Ein Tor oder viele Türen? : Organisation von zeitgemäßen Bibliothekssystemen

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1 Ein Tor oder viele Türen? : Organisation von zeitgemäßen Bibliothekssystemen Bericht vom 101. Bibliothekartag in Hamburg zum Themenkreis 7 Am Donnerstagnachmittag, im Themenkreis 7, der auf eine etwas andere Art präsentiert wurde als die anderen Themenkreise mit ihren vielen Impulsreferaten, hat mich eine Präsentation besonders interessiert und angesprochen. Es war das Referat von Frau Berghaus-Sprengel aus der Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin mit dem Titel : Sind einschichtige Bibliothekssysteme zeitgemäß? Gerade wenn man aus dem Freiburger Bibliothekssystem kommt und darin groß geworden ist, immer den Gedanken an Fusionierung und Zusammenführung organisatorischer Abläufe mit sich herumtragend, möchte man doch gerne mal hören, was Frau Berghaus-Sprengel dazu zu sagen hat. Zu Beginn Ihres Referates erläutert sie erst einmal die Funktionale Einschichtigkeit (fe) an sich - ein weit gefaßter Begriff. Anke Berghaus-Sprengel: Sind einschichtige Bibliothekssysteme zeitgemäß? Ein Tor oder viele Türen? Organisation von zeitgemäßen Bibliothekssystemen. Mai 2012 Anke Berghaus-Sprengel Bibliothekartag Mai 2012 Nanu, denke ich, hat sie sich verschrieben? Alle reden doch vom Integrieren und Fusionieren! Muß es nicht heißen : Sind zweischichtige Bibliothekssysteme zeitgemäß? Die funktionale Einschichtigkeit 1. verlangt einen minimalen Einsatz an Personal- und Ressourceneinsatz bei der Zentralbibliothek 2. betreibt einen Gemeinsamen Katalog 3. verlangt Erwerbungsabsprachen und deren Koordination 4. hat eine Zentralbibliothek und Zweig- und Bereichsbibliotheken 5. wird angestrebt, um lange Einarbeitungsfristen und einen behäbigen Geschäftsgang zu vermeiden, Öffnungszeiten zu vereinheitlichen und die Erwerbung transparent zu strukturieren. Der Themenkreis 7 beinhaltete folgende kurze Präsentationen : a. Einführung und Moderation von O. Eigenbrodt, Hamburg : Ein Tor oder viele Türen? Organisation von zeitgemäßen Bibliothekssystemen b. Sind einschichtige Bibliothekssysteme zeitgemäß? Von A. Berghaus-Sprengel, Berlin c. Was ist eigentlich ein Bibliothekssystem? Von A. Schüller-Zwierlein, München d. Strukturdebatten in einer Großstadtbibliothek? Von S. Homilius, Frankfurt am Main Frau Berghaus-Sprengel erläutert diese Punkte am Beispiel der Universitätsbibliothek der Humboldt- Universität Berlin. Jacob-und-Wilhelm-Grimm-Zentrum, Regale Foto : Matthias Heyde Universitätsbibliothek Berlin 44

2 Die UB der Humboldt-Universität 1. ist eine Zentralbibliothek 2. hat 5 Bereichsbibliotheken für 2-6 Fachgebiete und 4 Zweigbibliotheken 3. hat die Etat- und Personalverantwortung für alle 4. hat die Arbeitsfelder für die Zentrale und die dezentralen Bereiche klar strukturiert : zentral : Etatverteilung, Lizenzverhandlungen, EDV, Verwaltung, Schulungen für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, ZDB-Meldungen dezentral : Ausgabe des von der Zentrale zugewiesenen Etats, Katalogisierung, Sacherschließung, Schulungen im Fachbereich, Informationskompetenz, Öffnungszeiten, Webseitenpflege 5. verteilt ortsbezogene und nicht räumlich gebundene Aufgaben auf die zentrale und dezentrale Einrichtung. Ortsbezogen sind z.b. Öffnungszeiten, Einrichtungsambiente vor Ort, räumliche Lernumgebungen. Nicht räumlich gebunden sind Rechercheportale, Erwerbungsmodelle, elektronisches Publizieren, Angebote für Smartphones und Webservices 6. organisiert eine Arbeitsteilung zwischen den Einrichtungen bei Aussonderung, Innovationsplanung, Projekten, Digitalisierungen, Dritten Mahnungen etc. â Aber einen wichtigen Punkt konnten wir bisher noch nicht realisieren : Daß die Etatverantwortung und verteilung für alle bibliothekarischen Einrichtungen bei der Universitätsbibliothek liegen. Genau das würde zu extremen Erleichterungen im Erwerbungsgeschäft, z.b. bei Einkäufen in Einkaufsgemeinschaften wie Konsortial- und Allianzverträgen und Paketkäufen elektronischer Ressourcen, führen. Auch die Zusammenführung kleinerer Bibliotheken aus mehreren Fachgebieten wie es in manchen Bereichen auch schon erfolgreich durchgeführt wurde, steht weiterhin an. Aber nur dort, wo es strukturell und wirtschaftlich sinnvoll ist und unseren Nutzern Studierenden (mehr Arbeitsplätze in angenehmer Lernatmosphäre) und wissenschaftlichem Personal (Vermittlung von Informationskompetenz) zum Vorteil gereicht! â Denn das kam im Themenkreis eindeutig zur Sprache : Man unterschätze nicht den Wert des bibliothekarischen Personals vor Ort, um mit professioneller Kompetenz den Studieren den und dem wissenschaftlichen Personal im universitären Alltag zur Seite zu stehen. (Susanne Röckel) Ja, denke ich, nichts Neues für Freiburg. Ich bin mit ihr einer Meinung. Viele von Frau Berghaus- Sprengel angesprochenen Punkte haben wir in unserem räumlich quer über die Stadt verteilten Bibliothekssystem schon längst realisiert : Die Verwaltung und Organisation des Personals in den dezentralen Bibliotheken unter dem Dach des Dezernates Bibliothekssystem, die Erwerbungskooperation, Kauf von Lizenzen für ejournals und ebooks über die Zentralbibliothek, Schulungen der Mitarbeiter, vereinheitlichte Arbeitsinstrumente wie Inventarbücher, HÜL-Führung und Jahresberichte. Jacob-und-Wilhelm-Grimm-Zentrum, Arbeitsplätze Foto : Matthias Heyde Universitätsbibliothek Berlin 45

3 Hamburger Bibliotheken eine Auswahl Neben den zahlreichen interessanten und vielfältigen Vorträgen, die auf dem Bibliothekartag zu hören waren, stellt der Besuch der örtlichen Bibliotheken eine bereichernde Erfahrung und Ergänzung zur Sicht auf die eigenen Gegebenheiten dar. Gerade im Hinblick auf die Planungen für den Neubau habe ich deshalb einige Bibliotheken vor Ort besucht : Bücherhallen Hamburg ( = HÖB) Zentralbibliothek Foto : Karin Grünleitner Abb. 1 - Infotheke Auffällig war schon im Eingangsbereich, dass es keine Hinweisschilder, kein Leitsystem zu geben schien - dies war aber ein Trugschluss, denn es gibt sehr wohl ein Leitsystem, allerdings wird anstatt der gewohnten Schilder und Pfeile in der HÖB mittlerweile ein elektronisches Rauminformationssystem eingesetzt, welches auch im Internet und als Smartphone-Version zur Verfügung steht. So kann man seine Wege durch die HÖB schon zu Hause planen s. Abb. 2 und Die Hamburger Bücherhallen ( sind als öffentliches Bibliothekssystem mit fast 14 Millionen Ausleihen pro Jahr eines der umsatzstärksten Bibliothekssysteme in Deutschland. Das System setzt sich zusammen aus der Zentralbibliothek, 32 Stadtteilbibliotheken und zwei Bücherbussen. Der Gesamtbestand umfasst ca. 1,7 Millionen Medien, wovon etwa in der Zentralbibliothek aufgestellt sind. Seit 2004 ist die Zentralbibliothek im Gebäude des ehemaligen Hamburger Hauptpostamtes untergebracht, welches im Zentrum Hamburgs in direkter Nähe zum Hauptbahnhof liegt. Schon im ersten Eindruck ist hier auf drei Etagen innerhalb des Gebäudes eine großflächige, helle und attraktive Bibliothek entstanden s. Abb.1. Abb. 2 Touch-screen-Monitor mit Rauminformationssystem Darüber hinaus war ich natürlich sehr interessiert zu sehen, wie hier die Techniken bereits im Einsatz sind, die wir erst im Neubau einführen wollen. 46

4 Die HÖB hat bereits ihren Gesamtbestand mit RFID ausgestattet und bietet mittlerweile an allen Standorten die Bestände zur Selbstverbuchung an s. Abb. 3. Die Leser kommen nach Aussage der Kollegin sehr gut mit der Technik zurecht, was sich auch bei meinen Beobachtungen bestätigt hat. Allerdings empfehlen sie, statt der technisch möglichen Stapelverbuchung nur jeweils einen Band aufzulegen, was die Nutzer, die ich gesehen habe, auch so getan haben, und dennoch in sehr rascher Folge ihre Bände verbuchen konnten. Alle zurückgegebenen Bücher wandern aus der Rückgabestation direkt in die Sortieranlage, wo sie gemäß ihrem späteren Bestimmungsort in der Zentralbibliothek oder auch einer Stadtteilbibliothek auf einen der noch schräg stehenden Bücherwagen abgelegt werden. Diese Bücherwagen, werden, wenn sie gefüllt sind, zum jeweiligen Standort gefahren, wo sie zum bequemeren Einstellen der Bücher hochgeklappt werden können s. Abb. 4 bis 6. Interessant ist hierbei, dass der Betrieb der Sortieranlage in Outsourcing läuft ; das bedeutet, dass die Lieferfirma auch für den technischen Betrieb und Wartung der Anlage weiterhin zuständig ist und auch die Lieferung der Bücherwagen bis zur Etage oder zum Regal übernimmt, so dass erst das Einstellen ins Regal wieder vom Personal der HÖB übernommen wird. Abb. 3 Verbuchungsterminal Auch die Rückgabe funktioniert in der Zentralbibliothek in Selbstbedienung, wobei hier vor allem die direkt an die Rückgabestationen angeschlossene Sortieranlage beachtenswert ist. Abb. 4 Rückgabestation Abb. 5 Sortieranlage 47

5 Staats- und Universitätsbibliothek Carl von Ossietzky (= SUB) Abb. 6 Bücherwagen der Sortieranlage Dass durch den Einsatz dieser ganzen Technik einen Kassenautomaten gibt es beinahe selbstredend auch der Eindruck einer sehr modernen Bibliothek entsteht, liegt auf der Hand, trotzdem oder gerade deswegen vermittelt die HÖB auch den Eindruck einer sehr serviceorientierten und nutzerfreundlichen Bibliothek. Dies liegt vor allem daran, dass in allen neun Bibliotheksabteilungen, neben Abteilungen nach Fachgebieten gibt es auch eine Kinder-, eine Jugend- und eine Medienabteilung sowie ein Lern- und Informationszentrum zur Nutzung der elektronischen Angebote, jeweils eine mit Fachpersonal besetzte Auskunftstheke gibt. Die Besetzung so vieler Theken wurde erst durch den Einsatz der genannten Techniken möglich. Die SUB Hamburg ( ist nach eigener Aussage Hamburgs größte wissenschaftliche Allgemeinbibliothek und gleichzeitig die zentrale Bibliothek der Universität Hamburg und der anderen Hochschulen der Stadt. Der Bestand umfasst ca. 4 Millionen Medien, darunter wertvolle historische Sammlungen. Hinzu kommen für die Versorgung der Universität weitere ca. 3,8 Millionen Medien in den Fach- und Spezialbibliotheken der Universität. Im Gebäude am heutigen Standort wurde in den 1960er Jahren der Magazinturm mit 16 Magazinstockwerken und einem Besprechungsraum mit Dachterrasse im 17. OG! und der Verwaltungstrakt errichtet ; 1982 wurde der Benutzungsbereich in der heutigen Form eröffnet s. Abb. 7 und 8 Daneben verfügt Hamburg über eine Speicherbibliothek, die derzeit noch ausschließlich von der SUB genutzt wird, die dort ca. eine Million Bände des Bestandes ausgelagert hat. Die Bestellungen auf diese Bestände werden im täglichen Fahrdienst zur Hauptstelle gebracht. Es darf jedoch nicht verschwiegen werden, dass dieser Service für den Benutzer durchaus nicht kostenfrei zu bekommen ist. Die HÖB verlangt neben ihren nicht unerheblichen Jahresgebühren Kinder : 6/8 /Jahr ; Jugendliche bis 26 Jahren : 15/20 /Jahr und Erwachsene : 40/45 /Jahr, die demnächst noch erhöht werden sollen, für einige Dienste noch Zusatzgebühren, so kosten Vormerkungen z.b. 1,50 und die Internetnutzung im Lernzentrum kostet 0,50 pro 30 Minuten. Abb. 7 Magazinturm 48

6 Nicht bekannt ist allerdings, wie vielen Benutzern das Merken der Schließfachnummer plus der PIN- Nummer Probleme bereitet... s. Abb. 10 Abb. 8 SUB Auffällig ist beim Betreten der SUB eine besetzte Pförtnerloge, wo man auch sofort Information zu den Räumlichkeiten der Bibliothek erhält. Im Erdgeschoss ist zentral die großräumige Ausleihtheke angesiedelt, wobei die jeweiligen Schalter an der Eingangs- und Ausgangsseite des dahinter liegenden Freihandbereiches liegen s. Abb. 9. Die Hauptinformationstheke befindet sich dann im ersten Obergeschoss vor dem Lesesaalbereich. Abb. 10 Garderobenfächer In der SUB, die als traditionelle Magazinbibliothek betrieben wird, stehen nur ca Bände in Numerus-currens-Aufstellung sowie die Lehrbuchsammlung mit ca Bänden in Freihandaufstellung zur Verfügung. Die Bestellungen aus dem Magazin werden in der Regel bis zum nächsten Öffnungstag erledigt und dann, wie in Freiburg, in Abholregalen zur Selbstbedienung ausgelegt. In der SUB werden allerdings auch die Fernleihbestellungen zur Selbstabholung ausgelegt, müssen dann aber, wie der lokale Bestand, zur Endverbuchung am Schalter vorgelegt werden. Abb. 9 Ausleihtheke Außerdem kämpft die SUB, wie alle Bibliotheken dieser Bauzeit, heute mit beengten Räumlichkeiten und fehlenden Arbeitsplätzen. Gerade wird der bibliographische Bestand reduziert, um weitere Lernplätze zu schaffen. Bemerkenswert erscheint die Vergabe der Garderobenfächer im Eingangsbereich, die durch eine selbstgewählte vierstellige PIN gesichert werden. RFID und Selbstverbuchung sind in der SUB noch nicht im Einsatz und derzeit ist eine Ausstattung auch noch nicht in Vorbereitung. In der sogenannten Medienwerkstatt bietet die SUB im separaten Bereich die technische Ausstattung zur Nutzung der elektronischen Angebote, Scannerplätze und Benutzung der AV-Medien. Die Nutzung erfolgt größtenteils in Selbstbedienung, kann aber, falls nötig, auch im Service- und Dienstleistungsangebot durch SUB-Personal vor Ort erfolgen s.a. : 49

7 Universitätsbibliothek der Technischen Universität Hamburg-Harburg (=TUB) Von viel kleinerer Dimension ist die dritte Bibliothek meiner Besichtigungen : die 1979 gegründete Universitätsbibliothek der Technischen Universität Hamburg-Harburg (TUHH) ( tu-harburg.de/1.html) versorgt mit ca Medien die etwa bis maximal Studierenden der Technischen Universität. Seit 1991 befindet sich die TUB im jetzigen Gebäude, das zentral im Campus der TUHH gelegen ist. Um einen lichten, zentralen Aufgangsbereich (s. Abb. 11) sind die systematisch aufgestellten Buchbereiche angeordnet, wobei Lesesaal- und Ausleihbestand gemischt aufgestellt sind. Allerdings ist der Großteil des Bestandes im geschlossenen Magazin untergebracht, wird aber schon etwa 20 Minuten nach der Bestellung zur Abholung geliefert. Die Rückgabe ist ebenfalls in Selbstverbuchung oder auch in einen Rückgabecontainer möglich, der allerdings im Gebäude aufgestellt ist, also nur zu den Öffnungszeiten der Bibliothek zugänglich ist. Abb. 12 Selbstverbuchungsterminal Abb. 11 Aufgangsbereich Die Freihandbestände sind bereits vollständig mit RFID ausgestattet und können per Selbstverbuchung während der gesamten Öffnungszeiten entliehen werden. Die Magazinbestände werden im Ausleihfall zwar ausgestattet, sind aber derzeit trotzdem nur an der Ausleihtheke abholbar s. Abb. 12 und 13 Abb. 13 Ausleihbereich Auch die TUB klagt über fehlenden Platz in den Lesebereichen und bemüht sich auf vielfältige Weise, möglichst noch mehr Arbeitsmöglichkeiten für die NutzerInnen anzubieten. So wurden Mitarbeiterbüros zu Gruppenarbeitsräumen umgewidmet und innerhalb des Lesesaals Tische abgetrennt, die in eingeschränktem Maße als Gruppenplätze genutzt werden können s. Abb. 14 und 15 50

8 Abb. 14 PC-Pool Abb. 15 Abtrennung für Gruppenarbeitsplatz Bleibt abschließend zusammenzufassen, dass die besuchten drei Bibliotheken, die doch mit sehr unterschiedlicher Ausrichtung und Gegebenheiten arbeiten, in einer Aussage bei jeder Führung einheitlich waren : wir brauchen mehr und mehr Arbeitsplätze, vor allem werden Gruppenarbeitsmöglichkeiten stetig mehr nachgefragt. So wurden auch in diesen Bibliotheken schon Bücherregale abgebaut, um Arbeitsplätze zu schaffen, Büros in Gruppenarbeitsräume umgewandelt und phantasievolle Abtrennungen gebaut, um Gruppenarbeit zu ermöglichen. Wir dürften also mit den Planungen für den Neubau in Freiburg in diesem Bereich in die absolut richtige Richtung gehen. (Text und Fotos : Regina Flamm) 51