Der Verwaltungsbeirat

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1 Der Verwaltungsbeirat Bindeglied zwischen Verwalter und Eigentümern Referent: Volker Grundmann Rechtsanwalt und Fachanwalt für Miet-und Wohnungseigentumsrecht

2 Grundlagen 29 WEG Verwaltungsbeirat 1) Die Wohnungseigentümer können durch Stimmenmehrheit die Bestellung eines Verwaltungsbeirats beschließen. Der Verwaltungsbeirat besteht aus einem Wohnungseigentümer als Vorsitzenden und zwei weiteren Wohnungseigentümern als Beisitzern. 2) Der Verwaltungsbeirat unterstützt den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben. 3) Der Wirtschaftsplan, die Abrechnung über den Wirtschaftsplan, Rechnungslegungen und Kostenanschläge sollen, bevor über sie die Wohnungseigentümerversammlung beschließt, vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden. 4) Der Verwaltungsbeirat wird von dem Vorsitzenden nach Bedarf einberufen. 2

3 Grundlagen 24 Einberufung, Vorsitz, Niederschrift (3) Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, die Versammlung der Wohnungseigentümer einzuberufen, so kann die Versammlung auch, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter einberufen werden. (6) Über die in der Versammlung gefaßten Beschlüsse ist eine Niederschrift aufzunehmen. Die Niederschrift ist von dem Vorsitzenden und einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu unterschreiben. Jeder Wohnungseigentümer ist berechtigt, die Niederschriften einzusehen. 3

4 Grundlagen fakultatives Organ ggf. Verpflichtung in Gemeinschaftsordnung grds. nur 3 Mitglieder (sonst Anfechtbarkeit) abweichende Regelung in GO möglich ehrenamtlich, aber Vergütung möglich Aufwendungsersatz 4

5 Wahl des Verwaltungsbeirats Mehrheitsbeschluss Blockwahl ist zulässig jeder Eigentümer oder gesetzliche Vertreter eines WEers Wahl Aussenstehender möglich aber anfechtbar! zu wählender Eigentümer ist abstimmungsberechtigt, 25 Abs. 5 WEG Bestellung ist frei widerruflich beliebige Dauer der Bestellung 5

6 Beendigung des Amtes kompletter Verwaltungsbeirat oder auch einzelne Mitglieder können abgewählt werden Niederlegung des Amtes bei Verkauf des Sondereigentums: automatisches Ausscheiden aus dem Beirat 6

7 Organisation 29 Abs. 4 WEG: Verwaltungsbeirat wird vom Vorsitzenden nach Bedarf einberufen darüber hinaus regelt das Gesetz die Organisation des Verwaltungsbeirats nicht Regelungen können daher in einer Vereinbarung gem. 10 Abs. 2 S. 2 oder durch Mehrheitsbeschluss getroffen werden 7

8 z.b. Organisation Besetzung des Vorsitzes und des stellvertretenden Vorsitzes, Abstimmungsmodus, Einberufung, Protokoll und Einsichtnahme, Dauer der Amtszeit, 8

9 Organisation Nachrücken von Ersatzmitgliedern oder Ersatzberufung, Vergütung oder Aufwendungsersatz, Anzahl der Beiratssitzungen während des Wirtschaftsjahres bzw. Voraussetzungen für die Einberufung Teilnahmerecht von Nichtbeiratsmitgliedern an den Verwaltungsbeiratssitzungen 9

10 Organisation Verwaltungsbeirat kann sich selbst eine Geschäftsordnung geben Verwaltungsbeirat hat gem. 29 Abs. 1 einen Vorsitzenden. Wenn nicht im Bestellungsbeschluss bestimmt, wählt ihn der Beirat selbst Gesetz geht in 24 Abs. 3 und Abs. 6 WEG davon aus, dass der Vorsitzende einen Vertreter hat. Stellvertreter wird vom Beirat gewählt, wenn keine andere Regelung vorliegt. 10

11 Primäre Aufgaben, 29 Abs. 3 WEG Kontrollaufgaben: regelmäßige Prüfung der Verwaltungsunterlagen insbesondere Konto- und Rechnungsunterlagen vor der Genehmigung von Jahresabrechnungen/ Wirtschaftsplänen Verwaltungsbeirat kann sich fachkundiger Hilfe bedienen. Einsichtnahme beim Verwalter (Auskunftspflicht) Verwalter muss Beirat keine Originalunterlagen überlassen 11

12 29 Abs. 2 WEG Unterstützung der Verwaltung Vorbereitung der Eigentümerversammlung (Festlegung der Tagesordnung zusammen mit Verwalter) Unterzeichnung des Protokolls der ETV (Vorsitzender), 24 Abs. 6 WEG Mitarbeit bei der Prüfung und Vorauswahl vom Verwalter eingeholter Kostenangebote für Sanierungsmaßnahmen turnusmäßige Information der Wohnungseigentümer 12

13 Unterstützung der Verwaltung keine Aufgaben: keine Weisungsbefugnis ggü. Verwalter keine Kontrolle der laufenden Verwaltung ohne bes. Auftrag keine Beschränkung der Befugnisse des Verwalters ( 27 Abs. 2 Nr. 4 WEG) durch Beirat kein Recht zur Kündigung ggü. Verwalter, selbst bei Einverständnis der Mehrheit der ET kein Vertreter der Gemeinschaft ggü. dem Verwalter keine Entscheidungsbefugnis ohne Ermächtigung 13

14 Aufgabenübertragung durch Mehrheitsbeschluss Geltendmachung von Mängelansprüchen Bevollmächtigung zum Abschluss von Verträgen Instandsetzung Verwaltervertrag im Vorfeld eines Verwalterwechsels Bewerberangebote einholen und die Bewerbungen vorsortieren Aufstellung eines Hausordnungsentwurfs 14

15 Bsp. Bevollmächtigung zum Abschluss eines Verwaltervertrags Unterscheidung: Verwalterbestellung Empfehlung: Verwaltervertrag Eckpunkte der Vertrages in den Beschluss aufnehmen wird Vollmacht nur allgemein erteilt, kann der Verwaltungsbeirat dennoch den Vertrag wirksam aushandeln und abschließen überschreitet Verwaltungsbeirat die Vollmacht, handelt er als vollmachtsloser Vertreter, 177 ff. BGB 15

16 Bsp. Abnahme des Gemeinschaftseigentums Abnahmeerklärung steht grds. nur jedem einzelnen Erwerber/Eigentümer zu str., ob die Mitglieder des Verwaltungsbeirats rechtswirksam zur Abnahme des Gemeinschaftseigentums bevollmächtigt werden können Achtung: in der Beauftragung liegt keine Bevollmächtigung zur Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen 16

17 Einberufungsrecht 24 Abs. 3 WEG 24 Einberufung, Vorsitz, Niederschrift (3) Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, die Versammlung der Wohnungseigentümer einzuberufen, so kann die Versammlung auch, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter einberufen werden. 17

18 Einberufungsrecht 24 Abs. 3 WEG Fehlen e. Verwalters oder pflichtwidrige Weigerung Einberufungsrecht des Vorsitzenden oder seines Vertreters keine Einberufungsverpflichtung keine Einladung durch Beisitzer kein Einberufungsrecht des Verwaltungsbeirats als Organ Einladung durch alle Mitglieder des Beirats möglich bei Weigerung des Vorsitzenden kann jeder Eigentümer den Verwalter gerichtlich zur Einberufung verpflichten lassen oder sich selbst ermächtigen lassen 18

19 Haftung des Verwaltungsbeirats Nicht-oder Schlechtleistung kann Schadensersatzanspruch auslösen! bei Verletzung von gesetzlichen Verpflichtungen gesamtschuldnerische Haftung, 421 BGB bei Verletzung einer Pflicht im Auftragsverhältnis Haftung für individuelles Verschulden, 280 BGB Verschuldensmaßstab: Vorsatz und Fahrlässigkeit Gemeinschaft haftet Dritten gegenüber, 278, 831 BGB 19

20 Besonders haftungsträchtige Aufgaben Aushandeln und Abschluss eines Verwaltervertrages sowie Überwachung und Abnahme von Gewerken, die das Gemeinschaftseigentum betreffen Mitverfügungsbefugnis über Konten der Gemeinschaft 20

21 Beispiele möglicher Fehler Fehler beim Abschluss des Verwaltervertrages Fehlerhafte Prüfung der vom Verwalter vorgelegten Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen oder Kostenvoranschläge Zustimmung zu einer Maßnahme des Hausverwalters, die sich als fehlerhaft erweist Erteilen falscher Auskünfte Beschwerden der WEG werden dem Verwalter nicht gemeldet Missachtung von Weisungen der Eigentümerversammlung Überschreitung der Kompetenzen 21

22 Empfehlungen Bei Übernahme von Zusatzaufgaben mit erheblicher Verantwortung (z. B. Überwachung komplexer Sanierungsarbeiten am Gemeinschaftseigentum) sollten die Verwaltungsbeiratsmitglieder ihre Haftung auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit im Eigentümerbeschluss beschränken lassen 22

23 Empfehlungen Verwaltungsbeiräte sollten auf jährliche Entlastung (= Verzicht auf entstandene ohne erkennbare SchEA) dringen (kein Anspruch) Abschluss einer Vermögensschadenshaftpflichtversicherung (mit entspr. Beschluss auch auf Kosten der Gemeinschaft) jährliche Kosten ca

24 Ersatz von Aufwendungen kann bei großer Gemeinschaft ordnungsmäßiger Verwaltung entsprechen, z.b. Kursgebühren, Getränke, Gebäck (BayObLG, DerWEer 83, 123) angemessene Auslagenpauschale für Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats (BayObLG, NZM 99, 862) Jahresvergütung von 500 Euro für Beiratsvorsitzenden widerspricht i. d. R. ordnungsmäßiger Verwaltung (KG, NZM 2005, 106) 24

25 Ersatz von Aufwendungen große Gemeinschaft: pauschale Aufwandsentschädigung auch an Mitglieder des Verwaltungsbeirats oder anderer Gremien wie Bauausschuss oder Rechnungsprüfer kann angemessen sein (OLG Schleswig, NZM 2005, 588) Höhe muss sich im Rahmen ordnungsmäßiger Verwaltung bewegen (BayObLG, NZM 99, 862) darüber hinausgehende Höhe bedarf einer Vereinbarung (Bub, ZWE 2002, 7) 25