Entwicklung des DILI-Lern- und Wissenssystems

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1 Entwicklung des DILI-Lern- und Wissenssystems Friedemann Reim, Infoman AG Ergebnisse des Verbundprojekts Digitales Lernen in der Instandhaltung (DILI)

2 Impressum Download: Empfohlene Zitierweise: Reim, Friedemann (2015): Entwicklung des DILI-Lern- und Wissenssystems. München: ISF München. E-Paper, zugänglich unter Autor: Friedemann Reim (Infoman AG) Lektorat: Frank Seiß (ISF München) Herausgeber: Institut für Sozialwissenschaftliche Forschung e. V. ISF München Jakob-Klar-Str. 9 D München Tel Fax zentrale@isf-muenchen.de München, im Mai 2015

3 Entwicklung des DILI-Lern- und Wissenssystems Friedemann Reim, Infoman AG 1 Herausforderung an eine IT-Lösung: Informationsaustausch in der Instandhaltung Lebenslanges Lernen in der Instandhaltung setzt einen funktionierenden Informationsaustausch zwischen den beteiligten Personen voraus. Die IT-Unterstützung für Lernprozesse muss dabei berücksichtigen, dass Lerninhalte dynamisch entstehen und sehr unterschiedlich genutzt werden. Wie von Rogalla et al beschrieben, weist die Praxis der Wissensgenerierung und des Informationsaustauschs folgende zentrale Merkmale auf: Daten- und Dokumenten-Konglomerate Explorierend-improvisierende Wissensgenerierung Interagierende Fachkulturen Eine Kultur des informellen Informationsaustauschs Diese Merkmale waren auch bei der Umsetzung der IT-Lösung in den Erprobungsfeldern in unterschiedlicher Ausprägung zu beobachten. 2 Eckdaten der IT-Umsetzung und der Erprobung: Lernen mit Web 2.0 Im Sinne der angestrebten Web-2.0-basierten Lernlösung waren bei einer Umsetzung folgende Eckpunkte zu beachten: Lernen als People Business : Die Nutzung von Kollaboration spielt im betrieblichen Umfeld eine bedeutsame Rolle. Bedarfsorientiertes Lernen im Arbeitsprozess : Lernen wird nicht als in sich geschlossene Applikation verstanden, sondern als offene Wissens-Plattform. Lernen versus Wissensmanagement : Die Übergänge sind fließend. Auf dieser Basis wurde das Lern- und Wissenssystem von Infoman erstellt. Es wurde bei den Anwendungspartnern implementiert und an die dortigen IT-Infrastrukturen angepasst. Die Erprobung erfolgte bei den beiden Anwendungspartnern mit unterschiedlichen Schwerpunkten, wie Tabelle 1 zeigt.

4 4 Friedemann Reim Tabelle 1: Schwerpunkte des Lern- und Wissenssystems bei den Anwendungspartnern Erprobungsfeld Schwerpunkt PAG Dashboard für Störungsmeldungen TTS Wissensmanagement mit Community- Funktionalität Dashboard für komplexe Maschine 1. Suche nach Anlagenunterlagen, nach Problemlösungen 2. Lernen entlang von auftretenden Störungen 3. Prozessintegrierter Zugang zu vielfältigen Informationsquellen, optimierter Informationsfluss Dokumentiertes Experten-Netzwerk 1. Nachschlagen in verschiedenen Ablagesystemen 2. Nachfragen Kommunikation mit Experten 3 Funktionaler Systemaufbau Das entwickelte Lern- und Wissenssystem besteht aus zwei Kernelementen: einer Knowledge Base, die je nach Unternehmen etwas unterschiedlich strukturiert sein kann, und einem Communication Board, über das die dynamischeren Verbesserungsprozesse sowie der Wissensaustausch abgebildet werden. In die Knowledge Base sind die ggf. innerhalb des Unternehmens vorhandenen Informationsquellen zu integrieren. Abhängig von den technischen Gegebenheiten dieser vorhandenen Informationsquellen entsteht bei einer Umsetzung hierbei Integrationsaufwand. Erfahrungsgeleitetes Wissen wird über das Communication Board, in der Regel ohne aufwändige Redaktionszyklen, in das Lern- und Wissenssystem eingebracht.

5 Entwicklung des DILI-Lern- und Wissenssystems 5 Abbildung 1: Kernelemente des DILI-Lern- und Wissenssystems Über eine komfortable Suchfunktion können Inhalte der beiden Kernelemente durchsucht werden. Optional kann das Lern- und Wissenssystem mit benachbarten IT-Systemen verknüpft werden. Abbildung 2: Verknüpfung benachbarter Systeme mit dem DILI-Lern- und Wissenssystem 4 Wahl der IT-Basistechnologie: Microsoft SharePoint Bei der Auswahl der IT-Basistechnologie wurden Open-Source-Plattformen und marktführende kommerzielle Plattformen betrachtet. Die Lerninhalte stellen wettbewerbsrelevantes Wissen in den Unternehmen dar. Daher muss ein Lern- und Wissenssystem für den innerbetrieblichen Einsatz ausgelegt sein. Die IT-

6 6 Friedemann Reim Richtlinien von Unternehmen sind dabei zu beachten. Open-Source-Ansätze sind dort häufig nicht akzeptiert. Die Auswahl konzentrierte sich daher auf marktführende kommerzielle Technologieplattformen. Die Entscheidung fiel schließlich für Microsoft SharePoint. Marktstudien zeigen, dass es sich tatsächlich um einen Marktführer handelt. So bestätigt Gartner in verschiedenen Studien die Marktführerschaft. Abbildung 3: Gartner-Bewertungen von Microsoft SharePoint Microsoft SharePoint... bietet funktional eine attraktive Basis, um mit der Informationsvielfalt umzugehen; bietet gute Möglichkeiten, um die Kooperation der Instandhalter (PAG) zu unterstützen; bietet gute Möglichkeiten, um die Kooperation des Vertriebsinnendiensts (TTS) zu unterstützen; ist bei den Anwenderunternehmen bereits im Einsatz. 5 Erprobungsfeld TTS Tooltechnic Systems AG & Co. KG (TTS): Informationsaustausch im Vertriebsinnendienst Bei der TTS bestehen zwei große Herausforderungen an das DILI-Lern- und Wissenssystem: die Wissensbereitstellung über die Produkthistorie und die Vielfalt der Informationsquellen (Daten-Konglomerate).

7 Entwicklung des DILI-Lern- und Wissenssystems 7 Abbildung 4: Formen und Ablauf der Wissensbereitstellung Ein möglichst einfacher Zugang zum Produkt bzw. zur Produkthistorie, verbunden mit der Möglichkeit, ergänzende Informationen hinzuzufügen, stellt eine wesentliche Erleichterung für die Mitarbeiter dar. Die Umsetzung des Lern- und Wissenssystems bei TTS orientiert sich daher zentral am Produkt. Abbildung 5: Produktzentriertes Lern- und Wissenssystem bei TTS

8 8 Friedemann Reim Abbildung 6: Zentraler Zugang: Das Produkt als Informations-Cockpit Abbildung 7: Zentraler Zugang: Dashboard zur Suche in der Ausprägung von TTS 6 Erprobungsfeld Premium Aerotec GmbH (PAG): Informationsaustausch in der Instandhaltung Bei der PAG lautet die zentrale Herausforderung: Wie finde ich alles über eine konkrete Störung? In der Instandhaltung existieren sehr umfangreiche Daten- und Dokumentenablagen. Ein punktgenauer Zugang würde sowohl die reine Informationsbeschaffung als auch die Einbettung in Lernszenarien erleichtern.

9 Entwicklung des DILI-Lern- und Wissenssystems 9 Ein möglichst einfacher Zugang zur Maschinen- bzw. Anlagenhistorie, verbunden mit der Möglichkeit, ergänzende Informationen hinzuzufügen, stellt eine wesentliche Erleichterung für den Instandhalter dar. Die Umsetzung des Lern- und Wissenssystems bei PAG orientiert sich daher zentral an der Störung einer Anlage. Abbildung 8: Störungszentriertes Lern- und Wissenssystem bei PAG Auszüge aus dem Lern- und Wissenssystem sind im Folgenden exemplarisch mit ausgewählten Screenshots dargestellt.

10 10 Friedemann Reim Abbildung 9: Dashboard in der Ausprägung von Premium Aerotec Abbildung 10: Störungsmeldung in der Ausprägung von Premium Aerotec

11 Entwicklung des DILI-Lern- und Wissenssystems 11 Abbildung 11: Direkter Zugang zu den Handbüchern in der Ausprägung von Premium Aerotec Abbildung 12: Ergebnisanzeige einer Suche in der Ausprägung von Premium Aerotec 7 Nachhaltigkeit der Implementierung In der Umsetzung sind klassische Implementationsprobleme innovativer Verfahren in Unternehmen aufgrund der langjährigen Projekterfahrung der Verbundpartner systematisch berücksichtigt worden. Insbesondere die Herausforderungen der Motivation der Projektbeteiligten, der Benutzerfreundlichkeit des zu entwickelnden IT-Systems sowie seiner Integration in bestehende organisatorische Abläufe und Strukturen waren von Beginn an im Blickfeld der Projektkonstruktion und konnten entsprechend gezielt angegangen werden:

12 12 Friedemann Reim Der Motivation der Projektbeteiligten (und insbesondere der unmittelbar betroffenen Mitarbeiter/innen und Führungskräfte) dient ein beteiligungsorientiertes Projektdesign unter Einbeziehung von Verfahren der partizipativen Systementwicklung. Bereits die Arbeitsanalysen gewährleisteten eine intensive Mitwirkung der Betroffenen und ermöglichten die Erfassung bestehender Interessen und möglicher Bedenken. Anforderungen der Usability wurden im methodischen Instrumentarium berücksichtigt und standen im Mittelpunkt der Erprobung der Prototypen durch die Pilotgruppen. Für die Anforderung einer Integration der Verfahrensinnovationen in die bestehenden organisatorischen Prozesse wurde ausdrücklich ein Change-Management-Konzept vorgesehen und methodisch verankert. Projekttreffen, Steuerungsgruppen und Lenkungskreise gewährleisteten die frühzeitige Berücksichtigung möglicher organisatorischer Hemmnisse. 8 Vergleich der Umsetzung und Erkenntnisse zur Übertragbarkeit Zur Absicherung der Verwertung wurde eine zusätzliche Erprobung der Konzepte in einem weiteren Kundenprojekt bei einem Maschinenbau-Unternehmen durchgeführt. 9 Fazit Die umseitige Tabelle 2 zeigt überblicksartig die Erkenntnisse, die bei der Entwicklung der DILI- Lern- und Wissenssysteme sowie bei der zusätzlichen Erprobung in einem weiteren Unternehmen gewonnen werden konnten.

13 Entwicklung des DILI-Lern- und Wissenssystems 13 Tabelle 2: Erkenntnisse aus der Systementwicklung Thema Erkenntnis Zentrales Objekt Produkt (bei TTS), Störung (bei PAG), Vorhandene Informationsquellen Suche Arbeitsweisen Die Instandhaltung ist ein sehr wissensintensives Feld. In der IT zeigt sich dies auch daran, dass Systeme mit substanziellen Informationsbeständen existieren. Jede Lernlösung muss diese Systeme integrieren. Sonst ist ein arbeitsprozessintegriertes Lernen nicht möglich, die Akzeptanz der Nutzer sinkt sofort. Übergreifend Relevanz-Ranking Filterung Im Verlauf der Erprobung trat über die Unternehmen hinweg eine weitere Herausforderung zutage: die Verankerung von Verfahrensinnovation in der Alltagsroutine der Arbeitspraxis in Instandhaltung und Vertriebsinnendienst. Die Umsetzung eines Lern- und Wissensystems kann sich nicht auf eine Ergänzung der gewohnten Arbeitspraxis beschränken, sondern muss in diese integriert werden, indem sie bestehende Routinen und eingespielte Abläufe dauerhaft verändert.