Benutzerdokumentation

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1 Benutzerdokumentation Werftestrasse 4, Postfach 2969, CH-6002 Luzern T , F Luzern, 22. September 2015 Seite 1/28 PPDB Bereich: Prozess: Auswertungen Reports zu Projekte, Publikationen und Achievements Änderungsverzeichnis Version Datum Status Änderungen und Bemerkungen Bearbeitet von Nr Entwurf Initialversion Michael Wanner Nr Entwurf Anpassungen Michael Wanner Nr Final Anpassung der Maske in Kapitel 3.4 Michael Wanner

2 Seite 2/28 Inhaltsverzeichnis I. Einleitung... 3 I.i. Was ist die PPDB?... 3 II. Anmeldung PPDB/Vorbereitungen... 3 II.i. Anmeldung/Login PPDB... 3 II.ii. Organisationszugehörigkeit angeben Darstellung der Auswertungen Listen pro Person Projektliste MS Word kurz pro Person Projektliste MS Word lang pro Person Projektliste MS Excel pro Person Publikationsliste pro Person Achievementsliste pro Person Listen pro Organisationseinheit Berechtigungen Darstellung in Excel Projektliste pro Organisationseinheit Projektliste kurz Projektliste lang Publikationsliste pro Organisationseinheit Achievementsliste pro Organisationseinheit Supportablauf... 28

3 Seite 3/28 I. Einleitung Die Benutzerdokumentation dient den involvierten Stellen innerhalb der Hochschule Luzern für die Unterstützung in Ihrer Arbeit. I.i. Was ist die PPDB? PPDB steht für Projekt- und Publikations-DatenBank. Es handelt sich um die Datenbank der Hochschule Luzern, welche die einheitliche Erfassung und Verwaltung von Projekten (Forschungs- und Dienstleistungsprojekten), Publikationen und Achievements ermöglicht. Die PPDB besteht aus drei Bereichen: - Projekte - Publikationen/Achievements - Reporting Diese Benutzerdokumentation behandelt den Bereich Reporting in der PPDB. Die Benutzerdokumentation behandelt Auswertungen für Projekte, Publikationen und Achievements auf Stufe Einzelperson und auf Stufe Organisationseinheit. Auf Stufe Organisationseinheit sind spezielle Berechtigungen nötig, um solche Auswertungen zu erstellen. II. Anmeldung PPDB/Vorbereitungen II.i. Anmeldung/Login PPDB Alle Mitarbeitenden der Hochschule Luzern mit einem Benutzerkonto haben standardmässig Zugriff auf die PPDB. Für den Zugriff auf die PPDB führen Sie folgende Schritte aus: 1) Öffnen Sie Ihren Browser (Empfohlen: Internet Explorer oder Safari) 2) Geben Sie die folgende Adresse (URL) im Browser ein: 3) Klicken Sie links auf der Startseite auf den Link (URL) Login HSLU Mitarbeitende Sie werden anschliessend auf die AAI-Anmeldemaske weitergeleitet.

4 Seite 4/28 4) Geben Sie in der AAI-Anmeldemaske Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein und bestätigen Sie die Eingabe mit dem Knopf Login. 5) Nach der erfolgreichen Anmeldung (Login) in der PPDB gelangen Sie zu Ihren Pendenzen: (Meine Seite Pendenzen).

5 Seite 5/28 II.ii.Organisationszugehörigkeit angeben ACHTUNG: Die Benutzenden müssen bei der ersten Anmeldung (Login) in der PPDB Ihre Organisationszugehörigkeit angeben. Diese Organisationszugehörigkeit dient zu späteren Auswertungszwecken. Gehen Sie wie folgt vor: 1) Nach der erfolgreichen Erstanmeldung (Login) an der PPDB gelangen Sie zur Auswahl der Organisationszugehörigkeit: (Mein Profil Bearbeiten). tiefste Ebene wählen! Volltextsuche 2) Wählen sie Ihre Organisationszugehörigkeit Die Organisationszugehörigkeit wird immer auf der tiefst möglichen Ebene gewählt. Mehrfachselektion ist möglich. Diese Organisationszugehörigkeit dient zur späteren Auswertungszwecken. 3) Bestätigen Sie anschliessend Ihre Auswahl mit Klick auf den Knopf Hinzufügen.

6 Seite 6/28 1 Darstellung der Auswertungen Es gibt 2 verschiedene Stufen von Auswertungen in der PPDB: 1. Projekt-, Publikations- und Achievementsliste pro Person 2. Projekt-, Publikations- und Achievementsliste pro Organisationseinheit Die Projekt-, Publikations- und Achievementsliste pro Person sind jeweils unter dem Eintrag Export bei Projekte bzw. Publikationen bzw. Achievements zu finden. Diese Auswertungen sind somit personalisiert. Alle Listen sind CI/CD konform und sehen bei allen Mitarbeitenden gleich aus. Folgendes ist definiert: Logo, Fusszeile, Schriftart, Schriftgrad, Schriftschnitt und Platzhalter. 2 Listen pro Person 2.1 Projektliste MS Word kurz pro Person Diese Projektliste enthält alle Projekte einer Person. Der Einstieg geschieht über Projekte Export. Danach können die Projekttypen ausgewählt werden. SAP Projekt (HSLU) sind Projekte mit eigenem Kostenträger (KTR) und werden in SAP eröffnet. SAP-Sammel Projekt (HSLU) sind Projekte ohne eigenen KTR und werden in der PPDB eröffnet. Die Sprache bezieht sich auf den Projekttitel, Anriss Text und Abstract, welche bei Projekttitel / Projektbeschreibung im Web gewählt wurde. Die Daten können in MS Word oder MS Excel exportiert und weiterbearbeitet werden (sortieren, filtern, löschen, zusammenfassen, etc.). Nach klicken des Buttons MS Word kurz erscheint dieses Bild. Drücken Sie auf Speichern.

7 Seite 7/28 Es erscheint folgendes Bild: Klicken Sie auf Öffnen. Danach wird MS Word geöffnet. Regeln für die Darstellung in MS Word: Folgende Personendaten sind unter dem Logo auf der ersten Seite ersichtlich: - Zeile 1: Titel Vorname Name - Zeile 2: Organisationseinheit - Zeile 3: Organisationszugehörigkeit - Zeile 4: Adresse - Zeile 5: PLZ und Ort - Zeile 6: Telefonnummer - Zeile 7: Der erste Block umfasst die laufenden Projekte Der zweite Block umfasst die abgeschlossenen Projekte In der PPDB ist diese Information im Feld Projektstatus abgelegt Es wird zwischen F&E-Projekte und Dienstleistungs-Projekte unterschieden Die 1. Sortierung (Reihenfolge der Darstellung) sowohl im ersten wie im zweiten Block passiert nach Leistungsauftrag, wobei zuerst F&E-Projekte und danach DL- Projekte aufgeführt werden Die 2. Sortierung (Reihenfolge der Darstellung) sowohl im ersten wie im zweiten Block erfolgt nach Geplantes Ende, wobei das aktuellste Projekt an erster Stelle erfolgt Felder und Reihenfolge für laufende bzw. abgeschlossene Projekte: Reihenfolge Feld in der PPDB Titel in der Projektliste 1 Projekttitel (in der gewählten Sprache) Projekttitel 2 Projektstart Projektstart 3 Geplantes Ende Projektende 4 Personen intern Projektleiter/in SAP Projektbeteiligte Personen Person intern Co-Projektleiter/in Personen intern Projektmitarbeiter/in SAP 5 Personen extern Projektleiter/in Personen extern Co-Projektleiter/in Personen extern Projektmitarbeiter/in Projektbeteiligte Personen

8 Seite 8/ Projektliste MS Word lang pro Person Diese Projektliste enthält alle Projekte einer Person. Der Einstieg geschieht über Projekte Export. Danach können die Projekttypen ausgewählt werden. SAP Projekt (HSLU) sind Projekte mit eigenem Kostenträger (KTR) und werden in SAP eröffnet. SAP-Sammel Projekt (HSLU) sind Projekte ohne eigenen KTR und werden in der PPDB eröffnet. Die Sprache bezieht sich auf den Projekttitel, Anriss Text und Abstract, welche bei Projekttitel / Projektbeschreibung im Web gewählt wurde. Die Daten können in MS Word oder MS Excel exportiert und weiterbearbeitet werden (sortieren, filtern, löschen, zusammenfassen, etc.). Nach klicken des Buttons MS Word lang erscheint dieses Bild. Drücken Sie auf Speichern. Es erscheint folgendes Bild: Klicken Sie auf Öffnen. Danach wird MS Word geöffnet.

9 Seite 9/28 Regeln für die Darstellung in MS Word: Folgende Personendaten sind unter dem Logo auf der ersten Seite ersichtlich: - Zeile 1: Titel Vorname Name - Zeile 2: Organisationseinheit - Zeile 3: Organisationszugehörigkeit - Zeile 4: Adresse - Zeile 5: PLZ und Ort - Zeile 6: Telefonnummer - Zeile 7: Der erste Block umfasst die laufenden Projekte Der zweite Block umfasst die abgeschlossenen Projekte In der PPDB ist diese Information im Feld Projektstatus abgelegt Es wird zwischen F&E-Projekte und Dienstleistungs-Projekte unterschieden Die 1. Sortierung (Reihenfolge der Darstellung) sowohl im ersten wie im zweiten Block passiert nach Leistungsauftrag, wobei zuerst F&E-Projekte und danach DL- Projekte aufgeführt werden Die 2. Sortierung (Reihenfolge der Darstellung) sowohl im ersten wie im zweiten Block erfolgt nach Geplantes Ende, wobei das aktuellste Projekt an erster Stelle erfolgt Felder und Reihenfolge für laufende bzw. abgeschlossene Projekte: Reihenfolge Feld in der PPDB Titel in der Projektliste 1 Projekttitel (in der gewählten Sprache) Projekttitel 2 Projektstart Projektstart 3 Geplantes Ende Projektende 4 Abstract Abstract 5 Personen intern Projektleiter/in SAP Projektbeteiligte Personen Person intern Co-Projektleiter/in Personen intern Projektmitarbeiter/in SAP 6 Personen extern Projektleiter/in Projektbeteiligte Personen Personen extern Co-Projektleiter/in Personen extern Projektmitarbeiter/in 7 Externe Projektpartner Organisation Externe Projektpartner 8 Externe Projektfinanzierer Organisation Externe Projektfinanzierer

10 Seite 10/ Projektliste MS Excel pro Person Diese Projektliste enthält alle Projekte einer Person. Der Einstieg geschieht über Projekte Export. Danach können die Projekttypen ausgewählt werden. SAP Projekt (HSLU) sind Projekte mit eigenem Kostenträger (KTR) und werden in SAP eröffnet. SAP-Sammel Projekt (HSLU) sind Projekte ohne eigenen KTR und werden in der PPDB eröffnet. Die Sprache bezieht sich auf den Projekttitel, Anriss Text und Abstract, welche bei Projekttitel / Projektbeschreibung im Web gewählt wurde. Die Daten können in MS Word oder MS Excel exportiert und weiterbearbeitet werden (sortieren, filtern, löschen, zusammenfassen, etc.). Nach klicken des Buttons MS Excel erscheint dieses Bild. Drücken Sie auf Speichern. Es erscheint folgendes Bild: Klicken Sie auf Öffnen. Danach wird MS Excel geöffnet. Die Darstellung in MS Excel enthält alle Daten. Die Reihenfolge der Darstellung erfolgt nach der Projekt-ID. WICHTIG: In MS Excel wird für ein Projekt pro Sprache, Projektpartner, Projektfinanzierer, Projektleiter/in, Co-Projektleiter/in, Projektmitarbeiter/in etc. eine neue Zeile generiert. Das bedeutet, dass ein Projekt z.b. 6 Zeile haben kann. Grund dafür ist einerseits die bessere Filterung, andererseits AACSB (Akkreditierung).

11 Seite 11/ Publikationsliste pro Person Diese Publikationsliste enthält alle Publikationen einer Person. Der Einstieg geschieht über Publikationen Export. Danach können die Publikationstypen ausgewählt werden. Die Daten können in MS Word oder MS Excel weiterbearbeitet werden (sortieren, filtern, löschen, zusammenfassen, importieren in andere Literaturverwaltungsprogramme etc.). Die Reihenfolge der Publikationen in der Publikationsliste MS Word ist folgendermassen: 1) Künstlerische Arbeit Musik 2) Künstlerische bzw. gestalterische Arbeit / Design und Kunst 3) Buch, Katalog 4) Artikel, Rezension und Buchkapitel, Gesetzeskommentar, Lexikonartikel PEER REVIEWED 5) Artikel, Rezension NOT PEER REVIEWED 6) Buchkapitel, Gesetzeskommentar, Lexikonartikel NOT PEER REVIEWED 7) Bericht / Working Paper 8) Hochschulschriften 9) Unterrichtsmaterial 10) Sonstige Publikationsformate 11) Präsentation (Tagungsbeitrag/Referat/Vortrag)

12 Seite 12/28 Die Darstellung in MS Word erfolgt nach den Zitationsstilen beim entsprechenden Publikationstyp. Folgende Personendaten sind unter dem Logo auf der ersten Seite ersichtlich: - Zeile 1: Titel Vorname Name - Zeile 2: Organisationseinheit - Zeile 3: Organisationszugehörigkeit - Zeile 4: Adresse - Zeile 5: PLZ und Ort - Zeile 6: Telefonnummer - Zeile 7: Die Titel der Publikationstypen sind fett geschrieben Zwischen den Publikationstypen gibt es einen Abstand von einer Zeile, die leer ist Die Reihenfolge der Darstellung erfolgt nach Erscheinungsdatum, wobei das aktuellste Werk an erster Stelle erfolgt Alle Publikationstypen werden im APA 6 (American Psychological Association) Zitationsstil dargestellt. Einzige Ausnahme zu APA 6 ist, dass Vornamen ausgeschrieben werden ( Die Darstellung in MS Excel enthält alle Daten. Die Reihenfolge der Darstellung erfolgt nach der Publikations-ID. Falls eine Person die HSLU verlässt, besteht die Möglichkeit die Daten aus der PPDB in ein MS Excel zu exportieren. In MS Excel wird für eine Publikation pro Autor/in eine neue Zeile generiert, sofern mehr als eine Person HSLU intern ist. Grund dafür ist AACSB (Akkreditierung). Das bedeutet, dass eine Publikation mit 3 Autoren 3 Zeilen umfasst.

13 Seite 13/ Achievementsliste pro Person Diese Liste der Achievements enthält alle Achievements einer Person. Der Einstieg geschieht über Achievements Export. Danach können die Achievementstypen ausgewählt werden. Die Daten können in MS Word oder MS Excel weiterbearbeitet werden (sortieren, filtern, löschen, zusammenfassen, importieren in andere Literaturverwaltungsprogramme etc.). Die Reihenfolge der Achievements in MS Word ist folgendermassen: 1) Patent 2) Kommissionen, Mitgliedschaften und externe Tätigkeiten 3) Preise und Ehrungen 4) Andere Achievements Die Darstellung in MS Word erfolgt nach den Zitationsstilen beim entsprechenden Achievementstyp. Folgende Personendaten sind unter dem Logo auf der ersten Seite ersichtlich: - Zeile 1: Titel Vorname Name - Zeile 2: Organisationseinheit - Zeile 3: Organisationszugehörigkeit - Zeile 4: Adresse - Zeile 5: PLZ und Ort - Zeile 6: Telefonnummer - Zeile 7: Die Titel mit dem Achievementstyp sind fett geschrieben Zwischen den Achievementstypen gibt es einen Abstand von einer Zeile, die leer ist Die Reihenfolge der Darstellung erfolgt nach Erscheinungsdatum, wobei das aktuellste Werk an erster Stelle erfolgt Alle Publikationstypen werden im APA 6 (American Psychological Association) Zitationsstil dargestellt. Einzige Ausnahme zu APA 6 ist, dass Vornamen ausgeschrieben werden ( Die Darstellung in MS Excel enthält alle Daten. Die Reihenfolge der Darstellung erfolgt nach der Achievements-ID. Falls eine Person die HSLU verlässt, besteht die Möglichkeit die Daten aus der PPDB in ein MS Excel zu exportieren.

14 Seite 14/28 3 Listen pro Organisationseinheit 3.1 Berechtigungen Um Projekt-, Publikations- und Achievementslisten pro Organisationseinheit abzufragen und als MS Word und/oder MS Excel darzustellen, werden die entsprechenden Berechtigungen innerhalb der PPDB benötigt. WICHTIG: Bitte beachten Sie, dass korrekte Auswertungen auf Stufe Organisationseinheit nur möglich sind, wenn die Mitarbeitenden die tiefst mögliche Organisationseinheit ausgewählt haben. Unter Mein Profil kann dies geändert werden. Sollte nicht die korrekte Organisationseinheit erfasst worden sein (siehe Kapitel II), kann beim Feld Interne Organisationseinheit die entsprechende Organisationseinheit hinzugefügt werden. Es können auch mehrere Organisationseinheiten hinzugefügt werden. Es kann nur ausgewertet werden, was eingegeben wurde. Die Datenqualität hängt somit von jeder einzelnen Person ab. In MS Excel wird für ein Projekt pro Sprache, Projektpartner, Projektfinanzierer, Projektleiter/in, Co-Projektleiter/in, Projektmitarbeiter/in etc. eine neue Zeile generiert. Das bedeutet, dass ein Projekt z.b. 6 Zeile haben kann. Grund dafür ist einerseits die bessere Filterung, andererseits AACSB (Akkreditierung). In MS Excel wird für eine Publikation pro Autor/in eine neue Zeile generiert, sofern mehr als eine Person HSLU intern ist. Grund dafür ist AACSB (Akkreditierung). Das bedeutet, dass eine Publikation mit 3 Autoren 3 Zeilen umfasst. Es werden jene Projekte, Publikationen und Achievements angezeigt, deren Organisationseinheit ausgewählt wurde. Wird nur ein Institut ausgewählt, dann werden die Projekte, Publikationen und Achievements der darunterliegenden CC (Kompetenzzentren) angezeigt. Wenn ich aber nur ein CC auswähle, erscheinen die Daten des Institutes nicht. Suchfelder Projekt-Start und Projekt-Ende beziehen sich auf welche Projekte wurden im Jahr X gestartet bzw. beendet. Es ist das Jahr und nicht das genaue Datum einzugeben. - wenn man einen Projekt-Start eingibt, erscheinen alle Projekte mit Start ab diesem Jahr - wenn man ein Projekt-Ende eingibt, erscheinen alle Projekte mit Ende von diesem Jahr Mit der Suche über das Feld Suchbegriff eingeben wird eine Volltextsuche in den Feldern Personen, Projekttitel, Abstract und Schlüsselwörter durchgeführt. 3.2 Darstellung in Excel Sollten Excel-files als CSV (Trennzeichen-getrennt) generiert werden, können diese in ein anderes Format geändert werden. Das Problem ist, dass in CSV ä, ö, ü und Spezialzeichen wie &, /, (), - etc. nicht korrekt dargestellt werden. Deshalb muss dieses CSV-file umgeformt werden. Das passiert in folgenden Schritten: 1. Speichern Sie die CSV Datei z.b. auf dem Desktop ab 2. Öffnen Sie ein leeres Excel 3. Klicken Sie auf Daten und wählen Sie in der Gruppe Externe Daten abrufen Aus Text aus

15 Seite 15/28 4. Suchen Sie die CSV Datei aus und importieren Sie diese mittels klicken des Buttons Importieren 5. Befolgen Sie die 3 Schritte im Textkonvertierungs-Assistenten wie folgt: a. Im Schritt 1 bei Dateityp Getrennt und bei Dateiursprung 65001: Unicode (UTF-8) auswählen und auf Weiter klicken b. Bei Trennzeichen Semikolon und bei Textqualifizierer ʺ auswählen und auf Weiter klicken

16 Seite 16/28 c. Wählen Sie Standard aus und klicken Sie auf Fertig stellen 6. Klicken Sie OK 3.3 Projektliste pro Organisationseinheit Daten können weiterbearbeitet (sortieren, filtern, zusammenfassen, löschen, etc.) und zu Führungszwecken verwendet werden. Der Einstieg geschieht über Daten auswerten Projekte. Danach stehen diverse Möglichkeiten zur Verfügung, um die gewünschten Daten bereitzustellen. Je mehr Einschränkungen vorgenommen werden, desto weniger Daten werden erscheinen. Es wird empfohlen mit wenig Einschränkungen zu suchen und im Excel entsprechend zu filtern.

17 Seite 17/28 Sobald die Daten in der PPDB angezeigt werden, erscheinen folgende Buttons. Die Daten können entweder in MS Word oder MS Excel exportiert und weiterbearbeitet werden.

18 Seite 18/28 Nach klicken des Buttons erscheint dieses Bild. Drücken Sie auf Speichern. Es erscheint folgendes Bild: Klicken Sie auf Öffnen. Danach wird MS Word bzw. MS Excel geöffnet Projektliste kurz Regeln für die Darstellung in MS Word: Folgende Personendaten sind unter dem Logo auf der ersten Seite ersichtlich: - Zeile 1: Titel Vorname Name - Zeile 2: Organisationseinheit - Zeile 3: Organisationszugehörigkeit - Zeile 4: Adresse - Zeile 5: PLZ und Ort - Zeile 6: Telefonnummer - Zeile 7: Der erste Block umfasst die laufenden Projekte Der zweite Block umfasst die abgeschlossenen Projekte In der PPDB ist diese Information im Feld Projektstatus abgelegt Es wird zwischen F&E-Projekte und Dienstleistungs-Projekte unterschieden Die 1. Sortierung (Reihenfolge der Darstellung) sowohl im ersten wie im zweiten Block passiert nach Leistungsauftrag, wobei zuerst F&E-Projekte und danach DL- Projekte aufgeführt werden Die 2. Sortierung (Reihenfolge der Darstellung) sowohl im ersten wie im zweiten Block erfolgt nach Geplantes Ende, wobei das aktuellste Projekt an erster Stelle erfolgt Felder und Reihenfolge für laufende bzw. abgeschlossene Projekte: Reihenfolge Feld in der PPDB Titel in der Projektliste 1 Projekttitel (in der gewählten Sprache) Projekttitel 2 Projektstart Projektstart 3 Geplantes Ende Projektende 4 Personen intern Projektleiter/in SAP Projektbeteiligte Personen Person intern Co-Projektleiter/in Personen intern Projektmitarbeiter/in SAP 5 Personen extern Projektleiter/in Personen extern Co-Projektleiter/in Personen extern Projektmitarbeiter/in Projektbeteiligte Personen

19 Seite 19/28 Die MS Excel-Liste kurz enthält folgende Daten: Spalte A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z AA AB AC AD AE AF AG AH AI Feld in der PPDB Projekt-ID Kostenträger (KTR) Leistungsauftrag (F&E oder DL) Projektvolumen Projektstart Geplantes Ende Projektstatus (laufend oder abgeschlossen) Publizierung (Veröffentlichung) Projekttitel Anriss Text Beteiligte interne Organisationen Leitprojekt/Teilprojekt Projektleiter/in intern Anrede Projektleiter/in intern Lupis Nr. Projektleiter/in intern Titel Projektleiter/in intern Vorname und Name Projektleiter/in intern Funktion Projektleiter/in intern Organisationszugehörigkeit Personen intern Co-Projektleiter/in Anrede Personen intern Co-Projektleiter/in Lupis Nr. Personen intern Co-Projektleiter/in Titel Personen intern Co-Projektleiter/in Vorname und Name Personen intern Co-Projektleiter/in Funktion Personen intern Co-Projektleiter/in Organisationszugehörigkeit Personen intern Projektmitarbeiter/in Anrede Personen intern Projektmitarbeiter/in Lupis Nr. Personen intern Projektmitarbeiter/in Titel Personen intern Projektmitarbeiter/in Vorname und Name Personen intern Projektmitarbeiter/in Funktion Personen intern Projektmitarbeiter/in Organisationszugehörigkeit Personen extern Projektleiter/in Vorname und Name Personen extern Co-Projektleiter/in Vorname und Name Personen extern Projektmitarbeiter/in Vorname und Name Finanzierungstyp Forschungsschwerpunkte und Themenfelder

20 Seite 20/ Projektliste lang Regeln für die Darstellung in MS Word: Folgende Personendaten sind unter dem Logo auf der ersten Seite ersichtlich: - Zeile 1: Titel Vorname Name - Zeile 2: Organisationseinheit - Zeile 3: Organisationszugehörigkeit - Zeile 4: Adresse - Zeile 5: PLZ und Ort - Zeile 6: Telefonnummer - Zeile 7: Der erste Block umfasst die laufenden Projekte Der zweite Block umfasst die abgeschlossenen Projekte In der PPDB ist diese Information im Feld Projektstatus abgelegt Es wird zwischen F&E-Projekte und Dienstleistungs-Projekte unterschieden Die 1. Sortierung (Reihenfolge der Darstellung) sowohl im ersten wie im zweiten Block passiert nach Leistungsauftrag, wobei zuerst F&E-Projekte und danach DL- Projekte aufgeführt werden Die 2. Sortierung (Reihenfolge der Darstellung) sowohl im ersten wie im zweiten Block erfolgt nach Geplantes Ende, wobei das aktuellste Projekt an erster Stelle erfolgt Felder und Reihenfolge für laufende bzw. abgeschlossene Projekte: Reihenfolge Feld in der PPDB Titel in der Projektliste 1 Projekttitel (in der gewählten Sprache) Projekttitel 2 Projektstart Projektstart 3 Geplantes Ende Projektende 4 Abstract Abstract 5 Personen intern Projektleiter/in SAP Projektbeteiligte Personen Person intern Co-Projektleiter/in Personen intern Projektmitarbeiter/in SAP 6 Personen extern Projektleiter/in Projektbeteiligte Personen Personen extern Co-Projektleiter/in Personen extern Projektmitarbeiter/in 7 Externe Projektpartner Organisation Externe Projektpartner 8 Externe Projektfinanzierer Organisation Externe Projektfinanzierer

21 Seite 21/28 Die MS Excel-Liste lang enthält alle Daten, aber in verschiedenen Laschen. Dies soll der Übersichtlichkeit dienen. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick aller Laschen und der beinhaltenden Daten. Bezeichnung der Lasche Lasche SAP Projekt (HSLU) Externe Projektfinanzierer Daten Projekt ID PPDB Status Projektstart Geplantes Ende Erfassungsdatum Letzte Aktualisierung SAP Projektnummer (KTR) Externe Projektnummer (SNF, KTI) Leistungsauftrag SAP Projektbezeichnung SAP interne Organisation Projektvolumen Projektstatus Publizierung (Veröffentlichung) Sprache Projekttitel Anriss Text Abstract Top Projekt Externe Projektfinanzierer (Link auf entsprechende Lasche) Externe Projektpartner (Link auf entsprechende Lasche) Dokumente (Link auf entsprechende Lasche) Bilderupload (Link auf entsprechende Lasche) Web-Links (Link auf entsprechende Lasche) Kooperationsprojekte HSLU (Link auf entsprechende Lasche) Publikationen (Link auf entsprechende Lasche) Achievements (Link auf entsprechende Lasche) Intern beteiligte Personen (Link auf entsprechende Lasche) Extern beteiligte Personen (Link auf entsprechende Lasche) Projekt ID ID Projektfinanzierer Organisation Projektfinanzierer PLZ Projektfinanzierer Ort Projektfinanzierer Kanton Projektfinanzierer Land Projektfinanzierer URL Projektfinanzierer Im Web anzeigen (ja oder nein)

22 Seite 22/28 Bezeichnung der Lasche Externe Projektpartner Dokumente Bilderupload Web-Links Kooperationsprojekte HSLU Publikationen Achievements Intern Projektbeteiligte Personen Extern Projektbeteiligte Personen Daten Projekt ID ID Projektpartner Organisation Projektpartner PLZ Projektpartner Ort Projektpartner Kanton Projektpartner Land Projektpartner URL Projektpartner Im Web anzeigen (ja oder nein) Projekt ID Letzte Aktualisierung Sprache Dokumententitel Datei Projekt ID Letzte Aktualisierung Sprache Bildtitel Quelle/Urheber Datei Projekt ID Typ Titel zum Link URL Projekt ID ID (des verknüpften Projektes) Projektbezeichnung Projektleiter/in Leitprojekt/Teilprojekt Projekt ID Publikations-ID Titel Autor/in Projekt ID Achievement-ID Titel Autor/in Projekt ID Anrede Lupis Nr Titel Person (Vorname und Name) Funktion Organisationszugehörigkeit Rolle Projekt ID Person (Vorname und Name) Rolle

23 Seite 23/ Publikationsliste pro Organisationseinheit Daten können weiterbearbeitet (sortieren, filtern, zusammenfassen, löschen, etc.) und zu Führungszwecken verwendet werden. Der Einstieg geschieht über Daten auswerten Publikationen. Danach stehen diverse Möglichkeiten zur Verfügung, um die gewünschten Daten entweder als MS Word oder MS Excel zu exportieren. Je mehr Einschränkungen vorgenommen werden, desto weniger Daten werden erscheinen. Es wird empfohlen mit wenig Einschränkungen zu suchen und im Excel entsprechend zu filtern. Sobald die Daten in der PPDB angezeigt werden, erscheinen folgende Buttons.

24 Seite 24/28 Die Daten können entweder in MS Word oder MS Excel exportiert und weiterbearbeitet werden. Nach klicken des Buttons erscheint dieses Bild. Drücken Sie auf Speichern. Es erscheint folgendes Bild: Klicken Sie auf Öffnen. Danach wird MS Word bzw. MS Excel geöffnet. Die Reihenfolge der Publikationen in der Publikationsliste ist folgendermassen: 1) Künstlerische Arbeit Musik 2) Künstlerische bzw. gestalterische Arbeit / Design und Kunst 3) Buch, Katalog 4) Artikel, Rezension und Buchkapitel, Gesetzeskommentar, Lexikonartikel PEER REVIEWED 5) Artikel, Rezension NOT PEER REVIEWED 6) Buchkapitel, Gesetzeskommentar, Lexikonartikel NOT PEER REVIEWED 7) Bericht / Working Paper 8) Hochschulschriften 9) Unterrichtsmaterial 10) Sonstige Publikationsformate 11) Präsentation (Tagungsbeitrag/Referat/Vortrag) Die Darstellung in MS Word erfolgt nach den Zitationsstilen beim entsprechenden Publikationstyp. Folgende Personendaten sind unter dem Logo auf der ersten Seite ersichtlich: - Zeile 1: Titel Vorname Name - Zeile 2: Organisationseinheit - Zeile 3: Organisationszugehörigkeit - Zeile 4: Adresse - Zeile 5: PLZ und Ort - Zeile 6: Telefonnummer - Zeile 7: Die Titel der Publikationstypen sind fett geschrieben Zwischen den Publikationstypen gibt es einen Abstand von einer Zeile, die leer ist Die Reihenfolge der Darstellung erfolgt nach Erscheinungsdatum, wobei das aktuellste Werk an erster Stelle erfolgt Alle Publikationstypen werden im APA 6 (American Psychological Association) Zitationsstil dargestellt. Einzige Ausnahme zu APA 6 ist, dass Vornamen ausgeschrieben werden (

25 Seite 25/28 Die Darstellung in MS Excel enthält alle Daten. Pro Publikationstyp gibt es eine Lasche/Register im MS Excel file Die Reihenfolge der Darstellung erfolgt nach der ID Der Titel der Spalte entspricht jenem des Feldes in der PPDB Es erscheinen pro Publikationstyp auch Daten zu einer Person aus dem Profil wie Anrede (Herr/Frau), LUPIS Nr., Titel einer Person und Organisationszugehörigkeit. Grund ist AACSB (Akkreditierung). Wenn es für ein Feld mehr als einen Eintrag gibt, wird jeder Eintrag in eine neue Zeile geschrieben. Die anderen Datensätze werden übernommen. Beispiel: ID Titel Autorenschaft HSLU Art des Beitrages Datum Erfolgreiche Gespräche. Vorbereiten halten auswerten. Müller, Paul Buch (Monographie) Erfolgreiche Gespräche. Vorbereiten halten auswerten. Meier, Thomas Buch (Monographie) 2012

26 Seite 26/ Achievementsliste pro Organisationseinheit Daten können weiterbearbeitet (sortieren, filtern, zusammenfassen, löschen, etc.) und zu Führungszwecken verwendet werden. Der Einstieg geschieht über Daten auswerten Achievements. Danach stehen diverse Möglichkeiten zur Verfügung, um die gewünschten Daten entweder als MS Word oder MS Excel zu exportieren. Je mehr Einschränkungen vorgenommen werden, desto weniger Daten werden erscheinen. Es wird empfohlen mit wenig Einschränkungen zu suchen und im Excel entsprechend zu filtern. Sobald die Daten in der PPDB angezeigt werden, erscheinen folgende Buttons. Die Daten können entweder in MS Word oder MS Excel exportiert und weiterbearbeitet werden.

27 Seite 27/28 Nach klicken des Buttons erscheint dieses Bild. Drücken Sie auf Speichern. Es erscheint folgendes Bild: Klicken Sie auf Öffnen. Danach wird MS Word bzw. MS Excel geöffnet. Die Daten können in MS Word oder MS Excel weiterbearbeitet werden (sortieren, filtern, zusammenfassen, löschen, etc.). Die Reihenfolge der Achievements in der Liste ist folgendermassen: 1) Patent 2) Kommissionen, Mitgliedschaften und externe Tätigkeiten 3) Preise und Ehrungen 4) Andere Achievements Die Darstellung in MS Word erfolgt nach den Zitationsstilen beim entsprechenden Achievementstyp. Folgende Personendaten sind unter dem Logo auf der ersten Seite ersichtlich: - Zeile 1: Titel Vorname Name - Zeile 2: Organisationseinheit - Zeile 3: Organisationszugehörigkeit - Zeile 4: Adresse - Zeile 5: PLZ und Ort - Zeile 6: Telefonnummer - Zeile 7: Die Titel mit dem Achievementstyp sind fett geschrieben Zwischen den Achievementstypen gibt es einen Abstand von einer Zeile, die leer ist Die Reihenfolge der Darstellung erfolgt nach Erscheinungsdatum, wobei das aktuellste Werk an erster Stelle erfolgt Alle Publikationstypen werden im APA 6 (American Psychological Association) Zitationsstil dargestellt. Einzige Ausnahme zu APA 6 ist, dass Vornamen ausgeschrieben werden ( Die Darstellung in MS Excel enthält alle Daten. Pro Achievementstyp gibt es eine Lasche/Register im MS Excel file Die Reihenfolge der Darstellung erfolgt nach der ID Der Titel der Spalte entspricht jenem des Feldes in der PPDB Es erscheinen pro Achievementstyp auch Daten zu einer Person aus dem Profil wie Anrede (Herr/Frau), LUPIS Nr., Titel einer Person und Organisationszugehörigkeit. Grund ist AACSB (Akkreditierung). Wenn es für ein Feld mehr als einen Eintrag gibt, wird jeder Eintrag in eine neue Zeile geschrieben. Die anderen Datensätze werden übernommen.

28 Seite 28/28 4 Supportablauf Unter Hilfe befinden sich relevante Dokumente. Der folgende Supportablauf enthält alle betroffenen Organisationeinheiten, welche mit der in Verbindung stehen. Sie zeigt die Zusammenhänge und Abhängigkeiten der einzelnen Organisationseinheiten bei einem Supportfall auf. Grundsätzlich gilt: Die Applikationsverantwortung mit dem technischen Betrieb der Applikation liegt bei IT Services. Die Fachverantwortung der Applikation liegt beim Ressort F&E.