ECM-Lösungen von TQS: Rechnungsprüfung im Bauwesen

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1 ECM-Lösungen von TQS: Rechnungsprüfung im Bauwesen Seite 1

2 ECM-Lösungen von TQS: Rechnungsprüfung im Bauwesen Die Lösung im Überblick Das von TQS entwickelte elektronische Rechnungsprüfungssystem für die Baubranche setzt auf dem Dokumentenmanagementsystem Kendox InfoShare, welches auch die Workflow-Funktionalitäten abdeckt, und der intelligenten OCR-Software smartfix des Herstellers Insiders Technologies auf. Diese Komponenten werden ergänzt von einer Reihe von Zusatzmodulen die von TQS speziell für diesen Einsatzbereich entwickelt wurden. Dabei werden die speziellen Anforderungen der Bauindustrie berücksichtigt: Scan und Archiverung mit automatischem Workflow-Start, realisiert mittels Softwareprodukten der Firma Kendox (Scan-Client Kendox SCAN und Dokumentenmanagementsystem Kendox InfoShare) Input-Management (Papier- und elektronischer Dokumenteingang) mit smart- FIX smartfix OCR-Belegauslesung der Rechnungskopf- und Positionsdaten unter Einbindung der Stammdaten aus dem FIBU-System (z.b. BDS, JET, BMD, NAV usw.), mit Integration der halbseitigen Buchung Integration automatischer Vollbuchung aus dem Workflow in das FIBU-System Automatische Einbindung Industrie-Standard-Preislisten mit Lieferanten-Konditionen zur effizienten Wartung von Preislisten für Baustoffe Lieferscheinverarbeitung, direkt von der Baustelle zum Preis und Mengenprüfer Gesamt-Dokumentation der Rechnungs-Bearbeitung mit Protokollierung im Archiv und integrierter laufender Konsistenz-Prüfung zwischen FIBU und Workflow (-Daten) Visualisierung der einzelnen Prüfer und Prüfergebnisse, Hinweise und Kontierungen auf dem Archivbeleg durch automatische Annotationen Seite 2

3 Workflow-gestützter Prüfprozess Datenextraktion mit smartfix OCR-Belegauslesung der Rechnungskopf- und Positionsdaten erfolgt unter Einbindung der FIBU- Stammdaten, welche täglich aktuell in die Datenbank des InfoShare Vorgangsmanagers übernommen werden. Die Daten werden bei der Analyse des Dokuments bereits berücksichtigt und beim Verifizieren werden Eingaben gegen die Stammdaten abgeglichen und auf Gültigkeit geprüft. Integration der halbseitigen Buchung Die für die halbseitige Buchung benötigten Daten werden bereits beim Verifizieren durch die Buchhaltung festgelegt. Im Anschluss an die Bearbeitung in smartfix findet im InfoShare-Workflow automatisch eine halbseitige Buchung im FIBU-System zu den extrahierten Rechnungsdaten statt. Seite 3

4 Workflow-gestützter Prüfprozess Preis und Mengenprüfung, Kontierung Der Sachbearbeiter wird durch nachstehend beschriebene Funktionen bei der Rechnungsprüfung unterstützt. Diese erleichtern den Prüfvorgang und die Bearbeitung der Rechnung durch die Einbindung der FIBU-Stammdaten und einer einfachen Logik zum Aufbereiten der Daten zur späteren Verbuchung. Zuordnung der Kontierung zu den einzelnen Rechnungspositionen (ggfs. automat. Vorbelegung des Kontos aus Preislisten und/oder historischen Daten) Zuordnung Kostenstellen mit der Möglichkeit eines Splittings von Rechnungspositionen Verdichtung Einzel-Kontierungen der Rechnungspositionen zu Kontierungs-Summensätzen (Konto, KST, Buchungstext) mit automat. Summierung der Rechnungsmengen Automatische Bildung der Korrektursumme (Abschlag) aufgrund der korrigierten Werte (Mengen/Preise/Rabatte), erstellen eines Korrekturbegleitschreibens In den InfoShare Vorgangsmanager können Industrie-Standard-Preislisten mit Lieferanten- Konditionen zur effizienten Wartung von Preislisten für Baustoffe eingebunden werden. So hat der Prüfer einen guten Überblick und die Möglichkeit, einfach eine manuelle Korrektur von Preisen, Rabatten und Liefermengen durchzuführen. Kontrolle und Freigabe In InfoShare werden in der FIBU-Endkontrolle nochmals die im Workflow-Ablauf gesammelten Kontierungen durch die Buchhaltung geprüft, weiters können relevante Buchungsregeln der jeweiligen FIBU-Software für eine vorgelagerte Prüfung im Workflow integriert werden. Erst nach erfolgter Prüfung erfolgt die Vollbuchung mit Freigabe zur Zahlung im FIBU-System. Seite 4

5 Workflow-gestützter Prüfprozess Automatische Verarbeitung von Lieferscheinen im Prüfprozess Auf der Suche nach weiterem Einsparungspotential haben wir nach Möglichkeiten gesucht, den in der Bauwirtschaft wichtigen Prozess der Verarbeitung von Lieferscheinen zu beschleunigen. Lieferscheine sind in der Bauwirtschaft wichtig, da oft ohne Bestellungen gearbeitet wird. Im Normalfall sind daher Rechnungsfreigaben in der Bauwirtschaft nur mit den zugehörigen Lieferscheinen zulässig. Der Scanvorgang der Lieferscheine erfolgt direkt an der Baustelle. Durch den Einsatz von smartfix können Lieferscheine ohne das Anbringen von Barcodes getrennt und verarbeitet werden. Über die Rechnungsprüfung im Workflow werden die zugehörigen Lieferscheine vorgeschlagen und an den Rechnungsprüfungsvorgang angehängt. Es erfolgt durch den Preis-und/oder Mengenprüfer eine Kontrolle der Lieferscheindaten zu den Rechnungsdaten. Die großen Vorteile sind, dass kein innerbetrieblicher Transport der Lieferscheine mehr notwendig ist und damit verbunden die Papier-Ablage entfällt. Daraus ergibt sich, keine Wartezeiten mehr auf den Lieferschein bei der Rechnungsprüfung, stattdessen erfolgt bei der Rechnungsprüfung die automatische Zuordnung der Lieferscheine zum Rechnungsdokument. Protokollierung und Annotationen Nach der Vollbuchung in der FIBU wird der Workflow zu Ende geführt. Der gesamte Prüf- /Freigabeprozess zu dem Rechungsdokument wird ordnungsgemäß protokolliert und im Archiv als Protokoll zur Rechnung abgelegt. Damit ist der Ablauf der Rechnungsprüfung transparent dokumentiert und unabhängig vom Workflow-System jederzeit einsehbar. Das Bearbeitungsprotokoll enthält neben den Tätigkeiten der Prüfer, Kommentaren und Entscheidungen auch die Kontierungsinformationen und Informationen zur Zahlung. Ein automatisches Anbringen von Annotationen am Rechnungsdokument, zur Visualisierung der Kontierungsinformationen, der Zahlung und des Genehmigungs-Prozesses, erfolgt ebenfalls am Ende des Workflow-Prozesses. Seite 5

6 Referenzen Mit unseren innovativen Konzepten und den auf die branchenspezifischen Anforderungen abgestimmten Lösungen konnten wir bereits einige namhafte Unternehmen sowohl in der Bauindustrie direkt, als auch im Bereich der Zulieferer in Österreich, Deutschland und der Schweiz überzeugen: Seite 6

7 Ihre Ansprechpartner Wenn es uns gelungen ist Ihr Interesse an unseren Ideen und Lösungen zu wecken kontaktieren Sie uns bitte per oder rufen Sie uns an. Wir vereinbaren gerne einen Termin für eine Live-Demonstration unserer Produkte und ein unverbindliches Beratungsgespräch. Ing. Ernst Nemeth Geschäftsführer +43 (2252) Christian Wolf Leiter Business Development +43 (2252) Für die Umsetzung Ihrer Anforderungen steht Ihnen unser erfahrenes und motiviertes Team aus Systemanalytikern und Softwareentwicklern zur Verfügung. Wenn Sie mehr über uns erfahren möchten besuchen Sie unsere Homepage unter TQS EDV-Software Gesellschaft m.b.h. A-2514 Traiskirchen, Hauptplatz 19 Telefon: Telefax: Internet: Firmenbuchnummer: FN 65751v UID: ATU DVR: Seite 7