PERfEKTion im DETAiL. SUCCESS STORY

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1 1 PERfEKTion im DETAiL. SUCCESS STORY

2 WGV Die Württembergische Gemeinde-Versicherung WGV entscheidet sich für eine zentrale Bankenkommunikation und einen sicheren Zahlungsverkehr in SAP mit der Hanse Orga FinanceSuite Payment Management Die WGV Die Württembergische Gemeinde-Versicherung a.g. bietet entsprechend ihrer Satzung nach dem Grundsatz der Gegenseitigkeit im ehemaligen Land Württemberg mit Hohenzollern juristischen Personen des öffentlichen Rechts und deren Einrichtungen sowie den Angehörigen des öffentlichen Dienstes Versicherungsschutz in der Schaden- und Unfallversicherung an. Die Tochtergesellschaften WGV-Versicherung AG sowie WGV-Lebensversicherung AG bieten bundesweit allen Privatpersonen guten und günstigen Versicherungsschutz an. Die Ausgangssituation Bei der WGV erfolgte der Versand von Zahlungsdateien sowie der Abruf von Kontoauszügen durch verschiedene Multicash Systeme (Sfirm31, RVS). Dies brachte eine Reihe von Risiken mit sich, denn die Verwendung von verschiedenen Systemen führte zu einer Schnittstellenproblematik und die Sicherheit der Daten war nicht garantiert. Außerdem musste in unterschiedlichen Systemen gearbeitet werden, was die Prozessabläufe verlangsamte. Eine Lösung für eine zentrale Bankenkommunikation und einen sicheren Zahlungsverkehr musste her. Mit der FinanceSuite Payment Management haben wir genau die Lösung gefunden, die wir gesucht haben. Schnelle Einführung, unkomplizierte Handhabung ein Projekt nach unseren Vorstellungen. Endlich ist ein einheitlicher und zentralisierter Prozess möglich! Hartmut Schöch, Abteilungsdirektor Finanz- und Rechnungs-wesen, WGV Versicherungen

3 3 Der Auswahlprozess wieso die Hanse Orga FinanceSuite? Die Zielsetzung eine zentrale Lösung wurde gesucht: Für die Bankenkommunikation stand bei der WGV die Ablösung der bestehenden E-Banking-Lösungen und eine daraus resultierende Kommunikation mit allen Banken über einen zentralen Kommunikationsweg an erster Stelle. Weiterhin bestanden die Anforderungen der WGV darin, eine hohe Flexibilität in Bezug auf Expansion und Veränderung der Geschäftsprozesse zu erreichen, so dass eine Einbindung von neuen Gesellschaften und Banken ohne erhöhten Aufwand selbständig möglich ist. Auch eine lückenlose Dokumentation und ein zentrales, einheitliches Datensicherungs- und Berechtigungskonzept sollten eingerichtet werden. Auch der Zahlungsverkehr sollte zentralisiert werden. Die Absicherung des kompletten Zahlungsverkehrsprozesses war von hoher Wichtigkeit für die WGV, alle sicherheitsrelevanten Risiken (z. B. Manipulationssicherheit von Datenträgern auf dem Netzlaufwerk) sollten eliminiert werden. Außerdem sollte ein zentrales Berechtigungswesen geschaffen werden. Die Zentralisierung sollte dazu führen, alle Freigabeworkflows (fachlich und banktechnisch) in nur einer Systemumgebung abbilden zu können und eine redundante Datenhaltung zu vermeiden, indem direkt auf die SAP-Stammdaten zugegriffen wird. Weiterhin sollte eine Sammlung, Überwachung und Protokollierung aller Zahlungen und Freigaben zentral möglich sein. Manuelle Zahlungen sollten automatisch im SAP FI gebucht werden und ein gruppenweiter automatisierter Abruf aller Kontoauszüge pro Gesellschaft sollte möglich sein. Im Vergleich zu anderen Anbietern, wie z. B. der SAP-eigenen Lösung BCM, haben die WGV vor allem die hohe Benutzerfreundlichkeit und die einfache Handhabung der FinanceSuite Payment Management überzeugt. Ein weiterer wichtiger Entscheidungsgrund der WGV war die direkte Integration der Hanse Orga Lösung in das bestehende SAP-System, denn Schnittstellen konnten so vermieden werden. Risiken und die Sorge um die Sicherheit der Daten waren also kein Thema mehr. Das Ergebnis mehr Sicherheit und Effizienz für die WGV: Mit der FinanceSuite Payment Management erreichte die WGV eine vollständig in SAP integrierte Bankenkommunikation. Ein zentrales Monitoring aller Zahlungen in einem System ist von nun an möglich, ebenso wie eine durchgängige Historisierung aller Aktivitäten innerhalb von SAP. Ein zeitgesteuerter, automatischer Abruf der Kontoauszüge aus SAP heraus ist nun möglich. Für den Zahlungsverkehr der WGV brachte die FinanceSuite Payment Management eine deutliche Erhöhung der Sicherheit. Zahlungen werden nun direkt an die Bank versendet, ohne Zwischenspeicherung auf dem Laufwerk. Manuelle Zahlungen werden direkt bei der Erfassung automatisch gebucht. Auch die von der WGV geforderte Erweiterbarkeit des Systems ist dank der in SAP integrierten FinanceSuite Payment Management gegeben, ein Roll-out auf weitere Gesellschaften kann reibungslos durchgeführt werden. Mit dem Modul Payment Management ist nun eine sichere und übersichtliche Benutzerverwaltung geschaffen worden. Die WGV profitiert von nun an von einem einheitlichen, systemgestützten Prozess mit absoluter Durchgängigkeit im SAP System von der Entstehung der Zahlung bis zum Bankenversand.

4 4 Die FinanceSuite Payment Management Die Vorteile der FinanceSuite Payment Management für die WGV Absicherung des kompletten Zahlungsverkehrsprozesses Eliminierung aller sicherheitsrelevanten Risiken Bankenkommunikation in SAP integriert, keine Medienbrüche Lückenlose Dokumentation (Audit-Log) Zentrales, einheitliches Datensicherungs- und Berechtigungskonzept Abbildung von Freigabeworkflows (fachlich und banktechnisch) in einer Systemumgebung Sammlung und Überwachung aller Zahlungen (manuelle sowie Zahlläufe) Protokollierung aller Zahlungen (Ein- und Ausgänge) und Freigaben Automatisierte Buchung von manuellen Zahlungen in SAP FI Deutliche Verschlankung der Administration duch die Integration in SAP Erstellung von DTE-Zahlläufen direkt in SAP FI Die FinanceSuite Payment Management bietet eine zentrale Plattform im SAP-System, um eine unternehmens- und konzernweite Zentralisierung des Zahlungsverkehrs zu realisieren und den Aufbau einer Payment Factory zu ermöglichen. Sowohl SAPals auch Non-SAP-Gesellschaften lassen sich dabei problemlos in den Prozess integrieren. Sie bekommen schnell und übersichtlich einen vollständigen Überblick und die Kontrolle über konzernweite Zahlungen und Kontoauszüge. Ihre Bankenkommunikation wird deutlich günstiger und einfacher, da viele gängige nationale und internationale Formate inkl. SEPA sowie eine SWIFT-Anbindung geboten werden. Das Modul ist SWIFT-zertifiziert. Projektinformationen Länder: Deutschland Anzahl Buchungskreise: 9 Anzahl Banken & Bankkonten 3 Banken, 34 Konten Abgedeckte Protokolle & Formate: EBICS, DTA, DTE, ESU, DTAZV,SEPA, MT940, DTI, MT942 Anzahl Zahlungen/Zahlläufe FI 500 Zahlungen/Monat (Kreditorenzahlungen) Anzahl Zahlungen/Zahlläufe FSCD ca Überweisungen/Tag, ca Lastschriften/Tag ca. 1-3 Zahlläufe/Tag Jahresbeginn: einmalig ca. 1,3 Millionen Lastschriften (ca. 15 x 35MB) einzelne manuelle Zahlungen (Kapitalanlagen, Auslandszahlungen, Debitorenbuchhaltung) Produktivsetzung:

5 Ihr Experte und zuverlässiger Partner: Hanse Orga AG Die 1984 gegründete Hanse Orga AG ist einer der führenden Anbieter von innovativen Softwarelösungen für das Finanz- und Rechnungswesen, speziell innerhalb von SAP. Wir sind offizieller SAP Software Solution and Technology Partner und unsere Produkte sind als FinanceSuite 5.1 von SAP zertifiziert. Wir bei der Hanse Orga AG ver fügen über langjährige Erfahrungen in nationalen und internationalen Märkten. Mit unseren hochqualifizierten Mitarbeitern haben wir so ein einzigartiges betriebswirtschaftliches und technisches Know-how aufgebaut, das wir gerne für Sie zum Einsatz bringen. Vertrauen auch Sie auf unsere kompetenten Lösungen und unser umfassendes SAP-Consulting. Neben den Anwendungen im SAP- Standard können wir auch individuelle, in ABAP programmierte Lösungen für Ihre Kundenwünsche anbieten. Mehr als 500 mittelständische und große Unternehmen weltweit nutzen mittler weile unsere intelligenten Softwarelösungen. Neben unserem Hauptsitz in Hamburg haben wir Niederlassungen in Frankreich, den Niederlanden und den USA. Unsere zertifizierten Projektmanager helfen Ihnen, die für Ihr Unternehmen optimale Lösung zu finden. Sprechen Sie uns an! Hanse Orga AG Oldesloer Straße Hamburg Deutschland Tel: +49 (0)40 / Fax: +49 (0)40 / office@hanseorga.de Hanse Orga France S.a.r.l 36 Avenue de la République Issy-les-Moulineaux Frankreich Tel: +33 (0) Fax: +33 (0) office@hanseorga.fr Hanse Orga International B.V. Nieuwe Prinsenkade VC Breda Niederlande Tel. +31 (0) Fax. +31 (0) office@hanseorga.com Hanse Orga International Corp. 205 N. Michigan Avenue / Suite 4110 Chicago, Illinois USA Tel. +1 (312) Fax. +1 (312) office@hanseorga.com Copyright 10/2011 Hanse Orga AG. Alle Rechte vorbehalten. SAP und R/3 sind eingetragene Marken der SAP AG.