1. Begrüßung Das sollten Sie wissen Arbeiten mit dem Handbuch Arbeiten mit portier VISION

Transkript

1 1. Begrüßung Das sollten Sie wissen Arbeiten mit dem Handbuch Arbeiten mit portier VISION Arbeiten mit dem Handbuch Arbeiten mit dem Handbuch Arbeiten mit dem Handbuch Arbeiten mit dem Handbuch Schnelleinstieg So geben Sie einen Schlüssel aus So nehmen Sie einen Schlüssel zurück So erfassen Sie einen Schlüsselverlust So erfassen Sie einen Schlüsseldefekt So legen Sie einen Schlüsselträger an So erfassen Sie einen Zylinder So ändern Sie den Einbauort eines Zylinders Das Modul Verwaltung Anlage/Gebäude Personal Schlüssel Zylinder Bunde Das Modul Schüsselbewegung Ausgabe Rücknahme Verlustmeldung Defektmeldung Pendent Das Modul Abfragen Personen Exemplare Ausgabe Historie Das Modul Bestellwesen Händlerverwaltung Nachbestellung Erweiterung Bestellung verbuchen Das Modul System Benutzerverwaltung Einstellungen... 71

2 8.3 Depotverwaltung Zeitzonenverwaltung Das Modul Supervisor Anlagen / Gebäude verwalten CSV-Zylinderexport CSV-Zylinderimport Daten importieren / exportieren Zylinderdaten importieren Personaldaten importieren Sonstiges Datensicherung Suchen & Ersetzen Passwort ändern Berechtigungen mittels Gruppen steuern Pfandverwaltung Reminder V.I.P. / Kompetenzstufen Auswahllisten mit Inhalten hinterlegen Drucken Der Schließplandruck Berichte drucken und bearbeiten Die Installation Systemvoraussetzungen Installation lokal Installation mit eigenem SQL-Server Tastenkombinationen / Funktionstasten Übersicht der Rollen und ihrer Rechte Glossar

3 1 Begrüßung Herzlich willkommen zu portier VISION, der Software zur Verwaltung von Schließanlagen. Sie haben sich damit für eine moderne und zukunftsweisende Lösung entschieden. Um schnell mit den Möglichkeiten der neuen Software vertraut zu werden, hier ein Überblick, wie wir Sie unterstützen: Dieses Handbuch selbst gibt Auskunft auf die meisten Fragen und Vorgehensweisen. Lesen Sie es nicht wie ein Buch! Benutzen Sie dieses Handbuch als Nachschlagewerk! Neben dem Handbuch haben Sie jederzeit innerhalb des Programms eine Hilfe über die Taste F1 zur Verfügung (oder über das entsprechende Menü). Weiterhin können Sie Hilfe erhalten über Telefon in Deutschland unter portier (entspricht ). In anderen Ländern gelten evtl. andere Nummern, fragen Sie Ihren Händler! Zusätzlich bieten wir Ihnen kostenfreie Hilfe per unter Unter finden Sie Antwort auf häufig gestellte Fragen (FAQ frequently asked questions ). Innerhalb des Programm können Sie einstellen, dass portier VISION bei bestehender Internetverbindung automatisch nach evtl. Neuerungen sucht und Sie darüber unterrichtet. 3/105

4 Wir empfehlen Ihnen, vor dem Einsatz unserer technischen Software eine klare Strategie festzulegen. Gerne helfen wir Ihnen dabei; fragen Sie nach unseren Strategietagen Darüber hinaus können Sie auch für eine Schulung einen Trainer direkt in Ihre Firma kommen lassen. Die Konditionen erfahren Sie unter portier (entspricht ) oder per unter Nun noch ein Wort in eigener Sache: portier VISION möchte Ihnen im Alltag ein helfendes Instrument sein. Sie wissen jedoch stets genauer als wir, was nötig ist und wie portier VISION Ihnen noch besser helfen könnte. Bitte geben Sie Ihre Wünsche und Ideen an uns weiter auf diese Weise wächst portier VISION und alle Benutzer profitieren von Ihren Ideen. Wir freuen uns auf den Dialog mit Ihnen. Schreiben Sie uns eine an im Betreff das Wort: Idee oder nutzen Sie direkt aus dem Programm heraus das Kontaktformular. Mit den besten Wünschen auf eine gute Zusammenarbeit und mit vielem Dank vorab für das ganze portier Team Georg M. Stüer & Axel Baruschke 4/105

5 Da ist sie nun, unsere Jubiläums Edition. Wir blicken auf 20 Jahre portier und damit 20 Jahre Erfahrung in der Entwicklung einer Schließanlagen-Software. In all den Gesprächen mit unseren Kunden haben wir zugehört, Wünsche verstanden und diese Wünsche verwirklicht. Was ist nun neu in der Jubiläums Edition? Vereinfachter Zugang durch single sign on Ein voll-elektronisches Bestellwesen ermöglicht papierloses Bestellen und das Einlesen von Sicherungskarten aller Art (wenn Ihr Händler das kann). Unser DigiPad kann direkt an jedem Arbeitsplatz genutzt werden Markierung von Schlüsseln als Sensitiv (für Revisionszwecke) Eine automatische Datensicherung (in der Version mit Firebird FB 2.5) Anzahl der möglichen Zylinder in den Versionen Standard (jetzt 500) und Plus (jetzt 1000); in der Profi Version gibt es nach wie vor kein Limit Ab der Version portier VISION Plus bieten wir zudem: Identifikation von Personen mit Hilfe kundenseitig genutzte Transponder Eine Formularauswahl beim Druck jeglicher Formulare. Das Umbuchung von Schlüsseln von einer Person auf eine andere Eine Kopierfunktion für Personen (Schlüsselträger) Das Auslesen und Einbinden elektronischer Schließsysteme (DOM ELS) Und für die Nutzer der Version Profi kommt hinzu: Ein ausgeklügeltes Genehmigungsverfahren via Internet Schlüsselträger nach Standort filtern Unterstützung von AUTOCAD 12 Kopierfunktion für Benutzer, inkl. aller Rechte und Einstellungen DEISTER-Schlüsselboxen können angebunden werden Selbstverständlich kann portier VISION nach wie vor all das, was es vorher auch schon konnte. 5/105

6 portier VISION Das sollten Sie wissen - Arbeiten mit dem Handbuch 2 Das sollten Sie wissen Beachten Sie: auf der CD finden Sie eine Datei Neu-noch nicht im Handbuch.txt, in der Sie Informationen finden, die im vorliegenden Handbuch noch nicht enthalten sind. 2.1 Arbeiten mit dem Handbuch Im Handbuch finden Sie ein übersichtlich gegliedertes Inhaltsverzeichnis, anhand dessen Sie schnell zu den gewünschten Informationen gelangen. Im Kapitel 2 Schnelleinstieg werden die hauptsächlichen Tätigkeiten wie Schlüsselausgabe und rücknahme sowie Verlust- und Defektmeldung kurz und knapp beschrieben. Der Hauptteil des Handbuchs bespricht ausführlich die einzelnen Module sowie den Datenimport und export und die Druckausgabe. Im Anhang finden Sie Informationen zur Installation des Programms, eine Übersicht nützlicher Funktionstasten und Tastenkombinationen sowie eine Übersicht über die Rollen und ihre Rechte. Abgerundet wird das Handbuch durch ein Glossar sowie eine Sammlung von Tipps und Tricks und einem Index, anhand dessen Sie schnell zu den gewünschten Stichworten im Handbuch gelangen. Zur Schreibweise: immer dann, wenn vom Benutzer eine Aktion erwartet wird (z.b. ein Klick auf eine Schaltfläche oder die Auswahl eines Menübefehls) wird dies hervorgehoben dargestellt. Ein Beispiel: Klicken Sie im Modul VERWALTUNG auf die Schaltfläche ZYLINDER. 6/105

7 portier VISION Das sollten Sie wissen - Arbeiten mit portier VISION 2.2 Arbeiten mit portier VISION In portier VISION können Sie alle Aktionen mit der Maus durchführen. Insbesondere die rechte Maustaste ist innerhalb portier VISION sehr oft hilfreich. Viele Aktionen sind zusätzlich durch Funktionstasten oder auch durch Tastenkombinationen erreichbar. Eine Übersicht aller verfügbaren Funktionstasten und aller Tastenkombinationen finden Sie am Ende des Handbuchs. Im ganzen Programm portier VISION gilt: um einen Datensatz zu bearbeiten, Einträge zu ändern oder hinzuzufügen, muss der Datensatz zur Bearbeitung geöffnet werden. Dies erreichen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche BEARBEITEN oder durch die Tastenkombination STRG+E oder durch einen Doppelklick auf den Datensatz. Pflichtfelder in Eingabefenstern sind stets an der fett gedruckten Feldbezeichnung zu erkennen. Die geänderten Daten speichern Sie durch Klick auf die Schaltfläche SPEICHERN. Sie verlassen das Fenster Klick auf die Schaltfläche ZURÜCK. Die Daten werden auch gespeichert, wenn Sie das Fenster gleich durch Klick auf die Schaltfläche ZURÜCK verlassen. In diesem Fall beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit JA 2.3 Programm-Bildschirm Menüleiste Symbolleisten 7/105

8 portier VISION Das sollten Sie wissen - Die Menüleiste 2.4 Die Menüleiste Die MENÜLEISTE stellt eine von mehreren Möglichkeiten zur Verfügung, die jeweils gewünschten Befehle zu aktivieren. Die Menüs klicken Sie mit der Maus an oder Sie benutzen die Tastenkombination ALT+UNTERSTRICHENER BUCHSTABE, z.b. ALT+A, um das Menü ANSICHT mit der Tastatur zu öffnen. Hier können Sie Objekte (Personen, Schlüssel, Zylinder, Gebäude, Anlagen) neu anlegen, zwischen Anlagen und Gebäuden wechseln, sich abmelden sowie Ihr Passwort ändern und portier VISION beenden. Hier können Sie Objekte bearbeiten, zur Depot- und Händlerverwaltung wechseln, Nachbestellungen und Erweiterungsbestellungen aufnehmen, Daten suchen und ersetzen und vieles mehr. Hier stellen Sie ein, ob der NAVIGATOR sichtbar sein soll. Des Weiteren bestimmen Sie hier, welche SYMBOLLEISTEN sichtbar sein sollen. Hier finden Sie Befehle zu Schlüsselbewegungen. Hier können Sie Abfragen zu sämtlichen Objekten von portier VISION definieren. Hier finden Sie Befehle zum Datenimport. Hier finden Sie u.a. Befehle zu CAD-Gebäudeplänen sowie die Pfandverwaltung. Hier finden Sie Einstellungen sowie Benutzerverwaltung und Rollenzuordnung, Hier finden Sie die Druckausgabe des Schließplans sowie die Möglichkeit, Reports zu bearbeiten. Hier finden Sie die Hilfefunktion. 8/105

9 portier VISION Das sollten Sie wissen - Die Symbolleisten 2.5 Die Symbolleisten Die SYMBOLLEISTEN stellen eine von mehreren Möglichkeiten zur Verfügung, die jeweils gewünschten Befehle zu aktivieren. Ein Befehl wird ausgelöst, indem Sie die entsprechende Schaltfläche mit der Maus anklicken. Die Schaltflächen sind mit einem sog. Quick-Info hinterlegt. Wenn Sie kurz mit der Maus darauf zeigen (ohne zu klicken), erscheint eine stichwortartige Erklärung der Schaltfläche. Beachten Sie: nicht alle Schaltflächen sind immer verfügbar - haben Sie z.b. keinen Datensatz (Schlüssel, Person, Zylinder) geöffnet, ist die Schaltfläche DATENSATZ BEARBEITEN deaktiviert und erscheint grau hinterlegt. Hier eine Übersicht der verwendeten Symbole und ihre Bedeutung: Wechsel zwischen Anlagen und Gebäuden Anlagenverwaltung Gebäudeverwaltung Personal-Verwaltung Schlüsselstamm-Verwaltung Zylinderstamm-Verwaltung Schlüsselbund-Verwaltung Datensatz hinzufügen Datensatz bearbeiten (Voraussetzung: ein Datensatz ist ausgewählt) Schlüsselausgabe Schlüsselrücknahme 9/105

10 portier VISION Das sollten Sie wissen - Schlüsselverlust Schlüsseldefekt Pendente Ausgabe CAD-Pläne Nachbestellung Erweiterungs-Bestellung 2.6 Der Navigator Der NAVIGATOR ist das zentrale Werkzeug in portier VISION. Im NAVIGATOR sind zusammengehörende Programmfunktionen dem jeweils passenden Modul zugeordnet. Der NAVIGATOR stellt neben der MENÜLEISTE und den SYMBOLLEISTEN eine weitere Möglichkeit dar, zu den gewünschten Befehlen und Aktionen zu gelangen. Sie wechseln zwischen den einzelnen Modulen per Mausklick. Modul VERWALTUNG Anlagenverwaltung Gebäudeverwaltung Personalverwaltung Schlüsselstammverwaltung (Einzel- und Gruppenschlüssel) Zylinderstammverwaltung Schlüsselbundverwaltung Modul SCHLÜSSELBEWEGUNG Schlüsselausgabe 10/105

11 portier VISION Das sollten Sie wissen - Der Navigator Schlüsselrücknahme Verlustmeldung Defektmeldung Pendente Ausgabe Modul ABFRAGEN Personal-Abfragen Schlüssel-Abfragen Exemplar-Abfragen Zylinder-Abfragen Ausgabe-Abfragen Ausgabehistorie-Abfragen Modul BESTELLWESEN Nachbestellung Erweiterungs-Bestellung Händlerverwaltung 11/105

12 portier VISION Das sollten Sie wissen - Der Navigator Modul SYSTEM Benutzer-Verwaltung Einstellungen Depot-Verwaltung Zeitzonen-Verwaltung Standort-Verwaltung Modul SUPERVISOR Anlagen-Verwaltung Gebäude-Verwaltung CSV-Zylinderexport CSV-Zylinder-Reimport 12/105

13 portier VISION Schnelleinstieg - Die Anmeldung 3 Schnelleinstieg Im Folgenden werden die klassischen Fälle rund um das Schließanlagenmanagement exemplarisch dargestellt. Das Kapitel dient als Schnelleinstieg, damit Sie auch ohne gründliches Studium des Handbuchs sofort mit portier VISION arbeiten können. 3.1 Die Anmeldung Bei Auslieferung lautet der Benutzername START und das Passwort ebenfalls START. Wie Sie neue Benutzer anlegen, erfahren Sie unten im Kapitel Benutzer. 3.2 So geben Sie einen Schlüssel aus Im Modul VERWALTUNG / PERSONAL geben Sie im Such-Feld NAME 1 den Namen des Schlüsselträgers ein (es reichen auch die ersten Buchstaben des Nachnamens) und klicken dann auf die Schaltfläche SUCHE Es wird eine Trefferliste angezeigt. In der Liste suchen Sie den gewünschten Schlüsselempfänger und ziehen ihn bei gedrückter linker Maustaste nach rechts auf die Schaltfläche AUSGABE. Ist die gesuchte Person noch nicht erfasst, wählen Sie Datensatz hinzufügen, erfassen die Person, speichern und Drücken dann F5. 13/105

14 portier VISION Schnelleinstieg - So geben Sie einen Schlüssel aus Es öffnet sich das Fenster SCHLÜSSELBEWEGUNGEN. Die Daten des Schlüsselempfängers sind bereits eingetragen. Rechts im Suchteil des Fensters geben nun unter dem Reiter Schlüsselsuche im Feld Schlüsselnummer die ersten Zeichen der Schlüsselnummer ein und klicken dann auf die Schaltfläche SCHLÜSSEL SUCHEN. Es wird eine Trefferliste mit Schlüsseln angezeigt, in der Sie den auszugebenden Schlüssel anklicken. Im unteren Teil des Fensters werden dazu die verfügbaren Exemplare des gewählten Schlüssels angezeigt. Sie klicken nun unten das auszugebende Exemplar doppelt an und übernehmen dadurch die Schlüsseldaten in den linken Teil des Fensters (Schlüssel zur Ausgabe). portier VISION 4 verwaltete Schlüssel-Ausgaben exemplar-genau; sind alle Ihre Schlüsselexemplare korrekt durchnummeriert, so überprüfen Sie bitte, welches Exemplar Sie gerade ausgeben und wählen auch exakt dies aus der Liste aus (im Bild Exemplar 3). Datum und Uhrzeit der Ausgabe werden automatisch eingetragen. Sie 14/105

15 portier VISION Schnelleinstieg - So nehmen Sie einen Schlüssel zurück vervollständigen ggfs. die Ausgabedaten (z.b. Rückgabedatum). Sie verbuchen die Schlüsselausgabe per Klick auf die Schaltfläche DISKETTE oder bei angeschlossenem DigiPad über die Schaltfläche daneben: Die Druckausgabe bzw. die Ausgabe auf dem DigiPad erfolgt automatisch Ist die Druckvorschau aktiviert, gelangen Sie mit der Schaltfläche BUCHEN in das Fenster AUSGABE-EINSTELLUNGEN. Hier lassen Sie sich durch Klick auf die Schaltfläche STARTEN eine Vorschau der Ausgabequittung anzeigen. 3.3 So nehmen Sie einen Schlüssel zurück Im Modul VERWALTUNG / PERSONAL geben Sie im Feld NAME 1 den Namen des Schlüsselträgers ein (es reichen auch die ersten Buchstaben des Nachnamens) und klicken dann auf die Schaltfläche SUCHE STARTEN 15/105

16 portier VISION Schnelleinstieg - So nehmen Sie einen Schlüssel zurück Es wird eine Personalliste angezeigt. In dieser Liste suchen Sie den gewünschten Schlüsselempfänger und ziehen ihn bei gedrückter linker Maustaste nach rechts auf die Schaltfläche RÜCKNAHME. Es öffnet sich das Fenster SCHLÜSSELBEWEGUNGEN. Die Daten des Schlüsselträgers sind bereits eingetragen. Im unteren Teil des Fensters sehen Sie, welche Schlüssel aktuell im Besitz des Schlüsselträgers sind. Den zurück zu nehmenden Schlüssel klicken Sie doppelt an. Dadurch wird der Schlüssel im mittleren Teil des Fensters als SCHLÜSSEL ZUR RÜCKGABE eingetragen. Befinden sich mehrere Schlüssel im Besitz des Schlüsselträgers und haben Sie versehentlich den falschen Schlüssel zur Rückgabe ausgewählt, so können Sie durch Klick auf die Schaltfläche POSITION AUS DER LISTE LÖSCHEN (Mülleimer) diesen Schlüssel aus der Rückgabeliste entfernen. 16/105

17 portier VISION Schnelleinstieg - So erfassen Sie einen Schlüsselverlust Sie verbuchen die Schlüsselrückgabe per Klick auf die Schaltfläche BUCHEN. 3.4 So erfassen Sie einen Schlüsselverlust Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche SCHLÜSSELVERLUST oder drücken Sie F7. Es öffnet sich das Fenster SCHLÜSSELBEWEGUNGEN - VERLUST Geben Sie im Feld NAME 1 die ersten Buchstaben des Nachnamens des Schlüsselträgers ein. Ein Klick auf die Schaltfläche PERSON SUCHEN ergibt die Trefferliste. Alternativ suchen Sie den zurückzunehmenden Schlüssel über die Schlüsselnummer. Klicken Sie dazu auf den Reiter AUSGEGEBENE SCHLÜSSEL und geben die Schlüsselnummer ein. Ein Klick auf SCHLÜSSEL SUCHEN zeigt alle Schlüsselträger, die ein Exemplar dieses Schlüssels haben. Im unteren Teil des Fensters klicken Sie den gewünschten Schlüsselträger doppelt an. Die Daten des Schlüsselträgers werden übernommen. Im unteren Teil des Fensters werden nun alle Schlüssel im Besitz des Schlüsselträgers aufgelistet Den verlorenen Schlüssel klicken Sie doppelt an. Der Schlüssel wird dadurch in die Liste SCHLÜSSEL ALS VERLOREN ZURÜCK NEHMEN übernommen. Befinden sich mehrere Schlüssel im Besitz des Schlüsselträgers und haben Sie versehentlich den falschen Schlüssel als verloren ausgewählt, so können Sie durch Klick auf die Schaltfläche POSITION AUS DER LISTE LÖSCHEN diesen Schlüssel aus der Verlustliste entfernen. 17/105

18 portier VISION Schnelleinstieg - So erfassen Sie einen Schlüsseldefekt Im Feld SACHVERHALTSSCHILDERUNG können Sie die Angaben des Schlüsselträgers zum Verlust festhalten. Dieser Eintrag wird auf das Formular gedruckt, jedoch nicht weiter gespeichert! Sie verbuchen die Verlustmeldung per Klick auf die Schaltfläche BUCHEN. 3.5 So erfassen Sie einen Schlüsseldefekt Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche SCHLÜSSELDEFEKT oder drücken Sie F8. Es öffnet sich das Fenster SCHLÜSSELBEWEGUNGEN. Folgen Sie nun den gleichen Anweisungen wie in Kapitel 3.3. Schlüsselverlust. Nun wird der Schlüssel jedoch mit dem Status Verloren gebucht. 3.6 So legen Sie einen Schlüsselträger an Im Modul VERWALTUNG / PERSONAL klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche DATENSATZ HINZUFÜGEN. Es öffnet sich das Fenster PERSONAL. 18/105

19 portier VISION Schnelleinstieg - So legen Sie einen Schlüsselträger an Im Feld NAME 1 tragen Sie den Nachnamen des zukünftigen Schlüsselträgers ein. Das Feld NAME 2 ist für den Vornamen vorgesehen. Sie können gerne auch eine andere Verfahrensweise wählen, z.b. Nachname und Vorname in das Feld Name -1 und einen Firmennamen in das Feld Name-2. Wir empfehlen in jedem Fall ausdrücklich, bei der einmal gewählten Feldbestimmung für immer zu bleiben. Sie speichern die erfassten Daten mit Klick auf die Schaltfläche SPEICHERN. Beachten Sie: Sie können die Schlüsselträgerdaten jederzeit nachträglich vervollständigen. Das Fenster PERSONAL verlassen Sie mit Klick auf die Schaltfläche ZURÜCK Ab sofort steht die erfasste Person als Schlüsselträger zur Verfügung. TIP Während der Schlüsselausgabe haben Sie noch einmal Gelegenheit, einen neuen Schlüsselträger zu erfassen. Über den Button PERSON ANLEGEN gelangen Sie in die gleiche Maske wie gerade beschrieben. 19/105

20 portier VISION Schnelleinstieg So erfassen Sie einen Zylinder 3.6. So erfassen Sie einen Zylinder In portier VISION gibt es immer pro Zylinder einen eigenen Datensatz. Im Modul VERWALTUNG / ZYLINDER klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche DATENSATZ HINZUFÜGEN. Es öffnet sich das Fenster ZYLINDER. Im oberen Bereich SCHLÜSSEL ZUM ZYLINDER tragen Sie die entsprechenden Daten zum Zylinder ein. Im Bereich Einbaudaten können Sie angeben, wo genau der Zylinder eingebaut worden ist. Sie speichern die erfassten Daten mit Klick auf die Schaltfläche SPEICHERN. Beachten Sie: Sie können die Zylinderdaten jederzeit nachträglich vervollständigen. Das Fenster ZYLINDER verlassen Sie mit Klick auf die Schaltfläche ZURÜCK Ab sofort steht der erfasste Zylinder zur Verfügung. Für die Schlüssel zum Zylinder legt portier einen eigenen Datensatz im Bereich Schlüssel an und stellt exakt die Anzahl an Exemplaren zur Verfügung, die Sie bei Gesamtanzahl eingetragen haben. Die Zuordnung zwischen Zylinder und Schlüssel erfolgt über die Schlüsselnummer (oft auch Schließungsnummer genannt). ACHTUNG: diese Schlüsselnummer ist niemals änderbar! 20/105

21 portier VISION Schnelleinstieg - So bauen Sie einen Zylinder um 3.7. So bauen Sie einen Zylinder um Im Modul VERWALTUNG / ZYLINDER geben Sie im Reiter ZYLINDER die Daten des gesuchten Zylinders ein (z.b. die Schlüssel-Nr) und drücken dann die ENTER-Taste. Der gewünschte Zylinder wird angezeigt. Sie klicken den Zylinder doppelt an und gelangen in das Fenster ZYLINDER. In der Symbolleiste des Fensters ZYLINDER klicken Sie auf die Schaltfläche ZYLINDER BEARBEITEN. Jetzt können Sie die Zylinderdaten bearbeiten bzw. ändern. Sie speichern die geänderten Zylinderdaten mit Klick auf die Schaltfläche SPEICHERN. Das Fenster ZYLINDER verlassen Sie mit Klick auf die Schaltfläche ZURÜCK ACHTUNG: Angaben zum Schlüssel können Sie nach der ersten Erfassung nicht mehr in der Zylindermaske ändern. Für Änderungen rufen Sie im MODUL VERWALTUNG/SCHLÜSSEL die entsprechende Schlüsselmaske auf. Hier können Sie Angaben zum Schlüssel bearbeiten. Sie benötigen die entsprechenden Rechte (siehe dort). 21/105

22 portier VISION Das Modul Verwaltung - Anlage/Gebäude 4 Das Modul Verwaltung In diesem Modul haben Sie Zugriff auf: Anlagen und Gebäude Personal Schlüssel Zylinder Bunde 4.1 Anlage/Gebäude In diesem Kapitel finden Sie: Anlage / Gebäude neu anlegen S Anlage / Gebäude neu bearbeiten / löschen S Statistik S Weitere Informationen S. Schließanlagen und sonstigen Schließsysteme bezeichnet portier VISION als Anlagen. Elektronische Zugangssysteme, jede Sammlung zusammengehöriger Schlüssel, wie z.b. von Vitrinen oder Vorhängeschlössern oder auch von Sonderschließungen, wie z.b. alle Stromkästen etc. können Anlagen sein. Sie selbst bestimmen, welche Schließungen zusammengehören und damit eine Anlage bilden. Üblicherweise ist eine Anlage eine Schließanlage mit Schließzylindern und dazugehörigen Schlüsseln sowie Funktions- bzw. Gruppenschlüssel. In modernen Schließanlagen sind oft zusätzlich Transponder und/oder mechanische Schlüssel mit einem Chipaufsatz (=mechatronische) enthalten. Eine Matrix zeigt, wo welche Schlüssel schließen (Schließplan) portier VISION ermöglicht, solche Anlagen korrekt darzustellen und zu verwalten. Zylinder (oder auch elektronischen Lesegeräte) solcher Anlagen werden üblicherweise in einem oder mehreren Gebäuden verbaut. Daher können Sie in portier auch Gebäude verwalten. Gebäude sind im wörtlichen Sinne die Häuser, die Sie verwalten. Aber auch Hallen auf einem Geländer oder Etagen in einem Bürokomplex können als eigene Gebäude verwaltet werden (z.b. Mietetagen in einem Bürokomplex). 22/105

23 portier VISION Das Modul Verwaltung - Anlage/Gebäude Wählen Sie eine Anlage zur Bearbeitung aus, so spielt es keine Rolle, in welchen Gebäuden die zugehörigen Zylinder zu finden sind. Ihr Zugriffsrecht (siehe unten) bezieht sich stets auf alle Zylinder dieser Anlage, egal in welchem Gebäude diese verbaut wurden. Aktivieren Sie ein Gebäude, so haben Sie je nach Recht Zugriff auf alle Zylinder, die hierin verbaut sind, egal aus welcher Anlage und von welchem. Beachten Sie: haben Sie nur ein Gebäude / eine Anlage, können Sie dieses Kapitel überspringen. Beachten Sie: für das Anlegen eines neuen Gebäudes oder einer neuen Anlage müssen Sie als Supervisor oder als Administrator angemeldet sein. Ob Sie sich derzeit in einer Anlage oder in einem Gebäude befinden sehen Sie jederzeit in der Statuszeile des Bildschirms. Beachten Sie: möchten Sie ein neues Gebäude anlegen, müssen Sie sich in einer Anlage befinden. Möchten Sie eine neue Anlage anlegen, müssen Sie sich in einem Gebäude befinden. Als Supervisor können Sie im Modul Supervisor jederzeit eine Anlage oder ein Gebäude anlegen. Sie wechseln zwischen Anlagen und Gebäuden mit einem Klick auf die Schaltfläche ANLAGE UND GEBÄUDE WECHSELN in der Symbolleiste. Im Fenster GEBÄUDE- ANLAGENAUSWAHL wechseln Sie in das gewünschte Gebäude bzw. die gewünschte Anlage durch Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag. Als Alternative zum Doppelklick markieren Sie das gewünschte Gebäude / die gewünschte Anlage mit einem einfachen Mausklick und klicken dann auf die Schaltfläche GEBÄUDE WÄHLEN bzw. ANLAGE WÄHLEN 23/105

24 portier VISION Das Modul Verwaltung - Anlage/Gebäude Anlage bzw. Geäude neu anlegen Im Modul VERWALTUNG / ANLAGE klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche DATENSATZ HINZUFÜGEN. Es öffnet sich das Fenster ANLAGE. Hier geben Sie die Daten der neuen Anlage ein. Pflichtfelder erkennen Sie an der fett gedruckten Feldbezeichnung. portier VISION benötigt die Pflichtfelder Hersteller und Anlagennummer, um spätere Importe korrekt zu behandeln. Sie speichern die Daten der neuen Anlage durch Klick auf die Schaltfläche SPEICHERN und verlassen das Fenster ANLAGE durch Klick auf die Schaltfläche ZURÜCK. Die Daten der neuen Anlage werden auch gespeichert, wenn Sie das Fenster ANLAGE gleich durch Klick auf die Schaltfläche ZURÜCK verlassen. In diesem Fall beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit JA Das Anlegen eines neuen Gebäudes funktioniert analog zum beschriebenen Vorgehen. 24/105

25 portier VISION Das Modul Verwaltung - Anlage/Gebäude Anlage / Gebäude bearbeiten / löschen Im Modul VERWALTUNG / ANLAGE GEBÄUDE lassen Sie sich durch Klick auf die Schaltfläche SUCHE STARTEN alle Anlagen bzw. Gebäude anzeigen Die gewünschte Anlage wählen Sie durch Mausklick aus. Um die Anlage bzw. das Gebäude zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche BEARBEITEN. Alternativ dazu können Sie die gewünschte Anlage bzw. Gebäude auch doppelt anklicken. Es öffnet sich das Fenster ANLAGE bzw. GEBÄUDE. Zum Bearbeiten der Daten klicken Sie auf die Schaltfläche BARBEITEN. Jetzt können Sie die vorhandenen Daten bearbeiten. Die geänderten Daten speichern Sie durch Klick auf die Schaltfläche SPEICHERN und verlassen das Fenster ANLAGE bzw. GEBÄUDE durch Klick auf die Schaltfläche ZURÜCK. Die Daten der neuen Anlage / des neuen Gebäudes werden auch gespeichert, wenn Sie das Fenster ANLAGE bzw. GEBÄUDE gleich durch Klick auf die Schaltfläche ZURÜCK verlassen. In diesem Fall beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit JA Das Bearbeiten eines Gebäudes funktioniert analog zum beschriebenen Vorgehen. Zum Löschen der Anlage klicken Sie auf die Schaltfläche ANLAGE bzw. GEBÄUDE LÖSCHEN Es erfolgt zunächst eine Sicherheitsabfrage. Bestätigen Sie diese mit JA und sind noch Schlüssel zur Anlage vergeben, kann diese nicht gelöscht werden. Sie erhalten eine entsprechende Meldung: Das Löschen eines Gebäudes funktioniert analog zum beschriebenen Vorgehen. 25/105

26 portier VISION Das Modul Verwaltung - Anlage/Gebäude Statistik Haben Sie eine Anlage zur Bearbeitung geöffnet, können Sie mit Klick auf die Schaltfläche STATISTIK bzw. den Reiter STATISTIK sich eine Übersicht der Schlüssel und Zylinder sowie ihres Status anzeigen lassen Zusätzliche Informationen Haben Sie eine Anlage zur Bearbeitung geöffnet, sehen Sie im unteren Teil des Fensters vier Reiter, die Ihnen zusätzliche Informationen zur Anlage bieten. Der Reiter ANLAGE IN FOLGENDEN GEBÄUDEN VERBAUT zeigt an, in welchem Gebäude Zylinder von der aktuellen Anlage verbaut wurde. Der Reiter BENUTZER MIT ZUGRIFF zeigt an, welche Benutzer Zugriff auf die aktuelle Anlage haben (s.u.) Der Reiter DEFINIERTE ROLLEN IN DIESER ANLAGE zeigt an, welche Rollen für welche Benutzer in der aktuellen Anlage definiert wurden (s.u.) Der Reiter STATISTIK zeigt eine Übersicht der Schlüssel und Zylinder sowie ihres Status. 26/105

27 portier VISION Das Modul Verwaltung - Personal 4.2 Personal In diesem Kapitel finden Sie: Schlüsselträger erfassen S Schlüsselträger bearbeiten / löschen S Zusätzliche Informationen S. Im Modul VERWALTUNG / PERSONAL haben Sie Zugriff auf die Schlüsselträger. Hier können Sie Schlüsselträger neu anlegen, die Daten vorhandener Schlüsselträger bearbeiten sowie Schlüsselträger löschen und vieles mehr Schlüsselträger erfassen Beachten Sie: Sie können vorhandene Personaldaten importieren. Schlagen Sie dazu im Kap (Personaldaten importieren) nach. Im Modul VERWALTUNG / PERSONAL klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche DATENSATZ HINZUFÜGEN. Es öffnet sich das Fenster PERSONAL. Hier geben Sie die Daten des neuen Schlüsselträgers ein. Das Feld NAME 1 ist für den Nachnamen vorgesehen. 27/105

28 portier VISION Das Modul Verwaltung - Personal Sie speichern die Daten des neu erfassten Schlüsselträgers durch Klick auf die Schaltfläche SPEICHERN und verlassen das Fenster PERSONAL durch Klick auf die Schaltfläche ZURÜCK. Die Daten des neuen Schlüsselträgers werden auch dann gespeichert, wenn Sie das Fenster PERSONAL gleich durch Klick auf die Schaltfläche ZURÜCK verlassen. In diesem Fall beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit JA Beachten Sie: je sorgfältiger Sie hier arbeiten, desto mehr Auswertungsmöglichkeiten haben Sie später Schlüsselträger bearbeiten / löschen Im Modul VERWALTUNG / PERSONAL lassen Sie sich mit einem Klick auf die Schaltfläche SUCHE STARTEN alle erfassten Personen anzeigen. Da diese Liste u.u. sehr lang werden kann, können Sie auch gezielt nach einer bestimmten Person suchen, indem Sie die ersten Buchstaben des Nachnamens in das Feld NAME 1 eingeben und die Suche mit einem Klick auf die Schaltfläche Lupe durchführen. Als Alternative betätigen Sie die ENTER-Taste, um die Suche durchzuführen. Es werden Ihnen alle Personen angezeigt, deren Nachnamen mit den von Ihnen eingegebenen Buchstaben beginnen. Sie markieren die zu bearbeitende Person durch Anklicken und klicken dann auf die Schaltfläche BEARBEITEN. Als Alternative können Sie die Person auch direkt doppelt anklicken. In beiden Fällen öffnet sich das Fenster PERSONAL. Hier klicken Sie auf 28/105

29 portier VISION Das Modul Verwaltung - Personal die Schaltfläche BEARBEITEN. Nun können Sie die vorhandenen Daten der Person bearbeiten und ggfs. ändern. Sie speichern die geänderten Daten der Person durch Klick auf die Schaltfläche SPEICHERN und verlassen das Fenster PERSONAL durch Klick auf die Schaltfläche ZURÜCK. Die geänderten Daten des Schlüsselträgers werden auch dann gespeichert, wenn Sie das Fenster PERSONAL gleich durch Klick auf die Schaltfläche ZURÜCK verlassen. In diesem Fall beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit JA Zum Löschen einer Person klicken Sie im Fenster PERSONAL auf die Schaltfläche PERSON LÖSCHEN. Sie werden aufgefordert, den Löschvorgang zu bestätigen. Klicken Sie auf die Schaltfläche JA und hat die Person noch Schlüssel in ihrem Besitz, erfolgt ein Hinweis, dass der Löschvorgang nicht möglich ist Sie können der Person ein Foto im Format JPG zuordnen. Editieren Sie den Datensatz, wählen den Reiter Weitere Daten und wählen Sie dann FOTO EINFÜGEN. Suchen Sie das Foto auf Ihrem Laufwerk und bestätigen Sie. Das Foto wird sofort angezeigt. Fehlen die Schaltflächen, müssen Sie nur unter System -> Einstellungen den Haken bei Personalbilder anzeigen setzen. 29/105

30 portier VISION Das Modul Verwaltung - Personal Zusätzliche Informationen Haben Sie einen Schlüsselträger zur Bearbeitung geöffnet bzw. legen ihn neu an, sehen Sie im oberen Teil der Maske drei Reiter, die Ihnen zusätzliche Informationen zum Schlüsselträger bieten. De Stammdaten sind selbsterklärend. Der Reiter Weitere Daten bietet Platz für zusätzliche Infos: Dabei können Sie alle Felder, die am rechten Rand ein kleines Dreieck zeigen, mit eigenen Begriffen vorbelegen. Wie das geht wird unten im Abschnitt Auswahllisten erklärt. Genehmigerstatus: Hiermit bestimmen Sie, ob diese Person Schlüsselausgaben genehmigen darf. Das Genehmigungsverfahren wird weiter unten im Detail erklärt, ebenso wie Kompetenz und VIP Stufe. RFID Sie können ab der Version portier VISION 4 Transponder zur Legitimation einer Person verwenden. In dieses Feld kommt die ID des Transponders. 30/105

31 portier VISION Das Modul Verwaltung - Personal Im unteren Teil des Fensters sechs weitere Reiter, deren Inhalte sich durch die gewählten Begriffe bereits andeuten: Der erste Reiter zeigt alle Schlüssel bis auf das Exemplar genau, die die Person aktuell in Besitz hat. Dazu die Information, von wem sie den Schlüssel wann empfangen hat, ob es eine geplante Rückgabe gibt und ob ggfls. Pfand gezahlt wurde. Der zweite Reiter listet alle Räume auf, zu denen die Person mit ihren Schlüsseln Zugang hat. Der Reiter Historie zeigt frühere Schlüsselbesitze mit allen dazugehörigen Details: Danach sehen Sie, ob die Person zu einer definierten Gruppe von Empfangsberechtigten gehört (s.u.). Es folgt eine kleine Statistik Der letzte Reiter gibt Auskunft, zu welchen Standorten die Person gerechnet wird. Dazu jetzt mehr: 31/105

32 portier VISION Das Modul Verwaltung - Standortverwaltung 4.3 Standortverwaltung Ab der Version 4 können Personen nach Standorten aufgeteilt werden. Das macht Sinn, wenn Ihre Firma über mehrere Standort verfügt und die Sachbearbeiter an den jeweiligen Orten nur Zugriff auf Daten der Personen haben sollen, die auch dort beschäftigt sind. Wie gehen Sie vor: Zuerst aktivieren Sie die Standortverwaltung unter System -> Einstellungen: Dann legen Sie unter System > Standortverwaltung die verschiedenen Standorte an, wie genau, das entscheiden Sie. Rufen Sie dann einen Standort auf und weisen nun die Personen dem Standort zu. Danach bestimmen Sie, welcher Sachbearbeiter (Nutzer dieser Software) Zugriff auf welche(n) Standort(e) haben darf. Dazu finden sich entsprechende Symbole: Beginnen wir links mit dem Personal. Sie erhalten eine Suchmaske: Hier können Sie nach allen angegebenen Kriterien filtern. 32/105

33 portier VISION Das Modul Verwaltung - Standortverwaltung Über die Symbole können Sie nun alle gefundenen Datensätze auswählen und dem Standort zuordnen. Genauso können Sie aus der Suche auch einzelne Datensätze mit der Maus selektieren und dann zuordnen. Auf diese Weise können Sie leicht alle Personen auf bestimmte Standorte verteilen. Natürlich kann eine Person auch mehreren Standorten zugeordnet werden. In der Standortansicht werden alle zugeordneten Personen gelistet: Im zweiten Schritt ordnen Sie dann die Benutzer (Sachbearbeiter) den Standorten zu; hier sind die Suchkriterien weniger, das Verfahren aber gleich: In der Folge bedeute die Zuordnung, dass Benutzer am Standort A auch nur Personen sehen, die diesem Standort zugeordnet sind. 33/105

34 portier VISION Das Modul Verwaltung - Schlüssel 4.4 Schlüssel Im Modul VERWALTUNG / SCHLÜSSEL haben Sie Zugriff auf die Schlüssel der aktuellen Anlage. Hier können Sie Schlüssel neu anlegen, die Daten vorhandener Schlüssel bearbeiten sowie Schlüssel löschen und vieles mehr. Wie Sie Schlüsseldaten importieren lesen Sie im Kap nach Schlüssel erfassen Bitte beachten Sie: Hier können Sie nur Gruppen-Schlüssel neu erfassen! Neue Einzelschlüssel können nur als neue Schließung zusammen mit einem neuen Zylinder und auch nur dort erfasst werden. Wie man den Exemplarbestand existierender Schlüssel erhöht, erklären wir später. Im Modul VERWALTUNG / SCHLÜSSEL klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche DATENSATZ HINZUFÜGEN. Es öffnet sich das Fenster SCHLÜSSEL. Schauen wir uns die Maske einmal in Ruhe an: 34/105

35 portier VISION Das Modul Verwaltung - Schlüssel In das Feld Schlüsselnummer tragen Sie exakt und in der richtigen Schreibweise die Schlüsselnummer ein, die Sie vom Händler/Hersteller erhalten haben (zumeist aus einem Schließplan). Jeder Fehler (Verdreher etc.) hier macht die Nutzung des Schlüssel unmöglich. Auch ist die spätere Änderung der Schlüsselnummer nicht möglich. Die Felder Beschreibung bzw. Schlüsselname sind frei zu Ihrer Verfügung; oftmals benennt bereits der Händler bestimmte Gruppenschlüssel nach ihrer Funktion, z.b. GHS oder HGS-1 oder auch Reinigung usw. Das Feld Position im Schließplan ermöglicht eine Sortierung der Spalten im dargestellten Schließplan: je höher die Nummer, umso weiter rechts taucht dieser Gruppenschlüssel auf. Die folgenden Button zu Schlüsselart und Schließungsart sind voreingestellt. Hinweis: In einigen seltenen Fällen kann es vorkommen, dass Sie eine Spalte im Schließplan benötigen die darstellt, dass zwei Zylinder trotz unterschiedlicher Schließungsnummer trotzdem gleich schließen, eine sogenannten Gleichschließung. Nur für diesen Fall können Sie den Button Gleichschließung anklicken. Damit erhalten Sie im Plan die gewünschte leere Spalte. Es wird damit kein Gruppen- Schlüssel erfasst. Schlüsseltyp: ist regelmäßig mechanisch; bei einigen Herstellern gibt es zudem Kombinationen von mechanischen und elektronischen Schlüsseln. So hat evtl. ein Gruppenschlüssel ein Plastikkäppchen mit einem Chip darin. Dieser Chip steuert das Schließverhalten für bestimmte Zeiträume (=mechatronischer Schlüssel). Oder Sie erfassen einen Transponder (=elektronischer Schlüssel). Im Feld Gesamt erfassen Sie die insgesamt gelieferte Anzahl. Verfügbar wird laufend berechnet. Mindestbestand : portier warnt Sie, wenn diese Zahl durch Ausgaben erreicht wird. Alle weiteren Felder füllt das Programm. 35/105

36 portier VISION Das Modul Verwaltung - Schlüssel Schlüssel bearbeiten / löschen Im Modul VERWALTUNG / SCHLÜSSEL lassen Sie sich mit einem Klick auf die Schaltfläche LUPE alle erfassten Schlüssel der aktuellen Anlage anzeigen. Da diese Liste u.u. sehr lang werden kann, können Sie auch gezielt nach einem bestimmten Schlüssel suchen. Hierzu geben Sie die ersten Zeichen der Schlüsselnummer in das Feld SCHLÜSSEL-NR ein und klicken auf die Schaltfläche LUPE oder drücken einfach die Enter-Taste. Als Alternative betätigen Sie die ENTER-Taste, um die Suche durchzuführen. Es werden Ihnen die entsprechenden Schlüssel angezeigt. Sie markieren den zu bearbeitenden Schlüssel durch Anklicken und klicken dann auf die Schaltfläche BEARBEITEN. Alternativ können Sie den Schlüssel auch doppelt anklicken. In beiden Fällen öffnet sich das Fenster SCHLÜSSEL. Hier klicken Sie auf die Schaltfläche BEARBEITEN. Nun können Sie die vorhandenen Schlüsseldaten bearbeiten und ggfs. ändern Exemplarverwaltung Im Modul VERWALTUNG / SCHLÜSSEL lassen Sie sich den gewünschten Schlüssel anzeigen (s.o.). Sie markieren den gewünschten Schlüssel durch Anklicken und klicken dann auf die Schaltfläche BEARBEITEN. Als Alternative können Sie den Schlüssel auch doppelt anklicken Im Fenster SCHLÜSSEL klicken Sie auf die Schaltfläche EXEMPLARVERWALTUNG. Es öffnet sich das Fenster EXEMPLARE. 36/105

37 portier VISION Das Modul Verwaltung - Schlüssel Dieses Fenster gibt Auskunft über sämtliche Exemplare des gewählten Schlüssels. Sie können hier ein neues EXEMPLAR HINZUFÜGEN das gewählte EXEMPLAR BEARBEITEN das gewählte EXEMPLAR LÖSCHEN Möchten Sie ein Exemplar manuell ändern, markieren Sie das Exemplar und klicken dann auf die Schaltfläche EXEMPLAR BEARBEITEN. Achtung: Sie benötigen die erforderlichen Rechte (siehe dort)!. Das Fenster EXEMPLARE erweitert sich. Jetzt können Sie die Exemplare einzeln verwalten. Achtung: das Listenfeld STATUS ist nur bei nicht ausgegebenen Schlüsseln aktiv. 37/105

38 portier VISION Das Modul Verwaltung - Schlüssel Schlüssel mit Gruppe verbinden / von Gruppe trennen Voraussetzung hierfür ist, dass Sie bereits eine Gruppe angelegt haben. Das Vorgehen hierzu sowie die Zuordnung eines Schlüssels zu einer Gruppe später. ( Berechtigungen mittels Gruppen steuern ) beschrieben Zusätzliche Informationen Haben Sie einen Schlüssel zur Bearbeitung ausgewählt (s.o.), finden Sie im unteren Teil des Fensters SCHLÜSSEL Reiter, die Ihnen weitere Informationen zum Schlüssel anzeigen. Welche Zylinder gehören zum gewählten Schlüssel? Wo schließt der gewählte Schlüssel auch noch? Wurde der gewählte Schlüssel nachbestellt? Sind Kompetenzstufen und Quittungsarten eingestellt worden? Wurde eine Zeitzone definiert? Beachten Sie: um hier Änderungen vorzunehmen, muss der Schlüssel zur Bearbeitung geöffnet werden. Angaben zu den Exemplaren des gewählten Schlüssels. Welcher übergeordnete Schlüssel passt zu diesem Zylinder? Wer hat den gewählten Schlüssel aktuell in seinem Besitz? Wer hatte den gewählten Schlüssel in seinem Besitz? Ist der gewählte Schlüssel einer Gruppe zugeordnet? 38/105

39 portier VISION Das Modul Verwaltung - Zylinder Neu ab der Version 4 Sensitive Schlüssel Sie können in der Schlüsselmaske gezielt Schlüssel als besonders wichtig (sensitiv) markieren. Hinter dem Reiter Weitere Daten gibt es dafür ein Feld: So markierte Schlüssel können für Revisionszwecke gezielt gefiltert und die Schlüsselträger automatisch angeschrieben werden. Über ABFRAGEN können Sie jederzeit ermitteln, welche Person einen Sensitiven Schlüssel aktuell in Besitz hat. Das Ergebnis lässt sich ausdrucken oder in eine CSV Datei exportieren und als Steuerdatei für Serienbriefe nutzen. 4.5 Zylinder Im Modul VERWALTUNG / ZYLINDER haben Sie Zugriff auf die Zylinder der aktuellen Anlage. Hier können Sie Zylinder neu anlegen, die Daten vorhandener Zylinder bearbeiten sowie Zylinder löschen und vieles mehr. Wie Sie Zylinderdaten importieren lesen Sie im Kap nach. Beachten Sie: je sorgfältiger Sie hier arbeiten, desto mehr Auswertungsmöglichkeiten haben Sie später Zylinder neu anlegen Achtung: Geht nur wenn Anlage aktiviert ist, nicht bei Gebäude! Im Modul VERWALTUNG / ZYLINDER klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche DATENSATZ HINZUFÜGEN. Es öffnet sich das Fenster ZYLINDER. 39/105

40 portier VISION Das Modul Verwaltung - Zylinder Jetzt können Sie die Daten des neuen Zylinders eingeben. Die Sortierung kommt vom Hersteller, entspricht der früheren Zeile im Schließplan. Neue Sortierung sind rein nummerisch, als 1,2,3 usw. durch die Verwendung von 2 Dezimalzahlen können zwischen zwei Positionen auch später bis zu 99 andere zwischengeschoben werden. Die Schlüsselnummer heißt manchmal auch Schließungsnummer oder auch Schloss- und Schlüsselnummer. Bei Gesamtzahl kommt die Anzahl der mit diesem Zylinder gelieferten Einzelschlüssel. portier VISION summiert alle Schlüssel mit gleicher Schlüsselnummer in der Schlüsselverwaltung auf. Die Zylinderdaten im rechten Teil beschreiben den technischen Zylinder und werden vom Hersteller stets mit angegeben. Einige Hersteller, wie z.b. KABA haben für Typ, Länge und Farbe etc. nur ein Feld: Artikelbeschreibung. Im unteren Teil der Maske werden die Einbaudaten erfasst. Die Reiter ganz unten werden im laufenden Betrieb durch portier selbst aktualisiert. 40/105

41 portier VISION Das Modul Verwaltung - Zylinder Zylinder bearbeiten / löschen Im Modul VERWALTUNG / ZYLINDER lassen Sie sich mit einem Klick auf die Schaltfläche SUCHE STARTEN alle erfassten Zylinder der aktuellen Anlage anzeigen. Da diese Liste u.u. sehr lang werden kann, können Sie auch gezielt nach einem bestimmten Zylinder suchen, indem Sie die ersten Zeichen der Schlüsselnummer zum gewünschten Zylinder in das Feld SCHLUESSEL-NR eingeben. Die Suche führen Sie per Klick auf die Schaltfläche SUCHE STARTEN durch. Alternativ können Sie auch die ENTER-Taste verwenden. Es werden Ihnen die entsprechenden Zylinder angezeigt. Sie markieren den gewünschten Zylinder durch Anklicken und klicken dann auf die Schaltfläche BEARBEITEN. Alternativ können Sie den Zylinder auch doppelt anklicken; in beiden Fällen öffnet sich das Fenster ZYLINDER. Hier klicken Sie auf die Schaltfläche BEARBEITEN. Nun können Sie die vorhandenen Zylinderdaten bearbeiten Zylinder mit CAD-Plan verbinden / vom CAD-Plan lösen portier VISION erlaubt Ihnen, Gebäudepläne zu benutzen. Sie ordnen einmalig dem Zylinder einen Gebäudeplan zu und portier VISION findet diesen Plan und Einbauort stets wieder. Beachten Sie: Sie können nur die Formate DXF und DWG verwenden, um Zylinder einem CAD-Plan zuzuordnen. Diese Formate werden von allen sog. AutoCAD-Programmen unterstützt. Im Modul VERWALTUNG / ZYLINDER lassen Sie sich den Zylinder anzeigen (s.o.), der mit einem CAD-Pan verbunden werden soll. Sie markieren den zu verbindenden Zylinder durch Anklicken und klicken dann auf die Schaltfläche BEARBEITEN. Als Alternative können Sie den Zylinder auch doppelt anklicken In beiden Fällen öffnet sich das Fenster ZYLINDER. In diesem Fenster sehen Sie sofort, ob der Zylinder bereits einem CAD-Plan zugeordnet wurde (im Beispiel ist dieser Teil des Fensters leer, da der Zylinder noch keinem CAD-Plan zugeordnet wurde; später sehen Sie hier einen symbolisierten CAD-Plan.) Um den aktuellen Zylinder einem CAD-Plan zuzuordnen, klicken Sie auf die Schaltfläche ZYLINDER MIT CAD-PLAN VERBINDEN. Es öffnet sich das Fenster CAD-PLAN SUCHE: 41/105

42 portier VISION Das Modul Verwaltung - Zylinder Hier lassen Sie sich per Klick auf die Schaltfläche SUCHE STARTEN die vorhandenen CAD-Pläne anzeigen. Den gewünschten CAD-Plan markieren Sie durch Anklicken und verlassen das Fenster durch Klick auf die Schaltfläche SUCHERGEBNIS ÜBERNEHMEN. Es öffnet sich das Fenster CAD PLAN: Im rechten Teil des Fensters CAD PLAN sehen Sie den aktuellen Zylinder. Um den Zylinder einem Raum zuzuordnen, ziehen Sie ihn einfach bei gedrückter linker Maustaste in den gewünschten Raum. Im CAD-Plan wird die Schlüsselnummer des Zylinders rot dargestellt: Das Fenster CAD-PLAN verlassen Sie mit Klick auf die Schaltfläche ZURÜCK. Sie befinden sich wieder im Fenster ZYLINDER und sehen anhand des CAD-Plan- Symbols, dass der aktuelle Zylinder einem CAD-Plan zugeordnet wurde: 42/105

43 portier VISION Das Modul Verwaltung - Zylinder Das Fenster ZYLINDER verlassen Sie mit Klick auf die Schaltfläche ZURÜCK. Um den Zylinder vom CAD-Plan zu lösen klicken Sie im Fenster ZYLINDER auf die Schaltfläche ZYLINDER VOM CAD-PLAN LÖSEN Sie bestätigen die Abfrage durch Klick auf die Schaltfläche JA Die Vorschau des CAD-Plans wird daraufhin aus dem Fenster ZYLINDER entfernt. Alternativ zum beschriebenen Vorgehen können Sie im CAD-Plan mit der linken Maustaste die rote Schlüsselnummer des Zylinders anklicken. Es öffnet sich im CAD-Plan ein Fenster, das Ihnen verschiedene Möglichkeiten bietet: 43/105

44 portier VISION Das Modul Verwaltung - Bunde Sprung in das Fenster ZYLINDER des aktuellen Zylinders Sprung in das Fenster SCHLÜSSEL des aktuellen Schlüssels Sprung in das Fenster SCHLÜSSELBEWEGUNG Der aktuelle Zylinder wird ausgebaut Der aktuelle Zylinder wird vernichtet Zusätzliche Informationen Haben Sie einen Zylinder zur Bearbeitung ausgewählt (s.o.), finden Sie im unteren Teil des Fensters ZYLINDER fünf Reiter, die Ihnen weitere Informationen zum Schlüssel anzeigen. Wo ist der Zylinder aktuell verbaut? Beachten Sie: möchten Sie Änderungen vornehmen, muss der Zylinder mit Klick auf die Schaltfläche BEARBEITEN zur Bearbeitung geöffnet werden. Welche Schlüssel schließen diesen Zylinder? Angezeigt werden Zentral- und Mitschließungen als auch alle Gruppen- bzw. Funktionsschlüssel. Wer hat Zugang zu diesem Raum (über den Zylinder)? Wer hatte bisher Zugang zu diesem Raum? Wo war der Zylinder vorher eingebaut? 4.6 Bunde In diesem Kapitel finden Sie: Bund neu anlegen S Bund bearbeiten / löschen S Zusätzliche Informationen S. Im Modul VERWALTUNG / BUNDE haben Sie Zugriff auf die Schlüsselbunde der aktuellen Anlage. Hier können Sie Bunde neu anlegen, vorhandene Bunde bearbeiten sowie Bunde löschen. 44/105

45 portier VISION Das Modul Verwaltung - Bunde Bund neu anlegen Im Modul VERWALTUNG / BUNDE klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche DATENSATZ HINZUFÜGEN. Es öffnet sich das Fenster BUNDE. Jetzt können Sie die Daten des neuen Bundes (Bundnummer, Beschreibung, Status etc.) eingeben. Um dem neu angelegten Bund Schlüssel zuzuordnen, klicken Sie auf die Schaltfläche SCHLÜSSEL MIT BUND VERBINDEN. Es öffnet sich das Fenster SCHLÜSSELSUCHE: Hier lassen Sie sich durch Klick auf die Schaltfläche SUCHE STARTEN alle Schlüssel anzeigen. Da das Suchergebnis u.u. sehr umfangreich ist, können Sie alternativ zur Suche nach allen Schlüsseln auch die Ihnen bekannten Schlüsseldaten in das Suchfeld eingeben (s.o.) In der Suchergebnisliste wählen Sie den gewünschten Schlüssel aus und klicken dann auf die Schaltfläche SUCHERGEBNIS ÜBERNEHMEN. Es öffnet sich das Fenster EXEMPLARSUCHE: Hier wählen Sie das gewünschte Exemplar aus und klicken dann auf die Schaltfläche SUCHERGEBNIS ÜBERNEHMEN Im Fenster BUNDE ist das gewählte Exemplar des Schlüssels eingetragen: 45/105

46 portier VISION Das Modul Verwaltung - Bunde Sie speichern die Daten des neu erfassten Bundes durch Klick auf die Schaltfläche SPEICHERN und verlassen das Fenster BUNDE durch Klick auf die Schaltfläche ZURÜCK. Die Daten des neu erfassten Bundes werden auch dann gespeichert, wenn Sie das Fenster BUNDE gleich durch Klick auf die Schaltfläche ZURÜCK verlassen. In diesem Fall beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit JA Bund bearbeiten / löschen Im Modul VERWALTUNG / BUNDE lassen Sie sich den gewünschten Bund anzeigen (s.o.) Sie wählen den gewünschten Bund aus und klicken dann auf die Schaltfläche BEARBEITEN. Alternativ klicken Sie den Bund doppelt an. In beiden Fällen öffnet sich das Fenster BUNDE. Um den aktuellen Bund zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche BUND BEARBEITEN. Jetzt sind auch die Schaltflächen SCHLÜSSEL MIT BUND VERBINDEN bzw. SCHLÜSSEL VOM BUND TRENNEN aktiv. Um einen Schlüssel vom aktuellen Bund trennen, wählen Sie den gewünschten Schlüssel aus und klicken auf die Schaltfläche SCHLÜSSEL VOM BUND TRENNEN. Sie bestätigen die Abfrage, indem Sie auf die Schaltfläche JA klicken. Hierdurch wird der Schlüssel vom Bund getrennt. 46/105

47 portier VISION Das Modul Schlüsselbewegung - Ausgabe Zusätzliche Informationen Haben Sie einen Bund zur Bearbeitung ausgewählt (s.o.), finden Sie im unteren Teil des Fensters BUNDE fünf Reiter, die Ihnen weitere Informationen zum Bund anzeigen. Welche Schlüssel mit welchen Exemplaren sind dem Bund aktuell zugeordnet? Wer ist aktuell im Besitz des Bundes? Wo schließt der Bund? An wen wurde der Bund in der Vergangenheit ausgegeben? Wurde für den Bund ein Pfand vereinbart? Hinweis: Am Bund befindlichen Exemplare sind bei der Schlüsselverwaltung mit dem Status Am Bund versehen und stehen nicht mehr für eine Einzelausgabe zur Verfügung. 5 Das Modul Schlüsselbewegung In diesem Modul haben Sie Zugriff auf: Ausgabe eines Schlüssels Rücknahme eines Schlüssels Verlustmeldung eines Schlüssels Defektmeldung eines Schlüssels Pendente Ausgabe eines Schlüssels 5.1 Ausgabe Im Navigator wählen Sie das Modul SCHLÜSSELBEWEGUNG und klicken dort auf die Schaltfläche AUSGABE Es öffnet sich das Fenster SCHLÜSSELBEWEGUNGEN. 47/105