KONVERTIERUNG VON EXTERNEN DTA DATEIEN (LASTSCHRIFTEN)

Transkript

1 ACHTUNG:DieseAnleitunggiltfürdieVR-NetWorld Software ab der Version 5.0 Build 33. Die VR-NetWorld Software bietet zur Erleichterung des Umstiegs auf den SEPA Zahlungsverkehr die diversestenmöglichkeitenzurkonvertierungvoninternenundexternenlastschriften in SEPA Lastschriften. Bei der Konvertierung werden fehlende Daten automatischergänzt.dasgiltsowohlfür IBAN und BIC,wie auch fürautom atische Anlage von M andaten beiderkonvertierung von Lastschriften.FürdieAnlagevonMandatenunterstütztSie die VR-NetWorld Software durch die automatische Vergabe von Mandatsreferenzen. HierzukönnenindenEinstelungender VR-NetWorld Software individuelle Vorgaben gemacht werden. DieflexiblenKonvertierungsmöglichkeitenderVR-NetWorldSoftwareermöglichenesauch,eine externe Anwendung wie z.b. eine Buchhaltungssoftware oder Vereinsverwaltung weiterhin zur Auftragsverwaltung und -generierungzunutzen,auchwenndiesenichtsepa fähigsind.indiesem FalübernimmtdieVR-NetWorldSoftwaredieKonvertierungderAufträgeindasSEPAFormatund bei der Konvertierung von Lastschriften auchdiekompletemandatsverwaltung.sokönnenauchüber den Stichtag 01. Februar 2014 hinaus bestehende Anwendungen weiter genutzt werden. Hinweis: Die VR-NetW orldsoftwarebietetdiemöglichkeitdiesoangelegtenmandateunddiedazugehörenden Umdeutungsanschreibenauszudrucken.MöchtenSiedieseAusdruckeohneeinBegleitschreibenper Postoder versenden,müssendieDatenderZahlungspflichtigeninderVR-NetWorld Software Anreicherung der Kontakte fürden Versand von M andaten Die Einrichtung und Konvertierung der externen Lastschriften erfolgt dabei in drei Schritten. 1. Daten sichern 2. Vorbereitungen 3. DTA Datei importieren und konvertieren 4. Optional:AdressedesGläubigerspflegen Seite 1 von 9

2 1 Daten sichern Bevor Sie mit der Umstellung beginnen, empfehlen wir Ihnen eine Datensicherung zu erstellen. Sollte es zu unerwarteten Schwierigkeiten bei deranreicherungderinformationenkommen,könnensie diesendatenbestandwiederzurücksichern.ö fnensiedasstartmenümit einem Klick auf das Logo der Volksbanken und Raiffeisenbanken. Sichern erung zu starten. 2 Vorbereitungen 2.1 Gläubiger-Identifikationsnummer hinterlegen EinewesentlicheInformationdiemitjederLastschriftübertragenwird,istdieGläubiger- Identifikationsnum m er.diese G läubiger-id dient der eindeutigen Kennzeichnung des Lastschrifteinreichers.DieGläubiger-ID wird bei der Mandatsanlage automatisch zugeordnet und muss daher vor der Konvertierung in der VR-NetWorld Software gepflegt werden. Klicken Sie im Stammdaten GläubigerIdentifikation n die Verwaltung der Gläubiger-IDs zu gelangen. Seite 2 von 9

3 WählenSieanschließend. ErfassenSiedannIhreGläubiger-ID im entsprechenden Eingabefeld. Sobald diegläubiger-id - rechnerisch - korrekt eingegeben wurde, wirddieeingabegrünhervorgehoben. So lten Sie m ehrals eine G läubiger-id odereine G läubiger-id mit unterschiedlichen Beschreibung Verwenden Sie nureine G läubiger-id, könnensie mit Schritt 2.2 fortfahren. Im anderenfalmüssen SiedieGläubiger-IDnocham gewünschtenkontohinterlegen Ö Kontoübersicht Seite 3 von 9

4 WählenSiedasgewünschteKontomit einem Klick der rechten Maustaste ausundöfnensiedas Kontoüber Konto bearbeiten. Sie am Konto hinterlegen wollen. Gläubiger-Identifikation -ID auswählen,die 2.2 VorgabenfürdieautomatischeMandatserzeugung Die Voreinstellungen fürdie M andatserzeugung sind so gewählt,dass diese ohne Änderung verwendetwerdenkönnen.kontrolierensietrotzdem,obdievorgabenihren individue len W ünschen entsprechen und passen Sie diese gegebenenfalls nach Ihren Vorstellungen an. Um die Einstellungen Extras Einstellungen bearbeiten Seite 4 von 9

5 Einstellungen finden Sie im SEPA Aufträge-> weitere Funktionen Um beiderauftragserfassungalsstandarddiesepaerfassungsmaskenvorzugeben,können SEPA-Masken bevorzugt verwenden WünschenSieeinenindividuelenAufbauderMandatsreferenzz.B.mitdem NamenoderKürzel Ihres Unternehmens/Vereins,könnenSie Mandatsreferenz nach Vorlage erstellen # stehtdabeifürgenaueinesteledesnummerischenteils dermandatsreferenz.beachtensie,dassfürdiemandatsreferenzdieverwendung eines Leerzeichens nicht zugelassen ist. Um bei der Lastschrifterfassung, die angegebenen Mandate in die Mandatsverwaltung zu neue SEPA-Mandate beim Erfassen eines Auftrags speichern WennSieüberwiegendLastschriftenmiteinem MandatfürmehrmaligenEinzug(wiederkehrend) erstmalige Lastschrift werden. Wenn Sie nach der Konvertierung keine Anpassung an der Terminsteuerung vornehmen wollen, gewählteanzahlvontagenvordem spätestenversanddatum indenausgangskorbgestelt. BestätigenSie Ihre OK Seite 5 von 9

6 3 DTA Datei importieren und konvertieren Die VR-NetW orldsoftwarebietetdiemöglichkeit,eineexternedtadateidirektineinem Vorgangzu importierenundinsepaaufträgezukonvertieren.öfnensiehierzudasstartmenümiteinem Klick auf das Logo der Volksbanken und Raifeisenbanken.WählenSiedannim StartmenüdenMenüpunkt Im portaufträge WählenSieim folgendenwindowsdateifensterdiedtausdatei,diesie importieren und konvertierenwolen.nachdem SiedieDateizum Ö fnenausgewählthaben,werdensiegefragt, ob siedieaufträgeausderdta DateiinSEPA Aufträgekonvertierenwolen.BestätigenSiedieFrage. Seite 6 von 9

7 BevordiekonvertiertenAufträgeübernommenwerden,müssendiesenochkontroliertundggf. bestätigtwerden.hierzuwerdendiedatendesoriginalauftrags in einer Zeile und das Ergebnis der Konvertierung in der Zeile darunter angezeigt. GeänderteDatenwiez.B.automatischermitelteIBANundBIC werdenrothervorgehoben. Daten die in derkontro lansichtnoch m anue langepasstwerden können,wie z.b. die Ende zu Ende Referenz oder die Mandatsreferenz, werden Orange hinterlegt. Sind Sie mit dem Konvertierungsergebnis zufrieden, klicken Sie bitte auf A lebestätigen. Sollen einzelneaufträgenichtkonvertiertwerden,entfernensiedenentsprechenden Haken in der Spalte Konvertieren KlickenSieanschließendaufSpeichern um das Konvertierungsergebnis zu übernehmen.dieaufträgestehenanschließendindervr-networld Software zur weiteren Bearbeitung oder dem direkten Versand bereit. BeidernächstenFäligkeitgebenSiewiedereineneueDTADateiausundwiederholendenVorgang wie unter DTA Datei importieren und konvertieren beschrieben. Bereits bestehende Mandate werden dann automatisch zugeordnet. Sollten Lastschriften zu neuen Zahlungspflichtigen im portiertwerden,werden auch fürdiese Lastschriften neue Mandate erstellt. Hinweis Bitte beachten Sie, dass die Konvertierung der Daten ggf. einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Seite 7 von 9

8 4 Optional:AdressedesGläubigerspflegen Wenn Sie die erzeugten Mandate oder die dazu passenden Umdeutungsanschreiben ausdrucken oderper versendenwolen,müssenzunächstnochihre AdressangabenalsGläubigerinden Mandatenergänztwerden.Dazureichtesaus,dieseineinem einzigen Mandat zu erfassen. Die AdressdatenwerdenanschließendinalenanderenMandatenzudieserGläubiger-ID übernom m en. Ö fnensiedazudiemandatsverwaltung Stammdaten > Lastschriftmandate In derm andatsliste finden Sie eine Übersichta lerin dervr-networld Software gespeicherten Mandate.ÖfnenSieeinbeliebigesMandatmiteinem Doppelklick. Seite 8 von 9

9 die Adresse. Geben Sie dazu die Adresse in Straße,PostleitzahlOrt Übernehmen AdressdatengespeichertundautomatischalenanderenMandatenmitderausgewähltenGläubiger IDzugeordnet.SchließenSiedieMandatsverwaltungum wiederindieübersichtderlastschriftenzu gelangen. Copyright 2013DZBANKAG /WGZBANKAG Alle Rechte vorbehalten. KeinTeildieserDokumentationdarfinirgendeinerForm ohneausdrücklichegenehmigungdurchdie DZ BANK AG / WGZBANKAG übersetztoderunterverwendungelektronischerhilfsmitelbearbeitet werden. AleAngabenindieserAnleitungwurdenmitgrößterSorgfalterarbeitetundgetestet. Trotzdem sindfehlernichtganzauszuschließen.diedzbank AG /W GZBANK AG kann weder einejuristischeverantwortung,nochirgendeinehaftungfürfolgen,dieauffehlerhafteangaben zurückgehen,übernehmen. Seite 9 von 9