Integration von Geschäftsprozessen und Informationen

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Sarah Gerber
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1 Georg Baindl, PortalConsult GmbH Integration von Geschäftsprozessen und Informationen Unternehmensportale als Instrument des IT-Managements

2 Agenda Begriffsklärung Unternehmensportale in Zahlen Warum ein Portal? Einsatzbereiche und Beispiele Praxisbeispiel Urlaubsantrag Einführung eines Unternehmensportals Fazit 2

3 Begriffsklärung Portal Ein Portal ist eine auf Webtechnologie basierende Applikation, die einen zentralen Zugriffspunkt auf personalisierte Informationen und bedarfsgerecht auf Prozesse bereitstellt.* Berichtswesen Content- Verwaltung Portal Einstieg CRM Zentral Personalisiert Bedarfsgerecht Informationen Prozesse Controlling Schnittstelle Intranet *Großmann und Koschek, Unternehmensportale,

4 Kategorisierung von Portalen Fokus vertikal horizontal Prozessorientiertes Unternehmensportal z.b. Auftragsabwicklung Anwendungsorientiertes Unternehmensportal z.b. IT Projektraum z.b. sueddeutsche.de Konsumentenportal Themenportal z.b. do-it-your-self.de geschlossen offen Nutzerkreis 4

Auftragsabwicklung Anwendungsorientiertes Unternehmensportal z.b. IT Projektraum z.

5 Begriffsklärung Unternehmensportal Ein Unternehmensportal ist ein Portal für eine geschlossene Anwendergruppe, wobei zu den Anwendern die Mitarbeiter des Unternehmens, aber auch Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner zählen.* *Gurzki und Öycan, Unternehmensportale - Kunden-, Lieferanten- und Mitarbeiterportale in der betrieblichen Praxis,

aber auch Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner zählen.

6 Kategorisierung von Unternehmensportalen Content-Portal dient der Erstellung und Verwaltung von Inhalten für Zielgruppen z.b. Produktinformationen, Unternehmensnachrichten Collaboration-Portal unterstützt die Zusammenarbeit von und zwischen Arbeitsgruppen z.b. Projekträume, Chat, Themenforen Integrations-Portal ermöglicht die Einbindung von Fremdsystemen und -daten z.b. Berichtswesen, ESS Prozess-Portal unterstützt komplette Geschäftsprozesse z.b. ERP, Auftragsabwicklung 6

Produktinformationen, Unternehmensnachrichten Collaboration-Portal unterstützt die Zusammenarbeit von und zwischen

7 Schwerpunkte von Unternehmensportalen Studie 2007, Binder & Company

10 Prozessorientierte Unternehmensportale für Zielgruppen Lieferant Unternehmen Kunde Zielgruppen von Unternehmensportalen (Quelle: Gurzki et al., 2004)

11 ? Das Wissen über Informationen und Prozesse muss aus den Köpfen, den Aktenordnern und von den lokalen Arbeitsplätzen in das Unternehmensportal gebracht werden!?

12 Welcher Service wird heute im Mitarbeiterportal angeboten? Studie E-HRM von Ackermann, Friedrich und Kol.

13 Praxisbeispiel: Urlaubsantrag

14 Wie läuft es bisher? Papierantrag wird vom Antragsteller ausgefüllt Per Hauspost an Vorgesetzten Evtl. Nachfragen per Telefon Nachteile Abstimmen in der Abteilung Lange Bearbeitungsdauer, manuelle Bearbeitung Abstimmen mit Personalabteilung Information zur Entscheidung steht nicht zur Verfügung Entscheidung Positiv Fehlerhaft Per Mail an Mitarbeiter Antrag per Keine Hauspost Eskalation an Personalverwaltung Manuelle Erstellung der Mails an Antragsteller Eintrag in Urlaubskonto Späterer Storno des Antrags aufwändig Eintrag in Urlaubskalender Entscheidung Negativ Per Mail an Mitarbeiter

Information zur Entscheidung steht nicht zur Verfügung Entscheidung Positiv Fehlerhaft Per Mail an Mitarbeiter Antrag per Keine Hauspost Eskalation

15 Interviews/ Workshops mit beteiligten Anwendern - Leiter Personalwesen - Sachbearbeiter Personalwesen - Geschäftsleitung - Mitarbeiter Ziele und Aufgaben ermitteln Urlaubskonten sind sauber geführt Tägliche Kontensicht für Mitarbeiter, Vorgesetzte und Personal Maximale Anwesenheit ist erreicht Urlaubskalender einsehen Anträge freigeben,... Stellvertreter zuordnen Anforderungen Genutzte Software Sonstige Medien Besonderheiten Excel-Sheets, Lohn&Gehalt, Outlook Papierantrag, Papierübersichten Unternehmensrichtlinien

Personal Maximale Anwesenheit ist erreicht Urlaubskalender einsehen Anträge freigeben,.

16 Urlaubsantrag im Portal Antrag im Portal wird vom Antragsteller ausgefüllt Per Absenden an den Vorgesetzten Evtl. Nachfragen per Telefon Vorteile Entscheidung Positiv Schnell, wenig manueller Aufwand Automatische Bestätigung per Mail an den Mitarbeiter Information zur Entscheidung steht zur Verfügung Automatische Fehlerprüfung Information im per Formular Mail an und im Prozess den Stellvertreter Automatische Eskalation Weiterleitung durch an Prozess Manager Personalverwaltung Automatisierte Mails an Antragsteller und Personalabteilung Automatischer Eintrag im Urlaubskonto Automatischer Eintrag in Urlaubskalender Entscheidung Negativ Automatische Information per Mail an den Mitarbeiter

zur Verfügung Automatische Fehlerprüfung Information im per Formular Mail an und im Prozess den Stellvertreter Automatische Eskalation Weiterleitung durch an Prozess Manager

17 Prozessbewertung Urlaubsantrag Ist-Prozess nach Zeitaufwand Soll-Prozess nach Zeitaufwand # Tätigkeiten Zeit/min 1 Antrag mit Word ausfüllen 2,0 2 Ausdruck Antrag 1,0 3 Unterschrift Antragsteller 0,5 4 Kuvertierung, Hauspost 5,0 5 Vorlage Vorgesetzter 0,5 6 Prüfung Projekt, Resturlaub, Vertreter, Plausibilität 7,0 7 Genehmigung Vorgesetzter 0,5 8 Kuvertierung, Hauspost, Ablage Original bei Personal 7,5 9 Kopie an Antragsteller 1,0 10 Ablage bei Antragsteller 3,0 Summe Aufwand 28,0 Anzahl Vorgänge je MA und Jahr: 6-8 Anzahl Mitarbeiter: 200 Zeitersparnis je Jahr: # Tätigkeiten Zeit/min 1 Antrag online ausfüllen 1,5 2 Prüfung Projekt, Resturlaub, Vertreter, Plausibilität interner Kostensatz je Stunde: h Kostenersparnis je Jahr: ,0 3 Genehmigung Vorgesetzter 0,5 Summe Aufwand 6,0

Personal 7,5 9 Kopie an Antragsteller 1,0 10 Ablage bei Antragsteller 3,0 Summe Aufwand 28,0 Anzahl Vorgänge je MA und Jahr: 6-8 Anzahl Mitarbeiter: 200 Zeitersparnis je Jahr: # Tätigkeiten Zeit/min

18 Durchschnittliche Einsparpotentiale nach Prozess* Durchschnittliches Einsparpotential ca. 60 %!!! * SAP AG, 2006, Self Services mit mysap ERP/HCM

19 Projektvorgehensmodell Die Fraunhofer Portal Analyse und Design Methode (PADEM)

20 Portalstrategie ist eine strategische Untersuchung, in der der Status im Unternehmen sowie die Geschäftsziele aufgenommen und die spezifischen Potenziale eines Portals aufzeigt werden. Ergebnis der Strategiephase ist ein Strategiedokument, das eine konkrete Empfehlung für die Durchführung eines Portalprojekts im Unternehmen umfasst. Das Strategiedokument gibt einen Überblick über mögliche Projektvarianten und deren wirtschaftliche und organisatorische Implikationen während der Projektdurchführung und nach dem Roll-out.

Ergebnis der Strategiephase ist ein Strategiedokument, das eine konkrete Empfehlung für die Durchführung eines Portalprojekts im

21 Portalanalyse der Organisation, der Prozesse, der Informationen, der Bestandssysteme, der Anforderungen und des wirtschaftlichen Potentials. Ergebnis der Analysephase ist eine Dokumentation des Ist-Stands der portal-relevanten Prozesse mit den damit verbundenen Aspekten sowie der Anforderungen. Die Ergebnisse der wirtschaftlichen Potenzialanalyse sind ein weiterer integraler Bestandteil der Dokumentation.

22 Portalkonzeption werden im Rahmen der Grobkonzepterstellung die Soll-Prozesse, Organisation und technische Grobstruktur definiert. Ergebnis der Konzeptionsphase ist ein Lastenheft, das alle softwaretechnischen Anforderungen enthält. Visuelle Prototypen definieren Layout, Struktur und Benutzerführung. Das Konzept enthält Rechte- und Rollenmodelle für das Portal.

23 Portalrealisierung Erstellung der Datenbank, der Menüstruktur, der Anwendungen und der Prozesse. Ergebnis der Realisierungsphase ist ein qualitätsgesichertes Portalsystem sowie ein Schulungs- und Einführungskonzept.

24 Portaleinführung Schulung der Anwender und Schaffung der Akzeptanz im Unternehmen. Erfolgsfaktoren für Unternehmensportale Akzeptanz der Benutzer Unterstützung des Managements Klar definierte Prozesse Schneller ROI Schneller Datenzugriff Skalierbarkeit

25 Bestandteile einer Portallösung Portaldesigner (Layout) Struktur Management (Navigation) Content Management Benutzerverwaltung Prozess Manager Applikationsdesigner (Module) Integration Fraunhofer Portalsoftware Referenzarchitektur 2.0

26 Fazit Portale bringen Ordnung in die Informationslandschaft durch den zentralen Zugang zu Informationen und Prozessen. Portale sorgen für Orientierung durch kontextabhängige Recherchemöglichkeiten. Portale erlauben das Miteinander von räumlich verteilten und zeitlich versetzten Gruppen. Portale sorgen für die Durchgängigkeit von Geschäftsprozessen durch Integration der am Prozess beteiligten Personen und Systeme.

27 Kurzvorstellung der PortalConsult GmbH Die PortalConsult GmbH entsteht 2011 durch Ausgliederung aus der Marit Seit 1996 am Markt im Thema Portallösungen, Webapplikationen aktiv Leistungsschwerpunkte: Beratung Portallösungen für Intranet und Extranet Webapplikationen Vorteile: Qualität ist unser Standard Umfassende Kompetenz durch langjährige Projekterfahrung Spitzenleistungen zu fairen Konditionen Persönlich - ein Ansprechpartner für alles Als langjähriger und bewährter Lösungspartner beraten wir Sie bei der Konzeption Ihres Portals und helfen Ihnen bei dessen Erstellung und Betreuung. 27

28 Kontakt Georg Baindl Geschäftsführer PortalConsult GmbH Im Birket Gräfelfing Tel.: Fax: Internet:

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