Ganz einfach SharePoint 2013

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1 Gabriela Bergantini Ganz einfach SharePoint 2013 Best Practice 3

2 Gabriela Bergantini Alle Rechte vorbehalten. All rights reserved. Verlag: Windsor Verlag ISBN: Umschlaggestaltung: Julia Evseeva Titelbild: BillionPhotos.com - Fotolia.com Layout: Julia Evseeva Illustrationen: Gabriela Bergantini Das Werk, einschließlich seiner Teile, ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung ist ohne Zustimmung des Verlages und des Autors unzulässig. Dies gilt insbesondere für die elektronische oder sonstige Vervielfältigung, Übersetzung, Verbreitung und öffentliche Zugänglichmachung. 4

3 Inhaltsverzeichnis 1. EINLEITUNG BEVOR SIE SHAREPOINT IHREN ANWENDERN ZUR VERFÜGUNG STELLEN MIT SHAREPOINT LOSLEGEN Organisation und Aufbau Berechtigungen DER SHAREPOINT BILDSCHIRM EINE SUBSITE ANLEGEN Vererbung der Rechte Rechte einsehen Mitwirken-Recht zuweisen Berechtigungsstufen NAVIGATION DOKUMENTBIBLIOTHEK ERSTELLEN Dokumente hochladen Dokumente ein- und auschecken Dokumente einchecken Dokumente bearbeiten Dokumente im Browser öffnen Papierkorb Datei wiederherstellen Metadaten Metadaten mit QuickEdit bearbeiten QuickEdit beenden Eigene Metadaten erstellen Spalte Keywords Anzeige der Metadaten in den Office-Programmen ANSICHTEN Ansicht erstellen Ansicht ändern Ordner deaktivieren Nur eigene Dateien anzeigen Nach Metadaten gruppieren Ansicht löschen Link zur Bibliothek in Microsoft Office Produkten platzieren

4 9. INTERESSANTE DOKUMENT-EIGENSCHAFTEN Allgemeine Einstellungen Versionierung Umgang mit Versionen Versionsverlauf einsehen Hauptversion veröffentlichen Metadaten in Word nutzen Versionsnummer in Word-Dokument einbauen Erweiterte Einstellungen Startverhalten der Dateien ändern Befehl Neuer Ordner ausblenden Standardspaltenwert Inhaltsgenehmigung Workflow Workflow starten Workflowvorlage zur Verfügung stellen Bibliothek als Vorlage speichern Vorlage verwenden Vorlage ändern Vorlage löschen BENACHRICHTIGUNGEN Benachrichtigungen wieder ausschalten FOLGEN Website folgen Dokument folgen SUCHEN Suchen im Webpart Suchkriterium löschen Suchen auf der Website Suche auf der Top Level Site Suche nach Dateinamen im Feld Websitesuche Suche nach Dateiinhalt Suche mit Anführungszeichen Suche mit Minuszeichen Suche nach Metadaten Suche nach Personen WEBSITE POSTFACH ERSTE SCHRITTE ENTFERNEN

5 15. APPS HINZUFÜGEN LISTEN Ansicht Kosten gruppiert nach Kategorie Export nach Excel Daten aktualisieren Webpart direkt auf Teamsite platzieren Dem Webpart eine Ansicht zuweisen AUFGABEN Verbindung mit Outlook herstellen Unteraufgaben Zeitachse Gantt-Diagramm-Ansicht KALENDER Kalender-Ansicht Standardansicht mit erweiterten Ereignissen Kalenderüberlagerung KONTAKTE ANKÜNDIGUNGEN Hyperlink hinzufügen App auf Seite platzieren BILDBIBLIOTHEK LINKS WEBSITE TEXTLAYOUT ÄNDERN SEITENVERLAUF UMFRAGEN Umfrage erstellen Fragen nachträglich bearbeiten Weitere Umfrage-Einstellungen Erweiterte Einstellungen Verzweigungslogik Umfrage ausfüllen Antworten auswerten Export nach Excel Wie erstellt man eine gute Umfrage SEITEN RESPEKTIVE PAGES Seite einfügen WIKI MICROBLOGGING

6 29. NAVIGATION ANPASSEN Lokale Navigation anpassen Ansichten in die Navigation einbauen ONENOTE BERECHTIGUNGEN FÜR FORTGESCHRITTENE Gruppe mit Entwerfen-Recht erstellen Benutzergruppe einer Bibliothek zuweisen OFFLINE ARBEITEN Dokumentbibliotheken offline verfügbar machen Listen offline bearbeiten GLOSSAR LITERATURVERZEICHNIS Bücher Websites Autorin

7 1. EINLEITUNG Seit über 10 Jahren führe ich SharePoint-Schulungen durch. Dabei werde ich immer nach der Best Practice oder nach Richtlinien gefragt, wie man am besten eine SP-Website einrichtet. Natürlich sind die Anforderungen sehr unterschiedlich und jedes Projekt oder Team hat seine Spezialitäten. Ich denke aber, dass es SharePoint-Funktionen gibt, die sich für jedes Projekt und/oder jedes Team eignen. In diesem Buch werden die wichtigsten Elemente von SharePoint beschrieben. In meinen Augen ist der Einsatz von SharePoint oder eines anderen Collaboration-Tools heutzutage ein absolutes Muss. Gerade bei Projekten, bei denen mehrere Teams intern und extern zusammen arbeiten, ist eine gemeinsame Plattform zum Informationsaustausch unerlässlich. Wo sich früher nur größere Firmen eine SharePoint-Plattform leisten konnten, steht heute mit Office 365 jedem Team ein kostengünstiges Programm zur Verfügung. Office 365 können Sie gegen eine monatliche Miete nutzen, die Verwaltung wird dabei von Microsoft übernommen. Das Zielpublikum für dieses Buch sind SharePoint-Administratoren, welche eine Seite unterhalten und Anwender, die sich in SharePoint zurechtfinden wollen. Erinnern Sie sich an den Auto Werbeslogan von SMART? Reduce to the Max. Dieser Werbespruch hat mich fasziniert. Genau dieses Prinzip wende ich bei meinen Büchern an: Auf das Wesentliche reduziert. Ich habe mich auf die wichtigsten Punkte konzentriert. Zusätzlich stelle ich gewisse Themen vereinfacht dar. Für mich sind zum Beispiel Webparts und Apps dasselbe. Sicher gibt es einen wichtigen technischen Unterschied. Der ist aber nur für Entwickler relevant. Wenn Sie dieses Buch von der ersten bis letzten Seite durcharbeiten, dann haben Sie am Schluss eine schöne, funktionale Seite für Ihr Projekt und/oder Team, und die ersten Schritte haben Sie schon gemeistert. 9

8 Dieses Buch können Sie zum Unterrichten wie auch zum Selbststudium nutzen. Wenn Sie dieses Buch gekauft haben, stelle ich Ihnen gerne eine Kennung auf meinem Office 365 zum Üben zur Verfügung. Schreiben Sie einfach an Ich sende Ihnen dann einen Zugang, den Sie einen Monat zum Testen nutzen können. Es ist auch möglich, einen solchen Zugang direkt bei Microsoft zu beziehen. Dies ist übrigens mein zweites Buch. Mein erstes Buch Alles im Griff dank Outlook 2013 (siehe Literaturverzeichnis) wurde nach dem gleichen Prinzip geschrieben. 10

9 2. BEVOR SIE SHAREPOINT IHREN ANWENDERN ZUR VERFÜGUNG STELLEN Eine gute Vorbereitung ist auch bei SharePoint Gold wert. Bereiten Sie Ihre Anwender schonend auf die Umstellung vor. Geben Sie diesen Zeit, sich anzupassen. Ich habe gelesen, dass ein normaler Mensch, zu denen ich mich übrigens auch dazu zähle, ungefähr 21 Tage braucht, um sich an etwas Neues zu gewöhnen. Stellen Sie auch eine Übungsplattform zur Verfügung. In SharePoint arbeiten Sie besser ohne Ordner. Warum, lernen Sie später ausführlich in diesem Buch. Dies kann bei Ihren Anwendern Unsicherheiten verursachen. Über 30 Jahre lang haben wir Dokumente in Ordnern abgelegt und nun sollen die Anwender auf einmal mit sog. Metadaten arbeiten. Neuerungen verursachen grundsätzlich Angst. Eine gute Vorbereitung hilft jedoch, Vertrauen zu fördern. Ganz wichtig: Bieten Sie Schulungen an. Ohne Schulung geht es nicht. Wissen zu vermitteln war noch nie so einfach wie heute: Neben den klassischen Fronttrainings mit einem Trainer können Sie Videos (WBT - web based trainings) anbieten. Auf dem Vormarsch sind Onlinetrainings zum Beispiel mit Microsoft Lync. Da müssen die Kursteilnehmer nicht einmal den Arbeitsplatz verlassen. Sie brauchen nur einen Computer und eine Verbindung ins Netz. Kommunizieren Sie. Anwender sind keine Hellseher. Stellen Sie die zur verfügbaren Funktionen (Webparts oder Apps) vor. Erklären Sie den Nutzen. Was ist Sinn und Zweck dieser Webparts. Überfordern Sie Ihre Anwender nicht. Beginnen Sie mit ein paar wenigen Funktionen. Weniger ist mehr. 11

10 Die Vorgesetzten müssen hinter dem Entscheid, SharePoint zu nutzen, stehen und dies auch entsprechend kommunizieren. Immer wieder mache ich die Erfahrung, dass die Vorgesetzten nicht wirklich hinter dieser strategischen Entscheidung stehen. Manchmal habe ich das Gefühl, dass mangelndes Wissen und Überforderung die Gründe dafür sind. Sehr selten treffe ich Kadermitarbeiter als Teilnehmer in meinen Kursen an. Bleiben Sie dran. Repetieren Sie wichtige Punkte immer wieder. Machen Sie bei jeder Gelegenheit auf SharePoint aufmerksam. Wie heißt es so schön: Steter Tropfen höhlt den Stein. 12

11 3. Mit SharePoint loslegen Zum Schreiben dieses Buches habe ich Office365 Business Premium verwendet. Eine SharePoint-Installation ist sehr komplex. Das ganze On-Premises in der eigenen Firma zu verwalten, können sich meistens nur größere Firmen leisten. Sie können aber ein sogenanntes Hosting kaufen. Dabei stellt Ihnen ein Provider Platz auf seinen Servern zur Verfügung. Sie zahlen eine monatliche Gebühr und speichern Ihre Daten beim Provider. Seit einiger Zeit stellt sich auch Microsoft als Hoster zur Verfügung. Sie können sich eine Office 365 Lizenz kaufen. Die Software wird pro Monat gemietet und die Daten werden In the Cloud, also bei Microsoft gespeichert. Da muss man sich überlegen, ob man das will. Gerade habe ich gehört, dass es in SharePoint 2016 möglich sein wird, Hybridsysteme zu pflegen. Das heißt, gewisse Funktionen sind in der Wolke und andere laufen lokal (also On-Premises). Bevor Sie mit SharePoint loslegen, ist es gut, ein paar Dinge und Begriffe zu kennen. Normalerweise wird SharePoint für die Verwaltung eines Projektes oder die Vorstellung einer Abteilung in einer Firma verwendet. Dazu benötigen Sie zuerst Zugriff auf eine sogenannte Top Level Site. Diese muss Ihre IT oder ein externer Provider zur Verfügung stellen. Diese spezielle Seite ist die oberste Seite eines SharePoint Auftrittes. Darunter können Sie nach Bedarf Unterseiten (engl. Subsites) erfassen. Diese Subsites können von einem SharePoint Administrator (Anwender mit Besitzer-Recht) erstellt werden. Ein SharePoint-Administrator muss keineswegs ein Technikfreak sein. Ein normaler Anwender mit Freude an der IT kann diese Aufgabe problemlos erledigen. Das ganze Konstrukt, also Top Level Site und Subsites, nennt man Site Collection, also eine Sammlung von Webseiten oder auf neudeutsch Website-Sammlung. 13

12 Auf der Top Level Site und den Subsites können Webparts respektive Apps platziert werden. Technisch gesehen gibt es einen Unterschied zwischen Webparts und Apps. Diese technischen Unterschiede spielen aber für Anwender momentan keine Rolle. Für uns ist ein Webpart ein App und ein App ist auch ein Webpart fertig. Leute, die sich für die genauen Unterschiede interessieren, informieren sich bitte im Internet. 3.1 Organisation und Aufbau Abbildung 3-1 Aufbau einer SharePoint Websitesammlung Auf einer Website befinden sich Webparts oder auch Apps genannt: 14 Abbildung 3-2 Bestandteile einer SharePoint-Site

13 Eine Website besteht aus einer oder mehreren Seiten oder auch Pages genannt. Sie können sich das wie ein Haus mit Zimmern vorstellen: Abbildung 3-3 Site oder Page 3.2 Berechtigungen Der Zugriff auf die Informationen wird mit Berechtigungen gesteuert. Am einfachsten organisieren Sie die Berechtigungen in Gruppen. Vom Berechtigen einzelner Personen wird abgeraten. Der Aufwand, die Rechte zu verwalten, wäre viel zu groß. SharePoint kennt drei Standardgruppen: Rolle Besucher Mitglieder Besitzer Berechtigung/Funktion Besucher haben das Lese-Recht. Sie können nichts an den Dateien verändern. Sie können nur lesen, Dateien herunterladen, Inhalte ausdrucken. Mitglieder haben das Mitwirken-Recht und dürfen zusätzlich Inhalte hinzufügen, entfernen, ändern, löschen und verschieben. Vollzugriff/Administratorenrecht. Dieser darf zusätzlich Benutzer hinzufügen/entfernen und Änderungen am Design vornehmen, Webparts respektive Apps hinzufügen. 15

14 Ich empfehle Ihnen, diese Standardgruppen zu verwenden. Die allermeisten Szenarien können Sie damit abdecken. Falls nötig können Sie weitere Gruppen erstellen. In meinen Augen kann das Sinn machen, wenn Sie Bibliotheken mit Inhaltsgenehmigung konfigurieren (siehe Kapitel Inhaltsgenehmigung). In diesem Fall ist es praktisch, eine Gruppe mit dem zusätzlichen Recht Genehmigen zu erstellen. Mehr dazu später. Es lohnt sich, Zeit in die Organisation der SharePoint-Anwender zu investieren. Ein schlechtes oder gar kein Benutzerkonzept ist eines der größten Probleme, welches ich in der Praxis antreffe. Auf los geht s los scheint das Motto vieler Menschen zu sein. Dieses Vorgehen rächt sich früher oder später immer. Für kleinere SharePoint-Auftritte reicht eine kleine Excelliste. Für komplexere Strukturen lohnt sich vielleicht die Anschaffung eines kostenpflichtigen Zusatztools. Gleich im Anschluss finden Sie ein Beispiel einer Excelliste, so wie ich mir das vorstelle. Ich versuche möglichst, die gleichen Gruppen wiederzuverwenden. Darum wird die Besuchergruppe der Seite 1 mehrmals verwendet. Zum Teil sehen halt mehr Leute als nötig gewisse Informationen. Das aber stört mich meistens nicht. Sie dürfen ja nur schauen und nichts verändern. Schließlich heißt es ja SharePoint nicht HidePoint. Abbildung 3-4 Excel-Liste für Benutzerberechtigungen 16

15 Der SharePoint Bildschirm 4. Genug Theorie. Werfen wir jetzt einen Blick auf das Programm. Starten Sie Ihre SharePoint- oder meine Testseite. Abbildung 4-5 SharePoint-Startbildschirm! Hinweis: Sehr gerne können Sie einen Monat lang auf meinem SharePoint testen. Schreiben Sie mir einfach eine Mail an Mit einem Symbol können Sie die Schnellstartleiste ausblenden. Klicken Sie auf das Symbol Fokus auf Inhalt. 17

16 Abbildung 4-6 Symbol Fokus auf Inhalt Blenden Sie die Navigation gleich wieder ein. 18

17 5. Eine Subsite anlegen Legen wir nun unsere erste Unterseite respektive Subsite an: Wechseln Sie in die Top Level Site. Klicken Sie auf das Symbol für das Menü Einstellungen (Zahnradsymbol) und anschließend auf Websiteinhalte. Abbildung 5-7 Menü Website-Inhalte Danach selektieren Sie Neue Website. 19

18 Abbildung 5-8 Neue Website erstellen Geben Sie Ihrer Seite einen Titel und eine URL. Vor allem bei der URL empfehle ich, auf Leerzeichen zu verzichten. Die Leerzeichen werden in der Adresszeile mit %20 dargestellt, was mit der Zeit unübersichtlich wird. Den URL-Namen würde ich möglichst kurz wählen. Als Vorlage wählen Sie Teamsite. 20