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1 COI-QualitySuite SOP-Management Business W hite Paper COI GmbH COI-QualitySuite SOP-Management Seite 1 von 13

2 1 Inhalt 1 Inhalt 2 2 Zusammenfassung 3 3 SOPs in Unternehmen 4 4 COI-QualitySuite SOP-Management 5 Leistungsüberblick 6 Funktionsüberblick 7 5 Resümee 12 COI GmbH COI-QualitySuite SOP-Management Seite 2 von 13

3 2 Zusammenfassung Bislang werden SOPs elektronisch erstellt, als PDF abgelegt oder ausgedruckt und anschließend im Umlaufverfahren geprüft, genehmigt und freigegeben. Die Verteilung, unabhängig davon, ob sie auf Papier oder in elektronischer Form erfolgt, ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Ungültige, bereits gedruckte und verteilte Dokumente müssen ersetzt und die diversen Ablagen ständig aktualisiert werden. Die COI-QualitySuite SOP-Lösung ist die Basis für eine zentrale Ablage aller SOP- Unterlagen. Sie unterstützt die Anwender sowohl bei der Erstellung der SOP-Dokumente, als auch bei der elektronischen Freigabe und Verteilung. Aufwändige papiergebundene Prozesse, wie z. B. die SOP-Verteilung, diverse Ablagen und lange Suchzeiten, gehören damit der Vergangenheit an. Folgende Vorteile bietet die Lösung: Eine zentrale elektronische Ablage für alle SOP-relevanten Unterlagen Jederzeitige Nachvollziehbarkeit der Freigabe-, Verteil- und Leseprozesse Durchgängige Historieninformation Reduzierung des Arbeitsaufwands und der Prozessdurchlaufzeit Moderne und anwenderfreundliche Lösung auf Basis Microsoft SharePoint COI GmbH COI-QualitySuite SOP-Management Seite 3 von 13

4 3 SOPs in Unternehmen Um Abläufe und Strukturen in Unternehmen klar darlegen und überwachen zu können, sind Standardarbeitsanweisungen nicht nur hilfreich, sondern mittlerweile unerlässlich. Sie beschreiben präzise das Vorgehen innerhalb der einzelnen Prozesse und bieten somit einen klaren roten Faden für die beteiligten Mitarbeiter. SOPs gehören in vielen Branchen längst zum unternehmerischen Standard. Sie ermöglichen es jedem Mitarbeiter, seine Aufgaben schneller und dabei trotzdem qualitätsgerecht auszuführen. Um die Fehlerquote auf ein Minimum zu reduzieren, werden wiederkehrende Prozesse und Abläufe textlich beschrieben und mithilfe der Arbeitsschritte klar und eindeutig gegliedert. Ausfallzeiten lassen sich minimieren, indem der Mitarbeiter alle notwendigen Informationen auf Anhieb finden kann und so eine längere Suche oder umständliche Rückfragen bei sachkundigen Mitarbeitern vermieden werden. Neues Personal lässt sich erheblich schneller einarbeiten und der Schulungsaufwand wird deutlich reduziert. Ein gut eingerichtetes SOP-System unterstützt die Qualitätssicherung eines Unternehmens und erleichtert anstehende Audits und Zertifizierungen. Es ermöglicht Unternehmen eine höhere Termin- und Liefertreue zu erreichen, verbessert die Servicequalität und wirkt sich somit auch positiv auf den erfolgreichen Absatz der Produkte und die Kundenzufriedenheit aus. Das SOP-Management unterstützt u. a. folgende Kernaufgaben: SOP-Erstellung (Beschreibung des Arbeitsablaufes) Prüfung, Korrektur und Freigabe auf Basis von angewandten Prüfkriterien Information und Schulung der von der SOP betroffenen Personen Änderungsmanagement COI GmbH COI-QualitySuite SOP-Management Seite 4 von 13

5 4 COI-QualitySuite SOP-Management Die auf Basis Microsoft SharePoint entwickelte Lösung für das SOP-Management der COI-QualitySuite entspricht allen Anforderungen einer elektronischen Verwaltung von SOPs (Verfahrensanweisungen und Richtlinien). Sie bietet folgende Funktionen: Verwaltung des Dokumentenstatus Zentrale Dokumentenlenkung Einheitliche Vorlagenverwaltung Automatisierter durchgängiger Workflow Dauerhafter Schutz der Daten durch einheitliche Zugriffsberechtigungen Zentral gesteuerte Verteilung, Revision, Inkraftsetzung und Archivierung der Unterlagen Automatische Speicherung der Dokumentenhistorie Intelligente Suche über Attribute und Volltextrecherche Verlinkungsfunktion zu mitgeltenden Unterlagen Einen wesentlichen Vorteil der COI-Lösung stellt die Integration in Microsoft SharePoint dar. In Verbindung mit Microsoft Office lassen sich SOPs direkt aus der Oberfläche der COI-Lösung erstellen, bearbeiten oder korrigieren. Die Berechtigungen für Anwender werden dabei über den Active Directory-Dienst gesteuert. Alle relevanten Aufgaben, wie Prüfungen und Freigaben von SOPs, werden übersichtlich in einem Dashboard dargestellt und angezeigt. Durch die optionale Anbindung des Archivs wird außerdem eine revisionssichere Langzeitarchivierung gewährleistet. COI GmbH COI-QualitySuite SOP-Management Seite 5 von 13

6 Leistungsüberblick Mit der COI-QualitySuite lässt sich der bislang zeit- und kostenintensive Prozess der SOP-Verwaltung erheblich beschleunigen. Fehler werden vermieden und zeitintensiver Verwaltungsaufwand für lokale Ablagen in den Abteilungen kann entfallen. Folgende Leistungsmerkmale entlasten die Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit: Vorlagenmanagement (inkl. Bearbeitungs- und Freigabe-Workflows) Abbildung des kompletten Lebenszyklus von SOP-Dokumente: von Erstellen über Prüfen, Freigeben, Training/Schulung bis hin zu Deaktivierung und Archivierung Einhaltung periodischer Reviews (Erinnerungskalender, Review-Workflow) Intelligente Suche (über Metadaten und Dokumenteninhalte) Inhaltsbezogene strukturierte oder hierarchische Navigation Diverse benutzerspezifische Filter und Ansichten Lückenloser Audit-Trail zur Dokumentation aller Aktionen an einem SOP- Dokument Die COI-QualitySuite SOP-Lösung bietet folgende Vorteile: Reduzierung des Arbeitsaufwands inkl. der Prozessdurchlaufzeiten (Datenbeschaffung/-aufbereitung und Verteilung der SOPs) Sichere Lenkung regulierter Dokumente Schnellerer, fehlerfreier Durchlauf von immer wiederkehrenden Abläufen Alle Benutzer verwenden zu jedem Zeitpunkt die aktuellste Version eines Dokumentes Erfüllung regulatorischer Anforderungen und Guidelines (GxP) Jede Aktion im System ist nachvollziehbar Eindeutige Kennzeichnung von autorisierten Ausdrucken Elektronische Unterstützung des gesamten SOP-Lebenszyklus: Erstellen, Prüfen, Genehmigen, Verteilen, Revisionieren Standardisierung der Prozesse sowie des Tooleinsatzes Optimierung des abteilungsübergreifenden Wissensaustausches Revisionssichere Archivierung der Dokumente Mobiler Zugriff über Tablets und Smartphones COI GmbH COI-QualitySuite SOP-Management Seite 6 von 13

7 Funktionsüberblick COI-QualitySuite Dashboard Übersichtliche Darstellung aller relevanten Aufgaben und Dokumente auf dem Dashboard Das Dashboard ist die Startseite für jeden Benutzer. Es zeigt, welche Themenbereiche für den Benutzer verfügbar sind. Diese werden in Kacheln angezeigt, über die man die Themenbereiche direkt per Klick aufrufen kann. Alternativ steht die Themenübersicht in der linken Navigationsleiste zur Verfügung. Aufgabenlistung Die Aufgabenlistung zeigt dem Benutzer direkt, welche Themen zur Bearbeitung anstehen. Per Mausklick werden die Aufgaben ausgewählt und geöffnet und können so direkt abgearbeitet werden. Übersichtliche Anordnung der Themenbereiche: SOP-Vorlagen / SOP-Templates SOP-Bibliothek / SOP-Library Meine Aufgaben / My Tasks Workflow-Historie / Workflow History COI GmbH COI-QualitySuite SOP-Management Seite 7 von 13

8 Anwenderfreundliche Benutzeroberfläche durch intuitiv zu bedienende Navigationswerkzeuge Die Benutzeroberfläche ermöglicht eine intuitive und schnelle Navigation. Je nachdem, welche Funktionen im gesamten Portal hinterlegt sind, können weitere integrierte Programme (z. B. Outlook, Kalender) rechts oben einfach aufgerufen werden. Dabei stehen unter anderem folgende Funktionen zur Verfügung: Neues Dokument erstellen Neues Dokument in die Anwendung hochladen Bestehendes Dokument bearbeiten Dokument auschecken Dokument einchecken Auschecken zurücksetzen Eigenschaften anzeigen Eigenschaften bearbeiten Historieninformationen anzeigen Dokumente teilen Alert setzen Dokument verschicken Direkter Zugriff auf die Workflow-Funktionen Versionierung der Dokumente COI GmbH COI-QualitySuite SOP-Management Seite 8 von 13

9 Einfache Erstellung und Verwaltung von SOP-Vorlagen und SOP-Dokumenten Integrierter Freigabe-Workflow für SOP-Vorlagen und SOP-Dokumenten COI GmbH COI-QualitySuite SOP-Management Seite 9 von 13

10 Korrekturlauf für SOP-Vorlagen und -Dokumenten Freigabe von SOP-Vorlagen und -Dokumenten Verwaltung von SOP-Vorlagen und -Dokumenten Automatische Verknüpfung von mitgeltenden Dokumenten im Freigabe- Workflow Die COI-QualitySuite SOP-Lösung verknüpft mitgeltende Dokumente direkt mit den SOP-Dokumenten. So können die Anwender per Mausklick auf die verknüpften Informationen zugreifen und erhalten immer die passenden und zuletzt gültigen Informationsbestände. Verteilung der SOPs per Distribution-Workflow COI GmbH COI-QualitySuite SOP-Management Seite 10 von 13

11 Icon-Overlay-Funktion: Damit die Nutzer der Anwendung bereits in den Dokumentlisten sehen, in welchem Status sich ein SOP-Dokument befindet, werden Icon-Overlay- Funktionen genutzt, um über farbliche Zusatzsymbole dies auch optisch anzuzeigen. So können die Anwender auf einen Blick sehen, welchen Status die einzelnen Dokumente haben. COI GmbH COI-QualitySuite SOP-Management Seite 11 von 13

12 5 Resümee Die Tätigkeiten zur Verwaltung von SOP-Dokumenten nehmen einen erheblichen Teil der Arbeitszeit der Mitarbeiter in Anspruch. Die elektronische SOP-Verwaltung mit der COI-QualitySuite SOP-Lösung entlastet die Mitarbeiter und garantiert zugleich die Einhaltung der QM-Auflagen. So lassen sich Effizienz und Produktivität steigern und die Kosten dauerhaft senken. COI GmbH COI-QualitySuite SOP-Management Seite 12 von 13

13 COI-QualitySuite - die moderne Qualitätsmanagementplattform aus dem Hause COI. Ihr Vorteil: Einzigartige Integrationsfähigkeit, umfassende Prozessoptimierung und übergreifendes Informationsmanagement. Mit diesen innovativen Lösungen werden Visionen von morgen schon heute Realität. COI Consulting für Office und Information Management GmbH Am Weichselgarten Erlangen Telefon: +49 (0)9131 / Telefax: +49 (0)9131 / Web: Copyright COI GmbH V_B15: Die Weitergabe und/oder Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch die COI GmbH nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. COI, COI-BusinessFlow, COI-BusinessArchive, BusinessFlow sowie das COI-Logo sind eingetragene Marken der Consulting für Office und Information Management GmbH. Andere Produktnamen und Logos werden nur zur Identifikation der Produkte und Hersteller verwendet und können eingetragene Marken der entsprechenden Hersteller sein. Alle Angaben ohne Gewähr. COI GmbH COI-QualitySuite SOP-Management Seite 13 von 13

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