Mehr Sicherheit. Mit Postident.

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1 Mehr Sicherheit. Mit Postident. Leitfaden für die Nutzung der drei POSTIDENT-Verfahren.

2 Postident Übersicht Sie müssen nur wählen: das passende Postident für Ihre Anforderungen. Wo der persönliche Kundenkontakt fehlt, springt die Deutsche Post gerne ein als zuverlässige Instanz, die Ihre Kunden für Sie identifiziert. POSTIDENT, das komfortable und sichere Identi fi ka tionsverfahren, bieten wir Ihnen in drei ver schiedenen Varianten an. Welche Sie nutzen möchten, hängt ganz von Ihren spezifischen Ansprüchen ab: ob Sie beispielsweise einen Kundenbrief beilegen wollen, ob die Rücksendung von Kundenunterlagen gewünscht ist, ob wir nach den Vorgaben des Geld wäschegesetzes arbeiten sollen oder ob Sie ein von Ihnen gestal tetes Dokument zur Unterschrift vor legen möchten. Entscheiden Sie selbst. Die drei POSTIDENT-Varianten im Überblick. POSTIDENT BASIC POSTIDENT COMFORT POSTIDENT SPECIAL Identifikation in den Filialen Vorgaben Geldwäschegesetz Übernahme sämtlicher Ausweisdaten Einholung einer Kundenunterschrift Coupon zur Identifikation in Filiale Rücksendung weiterer Kundenunterlagen zusammen mit dem Identifikationsformular möglich Identifikation durch den Zusteller Vorgaben Geldwäschegesetz Übernahme sämtlicher Ausweisdaten Einholung einer Kundenunterschrift Beilage Kundensendung möglich TRACK & TRACE möglich Identifikation durch den Zusteller Unterschriften auf Originaldokument (POSTIDENT SPECIAL- Formular) Übernahme Ausweisnummer Beilage Kundensendung möglich TRACK & TRACE möglich Einfacher geht s nicht Wie Sie nach Abschluss unseres Vertrags mit wenigen Hand griffen alles für eine erfolgreiche Identifi kation vorbereiten, erfahren Sie: auf den Seiten 4 und 5 für POSTIDENT BASIC, auf den Seiten 6 und 7 für POSTIDENT COMFORT und SPECIAL. 2

3 Übersicht Postident Ein paar wichtige Punkte. Wo Sie Material bekommen POSTIDENT-Formulare und -Um schläge erhalten Sie bei: Deutsche Post AG Backoffice Kundenservice Süd-West POSTIDENT Stuttgart Benötigen Sie größere Mengen an Formularen oder Umschlägen (ab Stück), informieren Sie das Backoffice Kundenservice Süd-West POSTIDENT bitte mindestens drei Wochen vorher. Für die selbstständige Erstellung der Formulare bzw. des Coupons können Sie eine Datei über Ihren Vertriebs ma na ger oder das Backoffice Kundenservice Süd-West POSTIDENT anfordern. Einlieferungslisten erhalten Sie bei Vertragsabschluss als Datei oder im Internet. Informationen im Internet Ganz einfach zu finden unter: Identifikation an Arbeitsstellen In kleineren Betrieben, z.b. Kanzleien, problemlos möglich, solange die Zustellung keinen Mehraufwand erfordert. Zustellung an die Hausanschrift POSTIDENT COMFORT- und POSTIDENT SPECIAL- Sendungen müssen immer an eine Hausanschrift adressiert werden. Eine Identifikation aufgrund der Postfachanschrift ist nicht möglich. Juristische Personen (z.b. GmbH): Eine solche Identi fika tion ist nicht zulässig. Kundenbriefe einfach mitversenden Bei POSTIDENT COMFORT und SPECIAL können Sie dem Empfänger gleichzeitig eine Beilage in Form eines Briefes oder eines Gegenstands mit schicken, vorausgesetzt, diese ent spricht den Ge wichts- und Größenangaben für Briefsendungen. Sinn und Zweck des Tagesstempels Mit dem Stempel auf dem POSTIDENT-Formular werden der Ort, das Datum und die Zeit der durch geführten Iden tifikation festgehalten. Bei in der Filiale durchgeführten Identifikationen genügt gemäß Vorgaben der Bundesanstalt für Finanz dienst leistungs auf sicht die Unterschrift unseres Mit ar bei ters in der Filiale und ein im Rahmen des automatisierten Bearbeitungsverfahrens aufgebrachter Stempelaufdruck. POSTIDENT nach den Vorgaben des Signaturgesetzes Bei Interesse an diesem Verfahren wen den Sie sich bitte an unser Backoffice Kundenservice Süd-West POSTIDENT. Wo und wie Sie reklamieren Reklamationen bitte einfach ohne Freimachung an das Backoffice Kundenservice Süd-West POSTIDENT schicken. Wichtig: Nennung des konkreten Grundes sowie Kennzeich nung der entsprechenden Fehlerstelle auf dem POSTIDENT-Formular. Identifikation spezieller Personen Inhaber von Gemeinschaftskonten: dem Auf trag je ein POSTIDENT-For mu lar bzw. je einen -Coupon für jede zu identifizierende Person beilegen und den POSTIDENT- Um schlag entsprechend der Zahl der Identifikationen freimachen. Minderjährige: Jugendliche unter 16 Jahren kön nen nicht selbst identifiziert werden. Wenn Sie möchten, dass stattdessen beide Elternteile identifiziert werden, stellen Sie einfach zwei ent sprechende Formulare bzw. Cou pons zur Verfügung. Geschäftskunden-Service Telefon: * (14 ct je angef. 60 Sek. aus den deutschen Festnetzen; maximal 42 ct je angef. 60 Sek. aus den deutschen Mobilfunknetzen) Fax: (6 ct je Verbindung aus den deutschen Festnetzen; maximal 42 ct je angef. 60 Sek. aus den deutschen Mobilfunknetzen) * montags bis samstags Uhr (außer an bundeseinheitlichen Feiertagen) 3

4 Postident Postident Basic Zwei Wege, ein Ergebnis: die Identifikation in der Filiale. Schritt für Schritt: vom Anschreiben bis zur Abrechnung bei POSTIDENT BASIC. Die Unterlagen für Ihre Kunden Sie erstellen einen Brief und die Kundenunterlagen. Das alles gehört zu einer Sendung Kundenbrief und -unterlagen Ausgefüllter POSTIDENT BASIC-Coupon Ab in einen Umschlag Brief, Unterlagen und Coupon in einen an Ihren Kun den adressierten Umschlag stecken. Bitte Ihren Absender nicht vergessen. Einfach einliefern In einen Briefkasten werfen oder in einer Filiale oder Großannahmestelle abgeben. So wird berechnet Es gelten mengenabhängige Staffelpreise. Neben den quartalsweisen Rechnun gen erhalten Sie am Anfang des Folgejahres eine Schluss rech nung, in die mengen abhängige Er stattungen bzw. Nach erhebungen einfließen. Richtig freimachen Mit Postwertzeichen per Freistempler oder DV-Freimachung ausreichend als normale Briefsendung frankieren. Praktisch: Nutzung via Internet. Die Alternative zum Postweg Sie stellen Ihren Kunden die benötigten Unterlagen inklusive Coupon auf Ihrer Internetseite zur Verfügung. 4

5 Der Coupon für POSTIDENT BASIC. Diesen erhalten Sie als Datei kostenlos von der Deutschen Post zur Bearbeitung mit allen gängigen PC-Programmen. Achtung MaV! Formular und diesen Coupon im Postsache-Fensterbriefumschlag oder im Kundenrückumschlag an angegebene Anschrift schicken! Wichtig! Bitte nehmen Sie diesen Coupon und lassen Sie sich bei einer Postfiliale mit einem gültigen Personalausweis oder Reisepass identifizieren. Abrechnungsnummer 1 2 Referenznummer 3 1 Hier bitte Ihre Anschrift eintragen. 2 Hier bitte Ihre Ab rechnungsnummer eintragen. 3 Hier bitte eine von Ihnen beliebig ge wählte Referenznummer eintragen. Falls Sie keine ver geben, bitte eine 0 einsetzen. Achtung MaV! Barcode einscannen POSTIDENT BASIC Formular nutzen Formular an Absender MaV: Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die Mitarbeiter-Hotline Nicht vergessen: die Abrechnungsnummer. Liefert wichtige Informationen zu Ihrem Auftrag Die Abrechnungsnummer ist immer 14-stellig. Die ersten 10 Stellen stehen für Ihre Kundennummer. Die nächsten beiden Stellen bezeich nen das Verfahren bei POSTIDENT BASIC immer 37. Die letzten beiden Stellen informieren darüber, wie oft bereits das Verfahren 37 für die eingetragene Kunden nummer eingerichtet wurde, zum Beispiel: 01. 5

6 Postident Postident Comfort und Special Schnell auf den Weg gebracht: die Identifikation durch den Zusteller. Schritt für Schritt: vom Anschreiben bis zur Abfrage des Auftragsstatus bei POSTIDENT COMFORT und SPECIAL. Der Brief an Ihre Kunden (optional) Sie erstellen einen Brief, der dem Kunden nach er folgreicher Identi fikation übergeben wird. Den Brief in einen Umschlag Ihres Unternehmens stecken. Den Umschlag mit der jeweiligen Kundenanschrift und Ihrem Absender versehen. Nicht vergessen Den Kunden bitte frühzeitig über die anstehende Identifikation informieren. Formular und Brief: ab in den POSTIDENT- Umschlag Kundenbrief in den POSTIDENT-Umschlag legen. Das mit Ihrer Abrechnungsnummer und der Rücksendeanschrift versehene POSTIDENT COMFORT-For mular bzw. das selbst gestaltete POSTIDENT SPECIAL-Formular hinter Ihren Kundenbrief stecken. Wichtig: Im kleinen Fenster des Umschlags dürfen nur noch Post leitzahl und Ort des Empfängers sichtbar sein. Erscheinen in der Anschrift zwei Personen, bitte durch ein und bzw. ein oder deutlich machen, ob beide Personen oder nur die jeweils ange troffene Person identifiziert werden soll. Bei zwei Identifikationen müssen auch zwei POSTIDENT-Formulare ein ge legt werden. Die Freimachung muss dann für beide erfolgen. Richtig freimachen Mit Postwertzeichen, per Freistempler oder DV-Freimachung. Unsere Tarife: für POSTIDENT COMFORT: 7,50 EUR zzgl. Beför derungsentgelt für innen liegenden Kun den brief jeweils zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer. für POSTIDENT SPECIAL: 6,50 EUR zzgl. Beförderungsentgelt für innen liegenden Kundenbrief jeweils zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer. Einfach einliefern Anzahl aller erstellten POSTIDENT-Sendungen ge trennt nach POSTIDENT COMFORT und POSTIDENT SPECIAL in der Einlieferungsliste erfassen. Einlieferungsliste zusammen mit den Sen dun gen in einer Großan nahmestelle oder Filiale ein liefern. Falls eine Einlieferungsbescheinigung gewünscht wird, bitte ein Duplikat der Einlieferungsliste mitbringen. Auftragsstatus abfragen 10 Werktage nach Einlieferung ist beim Backoffice Kundenservice Süd-West POSTIDENT eine schrift liche Abfrage per unter möglich. 6

7 Diesen Postvermerk füllt der Zusteller/MaV aus (bitte nicht abtrennen) Nz, Datum Postident Comfort und Special Postident Formularvorlagen und Umschläge für POSTIDENT COMFORT und SPECIAL. Diese erhalten Sie als Datei kostenlos von der Deutschen Post zur Bearbeitung mit allen gängigen PC-Programmen. 1 Formblatt POSTIDENT COMFORT Nach den gesetzlichen Vorgaben, insbesondere nach 154 Abs. 2 der Abgabenordnung sowie den Vorschriften des Geldwäschegesetzes. Nur Empfänger persönlich Angaben zur Person (laut Ausweis) Name (falls vorhanden auch Geburtsname) Sämtliche Vornamen Straße, Hausnummer (soweit im Ausweis vorhanden) Frei gestaltbarer Formularbereich. 2 1 Bitte tragen Sie in die erste Zeile Ihre Abrechnungsnummer und in die darauffolgenden Zeilen Ihre Anschrift ein. 2 Je nach Bedarf können Sie bis zu zwei Drittel der Fläche selbst ge stalten. Und Ihren indi viduellen Entwurf vom Backoffice Kundenservice Süd-West POSTIDENT freigeben lassen. Postvermerk (bitte immer ausfüllen) Ort (soweit im Ausweis vorhanden) Tragen Sie bitte Ihre Anschrift für die Rückmeldung in das Adressfeld des POSTIDENT Abschnitts ein. Persönlich ausgehändigt (falls Sendung beiliegt) Identifikation durchgeführt und eine Unterschrift eingeholt Ausweisdaten (Zutreffendes bitte ankreuzen) Ausweisnummer Personalausweis Reisepass Geburtsdatum Unterschrift des Zustellers/MaV,Datum Geburtsort Staatsangehörigkeit Ausstellungsbehörde Tagesstempel Ausstellungsort (nur bei Reisepass) Platzieren Sie bitte Ihr Unterschriftsfeld immer hier. Ausstellungsdatum Datum und Unterschrift unzustellbar Nz. T,M Eigenhändige Unterschrift der identifizierten Person Ausweisdaten des Empfängers (zutreffendes bitte ankreuzen) Annahme verweigert Personalausweis Reisepass Ausweis-Nr.: persönlich ausgehändigt (falls Sendung beiliegt) benachrichtigt Mat.-Nr.: /2002 Für die Rücksendung falten Sie die Seite bitte entlang der Falzmarken. So erscheint diese Adresse im Fenster eines Postfach-Umschlags. Identifikation durchgeführt und Dokument zur Unterschrift vorgelegt siehe Punkte, und (falls erfüllt) 1 Unterschrift, Datum des Zustellers/MaV unzustellbar Tagesstempel Annahme verweigert benachrichtigt EPOS-VGA Achtung Zusteller! Brief nicht einwerfen Innendienst/Gruppenführer übergeben Postident Deutsche Post Zustellstützpunkt Postident Deutsche Post Zustellstützpunkt Achtung Zusteller! Brief nicht einwerfen Innendienst/Gruppenführer übergeben 7

8 Postident im Überblick: Sichere Identifikation in der Filiale oder per Zusteller Beilage von Kundeninformationen möglich Nach Vorgaben des Geldwäsche- und Signaturgesetzes Deutsche Post AG Zentrale Produktmanagement Zusatz- und Spezialleistungen BRIEF Bonn Stand: 08/2012 Mat.-Nr