Mehr Sicherheit. Mit Postident.

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1 Mehr Sicherheit. Mit Postident. Leitfaden für die Nutzung der drei POSTIDENT-Verfahren.

2 Postident Übersicht Sie müssen nur wählen: das passende Postident für Ihre Anforderungen. Wo der persönliche Kundenkontakt fehlt, springt die Deutsche Post gerne ein als zuverlässige Instanz, die Ihre Kunden für Sie identifiziert. POSTIDENT, das komfortable und sichere Identifikationsverfahren, bieten wir Ihnen in drei verschiedenen Varianten an. Welche Sie nutzen möchten, hängt ganz von Ihren spezifischen Ansprüchen ab: ob Sie beispielsweise einen Kundenbrief beilegen wollen, ob die Rücksendung von Kundenunterlagen gewünscht ist, ob wir nach den Vorgaben des Geldwäschegesetzes arbeiten sollen oder ob Sie ein von Ihnen gestaltetes Dokument zur Unterschrift vorlegen möchten. Entscheiden Sie selbst. Die drei POSTIDENT-Varianten im Überblick. POSTIDENT BASIC POSTIDENT COMFORT POSTIDENT SPECIAL Identifikation in den Filialen Vorgaben Geldwäschegesetz Übernahme sämtlicher Ausweisdaten Einholung einer Kundenunterschrift Coupon zur Identifikation in Filiale Rücksendung weiterer Kundenunterlagen zusammen mit dem Identifikationsformular möglich Identifikation durch den Zusteller Vorgaben Geldwäschegesetz Übernahme sämtlicher Ausweisdaten Einholung einer Kundenunterschrift Beilage Kundensendung möglich TRACK & TRACE möglich Identifikation durch den Zusteller Unterschriften auf Originaldokument (POSTIDENT SPECIAL- Formular) Übernahme Ausweisnummer Beilage Kundensendung möglich Kombination mit NACHNAHME möglich TRACK & TRACE möglich Einfacher geht s nicht Wie Sie nach Abschluss unseres Vertrags mit wenigen Handgriffen alles für eine erfolgreiche Identifikation vorbereiten, erfahren Sie: auf den Seiten 4 und 5 für POSTIDENT BASIC, auf den Seiten 6 und 7 für POSTIDENT COMFORT und SPECIAL. 2

3 Übersicht Postident Ein paar wichtige Punkte. Wo Sie Material bekommen POSTIDENT-Formulare und -Umschläge erhalten Sie bei: Deutsche Post AG Backoffice Kundenservice Süd-West POSTIDENT Stuttgart Benötigen Sie größere Mengen an Formularen oder Umschlägen (ab Stück), informieren Sie das Backoffice Kundenservice Süd-West POSTIDENT bitte mindestens drei Wochen vorher. Für die selbstständige Erstellung der Formulare bzw. des Coupons können Sie eine Datei über Ihren Vertriebsmanager oder das Backoffice Kundenservice Süd-West POSTIDENT anfordern. Einlieferungslisten erhalten Sie bei Vertragsabschluss als Datei oder im Internet. Informationen im Internet Ganz einfach zu finden unter: Identifikation an Arbeitsstellen In kleineren Betrieben, z. B. Kanzleien, problemlos möglich, solange die Zustellung keinen Mehraufwand erfordert. Zustellung an die Hausanschrift POSTIDENT COMFORT- und POSTIDENT SPECIAL-Sendungen müssen immer an eine Hausanschrift adressiert werden. Eine Identifikation aufgrund der Postfachanschrift ist nicht möglich. Juristische Personen (z.b. GmbH): Eine solche Identifikation ist nicht zulässig. Kundenbriefe einfach mitversenden Bei POSTIDENT COMFORT und SPECIAL können Sie dem Empfänger gleichzeitig eine Beilage in Form eines Briefes oder eines Gegenstands mitschicken, vorausgesetzt, diese entspricht den Gewichts- und Größenangaben für Briefsendungen. Sinn und Zweck des Tagesstempels Mit dem Stempel auf dem POSTIDENT-Formular werden der Ort, das Datum und die Zeit der durchgeführten Identifikation festgehalten. Bei in der Filiale durchgeführten Identifikationen genügt gemäß Vorgaben der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht die Unterschrift unseres Mitarbeiters in der Filiale und ein im Rahmen des automatisierten Bearbeitungsverfahrens aufgebrachter Stempelaufdruck. POSTIDENT nach den Vorgaben des Signaturgesetzes Bei Interesse an diesem Verfahren wenden Sie sich bitte an unser Backoffice Kundenservice Süd-West POSTIDENT. Wo und wie Sie reklamieren Reklamationen bitte einfach ohne Freimachung an das Backoffice Kundenservice Süd-West POSTIDENT schicken. Wichtig: Nennung des konkreten Grundes sowie Kennzeichnung der entsprechenden Fehlerstelle auf dem POSTIDENT-Formular. Identifikation spezieller Personen Inhaber von Gemeinschaftskonten: dem Auftrag je ein POSTIDENT-Formular bzw. je einen -Coupon für jede zu identifizierende Person beilegen und den POSTIDENT- Umschlag entsprechend der Zahl der Identifikationen freimachen. Minderjährige: Jugendliche unter 16 Jahren können nicht selbst identifiziert werden. Wenn Sie möchten, dass stattdessen beide Elternteile identifiziert werden, stellen Sie einfach zwei entsprechende Formulare bzw. Coupons zur Verfügung. Geschäftskunden-Service Telefon: (14 ct je angefangene Minute aus den deutschen Festnetzen; ggf. abweichende Mobilfunktarife) Fax: (6 ct pro Verbindung aus den deutschen Festnetzen; ggf. abweichende Mobilfunktarife) 3

4 Postident Postident Basic Zwei Wege, ein Ergebnis: die Identifikation in der Filiale. Schritt für Schritt: vom Anschreiben bis zur Abrechnung bei POSTIDENT BASIC. Die Unterlagen für Ihre Kunden Sie erstellen einen Brief und die Kundenunterlagen. Das alles gehört zu einer Sendung Kundenbrief und -unterlagen Ausgefüllter POSTIDENT BASIC-Coupon Ab in einen Umschlag Brief, Unterlagen und Coupon in einen an Ihren Kunden adressierten Umschlag stecken. Bitte Ihren Absender nicht vergessen. Einfach einliefern In einen Briefkasten werfen oder in einer Filiale oder Großannahmestelle abgeben. So wird berechnet Es gelten mengenabhängige Staffelpreise. Neben den quartalsweisen Rechnungen erhalten Sie am Anfang des Folgejahres eine Schlussrechnung, in die mengenabhängige Erstattungen bzw. Nacherhebungen einfließen. Richtig freimachen Mit Postwertzeichen per Freistempler oder DV-Freimachung ausreichend als normale Briefsendung frankieren. Praktisch: Nutzung via Internet. Die Alternative zum Postweg Sie stellen Ihren Kunden die benötigten Unterlagen inklusive Coupon auf Ihrer Internetseite zur Verfügung. 4

5 Der Coupon für POSTIDENT BASIC. Diesen erhalten Sie als Datei kostenlos von der Deutschen Post zur Bearbeitung mit allen gängigen PC-Programmen. Achtung MaV! Formular und diesen Coupon im Postsache-Fensterbriefumschlag oder im Kundenrückumschlag an angegebene Anschrift schicken! Wichtig! Bitte nehmen Sie diesen Coupon und lassen Sie sich bei einer Postfiliale mit einem gültigen Personalausweis oder Reisepass identifizieren. Abrechnungsnummer 1 2 Referenznummer 3 1 Hier bitte Ihre Anschrift eintragen. 2 Hier bitte Ihre Abrechnungsnummer eintragen. 3 Hier bitte eine von Ihnen beliebig gewählte Referenznummer eintragen. Falls Sie keine vergeben, bitte eine 0 einsetzen. Achtung MaV! Barcode einscannen POSTIDENT BASIC Formular nutzen Formular an Absender MaV: Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die Mitarbeiter-Hotline Nicht vergessen: die Abrechnungsnummer. Liefert wichtige Informationen zu Ihrem Auftrag Die Abrechnungsnummer ist immer 14-stellig. Die ersten 10 Stellen stehen für Ihre Kundennummer. Die nächsten beiden Stellen bezeichnen das Verfahren bei POSTIDENT BASIC immer 37. Die letzten beiden Stellen informieren darüber, wie oft bereits das Verfahren 37 für die eingetragene Kundennummer eingerichtet wurde, zum Beispiel: 01. 5

6 Postident Postident Comfort und Special Schnell auf den Weg gebracht: die Identifikation durch den Zusteller. Schritt für Schritt: vom Anschreiben bis zur Abfrage des Auftragsstatus bei POSTIDENT COMFORT und SPECIAL. Der Brief an Ihre Kunden (optional) Sie erstellen einen Brief, der dem Kunden nach erfolgreicher Identifikation übergeben wird. Den Brief in einen Umschlag Ihres Unternehmens stecken. Den Umschlag mit der jeweiligen Kundenanschrift und Ihrem Absender versehen. Nicht vergessen Den Kunden bitte frühzeitig über die anstehende Identifikation informieren. Formular und Brief: ab in den POSTIDENT- Umschlag Kundenbrief in den POSTIDENT-Umschlag legen. Das bereits mit Ihren Angaben versehene POSTIDENT COMFORT-Formular bzw. das selbst gestaltete POSTIDENT SPECIAL-Formular hinter Ihren Kundenbrief stecken. Wichtig: Im kleinen Fenster des Umschlags dürfen nur noch Postleitzahl und Ort des Empfängers sichtbar sein. Erscheinen in der Anschrift zwei Personen, bitte durch ein und bzw. ein oder deutlich machen, ob beide Personen oder nur die jeweils angetroffene Person identifiziert werden soll. Bei zwei Identifikationen müssen auch zwei POSTIDENT-Formulare eingelegt werden. Die Freimachung muss dann für beide erfolgen. Die Option nur für POSTIDENT SPECIAL Versand als NACHNAHME (falls gewünscht): Auf Ihrem Kundenbrief oberhalb der Anschrift den NACHNAHME-Betrag inkl. des Übermittlungsentgelts von 2,00 EUR eintragen. Dieses Entgelt wird einbehalten, wenn der NACHNAHME- Betrag vom Kunden bezahlt wurde. In der Zeile darunter Ihr Girokonto und Ihre Bankleitzahl angeben, damit wir den NACHNAHME-Betrag überweisen können. Entsprechenden Überweisungsträger ausfüllen und an der Sendung befestigen. Barcode Label auf den Kundenbrief aufbringen. Denn nur so wird Ihre NACHNAHME-Sendung identifizierbar und kommt sicher ans Ziel. Richtig freimachen Mit Postwertzeichen, per Freistempler oder DV-Freimachung. Unsere Tarife: für POSTIDENT COMFORT: 7,16 EUR zzgl. Beförderungsentgelt für innen liegenden Kundenbrief für POSTIDENT SPECIAL: 6,14 EUR zzgl. Beförderungsentgelt für innen liegenden Kundenbrief und ggf. 2,00 EUR für NACHNAHME. Einfach einliefern Anzahl aller erstellten POSTIDENT-Sendungen getrennt nach POSTIDENT COMFORT, POST- IDENT SPECIAL und POSTIDENT SPECIAL mit NACHNAHME in der Einlieferungsliste erfassen. Einlieferungsliste zusammen mit den Sendungen in einer Großannahmestelle oder Filiale einliefern. Falls eine Einlieferungsbescheinigung gewünscht wird, bitte ein Duplikat der Einlieferungsliste mitbringen. Auftragsstatus abfragen 10 Werktage nach Einlieferung ist beim Backoffice Kundenservice Süd-West POSTIDENT eine schriftliche Abfrage per unter möglich. 6

7 Diesen Postvermerk füllt der Zusteller/MaV aus (bitte nicht abtrennen) Nz, Datum Postident Comfort und Special Postident Formularvorlagen und Umschläge für POSTIDENT COMFORT und SPECIAL. Diese erhalten Sie als Datei kostenlos von der Deutschen Post zur Bearbeitung mit allen gängigen PC-Programmen. 1 Formblatt POSTIDENT COMFORT Nach den gesetzlichen Vorgaben, insbesondere nach 154 Abs. 2 der Abgabenordnung sowie den Vorschriften des Geldwäschegesetzes. Nur Empfänger persönlich Angaben zur Person (laut Ausweis) Name (falls vorhanden auch Geburtsname) Sämtliche Vornamen 2 1 Hier bitte Ihre Anschrift eintragen. 2 Je nach Bedarf können Sie bis zu zwei Drittel der Fläche selbst gestalten. Und Ihren individuellen Entwurf vom Backoffice Kundenservice Süd-West POSTIDENT freigeben lassen. Straße, Hausnummer (soweit im Ausweis vorhanden) Frei gestaltbarer Formularbereich. Postvermerk (bitte immer ausfüllen) Ort (soweit im Ausweis vorhanden) Tragen Sie bitte Ihre Anschrift für die Rückmeldung in das Adressfeld des POSTIDENT Abschnitts ein. Persönlich ausgehändigt (falls Sendung beiliegt) Identifikation durchgeführt und eine Unterschrift eingeholt Ausweisdaten (Zutreffendes bitte ankreuzen) Ausweisnummer Personalausweis Reisepass Geburtsdatum Unterschrift des Zustellers/MaV, Datum Geburtsort Staatsangehörigkeit Ausstellungsbehörde Tagesstempel Ausstellungsort (nur bei Reisepass) Platzieren Sie bitte Ihr Unterschriftsfeld immer hier. Ausstellungsdatum Datum und Unterschrift unzustellbar Nz. T,M Eigenhändige Unterschrift der identifizierten Person Ausweisdaten des Empfängers (zutreffendes bitte ankreuzen) Annahme verweigert Personalausweis Reisepass Ausweis-Nr.: persönlich ausgehändigt (falls Sendung beiliegt) benachrichtigt Mat.-Nr.: /2002 Für die Rücksendung falten Sie die Seite bitte entlang der Falzmarken. So erscheint diese Adresse im Fenster eines Postfach-Umschlags. Identifikation durchgeführt und Dokument zur Unterschrift vorgelegt siehe Punkte, und (falls erfüllt) 1 Unterschrift, Datum des Zustellers/MaV unzustellbar Tagesstempel Annahme verweigert benachrichtigt EPOS-VGA Achtung Zusteller! Brief nicht einwerfen Innendienst/Gruppenführer übergeben Postident Deutsche Post Zustellstützpunkt Postident Deutsche Post Zustellstützpunkt Achtung Zusteller! Brief nicht einwerfen Innendienst/Gruppenführer übergeben 7

8 Postident im Überblick: Sichere Identifikation in der Filiale oder per Zusteller Beilage von Kundeninformationen möglich In Kombination mit Nachnahmesendung einsetzbar Nach Vorgaben des Geldwäsche- und Signaturgesetzes Deutsche Post AG Zentrale Produktmanagement Zusatz- und Spezialleistungen BRIEF Bonn Stand: 07/2008 Mat.-Nr