Zertifizierung von Produkten zur ITgestützten

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1 Zertifizierung von Produkten zur ITgestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA -Konzept für DoRIS 7.0 der HAESSLER Information GmbH Schömberg 9. April 2003

2 Inhalt 1 Zusammenfassung Zertifizierung und Zertifizierungsverfahren Ergebnis der Prüfung Zertifizierungsverfahren Kerninformationen über das Unternehmen Kerninformationen über die evaluierte Lösung Gesamteindruck Hauptgruppe 2: IT-gestützte Schriftgutverwaltung/Registratur AG 4: Objekte und Objekthierarchien AG 5: Elektronischer Aktenplan AG 6: Geschäftszeichen, Vorgangskennzeichen, Dokumentnr AG 7: Adressverwaltung AG 8: Löschen, Umstrukturieren des Aktenbestands und Umschreiben AG 9: Manueller Verbleibsnachweis und Wiedervorlagen AG 10: Verschlagwortung, Verweise AG 11: Barcode Hauptgruppe 3: Aufbau des elektronischen Aktenbestands AG 12: Elektronischer Aktenbestand AG 13: Scannen und Viewen AG 14: Integration von Vorlagen und automatisches Einfügen von Metadaten AG 15: OCR-Wandlung und Umwandlung in das TIFF-Format Hauptgruppe 4: Vorgangsbearbeitung AG 16: Definition des Laufwegs für unstrukturierte Vorgänge AG 17: Definition des Laufwegs für strukturierte Vorgänge AG 18: Zeichnungsverfahren AG 19: Bearbeitungs- und Protokollinformationen AG 20: Medien- und Systembruch AG 21: Versionsverwaltung AG 22: Web-Client Hauptgruppe 5: Elektron. Schreibtisch, Ablagestruktur und Recherche AG 23: Elektronischer Schreibtisch AG 24: Ablagestrukturen des elektronischen Schreibtisches AG 25: Recherche AG 26: Informations- und Wissensmanagement...34 Seite 2

3 1.9. Hauptgruppe 6: Archivierung und Aussonderung AG 27: Aufbewahrungsfristen AG 28: Weglegesachen AG 29: Aussonderung Hauptgruppe 7: Hilfe, Handbuch, Schulung AG 30: Hilfe- und Erläuterungstexte, Online-Hilfe AG 31: Handbuch und Schulung Hauptgruppe 8: Administration und Parametrisierung AG 32: Integrationstiefe der Administration und Administrationsaufwand AG 33: Abbildung der Aufbauorganisation AG 34: Vertreterregelung AG 35: Zugriffsrechte, Zugriffsprofile, Rollen AG 36: Datenstruktur und Layout der Bildschirmmasken AG 37: Konfiguration der Dokumentennummer, des Vorgangskennzeichens und Geschäftszeichens AG 38: Aktenplan AG 39: Verfügungen, Ablagestrukturen und Vorlagen Hauptgruppe 9: Systemtechnische Anforderungen AG 40: Plattformen und Integrationstiefe AG 41: Integration von Fachverfahren AG 42: Übernahme von Alt-Datenbeständen AG 43: Vorgangsbearbeitung an verteilten Standorten AG 44: Skalierbarkeit AG 45: ASP, Mandantenfähigkeit AG 46: Speicherung und Datensicherung...51 Seite 3

4 1 Zusammenfassung 1.1. Zertifizierung und Zertifizierungsverfahren Ergebnis der Prüfung Der vorliegende Bericht wurde im Auftrag der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung im Bundesministerium des Innern (KBSt) erstellt und fasst die Ergebnisse der Prüfung der angebotenen Lösung DoRIS 7.0 der Firma HAESSLER Information GmbH aus Schömberg zusammen. Die Prüfung erfolgte auf Basis des DOMEA -Anforderungskatalogs in der Version 1.2. Die angebotene Lösung wurde als DOMEA -konzeptkonform bewertet. Das Zertifikat wurde am 04. April 2003ausgestellt und gilt für die o. g. Produktversion sowie die benannte Version des DOMEA -Anforderungskatalogs Zertifizierungsverfahren Das Zertifizierungsverfahren gliedert sich in drei Teile: Vorprüfung durch die KBSt Bewertung der schriftlichen Unterlagen des Anbieters durch eine unabhängige Prüfstelle Verifizierung der Ergebnisse der Bewertung der schriftlichen Unterlagen durch eine Präsentation Vorprüfung durch die KBSt Der Antragssteller muss Inhaber der gewerblichen Schutzrechte des zu prüfenden Produkts sein. Er reicht bei der KBSt einen Antrag auf Zertifizierung ein. Die KBSt prüft diesen Antrag auf wesentliche Merkmale des Systems, auf die Möglichkeit einer stufenweisen Nutzung, auf die Referenzen des Antragstellers u. ä. Nach erfolgreicher Vorprüfung erhält der Antragsteller den DOMEA -Anforderungskatalog den er schriftlich beantwortet. Bewertung der schriftlichen Unterlagen Die schriftliche Beantwortung des DOMEA -Anforderungskatalog wird durch eine unabhängige Prüfstelle bewertet. Inhalt dieser Prüfung sind der Erfüllungsgrad der Anforderungen sowie die Softwareergonomie. Der Mindesterfüllungsgrad je Hauptgruppe beträgt 60 %. Die Hauptgruppe 1 System- und Unternehmensdarstellung wird nicht bewertet. Seite 4

5 Verifizierung durch eine zweitägige Präsentation Dem Antragssteller wird ein Präsentationsszenario vorgegeben, durch das die Bewertung der schriftlichen Unterlagen überprüft und ggf. korrigiert wird. Das Präsentationsszenario gibt ein Musterorganigramm sowie definierte Nutzer und Zugriffsrechte vor. Anhand branchentypischer Abläufe wird die Lösung praktisch geprüft und bewertet. Fragen, die im Rahmen der Bewertung der schriftlichen Unterlagen offen blieben, werden in der Präsentation geklärt. Nach Abschluss der Präsentation wird die Bewertung der schriftlichen Unterlagen durch die unabhängige Prüfstelle erneut durchgeführt. Die Erkenntnisse aus der Präsentation führen dabei ggf. zu Auf- oder Abwertungen der Erstbewertung der Einzelanforderungen. Lösungen, die nach dieser erneuten Bewertung in allen Hauptgruppen (mit Ausnahme der Hauptgruppe 1 vgl. oben) mindestens einen Erfüllungsgrad von 60 % aufweisen, werden von der KBSt als DOMEA -konzeptkonform zertifiziert Kerninformationen über das Unternehmen Das mittelständische Unternehmen HAESSLER Information GmbH wurde 1982 gegründet und bietet Produkte und Dienstleistungen rund um digitales Informations-, Dokumenten- und Knowledge- Management an. Zum Kundenkreis gehören neben Grossbanken, Versicherungsgesellschaften, Bundesbehörden und Industriebetrieben eine Vielzahl von Klein- und Mittelbetrieben. Die Firma HASSLER beschäftigt 30 Mitarbeiter am Stammsitz Schömberg in der Nähe von Stuttgart und in einer Zweigstelle in Berlin Kerninformationen über die evaluierte Lösung Mit dem Produkt DoRIS (Dokument Retrieval und Informationssystem) konzentriert sich die HAESSLER Information GmbH auf das Anwendungsgebiet Schriftgut und behördliche Vorgangsbearbeitung. DoRIS ist eine Standard Softwarelösung für die Verwaltung und ist Eigentum der HAESSLER Information GmbH. Es handelt sich um ein modular aufgebautes Gesamtsystem, welches von der Registratur über elektronische Akte bis zum vollständigen Geschäftsprozess die spezifischen behördlichen Anforderungen abdeckt. Die Module des Gesamtsystems sind so aufgebaut, dass sie einen schrittweisen Einstieg in die elektronische Akte und den elektronischen Geschäftsgang ermöglichen. Hierfür Seite 5

6 werden mehrere Ausbaustufen des Produkts angeboten, die zu einem beliebigem Zeitpunkt erweitert werden können. Abbildung 1 - Ausbaustufen - Module Funktionen Die einzelnen DoRIS Module basieren im wesentlichen auf folgenden Komponenten: HASSLER MIRES für Dokumentenmanagementfunktionalität HAESSLER Filearchiv Finereader OCR Erkennungssoftware (Hersteller: Abbyy) Metastorm e-work für Prozessmanagement (Hersteller: Metastorm) HAESSLER XML Control Das Produkt wird ausschließlich im Direktvertrieb distributiert. Vertriebs- und Beratungspartner sind in Nordamerika, der Schweiz und Italien vorhanden. Zur Zertifizierung lag die Software DoRIS in der Version 7.0 vor Gesamteindruck Das Ziel der DoRIS Systemarchitektur ist einerseits der flexible Einsatz in unterschiedlichen Kundenumgebungen sowie insbesondere eine kosteneffiziente Realisierungsmöglichkeit kundenspezifischer Anpassungsnotwendigkeiten. Die Firma HAESSLER bietet den Download und die Installation einzelner Komponenten durch die Behörde an. Seite 6

7 Auffallend beim Aufruf von DoRIS 7.0 sind Mängel bei der Integration der Vorgangsbearbeitungskomponente e-work. Dies bezieht sich sowohl auf funktionale Mängel bei der Vorgangsbearbeitung selbst, aber insbesondere auf die fehlende Integration in den DoRIS Windows Client. Der Bearbeiter muss zur Vorgangsbearbeitung seinen persönlichen Schreibtisch verlassen und die gewünschten Tätigkeiten, wie die Initiierung von Mitzeichnungsverfahren am Web-Client von Metastorm e-work durchführen, welcher gegenüber dem Windows Client einen völlig anderen Aufbau hat und somit eher als eigenes Werkzeug und nicht als Teil eines integrierten Arbeitsplatzes betrachtet werden muss. Doch nicht nur in der Vorgangsbearbeitung sondern auch in anderen Bereichen weist DoRIS 7.0 ergonomische Mängel auf. Häufig wird der Benutzer mit internern Systembezeichnern konfrontiert, wo natürlichsprachige Beschreibungen angemessen wären (zbsp. Suche, Zugriffsadministration); es werden flache Auswahllisten angeboten, wo aufgrund der Auswahlmenge komplexere Dialoge nötig wären (zbsp. Auswahl von Bearbeitungsstationen); es müssen vom Bearbeiter manuell unnötige Zwischenschritte durchgeführt werden, um fehlende Automatismen zu ersetzten (zbsp. Änderungen von Dokumenten während der Mitzeichnung). Dies alles behindert die Arbeit mit DoRIS 7.0 und kann sich negativ auf die Akzeptanz des Produktes bei der avisierten Zielgruppe auswirken. Die Anforderungen zur IT-gestützten Schriftgutverwaltung/Registratur werden im Allgemeinen erfüllt, so werden beispielsweise der elektronische Aktenplan und die Anforderungen zur Objekthierarchie praxisgerecht umgesetzt. Die elektronische Adressverwaltung kann nicht in DoRIS 7.0 erfolgen. Das Unternehmen geht hier von einer vorhandenen elektronischen Adressverwaltung aus und bietet für DoRIS 7.0 verschiedenen Integrationsmöglichkeiten in externe Systeme. Die in der Präsentation gezeigte Microsoft Exchange Integration konnte auch weitestgehend überzeugen. Der Aufbau des elektronischen Aktenbestands wird von der DoRIS 7.0 u. a. durch die umfassenden Verwaltungsmöglichkeiten elektronischer Dokumente, die Funktionalitäten zum Scannen, Viewen und zur Konvertierung von Bearbeitungsformaten unterstützt. Die Archivierung und Aussonderung wird von DoRIS 7.0 unterstützt. Es existieren praxistaugliche Verfahren zur systemgestützten Erstellung von Anbieteverzeichnissen, zur Übernahme von Bewertungsverzeichnissen und zur Erstellung und Übersendung der Aussonderungsdatei. Allerdings unterstützt DoRIS 7.0 nur die Aussonde- Seite 7

8 rung kompletter Akten und nicht wie gefordert auch die Aussonderung einzelner abgeschlossener Vorgänge einer Akte (sogenannte Aktenschnitte). Schwächen zeigen sich auch bei der Administration und der Parametrisierung des Systems. Insbesondere bei der Administration von Zugriffsrechten existieren die geforderten Möglichkeiten der Definition von Zugriffsprofilen nur eingeschränkt. Die Verwaltung von Vertretern wird den Anforderungen nicht vollständig gerecht. Auch die Abbildung der Aufbauorganisation ist mit DoRIS 7.0 nur sehr eingeschränkt realisierbar. Die systemtechnischen Anforderungen werden von DoRIS 7.0 erfüllt. Das Produkt unterstützt allerdings sowohl client- als auch serverseitig ausschließlich Microsoft Betriebssysteme. Seite 8

9 Prüfergebnis Übersicht: Erfüllungsgrad der Anforderungen der einzelnen Hauptgruppen 1 HG 2 IT-gestützte Schriftgutverwaltung/Registratur : HG 3 Aufbau des elektronischen Aktenbestands : HG 4 Vorgangsbearbeitung : HG 5 El. Schreibtisch, Ablagestruktur und Recherche : HG 6 Archivierung und Aussonderung : HG 7 Hilfe, Handbuch, Schulung : HG 8 Administration und Parametrisierung : HG 9 Systemtechnische Anforderungen : befriedigend im Allgemeinen im Allgemeinen befriedigend befriedigend im Allgemeinen im Allgemeinen befriedigend Die Hauptgruppe 1 ist nicht Bestandteil der Prüfungen. 1 Es werden folgende Erfüllungsgrade unterschieden : im Allgemeinen, befriedigend, in vollem Umfang, hervorragend. Seite 9

10 1.5. Hauptgruppe 2: IT-gestützte Schriftgutverwaltung/Registratur Ziele der IT-gestützten Schriftgutverwaltung/Registratur sind der Nachweis von Schriftgut und das Erfassen aller geforderten Metainformationen sowie die Unterstützung der Wiedervorlage und Recherche. In dieser ersten Stufe werden die Objekte der Vorgangsbearbeitung lediglich mit ihren Metainformationen erfasst und verwaltet. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden befriedigend erfüllt AG 4: Objekte und Objekthierarchien Die Anforderungsgruppe prüft die Eigenschaften der in der Lösung angebotenen Objekte der Schriftgutverwaltung (Akte, Vorgang, Dokument und ggf. andere) und die Möglichkeiten der Verknüpfung dieser Objekte zu Objektstrukturen. Der Mindestmetadatensatz umfasst alle in der Anforderung genannten Felder. Die Aufbewahrungsfrist wird jedoch nicht automatisch aus der Aufbewahrungsdauer berechnet. Abbildung 2 - Registerkarte Standard Seite 10

11 Die Metadatenerfassung kann arbeitsteilig erfolgen. Die Metadaten können übernommen werden, sind wahlweise editierbar und die Übernahme ist parametrisierbar. Eilige Vorgänge bzw. Vorgänge von besonderer Wichtigkeit können nicht besonders gekennzeichnet werden. Eine dreistufige Objekthierarchie kann umgesetzt werden. Die Zuordnung von Dokumenten zu Container-Objekte wie Vorgängen oder Akten kann in allen geforderten Varianten erfolgen. Neben Akten und Vorgängen können auch Bände angelegt werden. Weitere Container-Objekte können über die Parametrisierung des Systems hinzugefügt werden. Neben elektronischen Akten und Vorgängen wird auch die Verwaltung von Papierakten und -vorgängen bzw. Hybridakten und -vorgängen unterstützt. Die Metadaten des jeweiligen Objekts (Akte, Vorgang) werden einheitlich behandelt und gespeichert AG 5: Elektronischer Aktenplan Die Anforderungsgruppe befasst sich mit der Darstellung und Nutzung eines elektronischen Aktenplanes innerhalb des vorgestellten Systems. Die Nutzbarkeit von Teilaktenplänen sowie eine mögliche hierarchieübergreifende Suche werden als Kernanforderungen überprüft. Die Anforderungen zum elektronischen Aktenplan werden mit DoRIS 7.0 weitestgehend erfüllt. Ein hierarchischer Aktenplan kann elektronisch mit textuellen Beschreibungen hinterlegt werden. Die parallele Verwendung von Teilaktenplänen wird ebenso unterstützt, wie die Suche nach Aktenplaneinträgen oder nach deren textbasierter Beschreibung AG 6: Geschäftszeichen, Vorgangskennzeichen, Dokumentnr. Die Bildung von eindeutigen Kennzeichen der Objekte spielt in der behördlichen Schriftgutverwaltung eine zentrale Rolle. Die Anforderungsgruppe prüft die Möglichkeiten der Abbildung von diesen Kennzeichen (z. B. Aktenzeichenbildung). Seite 11

12 Jedes Dokument, jeder Vorgang und jede Akte werden in DoRIS 7.0 mit einem eindeutigen Kennzeichen identifiziert, welches den Anforderungen für die Bildung von Geschäftszeichen genügt. Abbildung 3 - Vorgang mit Geschäftszeichen Die Vergabe der Kennzeichen kann parametrisiert werden und kann automatisch oder manuell erfolgen. Die Eindeutigkeit bei der manueller Vergabe ist gewährleistet. Die Objekte "Mappe" und "Vorgangsheft" können nicht über ein unifizierendes Kennzeichen identifiziert werden AG 7: Adressverwaltung In der Anforderungsgruppe wird ermittelt, in welchem Zusammenhang das Adressverzeichnis in der Anwendung genutzt werden kann. Ebenso soll der Antragsteller Auskunft über Integrations- und Synchronisationsmöglichkeiten mit externen Adressverzeichnissen geben. Neben einer Minimalforderung an Aufbau und Inhalt eines Ad- Seite 12

13 ressfeldes werden Funktionalitäten wie die Zuordnung von Adressen zu Verteilern und das Anlegen von individuellen Verzeichnissen geprüft. DoRIS 7.0 verfügt nicht über eine eigene Adressverwaltung. Die Firma HAESSLER geht grundsätzlich davon aus, dass die Behörde bereits über ein Adressverzeichnis verfügt, welches von DoRIS 7.0 für die Adressverwaltung genutzt werden kann. In der Präsentation wurde DoRIS 7.0 an die Adressverwaltung von Microsoft Exchange angebunden. Die Integration des externen Verzeichnisdienstes ist für den Benutzer transparent. Die geforderten Funktionalitäten wie das Einrichten von Verteilern sowie Änderungen von Adressdaten können realisiert werden. Über LDAP wird der Zugriff auf X.500 Verzeichnisse ermöglicht. Weiterhin werden MAPI und CDO für die Anbindung unterstützt AG 8: Löschen, Umstrukturieren des Aktenbestands und Umschreiben Fälschlich im Vorgangsbearbeitungssystem angelegte Objekte müssen kontrolliert gelöscht werden können. Darüber hinaus machen insbesondere organisatorische Änderungen einer Behörde die Umbenennung u. U. großer Teile des Aktenbestands notwendig. Die entsprechenden Möglichkeiten werden geprüft. Private Objekte, die vor der Veröffentlichung vom Benutzer in Eigenverantwortung gelöscht werden können, existieren im Sinne der Anforderung nicht. Der Benutzer hat die Möglichkeit, öffentliche Objekte zum Löschen zu kennzeichnen; diese darf nur durch autorisierte Personen mit Löschrechten erfolgen. Zum Löschen gekennzeichnete Objekte sind durch andere Benutzer nicht recherchierbar. Nur speziell berechtigte Benutzer, wie beispielsweise der Registrator können auch zur Löschung markierte Objekte recherchieren. Die Abgabe von Objekten ist möglich und wird protokolliert. Das Vorgehen ist überzeugend dargestellt. "Massenänderungen" also die Abgabe von Objektmengen sind ebenfalls möglich. Seite 13

14 Eine Abgabe der Federführung wird unterstützt. Die Zugriffsrechte werden automatisch aktualisiert und in einer Datei protokolliert. Ein Container-Objekt kann durch einen berechtigten Benutzer umgeschrieben werden. Bei der Umschreibung eines übergeordneten Objekts werden auch alle untergeordneten Objekte automatisch umgeschrieben. Das Geschäftszeichen wird in das Feld "Alt-Geschäftszeichen" übertragen; dieser Vorgang wird protokolliert und auch historisiert. Abbildung 4 - Umstrukturierung des Aktenbestandes Ex- und Import-Schnittstellen sind realisiert. Der Ex- und Import wird protokolliert. Neben den geforderten Formaten wird PDF als Exportformat genutzt. Die Datenbestände werden nach Ex- bzw. Import physikalisch und logisch reorganisiert AG 9: Manueller Verbleibsnachweis und Wiedervorlagen Das Produkt soll einen bestimmten Mindestdatensatz als Verbleibsnachweis erfassen und führen können. Weiterhin werden Wiedervorlagefunktionalitäten überprüft. Eine besondere Bedeutung haben die verschiedenen Erfassungsmöglichkeiten für einen Wiedervorlagetermin. Seite 14

15 Der Verbleib kann für Akten, Bände und Dokumente mit dem Ort des Verbleibs, dem Datum und einer Bemerkung nachgewiesen werden. Eine übersichtliche Listendarstellung gibt Aufschluss über den Verbleib verschiedener Objekte. Die Darstellung erfolgt dabei getrennt nach Objektart (z. B. Liste des Verbleibs aller Akten). Die Protokollierung des Verbleib ist nur für Bände möglich. Abbildung 5 - Verbleib von Akten Wiedervorlagen können entsprechend der Anforderungen definiert werden, Fristen können in ein Wv-Datum umgerechnet werden. Es erfolgt aber kein Hinweis auf Nichtarbeitstage AG 10: Verschlagwortung, Verweise Die Möglichkeiten zur Vergabe von Schlagwörtern sowie die Flexibilität der Schlagwortkataloge werden geprüft. Darüber hinaus werden die Möglichkeiten beleuchtet zwischen Objekten Verweise anlegen zu können. Seite 15

16 Eine Vergabe von Schlagwörtern ist mit DoRIS 7.0 grundsätzlich möglich. Es existiert ein zentraler Schlagwortkatalog, der von den Benutzern des Systems bei Bedarf erweitert werden kann. Der Import vorhandener Schlagwortkataloge wird unterstützt. Eine hierarchische Gliederung des Schlagwortkataloges ist nicht möglich Darüber hinaus existiert auch keine terminologische Kontrolle. Abbildung 6 - Verschlagwortung Zwischen den geforderten Objekttypen können Verweise angelegt werden, lediglich Verweise zwischen beliebigen Container-Objekten können nicht angelegt werden. Beim Anlegen eines Verweises kann in DoRIS 7.0 automatisch der Rückverweis angelegt werden AG 11: Barcode In einem Barcode sollen ausgewählte Metainformationen von Dokumenten erfasst und übertragen werden können. Hierdurch unterstützte Funktionalitäten wie Verbleibsnachweis und Zuordnung werden ebenso überprüft wie die unterstützten Hardwaresysteme. Seite 16

17 DoRIS 7.0 kann die Dokumentnummer und auf Wunsch auch andere Kennzeichen als Barcode codieren. Der Barcode kann auf Papiereingängen zum Indizieren der Dokumente beim Stapelscannen genutzt und auch auf Etiketten für ein ausgewähltes Dokument, einen Vorgang oder eine Akte ausgedruckt werden. Am DoRIS Scanner Arbeitsplatz können Metadaten nachgescannt und über den Barcode dem Image automatisch zugeordnet werden. Das Lesen des Barcodes erfolgt über OCR und ist in die Software zum Scannerarbeitsplatz integriert. Das System unterstützt Barcodedrucker von Etimark, Eltron und Sato Hauptgruppe 3: Aufbau des elektronischen Aktenbestands Für die Verwaltung elektronischer Dokumente sind zahlreiche Funktionalitäten zur Verfügung zu stellen. Scannen und Viewen sind zentrale Teile der Prozesskette und ergonomisch und leistungsfähig umzusetzen. Weitere wichtige Funktionalitäten sind die effiziente Integration von Vorlagen und das automatisierte Einfügen von Metadaten. Ebenso sind die Möglichkeiten der OCR-Wandlung und verfügbare Konvertierungsmöglichkeiten darzustellen. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden im Allgemeinen erfüllt AG 12: Elektronischer Aktenbestand Für die Verwaltung elektronischer Dokumente stehen Funktionen zum Erstellen, Viewen, Import, Export, Check out/check in und der Replikation zur Verfügung. Elektronische Dokumente beliebiger Formate können mit dem System DoRIS 7.0 verwaltet werden. Unabhängig vom Typ werden Dokumente durch einen Metadatensatz beschrieben. Das gilt auch für Papierdokumente. Seite 17

18 Abbildung 7 Metadateneingabe beim Anlegen eines Dokumentes Elektronische Dokumente können aus dem Vorgangsbearbeitungssystem heraus erstellt werden. Existierende Dokumente beliebiger Formate können in DoRIS 7.0 importiert werden; dies kann per Drag&Drop oder dialoggesteuert erfolgen. Die Ablage von s wird in DoRIS 7.0 per Drag&Drop oder einen Dialog unterstützt. Die Art der Ablage (mit oder ohne Anhang, ein oder mehrere Dokumente) kann nur systemweit definiert und verändert werden. Auch die Übernahme von Metadaten ist nur eingeschränkt möglich. Elektronische Dokumente können durch den Anwender aus dem Vorgangsbearbeitungssystem exportiert, g t und gefaxt werden. Eine Check-in-/Check-out-Funktion ist derzeit nur für Dokumente und Container-Objekte vorhanden. Die im Vorgangsbearbeitungssystem verbleibenden Referenzen der ausgecheckten Dokumente sind mit besonderer Berechtigung frei zu geben. Eine Konfliktbehandlung bei gleichzeitiger Änderung existiert nicht. Für die mobile Vorgangsbearbeitung können vom Benutzer Objekte wie z.b. Akten und Dokumente auf den Handheld übertragen werden. Die Frage von Replikationsmechanismen oder Umgang mit Konflikten blieb offen. Für die mobile Vorgangsbearbeitung wird keine eigene Bedienoberfläche zur Verfügung gestellt. Seite 18

19 1.6.2 AG 13: Scannen und Viewen Die Einzelschritte beim Scannen und Erfassen sind näher zu beschreiben. Der Antragsteller erteilt Auskunft über Nachscanverfahren, unterstützte Formate und Trennmöglichkeiten. Für den Viewer sind Funktionen für Anzeige und Bearbeitung von Dokumenten zu beschreiben. Bewertung Die Anforderungen zum Scannen und Viewen wurden von DoRIS 7.0 im wesentlichen erfüllt. Sowohl das "Massengeschäft" bei der Posteingangserfassung mit separaten Scann- und Indizierungsarbeitsplätzen als auch das Erfassen und Scannen einzelner Dokumente an einem Arbeitsplatz werden unterstützt. Seiten können erneut gescannt werden. Die entsprechende Seite wird in das gescannte Dokument eingefügt und ersetzt die ursprüngliche Seite. Ein erneutes Scannen des gesamten Dokuments ist somit nicht erforderlich. Beim Verwendung von HAESSLER Image und dem DoRIS Scanner Arbeitsplatz werden Multipage-TIFF Dateien im Format TIFF 6.0, CCITT/TSS Gruppe 4 ebenso unterstützt, wie die Formate BMP, JPEG und PDF. Abbildung 8 HAESSLER Image Seite 19

20 DoRIS 7.0 kann die Trennung von mehrseitigen Dokumenten über Barcode sowie wahlweise über ein Trennblatt vornehmen. Es existiert ein eigener Viewer mit Unterstützung für 80 verschiedene Formate. Viewer der Firma Adobe oder Microsoft wurden bereits eingebunden. Die geforderten Mindestfunktionen zum Betrachten und Bearbeiten werden angeboten. Allerdings können Stempeleinträge nicht zentral administriert werden. Beim bedarfsbezogenen Scannen von Altbeständen kann das Image den bereits im System gespeicherten Metainformationen zugeordnet werden. Die automatische Verteilung aufgrund von aus dem Dokument ausgelesenen Metadaten ist möglich. Weiterführende Techniken, wie Mustererkennung werden nicht angeboten. Das System ermöglicht ein schnelles Sichten großer Mengen von Eingangspost. Das Blättern ist sowohl in Meta- als auch in Primärdaten ergonomisch umgesetzt AG 14: Integration von Vorlagen und automatisches Einfügen von Metadaten Das Vorgangsbearbeitungssystem verwaltet verschiedene Dokumentenvorlagen (Briefbögen, Fax u. ä.). Die im System erfassten Metadaten sollen selektiv in die Dokumente eingefügt werden können. Beim Erstellen eines Dokuments kann eine Dokumentvorlage ausgewählt werden. Die Anwendungssoftware wird mit der ausgewählten Dokumentvorlage aus dem Vorgangsbearbeitungssystem heraus geöffnet. Die Übernahme der Metadaten erfolgt automatisch über XML, ASCII oder MDB. Ein wechselseitiger Datenabgleich ist nicht möglich kann aber projektspezifisch realisiert werden. Die Arbeit mit Dokumentvorlagen war besonders hinsichtlich des automatischen Einfügens von Metadaten mit Mängeln behaftet. So ist das Einmischen der Adressfelder nicht umgesetzt, sondern muss projektspezifisch implementiert werden. Das Einfügen des Barcodes war ebenfalls nicht möglich. Die Übernahme von Metadaten kann nicht dynamisch, sondern nur statisch erfolgen. Die Verwaltung von Serienbriefen kann projektspezifisch umgesetzt werden. Seite 20

21 1.6.4 AG 15: OCR-Wandlung und Umwandlung in das TIFF-Format Im Zuge der OCR Wandlung werden (gescannte) Image-Dokumente oder definierte Bereiche in Textdokumente gewandelt. Hierzu sind systemtechnische Automatismen, Arbeitsschritte und die verfügbaren Konvertierungsmöglichkeiten zu erläutern. Dokumente können in DoRIS 7.0 als unveränderbares Image (NCI) und als CI-Dokument gespeichert werden. NCI-Dokumente werden standardmäßig OCR-gewandelt. Die geforderte manuelle Wandlung von einzelnen Dokumenten durch den Benutzer oder die Wandlung einzelner Bereiche ist nicht möglich. Eine Formularerkennung ist projektspezifisch implementierbar, aber im Standardprodukt DoRIS 7.0 nicht vorgesehen. Seite 21

22 1.7. Hauptgruppe 4: Vorgangsbearbeitung Bei der stufenweisen Einführung erfolgt in der dritten Stufe auch das Erstellen, Bearbeiten und Versenden von Schriftgut im Geschäftsgang ausschließlich systemunterstützt. Die Hauptgruppe dient der Überprüfung der Möglichkeiten zur Abbildung von behördlichen Geschäftsprozessen sowie der gängigen Verfügungen im Rahmen des behördlichen Geschäftsgangs. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden im Allgemeinen erfüllt AG 16: Definition des Laufwegs für unstrukturierte Vorgänge Insbesondere die ministerielle Arbeit ist geprägt durch nicht vorhersagbare, ad hoc zu definierende Laufwege (unstrukturierte Prozesse). In dieser Anforderungsgruppe stehen die Anforderungen für die Laufwegsdefinition entsprechender Vorgänge im Mittelpunkt. Hinweis zur Die Weiterleitung von Objekten kann mit DoRIS 7.0 als Weiterleitung von Objektreferenzen oder Weiterleitung von Objektkopien erfolgen. Beide Varianten ziehen dabei verschiedene funktionelle Einschränkungen nach sich und genügen den Anforderungen nur teilweise. So ist bei der Weiterleitung von Objektreferenzen das Zugriffsrecht durch den Bearbeiter nicht automatisch gewährleistet. Dies ist zwar bei der Verwendung von Objektkopien nicht der Fall, doch treten Probleme bei der Weiterleitung von Containerobjekten auf. Die Art der Weiterleitung wird in der Parametrisierung systemweit festgelegt. Zum Präsentationsszenario war nur die Weiterleitung von Objektkopien realisiert. Alle geforderten Bearbeitungsstationen können definiert werden. Die Adressierung von Organisationspostkörben ist möglich. Zur Auswahl können die verschiedenen Metadaten der Benutzerverwaltung durchsucht werden. Zur Auswahl von Bearbeitungsstationen existieren keine Navigationsmöglichkeiten in einer hierarchisch gegliederten Aufbauorganisation (Siehe dazu auch ). Es existierte lediglich eine flache Liste von Bearbeitern, die über eine Suche eingeschränkt werden kann. Die Auswahl von Bearbeitungsstationen wird dadurch erheblich erschwert. Seite 22

23 Generell sind erhebliche ergonomische Mängel bei der Definition von Laufwegen festzustellen. Die Vorgangsbearbeitung kann nicht vom elektronischen Schreibtisch des Dokumentenmanagements aus bedient werden. Sie stellt vielmehr eine eigene Komponente mit separatem Login und eigener Benutzeroberfläche dar. Damit erhöht sich ggf. der Aufwand für Schulung und Betreuung der Nutzer. Die Weiterleitung von Container-Objekten ist nicht möglich und kann nur über die Selektion und Weiterleitung von Einzeldokumentmengen erfolgen. Objekte können nicht im Sinne der Anforderung wahlweise als Kopie oder Original weitergeleitet werden. (Siehe Bewertungshinweis) Stattdessen werden Objekte immer als Kopie weitergeleitet, d.h. Änderungen am Objekt im Vorgangskontext werden grundsätzlich nicht am ursprünglichen Objekt im Kontext des Dokumentenmanagements vorgenommen. Für den Bearbeiter bedeutet dies einen zusätzlichen Arbeitsschritte, da Änderungen manuell in des Dokumentenmanagement von DoRIS 7.0 übernommen werden müssen. Abbildung 9 Definition eines Laufwegs in DoRIS 7.0 Nicht alle geforderten Verfügungen sind in der Standardauswahl vorhanden - es fehlen: Druck sowie in Bearbeitung. Die Standardverfügungen lassen sich aber erweitern. Seite 23

24 Bearbeitungsstationen und/oder Bearbeitungsschritten lassen sich parallel und sequentiell anordnen. Es können Termine und Fristen gesetzt werden. Ein automatischer Hinweis erfolgt an den aktuellen und den federführenden Bearbeiter. Der nächste Bearbeiter wird nicht standardmäßig informiert. Hinweise von Bearbeitern können in Form einer Notiz oder Stellungnahme gemacht werden. Stellungnahmen lassen sich nicht löschen und entsprechen somit den im DOMEA -Anforderungskatalog definierten Geschäftsgangvermerken. Notizen können verändert oder gelöscht werden. Dem definierten Bearbeiter werden Objekte automatisch per vorgelegt. Zusätzlich sind individuelle Eskalationsabläufe bei Terminüberschreitung definierbar. Objekte können vor dem Wiedervorlagetermin wieder in Bearbeitung genommen werden. Der Bearbeiter kann über den Statuskorb auf diese Dokumente zugreifen. Die Laufwegsdefinition kann vom Bearbeiter gespeichert werden. Es können beliebig viele Laufwege gespeichert und diese bei einer Zuordnung zu einem neuen Vorgang modifiziert werden AG 17: Definition des Laufwegs für strukturierte Vorgänge Für die Bearbeitungsunterstützung sind die Definitionsmöglichkeiten unterschiedlicher Laufwege und die Spezifikationsmöglichkeiten angesteuerter Bearbeitungsstationen darzustellen. Weitere Kriterien sind die grafische Darstellbarkeit von Prozessen, die Integrationsmöglichkeiten von Unterprozessen und Programmen sowie die Protokollierung von Änderungen im Prozessmodell. Die in der Anforderung beschriebenen Bearbeitungsstationen können mit den angegebenen Spezifizierungen definiert werden. Für strukturierte Vorgänge werden Prozessmodelle aus einer Folge von Aktivitäten, in einer bestimmten Abfolge sequentiell oder parallel verbunden, hinterlegt. Die Modellierung der Prozessmodelle erfolgt mit grafischer Unterstützung im Metastorm e-work Designer. Für den Metastorm e-work Designer existiert eine Anbindung an das ARIS Toolset von IDS Scheer, so dass in ARIS definierte Modelle in DoRIS 7.0 übernommen werden können. Seite 24

25 Innerhalb des Prozesses können Unterprozesse, Funktionen, Client- und Serverprogramme gestartet werden. Änderungen im Prozessmodell werden protokolliert und versioniert. Es existiert ein Konzept zur Sicherstellung der Konsistenz von sich in Bearbeitung befindlichen Instanzen bei Veränderung des Prozessmodells über die Versionierung von Prozessmodellen oder mit Modellierungsmethoden über den Einbau datumsabhängiger Unterprozesse. Abbildung 10 Metastorm e-work Designer Der Bearbeiter kann beim Anlegen zwischen unstrukturierten und strukturieren (vordefinierten) Vorgängen wählen. Die Bedienoberflächen sind identisch. Die Metadaten und Vorgangsmasken können erweitert werden. Bei jeder Prozessaktivität kann der Benutzer Bearbeitungsschritte der unstrukturierten Vorgangsbearbeitung einfügen, da in DoRIS 7.0 Verfügungen als "Einzelprozesse" definiert sind und somit beliebig verknüpft werden können. Seite 25

26 1.7.3 AG 18: Zeichnungsverfahren Die Mit- und Schlusszeichnung von Vorgängen unterliegt vorgegebenen Regeln, die sich u. a. aus der GGO ergeben. Die Anforderungsgruppe beinhaltet die Realisierung von Mit- und Schlusszeichnung im System. Die Zeichnungsverfahren können in Mitzeichnung und Schlusszeichnung differenziert werden. Die Zeichnung kann einzeldokumentbezogen erfolgen. Nach der Ablehnung einer Mitzeichnung kann durch den Benutzer das Mitzeichnungsverfahren abgebrochen bzw. an den nächsten Bearbeiter weitergeleitet werden. Das Mitzeichnungsverfahren kann durch den Initiator abgebrochen werden. Standardmäßig wird dann das mitzuzeichnende Objekt dem Initiator zugeschickt. Eine automatische Benachrichtigung muss projektspezifisch implementiert werden. Über eine projektspezifische Änderung des zugrunde liegenden Prozessmodells können auch Mitarbeiter zum Abbruch der Mitzeichnung berechtigt werden. Der zur Mitzeichnung aufgeforderte Sachbearbeiter kann im Standard nicht mit "Unzuständig" reagieren. Nach Aussage des Herstellers kann dies eingefügt werden, wurde in der Präsentation aber nicht demonstriert. Alle anderen geforderten Reaktionsmöglichkeiten existieren. Mitzeichnung und Schlusszeichnung sind im Standard von DoRIS 7.0 nur ohne Passwort-Abfrage möglich AG 19: Bearbeitungs- und Protokollinformationen Zu den Anforderungen zählen die Protokollierung der Erstellung von Objekten, des Laufwegs mit zugehörigen Angaben und der Ausführung bestimmter Funktionen. Um Übersichtlichkeit zu gewährleisten, sollen Anzeigen durch den Benutzer konfigurierbar sein. Das Erstellen von Objekten wird in DoRIS 7.0 manipulationssicher, automatisch mit Datum, Bearbeitername und allen anderen in der Anforderung beschriebenen Angaben protokolliert. Eine tabellarische Darstellung ist möglich. Der abgearbeitete Laufweg, der aktuelle Bearbeitungsschritt mit dem aktuellen Bearbeiter bzw. Ablageort und der zukünftige Laufweg werden angezeigt. Seite 26

27 Die Ausführung von Umschreibungen, Zuordnungen von Objekten zu Container-Objekten und die Entnahme von Objekten aus Container-Objekten werden protokolliert. Um die Übersichtlichkeit der gleichzeitig angezeigten Bearbeitungs- und Protokollinformationen zu gewährleisten, können diese funktionsbezogenen Bearbeitungs- und Protokollinformationen zusätzlich zu den Bearbeitungs- und Protokollinformationen des Laufwegs optional durch den Benutzer ein- und ausgeblendet werden. Abbildung 11 Protokollinformationen zum Laufweg AG 20: Medien- und Systembruch Die Einführung einer IT-gestützten Vorgangsbearbeitung verläuft i. d. R. sukzessive innerhalb einer Behörde. Damit ist die Notwendigkeit gegeben, Organisationseinhei- Seite 27

28 ten, die nicht mit dem System arbeiten sowie ggf. Externe, geregelt und nachvollziehbar in die Prozesse einbeziehen zu können. Die Realisierung der Anforderungen zum Medienbruch weist in DoRIS 7.0 zentrale Schwächen auf. Analog zu Ziffer ist der Druck aller Dokumente einer Akte oder eines Vorgangs in DoRIS 7.0 nicht über die Selektion der Akten bzw. des Vorgangs möglich. Für den Druck von Dokumenten ist die Selektion der einzelnen Dokumente erforderlich. Des weiteren ist der elektronische Vorgang für die Dauer des Medienbruches nicht automatisch gesperrt. Die Originale können weiterhin ohne Einschränkung verändert werden. Der Hersteller schlägt in diesem Zusammenhang die manuelle Versiegelung der Originale über die zda-verfügung vor; dies entspricht aber der Anforderung. Alle genannten Primär-, Meta- und Bearbeitungsinformationen können in einer Form, die weitgehend den konventionellen Gepflogenheiten entspricht, in einem separaten Dokument oder im Entwurf ausgedruckt werden. In der Vorgangshistorie können Laufwege, die außerhalb des Systems abgearbeitet wurden, nachgewiesen werden. Während des Medienbruchs erfolgte Zeichnungsvermerke und Kenntnisnahmen können vom Benutzer oder der Registratur nachträglich eingepflegt werden Alle geforderten Felder des Metadatensatzes werden im XML-Format zur Verfügung gestellt. Der Metadatensatz kann als separate Datei mit dem elektronischen Dokument exportiert und per Drag & Drop in die eingefügt und versandt werden. Die Verbindung zwischen Meta- und Primärinformationen wird automatisch beim Import bzw. beim Erstellen hergestellt AG 21: Versionsverwaltung Die Anforderungsgruppe beinhaltet die Verfolgbarkeit und Nachweisführung von Änderungen an Dokumenten. Hierzu soll durch den Antragsteller das jeweilige Konzept der Versionsverwaltung erläutert werden. Betroffen sind neben Änderungen im Dokument auch die zugehörigen Metadaten. Bewertet wird zusätzlich die Ergonomie der Versionsverwaltung. Seite 28

29 Änderungen im Dokument (Primärinformationen) können durch Anlegen einer neuen Version protokolliert werden. Die Versionshistorie jedes Dokuments wird in einer zugehörigen XML-Datei gespeichert. Das Anlegen einer neuen Version ist manuell möglich. Einen Versionsvergleich bietet DoRIS 7.0 nicht. Dies erfordert den Einsatz entsprechender Fremdsoftware in Abhängigkeit vom Primärdatenformat. Änderungen in den Metainformationen einer Akte, eines Vorgangs und/oder eines Dokuments können im Standard von DoRIS 7.0 nicht wie gefordert versioniert werden. Beim Anlegen einer Version werden die Versionsnummer, das Erstellungsdatum der Version und der Name des Erstellers der Version gespeichert. Vorangegangene Versionen werden gegen Änderungen geschützt AG 22: Web-Client Insbesondere zur schrittweisen Einführung der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung kommt dem Recherchezugriff auf den elektronischen Aktenbestand über Web-Technologie eine besondere Bedeutung zu. Der Funktionsumfang des Web-Clients wird in dieser Anforderungsgruppe überprüft. Die Plattformunabhängigkeit auf der Clientseite wird in DoRIS 7.0 durch Verzicht auf ActiveX und Java gegeben. Serverseitig wird ein Microsoft IIS vorausgesetzt, da hier ASP und ActiveX Controls für die Realisierung verwendet werden. Der DoRIS 7.0 Web Gateway kann lediglich für die Abfrage von Akten und Dokumenten verwendet. Für den Aufbau des elektronischen Aktenbestandes ist er nicht geeignet. Da die elektronische Vorgangsbearbeitung in DoRIS 7.0 ausschließlich mit dem separaten Metastorm e-work Web-Client durchgeführt wird, sind die Funktionalitäten der DOMEA Einführungsstufe 3 bereits mit Web-Technologie umgesetzt. Publikation im Intranet/Internet wird grundsätzlich unterstützt - es existiert aber kein spezielles Veröffentlichungsprozedere. Dieses muss projektspezifisch erstellt werden. Seite 29

30 Das Login erfolgt mittels Passwort und Benutzerkennung. Darüber hinaus ist ein Auto-Logon (z. B. für Webportale) möglich. Abbildung 12 Ansicht einer Akte im DoRIS Web Gateway Die Anforderungen zur Antragstellung in Internet können mit DoRIS 7.0 umgesetzt werden. Es werden Netscape Navigator, Internet Explorer und weitere Browser in ihren gängigen Versionen unterstützt. DoRIS 7.0 ist für die Integration von Produkten zur Digitalen Signatur vorbereitet. Die Integration selbst erfolgt projektspezifisch. Seite 30

31 1.8. Hauptgruppe 5: Elektron. Schreibtisch, Ablagestruktur und Recherche Der elektronische Schreibtisch stellt die Schnittstelle zum Benutzer dar. So sind insbesondere eine benutzerdefinierte, speicherbare Konfiguration sowie strukturierbare Ablagen wichtig. Zur Suche innerhalb definierbarer Bereiche sind komplexe, individualisierte Recherchemöglichkeiten bereitzustellen. Das Vorgangsbearbeitungssystem soll die Rolle eines Enablers für ein Informations- und Wissensmanagement übernehmen. Das zugrundeliegende Lösungskonzept wird vom Antragsteller dargestellt. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden befriedigend erfüllt AG 23: Elektronischer Schreibtisch Der Antragsteller hat nachzuweisen, dass eine Konfigurierbarkeit der Anzeige der Metadaten der Objekte durch den Bearbeiter möglich ist. Weiterhin werden die Persistenz der benutzerspezifischen Konfiguration und Kriterien bzgl. der Benutzerfreundlichkeit abgefragt. Der elektronische Schreibtisch des DoRIS 7.0 Windows Clients erfüllt ergonomische Anforderungen an Übersichtlichkeit, Handhabbarkeit, intuitiver Verständlichkeit u. ä. Durch Orientierung an Microsoft-Oberflächen-Standards wird der Schulungsaufwand verringert. Allerdings ist die Vorgangsbearbeitung nicht mit dem Windows Client von DoRIS 7.0 möglich. Für die Vorgangsbearbeitung muss sich der Bearbeiter am separaten Webclient von Metastorm e-work anmelden. Die Oberfläche von Metastorm e- Work ist von der Oberfläche des DoRIS 7.0 Windows Clients vollständig verschieden. Darüber hinaus erhält der Nutzer keinen Hinweis, unter welchem Namen das Login erfolgte. Dies stellte eine erhebliche Einschränkung der Benutzerfreundlichkeit der DoRIS 7.0 Lösung dar. Die Anforderungen an die Konfigurierbarkeit werden vom Windows-Client im wesentlichen erfüllt. Der Benutzer kann persönliche Sichten definieren, in denen die Einstellung der anzuzeigenden Spalten definiert werden. Die benutzerspezifischen Einstellungen des elektronischen Schreibtischs werden arbeitsplatzunabhängig gespeichert. Es ist für den Benutzer jederzeit leicht erkennbar, auf welcher Ebene der Objekthierarchie er sich befindet. Das Navigieren zwischen den unterschiedlichen Objekthierarchien ist benutzerfreundlich möglich. Seite 31

32 Auf der Dokumentebene kann innerhalb des Vorgangs bzw. der Akte das Hauptdokument gekennzeichnet werden. Allerdings ist diese Kennzeichnung für den Benutzer nur schwer ersichtlich. Auf neu eingegangene Objekte wird der Benutzer nicht besonders hingewiesen. Der Benutzer kann neben der Anzeige der Dokumente eines Vorgangs alle Dokumente innerhalb der Akte chronologisch ohne Berücksichtigung des Vorgangszusammenhangs anzeigen AG 24: Ablagestrukturen des elektronischen Schreibtisches Über die ohnehin vorgegebene Ablagestruktur in Akte, Vorgang, Dokument werden in dieser Anforderungsgruppe die Möglichkeiten zur Definition weitere z. B. persönlicher Ablagen oder Projektgruppenablagen geprüft. DoRIS 7.0 implementiert die Ablagestruktur über einen Filtermechanismus. Ablagen sind in DoRIS 7.0 virtuelle Sichten des Datenbestandes. Dieses Konzept hat Vorteile bei der Umstrukturierung des Datenbestandes, weist aber bei der Einrichtung von Ablagen Schwächen auf, da Ablagen nicht individuell strukturiert werden können, sondern über die Administration der Filterfunktion erstellt werden müssen. Private Ablagen oder Gruppenablagen können ebenfalls über den beschriebenen Filtermechanismus umgesetzt werden. Die Administration während der Präsentation wirkte aber umständlich und wenig überzeugend. Objekte können als Original und als Kopie, aber nicht als Referenz dargestellt werden. Die Kopie ist vom Bearbeiter nur über ein editierbares Textfeld in den Metadaten zu unterscheiden AG 25: Recherche Recherchemöglichkeiten umfassen die Suche nach Metadaten, Verbleib, Verfügungen / Bearbeitungsschritten oder Wiedervorlagen. Eine Volltextsuche und das zugehörige Suchverfahren mit seinen Funktionalitäten sind darzustellen. Dies betrifft Suchkriterien bei Eingabe in eine Suchmaske und die Definition des Suchbereiches ebenso wie die Möglichkeit der späteren Einengung einer Treffermenge und der persönlichen Konfiguration der Anzeige des Suchergebnisses. Überprüft wird an dieser Seite 32

33 Stelle der direkte Aufruf eines Objektes aus der Treffermenge sowie die Möglichkeit der Definition von Standardauswertungen. Die Recherche kann in DoRIS 7.0 wie gefordert über alle Metadaten, den Verbleib oder nach Objekten mit einer bestimmten Verfügung erfolgen. Die Metadatensuche setzt aber die Kenntnis der internen Systembezeichnungen für die Metadatenattribute voraus und ist deshalb aus ergonomischen Gesichtspunkten nur unbefriedigend umgesetzt. Abbildung 13 Metadatensuche in DoRIS 7.0 In Primärinformationen kann eine Volltextsuche durchgeführt werden. Das eingesetzte Suchverfahren führt zu guten Ergebnissen. Die Verknüpfung einer Volltextrecherche mit einer Suche in den Metainformationen ist auch sequentiell als Einschränkung einer Volltextsuche möglich. Die Treffermenge kann durch eine erneute Suche in der Ergebnismenge weiter eingeschränkt werden. Alle Anforderungen zur Darstellung und Anpassung der Trefferliste werden erfüllt. Einander über- und untergeordnete Objekte können unmittelbar ohne Recherche aus dem aktuellen Objekt aufgerufen werden (bidirektional). Trefferlisten können zwar nicht gespeichert, aber ausgedruckt werden. Die Speicherung von Suchkriterien ist möglich. Seite 33

34 Die Zugriffsrechte werden bei der Recherche berücksichtigt, d.h. die angezeigte Trefferquote ist gleich 0, wenn die entsprechenden Zugriffsrechte nicht vorliegen. Nicht alle geforderten Standardauswertungen sind vordefiniert (das Posteingangsbuch fehlt), aber weitere Standardauswertungen können durch den Benutzer definiert und gestaltet werden. Der Suchbereich kann durch den Benutzer auf einen Organisationsbereich eingeschränkt und erweitert werden AG 26: Informations- und Wissensmanagement Informations- und Wissensmanagement (IWM) ist eine wichtige Aufgabe im Rahmen des E-Government. Funktionalitäten zur automatisierten Klassifikation von Inhalten sowie zur intelligenten Suche im Aktenbestand und auch ggf. über den Aktenbestand des Vorgangsbearbeitungssystems hinaus werden in dieser Anforderungsgruppe geprüft. Die automatische Klassifikation von Dokumenten ist nicht im Standard von DoRIS 7.0 enthalten. Eine fremde Klassifikationssoftware muss eingebunden werden, um die Einsatzszenarien abzudecken. Das System stellt gegenüber der strukturierten Recherche in den Metadaten und der Volltextrecherche keine erweiterte Recherchemöglichkeiten zur Verfügung. Seite 34

35 1.9. Hauptgruppe 6: Archivierung und Aussonderung Das DOMEA -Konzept befasst sich in einem wesentlichen Aspekt mit der Verwaltung des lebenden Schriftguts. Unabhängig davon ist es wichtig, dass die DOMEA -zertifizierten Systeme auch grundlegende Anforderungen, die sich aus dem Konzept des Bundesarchivs zur Aussonderung elektronischer Akten ergeben, erfüllen. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden befriedigend erfüllt AG 27: Aufbewahrungsfristen Die Aufbewahrungsfrist soll der Akte und zugeordneten Vorgängen und Dokumenten als Metainformation zugeordnet werden können. Hierfür ist die Möglichkeit der Vordefinition von editierbaren Fristen im Aktenplan vorgesehen. Neben dem Zeitpunkt der Anlage einer Akte sind weitere Daten im Lebenszyklus der Akte für die Festlegung des Aufbewahrungsfrist vorgesehen. Die Aufbewahrungsfrist kann in DoRIS 7.0 als Metainformation zur Akte gespeichert werden und gilt auch für die zur Akte zugeordneten Dokumente und Vorgänge. Die Festlegung der Aufbewahrungsfrist kann zu jedem der geforderten Zeitpunkte erfolgen. Aufbewahrungsfristen werden zur einzelnen Akte erfasst. Im Aktenplan erfasste Aufbewahrungsfristen werden beim Anlegen der Akte in die Metainformationen übernommen. Allerdings ist diese Vorbelegung nicht editierbar AG 28: Weglegesachen Teile des behördlichen Schriftguts, deren Inhalt keine Aktenrelevanz haben, werden nach einer bestimmten Frist (i. d. R. ein Jahr) vernichtet. Die Möglichkeit zur Markierung solcher sog. Weglegesachen sowie zur automatisierten Löschung werden geprüft. Weglegesachen können in DoRIS 7.0 als solche gekennzeichnet bzw. in bestimmten Ablagen abgelegt werden. Weglegesachen können nicht in die elektronische Altregistratur übernommen werden. Seite 35

36 Die Vernichtung von Weglegesachen erfolgt in DoRIS 7.0 nicht automatisch, sondern muss vom Registrator manuell angestoßen werden AG 29: Aussonderung Es ist das Aussonderungskonzept des Antragstellers mit Referenz auf den vierstufigen Aussonderungsprozess elektronischer Akten darzustellen. Die zugehörigen verfügbaren Metadaten sind mit den Dokumenten zu speichern. Die Anforderungen an den Aussonderungsvorgang werden durch eine zu spezifizierende Reorganisation der Speichermedien ergänzt. Das DoRIS 7.0 Aussonderungsmodul wurde unter Beteiligung des Bundesarchivs entwickelt und setzt den vierstufigen Aussonderungsprozess in den wesentlichen Teilen um. Allerdings kann in DoRIS 7.0 nur die Aussonderung kompletter Akten gemäß Aussonderungsprozess vorgenommen werden. Die Aussonderung eines Aktenschnittes, der nur die abgeschlossenen Vorgänge einer Akte zusammenfasst, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, konnte nicht präsentiert werden. Auszusondernde Vorgänge und Dokumente einer Akte enthalten sämtlichen Metaund Kontextinformationen. Sie werden im Zusammenhang mit dem jeweiligen Dokument gespeichert. Das Aussonderungsdatum ergibt sich aus dem Datum der letzten zda-verfügung zuzüglich der festgelegten Aufbewahrungsdauer der Akte. Die Entscheidung der Archivbehörde wird über das Bewertungsverzeichnis der aussondernden Behörde zur Kenntnis geben. Hierfür steht eine Import-Funktion zur Verfügung, mit der die relevanten Entscheidungen in die Metadaten der Akten übertragen werden. Der leitende Registrator prüft seine Daten und erstellt das Abgabeverzeichnis für die Aussonderungsportion sowie die eigentliche Aussonderungsdatei. Das DoRIS Aussonderungsmodul erstellt aus den Metadaten der Akten und Dokumente XML-Dateien und aus den Primärdaten TIFF-Dokumente. Alternativ können Meta- und Primärdaten auch in PDF Dateien, in Papierdokumenten oder auf Mikrofilm zusammengefasst werden. Seite 36