Cyberattacken "Wir haben was in schön!" "Wir können den Wind nicht ändern, aber die Segel anders setzen." (Aristoteles)

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1 easymed-hotline easymedx-hotline Ausgabe Nr. 84 Aus dem Hause promedico ein Unternehmen der medatixx Oktober 2016 Medizin 4.0 QM Porträt "Gemeinsam sind wir stark." Cyberattacken "Wir haben was in schön!" Gratis anfordern: Mustervorlage IT/EDV. Schutz vor Erpressungstrojanern. Abb.: OX.11 Abb.: medatixx Abb.: Farzaneh Daneshmand Abb.: kaptn Fotolia.com Bei Wind und Wetter "Wir können den Wind nicht ändern, aber die Segel anders setzen." (Aristoteles) Sehr geehrtes Praxisteam, unser Ziel ist es, Sie im Praxisalltag bestmöglich zu unterstützen. Dafür setzen wir jeden Tag neu die Segel. Es weht zum Beispiel ein "politischer Wind". Ihre Praxissoftware soll die Teilnahme am emedikationsplan ermöglichen, die Anwendung des Heilberufeausweises integrieren und eine Lösung für die Anbindung an die sichere Datenübertragung gewährleisten, wenn diese nicht mehr über D2D erfolgen kann. Dann sind da noch die technischen Anforderungen wie die Umstellung des Betriebssystems auf Windows 10: Das kann schon mal vorübergehend etwas Wellengang bedeuten. Ähnlich wie die See ist das Gesundheitswesen in ständiger Bewegung und bringt jeden Tag neue Anforderungen für Ihre Praxis-IT mit sich. Wir begleiten Sie auf dieser Reise als zuverlässiger Partner. Wir freuen uns, wenn wir von Ihnen hören, dass Sie die Zusammenarbeit mit uns ebenso verstehen. Dann wird aus Praxis team und Praxisbetreuung ein "Gemeinsam sind wir stark", wie es Frau Daneshmand, easymed- Anwenderin aus München, im Interview beschreibt. Das richtige Segel für den herrschenden Wind setzen heißt für uns, die passende Lösung für Ihre Praxis anzubieten. Daher legen wir Wert darauf, dass unsere Produkte easymedx, easymed, x.archilino und TimeControl permanent optimiert und mit sinnvollen Funktionen erweitert werden. Unsere moderne Software easymedx ist inzwischen für die HzV-Verträge Baden- Württemberg zertifiziert und begeistert immer mehr Anwender mit dem Mix aus Innovation und Erfahrung. Mehr darüber berichtet easymedx-botschafterin Franzi auf Seite 2. Außerdem erfahren Sie in diesem promedico report, wie in easymedx Diagnosen schnell geschrieben und einfach individualisiert werden. Dass es auch in easymed immer wieder Neues zu entdecken gibt, können Sie auf Seite 8 feststellen oder kennen Sie bereits die bequeme Abrechnung von Sachkostenketten mit easymed? Immer wieder lesen wir von Cyberattacken, die auch vor Arztpraxen nicht haltmachen. Wie Sie sich schützen können, erfahren Sie auf Seite 11. In diesem Sinne wünschen wir Ihnen immer eine Handbreit Wasser unter dem Kiel! Mit den besten Grüßen aus München Peter Sedlmair Geschäftsführung promedico 1

2 Medizin 4.0? Mit easymedx kein Problem! "easymedx vereint Modernität und Erfahrung" behauptet Franzi. Im Interview erklärt sie, warum neue Technologie (in) der Praxis guttut. Im Privaten sind wir gerne auf dem neuesten Stand: Smartphone, Computer oder auch das Auto: Wir freuen uns, wenn es Fortschritte bei der Technologie gibt und investieren gerne. Und nun soll auch Software für die Praxis eine ähnliche Begeisterung hervorrufen! Warum? Franzi: Wenn eine Experten-Software ähnlich komfortabel zu bedienen ist wie die Programme auf Ihrem privaten PC oder Tablet, dann würde ich doch meinen, dass Sie auch gerne in ein neues Produkt investieren. Mit easymedx haben Sie viele Vorteile und sparen am Ende vielleicht sogar im Vergleich zu ihrer alten Software. Das heißt, die Praxissoftware easymedx hält sich selbst aktuell? Franzi: Ja, so einfach wie Sie Ihre privaten Geräte aktuell halten, funktioniert es auch bei easymedx. Das sogenannte "Selbst- Update" sorgt für Aktualität von Ziffern, Diagnosen und Medikamenten, ohne dass Sie nachpflegen müssen. Auch Funktionserweiterungen werden automatisch im Hintergrund eingespielt, darüber erhalten Sie eine Benachrichtigung. Mit der nächsten Neuanmeldung arbeiten Sie dann mit der aktuellsten Version. Ihr Praxisbetrieb läuft ungestört weiter. Endlose Updates am Wochenende mit Mehrarbeit für Sie oder Ihre Mitarbeiter gehören der Vergangenheit an. damit den Datenbestand zu bereinigen. Wenn ein Patient in die Praxis kommt, wird die Chipkarte eingelesen und der Patient aus dem Behandlungsdatentransfer (BDT) übernommen. Der Arzt stimmt an dieser Stelle aktiv zu, dass die Daten ich freue mich über 56 neue easymedx-kunden Können Sie das mit einem Beispiel belegen, was sind denn die Vorteile? Franzi: Stichwort Performance! easymedx zeichnet sich durch eine zweigeteilte Datenspeicherung aus: medizinische und persönliche Daten werden auf dem Rechner in der Praxis abgelegt, öffentliche Listen und Kataloge wie Gebührenordnungen, ICD-Katalog oder Medikamentendatenbank werden in der Cloud gespeichert. So wird das Datenvolumen auf dem Praxisserver verschlankt, Sie sparen Speicherplatz und die Software kann schneller reagieren. Das spüren Sie täglich, bei jedem Arbeitsschritt. Und nicht zu vergessen: Dank des automatischen Updates sind Ihre Kataloge, Listen und Software immer aktuell ohne dass Sie etwas dazu tun müssen. Sie haben mich überzeugt, dass moderne Technologie auch für die Praxis von Vorteil ist. Jedoch: Ein Wechsel der Praxissoftware ist nicht mit dem Kauf eines neuen Telefons zu vergleichen. Was ist mit Schulungen und nicht zuletzt mit der Frage nach der Datenübernahme? Franzi: Da haben Sie Recht, mit SIM und SD-Karte raus aus dem alten und rein ins neue Smartphone ist es auch bei easymedx nicht getan. Die Entwickler der neuen Praxissoftware wissen, dass easymedx nicht nur als Erstsystem, quasi auf der "grünen Wiese" eingeführt wird. Deshalb wurden die Mechanismen zur Datenübernahme erweitert. Beispielsweise können inzwischen alle Karteikarteneinträge inklusive Arztbriefen und Labordaten übernommen werden. Wie funktioniert eine Datenübernahme genau? Franzi: Bei einer Datenübernahme werden nicht automatisch alle Patienten übernommen; wenn Sie so wollen, bietet der Systemwechsel eine willkommene Gelegenheit, "Karteileichen" zu entfernen und 2 des Patienten in easymedx übernommen werden. Die Übernahme erfolgt mit zwei Klicks und fertig. Die Daten aus dem Altsystem liegen quasi auf Halde und werden bei Bedarf aktiviert. Klingt einfacher als gedacht. Und die Schulungen? Franzi: Zum Thema Schulung kann ich abschließend sagen: Bei easymedx haben wir sehr wenig Rückfragen. Nachdem die Anwender einmal geschult wurden, kommen sie sehr schnell und selbstständig damit zurecht. Denn Modernität heißt nicht nur neueste Technologie. Auch Ergonomie und Design entsprechen aktuellsten Erkenntnissen des Nutzerverhaltens. Wie ich von einem unserer Vertriebspartner erfahren habe, wunderten sich seine Mitarbeiter, dass sie nach einem Systemwechsel auf easymedx nichts von dem Kunden gehört hatten. Bei Rückfrage gab es folgende Antwort: "Warum soll ich mich melden? Funktioniert doch alles." Ich finde, besser kann man easymedx nicht beschreiben. easymedx.com

3 d i e n e u e g e n e r at i on p r a x i sso f t wa r e Diagnosen: schnell geschrieben, einfach individualisiert easymedx unterstützt Sie tatkräftig bei der Dokumentation, weil es häufig verwendete Diagnosen schnell anzeigt und einfach anpassen lässt. Suchen Sie zum Beispiel die Diagnose "Gastroenteritis", wird Ihnen der komplette Text aus dem ICD-Katalog angezeigt (siehe Abbildung ). Wenn Sie diese Diagnose übernehmen, können Sie über die Schaltfläche "Erweitert" den Beschreibungstext der Diagnose ändern: Diese Veränderung können Sie nun als Standard für Ihre Dokumentation verwenden. Dazu nutzen Sie die automatisch eingeblendete Schaltfläche "Immer geänderten Text verwenden". Mit einem Klick definieren Sie Ihren Text als Basis. Er erscheint bei der nächsten Suche nach "Gastroenteritis" an erster Stelle in der Diagnosenauswahl (siehe Abbildung ). Möchten Sie weitere Diagnosen eingeben, öffnet sich mit Eingabe eines Kommas eine weitere Eingabezeile (siehe Abbildung ). Die promedico-infotage bieten eine gute Gelegenheit, easymedx kennenzulernen. Die Infotage finden im Showroom unseres Hauses in München in der Dessauerstraße 6 statt: Freitag, 21. Oktober 2016 Mittwoch, jeweils von bis Uhr. Melden Sie sich gleich an! Auf unserer Website finden Sie ein Anmeldeformular. Oder senden Sie uns ein Fax mit Angabe des Veranstaltungsdatums sowie mit Ihren Kontaktdaten und den Namen der Teilnehmer. Wir freuen uns auf die persönliche Begegnung mit Ihnen. 3

4 easymedx "Haben Sie auch was in schön?" Modernes Design, intuitive Bedienbarkeit und mobiles Arbeiten drei promedico-servicepartner und eine promedico-vertriebsmitarbeiterin berichten, was ihre Kunden an easymedx begeistert. Abb.: tbs Computer Systeme Abb.: nemecs Abb.: HMS "Die Modernität der Software ist das wichtigste Argument für easymedx. Und bei easymedx sieht man auf den ersten Blick, dass das ein modernes Produkt ist. Der Arzt merkt sehr schnell, dass die Software übersichtlicher und damit leichter bedienbar ist. Vor allem dann, wenn Ärzte die Entscheidung treffen, komplett karteilos zu arbeiten, wissen sie, dass sie künftig mehr mit der Software dokumentieren müssen. Dann möchten sie eine schöne, einfach zu bedienende Lösung. Und weil easymedx einfach leichter bedienbar ist, als die vielen alten 'Dinosaurier', also andere am Markt verfügbare Praxisverwaltungssysteme, können wir mit der neuen Praxissoftware aus dem Hause promedico überzeugen." Peter Marchart Geschäftsführung "Moderne Oberfläche, schnell zu erlernen, selbsterklärend das sind die Argumente, die meine Kunden von easymedx überzeugen. Wenn wir dann noch erzählen, dass die Software nicht nur bei der Eingabe von Daten optimal unterstützt, sondern dass künftig keine Updates mehr selbst durchgeführt werden müssen, dann ist das Interesse mehr als geweckt. Gerade bei Praxisneugründungen habe ich die Erfahrung gemacht, dass easymedx im Vergleich zu den 'herkömmlichen' Produkten einfach positiv heraussticht, weil es technologisch einen riesigen Vorsprung hat. Hans Baumgartner Geschäftsführung "easymedx ist einfach das innovativste und zugleich ausgereifteste Produkt, das es am Markt für Praxissoftware momentan gibt. Es bietet zum Beispiel die Möglichkeit, sensible Daten in der Praxis zu speichern, Kataloge und Ziffern liegen hingegen in der Cloud. Dies ist modern und zeitgemäß, und das gilt auch für das Layout von easymedx und das automatische Selbst-Update. Wenn mich ein Kunde fragt: 'Haben Sie auch was in schön?', dann kann ich heute 'ja' sagen." Gereon Schubert Geschäftsführung IT-Lösungen für Ärzte tbs Computer-Systeme GmbH Waakirchen nemecs GmbH Neuötting HMS GmbH Forchheim Würzburg 4

5 aus dem unternehmen Zwei Wege zum Datenexport x.archilino: Befunde auf elektronischem Weg dem Patienten aushändigen. Die Softwarelösung x.archilino, die Sie sowohl in Verbindung mit unserem Newcomer easymedx als auch mit unserer etablierten Lösung easymed einsetzen können, ermöglicht Ihnen, Ihren Patienten die gewünschten Dokumente auf zwei Wegen bereitzustellen. Abb.: promedico "Ein schnelles, komfortables Handling auch beim mobilen Arbeiten, das überzeugt meine easymedx-anwender. Wenn ein Arzt mit dem ipad eine Wunde fotografiert und das Bild sofort mit einem Klick dem Patienten beziehungsweise dessen Befund zuordnen kann, dann ist das komfortabel. Momentan stoßen viele der renommierten Praxissysteme altersbedingt an ihre Grenzen. Mit easymedx biete ich den Ärztinnen und Ärzten ein frisches Produkt, das sich schnell weiterentwickelt. easymedx ist mit seiner benutzerfreundlichen Oberfläche selbsterklärend, sodass der Anwender beim reinen Ausprobieren schon mit dem System arbeiten kann. Einfach klasse!" Elke Uri Beratung & Vertrieb Einzelne Daten exportieren Um einzelne Daten zu exportieren, können Sie im Archiv die gewünschten Dokumente anklicken und dann einzeln über das Brennsymbol für den Datenexport vormerken. Über die Schaltfläche Datenexport werden diese Daten weiterverarbeitet. Wählen Sie die Option In Verzeichnis exportieren, wenn Sie die vorgemerkten Dateien in ein frei wählbares Verzeichnis oder auf einen USB-Stick exportieren möchten. Die Daten werden entschlüsselt als PDF-Dateien (ab der x.archilino-version V7.5.0 als TIFF-Dateien) abgelegt. Wechseln Sie in das Verzeichnis, um die Daten zu verarbeiten. Oder wählen Sie die Option CD brennen, um anschließend im Fenster Daten auf Medium brennen die gewählten Daten (nach Wahl des CD-Brenners im oberen Feld) direkt entschlüsselt auf eine CD zu brennen. Alle Daten eines Patienten exportieren Sollen alle Daten eines Patienten übermittelt werden, ist der Weg über das Hauptmenü und die Funktion Alle Patientendaten exportieren zu empfehlen. Auch hier werden die Daten entschlüsselt und in ein frei wählbares Verzeichnis exportiert. Die Dokumente stehen dann als PDF-Dateien (ab der x.archilino-version V7.5.0 als TIFF- Dateien) zur Verfügung. Wechseln Sie über den Explorer in das entsprechende Verzeichnis. Kopieren Sie die Daten zum Beispiel auf einen Datenstick, oder brennen Sie die Daten auf eine CD. Diesen und viele weitere Tipps finden Sie in der Online Hilfe in x.archilino. promedico Computer für Medizin GmbH München promedico.com 5

6 porträt easymed "Gemeinsam sind wir stark." Im Porträt: Farzaneh Daneshmand, Fachärztin für Allgemeinmedizin mit Schwerpunkt spezielle Schmerztherapie und Traditionelle Chinesische Medizin, München. Abb.: Farzaneh Daneshmand Farzaneh Daneshmand bietet ihren Patienten ganzheitliche Medizin und hausärztliche Versorgung. Unter Ganzheitsmedizin verstehen sie und ihr Team "die Verbindung neuester schulmedizinischer Methoden mit dem Erfahrungsschatz der komplementären Medizin wie Naturheilkunde und chinesischer Medizin". Das Praxismotto "Gemeinsam sind wir stark." leben Frau Daneshmand und ihr Praxisteam unter anderem dadurch, dass sie mit ihren Patienten "fachübergreifend die gemeinsame Sprache der Ganzheitsmedizin" sprechen. Die engagierte Ärztin hat im April 2015 neue Räumlichkeiten in München bezogen und in diesem Zug die komplette Hardware von promedico erneuern lassen. Frau Daneshmand setzt das Rundum-Paket mit easymed, x.archilino und TimeControl ein. Die Geräte sind an easymed angebunden. Im Interview berichtet Frau Daneshmand über ihre Erfahrungen. Frau Daneshmand, wie hat der Komplettaustausch der Hardware zum Umzug geklappt? Der Umzug fand am 1. April 2015 statt, und die Begleitung durch promedico war prima. Meine promedico-betreuerin hat mich ausgezeichnet beraten, gut informiert und alle Geräte, die ich benötige, zusammengestellt. Was ist der Grund dafür, dass Sie auch die Hardware von promedico beziehen? Ich bin seit Oktober 2010 niedergelassen und habe die Praxis mit easymed übernommen. Die alte Hardware war sehr langsam. Natürlich hätte ich beim Umzug die neuen Geräte selbst beschaffen können. Das wäre vermutlich auch etwas preisgünstiger gewesen. Aber ich müsste mich andererseits selbst kümmern, wenn einmal etwas nicht funktioniert. So habe ich alles aus einer Hand und kann mich darauf verlassen, dass die Geräte zur Software und meinen Anforderungen passen. Seit ich die neuen Geräte habe, gab es noch nie ein Problem. Ich bin sehr zufrieden. Sie haben das Praxismotto: "Gemeinsam sind wir stark." könnte man das auch auf promedico beziehen? Ja, das könnte man tatsächlich. Wenn ich zuverlässige Soft- und Hardware habe, überdies zuverlässigen Service, macht mich das in gewisser Weise stark für meine Arbeit als Ärztin. Also könnte man sagen: "Gemeinsam sind wir stark." promedico als zuverlässiger IT-Partner und ich als zuverlässige und treue Anwenderin. Ihre Praxis verfügt über fünf Arbeitsplätze, Sie arbeiten mit dem Rundum- Paket von promedico aus easymed, x.archilino und TimeControl. Ihre Geräte sind an die Software angebunden. Das hört sich nach einer weitestgehend papierlosen Praxis an. Das stimmt. Wir haben alles digitalisiert. Sono, EKG und Lungenfunktion sind an die Software angebunden, das Fax sowieso, und wir archivieren wirklich alles elektronisch. Fangen wir mit easymed an. Wie sind Ihre Erfahrungen damit? easymed ist eine zuverlässige und aktuelle Praxissoftware, mit der ich gerne arbeite. Es ist wirklich leicht zu bedienen. Wir haben öfter neue Mitarbeiter wie Praktikanten oder PJler/Assistenzärzte die kommen alle ohne Weiteres und sehr schnell mit easymed zurecht. Als Hausärztin nutze ich alle DMPs und führe HKS sowie die psychosomatische Grundversorgung durch. Die Dokumentationsbögen und die Abrechnungen übermittle ich online. easymed unterstützt das sehr gut. Dafür entstehen nicht einmal Zusatzkosten. Das Hautkrebsscreening ist ebenfalls gut und mit der Abrechnung gab es noch nie ein Problem. Alles klappt bestens. Im Rundum-Paket ist auch TimeControl enthalten. Wie zufrieden sind Sie damit? Seit ich TimeControl einsetze, ist die Terminplanung deutlich schneller und einfacher geworden. Wir haben für unterschiedliche Untersuchungen verschiedene Zeitplanungen, zum Beispiel Akupunktur oder Ultraschall, angelegt. Das vereinfacht die Praxisabläufe und TimeControl gibt einen sehr guten Gesamtüberblick. Als Archivierungssoftware setzen Sie x.archilino ein wie funktioniert das? Wie bei allen anderen Programmen von promedico ist auch das Arbeiten mit x.archilino ganz leicht. Wir haben sehr gute Scanner, die so klein wie möglich sind, damit sie nicht so viel Platz an der Rezeption einnehmen. Seit zwei Jahren arbeiten wir mit x.archilino und es läuft einwandfrei. Eingehende Papierunterlagen werden kurzerhand eingescannt und mit Beschreibung und Datum abgelegt. Das geht sehr schnell. Auch die Sonobilder haben wir alle im PC gespeichert. Jeden Tag werden die Bilder einer Ultraschalluntersuchung in die entsprechende elektronische Karteikarte übertragen. Das erlaubt mir auch, Verläufe zu sehen. So kann ich dem Patienten die Bilder von vorher und nachher zeigen. 6

7 POrträt easymed Das ist eine große Hilfe für mich und meine Patienten. Es spart Zeit und Kosten und hilft enorm, falls eine Stichprobe der KVB kommt. Wieso hilft x.archilino beim KV-Qualitätsmanagement? Wie meinen Sie das? Da werden schon mal ältere Befunde und Bilder verlangt. Ich habe in x.archilino alles Abb.: Farzaneh Daneshmand parat und kann jederzeit ein gefordertes Ultraschallbild zeigen. Das ist für uns Ärzte ein sehr wichtiger Punkt. Ohne lückenlose Dokumentation stehen wir sozusagen immer mit einem Bein im Gefängnis. Die Qualität der Bilder ist bei der digitalen Archivierung gleichbleibend gut und wird nicht etwa wie bei Ausdrucken im Laufe der Jahre schlechter. Ich sehe diesen riesigen Vorteil jetzt, wo wir uns unterhalten, erst noch einmal in aller Deutlichkeit. Ein Kollege von mir musste Regresszahlungen leisten, weil er bei einer KV-Stichprobe die Sonobilder einer Patientin nicht mehr finden konnte. Sind Sie mit der easymed-hotline zufrieden? Die Hotline-Mitarbeiter sind sehr nett und helfen immer. Allerdings ist es besonders in Zeiten des Quartalswechsels etwas ermüdend, wenn man länger die Musik in der Warteschleife hört. Das ist noch nicht ganz perfekt. Ich möchte das aber nicht als Nachteil beschreiben, sondern sehe es als einen Verbesserungsvorschlag. Es wäre gut, wenn die Hotline-Wartezeit etwas minimiert werden könnte. Natürlich weiß ich, dass es Stoßzeiten wie den Quartalswechsel gibt und die Mitarbeiter sich für diese Zeiten nicht klonen können. Wie zufrieden sind Sie mit dem Service von promedico? Damit bin ich sehr zufrieden. Meine Betreuerin bei promedico ist sehr nett, zuverlässig und hilfsbereit. Wenn ich irgendein Problem habe, hilft sie mir immer. Natürlich gibt es auch schon einmal ein Problem, ich denke an die Hotline-Wartezeiten. Aber wir sind alle nicht vollkommen. Das, was für mich Priorität hat, klappt bestens: Der Datenschutz ist gewährleistet, Hardware und Software funktionieren zuverlässig, der Service und die Beratung sind fair und gut. Auch beim Update hatte ich bisher noch nie ein Problem. Das sind doch die Punkte, auf die es wirklich ankommt. Was ist Ihr Fazit? easymed ist viel übersichtlicher als andere Systeme, und jeder findet sich sehr schnell darin zurecht. Alles was ich brauche, ist in easymed auch da. Die tägliche Praxisarbeit mit Patientendaten klappt leicht und schnell. Ich habe früher in mehreren Praxen mit unterschiedlichen Programmen gearbeitet. Im Vergleich dazu ist easymed deutlich leichter. Kollegen, die überlegen, sich niederzulassen oder die Software zu wechseln, kann ich aus meiner Erfahrung sagen: easymed ist leicht zu bedienen und hat alles an Bord, was man für eine weitestgehend papierlose Praxis braucht. promedico ist zuverlässig, es gibt feste Ansprechpartner, die sofort zur Stelle sind, wenn es irgendwo hakt. Die promedico- Mitarbeiter sind sehr entgegenkommend. Ich habe absolut keine Probleme und bin zu über 90 Prozent mit promedico zufrieden. Wissen Sie, würde ich 100 Prozent sagen, wäre das unrealistisch. Kein Mensch und schon gar keine Soft- oder Hardware kann zu 100 Prozent perfekt sein. Die Dinge, auf die es wirklich ankommt bei der IT in der Arztpraxis, die klappen bei promedico und easymed zuverlässig. Frau Daneshmand, vielen Dank für das Gespräch. Das Interview führte Monika Nolte, freie Journalistin. 7

8 sie fragen wir antworten Wahre Helfer: Sachkostenketten Sachkostenketten unterstützen enorm bei der Privatabrechnung. Mit easymed können Sie Ihre Sachkosten ganz bequem und im Handumdrehen abrechnen. Gleichzeitig liegt Ihnen eine Art Checkliste vor, sodass kein Schritt im Abrechnungsprozess vergessen wird und Zeit sparen Sie natürlich auch. Möchten Sie zum Beispiel eine Infusion bei einem Privatpatienten abrechnen, können Sie im Anschluss alle Bestandteile, die dafür benötigt werden, ganz bequem aus einer Sachkostenkette abrechnen. So einfach und schnell legen Sie eine Sachkostenkette an. Gehen Sie über Dienste/Fensterverwaltung/Ziffern/Ziffernketten auf den Menüpunkt Leistungsziffer Ketten. Im Anschluss setzen Sie zuerst bei Goae- Leistungen das Häkchen und danach bei Sachkosten Kette. Anschließend geben Sie die Bezeichnung des ersten Bestandteiles ein und bestätigen mit OK. Im Fenster GOÄ-Sachkosten geben Sie nun den entsprechenden Euro-Betrag ein. Diesen Vorgang wiederholen Sie solange, bis Sie alle Komponenten aufgenommen haben. Und schon können Sie die Sachkostenkette einsetzen! Die neue Sachkostenkette steht Ihnen sofort zur Verfügung und kann im Leistungsteil über die Schaltfläche Ketten erreicht werden. Wählen Sie auf der linken Seite die gewünschte Kette. Wussten Sie schon, dass... Sie Patienten auch mit dem Geburtsdatum oder Vornamen suchen und aufrufen können? Im Patientensuchfenster tätigen Sie folgende Eingaben: Beispiel Geburtstag: Mit Klick auf die Schaltfläche Neu werden Sie gefragt, ob Sie eine neue Kette anlegen möchten. Bestätigen Sie mit Ja. Im nachfolgenden Fenster geben Sie den Namen der neuen Sachkostenkette ein. Mit Klick auf die Schaltfläche Alle Leistungen nehmen werden alle Sachkosten genommen. Wenn Sie nicht alle Bestandteile abrechnen möchten, können Sie mit einem Doppelklick die Markierungen wahlweise setzen. Die markierten Sachkosten werden mit Klick auf die Schaltfläche OK in den Leistungsteil übernommen. Beispiel Vorname:, Hans Alle Patienten mit diesem Geburtstag oder Vornamen werden Ihnen anschließend in einer Liste angezeigt. Danach wird diese im Fenster Leistungsketten in alphabetischer Reihenfolge auf der linken Seite eingefügt. Für die Eingabe der Bestandteile klicken Sie rechts unten auf die Schaltfläche Neu. 8

9 aus dem unternehmen Terminvergabe rund um die Uhr Online eine leichte Übung mit viel Entspannungspotenzial für Praxen und Patienten. Wussten Sie, dass... TimeControl verschiedene Räume sowohl in der Tages- als auch in der Wochenübersicht nebeneinander darstellen kann?... TimeControl eine Urlaubsansicht bietet?... TimeControl Ihnen die Schulferien für Ihr Bundesland anzeigen kann? Termine zu vergeben gehört zu den täglichen Aufgaben eines Praxisteams. Doch wir kennen die Situation aus eigener Erfahrung: Die Praxis öffnet, Patienten stehen in Pulks am Empfangsschalter, das Telefon klingelt Sturm. Diese Stressmomente müssen kein Dauerzustand sein, denn es gibt die Möglichkeit, Terminvereinbarungen online abzuwickeln. Dabei legen Sie fest, welche Zeiträume Sie den Patienten freischalten. promedico bietet Ihnen TimeControl für die Online-Terminvergabe an. Mit TimeControl geben Sie Ihren Patienten die Möglichkeit, online selbstständig Termine auszuwählen und zu reservieren. Sie legen dabei fest, welche Termine im Internet angezeigt werden sollen. Die ersparte Zeit können Sie Ihren Patienten in der Sprechstunde oder Ihrem Team für andere Aufgaben zurückgeben. TimeControl signalisiert Ihnen, wenn ein Patient online einen Termin gebucht hat. Sie haben nun die Möglichkeit, den Termin endgültig zu bestätigen oder abzulehnen. In beiden Fällen erhält der Patient automatisiert eine Mitteilung. Mithilfe von TimeControl können Sie festlegen, wie lange im Voraus Termine für die Online-Terminvergabe freigegeben werden. Außerdem entscheiden Sie selbst, für welchen Arzt beziehungsweise Untersuchungsraum den Patienten Termine zur Verfügung stehen. Mittels der Funktion Kategorie eintragen können Sie jederzeit zusätzliche Online- Termine einfach und bequem bereitstellen. Testen Sie die Online-Terminvergabe mit TimeControl powered by promedico unter arztpraxis-termine.de Mehr Geschwindigkeit Steigern Sie die Performance von TimeControl ganz einfach mit dem optional erhältlichen ADS SQL-Server. Der Advantage Database Server ist ein hoch performantes Client/Server Datenbank-Management-System. Die Installation des ADS kann jederzeit, auch nachträglich, durchgeführt werden. Gerne unterbreiten Ihnen promedico oder Ihr TimeControl-Servicepartner ein Angebot. 9

10 qualitätsmanagement Gratis anfordern: Mustervorlage IT/EDV Qualitätsmanagement: Prozessbeschreibungen leicht gemacht Im ISY-Vorlagenpaket "QM" sind für die neue sektorenübergreifende QM-Richtlinie über 150 Mustervorlagen im Word-Format enthalten. Im Folgenden stellen wir Ihnen beispielhaft die Prozessbeschreibung "IT/EDV" vor. Laut der neuen sektorenübergreifenden QM-Richtlinie des G-BA sollen die "wesentlichen Prozesse der Patientenversorgung und der Einrichtungsorganisation einrichtungsspezifisch identifiziert, geregelt und beispielsweise in Form von Tabellen, Flussdiagrammen oder Verfahrensanweisungen dargestellt" werden. "Dabei werden die Verantwortlichkeiten, besonders für alle sicherheitsrelevanten Prozesse, in die Prozessbzw. Ablaufbeschreibungen aufgenommen und fachliche Standards berücksichtigt." Prozess- und risikoorientierter Ansatz Ein Qualitätsmanagementsystem setzt sich aus vielen miteinander in Wechselbeziehungen stehenden Prozessen zusammen. Zunächst sollten alle Prozesse innerhalb der Praxisorganisation identifiziert werden. Ein Prozess besteht aus einer strukturierten Reihenfolge funktionsübergreifender Tätigkeiten, die üblicherweise geplant und unter beherrschten Bedingungen durchgeführt werden. In den funktionsübergreifenden Tätigkeiten gibt es Schnittstellen, eine sogenannte interne Kunden/Lieferanten-Beziehung ist vorhanden. Schnittstellen sind immer auch Schwachstellen. Im Prozess IT/EDV gibt es beispielsweise eine Schnittstelle zum Datenschutz. Stellen Sie den Informationsfluss zwischen den einzelnen Funktionsbereichen sicher und bewerten Sie die aktuell vorhandenen Risiken zum Prozess IT/EDV in Ihrer Praxis. Risikobewertung IT/EDV In einer Risikobewertung werden potenzielle Fehlermöglichkeiten bewertet: zum Beispiel ein Virus auf dem EDV-System. In der Einfluss-Auswirkungsanalyse bewerten Sie die Auftretenswahrscheinlichkeit des erkannten Risikos, die Bedeutung oder Schwere der Fehlerfolge (Auswirkung) sowie die Entdeckungswahrscheinlichkeit der Ursache. Erkannte Risiken sind auch immer Chancen, aus denen Vorbeugemaßnamen abgeleitet werden sollten. In unserem Beispiel eines Virusbefalls kommen folgende Maßnahmen in Betracht, um einen Schaden zu verhindern oder so gering wie möglich zu halten: Benennung eines IT/EDV-Beauftragten, regelmäßige Aktualisierung der Firewall und des Virenschutzprogrammes, Ablaufbeschreibung Datenschutz, regelmäßiger Scan auf Viren und gemäß der Richtlinie Mitarbeitererklärungen zum IT/EDV-Verhalten. Prozessbeschreibung Im beispielhaften Prozess IT/EDV führen Sie als "Input/Mitgeltende Dokumente" unter anderem das Formblatt "Beauftragter IT/ EDV" auf, welches in der Umsetzung des Ablaufs unterstützt. Als Arbeitsschritt ("Beschreibung") wird die "Benennung eines IT/EDV-Beauftragten" aufgeführt. Die Benennung des Beauftragten (D = Durchführung) übernimmt die Praxisleitung (PL) selbst, der Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB) wirkt mit (M = Mitwirkung). Informiert (I = Information) werden alle Praxismitarbeiter (alle). In unserem Beispiel gibt es keine zusätzlichen Bemerkungen zu diesem Arbeitsschritt; daher bleibt die Spalte "Output/Bemerkung" leer. In unserer Mustervorlage IT/EDV, wie in allen Vorlagen aus dem ISY-Vorlagenpaket "QM", geben wir Ihnen eine inhaltliche Starthilfe, die an die Praxisbesonderheiten angepasst werden sollte. Die Mustervorlage Prozessbeschreibung samt Risikobewertung IT/EDV können Sie gratis bei der medatixx-akademie anfordern: akademie@medatixx.de. 10

11 wissenswert Cyberattacken Erpressungstrojaner können auch Arztpraxen treffen. Professionelle Datensicherungen, aktuelle Schutzsoftware und gesunder Menschenverstand sind geboten. Abb.: kaptn Fotolia.com Auch Krankenhäuser und Arztpraxen werden Opfer von Cyberattacken. Die Medien berichten beinahe täglich von sogenannten Erpressungsangriffen auf das Computersystem einer Gesundheitseinrichtung. Was bedeutet "Erpressungstrojaner"? Vereinfacht gesagt: Eine Schadsoftware gelangt auf Ihren Praxis-PC und verschlüsselt, ohne dass Sie dies merken, die Daten so lange, bis Sie nicht mehr arbeiten können. In der Regel erscheint dann ein Hinweisfenster mit der Aufforderung, einen Geldbetrag für die Entschlüsselung Ihrer Daten zu bezahlen. Erste Hilfe bei Cyber-Erpressung Computerfachzeitschriften raten, auf keinen Fall auf die Erpressung einzugehen, weil in vielen bekannt gewordenen Fällen trotz Zahlung die Daten nicht entschlüsselt worden sind. Erstatten Sie Anzeige bei der Polizei, und setzen Sie sich unverzüglich mit Ihrem Systembetreuer in Verbindung. Sollten Sie keine Datensicherung haben oder diese ebenfalls vom Virus betroffen und damit unbrauchbar sein, informieren Sie umgehend Ihre regionale KV. Wie schützt man den Praxis-PC? An oberster Stelle stehen regelmäßige Datensicherungen, aktuelle Software, Schutzsoftware sowie gesunder Menschenverstand. Gehen Sie das Thema Datensicherung nicht nach dem Prinzip Hoffnung an. Eine durchdachte Datensicherung kostet Geld und Zeit, aber damit schützen Sie einen wesentlichen Teil der Basis Ihrer täglichen Arbeit und nicht zuletzt auch Ihre Einnahmen. Arten der Datensicherung Zu unterscheiden sind interne und externe Datensicherungen sowie Online-Backups. Unverzichtbar ist eine externe Datensicherung. Dafür empfiehlt sich ein RDX-Laufwerk, für das Sie idealerweise wochentäglich wechselnde Datenträger verwenden. Bewahren Sie diese Datensicherungen am besten in einem Tresor außerhalb der Praxis auf. So kommen Sie im Fall der Fälle mit einem blauen Auge und einem Datenverlust von maximal einem Tag davon. Idealerweise richten Sie eine zusätzliche interne Datensicherung auf einem NAS- System ein. Das NAS-System sollte immer 11 im Festplattenverbund arbeiten, mindestens RAID 1, besser RAID 5 Bei Online-Back-ups ist es aus Datenschutzgründen wichtig, dass das Rechenzentrum in Deutschland sitzt und der Anbieter seriös ist. Vorsorge ist besser als Nachsorge dies gilt auch bei der Sicherheit des Praxis-PCs. Halten Sie Ihre Software stets aktuell. Halten Sie Betriebssystem, Internetbrowser, -Programm und Antivirensoftware immer auf dem neuesten Stand. Lassen Sie Updates automatisch suchen und installieren. Setzen Sie ein Antivirenprogramm und eine Firewall ein, um Angreifer im Vorfeld abzuwehren. Manche Antivirenprogramme zeigen per Symbol in der Adresszeile des Browsers an, ob eine Seite Schadsoftware enthält. Prüfen Sie, ob die Datensicherung erfolgreich war, und spielen Sie mindestens einmal pro Quartal testweise eine Sicherung zurück. Es lohnt sich, in eine vernünftige Datensicherungssoftware zu investieren. Last, but not least: Setzen Sie Ihren gesunden Menschenverstand ein. Löschen Sie E Mails von zweifelhaften Absendern sofort. Klicken Sie nicht auf Dateianhänge von unbekannten Absendern. Lesen Sie in Suchmaschinen erst die Kurzbeschreibung, bevor Sie eine dieser Seiten aufrufen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik hat ein Themenpapier zu Ransomware (ransom, englisch = Lösegeld) veröffentlicht, in dem auch konkrete Tipps für die Prävention und die Reaktion im Schadensfall gegeben werden: promedico bietet Servicepakete rund um die Datensicherung sowie Online-Backups an. Setzen Sie unbedingt auf eine professionelle Datensicherungslösung. promedico und die promedico-servicepartner unterstützen und beraten Sie gerne.

12 wissenswert TIPP DER DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN Phones safe zurücksetzen! Zurücksetzen allein reicht nicht aus: Smartphone-Daten löschen Kerstin Kutzenberger Datenschutzbeauftragte der medatixx Wird ein neues Smartphone angeschafft, versuchen viele Besitzer, ihre Daten auf dem alten Gerät zu löschen, indem sie es zurücksetzen. Das funktioniert oft nicht sauber. Gefährliches Handy-Recycling Laut WEKA-Verlag liegen etwa 100 Millionen Alt-Handys ungenutzt in deutschen Haushalten, weil ein neueres Gerät angeschafft wurde. Möchten Sie das alte Smartphone oder Mobiltelefon entsorgen oder einem Dritten geben, denken Sie an Ihre Daten. Diejenigen, die Sie weiter nutzen, sollten Sie sichern. Alle anderen Daten sollten Sie nachhaltig löschen. Reicht es jedoch aus, das Gerät in den Auslieferungszustand zurückzusetzen? Oft leider nicht. Laut einer Meldung des WEKA-Verlags "können große Teile des mobilen Datenbestands übrig bleiben und unter Umständen von Unbefugten missbraucht werden." Studie belegt Löschprobleme Demnach haben Forscher der Universität Cambridge herausgefunden, dass die Funktion "Zurücksetzen" (Factory Reset) bei vielen Android- Smartphones nicht richtig funktioniert. Betroffen sind laut WEKA insbesondere Smartphones mit einer Android-Version unter 4.4; das waren 2015 weltweit über 500 Millionen Geräte. Die Sicherheitsexperten hätten bei ihren Tests bemerkt, dass die Speicher der Geräte nach dem Zurücksetzen nicht vollständig geleert waren. Sie fanden noch Bilder, Kontaktdaten, Passwörter, mitunter sogar Bankverbindungsdaten. Security-Apps arbeiten teils lückenhaft Wer nicht allein auf das Zurücksetzen auf den Auslieferungszustand des Geräts vertrauen möchte, nutzt oft die Löschfunktionen sogenannter "Security-Apps". Damit sollen der komplette interne Speicher, die Speicherkarte und vertrauliche Informationen, zum Beispiel Kontoauszüge, komplett entfernt werden. Wie WEKA berichtet, zeigte jedoch die Untersuchung aus Cambridge, dass auch viele Security- Apps für Android-Smartphones unzuverlässig arbeiten. Fazit In der WEKA-Datenschutzmeldung heißt es, dass erst Smartphones mit einer Android-Version ab 4.4 oder 5.0 die gewünschten Löschergebnisse beim Zurücksetzen zeigten. Professionelle Lösch-Apps, die nur eine Löschfunktion anbieten, versprächen eher einen Erfolg als Antivirus-Apps, bei denen das Löschen nur eine Funktion von vielen ist. Impressum Herausgeber: promedico Computer für Medizin GmbH Messerschmittstraße München Telefon Telefax info@promedico.com Geschäftsführung: Peter Sedlmair Jens Naumann Redaktion: Juliane Dannert Sonja Halbinger Christiane Irle Kornelia Kremer Wilma Mayerhofer Susanne Monnheimer Monika Nolte Peter Sedlmair (V.i.S.d.P.) Satz Layout Korrektorat: Kornelia Kremer Bildnachweis: promedico Computer für Medizin Fotolia medatixx OX.11 Farzaneh Daneshmand HMS nemecs tbs promedico.com easymedx.com medatixx.de 12