Erfahrungen mit der Einführung einer kontrollierten Terminologie im Anlagenbau

Transkript

1 Erfahrungen mit der Einführung einer kontrollierten Terminologie im Anlagenbau Eingabestation Umladestation Behälterentladestation (TUD) Großbriefsortierer Großbriefsortiermaschine Großbriefsortieranlage (OMS) Blatt Nr. 1

2 Überblick Gliederung des Vortrags: Die Ausgangssituation bei Siemens IC MOL LAS Die Einführung des Terminologie-Managements Die Einführung des Terminologie-Tools Tools Erfahrungen in der Praxis Ausblick Blatt Nr. 2

3 Die Ausgangssituation bei Siemens Zu Beginn des Projekts lagen folgende Randbedingungen vor: Siemens IC MOL LAS liefert komplexe Maschinen und Anlagen mit einer entsprechenden Kundendokumentation (Technische Beschreibung, Wartung, Instandsetzung, Wartungspläne, ne, usw.) Benennungspannen häuften sich, führten f zu Mehrkosten und zu Kritik seitens der Kunden. Bislang gab es nur eine Liste erlaubter Begriffe im Intranet. Die Geschäftsleitung gab grünes Licht für f r ein Terminologie- Projekt (Analyse, Einführung, Betrieb) im Rahmen einer MBA- Thesis. Blatt Nr. 3

4 Die Ausgangssituation bei Siemens Siemens-Ergebnisse der tekom-fragebogen Fragebogen-Studie: 215 Mitarbeiter von Siemens IC MOL LAS nahmen an der Befragung zur aktuellen Terminologie-Praxis im eigenen Unternehmen und zur Einschätzung der Vorteile eines einheitlichen Terminologie-Managements teil. Die Ergebnisse verdeutlichen einen Handlungsbedarf und eine positive Erwartung an ein einzuführendes Terminologie- Management sowie eine Bereitschaft, die firmeneigene Terminologie auch tatsächlich zu nutzen. Blatt Nr. 4

5 Die Ausgangssituation bei Siemens Blatt Nr. 5

6 Die Einführung des Terminologie- Managements Betrachtungen zur Wirtschaftlichkeit: Unter der Annahme, dass die Mitarbeiter im Schnitt fünf f bis sechs Minuten dafür r benötigen, die korrekte Benennung für f ein Objekt zu erfragen, konnte berechnet werden, unter welchen Randbedingungen sich ein Terminologie- Management rechnet. Voraussetzungen dafür r sind eine schlanke Verwaltung (hier ein Decision Board, dass Begriffe über ein Web-Forum klärt) und ein Terminologie-Tool Tool mit vernünftigen nftigen Kosten-Nutzen Nutzen- Verhältnis. Blatt Nr. 6

7 Die Einführung des Terminologie- Managements Blatt Nr. 7

8 Die Einführung des Terminologie- Managements Terminologie Verwaltung (Rollen-Konzept): Blatt Nr. 8

9 Die Einführung des Terminologietools: Vorbereitung Power-User ermitteln optimale Einstellungen (Zeichengröß öße, Basisterminologie, Grundsprache etc.) Installation Roll-Out über firmeninternen Standardprozess Jeder Benutzer startet mit denselben Einstellungen Blatt Nr. 9

10 Die Einführung des Terminologietools: Aufbau einer Basisterminologie aus mehreren Dokumenten mit geprüftem Wortschatz Text der Dokumente per Makro zusammenfassen TermExtract aus diesem validen Text Blatt Nr. 10

11 Arbeiten mit dem Terminologietool: Funktionsleiste, verschiebbar Autorenunterstützung tzung in jeder Windows-Applikation: Kopieren Selektieren Die erlaubte Benennung erscheint vervollständigt an der Cursorposition, auch in Fremdsprachen (bis zu 2 Mastersprachen werden mit durchsucht) Blatt Nr. 11

12 Arbeiten mit dem Terminologietool: Separate Terminologien für f unterschiedlichen Kontext -> > schnelle Hilfe beim Schreiben durch Vermeiden von Fallunterscheidungen Zweite Terminologie z. B. für f r Kundenwortschatz Negativliste sticht -> transparente Anwendung Blatt Nr. 12

13 Arbeiten mit dem Terminologietool: Vorhandenen Text prüfen: WordCheck Word-Dokumente Offene Applikationen wie Mails, Webformulare etc. Vorschläge beinhalten verbotene Benennungen und Übersetzungen Blatt Nr. 13

14 Arbeiten mit dem Terminologietool: Vorhandenen Text prüfen TermExtract Heuristische Prüfung auf ähnliche Schreibweisen Blatt Nr. 14

15 Arbeiten mit dem Terminologietool: Kontrollierte Sprache -> > Regeln als Merker hinterlegt -> Widerspruchsfreie Einträge -> Motivation durch Beispieltext Blatt Nr. 15

16 Arbeiten mit dem Terminologietool: alle Benutzer können k Vorschläge einreichen Erlaubte und verbotene Benennungen Zusatzfelder (+) Beschreibungen, Links etc. Weitere Verarbeitung durch Verantwortliche Blatt Nr. 16

17 Erfahrungen in der Praxis Die Nutzer müssen m wissen, dass es ein Terminologie- Management und ein Terminologie-Tool Tool gibt: Vorstellung des Themas in den Jours Fixes der einzelnen Abteilungen Informationen im Intranet Blatt Nr. 17

18 Erfahrungen in der Praxis Die Nutzer müssen m wissen, wie das Terminologie-Tool Tool genutzt wird: Präsentationen Informationen im Intranet Blatt Nr. 18

19 Erfahrungen in der Praxis Die Nutzer müssen m wissen, wie das Terminologie-Tool Tool genutzt wird: Präsentationen Informationen im Intranet Blatt Nr. 19

20 Erfahrungen in der Praxis Die Nutzer müssen m überzeugt werden: Argumente dafür, dass die Nutzung der kontrollierten Terminologie nicht nur der Firma dient, sondern auch der eigenen Effizienz. Alternative, frühere Lösungen L müssen m konsequent ausgeschaltet werden. Blatt Nr. 20

21 Erfahrungen in der Praxis Monitoring der Nutzungshäufigkeit: ufigkeit: Es finden sich Hinweise, dass die Nutzung des Terminologie- Tools durch die Kollegen mit der Zeit abgenommen hat. Die Anzahl der vorgeschlagenen Begriffe nimmt ebenfalls ab. Das Tool sollte um einen Zugriffszähler erweitert werden. Eine Strategie zur nachhaltigen Nutzung der Terminologie sollte implementiert werden. Blatt Nr. 21

22 Erfahrungen in der Praxis Weitere Integration in die eigene Tool-Landschaft: Das Tool sollte auch mittel- und langfristigere Visionen unterstützen tzen können: k Blatt Nr. 22

23 Erfahrungen in der Praxis Weitere Entwicklung des Terminologie-Tools: Tools: 2013 Anonyme Nutzungsstatistik Weitere Datenfelder für f r bestimmte Selektionsvorgänge nge Handhabung von längeren l Zeichenketten für f r Tests auf die Einhaltung von Regeln zur kontrollierten Sprache Integration eines kommerziellen WörterbuchsW In Prüfung Blatt Nr. 23

24 Zusammenfassung Unsere wichtigsten Erfahrungen: Die Einführung eines Terminologie-Managements ist ein anspruchsvolles und längerfristiges l Projekt Es reicht nicht aus, Tools und Prozesse zur Verfügung zu stellen, die Terminologienutzung braucht regelmäß äßige Impulse Das Tool sollte sich mit der Tool-Umgebung weiterentwickeln können. Blatt Nr. 24

25 Um solche Ergebnisse zu vermeiden, kann TippyTerm TippyTerm auch Übersetzungen unterstützen: Details: tzen: Unicode-basiert 30-Nutzungs Nutzungs-Tage-Demo mit vollem Funktionsumfang, Multiuser: Kontrollierte Terminologiemanagement im Anlagenbau Blatt Nr. 25