Elemente in einen anderen

Transkript

1 Elemente in einen anderen Katalog verschieben oder kopieren Sie können Elemente von einem Katalog in ein anderes entweder kopieren oder verschieben. Verschieben von Elementen Sie können ein oder mehrere Elemente von einem Katalog in einen anderen verschieben. Dies kann dann nützlich sein, wenn Sie z.b. mehere Kataloge thematisch getrennt nutzen und einige Elemente innerhalb der Kataloge neu zuordnen möchten. Bei der Nutzung dieser Funktion ist Folgendes zu beachten. Um doppelt vorhandene Elemente zu vermeiden, werden sie immer verschoben. Sie werden daher gleich nach dem Kopieren in den anderen Katalog aus dem UrsprungsKatalog entfernt. Es werden hierbei nur die Verknüpfungen inkl. der Metadaten verschoben. Die Originaldatei verbleibt dabei an ihrem Ursprungsort. Um ein oder mehrere Elemente verschieben zu können, müssen mindestens zwei Kataloge in Daminion geöffnet sein. Sollte das Element im Quell-Katalog benutzerdefinierte Tags enthalten, die im Ziel-Katalog nicht existieren, so werden Sie vor dem Kopieren gefragt, ob diese vor dem Verschieben automatisch mit erstellt werden sollen. Selektieren Sie das zu verschiebende Element im Browser und

2 führen darauf einen Rechts-Klick aus. In der anschließenden Auswahlliste wählen Sie den Befehl Verschieben in Katalog. Rechts daneben werden nun alle geöffneten Kataloge angezeigt. Alternativ können Sie Elemente auch direkt mit der Maus durch Ziehen&Ablegen verschieben. Klicken Sie dazu mit der Maus auf ein oder mehrere Elemente, halten die Maustaste gedrückt und zeigen mit der Maus auf den Katalog-Namen, in den Sie verschieben möchten. Sobald dieser Katalog in den Vordergrund springt, lassen sie die Maustaste wieder los. Im folgenden Beispiel sind zwei Kataloge in Daminion geöffnet und es soll ein Element vom Katalog Mehrbenutzer-Katalog in den Katalog Agenturfotos verschoben werden.

3 Sobald Sie den entsprechenden Ziel-Katalog ausgewählt haben, erscheint eine Sicherheitsabfrage.

4 Nach Bestätigen mit der OK Taste wird das Element in den neuen Ziel-Katalog verschoben und aus dem Quell-Katalog entfernt. Kopieren von Elementen Um ein oder mehrere Elemente aus einem Katalog in einen anderen Katalog zu kopieren, selektieren Sie zunächst die zu kopierenden Elemente im Browser. Drücken Sie anschließend die Tastenkombination [Strg] + [C], wechseln zum Ziel-Katalog und drücken[strg] + [V]. Es öffnet sich nun der Import-Dialog mit den zuvor gewählten Dateien. Nach Bestätigen des Import-Dialogs werden die Dateien in den Katalog importiert. Hinweis! Da die Kataloge untereinander nicht synchronisiert sind und daher in jedem Katalog unterschiedliche Informationen zu einem bestimmten Element zugewiesen sein könnten, raten wir möglichst davon ab, in Daminion ein und dieselbe Datei in mehreren Katalogen gleichzeitig zu verwalten. Die Kopieren & Einfügen Funktion mittels Tastatur ist ausschließlich dafür vorgesehen, z.b. Dateien im Windows-Explorer zu kopieren, um sie dann in Daminion einzufügen. Dies ist sozusagen ein schneller Weg, den Import-Dialog mit den ausgewählten Dateien aufzurufen. Umgekehrt können Sie damit auch Dateien aus einem Katalog kopieren und z.b. auf den Desktop oder einen

5 anderen Pfad im Windows-Explorer einfügen. Kontaktabzug erstellen als PDF Mit der Funktion Exportieren als PDF können Sie z.b. Kontaktabzüge von Ihren Bildern erstellen, um diese zu drucken oder als PDF-Datei weiter zu geben. Erstellen eines Kontaktabzugs Selektieren Sie im Browser zunächst ein oder mehrere Elemente, die in der PDF abgebildet werden sollen. Navigieren Sie anschließend in der oberen Funktionsleiste zum Button Export und wählen den Befehl Exportieren als PDF

6 Hier geben Sie die Seitengröße und die Papierausrichtung an Hier wählen Sie aus, wieviele Bilder pro Seite platziert werden sollen Hier stellen Sie die Seitenränder der PDF ein

7 In diesem Bereich können Sie die Tags aus einer Liste auswählen, die zusätzlich unter den Bildern angezeigt werden sollen. Klicken Sie auf das kleine Dreieck, um die Tag Auswahlliste zu öffnen. Hier können Sie einen oder mehrere Tags auswählen. Die aktiven Tags werden ganz oben in der Liste mit einem Häkchen versehen angezeigt. Im Zahlenfeld rechts neben den Tags, können Sie die Anzahl der anzuzeigenden Zeilen festlegen. Bei Schriftart legen Sie die zu verwendende Schriftart, Größe und Farbe fest. Hier sehen Sie eine Vorschau des aktuellen Layouts. Wenn Sie mehr Bilder selektiert haben, als auf eine Seite passen, werden diese automatisch auf die Folgeseiten aufgteilt. Im unteren Bereich können Sie dann mit den Pfeiltasten zwischen den Seiten vor und zurück blättern.

8 Mit dem Button Drucken gelangen Sie direkt in das Druckmenü und können dieses Layout drucken. Mit dem Button Als PDF speichern erstellen Sie die PDF Datei. Tags in CSV-Datei exportieren Mit der Funktion Tags in CSV-Datei exportieren, können Sie einzelne oder alle Metadateninformationen eines oder mehrerer Elemente in eine CSV-Datei schreiben lassen. Diese Datei kann dann z.b. für den Import in andere Verwaltungsprogramme verwendet werden oder aber, Sie nutzen diese Funktion, um Tags von einer Tag-Rubrik in eine andere zu übertragen. Erstellen einer CSV-Datei Stellen Sie zunächst in Daminion die Bilder zusammen, von denen Sie die Metadaten exportieren möchten und selektieren diese. Anschließend klicken Sie oben in der Schalterleiste auf den Button Export und wählen in der Auswahlliste den Befehl Exportieren als CSV

9 Hier wählen Sie aus, ob nur die selektierten oder alle in der Auswahl befindlichen Elemente exportiert werden sollen. Hier können Sie mit einem Klick alle oder keine Tags markieren. In dieser Liste werden alle exportierbaren Tags gelistet, die Sie jeweils für den Export markieren können. Hier können Sie angeben, ob der Speicherpfad zur erstellten CSV-Datei, nach dem Export mit dem Windows Explorer geöffnet werden soll.

10 Nach Bestätigen mit OK, werden die markierten Tags in die CSVDatei geschrieben und am zuvor angegebenen Speicherort abgelegt. Der Inhalt der CSV-Datei sieht dann wie folgt aus: Zu beachten sind dabei die verwendeten Trennzeichen. Tag-Rubriken werden mit einem [ ; ] Semikolon getrennt Tags werden mit einem [, ] Komma getrennt Tag-Hierarchien werden mit einem [ \ ] Backslash getrennt Lesen Sie hierzu auch das Kapitel Dateien von CSV-Datei Importieren Versand Um Dateien per zu versenden, müssen Sie zunächst mindestens eine oder mehrere Dateien im Browser selektieren.

11 Klicken Sie anschließend auf den Schalter Export und wählen aus der Auswahlliste den Befehl Senden mit Anschließend öffnet sich der Dialog.

12 Da es sich insbesondere bei Bilddateien um sehr große Dateien handeln kann, ist es empfehlenswert, diese vor dem Versenden entsprechend verkleinern zu lassen. Klicken Sie dazu auf den Button Originaldatei(en) exportieren und wählen aus der Auswahlliste die passende Wunschgröße. Mit dem Befehl Anpassen am unteren Ende der Liste öffnet sich der Vorlagen Editor, mit dem Sie eigene Anpassungen vornehmen und als Vorlage speichern können. Weitere Informationen zum Vorlagen Editor finden Sie im

13 Kapitel: Benutzerdefinierte Export Voreinstellungen Elemente extern oder ansehen bearbeiten Bei der Arbeit mit Elementen im Katalog gehört sicher auch dazu, einige Aktionen außerhalb von Daminion zu bewerkstelligen. An dieser Stelle hilft Ihnen die DaminionFunktion zum Öffnen von Elementen mit einer externen Anwendung. Elemente extern öffnen Selektieren Sie dazu im Katalog ein oder mehrere Elemente und klicken mit der rechten Maustaste auf ein Miniaturvorschaubild.

14 Im Kontextmenü navigieren Sie anschließend zu Öffnen mit. Daminion listet nun automatisch alle in Windows für das jeweiligen Dateiformat eingetragene Standardprogramm auf. Ist Ihr bevorzugtes Programm nicht in dieser Auflistung zu finden, so können Sie der Liste auch selbst weitere Programme hinzufügen. Klicken Sie dazu auf Externe Programme festlegen.

15 Im darauf folgenden Externe Anwendungen -Dialog können Sie über den Schalter Hinzufügen, beliebig weitere Anwendungen hinzufügen. Daminion unterscheidet hierbei zusätzlich, ob es sich um ein reines Anzeigeprogramm oder um ein Bearbeitungsprogramm handelt. Auf diese Art und Weise können Sie für ein und dasselbe Dateiformat zwei unterschiedliche Anwendungen hinterlegen eines nur zum Anschauen und ein weiteres zum Bearbeiten. Die Anwendung, die zuoberst in der Liste steht, erhält automatisch das Tastenkürzel [V] für den Schnellzugriff über die Tastatur zugewiesen. Die Reihenfolge der eingetragenen Anwendungen können sie mit den entsprechenden Pfeiltasten selbst festlegen. Wenn z.b. für JPEG-Dateien die Anwendung Photoshop an erster Stelle eingetragen ist, so brauchen sie im Daminion-Browser nur das Element zu selektieren und die Taste [V] zu drücken, um die Original-Datei des Elements in Photoshop zu öffnen. Was Sie bei der externen Bearbeitung von Elementen aus dem Katalog beachten sollten:

16 Bei Elementen, die in externen Anwendungen geändert und unter dem selben Namen wieder gespeichert wurden, müssen deren Miniaturvorschaubilder in Daminion erst aktualisiert werden, damit die Änderungen auch im Katalog sichtbar sind. Selektieren Sie hierzu die entsprechenden Elemente und drücken [Strg] + [B]. Hierdurch werden die Dateien neu eingelesen und entsprechend aktualisierte Miniaturvorschaubilder generiert. Haben Sie jedoch ein Element extern bearbeitet und diese bearbeitete Version im selben Ordner unter einem anderen Namen gespeichert, so muss diese Datei erst in den Daminion Katalog importiert werden. Lesen Sie hierzu bitte die Kapitel Ordnerinhalte aktualisieren und Ordnerinhalte automatisch aktualisieren. Wir empfehlen, für externe Bearbeitungen, möglichst die Versionskontrolle zu nutzen. Diese sorgt zusätzlich durch Sicherungskopien und einer Versionshistorie, für einen optimalen Schutz Ihrer Originaldateien. Filesharing Dienste einbinden Um Ihre Daten schnell und einfach mit externen Personen zu teilen, können Sie in Daminion Ihren bevorzugten Filehoster integrieren. Wie Sie so einen Dienst einbinden können, erfahren Sie hier beispielhaft am Dropbox Dienst, da die beschriebene Verfahrensweise auch auf die meisten anderen Dienste

17 übertragbar ist. Klicken Sie zunächst Veröffentlichen. im Dateimenü auf Fenster -> Es öffnet sich folgendes Veröffentlichen Fenster, in dem noch nichts eingetragen ist. Um nun einen neuen Dienst hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Veröffentlichungsdienste und wählen den Befehl Dienst hinzufügen aus.

18 Wenn ein entsprechender Dienst bereits auf Ihren Computer installiert ist, brauchen Sie nur auf das kleine Dreieck rechts neben Kopieren nach zu klicken. In der Auswahlliste werden dann alle installierten Dienste aufgelistet. In unserem Beispiel ist es der Dropbox Dienst. Nach Bestätigen der Auswahl muss noch im Feld Name: ein Name für den Dienst eingetragen werden. Dieser Name erscheint dann auch später im Katalog Tags Panel. Mit dem Button Umwandeln: können Sie festlegen, ob die zu veröffentlichenden Dateien, z.b. verkleinert werden sollen. Nachdem Sie alles Erforderliche entsprechend eingetragen haben, können Sie diesen Dialog mit OK schließen. Nun sehen Sie im Veröffentlichen Fenster Ihren neu

19 erstellten Dropbox Eintrag. Schließen Sie dieses Fenster mit Klick auf das Kreuz rechts oben. Im Katalog Tags Panel befindet sich nun eine weitere Tag Rubrik Veröffentlichungsdienste und darunter der Eintrag Dropbox. Möchten Sie nun eine oder mehrere Dateien mit dem Dropbox Dienst hochladen, brauchen Sie lediglich diesen Tag den Bildern zuzuweisen. Daminion kopiert diese Bilder dann nicht nur automatisch in den Dropbox Ordner, sondern synchronisiert sich auch mit ihnen. Das bedeutet, sobald eines dieser Bilder z.b. ausserhalb von Daminion vom Dropbox Ordner gelöscht wird, erkennt Daminion dies und aktualisiert entsprechend die Menge der zugewiesenen Tags. Soll ein Bild wieder aus dem Dropbox Ordner entfernt werden, so heben Sie einfach dessen Tag Zuweisung wieder auf.

20 Tags filtern Eigenschaften-Panel im Im Eigenschaften-Panel werden Ihnen alle Informationen zu dem jeweils im Browser selektierten Element angezeigt. Sie können dort weitere Tags wie z.b. Stichwörter hinzufügen oder deren Zuweisung wieder aufheben. Zudem können Sie die Browseransicht auch nach den jeweils angezeigten Informationen filtern oder sich direkt das entsprechende Tag im Katalog Tags-Panel anzeigen lassen. Alle Elemente mit einem bestimmten Tag im Browser anzeigen lassen Führen Sie hierzu einen Rechtsklick auf ein Tag aus und wählen Alle Elemente mit dem Tag Name anzeigen. Im Browser werden nun alle diesem Tag zugewiesenen

21 Elemente angezeigt. So eine Filterung können Sie auch auf die übrigen gezeigten Informationen anwenden. Klicken Sie dazu einfach mit der Maus auf den jeweiligen Eintrag, wie z.b. auf den Datei- oder Ordnernamen. Es werden dann im Browser jeweils alle Dateien mit demselben Namen, bzw. der komplette Ordnerinhalt angezeigt

22 Direkt zum Tag im Katalog Tags-Panel springen Bei einigen Tag-Einträgen, wie z.b. bei dem Ereignis-Tag, wird am rechten Rand ein Schalter mit einem Pfeilsymbol angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, wird der Tag im Katalog Tags-Panel aktiv selektiert und angezeigt. Dies ist z.b. dann hilfreich, wenn Sie einen bereits zugewiesenen Tag ändern möchten, weil Sie sich vielleicht verschrieben haben. Im Eigenschaften-Panel können Sie diesen Tag jedoch nicht umbenennen, es würde stattdessen ein neues Tag erstellt werden. Im Katalog Tags-Panel können Sie hingegen vorhandene Tags umbenennen, ohne dass dabei deren bestehende Zuweisungen zu

23 Elementen verändert werden. Schnelle Suche Das Eingabefeld für die schnelle Suche finden Sie im oberen Fensterbereich. Tragen Sie hier den zu suchenden Begriff ein und klicken auf den Schalter mit dem Lupensymbol auf der rechten Seite, um die Suche zu starten. Mit Klick auf das kleine Lupensymbol auf der linke Seite, öffnet sich eine Liste, in der Sie festlegen können, in welchen Metadatenfeldern nach dem Begriff gesucht werden soll.

24 In diesem Beispiel werden Suchbegriffe ausschließlich in den Stichwörtern gesucht. Wenn Sie eine Suche über alle Felder durchführen möchten, aktivieren Sie den Eintrag Überall. Alternativ können Sie auch mehrere Felder durch Anklicken

25 entsprechend für die Suche markieren. Arbeiten mit Sammlungen Sammlungen sind dazu da, um verschiedene Elemente für bestimmte Aufgaben zusammen zu fassen. Elemente in einer Sammlung lassen sich z.b. für einen Kontaktabzug zusammenstellen oder Sie können bestimmte Elemente projektbezogen in Sammlungen ablegen.

26 Einmal erstellte Sammlungen werden im Katalog Tags-Panel unter der Rubrik Sammlung abgelegt. Sie können beliebig viele Sammlungen erstellen und jederzeit einer Sammlung weitere Elemente hinzufügen oder daraus entfernen. Eine Sammlung kann mehrere, hierarchisch angeordnete, Untersammlungen enthalten. Ein Element kann mehreren Sammlungen angehören Die Sortierreihenfolge in Sammlungen kann vom Benutzer per Drag&Drop geändert werden Duplikate Kontrolle Bei großen Medienarchiven, die über Jahre gewachsen sind, lässt es sich nicht immer vermeiden, dass die eine oder andere

27 Mediendatei möglicherweise doppelt vorhanden ist. Daminion bietet hierzu eine doppelte Duplikate Kontrolle. Diese greift zum einen schon während des Imports und importiert keine Dateien, die sich bereits mit dem selben Namen im Katalog befinden und vom selben Ordner importiert werden sollen und zum anderen kann innerhalb des Katalogs auch nach doppelten Mediendateien gesucht werden. Hierbei wird dann nicht nur nach dem Dateinamen geschaut, sondern es wird auch der Bildinhalt analysiert und verglichen. Duplikate Erkennung während des Imports Wenn Sie Dateien importieren möchten, die bereits in den Katalog importiert wurden, erkennt Daminion dies und zeigt es nach dem Import entsprechend an. Der Import solcher Dateien wird abgelehnt. Sie dann haben somit die Möglichkeit, selbst nochmal zu prüfen, ob es sich um tatsächliche Duplikate handelt und daher eigentlich gelöscht werden könnten. Im Katalog bereits vorhandene Duplikate finden Bilddateien, die sich bereits im Katalog befinden, werden inhaltlich analysiert und dadurch als Duplikate erkannt.

28 Zum Finden dieser Duplikate navigieren Sie im Dateimenü zu Katalog -> Duplikate finden. Daminion zeigt anschließend im Browser alle gefundenen Duplikate an. Zusätzlich können Sie sich im Katalog Tags-Panel jederzeit alle Duplikate anzeigen lassen. Navigieren Sie hierzu im Katalog Tags-Panel zur Tag-Rubrik Gespeicherte Suchen. Evtl. vorhandene Duplikate im Katalog werden hier in ihrer Gesamtsumme angezeigt und mit Klick auf den kleinen Kreis daneben können Sie sich diese im Browser anzeigen lassen.

29 Anzeige der Duplikate im Browser Wenn Sie sich auf diese Art und Weise alle Duplikate anzeigen lassen, so können Sie schnell ermitteln, welche Sie behalten möchten und welche gelöscht werden können. Für eine schnellere Übersicht können Sie sich die wichtigsten Informationen direkt anzeigen lassen. unter den Miniaturvorschaubildern Im obigen Beispiel sind es der Dateiname und der Speicherort der Originaldatei. In diesem Fall wird aus Platzgründen nicht der ganze Pfadname, sondern nur der letzte Ordnername des Pfades angezeigt. Lesen Sie hierzu das Kapitel Anpassen der Miniaturvorschau-Informationen