Die komplette Programmlösung zur optimalen Kalkulation und Auftragsabwicklung in der Werbetechnik

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1 Die komplette Programmlösung zur optimalen Kalkulation und Auftragsabwicklung in der Werbetechnik Das innovative Softwarekonzept projekt - ein komplexes Programm mit Zusatzmodulen, die einzeln oder in ihrer individuellen Zusammenstellung, die gesamte Abwicklung in Ihrem Unternehmen effizient unterstützen. projekt - das heißt mehr Zeit für das Wesentliche sich intensiver um die Kunden kümmern, bei Angeboten schneller und besser sein als die Konkurrenz, präzises Einschätzen von Projektkosten für eine optimale Kalkulation. klare und übersichtliche Programmstruktur konsequente Orientierung an der betrieblichen Praxis unkompliziert und schnell Überzeugen Sie sich selbst!

2 Auftragsabwicklung Einfache, schnelle und projektorientierte Erstellung von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen, mehrstufigen Stücklisten, Fertigungslisten, Rechnungen und Gutschriften mit Vor- und Nachtexten, Zahlungs- und Lieferbedingungen. Für die vielen kleinen Vorgänge des Alltags gibt es darüber hinaus die sogenannte Blitzrechnung. Hierüber können Sie z.b. Rechnungen für die Serviceabwicklung (Werkstatt und Kundendienst) blitzschnell sofort erzeugen. Allgemeine Funktionen automatische Übernahme der Voreinstellungen (z.b. aus dem Kundenstamm) mit Änderungsoption übersichtliche Darstellung aller Vorgänge eines Projektes einfache Übernahme von Angebot in Auftrag, Auftrag in Rechnung, usw. arbeiten mit Titeln automatische Lagerabbuchung möglich Multifunktionsexplorer für einfaches navigieren Kosteninformationen (Kostenstelle, Kostenart, Kostenträger, Projekt) Zuweisung von abweichenden Liefer- und Rechnungsadressen möglich automatische Umwandlung von Material in Leistung möglich Berücksichtigung von Sicherheiten Vor- und Endtexte (Einsatz von Textbausteinen möglich)

3 Dokumentenmanagement / Belegarchivierung Die projekt Belegarchivierung bietet Ihnen viele Vorteile. Der Begriff papierloses Büro ist für uns keine leere Floskel, sondern in projekt real umsetzbar. die automatische Verknüpfung aller in projekt erzeugten Dokumente (z.b. Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Word-Dokumente,... usw.) nicht in projekt erstellte Unterlagen (z.b. Lieferantenrechnungen, Korrespondenz,... usw.) können eingescannt und entweder direkt zum Vorgang, zur Tätigkeit gefügt oder direkt im Archiv hinterlegt werden alle erzeugten und eingescannten Unterlagen sind im Belegarchiv für sämtliche Benutzer einsehbar wenn ein Dokument z.b. in einem Vorgang abgelegt wird, steht es automatisch in dem Projekt, im Belegarchiv des Kunden und im Belegarchiv der Adresse des Kunden Archivieren auch Sie Ihre Unterlagen nach dem Motto: Nicht suchen sondern finden!

4 Kontaktmanagement Die übersichtliche und einfache Terminüberwachung erleichtert Ihnen die Arbeit in vielfacher Weise. mit einem Klick auf Ihren Kalender erscheinen wahlweise sämtliche Termine des Tages, der Woche oder des Monats optische und akustische Erinnerungsfunktion die Termine werden in projekt direkt beim Kunden hinterlegt so ist eine Rückverfolgung bereits getätigter Arbeiten ohne Probleme möglich Sie können in einer jeden Terminierung über den Button Belegarchiv Dokumente hinterlegen (Korrespondenzen usw.) Filtermöglichkeit sämtlicher im Kalender eingetragener Termine, so können auch Termine z.b. kranker Mitarbeiter eingesehen und bearbeitet werden wiederkehrende Tätigkeiten/Termine können einfach über Regeln erstellt werden private Termine können ebenfalls hinterlegt werden, diese sind für Dritte nicht einsehbar

5 Formularanpassung / Formularverwaltung In projekt werden alle Angebote, Lieferscheine, Rechnungen usw. so ausgedruckt, wie sie auf Ihrem Bildschirm erscheinen. Das heißt für Sie, das Sie auch während der Bearbeitung eines Angebotes oder einer Rechnung Einfluss auf die optische Gestaltung nehmen können das z.b. Ihre Rechnung genau so aus dem Drucker kommt, wie sie auf dem Bildschirm zu sehen ist projekt arbeitet nicht mit starren und kompliziert aufgebauten Masken Vorgänge können verschiedenen Formularen zugewiesen werden, sodass unterschiedliche Ansichten möglich sind... mit anderen Worten Sie sehen noch während der Erstellung, wie z.b. Ihre Rechnung aus dem Drucker kommt.

6 Kunden-, Lieferanten- und Mitarbeiterverwaltung Mit Hilfe dieses Moduls verwalten Sie Ihre Kunden-, Lieferantenund Mitarbeiterdaten. Es dient als solide Basis für das Gesamtsystem, die Auftragsbearbeitung, das Bestellwesen, sowie der Debitoren-Kreditoren Administration für die Finanzbuchhaltung. Allgemeine Funktionen Basis-Stammdaten mehrere Ansprechpartner Sperrkennzeichen Projektübersicht Auftrags-, Angebotsübersicht Zusatzinformationen Blitzrechnungen Währungszuordnung Festpreiszuordnung Kalkulationseinstellungen Zahlungskonditionen TAPI Anbindung zum Telefonieren direkt aus dem Kontaktmanagement

7 Kalkulationsblatt für eine Stückliste Auswertungen Materialauszug Fertigungsliste Lohnzeitenliste Projektdetails Positionserfassung direktes Arbeiten im Dokument gleichzeitiger Zugriff auf alle Stammdaten Positionsexplorer schafft Übersichtlichkeit und ermöglicht einfaches Arbeiten im Dokument Aufmasserstellung Gruppen-, Endpreiskalkulation Preis- und Lohnzeitenschnelländerung Stücklisten-, Maßketten- und Kostenaufteilungsanzeige möglich Blankettanzeige verschiedene Druckvarianten

8 Informationen aus dem Kalkulationsblatt oder dem Auftragsblatt können in Anfragen und Bestellungen übernommen werden. Lager und Inventur Materialwirtschaft: projekt bietet Ihnen die Möglichkeit, die Lagerbestände Ihrer Artikel komfortabel zu verwalten: Lagerführung Bestandsübersicht Inventurabwicklung: Automatische Übernahme aller gültigen Bestände zum Inventurstichtag.

9 Auswertungen Der Reportstamm ermöglicht es Ihnen, eine Datenbankanfrage innerhalb von projekt zu erstellen. Die Ergebnisse können ausgedruckt oder über eine entsprechende Schnittstelle an Access oder Excel übergeben werden. Verschiedene gebräuchliche Auswertungen sind bereits fest im Programm integriert (z.b. Preislisten, Adresslisten, Umsatzlisten, Fertigungslisten usw.) Auswertungen können individuell und nach Ihren Wünschen erstellt werden

10 Zeiterfassung Die Zeiterfassung in projekt gibt Ihnen die Möglichkeit, einfach und schnell die tatsächlich anfallenden Arbeitszeiten zu erfassen. Mitarbeiter können direkt auf ein Projekt, einen Auftrag, einen Kunden oder global Zeiten buchen auch Positionsgenau. Dargestellt wird dies in der Projektüberwachung. Hier stehen auch Auswertungen zur Verfügung, die den Ablauf für Sie transparent machen. Wichtig: Die Zeit wird durch Sie und Ihre Mitarbeiter nur einmal erfasst und steht dann allen Zugriffsberechtigen inkl. der Buchhaltung zur Verfügung. Arten der Zeiterfassung: manuelle Erfassung der Arbeitszeit direkt in projekt erfassen über Stempler (Digital, Barcode und mit dem Timeboy) Vorkalkulation Detailauswertung: Wer Wo Wie lange Was Kostenverteilung Kunde selektiv nach Aufträgen Projekte variabel nach Auswahl Materialverbrauch Maschinenlaufzeit Nachkalkulation, Soll / Ist / Abgerechnet, Deckungsbeitrag, Wagnis und Gewinn, Stundenauswertung

11 Zusatzmodule Projektüberwachung Erfassung von Material, Lohn, Fremdleistungen, anderen Kostenarten und Lieferantenrechnungen Positionsgenaue Eingabe Erfassung von Tagelohn und Aufmaß für Rechnungen Materialentnahmescheine Lohnkosten mit Stundenansätzen der Mitarbeiter Stundenauswertungen für Mitarbeiter Soll-/Ist-Vergleiche Abgleich mit den bereits berechneten Werten

12 Bestellwesen Erstellung von Anfragen und Bestellungen auf der Basis globaler Bestellvorschläge oder manuelle Erfassung Preis mit Auswahlfunktion der Lieferanten und Preismengen Anzeige von Zusatzinformationen (z.b. Artikel- und Telefonnummer des Lieferanten) einfacher Währungswechsel abweichende Lieferanschrift Erfassung von Waren- und Rechnungseingängen Rückstandsübersicht Standardauswertungen

13 Historie Auskunft bei Kunden über die gelieferten Artikel Auskunft im Artikel über die belieferten Kunden automatische Karteikarte über alle berechneten Materialien, Löhne kann zur Kunden-/Lieferanten-Preisfindung in der Auftragsabwicklung oder im Einkauf dienen OP-Verwaltung Organisation der Offenen Posten Verwaltung der Rechnungsein- und -ausgänge Überwachung der Zahlungsein- und -ausgänge Mahnwesen Automatischer Überweisungs- und Scheckdruck, sowie Abwicklung des Zahlungsverkehrs über DTA Clearing möglich Sammelrechnungseingang Kassenbuch

14 Benutzerverwaltung Erstellung und Verwaltung von Benutzergruppen Zuordnung von Mandanten und Modulen an Benutzer individuelle Veränderung von Eingabemasken Vergabe von Lese- und Schreibrechten Sperren von Modulen Mobile Datenerfassung (MDE) Bestellungen, Aufträge und Inventur mit mobilen Erfassungsgeräten durchführen

15 Kasse einschl. EAN-Modul Modul für die Barverkaufs-Kasse in projekt Artikelerfassung über Barcode möglich Steuerung vom Bondrucker, Kundendisplay und Kassenschublade Buchen von Entnahmen und Einlagen Kassenabschlüsse Kunden- und kundengruppenspezifische Preise und Texte Zuordnung von individuellen Preisen / Texten für einzelne Kunden / Kundengruppen

16 Erweiterte Kalkulation dient zur Erzeugung mehrstufiger intelligenter Stücklisten in Verbindung mit freien Berechnungsformeln, z.b. auf Basis von Gewicht oder Oberfläche einsetzbar im Bereich der Fertigung und Anlagenkalkulation Akkordkalkulation (z.b. Parkett, Fliesen) Staffelpreise Mit dem Modul Staffelpreise können Sie sowohl mit Ihren Kunden in allen Vorgängen als auch mit Ihren Lieferanten mit Mengenstaffeln arbeiten.

17 Fertigung Bearbeitung von Fertigungs- und Bestellaufträgen Umwandlung von beliebigen Kostenarten zu einer Leistung Unterleistungen Übergabe an Projektüberwachung In Verbindung mit der Projektzeiterfassung erweiterbar zu einem Planungssystem Vertragsverwaltung Verwaltung und Ausführung von periodisch wiederkehrenden Vorgängen (Rechnungen, usw.) frei definierbarer Rhythmus

18 Weitere Zusatzmodule Mehrlager verschiedene Lager mit unterschiedlichen Adressen können eingerichtet und verwaltet werden separate Bestandsführung je Lager Auswahl des gewünschten Lagerortes bei allen Lagerbewegungen Fremdwährung beliebig viele Währungen können eingestellt und abgerechnet werden automatische Erstellung von neuen Preislisten in der gewünschten Fremdwährung aus einer vorhandenen Preisliste Fremdsprachen unterschiedliche Fremdsprachen können angelegt werden jede Kostenart kann mit den ausgewählten Fremdsprachen betextet werden Auswahl der Fremdsprache im Vorgang Serien- / Betriebsnummernverwaltung Seriennummernverwaltung für Material Betriebsnummernverwaltung für Leistung (Fertigung) Materialien und Leistungen werden für die Zu- und Abgangskontrolle und in der Fertigung mit Seriennummern versehen und gebucht Chargenverwaltung als Ergänzung zur Seriennummernverwaltung

19 Kunden- und Kundengruppen-Artikelgruppen spezifische Rabatte Rabatte für einzelne Artikel können Kundengruppen und/oder einzelnen Kunden zugeordnet werden Rabatte für Artikelgruppen (Material, Fremdleistungen, andere Kostenarten) können beliebigen Kundengruppen und/oder Kunden zugeordnet werden. Rabattgruppenverknüpfung es können beliebige Rabattgruppen miteinander verknüpft werden Artikel werden vom Hersteller eingelesen und mit der Rabattgruppenverknüpfung wird automatisch ein Preisvergleich möglich Voraussetzung ist eine gleiche Rabattgruppenstruktur der Lieferanten

20 Schnittstellen / Anbindungen DATANORM 4.0 und 5.0 Einlesen von Artikelstammdaten vom Lieferanten nach DATANORM 4 und 5 einschließlich Katalogsystem GAEB Export von Daten nach ASCII, Excel und Access Einlesen von Leistungsverzeichnissen Ausgabe von Preisinformationen zu Ausschreibungen einschl. GAEB 2000 individuelle Datenübergabeschnittstelle auf Basis von SQL- Abfragen an ASCII, MS-Excel und MS-Access Fibu ASCII Flexible Übergabeschnittstelle für FiBu s, die ASCII-Daten einlesen können DATEV ASCII Schnittstelle DATEV für den Datenaus- tausch zwischen projekt und DATEV über eine ASCII-Datei Zeiterfassung Datenübergabe an und Datenübernahme aus Zeiterfassung an externe Zeiterfassungssysteme REB Aufmassübergabe OFCK S + P Lohn Maßketten-Export von Positionen aus Vorgängen in eine REB-Datei Schnittstelle projekt zur Syska FiBu Schnittstelle projekt zu S+P Lohn Voraussetzung: Zusatzmodul Projektüberwachung

21 Stammdaten Übernahme von Daten aus anderen Programmen PCAS 4.7 / 5.0 / 5.3 / 5.5 / 5.6 KHK HWP-WIN 2.3 Devcon 4 Master Maxi Handwerk Bau SU Andere auf Anfrage Weitere Werkzeuge Formular- & Schabloneneditor: individuelle Formulargestaltung. Dabei kann jedes Dokument jederzeit an Ihre persönlichen Wünsche angepasst werden. Preispflege: Mühelose Preispflege von kompletten Materialgruppen, wobei die geänderten Materialpreise automatisch an Ihre Leistungen übergeben werden können. Skript zur individuellen Anpassung Aktenkoffer: Auslagerung von kompletten Projekten zur Weiterbearbeitung an einem externen Rechner möglich.

22 projekt - Systemvoraussetzungen Einzelplatzrechner oder Workstation: Prozessor: Intel Pentium oder Intel-kompatibel, min. 1 GHz, empfohlen 2,5 GHz Speicher: 256 MB RAM Arbeitsspeicher, empfohlen 1024 MB RAM Festplatte: 1 GB freier Festplattenplatz Betriebssystem: Windows XP Professional oder Windows 2000 professional, jeweils mit aktuellem Servicepack, XP Home (nur Einzelplatz) Office-Programme: Microsoft Word 97 oder höher (wird für Briefe/Serienbriefe empfohlen) Bildschirm/Grafik: Monitor mit 1024 x 768 Auflösung, true Color Netzwerk: Komplette Netzwerkstruktur 100 Mbit/s. Peer to Peer-Vernetzungen für max. 2 Arbeitsplätze (wenn jeweils auf jedem PC ein Laufwerk mit dem gleichen Laufwerksbuchstaben freigegeben ist). Drucker: Windows-kompatibler grafikfähiger Drucker File-Server Prozessor: Intel Pentium / Xeon oder Intel-kompatibel, min. 1 GHz, empfohlen min. 2,5 GHz oder Dual Prozessor Speicher: 1024 MB RAM Arbeitsspeicher, empfohlen 2048 MB RAM, ab mehr als 15 Plätzen 4096 MB RAM Festplatte: 10 GB freier Festplattenplatz Betriebssystem: Windows 2000 Server oder Windows 2003 Server, jeweils mit aktuellem Servicepack Netzwerk: Windows-kompatibles Netzwerk (empfohlenes Protokoll TCP/IP) auf Basis einer Microsoft Domänenstruktur mit mindestens 100 Mbit/s Drucker: Windows-kompatibler grafikfähiger Drucker Datensicherung: Datensicherungssoftware und -Gerät zur automatischen Datensicherung Diese Voraussetzungen sind Mindestanforderungen