DOMUS Objektmanagement. Die Organisationslösung für Ihr professionelles Immobilien-Management. Produktübersicht. DOMUS - Gemeinsam Zukunft gestalten

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1 Die Organisationslösung für Ihr professionelles Immobilien-Management Produktübersicht DOMUS - Gemeinsam Zukunft gestalten

2 Arbeitsabläufe prozessorientiert und vereinfacht darstellen. Damit haben Sie mehr Zeit für das Wesentliche Ihre Kunden. Einführung Was ist das? ist eine Büroorganisationssoftware, die die Individualität Ihrer Arbeitsabläufe prozessorientiert abbildet. Aufgaben werden schneller abgewickelt und Ihre Kundenbeziehungen werden gestärkt. Dokumentenmanagement Kontaktverwaltung Terminmanagement und Wiedervorlagesystem Eingang Technische Verwaltung Recherchesystem Zeiterfassung und Controlling Workfl owfunktion Telefonanbindung Die wesentlichen Arbeiten mit unterstützt Sie dabei, die verschiedenen Arbeitsbereiche zu strukturieren und praxistreu abzubilden. Durch die miteinander verbundenen Bereiche und die Schnittstelle zu unserem kaufmännischen System entfällt Ihnen die Doppeleingabe und hilft Ihnen dabei den Überblick zu behalten. Arbeitsabläufe verwalten, steuern und dokumentieren, Aufträge und Projekte abwickeln Dokumente scannen und Personen, Objekte und Vorgänge zuordnen und verteilen Elektronische Post [ , Fax, Voice] verteilen Termine anlegen, bearbeiten und verwalten Telefonanbindung nutzen Dokumentenverwaltung bis zur Archivierung 2 DOMUS Objektmanagement - Büroorganisation leicht gemacht

3 Welchen Nutzen bringt Ihnen der Einsatz von? Mit werden Arbeitsabläufe optimiert. Dokumentations-, Verwaltungs- und Rechercheaufwand werden minimiert. Sie sparen Zeit und Kosten und können dadurch zusätzliche Mandanten übernehmen. Durch den Einsatz von DOMUS Objektmanagement steigern Sie Ihre Leistung und verbessern die Qualität Ihrer Arbeit. speichert die Informationen in einer Standarddatenbank und kann Ihnen dadurch die einmalig vorhandenen Daten, aus verschiedenen Sichtweisen entsprechend aufbereitet präsentieren s Dokumente Mitarbeiter Nutzen Objektsichtweise: Zeigt alle Informationen zu einem Objekt oder einer ausgewählten Einheit. Objekte Personensichtweise: Zeigt alle Informationen zu einer ausgewählten Person. [Eigentümer, Beirat, Mieter, Handwerker ect.] Projekte Projektsichtweise: Zeigt alle Informationen zu einem ausgewählten Projekt. Sachbearbeitersichtweise: Zeigt alle Aufgaben des jeweiligen Sachbearbeiters. Wiedervorlagen/Termine Klarer Wettbewerbsvorteil Desto früher Sie anfangen die Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern, desto größer wird Ihr Vorteil gegenüber dem Wettbewerb. Der konsequente Einsatz dieser Lösung hat unseren beste- henden Kunden zu Umsatzsteigerungen von bis zu 25% verholfen. Konstantin Gastmann / PIXELIO - Büroorganisation leicht gemacht 3

4 Arbeitsweise Die Arbeitsweise von Gesteuert über das Wiedervorlagesystem werden die Aufgaben automatisch aktiviert. [To-Do-Liste] Aufgaben zu bestimmten Adressen werden umgehend angezeigt sobald der Kunde Sie telefonisch kontaktiert. [CTI-Lösung/Telefonanbindung] Mit arbeiten alle Mitarbeiter nach den gleichen festgelegten Regeln. Daten und Dokumente werden dadurch richtig abgelegt und bei Recherchen schnell wieder gefunden. Zu einem Vorgang werden nicht nur Dokumente gespeichert, sondern auch alle zusätzlichen Informationen wie Telefonate, Gespräche vor Ort oder weitere Vorgehensweisen. Jeder Vorgang mit den dazugehörigen Dokumenten und Informationen ist innerhalb von Sekunden aufrufbar. Egal ob es sich um einen aktuellen oder bereits archivierten Vorgang handelt. Die Geschäftsvorfälle werden mit allen Informationen [Dokumenten, Gesprächs- und Telefonnotizen, Eingangspost, , Fax, Terminen etc.] übersichtlich dokumentiert. Recherchen erfolgen auf Knopfdruck am Arbeitsplatz des Mitarbeiters. Mit dem leicht zu bedienenden Recherchetool können Sie nach verschiedenen Kriterien zum Beispiel Dokumente, Kontakte oder Aufgaben fi nden. Diese schnellen Recherchen ermöglichen kurze Antwortzeiten bei Anfragen durch den Eigentümer, Beiräte, Mieter etc. Jeder Mitarbeiter hat im Rahmen seiner Rechte Zugriff auf die kompletten Daten und kann somit jederzeit kompetent Rede und Antwort stehen. Qualitätssteigerung für Ihr Unternehmen Unternehmens- und Mitarbeiterkompetenz gegenüber Dritten Optimale Informationsverwaltung und Kommunikation Kundenzufriedenheit Qualitätssteigerung für Ihren Mitarbeiter Büroarbeitsplatz mit modernster und innovativer Software Anforderungen in kürzester Zeit bewältigen Weniger Stress 4 DOMUS Objektmanagement - Büroorganisation leicht gemacht

5 Produktbeschreibung Adressverwaltung Die Adressen aus der DOMUS 1000 oder DOMUS 4000 Datenbank werden automatisch übernommen und stehen für alle Programmbereiche des zur Verfügung. Selbstverständlich können darüber hinaus auch weitere Adressen verwaltet werden. Über verschiedene Serienbrieffunktionalitäten können zudem jederzeit sämtliche Adressen nach den unterschiedlichsten Kriterien aus der Datenbank herausgesucht werden. Beschreibung Einheiten/ Personen Auch Mieter und Eigentümerdaten werden von DOMUS 1000 oder DOMUS 4000 an das übergeben. Nun können Vorgänge, Auswertungen und Dokumente aller Art zugeordnet werden. Büroorganisation Eine komplette Büroorganisation unterstützt Sie bei den Tätigkeiten im Büro. Zum Beispiel bei einem Anruf von einem Eigentümer sehen Sie automatisch die letzen Gesprächsnotizen und können das Gespräch nahtlos fortsetzen.während Sie mit DOMUS Objektmanagement arbeiten, werden die Daten gleichzeitig so abgelegt dass Auswertungen per Mausklick abrufbar sind. Dokumentenmanagement Vom Erstellen eines Briefes bis hin zur vollständigen Dokumentation von Objekten wie zum Beispiel Lageplänen, Exposés, Fotos und Objektbeschreibungen ist alles enthalten. Dabei werden über Platzhalter zahlreiche Informationen automatisch an das Dokument übergeben. Zusätzlich werden die Dokumente automatisch abgelegt. So fi nden Sie einen Brief über die Person, die Adresse, das Objekt, die Projektablage oder vielen weiteren Kriterien wieder. Für Serienbriefe können Sie beliebig viele Musterbriefe oder Vorlagen anlegen. - Büroorganisation leicht gemacht 5

6 Beschreibung Workfl ow Mit den vorgefertigten Workfl ow-listen können Sie ihre Arbeitsabläufe optimal steuern und für die vollständige Erledigung der Aufgaben ist gesorgt. Bei einem Mieterwechsel zum Beispiel wird Ihrem Sachbearbeiter jeder Aufgabenschritt aufgezeigt und protokolliert. Sie können die Workfl ow-listen auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen und garantieren somit die gewohnte Qualität. Vorgänge Automatisch werden alle zum Objekt bzw. zur Einheit angelegten Aufgaben mit den dazugehörigen Dokumenten und Informationen angezeigt. Diese Aufgaben können an andere Mitarbeiter versandt werden. Telefonanbindung Bei einem eingehenden Anruf öffnet sich automatisch ein Fenster mit der Adresse des Anrufers. Durch einen Mausklick werden Ihnen dann alle Vorgänge angezeigt, die sich auf den Anrufer beziehen. Auch ausgehende Telefonate können Sie über die Auswahl der Adresse selbst aktivieren. Sie müssen lediglich den Telefonhörer in die Hand nehmen oder das Headset aufsetzen. Objektdaten Automatisch werden die Objektdaten aus DOMUS 1000 oder DOMUS 4000 angezeigt. Zusätzlich können beliebig viele weitere Daten verwaltet werden, wie zum Beispiel eine genaue Zustandsbeschreibung des Objektes. Außerdem können die technischen Geräte hier verwaltet werden. Auch für diese Daten stehen komfortable Suchfunktionen zur Verfügung. 6 DOMUS Objektmanagement - Büroorganisation leicht gemacht

7 Auswertungen Per Mausklick erhalten Sie beispielsweise mühelos die komplette Objektdokumentation mit Aufl istung aller Tätigkeiten zu diesem Objekt für die Eigentümerversammlung oder die Beiratssitzung. Die dafür notwendigen Daten generieren sich dabei automatisch zu den Eingaben der täglichen Arbeit. Wiedervorlage Beim Programmaufruf legt das über das Wiedervorlagesystem alle Tätigkeiten vor, die heute von Ihnen zu erledigen sind. Vorgänge mit besonderer Priorität können ohne Selektion gesondert angezeigt werden. Es gibt automatische Erinnerungen und Kenntnisnahmen wie zum Beispiel die Erinnerung für eine bevorstehende Aufzugswartung. Beschreibung Terminmanager Der Terminmanager präsentiert Ihnen grafi sch die Termine eines ausgewählten Mitarbeiters oder einer Ressource. Selbstverständlich haben Sie hier den kompletten Zugriff auf die verschiedenen, mit einem Termin verbundenen Informationen. So können Sie schnell auch in dieser Sichtweise neue Dokumente zum Termin erzeugen oder bestehende Dokumente bearbeiten. Terminmanager [Personengruppen] Alternativ zu einzelnen Kalendern können auch die Termine verschiedener Personengruppen [aus Mitarbeitern und Ressourcen] gleichzeitig dargestellt werden. Die Gruppen können dabei von den einzelnen Benutzern individuell zusammengestellt werden. Da jeder Anwender durch die unterschiedlichen Aufgabenbereiche andere Anforderungen an den Terminkalender stellt, erfolgt die benutzerspezifi sche Speicherung der Voreinstellung. - Büroorganisation leicht gemacht 7

8 .. Das POWERPAKET für den effizienten Immobilienverwalter. Deutschlandweit sind wir für Sie da und bieten Ihnen: kompetente Beratung, die auf langjähriger Erfahrung basiert und auf Ihre Bedürfnisse und Anforderungen abgestimmt ist umfassende, persönliche Betreuung in jeder Phase Unterstützung, Einarbeitung und Hilfe bei der optimierten Nutzung der Software durch Trainings, Workshops und Schulungen Regionen übergreifende Hotline immer ein offenes Ohr für Ihre Anliegen DOMUS Software AG Otto-Hahn-Straße Ottobrunn Tel.: +49 [0] Fax: +49 [0] info@domus-software.de Ihr DOMUS Händler: 2010 DOMUS Software AG Alle Rechte vorbehalten. DOMUS OM Die in dieser Broschüre beschriebene Software wird unter Lizenz geliefert und darf nur gemäß dieser Lizenz benutzt oder kopiert werden. Kein Teil dieser Broschüre darf ohne vorherige, schriftliche Genehmigung der DOMUS Software AG reproduziert, übertragen, übersetzt, abrufbar in einem Medium gespeichert oder in eine gesprochene Sprache oder Computersprache übersetzt werden. Änderungen dieser Broschüre bleiben vorbehalten. Der Inhalt dieser Broschüre begründet keinerlei Ansprüche seitens des Käufers. Technische Änderungen und Irrtum vorbehalten. Diese Broschüre gibt keine Auskunft über Auslieferungsstand, Kosten und kostenpfl ichtige Optionen. Es wird keine Gewähr für Verfügbarkeit von Funktionen, Bedienung und Aussehen übernommen. Die in Beispielen verwendeten Namen und Daten sind frei erfunden. Ähnlichkeiten sind daher rein zufällig. Dieser Broschüre liegt der zur Drucklegung aktuelle Programstand zugrunde. DOMUS OM ist ein eingetragenes Warenzeichen der DOMUS Software AG. DOMUS - Gemeinsam Zukunft gestalten DOM/Produktübersicht/d/0410