Kommunales Nachhaltigkeitsmanagement RATSBESCHLUSS

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1 Kommunales Nachhaltigkeitsmanagement RATSBESCHLUSS

2 DANKSAGUNG Diese Empfehlung zur Managementstruktur ist ein Ergebnis des Projekts Managing Urban Europe- 25: Kommunales Nachhaltigkeitsmanagement. Das deutsche Modul des Projekts wurde gefördert von der Europäischen Kommission, Generaldirektion Umwelt, der Deutschen Bundesstiftung Umwelt, Umweltministerium Baden-Württemberg, Bayrisches Staatsministerium für Umwelt, Gesundheit und Verbraucherschutz, der Stiftung Landesbank Baden-Württemberg und der Deutschen Umwelthilfe. Für die Gesamtkoordination war Union of the Baltic Cities (UBC) Environment and Sustainable Development Secretariat verantwortlich. Das deutsche Modul des Projekts wurde von ICLEI Europasekretariat und von der Bodensee-Stiftung betreut. Zur Projektsteuerungsgruppe gehörten außerdem U- NEP/Grid-Arendal und die University of West of England. Die Veröffentlichung gibt ausschließlich die Meinung der Autoren wieder und ist keine offizielle Position der Europäischen Kommission oder der anderen Förderer. Redaktionsteam: Annika Claesson, Linda Talve, Kasia Bogucka, Christina Garzillo, Marion Hammerl, Claudia Heberlein, Daniela Paas, Andrea Philipp und Holger Robrecht. ICLEI Local Governments for Sustainability, European Secretariat GmbH (ICLEI Europe), All rights reserved. No part of this publication may be reproduced or copied for commercial use, in any form or by any means without written permission of ICLEI Europe, acting also on behalf of the partners of the German module of the MUE-25 project. 2

3 INHALT DANKSAGUNG 2 1. EINLEITUNG 4 2. INFORMIEREN UND BETEILIGEN ENTSCHEIDUNGSTRÄGER (BÜRGERMEISTER, POLITISCHE GRUPPEN) INTERESSENVERTRETER DIE ÖFFENTLICHKEIT DER RATSBESCHLUSS 7 3. WAS KOMMT ALS NÄCHSTES? 8 4. QUELLEN 8 5. CHECKLISTE INTERNES AUDIT RATSBESCHLUSS 8 6. ANHÄNGE 13 ANHANG 1: BEISPIEL FÜR EINE VORLAGE ZUM RATSBESCHLUSS 14 3

4 1. EINLEITUNG In der dritten Phase des Nachhaltigkeitsprozesses wird das Strategische Programm dem Stadtrat zur Ratifizierung vorgelegt, um so den gesamten Nachhaltigkeitsprozess zu legitimieren. Viele Kommunen nutzen die Gelegenheit und lassen gleichzeitig auch den Maßnahmenplan und die Organisationsstruktur. Eine erfolgreiche Umsetzung des Kommunalen Nachhaltigkeitsmanagements setzt die Unterstützung von Politikern und Entscheidungsträgern innerhalb der Stadtverwaltung zwingend voraus. Falls diese politische Legitimisierung fehlt, können Missachtung und/oder allgemeines Desinteresse dazu führen, dass festgelegte Maßnahmen nie durchgeführt werden. Der Ratsbeschluss sollte dem als Triebfeder des Managementzyklus entgegenwirken. Es ist wichtig diese politische Unterstützung bereits in den Anfängen der Planungsphase zu sichern. Dabei sollten die wichtigsten politischen Akteure der Bürgermeister, hochrangige politische Vertreter aller Parteien, sowie weitere Interessenvertreter und die Öffentlichkeit an den Vorbereitungen des Nachhaltigkeitsprogramms und des Maßnahmenplans teilhaben. Eine ausführliche Debatte soll daraus entstehen und idealerweise zur Ratifizierung des Nachhaltigkeitsprogramms durch den Stadtrat führen. 2. INFORMIEREN UND BETEILIGEN Der Grundstein für eine politische Unterstützung des Nachhaltigkeitsprozess muss gelegt werden, bevor das strategische Programm dem Stadtrat zur Evaluierung unterbreitet wird. Entsprechend sollten die politischen Entscheidungsträger gut über benötigte Ressourcen, Vorteile des Kommunalen Nachhaltigkeitsmanagements, sowie Zeitrahmen und Arbeitsplänen der Umsetzung informiert werden. Der eigentliche Ratsbeschluss leitet dann die Umsetzungsphase ein und verleiht dem Prozess als Ganzes mehr Gewicht. Es ist also wichtig, dass die ersten Anstrengungen hin zu einer politischen Unterstützung des Nachhaltigkeitsprogramms und der Legitimierung des Maßnahmenplans frühestmöglich unternommen werden. Im besten Fall besteht durch die Entscheidung des Stadtrats, ein Nachhaltigkeitsmanagementsystem einzuführen, und die Bestandsaufnahme bereits ein ausgeprägtes politisches Engagement für die Umsetzung des Kommunalen Nachhaltigkeitsmanagements. Weiterführende Beteiligungsprozesse stärken diesen politischen Willen und geben sowohl Entscheidungsträgern, als auch Interessenvertretern und der Bevölkerung die Möglichkeit die wichtigsten Dokumente für eine erfolgreiche Umsetzung das Nachhaltigkeitsprogramm und der Maßnahmenplan mitzugestalten. 4

5 2.1. ENTSCHEIDUNGSTRÄGER (BÜRGERMEISTER, POLI- TISCHE GRUPPEN) Um die politische Unterstützung bei der Umsetzung des Nachhaltigkeitsprogramms zu sichern, ist es wesentlich den Oberbürgermeister oder dessen Stellvertreter über Inhalte zu informieren und die Entscheidungsträger in der Stadt zu involvieren. Wie man die Zustimmung des Stadtrates für das Strategische Programm erlangt, hängt oft von den spezifischen Rahmenbedingungen in der Stadt ab. Sowohl die Art der politischen Unterstützung, als auch die Verwaltungsstrukturen unterscheiden sich maßgeblich. Die Städte können daher am besten selber abschätzen, ob und in welcher Reihenfolge die verschiedenen politischen Interessenvertreter (Bürgermeister, Stadtrat, verschiedene Auschüsse, usw) involviert werden, um die Ratifizierung einer Vorlage vorzubereiten. Ungeachtet der geographischen Lage einer Stadt ist eine Grundregel immer zu befolgen: Überraschen Sie die Leitung der Stadtverwaltung nicht mit eine feststehenden Nachhaltigkeitsstrategie, sondern beteiligen Sie die politischen Entscheidungsträger von Anfang an an dessen Entehungsprozess! Bevor konkrete Anstrengungen unternommen werden den Ratsbeschluss des Nachhaltigkeitsprogramms vorzubereiten, empfiehlt es sich deshalb ein informelles Treffen mit einem der politischen Entscheidungsträger Oberbürgermeister oder zuständiger Bürgermeister für Fragen der nachhaltigen Entwicklung zu suchen. Dieses kann dabei behilflich sein den hauptverantwortlichen Politiker als Verbündeten zu gewinnen. Wertvolle Hinweise für Kooperationen und Kommunikationswege können daraus gewonnen werden und im besten Fall die Kontakte und der Enfluss des Bürgermeisters genutzt werden. Gleichzeitig sollte auch die Information und Beteiligung der wichtigsten politischen Gruppierungen und Ausschüsse initiiert werden. Die verschiedenen Parteien müssen auf eine mögliche Debatte über die Ziele des Nachhaltigkeitsprogramms vorbereitet werden. Das Koordinationsteam wählt innerhalb jeder einzelnen Partei eine Kontaktperson aus und versorgt diese kontinuierlich mit Informationen bezüglich des Fortschritts des Nachhaltigkeitsprozesses. Der Aufbau guter Verbindungen zu allen relevanten politischen Gruppen ist in zweierlei Hinsicht hilfreich: Erstens sind Parteivertreter und Stadträte auf eine Diskussion der Inhalte des Nachhaltigkeitsprogramms vorbereitet. Zweitens wird so der Grundstein für die Verabschiedung des Nachhaltigkeitsprogramms durch den Stadtrat gelegt. Gute Beziehungen zum Stadtrat tragen auch später, im Laufe der Umsetzung, dazu bei die politische Unterstützung nachhaltig zu sichern. 5

6 2.2. INTERESSENVERTRETER Das Kommunale Nachhaltigkeitsmanagement kann nur erfolgreich sein, wenn alle relevanten Interessengruppen (u.a. Wirtschaft, Nichtregierungsorganisationen) dessen Umsetzung unterstützen. Die meisten Aufgaben, die es beispielsweise im Rahmen der Durchführung des Maßnahmenplanes wahrzunehmen gilt, erfordern einen aktiven Beitrag verschiedener Interessenvertreter. Neben den Meinungen und Ansichten der politischen Entscheidungsträger, müssen auch jene anderer relevanter Interessenvertreter berücksichtigt werden, um eine breite Akzeptanz für die im Nachhaltigkeitsprogramm verankerten Ziele und Aktivitäten zu erreichen. Desweiteren sollten Institutionen, Organisationen und Agenda 21 Vereine informiert werden und die Möglichkeit haben den Entwurf des Nachhaltigkeitsprogramms zu kommentieren. Der Beteiligungsprozess soll dabei bereits in der Stadt vorhandene Methoden und Strukturen nutzen. Beispiele hierfür sind das Lokale Agenda 21 Forum und entsprechende Arbeitsgruppen, verschiedene andere Beratergruppen und Internet-basierte Foren für die Bürgerschaft. Sollten auch aktive Nichtregierungsorganisationen und Interessenverbände in der Stadt ansässig sein, weisen Sie diese auch in den laufenden Prozess ein. In diesem Zusammenhang ist eine gute Kommunikationsstrategie von übergeordneter Wichtigkeit. Alle relevanten Interessenvertreter müssen ermittelt und anschließend individuell angesprochen werden, um ihre Unterstützung zu sichern. Weitere Informationen hierzu finden Sie in dem Abschnitt Beteiligung und Kommunikation DIE ÖFFENTLICHKEIT Nachdem die Kommunalpolitik und alle relevanten Interessenvertreter über die Einführung eines kommunalen Nachhaltigkeitsmanagements und die anstehende Verabschiedung des Nachhaltigkeitsprogramms in Kenntnis gesetzt wurden, ist es an der Zeit, mit Hilfe der Medien, auch die Öffentlichkeit zu informieren. So wird die politische Unterstützung weiter gefestigt und gleichzeitig ein gesteigertes öffentliches Verständnis für den Nachhaltigkeitsprozess erzeugt. Der Prozess muss dem Bürger interessant erscheinen und sowohl umsetzbar als auch flexibel gestaltet sein. Natürlich nimmt der Aufbau einer vertrauensvollen und konstruktiven Beziehung zu der Bürgerschaft Zeit in Anspruch. Deshalb ist es wichtig Organisationsstrukturen, personelle Mittel, Zeit und Raum für deren Beteiligung zur Verfügung zu stellen. Da das Nachhaltigkeitsprogramm Aktivitäten vorsieht die von Bürgern für Bürger angeboten werden, hängt deren Erfolg logischerweise von der aktiven Beteiligung der Bürgerschaft ab (z.b. Verbesserung von Mülltrennung und Wiederverwertung, Energiesparen, nachhaltiger Transport, usw). Ein angepasster Kommunikationsstil ist auch hier vonnöten. Weitere Details sind dem Abschnitt Beteiligung und Kommunikation zu entnehmen. Zu diesem Zeitpunkt sollten auch erste Anstrengungen bezüglich Sensibilisierung und capacity-building unternommen werden. Die Kommunikation hinsichtlich des kommunalen Nachhaltigkeitsmanagements sollte die klare Botschaft übermitteln, dass das System ein Werkzeug ist, das es dem Bürger ermöglicht seine Umgebung nachhaltiger zu gestalten. 6

7 2.4. DER RATSBESCHLUSS Aufbauend auf dem vorangegangenen umfangreichen Informations- und Beteiligungsprozess, sollte nun ein Abschlussbericht angefertigt werden, der die wesentlichen Bestandteile der Entwurf an den Stadtrat beschreibt, und dem Bürgermeister unterbreitet wird. A DIE VORLAGE AN DEN STADTRAT Falls feststehende Formate in der Stadt vorliegen, sollten diese benutzt werden. Sie sollte frühzeitig eingereicht werden. Sie sollte unbedingt Bezug auf die ursprüngliche Entscheidung, das Kommunale Nachhaltigkeitsmanagement einzuführen, nehmen. Sie sollte auf allgemeine thematische Hintergründe hinweisen (Gesetze, Programme, Strategien und Chartas bezüglich Nachhaltiger Entwicklung) Ebenfalls einen starken Bezug auf wichtige Entscheidungen der Kommune in diesem Themenbereich nehmen (Aalborg Charta, Aalborg Commitments, strategische Visionen, usw). Der Entwurf des Nachhaltigkeitsprogramms sowie die Bestandsaufnahme sollten als Anlage beiliegen. Wenn alle politischen Gruppierungen entsprechend informiert wurden und die Möglichkeit hatten zu dem Entwicklungsprozess des Nachhaltigkeitsprogramms beizutragen, ist eine Verabschiedung der Vorlage durch den Stadtrat sehr wahrscheinlich. In einigen Ländern muss das Nachhaltigkeitsprogramm, bevor es dem Stadtrat vorgelegt wird, erst von sogenannten Spezialausschüssen (Umweltausschuss, Finanzausschuss, Direktionsausschuss, usw) bewilligt werden. Auch wenn dieser Schritt nicht zwingend vorgeschrieben ist, kann es trotzdem ratsam sein die Meinung der Vertreter jener Ausschüsse einzuholen und gegebenenfalls im Nachhaltigkeitsprogramm zu berücksichtigen. Der vorläufige Entwurf des Nachhaltigkeitsprogramms sllte weder sehr detailliert, noch übermässig umfangreich sein. Ein Beschlussentwurf und ein erläuternder Bericht sind dem Nachhaltigkeitsprogramm beizulegen und zusammen dem Stadtrat zu unterbreiten. Diese Dokumente sollten dann Gegenstand einer der nächsten Stadtratssitzungen sein. Besonderer Wert sollte auch auf die Art der Präsentation dieser Unterlagen gelegt werden. Es kann hilfreich sein, wenn ein Experte aus der Verwaltung bei der betreffenden Stadtratssitzung anwesend ist, um gegebenenfalls Missverständnisse klarzustellen. Ist das Nachhaltigkeitsprogamm einmal fertiggestellt, wird es idealerweise durch einen Mehrheitsbeschluss des Stadtrats ratifiziert. Beispiel: Beschlussentwurf (Anhang 1) 7

8 3. WAS KOMMT ALS NÄCHSTES? Am Ende dieses Schrittes steht der Ratsbeschluss des Nachhaltigkeitsprogramms. Gleichzeitig sollte auch der Maßnahmenplan und die Organisationsstruktur verabschiedet werden. Nachdem das Nachhaltigkeitsprogramm beschlossen wurde, ist die Öffentlichkeit mitsamt allen Interessenvertretern über die Entscheidung zu informieren. Dies sollte sowohl in den lokalen Medien, als auch im Amtsblatt der Stadtverwaltung und deren Website publik gemacht werden. Sind Nachhaltigkeitsprogramm, Maßnahmenplan und Organisationsstruktur erst einmal durch den Stadtrat bewilligt, kann der nächste Schritt die Umsetzung - in Angriff genommen werden. 4. QUELLEN "Handbuch Ökobudget Methode und Verfahren der kommunalen Naturhaushaltswirtschaft", ICLEI- Local Governments for Sustainability, Osnabrück, Deutschland, CHECKLISTE INTERNES AUDIT RATSBESCHLUSS Ziele Internes Audit Überprüfen und korrigieren sind Schlüsselaktivitäten in jedem Managementsystem auch beim integrierten Management von Managing Urban Europe. Das jährliche Interne Audit gehört zu den Mindestanforderungen von MUE und wird vom Koordinator oder Koordinationsteam in Zusammenarbeit mit einer unabhängigen und fachlich qualifizierten Person durchgeführt. Dieser Interne Auditor kann aus der eigenen Verwaltung, aus einer anderen Stadt oder Gemeinde (Peer-to Peer Review) oder von außen kommen wichtig ist, das er nicht direkt in das Managementsystem involviert ist und gute Kenntnisse über die Strukturen in einer Kommune und die Handlungsfelder hat. 8

9 Der Begriff Internes Audit bedeutet, dass die Ergebnisse des Audits zu internen Zwecken dienen. Die Überprüfung konzentriert sich auf: - Die relevanten direkten und indirekten Umwelt- bzw. Nachhaltigkeitsaspekte: Entspricht die Einschätzung der aktuellen Situation bzw. den aktuellen Anforderungen? - Das Strategische Programm: Ist das Programm gültig und auf dem aktuellen Stand? - Werden das Strategischen Programms und die Aktionspläne entsprechend der Planungen umgesetzt? - Werden die Zielvorgaben entsprechend der Planungen erreicht? - Wurde der Überblick über die umwelt- bzw. nachhaltigkeitsrelevanten Gesetze und Verordnungen aktualisiert? Werden die gesetzlichen Vorgaben eingehalten? - Funktioniert das der organisatorische Aufbau des Managementsystems (Organisational Set Up)? - Ist der Schulungsplan für die Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand und wird er eingehalten? Bei EMAS wird das Interne Audit auch als vorbereitende Maßnahme für die Erst-Validierung gefordert. Die nachfolgende Checkliste enthält auch die Punkte, die nur beim ersten Internen Audit überprüft werden müssen und die nach dem ersten Zyklus nicht mehr relevant sind. Checkliste 1 ASPEKTE /KRITERIEN, DIE ERFÜLLT SEIN SOLLTEN Information aller relevanter Interessevertreter über den laufenden Prozess in der Stadt und Einbindung /Diskussion des Entwurf des Strategischen Programms und der Aktionspläne Achtung! Um die Informationen zu verbreiten und die unterschiedlichen Interessenvertreter einzubeziehen, könne Sie die schon existenten Vereinbarungen wie das Agenda 21-Forum und/oder der Arbeitsgruppen, Internet basierende Rücksprache Forum für Bürger ZEITPUNKT INTERNES AUDIT 9

10 ASPEKTE /KRITERIEN, DIE ERFÜLLT SEIN SOLLTEN Diskussion des Entwurf des Strategischen Programms und der Aktionspläne mit den verschiedenen politischen Gruppen Information der Öffentlichkeit über den Entwurf des Strategischen Programms und der Aktionspläne und Möglichkeiten der Beteiligung /Diskussion /Anmerkungen Präsentation des Entwurfs des Strategischen Programms und der Aktionspläne vor dem Bürgermeister und den Abteilungsleitern Präsentation des Entwurfs des Strategischen Programms und der Aktionspläne vor den verschiedenen Ausschüssen, im Vorfeld zur Präsentation im Stadtrat (gegebenenfalls) Präsentation des endgültigen Entwurfs des Strategischen Programms und der Aktionspläne vor dem Stadtrat Debatte im Stadtrat und/oder in den Ausschüssen ZEITPUNKT INTERNES AUDIT 8 Der Stadtrat beschließt das Strategische Programm und Aktionsplan (pläne) mit einem formellen Stadtratsbeschluss 10

11 9 ASPEKTE /KRITERIEN, DIE ERFÜLLT SEIN SOLLTEN Das Strategische Programm wird der Öffentlichkeit vorgestellt ZEITPUNKT INTERNES AUDIT Nach Beschluss des Strategische Programms wird entsprechend ein Maßnahmenplan entwickelt. Dabei werden Maßnahmen durch lokale Interessenvertreter und kommunale Unternehmen gezielt gefördert Ziele des Strategischen Programms bzw. des Maßnahmenplans werden in politischen und administrativen Entscheidungen berücksichtigt. Präsentation der endgültigen Version des Maßnahmenplans vor dem Stadtrat. 11

12 Bericht Internes Audit: Organisatorischer Aufbau Generelle Evaluierung: Stärken: Schwächen: Empfehlungen: 12

13 6. ANHÄNGE Anhang 1 Beispiel für eine Vorlage zum Ratsbeschluss. 13

14 ANHANG 1: BEISPIEL FÜR EINE VORLAGE ZUM RATSBESCHLUSS Gliederung der Beschlussvorlage Strategisches Programm Langfristige Ziele/ Prioritäten Indikatoren Messbare und zeitbezogene Ziele Maßnahmen zur Zielerreichung Zusammenfassung und Ausblick Kurze Bewertung der Entwicklung einzelner Ressourcen oder Indikatoren sowie beobachtete Fortschritte und Probleme bei der Umsetzung des Managementsystems Erläuterungen Detaillierte, standardisierte Berichte für alle Indikatoren: Hintergrundinformationen zu jedem Indikator Definition Definition der Ziele Datengrundlage Aktueller Stand und Referenzwerte Differenzierung Maßnahmen Allgemeine Handlungsmöglichkeiten in der Kommune 14

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