,00 Abschreibungen ,00 Summe Ist-Gemeinkosten ,00 Bei den Hilfsstoffen gibt es eine direkte Verteilung der Kosten, da es Materialentnahmescheine gibt und die Kosten so direkt zugeordnet werden können (Kostenstelleneinzelkosten). Hauptkostenstellen Material Fertigung Verwaltung Vertrieb Materialentnahmeschein , , , ,00 Lohnliste , , Gehaltsliste 8.000, , , ,00 Fläche (qm) 800 qm 800 qm 200 qm 200 qm Anlagekartei

9 Hauptkostenstellen/ Kostenart Summe Material Fertigung Verwaltung Vertrieb Hilfsstoffe , , , , ,00 Hilfslöhne , , , Gehälter , , , , ,00 Miete , , , , ,00 Abschreibungen ,00 Summe Ist-Gemeinkosten ,00 Bei der Miete gibt es keine direkte Verteilung der Kosten. Hier werden die Kosten anhand der Fläche (Verteilungsschlüssel ist die Fläche) verteilt (Kostenstellengemeinkosten). Es wird gerechnet: 800qm + 800qm + 200qm + 200qm = 2.000qm qm / 2.000qm = 30 / qm 800qm * 30 / qm =

10 Der mehrstufige Betriebsabrechnungsbogen Der mehrstufige Betriebsabrechnungsbogen findet vor allem in mittelgroßen und großen Betrieben Anwendung und besteht aus: Hauptkostenstellen Hilfskostenstellen Allgemeine Kostenstellen Fertigungskostenstellen Der mehrstufige BAB gibt einen guten Einblick in die Kostenstruktur des Unternehmens und bietet im Vergleich mehrerer Abrechnungsperioden eine sorgfältige Kostenkontrolle. Arbeitsschritte Übernahme der Gemeinkosten aus der Ergebnistabelle und Verteilung auf die Kostenstellen Kostenstellen/ Kostenart Summe Allgemeine Kostenstelle Material Fertigung Verwaltung Energie Fuhrpark Vorfertigung Endmontage Hilfskostenstelle: Einzelfertigung Vertrieb Hilfsstoffe , , , , , , , , ,00 Hilfslöhne , , , , , , ,00 0, ,00 Gehälter , , , , , , , , ,00 Sonstige Kosten , , , , , , , , ,00 Ermittlung der Gemeinkostensummen pro Kostenstelle Summe Ist- Gemeinkosten , , , , , , , , ,00 Umlage der Gemeinkosten der allgemeinen Kostenstellen auf alle übrigen Kostenstellen Ermittlung der Gemeinkostensummen bei allen übrigen Kostenstellen Summe Ist- Gemeinkosten Umlage Energie 3:2:2:3:4:4:2 = Summe: 20 Umlage Fuhrpark 2:2:1:2:1:2 = Summe: , , , , , , , , , > * 3 = > / 20 = * 2 = / 10 = * 2 = * 2 = / 10 = * 3 = / 10 = * 4 = = / 10 = / 20 = * 4 = / 10 = * 2 = / 10 = 9

11 Umlage der Gemeinkosten der Fertigungshilfskostenstellen auf die Hauptkostenstellen Kostenstellen/ Kostenart Summe Allgemeine Kostenstelle Material Fertigung Verwaltung Energie Fuhrpark Vorfertigung Endmontage Hilfskostenstelle: Einzelfertigung Vertrieb Hilfsstoffe , , , , , , , , ,00 Hilfslöhne , , , , , , ,00 0, ,00 Gehälter , , , , , , , , ,00 Sonstige Kosten , , , , , , , , ,00 Summe Ist- Gemeinkosten Umlage Energie 3:2:2:3:4:4:2 = Summe: 20 Umlage Fuhrpark 2:2:1:2:1:2 = Summe: 10 Umlage Einzelfertigung 2:2 = Summe: , , , , , , , , , > * 3 = > / 20 = * 2 = / 10 = * 2 = * 2 = / 10 = * 3 = / 10 = = = / 4 = / 4 = , , ,50 * 2 = ,50 * 2 = * 4 = = / 10 = < / 20 = * 4 = / 10 = * 2 = / 10 = Ermittlung der Gemeinkostensummen in den Hauptkostenstellen Kostenstellen/ Kostenart Summe Allgemeine Kostenstelle Material Fertigung Verwaltung Energie Fuhrpark Vorfertigung Endmontage Hilfskostenstelle: Einzelfertigung Vertrieb Hilfsstoffe , , , , , , , , ,00 Hilfslöhne , , , , , , ,00 0, ,00 Gehälter , , , , , , , , ,00 Sonstige Kosten , , , , , , , , ,00 Summe Ist- Gemeinkosten Umlage Energie 3:2:2:3:4:4:2 = Summe: 20 Umlage Fuhrpark 2:2:1:2:1:2 = Summe: 10 Umlage Einzelfertigung 2:2 = Summe: 4 Summe Ist- Gemeinkosten , , , , , , , , , > * 3 = > / 20 = * 2 = / 10 = * 2 = * 2 = / 10 = * 3 = / 10 = * 4 = = / 10 = / 20 = * 4 = / 10 = * 2 = / 10 = = = / 4 = / 4 = < , , ,50 * 2 = ,50 * 2 = , , , , , ,00 10

12 Erweiterter BAB - Errechnung der Gemeinkostenzuschlagssätze Die Summe der Einzelkosten ist eine der Grundlagen für die Ermittlung der Zuschlagssätze als Bezugsgröße bei der Ermittlung der Gemeinkostenzuschläge und können in den Betriebsabrechnungsbogen (BAB) als erste Position vor Aufnahme der primären Gemeinkosten eingetragen werden. Ist-Zuschlagssätze Fertigungsgemeinkosten-Zuschlagssatz (FGKZ) Materialgemeinkosten-Zuschlagssatz (MGKZ) Verwaltungsgemeinkosten-Zuschlagssatz (VwGKZ) Vertriebsgemeinkosten-Zuschlagssatz (VtGKZ) Formel Fertigungsgemeinkosten Fertigungslöhne Materialgemeinkosten Fertigungsmaterial Verwaltungsgemeinkosten Herstellkosten des Umsatzes x 100 x 100 x 100 Vertriebsgemeinkosten x 100 Herstellkosten des Umsatzes Abbildung 4 - Zuschlagsatz Formeln 9 Beispiel-Berechnung: Die Bildung von Ist-Gemeinkostenzuschlägen erfolgt, indem die Gemeinkosten der Hauptkostenstellen zu den zugehörigen Einzelkosten in Beziehung gesetzt werden. Fertigungsgemeinkosten-Zuschlagssatz (FGKZ) Fertigungsgemeinkosten x 100 = Fertigungslöhne x 100 = 122,33 % Materialgemeinkosten-Zuschlagssatz Materialgemeinkosten x 100 = Fertigungsmaterial x 100 = 19,66 % Verwaltungs-und Vertriebsgemeinkosten-Zuschlagssatz Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten x 100 = Herstellkosten des Umsatzes x 100 = 13,67 % 9 Selbsterstellte Tabelle nach A.Liebig, 2014, KLR 11

13 Zwischenabrechnung: Ermittlung der Herstellkosten des Umsatzes Fertigungsmaterial ,00 EUR + Materialgemeinkoste ,00 EUR + Fertigungslöhne ,00 EUR + Fertigungsgemeinkosten ,00 EUR = Herstellkosten des Umsatzes ,00 EUR Ermittlung der Gemeinkostenüber- bzw. -unterdeckung in den Hauptkostenstellen Arbeitsschritte zur Feststellung der Kostenüberdeckung und Kostenunterdeckung: 1. Aufstellung eines Schemas (Auszug aus dem Betriebsabrechnungsbogens BAB) 2. Übertragung der Ist-Zuschlagssätze aus dem Betriebsabrechnungsbogens (BAB) 3. Berechnung der Normalgemeinkosten nach Angabe der Normal-Zuschlagssätze 4. Feststellung der Über-und Unterdeckung nach folgender Basisinformation: 5. Normalgemeinkosten > Istgemeinkosten = Überdeckung 6. Normalgemeinkosten < Istgemeinkosten = Unterdeckung Beim Vergleich der Ist-und Normal-Gemeinkosten wird festgestellt, ob zu viel (Unterdeckung) oder zu wenig Gemeinkosten (Überdeckung) angefallen ist. 12

14 Bewertung/ Kritik am Betriebsabrechnungsbogen Die Zuschlagssätze stellen nur dann eine treffende Aussage zum tatsächlichen Ressourcenverzehr, wenn einige Voraussetzungen erfüllt sind: Die primären Stellenkosten werden in der Kostenartenrechnung zutreffend bestimmt Die Zuordnung der Stellengemeinkosten zu den Kostenstellen erfolgt verursachungsgemäß Die Leistungen der Vorkostenstellen werden exakt ermittelt Die Beziehung zwischen den Bezugsgrößenausprägungen der Vorkostenstellen und der Kosten wird richtig erfasst Bei der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung werden sämtliche Leistungsbeziehungen zutreffend berücksichtigt Die Zuschlagsgrundlagen der Endkostenstellen sind richtig Die Gemeinkosten der Endkostenstellen und deren jeweilige Zuschlagsbasis stehen immer in einem proportionalen Verhältnis zueinander 10 Die Gemeinkostenzuschläge werden auf der Grundlage der Einzelkosten (variable Kosten) beim Material und der Fertigung, sowie den Herstellkosten des Umsatzes bei Verwaltung und Vertrieb ermittelt. Einzelkosten sind variable Kosten, zugleich enthalten Gemeinkosten fixe und variable Kosten. Wird ein Gemeinkostenzuschlag festgestellt, ist er nur für den Beschäftigungsgrad gültig, für den er errechnet wird. Es wird in der Vorkalkulation vielfach mit dem Gemeinkostenzuschlag gearbeitet, obwohl sich der Beschäftigungsgrad verändert hat. Dadurch wird das Verhalten von Einzel- und Gemeinkosten bei unterschiedlicher Kapazitätsauslastung als proportional angesehen. Die Proportionalität von Einzel- und Gemeinkosten sind in der Wirklichkeit aber umso weniger gegeben, je größer der Anteil der fixe Kosten an den Gemeinkosten ist. 10 Uwe Götze, Kostenrechnung und Kostenmanagement 13

15 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 - Übersicht über die KLR...2 Abbildung 2 - Phasen der Kostenrechnung...4 Abbildung 3 - Stellung des BAB...5 Abbildung 4 - Zuschlagsatz Formeln Literaturverzeichnis Boeing, N. ( ). zum.de. Von abgerufen Götze, U. (2004). Kostenrechnung und Kostenmanagement. Heidelberg: Springer-Lehrbuch. Hartmann, J. (2017). _und_leistungsrechnung/007_klrhandbuch.pdf. rlp.de/fileadmin/user_upload/zbv/pdf/service/kosten- _und_leistungsrechnung/007_klrhandbuch.pdf: Ministerium der Finanzen. Kreuzburg, A. (2008). IT-Handbuch. Braunschweig: Westermann Verlag. Lambert, D. ( ). wiwiweb.de. Von gen abgerufen 14