Innovation durch strategische Partnerschaften. Februar 2012

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1 Februar 2012 Strategische Partnerschaft: TQS und KENDOX AG Innovation durch strategische Partnerschaften Der Erfolg von TQS basiert auf seinen innovativen Komplettlösungen für die Anwendungsgebiete Workflow- und Prozess-Management. Lang jähriges Know-How, bewährte Software-Produkte aus der eigenen task-><-link Serie und perfekt abgestimmte Software-Lösungen unserer Partnerfirmen garantieren unseren Kunden maßgeschneiderte Lösungen für ihre Anforderungen. Die jüngste strategische Partnerschaft von TQS umfasst die Zusammenarbeit mit der KENDOX AG. Diese ist fokus - siert auf die Bereiche Dokumenten- Management, Archivierung und die Erstellung von digitalen Akten. Die dabei verwendeten Software-Lösungen basieren auf den Modulen der Kendox InfoShare Produktfamilie. Durch die Partnerschaft mit der KENDOX AG ergänzt TQS die Gestal tung und Steuerung seiner Workflow-Prozesse mit neuen, innova tiven Features. Insbesondere im Bereich des Cloud Computing (IT-Infrastrukturen werden dynamisch an den Bedarf des Nutzers angepasst und über ein Netzwerk zur Verfügung gestellt), sowie bei der Einbindung mobiler Endgeräte, stellen die von der KENDOX AG entwickelten Lösungen eine inno vative und dynamische Erweiterung des TQS-Leistungsspektrums dar. Somit werden für TQS-Kunden die einzelnen Prozess-Schritte jetzt noch rascher und effizienter bewerkstelligt. 1

2 Liebe Kunden und Interessenten von TQS! We live innovations. So lautet der Grundsatz von TQS. Gelebte Innovationen bei TQS ist das nicht nur ein Schlagwort, ein Versprechen, sondern täglich praktizierte Realität. KENDOX, der Spezialist für Zwei starke Partner: TQS und KENDOX AG Um für seine Kunden noch innovativere Komplettlösungen im Bereich des Prozess-Managements anbieten zu können, ist TQS eine strategische Partnerschaft mit der KENDOX AG eingegangen. KENDOX ist der Spezialist für das Management von elektronischen Dokumenten, insbesonders im Bereich der revisionssicheren Archivierung und bei der Realisierung von digitalen Akten. Denn Stillstand ist Rückschritt. Nur wer sich ständig bewegt, neue Ideen umsetzt, Innovationen lebt wird an der Spitze bleiben. Und dies hat sich TQS als Ziel gesetzt, um Kunden praxisorientierte, maßgeschneiderte Komplettlösungen anzubieten. Die strategische Partnerschaft von TQS mit der KENDOX AG ist das jüngste Beispiel, um innovative Lösungen kundenorientiert umzusetzen. Dadurch werden wir unser Leistungsangebot um völlig neuartige Features im Bereich des Cloud Computing, sowie bei der Einbindung mobiler Endgeräte, abrunden. In dieser Ausgabe der TQS News finden Sie daher eine Reihe von interessanten Details zu den Archivlösungen und den Leistungs - angeboten zur Erstellung von digitalen Akten, die von der KENDOX AG angeboten werden. Weiters einen Bericht über den Entwicklungsstand bei der automatischen Verarbeitung von e-rechnungen und Lieferscheinen, sowie einen Überblick über die Möglichkeiten Ausgangsrechnungen elektronisch zu signieren. Wir wünschen Ihnen mit diesen TQS News eine interessante Lektüre und ein paar inspirierende Ideen. Wenn Sie nähere Infos möchten, so rufen Sie mich doch einfach an, kontaktieren Sie einen unserer Partner in Ihrer Nähe oder schauen einfach auf unserer Homepage vorbei: Die KENDOX AG steht für moderne Standardsoftware im Bereich des Informationsmanagements. Die Schwerpunkte liegen dabei auf elektronischen Archiven, entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, sowie bei der Erstellung und Verwaltung von digitalen Akten und Online-Akten. Im Vordergrund steht dabei die Entwicklung von zukunftsweisenden Lösungen im Bereich des Cloud Computing. Dabei werden die IT-Infrastrukturen des Nutzers dynamisch an die aktuellen Anforderungen angepasst und über ein Netzwerk zur Verfügung gestellt. Ein weiterer Schwerpunkt der KENDOX Entwicklungen liegt auf der Einbindung von mobilen Endgeräten in den Informationsprozess. Zuverlässiges Scanning Kendox SCAN ist die einfachste Lösung, um in Papierform vorliegende Dokumente automatisiert und zuverlässig zu erfassen und zu digitalisieren. Die Dokumente werden danach klassifiziert und indiziert, um dann in weiterer Folge einem Workflow-Prozess zugeführt zu werden. Zum Beispiel dem Workflow-Manage ment-system task-><-link von TQS. Revisionssichere Archivlösungen Die KENDOX Archivlösungen der InfoShare Produktfamilie lassen sich perfekt in die IBM iseries (AS/400) Workflow-Lösungen von task-><-link integrieren. Durch die hohe Skalierbarkeit entsprechen die KENDOX Archivlösungen sowohl den Anforderungen von kleinen Teams, als auch von unternehmensweiten Anwendungen. Mit freundlichen Grüßen, Ihr Ernst Nemeth 2

3 Archiv-Systeme und Dokumenten-Management Digitale Akten Mit Hilfe von digitalen Akten werden Doku mente, Informationen und Vorgän ge sachlogisch zusammengeführt. Mit KENDOX InfoShare werden digitale Akten einfach realisiert, und in den task-><-link Workflow-Prozess eingebun den. Häufige Anwendungsgebiete für digitale Akten sind Kunden-, Vertrags-, Spediti ons- oder digitale Perso nalakten. Der Daten - schutz der digitalen Akten kann frei definiert werden. Digitale Akten sind ein pragmatisches Werkzeug, um viele dokumenten ge - bun dene Informationen eines Unternehmens effizient zu organisieren. KENDOX Integrations-Lösungen Die KENDOX IBM i Inte gra tions - Lösungen (KENDOX i5 spool und KENDOX i5 API) schaffen eine perfekte Anbindung der KENDOX Programme an die IBM AS/400 Welt. Die task-><-link Workflow-Lösungen von TQS sind somit voll in die einzelnen KENDOX Programme integrierbar. IBM i Spool-Files können damit registriert, indexiert, konvertiert und in den KENDOX InfoShare-Archiv-Server über tragen werden. Die Prozesse laufen automatisiert auf IBM i und/ oder auf Windows-Systemplattformen. Auch komplexe graphische Druckdaten in AFP in nicht-deutschen Zeichensätzen können verarbeitet werden. Zukunftsweisende Perspektiven Neue Entwicklungsschwerpunkte setzt KENDOX auf den Ausbau des Cloud Computing, sowie auf die Einbindung mobiler Endgeräte in den Informa tionsprozess. Cloud Computing ermöglicht es Anwen dern nur jene IT-Strukturen zu nutzen, die sie tatsächlich und aktuell benötigen. So ist es z.b. über das KENDOX Produkt diperia möglich, eine Online-Akten verwaltung zu organisieren, bei der die Abrechnung nach Benutzern und Akten erfolgt. In dieser perfekt aufeinander abgestimmten IT-Welt ist es zum Beispiel machbar, dass AFP-Druckdateien (die direkt auf der IBM iseries erzeugt und verwaltet werden) im Windows.NET basierenden KENDOX InfoShare über die KENDOX HTML5 Web-Anwendung inklusive Annotationen auf einem Apple ipad angezeigt werden. INFO Die KENDOX AG ist ein Software- Unternehmen für strategisches Informationsmanagement mit dem Hauptsitz in Oberriet (Schweiz) und Toch tergesellschaften und Niederlassungen in Deutschland und Öster reich. KENDOX wurde 2004 gegründet, hat derzeit mehr als 25 Mitarbeiter und rund 250 Kunden. Die dargestellten Komponenten greifen über Standard-Schnittstellen nahtlos ineinander. Zentrale Datenhaltung auf der iseries bzw. Bearbeitung mittels clientunabhängiger Browsertechnologie garantieren ein Maximum an Stabilität, Sicherheit, Skalierbarkeit und Integrationsfähigkeit. Kendox AG Bahnhof-Strasse 7 CH-9463 Oberriet SG T +41 (71) F +41 (71) info@kendox.com 3

4 Der nächste Meilenstein im Eingang Die automatische Verarbeitung von e-re Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, Rechnungen in elektronischer Form (e-rechnungen) zu übermitteln. In der Regel geschieht dies durch das Versenden von PDF-Rechnungen via . Auf der Seite des Rechnungsempfängers ist die Erfordernis gegeben, diese elektronischen Dokumente und Rechnungen automatisiert weiter zu verarbeiten. Die automatische Verarbeitung von e-rechnungen Je nach gesetzlicher Vorschrift ist es bei der elektronischen Versendung von Rechnungen in PDF-Form erforderlich, dass diese eine digitale Signatur aufweisen oder nicht. Diese Signatur muss gegebenenfalls geprüft werden. Das Prüfungsprotokoll wird gemeinsam mit der e-rechnung und der Signatur für spätere Steuerprüfungen und Revisionen archiviert TQS hat auf diese Entwicklungen und Anforderungen des Marktes schon frühzeitig reagiert und seine Standardmodule der Eingangsrechnungsprüfung entsprechend adaptiert und erweitert. Die Vorteile dieses Prozesses liegen auf der Hand: Das Scannen der Papier-Rechnungen entfällt. Das spart nicht nur Kosten für die Bearbeitung und Ablage der Rechnungen, sondern erhöht auch deutlich die Qualität im nachgelagerten Eingangsrechnungsprüfungs-Prozess. Die Erkennungsrate in der automatischen Datenextraktion (1) Das Eingangs beinhaltet die Rechnung in PDF Form (2) mit eingebetteter digitaler Signatur (3); die Rechnungsdaten werden dann in smartfix automatisiert weiter verarbeitet (4). Die digitale Signatur wird überprüft, die Rechnungsdaten werden aus dem PDF extrahiert und der weiteren Verarbeitung im Rechnungsprüfungs- Workflow zugeführt. 4

5 gsrechnungsprüfungs-management: echnungen und Lieferscheinen. wird damit wesentlich gesteigert. Die automatische Ver arbeitung von e-rechnungen mit XML-Daten TQS arbeitet mittlerweile an Projekten, die bereits über die automatische Verarbeitung von PDFRechnungen hinausgehen. Dabei werden die mit der e-rechnung mitgelieferten XML-Daten in den folgenden WorkflowProzess integriert. Das TQS-Entwicklungsteam Dies bedeutet für den Anwender, dass der Schritt der Datenextraktion nicht mehr benötigt wird, da die Daten bereits in definierten Strukturen aufbereitet übergeben werden. Für österreichische Anwender ist dabei der XML-Rechnungsstandard vorgesehen, internationale Anwender sind derzeit noch auf eigene Standard-Definitionen angewiesen. Der XML-Ablauf: Die Datenextraktion entfällt; die Daten werden aus dem PDF direkt zur Prüfung verarbeitet. Die Verarbeitung von XML-Daten. Vom PDF direkt in die Preis- und Mengenprüfung. 5

6 Die automatische Verarbeitung von Lieferscheinen Speziell in der Bauwirtschaft ist die Inte gration der Lieferscheine in den Prozess der automatisierten Rechnungsprüfung eine große Herausforderung. In der Bauwirtschaft werden, unterschiedlich zu Industrieunternehmen, einzelne Bestellvorgänge sehr oft ohne formal dokumentierte Bestellungen vorgenommen. Rechnungsfreigaben sind daher in der Bauwirtschaft nur mit den zugehörigen Lieferscheinen zulässig. Dazu kommt als weiteres Hindernis, dass die einzelnen Lieferscheine meistens nur dezentral auf den einzelnen Baustellen aufliegen. Die Lieferscheine mussten daher bisher kopiert werden, in die Zentrale transportiert werden um dann in den Rechnungsprüfungsprozess integriert werden zu können. den Mengenprüfer werden nunmehr die Rechnungsdaten mit den Lieferscheindaten problemlos abgeglichen und gegebenenfalls korrigiert. Dieser von TQS speziell für die Bauwirtschaft entwickelte Prozess bringt ein enormes Einsparungspotential mit sich: Kein innerbetrieblicher Transport der Lieferscheine mehr. Die manuelle Zuordnung bei der Rechnungsprüfung und die Papier-Ablage entfallen. TQS hat sich dieser Herausforderung gestellt und einen Prozess-Ablauf erstellt, bei dem die einzelnen Lieferscheine direkt auf der Baustelle mit einem Multifunktionsgerät gescannt werden und dabei automatisiert per e- Mail an die zentrale Prüfstelle gesendet werden. Durch den Einsatz einer Datenextraktions-Software werden die Lieferscheine ohne das Anbringen von Barcodes getrennt und verarbeitet. Über die Rechnungsprüfung im Workflow werden die zugehörigen Lieferscheine vorgeschlagen und an den Rechnungs - prüfungsvorgang angehängt. Durch Die Verarbeitung von Lieferscheinen der Bauwirtschaft im Rechnungsprüfungs-Prozess. 6

7 Die elektronische Signatur von Ausgangsrechnungen In Österreich und in vielen anderen EU-Staaten erfordern gesetzliche Vorschriften, dass Rechnungen, die elektronisch als PDF versandt werden, eine elektronische Signatur aufweisen. TQS bietet Software-Lösungen an, mit denen gesetzeskonforme digitale Signaturen erstellt werden können. Arbeitsplatz mit Kartenlesegerät Signieren einer elektronischen Rechnung Eine elektronische Signatur hat die Rechtsgültigkeit einer eigenhändigen Unterschrift, und dient dazu die Identität des Signators (Unterzeichners) und die Integrität des signierten Dokuments festzuhalten. Um eine elektronische Signatur erstellen zu können ist ein Zertifikat erforderlich. Das ist eine elektronische Bescheinigung, welche die Identitätsdaten des Signators mit einem öffentlichen Schlüssel (Signaturprüfdaten) verbindet. Als Signator kann sowohl eine natürliche als auch eine juristische Person auftreten. Die TQS Lösungspakete TQS bietet für Unternehmen ein Basispaket zum Versenden von signierten Rechnungen im PDF-Format an. Dieses beinhaltet die erforderliche Software und Hardwarevorschläge, sowie Supportleistungen um die Software im Unternehmen einzurichten. Die Einzelplatzlösung Die Einzelplatzlösung zum Signieren und Versenden einzelner Rechnungen im PDF-Format orientiert sich an den Erfordernissen kleiner Unternehmen. Dabei werden einzelne Rechnungen entweder per Server-Zertifikat oder mittels Karte und Kartenleser freigegeben, signiert und im Anschluss daran einfach per Mail versandt. Unterstützt werden dabei fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen, welche dem UStG entsprechen. Das Zusatzmodul zum stapelweisen Signieren Das Zusatzmodul zum task -><- link Workflow ermöglicht das stapelweise Signieren von Ausgangsrechnungen. Versenden einer elektronischen Rechnung Hier wird der bestehende Workflow um den Prozess der Stapelsignatur bei einer großen Anzahl von Ausgangsrechnungen erweitert. Unterstützt wird bei diesem Modul die qualifizierte Signatur, die dem UStG entspricht. Die Signierung wird per Karte mit Kartenleser durchgeführt. 7

8 Um die besten Produkte und Dienstleistungen anbieten zu können, arbeitet TQS auf dem Gebiet der Entwicklung von Software-Lösungen und im technologischen Bereich eng mit seinen Partnern Insiders Technologies GmbH (Kaiserslautern, D), Comarch Swiss AG (Buchs, CH) und KENDOX AG (Oberriet SG, CH) zusammen. Damit ist es TQS möglich, seinen Kunden ein umfassendes Leistungsangebot für die IBM Server AS/400 anzubieten und viele spezielle Anforderungen mit Lösungen aus einer Hand zu erfüllen. Comarch Swiss AG Bahnhofstrasse 21b CH-9471 Buchs Tel. +41 (81) Fax +41 (81) KENDOX AG Bahnhof-Strasse 7 CH-9463 Oberriet SG T +41 (71) F +41 (71) Dank zahlreicher Vertriebspartnerschaften mit Unternehmen in Österreich, Deutschland, der Schweiz und Frankreich ist TQS in der Lage, seinen Kunden Komplettlösungen für die IBM AS/400 anbieten zu können. Damit können wir unser eigenes Produktportfolio mit den Software-Angeboten unserer Partner optimal kombinieren und so eine breite Palette an Lösungen bereitstellen. SYSTEMANFORDERUNGEN Server: IBM iseries (AS/400) alle Modelle Betriebssystem ab V5R4M0 IBM iseries ClientAccess (nur für Emulations-Arbeitsplätze) Client: Normaler leistungsfähiger PC-Arbeitsplatz Browser (MS Internet Explorer ab 6.0, Firefox) Je nach Prozess-Mangement-Komponente werden einzelne oder alle verfügbaren Betriebssysteme unterstützt. eks Informatik GmbH Vorarlberger Wirtschaftspark 2 A-6840 Götzis Tel. +43 (5523) Fax +43 (5523) FIVE Informatk AG Solothurnstrasse 28 CH-3322 Schönbühl Tel. +41 (0) Fax +41 (0) Kendox AG Niederlassung Wien Heiligenstädter Straße 31/3 A-1190 Wien Tel. +43 (1) Fax +43 (1) Wilken Informationsmanagement GmbH Balanstraße 59 D München Tel. +49 (89) Fax +49 (89)