IT Vertragsmanagement

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1 IT Vertragsmanagement B0: Planung, Organisation und Einführung Vertrag Prof. Dr. Dirk Olufs

2 Seite 2 Motivation Informationstechnologie Unternehmen müssen zur Erhaltung ihrer Wettbewerbsfähigkeit regelmäßig ihre Informationstechnologie (IT) bezüglich Hard- und Software modernisieren und auf den möglichst neuesten Stand der Technik bringen. Dabei sind komplexe Fragen zur IT zu lösen, die bei nicht sachgemäßer Bearbeitung zu rechtlichen Folgen mit teilweisen erheblichen wirtschaftlichen Auswirkungen führen können. Die Folgen können bis zur Existenzgefährdung des Unternehmens führen.

3 Seite 3 Lebenszyklus von IT-Vertrag Bedarf ist zu ermitteln Vertrag ist archiviert Vertrag Vertragsüberwachung Vertragsbeendigung Bedarfsabwicklung Vertragsabwicklung

4 Seite 4 Semesterablaufplan (WS 2014/2015) Die Lehrveranstaltung behandelt das umfassende Thema IT-Vertragsmanagement als IT-Vertrags-LifeCycle in vier Blöcken Titel LV-Art SWS LP Einordnung IT Vertragsmanagement IV 4 6 Wahlpflicht (WP) Seminararbeit: Themenvergabe Begleitet von Studentenvorträgen Seminararbeit: Schriftliche Abgabe KLAUSUR Block 1 Block 2 Block 3 Block 4 Final WS: 2014/2015 Nov Dez Jan JAN FEB (Semesterbeginn) TBC (Semesterende) Block X (Freitag) 10:00 11:00 11:15 13:15 13:30 15: Seminararbeiten Für 2 bis 3 Studenten (Gruppenarbeit) Präsentation der SA-Ergebnisse

5 Seite 5 Die Inhalte der Lehrveranstaltung Block 1 Im ersten Block werden nach einer Einführung in das Thema die Grundlagen des Entstehungsprozesses von IT-Verträgen erläutert. Block 2 Der zweite Block befasst sich mit Vertragstypen, rechtlichen Grundlagen und Vertragsabwicklungsphasen. Block 3 Im dritten Block werden alle Aspekte der Vertragsüberwachung sowie der Einsatz von Reporting- und Controlling-Tools behandelt. Block 4 Der letzte Block umfasst alle Phasen der Vertragsbeendigung: Leistungsbewertung, Maßnahmenplanung, Leistungsabnahme, Vertragsarchivierung. Art der Veranstaltung (Keine Vorlesung) Diese Veranstaltung ist interaktiv, beteiligt die Studenten in der Gestaltung der Inhalte durch Seminararbeiten und Vorträgen und vertieft die das Thema anhand von Praxisbespielen und Use Cases, die die gesamte Veranstaltung begleiten.

6 Seminararbeit: Schriftliche Abgabe Seite 6 Seminararbeiten für Studenten Themen S1 S2 IT-Spezifische Anforderungsmanagement (u. a. Lastenheft / Pflichtenheft) Rechtliche Rahmenbedingungen für nationale und internationale IT-Verträge (mit Beispielen) S3 S4 Softwareapplikationen zur Unterstützung des IT-Vertragsmanagements Risikomanagement und Maßnahmenplanung im IT-Vertragsmanagement S5 Reifegrad des IT-Vertragsmanagements bei (X) deutschen Unternehmen (X 10) Ablaufplan Seminararbeit- Vergabe Block 1 Block 2 Block 3 Block 4 Vortrag: SA 1 & 2 SA 3 & 4 SA 5 WS: 2014/2015 Nov Dez Jan Jan Abgabe der Präsentation: P-SA 1 & 2 P-SA 3 & 4 P-SA

7 Seite 7 S1: Anforderungsmanagement 1 IT-Spezifische Anforderungsmanagement (u. a. Lastenheft / Pflichtenheft) Abgabe Präsentation: Vortrag: Abgabe Dokumentation: Aufgabenstellung: Folgende Inhalte sollen erarbeitet und im Rahmen eines Vortrages präsentiert werden: 1- Anforderungsmanagement in der Informationstechnologie (IT) 2- Lastenheft (Zielsetzung, Struktur, Rollen, Aufgaben, Ablauf ) 3- Pflichtenheft (Zielsetzung, Struktur, Rollen, Aufgaben, Ablauf ) 4- Ein Beispiel für Lasten-, bzw. resultierendes Pflichtenheft 5- Relevanz für das IT-Vertragsmanagement (bezogen auf das Beispiel) Die Abgabe der schriftlichen Ausarbeitung soll bis zum erfolgt sein.

8 Seite 8 S2: Rechtliche Rahmenbedingungen 2 Rechtliche Rahmenbedingungen für nationale und internationale IT-Verträge (mit Beispielen) Abgabe Präsentation: Vortrag: Abgabe Dokumentation: Aufgabenstellung: Folgende Inhalte sollen erarbeitet und im Rahmen eines Vortrages präsentiert werden: 1- Welche rechtliche Rahmenbedingungen gibt es für IT-Verträge in Deutschland 2- Welche rechtliche Rahmenbedingungen gibt es für internationale IT-Verträge 3- Besonderheiten bei Leistungsgegenständen aus dem Bereich IT 4- Softwarelizenztypen (Open Source und Commercial Software) und Ihre Bedeutung für IT- Verträge und IT-Vertragsmanagement Die Abgabe der schriftlichen Ausarbeitung soll bis zum erfolgt sein.

9 Seite 9 S3: IT-Vertragsmanagement-Tools 3 Softwareapplikationen zur Unterstützung des IT-Vertragsmanagements Abgabe Präsentation: Vortrag: Abgabe Dokumentation: Aufgabenstellung: Folgende Inhalte sollen erarbeitet und im Rahmen eines Vortrages präsentiert werden: 1- Anforderungen an einem IT-Vertragsmanagement-Tool 2- Markt-Screening (Top-10 der IT-Vertragsmanagement-Tool) 3- Leistungsumfang und Integrationsmöglichkeiten (Schnittstellen) 4- Vergleich der ausgewählten Tools und Bewertung 5- Ausblick der IT-Vertragsmanagement-Tool (Anforderungen an zukünftige Systeme) Die Abgabe der schriftlichen Ausarbeitung soll bis zum erfolgt sein.

10 Seite 10 S4: Risikomanagement 4 Risikomanagement und Maßnahmenplanung im IT-Vertragsmanagement Abgabe Präsentation: Vortrag: Abgabe Dokumentation: Aufgabenstellung: Folgende Inhalte sollen erarbeitet und im Rahmen eines Vortrages präsentiert werden: 1- Risiken in IT-Verträgen und Risiken der IT-Vertragsabwicklung 2- Das Modell zum Risikomanagement im Rahmen des IT-Vertragsmanagements 3- Maßnahmenplanung zur Risikovermeidung und Risikobehandlung 4- Reale Fallbeispiele (IT-Vertragsrisiken) aus der Wirtschaft und ihre Behandlung Die Abgabe der schriftlichen Ausarbeitung soll bis zum erfolgt sein.

11 Seite 11 S5: Reifegrad des IT-Vertragsmanagements 5 Reifegrad des IT-Vertragsmanagements bei (X) deutschen Unternehmen (X 10) Abgabe Präsentation: Vortrag: Abgabe Dokumentation: Aufgabenstellung: Folgende Inhalte sollen erarbeitet und im Rahmen eines Vortrages präsentiert werden: 1- Definition eines Reifegradmodells zum IT-Vertragsmanagements 2- Erstellung eines Fragenkatalogs (einer Checkliste) zur Erhebung des ITVM-Reifegrads 3- Erhebung des ITVM-Reifegrads bei mindestens 10 deutschen Unternehmen 4- Auswertung der Ergebnisse und Generierung von Aussagen zur der ITVM-Lage 5- Erstellung vom Maßnahmenvorschlagsplan zur Steigerung des ITVM-Reifegrads Die Abgabe der schriftlichen Ausarbeitung soll bis zum erfolgt sein.

12 Block 1 Block 2 Block 3 Block 4 Seite 12 Agenda: Seminarablauf B1 Grundlagen & Bedarfsabwicklung B0 B1.1 Bedarfs- und Beschaffungsplanung B1.2 Anforderungsdefinition und Leistungsbeschreibung B2 IT Vertragsabwicklung B2.1 Vertragsvorbereitung (Vertragsarten, Leistungsgegenstände ) S1: Anforderungsmanagement S2: Rechtliche Rahmenbedingungen B2.2 Vertragsverhandlung und Vertragsabschluss (nationales und internationales Recht ) B3 IT Vertragsüberwachung B3.1 Vertragsüberwachung und -steuerung S3: Softwareapplikationen zum ITVM S4: Risikomanagement im ITVM B3.2 Compliance Management I (Risikomanagement, Konfliktmanagement, Eskalationsmanagement) B4 Vertragsbeendigung B4.1 Leistungsbewertung und Maßnahmenplanung S5: Reifegrad des IT-Vertragsmanagements B4.2 Leistungsabnahme und Vertragsbeendigung

13 Seite 13 Literaturverzeichnis IT-Projektverträge: Erfolgreiches Management Dr. Christoph Zahrnt Vertragsmanagement in der Informationsverarbeitung Michael Klotz, Dietrich-W. Dorn IT-Projektverträge: Rechtliche Grundlagen Dr. Christoph Zahrnt Risikomanagement für IT- und Software-Projekte Ernest Wallmüller ITIL Life Cycle Suite / Collection Manuals Sharon Taylor Management von Service Level Agreements Robert Scholderer IT-Controlling Dr. Andreas Gadatsch Diverse Gesetzbücher (BGB, HGB, SGB, StGB, UGB ) Verlag: C.H. Beck Wikipedia, Die freie Enzyklopädie Wikimedia Foundation Inc. Ein umfassendes Buch über das Thema IT-Vertragsmanagement!?!

14 IT Vertragsmanagement Vertrag Prof. Dr. Dirk Olufs

15 Seite 15 Vertragslebenszyklus Variante 1 Bedarf ist zu ermitteln Bedarf ist zu ermitteln Variante 2 Bedarf ist ermittelt Vertrag ist archiviert Bedarfsabwicklung End Variante 3 Vertrag ist unterzeichnet Vertrag ist unterzeichnet Vertragsbeendigung Vertrag Vertragsabwicklung End Abnahme ist erfolgt Vertragsüberwachung End Vertrag ist archiviert

16 Seite 16 IT Vertragsmanagement-Roadmap Bedarfsabwicklung Vertragsabwicklung Vertragsüberwachung Vertragsbeendigung Bedarfsermittlung Auswahl Vertragstyp Vertragserfüllung Leistungsbewertung Bedarfsprüfung Vertragsentwurf Leistungsüberwachung Maßnahmenplanung Beschaffungsplanung Verhandlungsstrategie Vertrags-Reporting Vertragskündigung Anforderungsdefinition Vertragsformulierung Risikomanagement Leistungsabnahme Lieferantenbewertung Vertragsabsicherung Konfliktmanagement Vertragsverlängerung Lieferantenvorauswahl Vertragsverhandlung Eskalationsmanagement Vertragsabschluss Leistungsbeschreibung Vertragsüberprüfung Vertragsnachverhandlung Vertragsarchivierung Lieferantenauswahl Vertragsnachbesserung Projektplanung Vertragsunterzeichnung

17 Seite 17 Agenda B1 Bedarfsabwicklung B1.1 Bedarfs- und Beschaffungsplanung B1.2 Anforderungsdefinition und Leistungsbeschreibung B2 Vertragsabwicklung B2.1 Vertragsvorbereitung B2.2 Vertragsverhandlung und Vertragsabschluss B3 Vertragsüberwachung B3.1 Vertragsüberwachung und -steuerung B3.2 Compliance Management B4 Vertragsbeendigung B4.1 Leistungsbewertung und Maßnahmenplanung B4.2 Leistungsabnahme und Vertragsbeendigung

18 Seite 18 Vertrag Was ist ein Vertrag? Ein Vertrag ist eine Übereinkunft zwischen zwei oder mehreren Parteien, z. B. eine bestimmte Leistung zu erbringen. Unterschiedliche Arten von Verträgen: Privatrechtlicher Vertrag : ein Vertrag zwischen zwei oder mehreren Parteien Öffentlich-rechtlicher Vertrag : ein Vertrag zwischen einer Behörde und einer Privatperson, bzw. einer anderen Behörde Völkerrechtlicher Vertrag : ein Vertrag zwischen zwei oder mehreren Völkern bzw. Staaten Welche Vertragsarten kennen Sie?

19 Seite 19 IT-Vertrag Was ist ein IT-Vertrag? Der IT-Vertrag ist ein Vertrag, der als Vertragsgegenstand eine oder mehrere IT-spezifische Leistungen / Produkte umfasst. Outsourcing Beratung Standardsoftware Updating Leistungsgegenstände Individualsoftware Wartung Schulung Hardware/ Netzwerk Welche Leistungen können im IT-Bereich der Gegenstand eines Vertrags sein?

20 Seite 20 Management Was heißt Management? Management kann sowohl Leitungsfunktionen in Unternehmen und Organisationen bezeichnen, als auch die Personen, die diese Funktionen ausüben und entsprechende Managementkompetenzen benötigen. Zu den typischen Funktionen oder Aufgaben des Managements in Unternehmen und Organisationen gehört die Planung, Organisation, Führung und Kontrolle (im Sinne von Erfolgskontrolle).[1] Allgemeiner Managementprozess: Planung Organisation Führung Kontrolle 1. Stephen P. Robbins, David A. DeCenzo, Mary Coulter: Fundamentals of Management. Essential Concepts and Applications. 7. Aufl. Pearson Education, Boston, Mass. 2011, ISBN , S. 34 und 468.

21 Seite 21 IT-Vertragsmanagement Was ist IT-Vertragsmanagement? IT-Vertragsmanagement versteht sämtliche Tätigkeitsbereiche, die sich mit der Thematik Verträge in der Informationstechnologie beschäftigen. Dazu zählen insbesondere: Kauf, Miete sowie Leasing von Hard- und Software, Programmierleistungen, Wartung und Support, Beratung, Schulung etc. Dabei begleitet das IT-Vertragsmanagement alle Stadien im Hinblick auf die oben genannten Themen von der Bedarfsermittlung, der Vertragserstellung und -begleitung, bis hin zur Überwachung der Leistungsgegenstände und Gewährleistung. Planung Organisation Führung Kontrolle Bedarfsabwicklung Vertragsabwicklung Vertragsüberwachung Vertragsbeendigung

22 Seite 22 Beispiel: IT Service Management Was ist ein IT-Service? Ein IT-Service ist eine Dienstleistung, die für einen oder mehrere Kunden von einem IT Service Provider bereitgestellt wird. Ein IT-Service basiert auf dem Einsatz der Informationstechnologie und unterstützt die Geschäftsprozesse des Kunden und sollte über ein Service-Level-Agreement (SLA) definiert werden. Markt für IT-Dienstleistungen in Deutschland Unternehmen Umsatz in Deutschland in Mio. Euro T-Systems 6.157,00 IBM Global Technology Services 2.610,00 Hewlett-Packard Deutschland Services 1.680,00 Siemens IT Solutions and Services 1.620,00 SVA System Vertrieb Alexander GmbH 1.620,00 Finanz Informatik 1.461,90 Computacenter AG & Co. ohg 1.173,00 Lünendonk -Liste 2011

23 Seite 23 IT-Vertragsmanagementziele Ziele des IT-Vertragsmanagements: Das Kernziel des IT-Vertragsmanagements ist vor allem Risiken zu vermeiden, bzw. zu minimieren. Weitere Kernziele des IT-Vertragsmanagements: Kosten zu kontrollieren, bzw. zu reduzieren Termine zu überwachen und Aktivitäten zu steuern Maßnahmen zu definieren und zu verfolgen Durch den Einsatz von EDV-Tools wird IT-Vertragsmanagement bei der Überwachung und Pflege von Verträgen unterstützt und benötigt weniger Ressourcen. Was sind die weiteren Ziele des IT-Vertragsmanagements?

24 Seite 24 Weitere Ziele des IT-Vertragsmanagements Weitere Ziele des IT-Vertragsmanagements: Bedarfsgerechte und nachvollziehbare Spezifikation der IT-Leistungen Gestaltung bedarfsgerechter und akzeptabler vertragliche Anforderungen Dokumentation der Interessen und Verhandlungspositionen Erreichung hoher Effizienz der IV-Vertragsverhandlung Effektivität und Effizienz bei der IT-Vertragsabwicklung Identifizierung von Abhängigkeiten und Synergien der IT-Verträgen Vollständige Dokumentation der Aufgaben des IV-Vertragsmanagements

25 Seite 25 Die Positionierung des IT-Vertragsmanagement Wie wichtig ist das IT-Vertragsmanagement in Unternehmen?

26 Seite 26 Gegenstände im IT-Vertragsmanagement Was sind die Inhalte (Kernaufgaben) des IT-Vertragsmanagements?

27 Seite 27 Das Vorgehensmodell V IT-Vertrag Vertragsparteien: Auftraggeber und Auftragnehmer Leistungsgegenstand Bedarfsabwicklung Vertragsabwicklung Erfüllungsort Vertragslaufzeit Vertragsüberwachung Honorarkosten Sonstige Vereinbarungen Vertragsbeendigung

28 Seite 28 Bedarfsabwicklung Bedarfsabwicklung Vertragsabwicklung Vertragsüberwachung Vertragsbeendigung Bedarfsermittlung Die Bedarfsermittlung ist eine der wichtigsten Aufgaben der Materialwirtschaft und Teilgebiet der Beschaffung. Bedarfsermittlung beschäftigt sich mit der Planung der künftig benötigten Materialmengen und Dienstleistungen. Bedarfsprüfung Die Bedarfsprüfung hat die Aufgabe den ermittelten Bedarf nach der Richtigkeit, Vollständigkeit, Wirtschaftlichkeit sowie Dringlichkeit zu bewerten. Das Ergebnis einer Bedarfsprüfung ist stets die Bestellanforderung.

29 Seite 29 Bedarfsabwicklung Bedarfsabwicklung Vertragsabwicklung Vertragsüberwachung Vertragsbeendigung Beschaffungsplanung Beschaffungsplanung bestimmt primär die Beschaffungsart. Sie kann auch die organisatorischen, zeitlichen und finanziellen Rahmenbedingungen und Eckdaten festlegen, wie die Bedarfsabdeckung erfolgen soll. Anforderungsdefinition Der Vertragsgegenstand bezieht sich auf die Erfüllung diverser Anforderungen verschiedener Zielgruppen. Diese Anforderungen werden stets in Form eines Lastenheftes detailliert beschrieben.

30 Seite 30 Bedarfsabwicklung Bedarfsabwicklung Vertragsabwicklung Vertragsüberwachung Vertragsbeendigung Lieferantenbewertung Lieferantenbewertung ist eine Methode zur systematischen Beurteilung der Leistung von Lieferanten anhand definierter Merkmale. Der Lieferantenbewertung folgt eine Klassifizierung der Lieferanten, sowie daraus abgeleitete Konsequenzen. Lieferantenvorauswahl Lieferantenvorauswahl erfolgt anhand Markt-Screening unter Berücksichtigen des Bedarfs und der damit verbundenen Anforderungen sowie einer Lieferantenbewertung. Die ausgewählten Lieferanten erhalten das Lastenheft zur Abgabe Ihrer Angebote.

31 Seite 31 Bedarfsabwicklung Bedarfsabwicklung Vertragsabwicklung Vertragsüberwachung Vertragsbeendigung Leistungsbeschreibung In einer Leistungsbeschreibung -auch Pflichtenheft genanntwerden sämtliche Leistungsinhalte, bzw. Leistungsgegenstände detailliert beschrieben. Leistungs-beschreibung dient stets als ein Bestandteil eines Angebotes und somit eines Vertrags. Lieferantenauswahl Die finale Lieferantenauswahl wird nach genauester Prüfung aller relevanten Prüfkriterien sowie der Bewertung des Angebotspreises, des Service und der Lieferdauer durchgeführt und ein Lieferant ausgewählt.

32 Seite 32 Bedarfsabwicklung Bedarfsabwicklung Vertragsabwicklung Vertragsüberwachung Vertragsbeendigung Projektplanung Die Projektplanung erfolgt unter der Berücksichtigung aller bekannten Projektparameter wie Aufgaben, Terminen, Ressource, etc. sowie der Antizipation zukünftiger Ereignisse und deren Auswirkungen auf das Projekt. Zusammenfassung: Bedarfsabwicklung Bedarf Anforderungen Anfrage (+Lastenhefte) Lieferant Angebot (+Pflichtenheft) IT-Vertrag

33 Seite 33 Vertragsabwicklung Bedarfsabwicklung Vertragsabwicklung Vertragsüberwachung Vertragsbeendigung Auswahl Vertragstyp Werkvertrag Dienstvertrag Bei der Vertragsvorbereitung werden die Leistungsgegenstände bzw. Leistungsinhalte zu einem geeigneten Vertragstyp zugeordnet. Die Auswahl des Vertragstyps ist von großer Bedeutung, da hierbei unterschiedliche Rechte und Pflichten die Folge sind. Vertragsentwurf Dienstvertrag Vertrag-Entwurf 02 Der Vertrag wird zur Prüfung aller relevanten Fakten und Vertragsinhalten in einer Entwurfsform verfasst und von den entsprechenden Stellen im Unternehmen oder auch schon vom Lieferanten gegengeprüft.

34 Seite 34 Vertragsabwicklung Bedarfsabwicklung Vertragsabwicklung Vertragsüberwachung Vertragsbeendigung Verhandlungsstrategie Die Verhandlungsstrategie gibt die Strategie für die Vertragsverhandlung vor. Dabei wird sich im Allgemeinen auf eine aggressive oder defensive Vorgehensweise geeinigt und die K.O.-Kriterien sowie weitere Rahmenbedingen (z. B. Maximalpreis) festgelegt. Vertragsformulierung Bei der Formulierung der Vertragsbestandteile muss auf eine exakte Formulierung geachtet werden und auch ausgeschlossen werden, dass sich Vertragsformulierungen widersprechen.

35 Seite 35 Vertragsabwicklung Bedarfsabwicklung Vertragsabwicklung Vertragsüberwachung Vertragsbeendigung Vertragsabsicherung Zur Absicherung der Verträge muss geklärt werden, ob die Vertragsbestandteile auch erfüllt werden können und kein zusätzliches Risiko entsteht. Vertragsverhandlung Die Vertragsverhandlungen werden nach Verhandlungsstrategievorgaben u.a. Preislimit geführt und sollten genauesten geplant sein. Bei der Verhandlung werden die kritischen Punkte des Vertrags besprochen bzw. diskutiert und nach Einigung in Schriftform festgehalten.

36 Seite 36 Vertragsabwicklung Bedarfsabwicklung Vertragsabwicklung Vertragsüberwachung Vertragsbeendigung Vertragsüberprüfung Im Anschluss an die Vertragsverhandlungen sollte der Vertrag juristisch und inhaltlich auf mögliche Risiken oder auch zusätzliche Benefits hin überprüft werden. Vertragsnachbesserung Vertragsnachbesserungen können aufgrund von Schlechtverhandlungen, geänderten Rahmenbedingungen etc. erforderlich sein. Die Nachbesserungen werden mit dem jeweiligen Vertragspartner besprochen und nachverhandelt.

37 Seite 37 Vertragsabwicklung Bedarfsabwicklung Vertragsabwicklung Vertragsüberwachung Vertragsbeendigung Vertragsunterzeichnung Die Vertragsparteien drücken durch die Unterzeichnung des Vertrags Ihren Willen aus, den Vertrag einzugehen und die Leistung zu erbringen bzw. abzunehmen und den vereinbarten Betrag zu Bezahlen. Zusammenfassung: Vertragsabwicklung Vertragstyp? Vertragsentwurf Vertragsverhandlung Vertragsüberprüfung Unterzeichnung IT-Vertrag

38 Seite 38 Vertragsüberwachung Bedarfsabwicklung Vertragsabwicklung Vertragsüberwachung Vertragsbeendigung Vertragserfüllung Jede Vertragspartei muss alle Vertragsbestandteile in vereinbarter Art und Weise erfüllen, sonst drohen Konventionalstrafen. Die Erfüllung der Vertragsbestandteile muss daher eingehend und unter Umständen regelmäßig überprüft werden. Leistungsüberwachung Unter Leistungsüberwachung versteht man die regelmäßige Überprüfung der geschuldeten Leistung aus dem Vertrag. Die Überwachung sollte nach Möglichkeit so weit wie möglich automatisiert erfolgen.

39 Seite 39 Vertragsüberwachung Bedarfsabwicklung Vertragsabwicklung Vertragsüberwachung Vertragsbeendigung Vertrags-Reporting Bei Vertrags-Reporting werden Informationen über vertragsrelevante Bestandteile bereitgestellt, die entscheidenden Einfluss auf den weiteren Umgang mit dem Vertrag haben. Zum Beispiel: das Erreichen eines bestimmten Leistungs- Schwellenwertes, Kündigungsfristen, Verlängerungsfristen, vertragliche Termine usw.). Risikomanagement Risikomanagement ist die systematische Erfassung und Bewertung von Risiken, die sich aus Nichterbringung oder aus Schlechterbringung der Vertragsleistung ergeben sowie die Steuerung der Reaktionen auf diese festgestellten Risiken.

40 Seite 40 Vertragsüberwachung Bedarfsabwicklung Vertragsabwicklung Vertragsüberwachung Vertragsbeendigung Konfliktmanagement Zu Konfliktmanagement zählen Maßnahmen zur Verhinderung einer Eskalation bzw. einer Ausbreitung eines bestehenden Konfliktes. Dabei werden häufig Vertragsleistungen nicht in vollem Umfang geliefert etc. Es gilt in solchen Fällen genau abzuwägen, ob ein Konflikt oder die Eskalation verstärkt werden soll oder nicht. Eskalationsmanagement Durch das Eskalationsmanagement werden bestimmte Sachverhalte verstärkt. Im Zusammenhang mit der gewählten Strategie werden die Eskalationsstufen je nach Bedarf und Notwendigkeit eingeleitet.

41 Seite 41 Vertragsüberwachung Bedarfsabwicklung Vertragsabwicklung Vertragsüberwachung Vertragsbeendigung Vertragsnachverhandlung Die Vertragsnachverhandlung zielt auf eine oder mehrere Veränderungen des Vertrages ab. Aufgrund von geschuldeter Leistung, minderwertiger Qualität, aber auch Mehrbedarfe usw. kann eine Nachverhandlung des Vertrages notwendig machen. Zusammenfassung: Vertragsüberwachung Vertragserfüllung Vertrags-Reporting Vertragsnachverhandlung Unterzeichnung IT-Vertrag Risiko-, Konflikt- und Eskalationsmanagement

42 Seite 42 Vertragsbeendigung Bedarfsabwicklung Vertragsabwicklung Vertragsüberwachung Vertragsbeendigung Leistungsbewertung Bei der Leistungsbewertung werden die Leistungen des Lieferanten gemessen an der Vertragserfüllung und sonstigen Kriterien (Schnelligkeit der Lieferung, zusätzlicher Service etc.) bewertet. Leistungsbewertung der Lieferanten dient auch zur Vorauswahl zukünftiger Lieferanten. Maßnahmenplanung Die Planung geeigneter Maßnahmen als Reaktion auf nicht oder nur teilerfüllte Leistungen nennt man Maßnahmenplanung im IT- Vertragsmanagement. Die Maßnahmen umfassen Aktivitäten zur Verbesserung der Leistungserfüllung.

43 Seite 43 Vertragsbeendigung Bedarfsabwicklung Vertragsabwicklung Vertragsüberwachung Vertragsbeendigung Vertragskündigung Vertrag Die Kündigung des Vertrags erfolgt in der Regel aus einem oder mehreren bestimmten Grund(en). Dies kann eine Folge der Maßnahmenplanung sein. Die Regelungen einer Vertragskündigung sind stets im Vertragstext explizit vereinbart. Leistungsabnahme Die Leistungsabnahme beinhaltet die komplette Überprüfung und Bewertung der vertraglich geregelten Leistungen, bzw. definierten Teilleistungen. Häufig unterliegt die Abnahme einem vorher geregelten Abnahmeverfahren.

44 Seite 44 Vertragsbeendigung Bedarfsabwicklung Vertragsabwicklung Vertragsüberwachung Vertragsbeendigung Vertragsverlängerung Unter Vertragsverlängerung versteht man die Fortführung des Vertrages unter gleicher oder geänderter Vertragsinhalte durch die Willenserklärung aller Vertragsparteien. Vertragsabschluss Ein Vertrag wird erst dann als abgeschlossen erklärt, wenn die Vertragsleistungen erbracht sind, die Gesamtabnahme des Vertragsgegenstandes unter vorgesehen Rahmenbedingungen durchgeführt und die Zahlung erfolgt ist.

45 Seite 45 Vertragsbeendigung Bedarfsabwicklung Vertragsabwicklung Vertragsüberwachung Vertragsbeendigung Vertragsarchivierung Bei der Vertragsarchivierung wird der Vertrag in seinem Zustand unverändert und revisionssicher langfristig verwahrt. Zusammenfassung: Vertragsbeendigung Leistungsabnahme Vertragsverlängerung Leistungsbewertung Maßnahmenplanung Vertragsarchivierung Vertragskündigung

46 Seite 46 Risiken beim Vertragsmanagement Einhaltung der gesetzlichen und unternehmensinternen Vorschriften Ungleicher Informationsstand bzw. fehlende Aktualität Risiko Schwieriges Auffinden, bzw. Verlust von Verträgen oder ihren Bestandteilen Mangelhafter Bearbeitungsprozess, Hohe Durchlaufzeiten Nicht immer transparenter Genehmigungs- /Freigabeprozess Fehlende Vertragscontrolling, Versäumnis von Fristen, Vertragsoptionen etc. Inhaltliche Risiken von Verträgen Bilanz- und Revisionssicherheit

47 Seite 47 IT Vertragsmanagement-Roadmap Bedarfsabwicklung Vertragsabwicklung Vertragsüberwachung Vertragsbeendigung Bedarfsermittlung Auswahl Vertragstyp Vertragserfüllung Leistungsbewertung Bedarfsprüfung Vertragsentwurf Leistungsüberwachung Maßnahmenplanung Beschaffungsplanung Verhandlungsstrategie Vertrags-Reporting Vertragskündigung Anforderungsdefinition Vertragsformulierung Risikomanagement Leistungsabnahme Lieferantenbewertung Vertragsabsicherung Konfliktmanagement Vertragsverlängerung Lieferantenvorauswahl Vertragsverhandlung Eskalationsmanagement Vertragsabschluss Leistungsbeschreibung Vertragsüberprüfung Vertragsnachverhandlung Vertragsarchivierung Lieferantenauswahl Vertragsnachbesserung Projektplanung Vertragsunterzeichnung

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