Vorsicht statt Nachsicht

Transkript

1 Vorsicht statt Nachsicht Perfekt abgesichert für alle Fälle. WIRTSCHAFTSPRÜFER STEUERBERATER WIRTSCHAFTSPRÜFER RECHTSANWÄLTE STEUERBERATER

2 I. Definition und Statistik II. Überblick über die Straftatbestände III. Sanktionen und Verantwortung der Unternehmensführung IV. Schutzmöglichkeiten

3 Wirtschaftskriminalität Die Summe der Straftaten, die in Unternehmen, an Unternehmen und durch Unternehmen begangen werden und die nur im Bereich des wirtschaftlichen Handelns vorkommen können, also privatem Handeln nicht zugänglich sind. +

4 Statistik angezeigte Wirtschaftsstraftaten in Deutschland 1,2 % der Gesamtstraftaten 47,5 % der bei Straftaten verursachten Schäden 3,8 Mrd. von 8 Mrd. Gesamtschaden

5 Nicht erfasst: Folgeschäden durch Wettbewerbsverzerrung Wirtschaftliche Kettenreaktionen Gesundheitsschädigungen Reputationsverlust des Einzelnen oder ganzer Wirtschaftszweige

6 II. Überblick über die Straftatbestände Diebstahl, 242 StGB und Unterschlagung, 246 StGB Betrugsstraftaten Betrug, 263 StGB Kreditbetrug, 265b StGB Subventionsbetrug, 264 StGB Straftaten der Unternehmensführung, insb. bei Kapitalgesellschaften Falsche Angaben in Bezug auf die Gründung und Auflösung einer Kapitalgesellschaft, 82 GmbHG/ 399 AktG Unrichtige Darstellung oder Angaben in Jahresabschluss, Lagebericht oder Konzernabschluss, 331 HGB

7 II. Überblick über die Straftatbestände Steuerhinterziehung, 370 AO und Leichtfertige Steuerverkürzung, 378 AO Wettbewerbsstraftaten Schutz des Unternehmensgeheimnisses (Wirtschaftsspionage), 17 UWG Insolvenzstraftaten Insolvenzverschleppung, 15a Abs. 4 InsO Korruption Wettbewerbsbeschränkende Absprachen bei Ausschreibungen, 298 StGB Bestechung und Bestechlichkeit im geschäftlichen Verkehr, 299 StGB

8 III. Sanktionen Freiheitstrafe Geldstrafe Bußgeld Berufsverbot

9 Aber auch: Imageverlust Kundenverlust Fremdinvestitionen Veröffentlichungen durch Bundeskartellamt Ausschluss von Vergabeverfahren

10 III. Sanktionen Unternehmensleitung, 9, 130 OWiG 130 OWiG: Wer als Inhaber eines Betriebes oder Unternehmens vorsätzlich oder fahrlässig die Aufsichtsmaßnahmen unterlässt, die erforderlich sind, um in dem Betrieb oder Unternehmen Zuwiderhandlungen gegen Pflichten zu verhindern, die den Inhaber treffen und deren Verletzung mit Strafe oder Geldbuße bedroht ist, handelt ordnungswidrig, wenn eine solche Zuwiderhandlung begangen wird, die durch gehörige Aufsicht verhindert oder wesentlich erschwert worden wäre. Zu den erforderlichen Aufsichtsmaßnahmen gehören auch die Bestellung, sorgfältige Auswahl und Überwachung von Aufsichtspersonen.

11 IV. Lösungsmöglichkeiten Befreiung durch Nachweis eines Compliance-Systems!!! Verhinderung von Straftaten der Mitarbeiter/ der Unternehmensleitung ggü. eigenem Unternehmen ggü. anderen Unternehmen

12 Grundsätze eines effektiven Kontroll- und Präventionsprogramms: Prävention (prevent) Unternehmenskultur schaffen Risikoanalyse Aufstellen von Richtlinien Internes Kontrollsystem (IKS) Zeitplan zur Umsetzung Training der Mitarbeiter Erkenntnis (detect) Internes Kontrollsystem (IKS) anonyme Hinweisstelle regelmäßige und konsequente Verfolgung von Verdachtsfällen und Auffälligkeiten Amnestieprogramm Sanktion (respond) klares und konsequentes Sanktionsprogramm Amnestieprogramm Prüfung der Verstöße auf steuerliche und bilanzielle Relevanz

13 Vierte Säule Nachhaltigkeit regelmäßig prüfen, hinterfragen und verbessern

14 Außerdem - richtig organisiert Zuordnung von Verantwortung und Kontrolle Aufgabenteilung Zentral und konzentriert Information Dokumentation Zeit

15 IT-Sicherheit

16 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

17 I. Definition und Statistik Eine Legaldefinition für die Wirtschaftsstraftat oder den Begriff der Wirtschaftskriminalität gibt es nicht. Man könnte es beschreiben, als Die Summe der Straftaten, die in Unternehmen, an Unternehmen und durch Unternehmen begangen werden und die nur im Bereich des wirtschaftlichen Handelns vorkommen können und privatem Handeln nicht zugänglich sind angezeigte Wirtschaftsstraftaten in Deutschland. - 1,2 % der gesamten Straftaten sind Wirtschaftsstraftaten. - Die Dunkelziffer ist wesentlich höher. - Diese machen aber fast 50 % der durch Straftaten verursachten Schäden aus. - Das sind ca. 3,8 Mrd. / Jahr bei einem Gesamtschaden durch Straftaten in Deutschland von ca. 8 Mrd. / Jahr. Hierbei sind alle finanziellen Schäden gar nicht erfasst. - Bsp. Wettbewerbsverzerrung ist schwer abzuschätzen und kann in seinen Auswirkungen finanziell gar nicht erfasst werden. - Auch nicht erfasst: - Wirtschaftliche Kettenreaktionen, die zu Insolvenz/ finanziellen Einbußen eines verbundenen Unternehmens oder eines Geschäftspartners führen. - Gesundheitsschädigungen - Reputationsverlust des Einzelnen oder ganzer Wirtschaftszweige Es besteht eine relativ hohe Aufklärungsquote (92 %) ggü allen Straftaten (55%). Der typische Täter: männlich, um die 40 Jahre, bereits seit mehreren Jahren im Unternehmen Opfer: eigenes Unternehmen und konkurrierende Unternehmen II. Überblick über die Straftatbestände Diebstahl, 242 StGB und Unterschlagung, 246 Unterschied: Diebstahl Unterschlagung Wegnahme nur Zueignung Beispiel: Ein Mitarbeiter entwendet Werkzeug. Er geht in eine fremde Abteilung und steckt das Werkzeug dort ein. Hier liegt Straftat bereits dann vor, wenn der Täter eine vom Eigentümer überlassene Sache nicht zurückgibt. Das Werkzeug wurde ihm zur Verfügung gestellt; er hatte also bereits zuvor Zugriff auf das Werkzeug. HERBSTTAGUNG 2014

18 - 2 - Untreue, 266 StGB 266 StGB erfasst zwei Fälle: Missbrauchstatbestand Verfügungs- und Verpflichtungsbefugnis über fremdes Vermögen Vollmacht, mit der über das Vermögen der Gesellschaft disponiert werden kann Missbrauch der Befugnis Treuebruchtatbestand Vermögensbetreuungspflicht tatsächliche Herrschaftsmacht, tatsächliche Einflussmöglichkeit wurde eingeräumt Verletzung einer Vermögensbetreuungspflicht Vermögensnachteil Vorsatz Einem Mitarbeiter wurde eine Rechtsmacht eingeräumt, in bestimmten Grenzen oder grenzenlos Rechtsgeschäfte für das Unternehmen abzuschließen und über das Vermögen des Unternehmens zu disponieren. Im Innenverhältnis hat er Vorgaben, die er im Außenverhältnis überschreitet. Überschreitung des rechtlichen Dürfen im Rahmen des rechtlichen Könnens Beispiel: Ein Mitarbeiter hat eine Kontovollmacht, Prokura oder sogar als Geschäftsführer allgemeine Vertretungsbefugnis: Er überweist Geld auf ein anderes oder sein eigenes Konto. Er bildet Kreditorenkonten, mit denen er unbemerkt Geld abführen kann. Einem Mitarbeiter wurde eine Rechtsmacht eingeräumt und diese wird überschritten. Hierbei ist die Wirksamkeit des Rechtsgeschäfts im Außenverhältnis nicht erforderlich. Also auch bei nichtigen Geschäften, solange das Vermögen geschädigt wird. Bildung schwarzer Kassen. Ein Vorstand zahlt Bestechungsgeld. Eine eigene Bereicherung ist nicht erforderlich siehe Fall Siemens: Der Vorstand von Siemens hatte durch undurchsichtige Beraterverträge Geld aus dem Unternehmen abgezogen, um es nicht für eigene Zwecke sondern als Bestechungsgelder einzusetzen. Das reicht nach Ansicht des BGH aus, da das Unternehmen auf dieses Vermögen nicht mehr zugreifen kann. Der Vorstand kann das Geld, ohne sich ggf. selbst strafbar zu machen, nicht mehr zurückführen. Offiziell ist es außerdem nicht mehr im Vermögen des Unternehmens vorhanden. Ob der wirtschaftliche Wert durch das Gewinnen neuer Aufträge erhalten bleibt oder sogar gesteigert wird, ist nicht von Bedeutung. Betrug, 263 StGB Voraussetzung: Durch Täuschung wird ein unmittelbarer Vermögensvorteil erlangt. Der wichtige Unterschied zu Untreue: Jemand wird getäuscht und der Täter oder ein Dritter erlangt einen unmittelbaren Vorteil zum Nachteil desjenigen, dessen Vermögen durch die Handlung geschmälert wird. Beispiel: Ein Mitarbeiter macht falsche Angaben zu den mit seinem Privatwagen dienstlich gefahrenen Kilometern. Ihm werden dadurch erhöhte Fahrtkosten erstattet. HERBSTTAGUNG 2014

19 - 3 - weitere Betrugsstraftaten: Kreditbetrug, 265b StGB Beispiel: Bei der Bitte um ein Darlehen wird der kreditgebenden Bank eine falsche Bilanz vorgelegt. Subventionsbetrug, 264 StGB Beispiel: Falsche Angaben bei der Beantragung der EEG-Umlage; Bei der Bewerbung um die finanzielle Förderung einer neuen Produktionsanlage werden fehlerhafte Angaben über das zu produzierende Produkt oder die voraussichtlich neu zu schaffenden Arbeitsplätze gemacht. Kapitalanlagebetrug, 264a StGB Werbung mit falschen Versprechen/ Hoffnungen Versicherungsmissbrauch, 265 StGB Pflichtverletzungen der Unternehmensführung (insb. Kapitalgesellschaften) Falsche Angaben, 82 GmbHG/ 399 AktG Falsche Angaben des Geschäftsführers/ Vorstands in Bezug auf die Gründung, Sacheinlagen oder die Liquidation der Gesellschaft oder falsche Darstellung der Beziehungen einer AG zu verbundenen Unternehmen gegenüber der Gesellschafterversammlung/ Eigentümerversammlung. Unrichtige Darstellung, 331 HGB Falsche oder fehlerhafte Darstellungen oder Angaben des Geschäftsführers/ Vorstands im Jahresabschluss, Lagebericht, Konzernabschluss. Verletzung der Verlustanzeigepflicht, 84 GmbHG/ 401 AktG Der Verlust von ½ des Stammkapitals muss Gesellschaftern angezeigt werden unterlässt der Geschäftsführer/ Vorstand dies, macht er sich strafbar. Auch die fahrlässige Begehung ist strafbar. Verletzung der Geheimhaltungspflicht, 85 GmbHG/ 404 AktG Unbefugte Offenbarung eines Betrieb- oder Geschäftsgeheimnisses. Arbeitsrecht insb. Vorenthaltung und Veruntreuung von Arbeitsentgelt, 266a StGB Insolvenzstraftaten Bankrott, 283 StGB Verletzung der Buchführungspflicht, 283b StGB Gläubigerbegünstigung, 283c StGB Schuldnerbegünstigung, 283 d StGB Insolvenzverschleppung, 15a IV InsO HERBSTTAGUNG 2014

20 - 4 - Steuerstraftaten Steuerhinterziehung, 370 AO Leichtfertige Steuerverkürzung, 378 AO Nicht nur das bewusste Verschweigen mit dem Vorsatz, Steuern zu hinterziehen, ist strafbar. Auch derjenige, der gegenüber der Finanzverwaltung eine steuererhebliche Angabe nicht oder fehlerhaft macht und sich diese steuermindernd auswirkt, handelt ordnungswidrig, sofern er hierzu bei sorgfältiger Durchsicht der Unterlagen in der Lage gewesen wäre. Nichtwissen schützt vor Strafe nicht. Beispiele: Ein neuer Geschäftsführer verschafft sich nur sehr grob einen Überblick über die Finanzanlagen des Unternehmens. Dabei entgeht ihm, dass das Unternehmen zinsbringende Geldanlagen hält. Die Zinserträge werden bei der Steuererklärung nicht angegeben. Vorsteueranmeldung in einem falschen Voranmeldezeitraum. Wettbewerbsverbote Strafbare Werbung, 16 Abs. 1 UWG Irreführende Werbung durch die Behauptung unwahrer Tatsachen in der Absicht, den Anschein eines besonders günstigen Angebotes hervorzurufen. Progressive Kundenwerbung, 16 Abs. 2 UWG Schutz des Unternehmensgeheimnisses/ Wirtschaftsspionage: 17 UWG Der Verrat von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen oder die unbefugte Verschaffung eines Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisses. Beispiele: Ein Mitarbeiter eines Automobilherstellers gibt Informationen über technische Daten eines neuen Motors einem Konkurrenten preis. Ein Mitarbeiter einer Zeitung leitet neu geschaltete Wohnungsanzeigen einen Tag vor ihrer Veröffentlichung einem wohnungssuchenden Bekannten weiter. Bei einer Werksbesichtigung eines Konkurrenten entwendet ein Mitarbeiter der Produktentwicklung Aufzeichnungen über ein neues Produkt. Wie sind ihre Daten gesichert? Welche Mitarbeiter haben Zugriff auf welche Daten? Sind Ihre Mitarbeiter entsprechend geschult und sensibilisiert? 18 UWG Die unbefugte Verwendung von im geschäftlichen Verkehr anvertrauter Vorlagen wie Muster, Schablonen, Modelle o.ä. Die Verletzung von Patent-, Marken-, Design- und Gebrauchsmusterrechten. Die illegale Beschäftigung von Ausländern nach dem SGB III und dem Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und der illegalen Beschäftigung, 404 SGB III und 8 ff. SchwarzArbG HERBSTTAGUNG 2014

21 - 5 - Korruption Wettbewerbsbeschränkende Absprachen bei Ausschreibungen, 298 StGB Beispiel: Die Stadt plant ihren Hausmeisterdienst in Schulen zu privatisieren. Ein interessiertes Unternehmen trifft eine Absprache mit konkurrierenden Unternehmen, woraufhin diese ihre Leistung zu erhöhten Preisen anbieten und das interessierte Unternehmen den Zuschlag erhält. Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr, 299 StGB Wer eine Gegenleistung dafür fordert, dass er einen anderen Wettbewerber in unlauterer Weise bevorzugt oder wer einem Wettbewerber einen Vorteil dafür verspricht, dass dieser ihn in unlauterer Weise im Wettbewerb bevorzugt. Beispiele: Ein Einkäufer wird von einem zuliefernden Unternehmen für die bevorzugte Abnahme ihrer Produkte bezahlt. (Sofern die abgenommenen Produkte überteuert sind, könnte er sich ggf. auch wegen Untreue strafbar machen.) Ein Handyhersteller zahlt dem die IFA organisierenden Unternehmen einen Geldbetrag. Daraufhin wird ihm der attraktivste Ausstellerplatz auf der Messe zugewiesen. Dem Konkurrenten wird ein schlecht sichtbarer Ausstellerplatz in der letzten Halle zugewiesen. Bei diesem Straftatbestand wird keine öffentliche Stelle oder ein Amtsträger bestochen. Adressat sind private Unternehmen und Privatpersonen! Der Straftatbestand gilt auch im ausländischen Wettbewerb. Sie sollten sich also stets über die geschäftlichen Beziehungen und Gepflogenheiten im Ausland informieren. Hohes Risiko beim Unternehmenskauf! Die geschäftlichen Beziehungen und Praktiken des zu kaufenden Unternehmens sind vor dem Kauf zu prüfen! Vorteilsgewährung und Bestechung eines Amtsträgers, 333, 334 StGB Beispiele: Ein Dezernatsleiter des Bauamtes bevorzugt ein Bauunternehmen bei der öffentlichen Vergabe eines Bauauftrages. Einem Mitarbeiter des Straßenverkehrsamtes wird ein Geldbetrag gezahlt. Im Gegenzug wird einem Mitarbeiter kein Fahrverbot auferlegt. III. Sanktionen und Verantwortung der Unternehmensführung Sanktionen gegen die einzelnen Straftäter/ handelnden Personen Freiheitsstrafe Geldstrafe Bußgeld ggf. auch Berufsverbot Die Verantwortung liegt in der Unternehmensleitung, denn die Geschäftsführung/ der Vorstand haftet persönlich für von Mitarbeitern begangene Straftaten: 9, 130 OWiG HERBSTTAGUNG 2014

22 Abs. 1 OWiG: Wer als Inhaber eines Betriebes oder Unternehmens vorsätzlich oder fahrlässig die Aufsichtsmaßnahmen unterlässt, die erforderlich sind, um in dem Betrieb oder Unternehmen Zuwiderhandlungen gegen Pflichten zu verhindern, die den Inhaber treffen und deren Verletzung mit Strafe oder Geldbuße bedroht ist, handelt ordnungswidrig, wenn eine solche Zuwiderhandlung begangen wird, die durch gehörige Aufsicht verhindert oder wesentlich erschwert worden wäre. Zu den erforderlichen Aufsichtsmaßnahmen gehören auch die Bestellung, sorgfältige Auswahl und Überwachung von Aufsichtspersonen. Der Geschäftsführung hat durch objektiv erforderliche und zumutbare Maßnahmen für ordnungsgemäße und rechtmäßige Abläufe zu sorgen. Hierzu gehören insbesondere die sorgfältige Auswahl der Mitarbeiter, sachgerechte Organisation und Aufgabenverteilung, Aufklärung und Belehrung der Mitarbeiter, Überwachung der Mitarbeiter (regelmäßige Stichproben) und Überprüfung des Zustands der verwendeten Betriebsmittel. Beispiele: Ein stark provisionsabhängig bezahlter Mitarbeiter besticht einen Amtsträger bei einer öffentlichen Vergabe. Die Arbeitsweise des Mitarbeiters wurde lediglich kurz nach seiner Einstellung überprüft. Da seine Arbeit fehlerfrei war, wurde sie nicht überwacht. Der Gesellschafter wird in diesem Fall wegen Aufsichtspflichtverletzung bestraft. Ebenso wenn die Buchhaltung nicht in geeigneter Weise organisiert ist oder nur unzureichend kontrolliert wird und deshalb bei der Umsatzsteuervoranmeldung erhöhte Vorsteuer geltend gemacht wird. Das gilt nicht nur für Aufsichtsräte in großen Aktiengesellschaften wie Siemens, sondern auch in kleineren Gesellschaften beispielsweise für GmbH-Gesellschafter. Strafe: Bußgelder in Höhe von bis zu 1 Mio. Sanktionen gegen das Unternehmen, 30 OWiG Einziehung einzelner Gegenstände Beispiel: Weil ein Unternehmen gebrauchte Waren im Internet als Neuware verkaufte, wurden dem Unternehmen alle PC eingezogen, mit denen sie den Verlauf der Waren steuerten. Gewinnabschöpfung (Verfall) Beispiel: Geldbuße aber auch: Zahlung des gesamten Gewinns, der durch eine kartellrechtswidrige Absprache erlangt wurde. Beispiel Siemens: Wegen der Bildung schwarzer Kassen musste Siemens eine Geldbuße von 201 Mio. zahlen. Imageverlust Kundenverlust Verlust von Fremdfinanzmitteln/ Investitionen Dritter Veröffentlichung von Namen durch das Bundeskartellamt Ausschluss von Vergabeverfahren HERBSTTAGUNG 2014

23 - 7 - Der Arbeitgeber kann sich von dem Vorwurf der Aufsichtspflichtverletzung i.d.r. befreien, wenn er aufzeigen kann, dass er ein effektives Compliance-System im Unternehmen installiert hat. IV. Schutzmöglichkeiten Compliance Was ist das? Compliance bzw. Regeltreue (auch Regelkonformität) ist die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien in Unternehmen, aber auch von freiwilligen Kodizes. Die Gesamtheit der Grundsätze und Maßnahmen eines Unternehmens, zur Einhaltung bestimmter Regeln und damit zur Vermeidung von Regelverstößen in einem Unternehmen wird als Compliance-Management-System bezeichnet (IDW PS 980 Tz.6). Zur Verhinderung von Straftaten und Ordnungswidrigkeiten wird ein Kontroll- und Managementsystem geschaffen, dass die Einhaltung gesetzlich vorgeschriebener Richtlinien überwachten, aber auch eigene Standards und Verhaltensregeln zur Vermeidung von Straftaten und Ordnungswidrigkeiten sowie dem Schutz des Unternehmens aufstellt. Ziele von Compliance: Risikominimierung, Effizienzsteigerung, Effektivitätssteigerung Verhinderung von Straftaten innerhalb des Unternehmens Verhinderung von Straftaten gegenüber anderen Unternehmen aber auch Verhinderung von Straftaten Dritter gegenüber dem eigenen Unternehmen (insb. Industriespionage durch ausländische Unternehmen und Staaten) Die Grundsätze eines effektiven Kontroll- und Präventionsprogrammes - Im Grundsatz gibt es drei Säulen: Prävention (prevent) Erkenntnis (detect) Sanktion (respond) Unternehmenskultur schaffen Risikoanalyse Aufstellen von Richtlinien Internes Kontrollsystem (IKS) Zeitplan zur Umsetzung Training der Mitarbeiter Internes Kontrollsystem (IKS) anonyme Stelle für Hinweisgeber zur Aufdeckung bestehender Verstöße (Beispiel: bei Siemens externe Telefonhotline eines extern betriebenen Dienstleisters) regelmäßige und konsequente Verfolgung von Verdachtsfällen und Auffälligkeiten Amnestieprogramm klares und konsequentes Sanktionsprogramm Amnestieprogramm Verstöße werden mit Rechts- und Finanzberatung und den Abschlussprüfern auf ihre steuerliche und bilanzielle Relevanz hin überprüft HERBSTTAGUNG 2014

24 - 8 - Daran anschließend folgt eine vierte Säule: Nachhaltigkeit Das eigene System sollte dauerhaft überprüft, hinterfragt und verbessert werden. Unternehmenskultur - Unternehmenskultur ist das Muster gemeinsamer Grundprämissen Commitment zum Unternehmen - Die Veränderung beginnt im Kopf. - Schlechte Unternehmenskultur entsteht insbesondere bei strukturellen Umwandlungen, Stellenabbau, fehlender Kommunikation. - Vertrauen gegenüber den Mitarbeitern aber vor allem auch der Mitarbeiter in das Unternehmen und die Unternehmensführung. Tone from the top - Beispiel Japan mit niedriger Wirtschaftskriminalität im Unternehmen Grund ist die lange Tradition von Unternehmensphilosophie mit dem Ziel, moralische Verhaltensrichtlinien für die Unternehmensangehörigen festzulegen, um das Wohlergehen und die Kontinuität der Betriebsgemeinschaft sicherzustellen. o o o o o o Verpflichtung zu Selbstdisziplin Kooperation und Loyalität zum Unternehmen aber auch gegenseitige Rücksichtnahmen der Unternehmensführung persönliche Einbindung aller Betriebsangehörigen, auch in Entscheidungsprozesse (in größeren Unternehmen bspw. durch Verbesserungsabteilung Internes Managementsystem durch Anregungen aus der Belegschaft Transparenz in der Entscheidungsfindung führt zu Identifikation und besserer Umsetzung dies wird durch Bilder, Slogans, Symbole transportiert - Die Identifikation zum Unternehmen reicht alleine aber nicht, da dies nur einen Schutz des Unternehmens von Innen bedeutet; es führt nicht zu fairerem Verhalten gegenüber dem Wettbewerbern und außenstehenden Dritten. Entscheidende Frage: Was möchte ich als Unternehmensführung? Was ist mir wichtig? Im Anschluss: Evaluation der Mitarbeiter Wie sehen die Mitarbeiter das Unternehmen? Wie empfinden sie die Arbeitsbedingungen? Wie schätzen sie die Unternehmensführung ein? Risikoanalyse - Gerade der Mittelstand benötigt keine riesigen, auf Großkonzerne ausgerichteten Compliance- Programme, die das Unternehmen überfordern und vor einen riesigen Bürokratieberg stellen. HERBSTTAGUNG 2014

25 Deshalb empfiehlt sich zuvor eine Analyse, was in der Branche und in dem einzelnen Unternehmen notwendig und sinnvoll ist, wo Risiken bestehen, wo wirksame Anknüpfungsmöglichkeiten vorhanden sind - 2 Bereiche sind zu unterscheiden: allgemeine Risiken: gesetzliche Regelungen und Anforderungen, insbesondere Arbeitsschutzgesetze, Antidiskriminierungsgesetze, umweltrechtliche Bestimmungen und Standards, Lebensmittel- und Hygienestandards, Datenschutzbestimmungen, wettbewerbsrechtliche Rahmenbedingung individuelle Risiken: Fokus auf den eigenen Betrieb und individuelle Risikobereiche - im Anschluss: Analyse des Ist-Zustands zur Entwicklung eigener Standards Richtlinien aufstellen Richtlinien sollten an das Unternehmen angepasst sein - Ein umfangreiches Regelwerk verunsichert Mitarbeiter und hemmt sie Gefahr vor zu viel Bürokratie - Deshalb: weniger komplex und dafür in den Geschäftsablauf integriert und entweder an den Geschäftsbetrieb angepasst oder die eigenen Geschäftspraktiken müssen entsprechend angepasst werden. Beispiel: In manchen Fällen widerspricht die Einhaltung von Compliance-Richtlinien zu hoher prämien- oder provisionsabhängiger Vergütung, durch die man angehalten wird, aggressiv zu werben und den Wettbewerb zu täuschen. - Es sollte eine Mitarbeiterbelohnung und Förderung nicht nur für finanzielle sondern auch ethische Weiterentwicklung implementiert werden. Möglichkeit für den Mittelstand: Anfrage bei Wirtschafts- und Branchenverbänden zu ausgearbeiteten Compliance-Programmen und Hilfestellungen IKS - Internes Kontrollsystem: Technische oder organisatorische Vorgänge, Maßnahmen und Methoden, die das Einhalten der vorgegebenen Regeln und Arbeitsabläufe kontrollieren und so den reibungslosen Geschäftsbetrieb des Unternehmens sichern. - manuelle und automatische Kontrollen; systemunterstützt oder persönlich durch Abteilungsleitung und Geschäftsführung - Automatische Kontrollen häufig durch Softwareprogramme; hier geht es meist um die Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten (siehe Unterlagen von Herrn Peters) - Findet sich vielfach in der Buchhaltung, umfasst im Ergebnis aber die Kontrolle aller Geschäftsbereiche und die Einhaltung der aufgestellten Richtlinien. - Zertifiziertes Kontrollsystem des Instituts der Wirtschaftsprüfer: IDW PS 980 zur systematischen Risikoidentifikation und Risikobeurteilung sowie der Überwachung und laufenden Verbesserung des bestehenden Compliance-Managements - Daneben bestehen im Ausland wesentlich weitreichendere Kontrollsysteme, deren Einhaltung verpflichtend ist: HERBSTTAGUNG 2014

26 FCPA Recource Guide (USA) US Sentencing Guidlines (USA) UK Bribery Act Guidance (BG) Bei geschäftlichen Beziehungen im Ausland sollte stets geprüft werden, ob verpflichtende Compliance-Programme und Standards bestehen. Hier kann auch eine fehlende Kontrolle der Geschäftspartner wie Zulieferern zu erheblichen Strafen führen. Due Diligence ist in vielen Fällen empfehlenswert, insbesondere auch bei dem Aufbau neuer Geschäftsbeziehungen im Ausland. Training der Mitarbeiter Informationen über Recht und Richtlinien - allgemein aber auch abgestimmt auf die jeweilige Abteilung - weitere/ übergreifende Kommunikationsmaßnahmen - wichtig: nicht einmalig sondern wiederkehrend ( re-fresher ) - besondere Risikogruppen häufiger und intensiver Außerdem.richtig organisiert Zuordnung von Verantwortlichkeit und Kontrolle keine zufällige Aufgabenteilung sondern klare Zuweisung zentral und konzentriert - insb. im Bereich des Zahlungsverkehrs - wenig Bargeld, Reduzierung der Bankkonten Aufgabenteilung bei sich überschneidenden Risikobereichen Beispiel im Einkauf: Ein Geschäftsvorgang lässt sich in mehrere Arbeitsschritte unterteilen, die von unterschiedlichen Mitarbeitern ausgeführt werden sollten: Bestellung der Ware Rechnungsprüfung - Buchhaltung Zahlungsfreigabe Implementierung des Compliance-Programmes - Adressat des Compliance-Programms sind die Mitarbeiter, so dass grundsätzlich die Personalabteilung betroffen ist. Zudem finden sich viele Risikofelder im Bereich der Buchhaltung und des Controllings. Es empfiehlt sich daher, das Compliance-Management an einer Schnittstelle zwischen diesen beiden Abteilungen zu installieren. - In vielen Unternehmen bietet sich ein sog. Compliance-Officer an. Dokumentation Zeit - Den Mitarbeitern sollte ausreichend Zeit gewährt werden, das Compliance-Programm auch umzusetzen. - Das gilt zum einen bei der Installation als auch bei der dauerhaften Umsetzung. - Zu hoher Zeitdruck kann zu einer Umgehung vorgegebener Arbeitsabläufe führen. HERBSTTAGUNG 2014

27 Information - Ein regelmäßiger und durchgehender Informationsfluss ist Voraussetzung eines funktionierenden Compliance-Systems. - regelmäßige Arbeitsgruppen, Besprechungen mit den einzelnen Mitarbeitern, regelmäßiges Feedback, gutes Klima zwischen Führung und Mitarbeiter aber auch unter den Mitarbeitern Risikoklassifizierung der Vertragspartner Due Diligence oder Analyse/ Bewertung nicht nur bzgl. finanzieller und technischer Risiken sondern auch Compliance-Risiko sollte untersucht und Verträge entsprechend gestaltet werden IT-Sicherheit eigene Sicherung des Datensystems Außerdem Sensibilisierung für Daten- und Informationsweitergabe an die Mitarbeiter und der Mitarbeiter an Dritte (verschlüsselte s, Benennung von Kunden, Weitergabe von Daten und Zahlen). Beispiel: Ein Apple-Mitarbeiter hatte Zugang zu allen Kundendaten des Unternehmens. Er rief daraufhin auf dem Handy der Schauspielerin Eva Longoria an und bot ihr ein privates Geschenk an, nutzte den Datenzugang von Apple also für seine privaten Interessen.. neben den typischen Risikofelder nicht zu unterschätzen: Soziale Netzwerke - Mitarbeiter müssen für Grenze zwischen privater Meinungsäußerung und Unternehmensveröffentlichung, kommerzieller Werbung und persönlicher Bewertung sensibilisiert werden. Wie weit darf ich bei Äußerungen über das eigene Unternehmen und den Wettbewerber gehen? Was ist noch dienstlich, was ist privat? - außerdem: Verantwortung des Mitarbeiters und sein korrekter Umgang im Netz - Zulassung der Nutzung von sozialen Medien in der Arbeitszeit? Dürfen soziale Medien genutzt werden? In welchem Umfang? HERBSTTAGUNG 2014