Auszug aus dem Projektantrag 2016 SLSP (Swiss Library Service Platform)

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1 Auszug aus dem Projektantrag 2016 SLSP (Swiss Library Service Platform) Beim vorliegenden Dokument handelt es sich um einen Extrakt aus dem Projektantrag SLSP zur Finanzierung der Aufbauphase. Der Antrag wurde im August 2016 bei der SUK P-2 eingereicht. Der Entscheid des Lenkungsausschusses erfolgt im Dezember Projektübersicht Abstract Projektbeschreibung Ausgangslage Projektziele Projektinhalt, Lösungsvorschlag Abgrenzung zu anderen Diensten oder Projekten Erwarteter nationaler Nutzen, Business Case Umsetzung Projektorganisation Finanzierungsplan / Aufwandschätzung Unterschriften Projektübersicht 1.1 Projekttitel kurz max. 20 Zeichen SLSP Aufbauphase 1.2 Projekttitel ausführlich Swiss Library Service Platform 1.3 Datum des Projektantrags Geplante Projektdauer von/bis Antragstellende Institution ETH-Bibliothek 1.6 Partner-Institution(en) Bibliothèque cantonale et universitaire de Fribourg Division de l information scientifique, Université de Genève Hauptbibliothek der Universität Zürich Haute Ecole de Gestion Genève - HES-SO Universitätsbibliothek Basel Universitätsbibliothek Bern Zentralbibliothek Zürich 1.7 Projektleitung: Dr. Wolfram Neubauer c/o ETH Zürich, Rämistrasse 101, 8092 Zürich wolfram.neubauer@library.ethz.ch, Stellvertretung Dr. Alice Keller Zentralbibliothek Zürich, Zähringerplatz 6, 8001 Zürich alice.keller@zb.uzh.ch,

2 2 Abstract Die wissenschaftlichen Bibliotheken in der ganzen Schweiz befinden sich seit Jahren im Wandel: In ihrer Arbeit konzentrieren sie sich dabei vor allem auf die Arbeit mit den Kunden, wobei es die technischen Möglichkeiten erlauben, auf Bibliotheksbestände jederzeit und überall zuzugreifen. Darüber hinaus zeichnet sich eine Reihe weiterer Veränderungen ab. So sind beispielsweise seit einigen Jahren Bibliothekssysteme der neuen Generation - tendenziell cloudbasiert - auf dem Markt, die die heutigen Anwendungen kontinuierlich ersetzen werden. Derzeit sind die Schweizer Hochschulbibliotheken dezentral in verschiedenen Verbünden organisiert. Das im Jahr 2015 mit einer 18 Monate dauernden Konzeptionsphase gestartete Projekt SLSP hat zum Ziel, eine gemeinsame, zeitgemässe IT-Lösung zu betreiben, noch zu definierende Services für Partner zentral zur Verfügung zu stellen und sich auf nationaler Ebene um die Pflege von Metadaten zu kümmern. Weitere Ziele sind die Definition gemeinsamer Standards, der Betrieb eines modernen Bibliothekssystems, der Austausch auf internationaler Ebene und viele weitere technische und organisatorische Aufgaben. In der Konzeptionsphase wurden und werden Grundlagen zum weiteren Aufbau der Plattform und der Organisation SLSP erarbeitet. An diesen Arbeiten beteiligen sich Projektmitarbeitende aus wissenschaftlichen Bibliotheken aus der ganzen Schweiz. Besonders berücksichtigt werden müssen hierbei die Mehrsprachigkeit des laufenden Projektes, ebenso wie die konkrete Ausgestaltung der zukünftigen Bibliotheksplattform. Der vorliegende Antrag bezieht sich nun auf die nächste Projektphase, die sich mit dem konkreten Aufbau einer sinnvollen Organisationsstruktur, der Ausschreibung für ein geeignetes Bibliothekssystem einschliesslich Migration der Daten sowie mit der Definition geeigneter Standards befasst. Direkt anschliessend an die Aufbauphase wird sich ab 2018 die eigentliche Realisierung der IT-Plattform anschliessen. Hierfür wird im Jahr 2017 ein entsprechender Antrag gestellt werden. Der Projektabschluss ist für Ende 2020 vorgesehen, wenn die Plattform in den Routinebetrieb überführt wird. 3 Projektbeschreibung 3.1 Ausgangslage Weltweit stehen wissenschaftliche Bibliotheken vor tiefgreifenden Veränderungen, die auch und besonders die Ausgestaltung ihrer IT-Anwendungen betreffen. Seit einigen Jahren sind Bibliothekssysteme der neuen Generation - tendenziell cloudbasiert - auf dem Markt, die die heute laufenden, in der Systemkonzeption noch aus den 80er-Jahren stammenden Anwendungen kontinuierlich ersetzen werden. Die mit dieser Situation verbundenen technischen Herausforderungen gelten für alle Schweizer Hochschulbibliotheken bzw. ihrer Verbünde. Hieraus ergibt sich die einmalige Gelegenheit, die Bibliothekslandschaft der gesamten Schweiz grundlegend neu zu gestalten und an den zukünftigen Bedürfnissen auszurichten. Gegenwärtig werden die Bibliotheken und deren Kunden über verschiedene Verbundkataloge bedient, was einerseits zu Redundanzen in der Bibliotheksarbeit und andererseits zu suboptimalen Servicebedingungen für die Benutzenden führt. Die Realisierung von SLSP wird dazu führen, dass bibliothekarische Routine- und Massenarbeiten zentral organisiert und zu einem erheblichen Teil auch zentralisiert durchgeführt werden können. Besondere Vorteile ergeben sich hierbei für den Bereich der elektronischen Medien, die dank der vorgesehenen Integration des Konsortiums Schweizer Hochschulbibliotheken in die Servicestruktur von SLSP auch zentral bewirtschaftet werden können. Mit SLSP sollen allerdings nicht nur bibliothekarische Workflows und Dienste in neue Arbeitsumgebungen überführt werden. Weiteres Ziel ist darüber hinaus auch die Ablösung der heute aktiven Verbundsysteme. In diesem Kontext verfolgt das Projekt SLSP eine ähnliche Stossrichtung wie vergleichbare Projekte im internationalen Umfeld. Eine ganz besondere Herausforderung für SLSP ist der Brückenschlag zwischen deutsch-, italienischund französischsprachiger Schweiz bzw. die Definition von bibliothekarischen Normen und Standards, die in allen Landesteilen Akzeptanz finden. Durch die Fokussierung von SLSP auf wissenschaftliche Bibliotheken (mit der möglichen Aufnahme solcher wissenschaftlicher Bibliotheken als sog. Sekundäre Partner, die nicht zu einer Hochschule gehören) können Synergien optimal genutzt und Services möglichst kundenorientiert realisiert werden. 2

3 Die noch laufende Konzeptionsphase hat in diesem Zusammenhang deutlich gezeigt, dass das Projekt SLSP und die dahinterstehende Projektidee von allen einschlägigen bibliothekarischen Gremien der Schweiz nachdrücklich unterstützt werden. So sieht beispielsweise die Konferenz der Universitätsbibliotheken der Schweiz (KUB) im Projekt SLSP eine einmalige Gelegenheit, die Bibliothekslandschaft der Schweiz nachhaltig neu zu gestalten. In der Konzeptionsphase August 2015 bis August 2016 wurden bisher folgende Ergebnisse erzielt: AP 0: Initialisierung - Erarbeitung Stakeholdermanagement-Konzept - Erarbeitung Kommunikationskonzept - Detaillierte Projektplanung & Besetzung der Gremien - Auftaktveranstaltung - Projektmanagement-Plattform aufsetzen - Erarbeitung und Verifizierung Soll-Skizze AP 1: Dienstleistungen und Geschäftsmodell - Identifikation Kunden und Kundengruppen - Erstellung grober Dienstleistungskatalog - Identifikation Kooperations- und Entwicklungspartner - Erarbeitung Strukturmodell für Innovation - Erstellung detaillierter Dienstleistungskatalog - Grobes Finanzierungsmodell und Investitionsplanung - Analyse des Return on Engagement AP 2: Organisation und Governance - Formulierung Bewertungskriterien - Analyse Organisationsformen ähnlicher Plattformen - Erarbeitung Organisationsvarianten - Bewertung der Organisationsvarianten - Entwurf der Statuten eines Vereins / einer AG - Organisation 2017 nach Statuten des Vereins / der AG AP 3: Prozesse und IT-Anforderungen - Durchführung Bedarfserhebung (inkl. Umsysteme) - Marktübersicht mögliche Kandidaten für die IT-Lösung - Architektur zentral/dezentral: Szenarien - Definition relevanter Standards - Erstellung Kooperationskonzept mit anderen SUK P-2-Projekten - Erarbeitung Anforderungen an die IT-Lösung (inkl. Use Cases) - Erstellung Rollenkonzept - Erstellung Migrationsszenarien AP 4: Planung Folgephase - Planungsgrundlage Budgetierung Planung Aufbauphase und Antrag Zusatzfinanzierung SUK P-2 AP 5: Integration und Projektmanagement - Projektleitung und -management - Erstellung Zwischenbericht - Erarbeitung Regelwerke und Standards AP 6: Kommunikation und SH-Management - Aufsetzung Projektblog - Erstellung und Unterhalt Social Media Accounts - Weitere Kommunikationsmassnahmen (bspw. Pressemitteilung) - Stakeholder-Management-Massnahmen 3

4 Für die verbleibenden sechs Monate der Konzeptionsphase sind folgende weitere Resultate zu erwarten: AP 2: Organisation und Governance - Abklärungen zur Gründung einer AG AP 4: Planung Folgephase - Einbezug der Gründungsmitglieder - Erstellung Businessplan - Gründung Organisation, Konstituierung der Gremien - Planung IT-Evaluation - Standards und Normen Aufbau von Arbeitsstrukturen - Harmonisierung von Standards und Migrationsplanung Aufbau von Arbeitsstrukturen AP 5: Integration und Projektmanagement - Projektleitung und -management - Erstellung Gesamtkonzept ("Verkaufsmappe") - Verifikation Gesamtkonzept - Abschluss Phase Konzeption AP 6: Kommunikation und Stakeholder-Management - Erstellung und Unterhalt Social Media Accounts - Weitere Kommunikationsmassnahmen (bspw. Pressemitteilung) - Stakeholder-Management-Massnahmen 3.2 Projektziele Die zentrale Service-Plattform soll in erster Linie ein Dienstleister für wissenschaftliche Bibliotheken sein und dies mit dem Ziel, dass die Nutzerinnen und Nutzer der Bibliotheken vor Ort individuell besser bedient werden können. So können dort etwa Ressourcen freigespielt werden, die dann für eine verbesserte individuelle Betreuung vor Ort zur Verfügung stehen. Wo immer möglich soll auf bereits bestehende Services zurückgegriffen und bei Bedarf sollen diese im Sinne eines nationalen Services erweitert werden. SLSP setzt also bei den bibliothekarischen Kerngeschäften an und fördert einen Innovationsschub, den die Branche dringend benötigt und den sie auch bereit ist, langfristig weiterzuführen. Die geplanten Services orientieren sich an national und international anerkannten und etablierten Standards - sowohl technisch wie auch organisatorisch. Projektziele SLSP: - SLSP wird als zentrale Dienstleistungsplattform für die wissenschaftlichen Bibliotheken der Schweiz agieren. - Unmittelbares Ziel ist die Ablösung der gegenwärtig laufenden, verteilten IT-Lösungen der Hochschulbibliotheken durch ein zentral betriebenes Bibliothekssystem der neuen Generation. - Darauf aufbauend werden weitere, neue oder bestehende Services in die Plattform integriert oder über geeignete Schnittstellen angebunden (z.b. Fernleihe, Konsortium, Speicherbibliothek, Benutzererkennung) - Grundlage hierfür bieten eine robuste und leistungsfähige Governance-und Organisationsstruktur sowie die Verwendung einheitlicher Standards und Normen. - Die Vision von SLSP fokussiert sich auf die bibliothekarischen Kerngeschäfte und soll nachhaltige Veränderungen und Innovationen innerhalb der Bibliotheken der Schweiz initiieren und fördern. Ziele der Aufbauphase 2017: - Im Zentrum der Aufbauphase steht die Beschaffung einer IT-Lösung, die aus der Erarbeitung der entsprechenden Ausschreibungsunterlagen, der Ausschreibung selbst und der konkreten Entscheidung für ein Bibliothekssystem besteht. - Für die Ausschreibung ist es notwendig, vorab gewisse Standards für SLSP zu definieren, damit bereits Anfang 2017 die nötigen Vorarbeiten für die Datenmigration und -zusammenführung im neuen System geleistet werden können. Die Integration der Daten aus heterogenen Primärquellen stellt für das Projekt die grösste technische Herausforderung dar. 4

5 - Darüber hinaus soll eine Organisation mit eigener juristischer Persönlichkeit (AG oder Verein) gegründet und im zweiten Halbjahr 2017 stetig aufgebaut werden. In diesem Kontext werden naturgemäss auch Fragen des Standortes der Organisation und die Besetzung der Gremien wichtige Elemente sein. - Während der Aufbauphase steht zudem die Planung der Umsetzungsphase im Zentrum. Neben der Detailplanung der bevorstehenden Arbeitspakete wird der Antrag für die Bewilligung des Hauptprojektes bei PGB5 vorbereitet und fristgerecht eingereicht. Der konkrete Abgabetermin steht hierbei gegenwärtig noch nicht fest. - Ende 2017 soll auch das IT-Projekt zur Umsetzung und Einführung des Bibliotheksystems initialisiert werden, um auf diese Weise die Implementierungsarbeiten möglichst rasch nach einer Mittelzusage durch das Programm PGB 5 starten zu können. 3.3 Projektinhalt, Lösungsvorschlag Das Gesamtprojekt SLSP ist in drei Phasen gegliedert: - Konzeptionsphase (von August 2015 bis Februar 2017) - Aufbauphase (von März 2017 bis Februar 2018) - Realisierungsphase, Einführung ILS (von Januar 2018 bis Dezember 2020) Abbildung 1: Vorgehensplan Aufbauphase Die Konzeptionsphase wurde und wird im Projektmodus geführt. Hierzu engagiert sich eine ganze Reihe von Mitarbeitenden wissenschaftlicher Bibliotheken aus der ganzen Schweiz in unterschiedlichen Rollen für eine gemeinsame Zukunft in SLSP. In der bevorstehenden Aufbauphase soll die bestehende Projektstruktur bestehen bleiben. Hierzu parallel wird die Organisation SLSP aufgebaut und die Projektstruktur im Laufe des Jahres 2017 kontinuierlich in die neue Organisationsstruktur überführt. Für den eigentlichen Betrieb der Service-Plattform erachten die Projektgremien von SLSP nach ausführlichen Diskussionen aller möglichen Organisationsvarianten die Gründung einer Aktiengesellschaft (AG) als die am besten geeignete Variante. Gegenwärtig werden alle relevanten juristischen, finanziellen und organisatorischen Aspekte der 5

6 geplanten Organisationsgründung evaluiert, wobei für eine AG als potentielle Aktionäre alle anerkannten/akkreditierten Hochschulen der Schweiz in Frage kommen. Im Frühherbst dieses Jahres werden die potentiellen Mitglieder im Detail über alle relevanten Aspekte des Projektverlaufes informiert. 3.4 Abgrenzung zu anderen Diensten oder Projekten Zum Zeitpunkt der Erarbeitung des vorliegenden Projektantrages gibt es in der Schweiz kein vergleichbares Projekt, das aus nationaler Ebene Synergien zwischen wissenschaftlichen Bibliotheken nutzen und bibliothekarisch relevante Services zentral anbieten möchte. Dies wird durch das in der gesamten Schweiz grosse Interesse am Projekt eindrucksvoll bestätigt. Dies bestätigt sich u.a. auch darin, dass eine Reihe unterschiedlicher Institutionen am Projektantrag mitgearbeitet und den vorliegenden Antrag mitunterzeichnet haben. Durch das Projekt werden die lokalen Organisationsstrukturen der teilnehmenden Einrichtungen nicht notwendigerweise aufgehoben, doch werden die zentralen Serviceangebote von SLSP auch vor Ort die Möglichkeit schaffen, über die Ausgestaltung der jeweiligen administrativen Strukturen und über den Umfang, die Präsentation und die Weiterentwicklung des bibliothekarischen Leistungsumfangs kritisch zu reflektieren. Naturgemäss gibt es in der Schweiz andere Services und/oder Projekte, die das Vorhaben der Swiss Library Service Platform tangieren und die möglicherwiese Schnittstellen zur Plattform haben werden bzw. müssen. 1. Swissbib Swissbib ist gegenwärtig der aktuelle Metadatenkatalog der Schweizer Hochschulbibliotheken. Noch in der laufenden Konzeptionsphase werden im Rahmen der Arbeitspakete 1 und 3 das Verhältnis zwischen dem Projekt SLSP und Swissbib geklärt. Dies gilt u.a. für die Frage, ob es Varianten oder Alternativen zur Kombination der beiden Dienste gibt. Hier gilt es zu eruieren, ob im Projekt SLSP für die Endkunden ein gemeinsames oder mehrere Frontends zur Verfügung stehen sollen. Ebenfalls geklärt werden wird in diesem Kontext, ob individualisierte Frontends oder Teilkataloge noch dem Stand der Technik bzw. einem wirklichen Bedürfnis der Endkunden entsprechen. Unbestritten ist allerdings, dass das im Rahmen des Projekts Swissbib erworbene Knowhow zur Aufbereitung der Metadaten, deren Präsentation in einem ansprechenden und performanten Frontend sowie deren Schnittstellen zu Drittsystemen in jedem Falle in das Projekt SLSP einfliessen müssen. Dies gilt vor allem für die Prüfung, ob sich einzelne Algorithmen zur Datenaufbereitung oder Programmteile zur Datenpräsentation im Projekt SLSP nachnutzen lassen. 2. Swiss edu-id Identity und Access Management (IAM) ist für eine Bibliotheksplattform zentral. Das von SWITCH durchgeführte Projekt Swiss edu-id hat zum Ziel, schweizweite Identitäten von Hochschulangehörigen zu einer ID pro Person zu konsolidieren. Das bei SWITCH vorhandene Knowhow im Umgang mit IAM wird in das Projekt SLSP einfliessen. Bereits heute wird die IAM-Lösung SWITCHaai von vielen Hochschulen eingesetzt. Noch in der Konzeptionsphase steht somit die Frage an, wie die Kompatibilität zwischen Swiss edu-id und dem IAM der neuen Bibliotheksplattform gewährleistet werden kann. 3. SCALE - Swiss Cloud for Academic and Learning Experts Das durch SUK P-2 finanzierte Projekt SCALE realisiert eine skalierbare und kosteneffiziente Cloud- Infrastruktur für die Schweizer Hochschullandschaft, wobei die entsprechende Infrastruktur in Rechenzentren der Schweizer Hochschulen untergebracht ist. Diese SWITCH-Cloud bietet unterschiedliche Dienstleistungen für die Science Community; möglicherweise gilt dies auch für bibliothekarische Daten. Das bei SWITCH durch dieses und vorausgegangene Projekte erarbeitete Wissen hinsichtlich des Erhalts und der Bereitstellung von Daten in der Cloud wird für SLSP von grossem Wert sein. Dies gilt insbesondere für die Auswahl einer geeigneten IT-Lösung. 4. Konsortium der Schweizer Hochschulbibliotheken Eine heute zentrale Aufgabe der Schweizer Hochschulbibliotheken ist es, wissenschaftliche Inhalte ortsund zeitunabhängig allen Kundinnen und Kunden zur Verfügung zu stellen. Voraussetzung hierfür ist, dass diese Inhalte bei den Anbietern (Verlagen) lizenziert werden und dass die Inhalte bereitgestellt und langfristig gesichert werden. 6

7 Die hierzu einschlägigen Verhandlungen werden für die Schweizer Hochschulbibliotheken zentral durch das Konsortium geführt. Das Konsortium entspricht somit in seiner Funktion und Organisation bereits heute einem auf nationaler Ebene zentralisiertem Serviceangebot für alle Hochschulen der Schweiz. Somit ist es grundsätzlich naheliegend, die Serviceangebote des Konsortiums in die Plattform SLSP zu integrieren. Die Modalitäten dieser Integration werden nach dem Aufbau einer formalen Organisationsstruktur für SLSP mit den entsprechenden Gremien zu diskutieren sein. 3.5 Erwarteter nationaler Nutzen, Business Case Schweizweit stehen alle wissenschaftlichen Bibliotheken vor mehr oder weniger vergleichbaren Herausforderungen. Dies gilt hinsichtlich der sich verändernden Verbundlandschaft, hinsichtlich der Relevanz neuer Bibliothekssysteme und bezüglich sich rasch verändernden Kundenanforderungen. Somit ist es nur allzu sinnvoll, die Kräfte für neue Lösungen zu bündeln und die sich abzeichnenden Anforderungen und Herausforderungen gemeinsam anzugehen. Bereits bei der Gestaltung der neuen Service Plattform in der Phase der Konzeption wird daher das in den verschiedenen Bibliotheken vorhandene Knowhow bestmöglich genutzt. Eine gemeinsame Lösung in Form der Realisierung von SLSP werden sich für die einzelnen Bibliotheken u.a. folgende (potentielle) Vorteile ergeben: - Abbau von Redundanzen bei bibliothekarischen Services - Freispielen von Ressourcen für die Erledigung wichtiger lokaler Aufgaben vor Ort - Vereinfachen der bibliothekarischen Aufgabenerledigung - einheitliche, organisationsübergreifende Führung von Benutzerkonten - einheitlicher, organisationsübergreifender Zugriff auf den Gesamtbestand an Medien aller Art - Verwendung gemeinsamer bibliothekarischer Normen und Regelwerke - Durchführung von gemeinsamen und einheitlichen Schulungsmassnahmen für Kundinnen/Kunden und Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter - Auslagerung von technischen Installationen und Entwicklungen Über diese zentralen Elemente hinaus, werden die Mehrwerte in einem gesonderten Lieferobjekt (LO 1.8) detailliert beschrieben. 3.6 Umsetzung Gemäss Vorgehensplanung gliedert sich die Aufbauphase in folgende Arbeitspakete 1 : Arbeitspaket (Beteiligte Projektorgane) Nr. Aktivität Lieferobjekt AP 7 Vorbereitung Ausschreibung (Beteiligt: Kernteam, AG Migration, AG Standards, externe Experten) 7.1. Vorbereitung Unterlagen Ausschreibungsunterlagen für Bibliothekssystem der neue Generation 7.2. Ausschreibung Publizierte Ausschreibung 7.3. Angebote einholen mindestens 2 Angebote 7.4. Auswahl Anbieter Zuschlag an Anbieter 7.5. Vertragsverhandlungen Vertrag mit Anbieter AP 8 Definition SLSP Standards (Beteiligt: Kernteam, AG Standards, KUB, weitere AGs und Gremien) 8.1. Katalogisierungsstandards Vereinbarte Katalogisierungsstandards 8.2. Benutzungsstandards Vereinbarte Benutzungsstandards 1 Die Zählung der Arbeitspakete schliesst an die Gliederung in der Konzeptionsphase an. 7

8 AP 9 Vorbereitung Datenmigration (Beteiligt: Kernteam, AG Migration) 9.1. Analyse Verbunddaten Datenanalyse 9.2. Erarbeitung Modelle Datenmigration 2-3 Migrationsmodelle 9.3. Lösungsvarianten zur Dedublierung 2-3 technische Lösungsvarianten AP 10 Planung Projekt (Beteiligt: Kernteam, AG Migration) Planung IT-Projekt Planung Erstellung Antrag Folgephase Eingereichter Antrag AP 11 Vorbereitung und Gründung Gesellschaft SLSP (Beteiligt: Projektleitung / StGr, externe Experten) Finalisierung Statuten Abgenommene Statuten Erarbeitung weitere Vertragswerke (z.b. ABV) Diverse Verträge zur Gründung der Gesellschaft Festlegung Finanzierungsmechanismen Abgenommenes Finanzierungsreglement Gründung Gesellschaft SLSP Gesellschaft SLSP (Verein/AG) AP 12 Aufbau Geschäftsstelle SLSP (Beteiligt: Kernteam, Verwaltungsrat / Geschäftsleitung SLSP, externe Experten) Planung Aufbau Geschäftsstelle Aufbauplan Geschäftsstelle Rekrutierung Geschäftsführung SLSP Ausschreibung Geschäftsführung SLSP Erarbeitung interne Reglemente Interne Reglemente und Weisungen Anstellung Geschäftsführung SLSP Handlungsfähige Geschäftsführung SLSP Rekrutierung Personal SLSP Eingestelltes Personal gemäss Planung AP 13 Initialisierung IT-Projekt (Beteiligt: Geschäftsleitung SLSP) Erstellung Projektgrundlagen Projektmanagementplan, Durchführung Kickoff Kickoff AP 14 Projektmanagement (Beteiligt: Projektleitung / Geschäftsleitung SLSP) AP 15 Projektkommunikation (Beteiligt: Kernteam / Geschäftsleitung SLSP) 3.7 Projektorganisation Beteiligte Institutionen In der ersten Phase des Projekts ( ) wurden verschiedene Bibliotheken und Verbünde aus der gesamten Schweiz in das Projekt miteinbezogen. Dies war für die Konzeptionsphase ein sinnvoller Ansatz, da das Projekt unterschiedlichste Ideen und Konzepte einzubeziehen versuchte und die Partizipation möglichst vieler Institutionen erreicht werden sollte. Auf diese Weise sollte die Verankerung des Projektes in der Schweizer Bibliothekslandschaft sichergestellt werden. Das Konzept SLSP wird Ende 2016 finalisiert und den verschiedenen Institutionen vorgestellt. In der hier beantragten Phase des Aufbaues geht es nun um die ersten Schritte für die Umsetzung des gemeinschaftlich erarbeiteten Konzeptes, die in der Hauptphase durch die Implementierung eines ILS noch intensiviert wird. Somit ist es an dieser Stelle nicht mehr notwendig und sinnvoll, die Schweizer Bibliothekslandschaft in voller Breite einzubinden. Die Aufbauphase soll also primär von denjenigen Institutionen getragen werden, die einmal die Hauptlast der inhaltlichen Arbeit leisten und als Partnerinstitutionen darüber hinaus die notwendigen Investitionen leisten bzw. leisten können. In diesem Sinne agieren diese Einrichtungen als Investoren und müssen daher auch berechtigt sein, die laufenden strategischen und operativen Entscheidungen zur Umsetzung des Konzepts zu fällen. 8

9 Bei diesen Institutionen, die alle unabhängige juristische Personen sind, handelt es sich um folgende Einrichtungen: - ETH Zürich - HES-SO - Universität Basel - Universität Bern - Universität Freiburg / Bibliothèque cantonale et universitaire de Fribourg - Université de Genève - Universität Zürich - Zentralbibliothek Zürich Diese Institutionen übernehmen während der Aufbauphase gleiche Rechte und Pflichten und sind somit sowohl im Steuerungsgremium, als auch im Kernteam des Projektes (vgl. Abb.2) paritätisch vertreten. Als Gegenleistung sind diese Institutionen bereit, für die Laufzeit der Projektantrages 0.34 VZÄ an Personalressourcen sowie CHF 50'000 in cash in das Projekt einzubringen. Alle Institutionen, die während der Konzeptionsphase in den Teilprojekten mitgearbeitet haben, werden neu im Sounding Board eingebunden, um auf diese Weise den Kommunikationsfluss sicherzustellen. Darüber hinaus wird das Projekt SLSP die eine oder andere Einrichtung darum bitten, in spezifischen Arbeitsgruppen mitzuarbeiten, um spezifisches Spezialwissen einfliessen zu lassen. Abbildung 2: Projektorganisation Aufbauphase Relevante Gremien und ihre Aufgaben Projektleitung: Die Projektleitung für die Aufbauphase übernimmt der bisherige Projektleiter Dr. Wolfram Neubauer. W. Neubauer, seit Projektbeginn intensiv in die Projektphase eingebunden, ist mit der Schweizerischen Bibliothekslandschaft bestens vertraut und verfügt über das nötige Netzwerk in den verschiedenen Bibliotheken, Verbünden und politischen Gremien. Frau Dr. Alice Keller, Zentralbibliothek Zürich, ist nach wie vor als stellvertretende Projektleiterin tätig. 9

10 Projektsupport: Der Projektsupport umfasst einerseits das Projektoffice, das durch Frau Iris Capatt-Kuppelwieser in der Funktion einer Projektassistentin besetzt wird. Eine Person für den technischen Support begleitet die Systemausschreibung. Des Weiteren sind dieser Organisationseinheit die externen Experten angegliedert, die die Projektleitung beim Projektmanagement, aber auch inhaltlichen und organisatorischen Fragen unterstützen. Kernteam: Im Kernteam sind alle Partnerinstitutionen paritätisch vertreten. Die Hauptaufgabe dieses Gremiums liegt in der Beschlussfassung zu operativen, bibliothekarischen Fragen, die in der Aufbauphase vermehrt anfallen werden. Im Kernteam sollen solche Vertreterinnen und Vertreter der Partnerinstitutionen vertreten sein, die umfassendes bibliothekarisches Knowhow mitbringen und durch ihre Institution legitimiert sind, für den Prozessverlauf notwendige operative Entscheidungen kontinuierlich zu treffen. Aus diesem Grunde sollten diese Personen in der Bibliothek ihrer jeweiligen Institution eine höhere Leitungsfunktion ausüben, oder sogar in ihrer Institution die interne Verantwortung für das Projekt SLSP innehaben. Die Sitzungsfrequenz dürfte entsprechend hoch sein; man kann von etwa zwei Sitzungen/Monat ausgehen. Steuerungsgremium: Dieses Gremium besteht aus Vertreterinnen und Vertretern derjenigen Institutionen, die den vorliegenden Antrag unterzeichnet haben und die sich damit in besonderer Weise für den Projektfortgang (auch durch den Einsatz finanzieller Mittel) engagieren. Dieses Gremium steuert das Projekt in strategischen Fragen und ist das oberste Entscheidungsgremium. Die Projektleitung ist ebenfalls im Steuerungsgremium vertreten. Sounding Board: Das Sounding Board setzt sich aus Vertreterinnen und Vertreter der Bibliotheken zusammen, die nicht, oder nicht mehr direkt am Projekt beteiligt sind. Das Sounding Board wirkt als beratendes Gremium für das Projekt und wird in regelmässigen Abständen über den Verlauf des Projekts informiert (auch im Rahmen von Vollversammlungen). Voraussichtlich sind folgende Institutionen im Sounding Board vertreten: - EPFL / ETH-Bereich - ULU - USG - UNE - USI / BUL - ZFH - FHNW - Vertreter Kantons- und Stadtbibliotheken - RERO - IDS - Mediathèque du Valais - Pädagogische Hochschulen Arbeitsgruppen: Zur Ausarbeitung von spezifischen Aspekten des Aufbaus von SLSP werden zwei Arbeitsgruppen mit unterschiedlichen Schwerpunkten eingesetzt: - AG Migration In dieser Arbeitsgruppe steht die Zusammenführung solcher Daten im Vordergrund der Aktivitäten, die in den verschiedenen Verbundkatalogen (IDS, NEBIS, RERO, weitere) gehalten werden. Um den Aufwand für eine langwierige und arbeitsintensive Dedublierungen der Datensätze zu minimieren, ist es wichtig, möglichst frühzeitig Modelle und Varianten zur Zusammenführung dieser Daten zu entwickeln und gegebenenfalls auch zu testen. Hierbei kann auch der Einbezug von externen Datenspezialisten notwendig werden. In diesem Kontext sollte auch das im Rahmen der Projekte Swissbib und INUIT erarbeitete Knowhow in die Arbeit dieser Arbeitsgruppe einfliessen. AG Standards Diese Arbeitsgruppe hat zum Ziel, Vorschläge zu notwendigen Standards für SLSP zu erarbeiten. Im Fokus stehen hierbei einerseits die Regeln für die Katalogisierung/Datenformat, andererseits Standards für die Benutzung. Dabei soll sich die Arbeitsgruppe auf vorliegende oder laufende Arbeiten von projektexternen Arbeitsgruppen und Gremien abstützen. Die Kernaufgabe der AG Standards ist die Betrachtung und Bewertung dieser Arbeiten aus der Perspektive von SLSP. 10

11 Die Arbeitsgruppen arbeiten unter der Führung der Projektleitung und unterbreiten ihre Vorschläge dem Kernteam zur Entscheidung. Die Projektleitung vergibt in Abstimmung mit dem Kernteam Aufträge an die Arbeitsgruppen. Projektexterne Gremien: Es wird Entscheidungen geben (insbesondere im Bereich von Regeln und Standards), für die eine breitere Abstützung innerhalb der bibliothekarischen Community notwendig sein wird. In diesen Fällen unterbreitet das Kernteam diese Vorschläge vorhandenen, nationalen Gremien (z.b. KUB/ «SU Delegation Bibliotheken») zur Stellungnahme. Diese Delegation an etablierte, nationale Gremien dient einer angemessenen Verankerung solcher Entscheidungen, die erhebliche Wirkungen auch über SLSP haben werden. Ganz grundsätzlich ist SLSP sehr daran interessiert, dass sich RERO, NEBIS, die anderen IDS- Verbünde und Swissbib auch in dieser Zwischenphase intensiv in das Projekt einbringen, da die dort vorhandene Expertise für den Erfolg von SLSP von grosser Wichtigkeit sein wird. 4 Finanzierungsplan / Aufwandschätzung Aufwand Beschreibung Kosten / Gesamtaufwand [CHF] Steuerungsgremium 72 Arbeitstage 66'245 Projektleitung PL, anschliessend Direktion SLSP 863'537 Kernteam 192 Arbeitstage 167'520 Arbeitsgruppen 320 Arbeitstage 218'603 Externe Beratung 60 Arbeitstage Arbeitsplatzkosten Sachmittel Projektkosten total

12 5 Unterschriften Der Projektantrag wird durch folgende Institution und Personen unterzeichnet: Antragstellende Institution: ETH Zürich: Dr. Rafael Ball, Direktor ETH-Bibliothek Projektleitung: Projektleiter: Dr. Wolfram Neubauer Vize- Projektleiterin: Dr. Alice Keller, Zentralbibliothek Zürich Partnerinstitutionen: Université de Fribourg: Prof. Dr. Astrid Kaptijn, Vize-Rektorin Dr. Martin Good, Direktor BCU de Fribourg Université de Genève: Jacques de Werra, Vice-Recteur Universität Zürich: Dr. Wilfried Lochbühler, Direktor Hauptbibliothek Universität Basel: Christoph Tschumi, Verwaltungsdirektor Dr. Elisabeth Frasnelli, Direktorin Universitätsbibliothek Basel Universität Bern: Niklaus Landolt, Direktor Universitätsbibliothek Bern Zentralbibliothek Zürich: Prof. Dr. Susanna Bliggenstorfer, Direktorin Haute Ecole de Gestion Genève HES-SO Das Rektorat der HES-SO wünscht, dass sich die Kammer HES von swissuniversities der Frage der weiteren Partizipation der am Projekt SLSP annimmt. Der Entscheid wird zu Beginn des Monats November erwartet. 12