Der Importmanager in VENTA KVM

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1 Der Importmanager in VENTA KVM Stand: Vorabversion Version: VENTA 3.0 Verfasser: Bernhard Weber 1. Importmöglichkeiten In VENTA KVM stehen für die effektive und schnelle Übernahme von Kunden und Vertragsinformationen zahlreiche Importfunktionen zur Verfügung. Diese werden in VENTA KVM vom Importmanager verwaltet. Dabei werden folgende Möglichkeiten des Datenimportes zur Verfügung gestellt: Bestandsdaten Erhebungsbogen GDV CSV Outlook-Kontakt GDV Datenimport: Das GDV Format ist ein standardisiertes Format zur Übertragung von detaillierten Vertragsinformationen. GDV Bestands und Update Datensätze können im Extranet der Gesellschaft (Direktanbindung) angefordert und in VENTA KVM importiert werden. GDV Dateien enthalten detaillierte Informationen zum Versicherungsnehmer sowie Vertragsdaten. Erhebungsbogen: Der Erhebungsbogen ist ein digitales Formular zur Bestandsaufnahme und bietet die Möglichkeit nach Beendigung der Datenerfassung die vorliegenden Informationen in VENTA KVM zu importieren. Dabei können im Erhebungsbogen folgende Informationen erfasst werden: - Haushaltsinformationen - Kundendaten - Vertragsdaten - Akquise Informationen - Steuerdaten - Informationen zur Versorgung (CARA Versorgungsanalyse)

2 Hinweis: Der Erhebungsbogen kann im Menüpunkt Einstieg/Suche über das Symbol links unten heruntergeladen werden: Outlook Kontakte: VENTA KVM ermöglicht Ihnen den Import der im Outlook vorliegenden Kundendaten. Hierbei wird unter Verwendung der Outlook Synchronisation der Datentransfer zwischen Ihrem Outlook und VENTA KVM hergestellt und die bestehenden Outlook Kontakte als Kundendatensatz in VENTA KVM angelegt. Zusätzlich bietet VENTA KVM bereits beim Import die Möglichkeit der Differenzierung zwischen privaten und geschäftlichen Kontakten. CSV Import: Der CSV Datenimport bietet die Möglichkeit des Datenimportes von Kunden und Vertragsinformationen aus Tabellen (Excel). Der CSV-Datenimport stellt zugleich den kleinsten gemeinsamen Nenner zwischen einer Vielzahl von Systemen dar und ermöglicht somit eine Datenmigration mit sehr geringem Aufwand. Jede CSV Datei muss zuvor, an die Vorgaben in VENTA KVM angepasst werden. Bestandsdatenimport: Über die Fonds Finanz eingereichte Verträge sowie Bestandsübertragungen werden automatisiert in VENTA KVM importiert. Dabei werden Kunden als auch Vertragsdaten inkl. der zum Vertrag vorliegenden Dokumente in VENTA KVM übertragen. Kommen im Verlauf der Vertragslaufzeit weitere Dokumente hinzu, werden diese ebenfalls automatisiert im Hintergrund, dem in VENTA KVM angelegten Vertrag, hinzugefügt.

3 2. Ablauf eines Datenimportes in VENTA KVM Die in VENTA KVM verfügbaren Importfunktionalitäten werden im Importmanager verwaltet. Hier erhalten Sie die Möglichkeit die verfügbaren Kunden und Vertragsdaten (Dateien) in VENTA KVM hochzuladen, sowie den Import auszulösen. Zusätzlich beinhaltet der Importmanager intelligente Funktionen/Filter (Zuweisung), welche die zuvor importierten Daten überprüfen und die Entstehung von Dubletten verhindern. Datenimport in 3 Schritten Schritt 1 - Dateiupload Schritt 2 - Import Schritt 3 - Zuweisung Jeder Import von Kunden und Vertragsdaten beginnt mit dem Hochladen der zu importierenden Datei(en). Rufen Sie hierzu den Importmanager auf und klicken Sie den Punkt Datei hochladen. Die Verarbeitung der zuvor hochgeladenen Daten wird mit dem betätigen der Schaltfläche Datei importieren ausgelöst. Wählen Sie vorher die entsprechende Datei mittels der Schaltfläche Hinzufügen von Ihrem PC aus. Nach erfolgreichem Abschluss des Importes werden nun die Kunden und Vertragsdaten in der Zuweisung zur Übernahme in die Kundendatenbank vorgehalten. a. Dateiupload im Importmanager

4 b. Statusinformation der Zuweisung Liegen in der Zuweisung Daten zur Übernahme bereit, wird Ihnen im oberen rechten Eck in VENTA ein rotes Fahnensymbol angezeigt. Durch einen Klick auf dieses Symbol, sehen Sie die entsprechende Benachrichtigung und können von dort aus direkt in die Zuweisung springen. 3. Die Zuweisung Die Zuweisung stellt in VENTA KVM einen Zwischenspeicher dar, welcher alle importierten Kunden und Vertragsdaten aufnimmt und für die Übernahme in die Kundendatenbank bereitstellt. Dabei übernimmt die Zuweisung die Funktion der Datenkontrolle und verhindert effektiv, unter Verwendung von integrierten Filtern, die Generierung von Dubletten in der Kundendatenbank. Die hierfür verwendeten Filter Dubletten im Bestand filtern und Dubletten in Zuweisung filtern können individuell in den Filtereinstellungen angesteuert werden. a. Es gibt fünf verschiedene Arten von Dateiimporte in VENTA. Entsprechend der Quelle (Bestandsdaten, CSV, Erhebungsbogen, GDV & Outlook-Kontakt) werden die Auswahlmöglichkeiten mit Klick auf die Quelle geöffnet und können somit entsprechend gewählt werden.

5 b. Der Importzeitraum bietet die Möglichkeit die dargestellten Informationen auf Zeitperioden zu begrenzen. Bei Erstverwendung der Zuweisung sollte der Importzeitraum mit der Zusammenarbeit mit der Fonds Finanz übereinstimmen. Die Filter sind standardmäßig aktiviert und können durch das Entfernen der Häkchen deaktiviert werden. Nach jeder Änderung der Filtereinstellungen muss, unter Verwendung der Schaltfläche Filter eine Aktualisierung der Daten angefordert werden. Die verfügbaren Filter grenzen die Ansicht der Daten ein und ermöglichen somit eine gezielte Zusammenführung, als auch die Neuanlage von Kunden- und Vertragsdatensätzen. Dubletten in Zuweisung Filtern : Dieser Filter blendet alle Datensätze aus, die gleiche Werte für (Name, Vorname und Geburtsdaten) haben. Dubletten im Bestand Filtern : Dieser Filter prüft anhand der Attribute (Name, Vorname und Geburtsdatum) das Vorhandensein korrespondierender Kundendatensätze in der VENTA Kundendatenbank. Wird eine Übereinstimmung gefunden, so werden die kongruenten Kundendatensätze in der Zuweisung ausgeblendet und für eine manuelle Übernahme vermerkt. Filter: Diese Schaltfläche führt bei Betätigung zur Aktualisierung der in der Zuweisung liegenden Daten. Nach jeder Änderung der Filtereinstellungen muss diese Schaltfläche betätigt werden. Zurücksetzen: Ermöglicht das Zurücksetzen aller Filtereinstellungen. Importe-Auswahl: Die Funktion Importe-Auswahl bietet Ihnen die Möglichkeit die in der Zuweisung angezeigten Datensätze auf eine Datendatei zu beschränken (z.b. eine GDV-Datei).

6 Verwendung der Zuweisung am konkreten Beispiel eines Bestandsdatenimportes Über die Fonds Finanz eingereichte Verträge, als auch Bestandsübertragungen, werden als Bestandsdatenimport in VENTA KVM hinterlegt. Die importierten Daten werden automatisch nach Erfassung im System der Fonds Finanz in die Zuweisung gespielt und können anschließend in die Kundendatenbank übernommen werden. Hierfür sind folgende Filtereinstellungen vorzunehmen: Filtereinstellungen: Quelle Importzeitraum Filter Bestandsdaten Rückwirkend zum Import der letzten Übernahme der Daten aus der Zuweisung. Bei der Verwendung sollte der Importzeitraum bis zum Datum der Anbindung zurückreichen. Beide Filter sind aktiviert (Haken sind gesetzt) Sobald die Filtereinstellungen entsprechend der Vorgaben eingestellt wurden, kann mit der Schaltfläche Aktualisieren die Abfrage, der in der Zuweisung liegenden Daten, angestoßen werden. Sind Bestandsimporte in der Zuweisung vorhanden, werden diese nun angezeigt. Da die Filter Dubletten in Zuweisung filtern und Dubletten im Bestand filtern aktiv sind und damit die Anlage von Kunden /Vertragsdaten Dopplern ausgeschlossen ist, können die in der Zuweisung liegenden Kunden /Vertragsinformationen mit der Schaltfläche Alle neunen Kunden und Verträge übernehmen auf einmal in die Kundendatenbank übernommen werden. Dabei werden die Kundendatensätze angelegt und eine Zuordnung der Vertragsinformationen zu Kunden vorgenommen.

7 Hinweis: Wird mindestens einer der verfügbaren Filter deaktiviert so darf die Schaltfläche Alle neuen Kunden und Verträge übernehmen nicht mehr verwendet werden da es hierbei zu einer Anlage von Kundendoppler kommt. Im nächsten Schritt werden beide Filter deaktiviert (hellblaue Markierung) und erneut mit der Schaltfläche Aktualisieren die noch in der Zuweisung liegenden Datensätze aufgerufen. Die nun angezeigten Datensätze müssen einzeln bearbeitet werden, da es bei einer automatisierten Übernahme zur Anlage von Kundendopplern kommen könnte. Zur Übernahme eines Datensatzes klicken Sie auf den Namen eines beliebigen Kundendatensatzes. Nun bekommen Sie den darunterliegende Vertrag angezeigt (dunkelblaue Markierung) und Klicken ebenfalls auf den angezeigten Vertrag. Sobald ein Vertrag gewählt wurde erhalten Sie eine Anzeige, welche in zwei Bereiche aufgeteilt ist und Detailinformationen zum gewählten Vertrag sowie eine Vorauswahl möglicher Versicherungsnehmer enthält. Für die Übernahme des Vertrages in die Kundendatenbank stehen nun zwei Möglichkeiten zur Verfügung: 1. Der Versicherungsnehmer zum Vertrag ist im Bereich Ähnlich existierende Kunden/Interessenten vorhanden (die Attribute Name, Vorname und Geb. Datum sind identisch). In diesem Fall wählen wir den passenden Kunden/Versicherungsnehmer aus und übernehmen diesen unter Verwendung der Schaltfläche Zusammenführung Kunde + neuer Vertrag. Ähnlich existierende Kunden / Interessen 2. Wird kein passender Kunden/Versicherungsnehmer von VENTA vorgeschlagen, so kann der Datensatz mit der Schaltfläche Als neuen Kunden und Vertrag übernehmen in der Kundendatenbank neu angelegt werden.

8 Detailinformationen Vertrag 3. Eine weitere mögliche Variante im Zuweisungsprozess stellt die Zusammenführung von Verträgen mit bereits in der Kundendatenbank vorhandenen Verträgen dar. Hierbei wird nach der Auswahl eines Kunden/Versicherungsnehmers, unterhalb der Tabelle Ähnliche existierende Kunden/Vertragsdaten, eine weitere Tabelle Verträge von: angezeigt, welche bereits eine Vorauswahl passender Verträge anzeigt. Beinhaltet die Tabelle Verträge von: einen mit in der Zuweisung korrespondierenden Vertrag, so kann dieser ausgewählt und mit der Schaltfläche Zusammenführung Kunde + exist. Vertrag zusammengeführt werden. Hinweis: Dieser Vorgang stellt die Verbindung zwischen dem im VENTA vorhandenen und aus Bestandsdaten importierten Verträgen her. Somit kann gewährleistet werden, dass Vertragsdokumente automatisch in den Vertrag eingespielt werden können.