Datenschutz Online Monitoring bei der Deutschen Bahn Ein Erfahrungsbericht. DB Mobility Logistics AG Konzerndatenschutz Berlin,

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1 Datenschutz Online Monitoring bei der Deutschen Bahn Ein Erfahrungsbericht DB Mobility Logistics AG Konzerndatenschutz Berlin,

2 Günther Kalbskopf seit 2010 im Konzern Deutsche Bahn als 2010 Auditor im Konzerndatenschutz (Schwerpunkt Beschäftigtendatenschutz, Systemaudits) Betrieblicher Datenschutzbeauftragter (udis.cert), Datenschutzauditor (DAS-TÜV), IT-Grundschutzexperte 2

3 Torsten Job Dipl. Wirtsch. Inf. (FH) seit 2001 im Konzern Deutsche Bahn in verschiedenen Softwareentwicklungsprojekten seit 2010 Auditor Konzerndatenschutz (System- und Projektaudits, neue Technologien) Betrieblicher Datenschutzbeauftragter (GDD.cert), Datenschutzauditor (DAS-TÜV), IT-Grundschutzexperte 3

4 Zahlen und Fakten 4

5 DOM Die Aufgabe Ermittlung des konzernübergreifenden Datenschutzniveaus Zeitlich und inhaltlich einheitliche Bestandsaufnahme Werkzeug zur Selbstauditierung Aber: Keine Abfrage individuellen Wissens Positiver Nebeneffekt: Wahrnehmung und Sensibilisierung 5

6 DOM Die Grundlagen Ergebnisaufbereitung Kommunikationsstrategie Konzeptentwicklung Erzeugung eines Verteilers -wellen Erstellung des Fragebogens und technische Umsetzung Abstimmung und Einbeziehung der Interessenvertretungen 6

7 DOM Die Grundlagen Konzeptentwicklung Erzeugung eines Verteilers Beschaffung Führungskräfteverzeichnis Ergebnisaufbereitung Abbilden der Hierarchien (Berichtsstruktur) Aufbau Verteilerdatenbank Kommunikationsstrategie Pflege durch Datenschutzorganisation Einspielung in Produktion Erstellung des Fragebogens und technische Umsetzung Abstimmung und Einbeziehung der Interessenvertretungen -wellen 7

8 DOM Die Grundlagen Ergebnisaufbereitung Kommunikationsstrategie Konzeptentwicklung Erzeugung eines Verteilers -wellen Erstellung des Fragebogens und technische Umsetzung Abstimmung und Einbeziehung der Interessenvertretungen 8

9 DOM Die Grundlagen Ergebnisaufbereitung Kommunikationsstrategie Konzeptentwicklung Erzeugung eines Verteilers -wellen Erstellung des Fragebogens und technische Umsetzung Abstimmung und Einbeziehung der Interessenvertretungen 9

10 DOM Die Grundlagen Ergebnisaufbereitung Kommunikationsstrategie Konzeptentwicklung Erzeugung eines Verteilers -wellen Erstellung des Fragebogens und technische Umsetzung Abstimmung und Einbeziehung der Interessenvertretungen 10

11 DOM Die Rahmenbedingungen Erhebungsumfang und Zielgruppe alle Führungskräfte Freiwilligkeit Anonymität Kontinuität (alle zwei Jahre) Bearbeitung des Fragebogens Zugangs-Link per Verschlüsselung der Übertragung auf mobilen Endgeräten nutzbar 11

12 DOM Das Themenspektrum 10. Datenschutz im Konzern 9.Nutzung sozialer Medien 1. Allgemeines 1 0,9 0,8 0,7 0,6 0,5 0,4 0,3 0,2 0, Organisatorischer Datenschutz 3. Umgang mit Personaldaten 8. Auftragsdatenverarbei tung 4. Datenerhebung und -nutzung 7. Betreiben eigener Verfahren 6. Datensicherheit im Netzwerk 5. Umgang mit mobilen Endgeräten 12

13 DOM Die Umsetzung verschiedene Antwortoptionen (Radiobutton, Check-Box, Freitext) Info-Fenster mit zusätzlichen Erläuterungen 13

14 DOM 2015 Der Verlauf 7,0% 6,0% 5,0% 4,0% 3,0% 2,0% 1,0% 0,0% DOM 2015: Teilnahmequoten isoliert Zugangslink Erinnerung Verlängerung Ankündigung Abschluss Abschluss 14

15 DOM Die Selbstauditierung Nach Abschluss des Fragebogens kann das Ergebnis mit Kennzeichnung der falschen Antworten vom Teilnehmer ausgedruckt werden. Eine Interpretationshilfe unterstützt bei der Einordnung des individuellen Ergebnisses. Künftig sind Verlinkungen in die entsprechenden Module des E- Learning Angebotes oder auf Beiträge im Intranet- Datenschutzportal der DB geplant. 15

16 DOM Die Auswertung Unternehmen Kumulierung von unten nach oben Bereich 1 Bereich 2 Erste Auswertungsebene Teamleiter mit der OE- Leitung OE-Leitung 1a OE-Leitung 1b OE-Leitung 1c Dann nach Bereichen und Konzernunternehmen TL1 TL2 TL1 TL2 Höchste Ebene ist der Konzern TLn TLn Aggregation immer auf Rohdatenbasis Aggregation 1 Aggregation 1 Aggregation 2 Aggregation 3 16

17 DOM Das Ergebnis Ergebnisbereitstellung zusammenfassender Bericht der OE mit dem Konzernergebnis als Referenzgröße grafische Darstellung der Ergebnisse nach Themenblöcken auf den einzelnen Auswertungsebenen jeweils im Vergleich zum Konzern DDO erhält Diagramme und detailliertere Ergebnisse für den eigenen Bereich vorab zur Vorbereitung 17

18 DOM Das Ergebnis 18

19 DOM 2015 Die Entwicklung Konzernkennziffer Teilnehmer (absolut) Teilnehmerquote 52% 51% 49% 19

20 DOM 2015: Die Interpretation 20

21 DOM Die Chancen und Grenzen Die Chancen Unternehmensweite Abdeckung bei begrenztem Ressourceneinsatz Erkennen und Verfolgen von Entwicklungen und Trends Gut vermittelbare Status-Informationen für den Konzern Aufmerksamkeit für die Anliegen des Datenschutzes Individuelle Standortbestimmung je Organisationseinheit Maßnahmenableitung aus Ergebnissen Die Grenzen Aussagekraft bei wenigen Teilnehmern Nicht alle Führungskräfte nehmen teil Kein Ersatz für Audits oder Vor-Ort-Kontrollen Auch ein ansprechendes OE-Ergebnis ist kein Zertifikat guter Datenschutz 21

22 DOM Der Ausblick Verknüpfung mit den E-Learning Angeboten Instrument zur Selbstauditierung Internationalisierung Erstellung einer Datenschutz-App 22