Unser Verhaltenskodex

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1 Unser Verhaltenskodex

2 Inhalt Präambel Geltungsbereich Gesellschaftliche und lokale Verantwortung Generelle Prinzipien Ansprechpartner Verstöße Verhalten der Beschäftigten Verhalten gegenüber dem Unternehmen Imagewahrung Verschwiegenheit und Datenschutz Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz Firmeneigentum Nebenbeschäftigungen Beteiligungen 3.2. Verhalten gegenüber Externen Auswahl von Lieferanten/Dienstleistern Verhalten gegenüber Kunden Verhalten gegenüber Kooperationspartnern Verhalten gegenüber Gesellschaftern, Öffentlichkeit, Medien und Politik Anti-Korruption 3.3. Verhalten untereinander Soziales Arbeitsumfeld Diskriminierung und Mobbing 4. Verhalten der Führungsverantwortlichen Verhalten der Lieferanten/Dienstleister/Kooperationspartner...9

3 Präambel Wir sind ein modernes und innovatives Unternehmen, dessen wesentliches Ziel ist, die sichere und umweltbewusste Versorgung mit Energie (Strom, Gas, Wärme) und Wasser in der gewünschten und erwarteten Qualität zu gewährleisten. Unsere Geschäftsfelderstrategie setzt hierbei auch auf Diversifizierung und Erweiterung der Wertschöpfung. Dazu zählen u.a. der Ausbau des Contractings und das Angebot technischer Dienstleistungen. In allen Bereichen sind wir ein vertrauenswürdiger, zuverlässiger und kompetenter Partner für unsere Kunden, Geschäftspartner, für Dortmund sowie für die Region. Wirtschaftlicher Erfolg und gesellschaftliche Verantwortung sind die Grundlage unseres Handelns und unserer Entscheidungen. Unserer besonderen Rolle in Dortmund und der Region sowie unserer Verantwortung für unsere Kunden, Gesellschafter, Geschäftspartner und Beschäftigten sind wir uns hierbei jederzeit bewusst. Unser Handeln und das unserer Beschäftigten ist bestimmt durch Eigenverantwortung, Aufrichtigkeit, Loyalität, Kundennähe sowie den Respekt gegenüber Mitmenschen und Umwelt. Das bedeutet auch die Sicherstellung der Beteiligungsrechte der Arbeitnehmervertretungen und zeigt das Interesse an einer aktiven Rolle der Mitbestimmungsorgane des Unternehmens. Zur Wahrung dieser Werte agieren wir nach unseren gemeinsamen innerbetrieblichen Leitlinien ( 39 Leitlinien für unser (Um-)Denken ) und diesem Verhaltenskodex. Das Vertrauen der Öffentlichkeit, von Kunden und Beschäftigten hängt wesentlich von der Glaubwürdigkeit, dem korrekten Verhalten/Auftreten und der Verbindlichkeit eines jeden Einzelnen ab. Damit prägt jeder Beschäftigte das Erscheinungsbild unseres Unternehmens und trägt somit zum Erfolg bei. Dieser Verhaltenskodex soll jedem Einzelnen als Leitfaden im beruflichen Umgang mit Geschäftspartnern (z. B. Kunden, Dienstleistern, Lieferanten, sonstigen Externen) und Kollegen dienen. Unser Verhaltenskodex 3

4 1. Geltungsbereich Dieser Verhaltenskodex gilt einheitlich für alle Beschäftigten des Unternehmens und ist von diesen einzuhalten. Wegen der besseren Lesbarkeit wird auf eine Aneinanderreihung von männlichen und weiblichen Bezeichnungen verzichtet und stattdessen die männliche Form verwendet. Selbstverständlich gelten sämtliche Bestimmungen dieses Verhaltenskodexes für Männer und Frauen. Der Verhaltenskodex erstreckt sich auf alle dienstlichen Belange des Unternehmens und auf sämtliche Bereiche, in denen die Beschäftigten als Repräsentanten des Unternehmens agieren oder wahrgenommen werden. 2. Gesellschaftliche und lokale Verantwortung 2.1. Generelle Prinzipien In allen Bereichen des wirtschaftlichen Handelns unterliegt das Unternehmen Gesetzen, Verordnungen und weiteren Vorschriften bzw. Regularien. Das Unternehmen will und muss den durch diese gesetzten Anforderungen gerecht werden und sein Handeln an dem vorgegebenen, sich stetig verändernden rechtlichen Rahmen ausrichten. Jeder Beschäftigte des Unternehmens hat sich ausnahmslos an die geltenden rechtlichen externen sowie internen Bestimmungen zu halten Ansprechpartner Um im Arbeitsalltag Hilfestellungen geben zu können, bietet das Unternehmen allen Beteiligten folgende Kontaktmöglichkeiten an: Ombudsmann Rechtsanwalt Prof. Dr. Tido Park Rheinlanddamm Dortmund Tel: Fax: Chief-Compliance-Officer (CCO) Michael Hammacher Günter-Samtlebe-Platz Dortmund Tel: michael.hammacher@dew21.de 4 Unser Verhaltenskodex

5 Selbstverständlich stehen allen Beschäftigten ihre unmittelbaren Führungsverantwortlichen und die jeweils für den Bereich benannten Compliance-Beauftragten (CB) beratend und unterstützend zur Seite Verstöße Die Beachtung dieses Verhaltenskodexes muss für alle Beschäftigten einen hohen Stellenwert haben. Den Führungsverantwortlichen obliegt hierbei eine besondere Verantwortung und Vorbildfunktion. Das Unternehmen erwartet von jedem Beschäftigten die unbedingte Einhaltung dieses Verhaltenskodexes und behält sich bei Verstößen arbeitsrechtliche und/oder sonstige weitergehende rechtliche Schritte vor. Bei eventuellen Verdachtsfällen oder Verstößen stehen die Vorgenannten als Ansprechpartner zur Verfügung. Hinweise und Anfragen werden selbstverständlich streng vertraulich behandelt. 3. Verhalten der Beschäftigten 3.1. Verhalten gegenüber dem Unternehmen Imagewahrung Den größten und wichtigsten Faktor des Unternehmens bilden seine Beschäftigten. Das Unternehmen möchte ihnen dauerhaft sichere Arbeitsplätze und ein soziales Arbeitsumfeld bieten. Der wirtschaftliche Erfolg des Unternehmens ist zu einem wesentlichen Teil von dessen Glaubwürdigkeit und Verbindlichkeit in der Öffentlichkeit abhängig. Das Vertrauen seiner Kunden ist Grundvoraussetzung für seine Arbeit und Zukunft. Hierzu trägt jeder Beschäftige entscheidend bei. Das korrekte Verhalten eines jeden einzelnen Beschäftigten prägt ganz entscheidend das Bild des Unternehmens in der Öffentlichkeit Verschwiegenheit und Datenschutz Verschwiegenheit fördert Vertrauen. Über geschäftliche Vorgänge ist in jedem Fall Stillschweigen zu bewahren. Die gesetzlichen und betriebsinternen Datenschutz- und Verschwiegenheitsbestimmungen sind unbedingt einzuhalten. Gleiches gilt für die Regularien zur Gewährleistung der Datensicherheit. Unser Verhaltenskodex 5

6 Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz Die gesellschaftliche Verantwortung des Unternehmens umfasst die Sicherung eines gesunden Lebens- und Arbeitsraumes für jeden einzelnen Beschäftigten, Dienstleister, Lieferanten und Kunden. Das Unternehmen ist bestrebt, die Arbeits-, Gesundheits- und Anlagensicherheit kontinuierlich zu verbessern. Selbstverständlich betreibt das Unternehmen nachhaltigen Umweltschutz. Das Unternehmen ist aktiv in der Energiewende und erwartet von allen Beteiligten ein ökologisch und ethisch bewusstes Handeln. Voraussetzung hierfür ist ein ressourceneffizientes Wirtschaften, die Einhaltung aller geltenden Regelwerke sowie die Beachtung sämtlicher Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutzvorschriften Firmeneigentum Ein verantwortungsvoller Umgang mit dem Firmeneigentum und anderen Vermögenswerten des Unternehmens sollte für jeden Beschäftigten selbstverständlich sein. Firmeneigentum darf ausschließlich für die vorgesehenen geschäftlichen Zwecke genutzt werden. Die Nutzung von Firmeneigentum für private Zwecke ist grundsätzlich untersagt. Ausnahmen hiervon können durch betriebsinterne Regelungen oder dem jeweiligen Führungsverantwortlichen gestattet werden. Die missbräuchliche Nutzung von Firmeneigentum, insbesondere für persönliche oder illegale Zwecke, ist unzulässig Nebenbeschäftigungen Das Unternehmen begrüßt ausdrücklich caritatives, kulturelles oder politisches Engagement seiner Beschäftigten. Nebentätigkeiten über dieses Maß hinaus dürfen jedoch nicht den Interessen des Unternehmens entgegenstehen Beteiligungen Um eine unzulässige Bevorzugung von Dritten oder Mitarbeitern (z. B. bei der Beauftragung von Lieferanten) zu vermeiden, sind Beteiligungen eines Beschäftigten oder dessen enger Familienangehöriger an Wettbewerbern, Kunden oder Lieferanten/Dritten dem Führungsverantwortlichen anzuzeigen. In Absprache mit dem Führungsverantwortlichen ist festzulegen, wie entsprechende Interessenskonflikte vermieden werden können, um eine höchstmögliche Transparenz zu gewährleisten Verhalten gegenüber Externen Alle Geschäftspartner - Lieferanten/ Dienstleister, Kooperationspartner und Kunden - sowie sonstige Externe müssen sich auf eine aufrichtige, faire und sachliche Behandlung durch unsere Beschäftigten verlassen können. Als Ansprechpartner stehen jeweils die unter Ziffer 2.2 genannten Kontaktpersonen zur Verfügung. 6 Unser Verhaltenskodex

7 Auswahl von Lieferanten Dienstleistern Die Auswahl unserer Lieferanten/ Dienstleister erfolgt nach klaren, transparenten und objektiven Kriterien. Sollte ein Beschäftigter bei einem Projekt seine Objektivität durch eine persönliche Befangenheit nicht gewährleisten können, hat er hierüber den jeweiligen Führungsverantwortlichen zu informieren Verhalten gegenüber Kunden Das Unternehmen ist gegenüber seinen Kunden ein vertrauenswürdiger, zuverlässiger Partner und bietet ihnen eine Vielzahl an Dienstleistungen und Produkten. Als Geschäftspartner ist das Unternehmen bestrebt, die Bedürfnisse seiner Kunden durch passende und effiziente Lösung sowie sachliche, faire Behandlung zu erfüllen Verhalten gegenüber Kooperationspartnern Das Unternehmen ist seinen Kooperationspartnern ein vertrauenswürdiger, zuverlässiger Partner und zu jeder Zeit bestrebt, gemeinsame Ergebnisse zum Wohle des Unternehmens und der Kooperationspartner zu erzielen Verhalten gegenüber Gesellschaftern, Öffentlichkeit, Medien und Politik Das Unternehmen betrachtet als Wirtschaftsunternehmen die Investition der Gesellschafter als Voraussetzung seines unternehmerischen Handelns. Somit sind die Bewahrung des Kapitals und das Gewährleisten einer marktgerechten Rendite wesentliche Unternehmensziele. Das Unternehmen ist sich hierbei seiner Verantwortung gegenüber den Gesellschaftern bewusst und wird dem in es gesetzten Vertrauen gerecht. Sämtliche Mitteilungen an die Öffentlichkeit erfolgen sachlich, inhaltlich korrekt, verständlich und zeitnah. Das Unternehmen respektiert die professionelle Unabhängigkeit von Journalisten und Medien und zahlt daher nicht für redaktionelle Beiträge. Nur autorisierte Personen sind befugt, Informationen, die das Unternehmen oder seine Tochtergesellschaften betreffen, an die Öffentlichkeit, an Medien oder andere Dritte weiterzugeben. Angesichts seiner Bedeutung für die Region Dortmund hält das Unternehmen einen Dialog mit den Vertretern der kommunalen Politik für unverzichtbar. Eine unangemessene Einflussnahme erfolgt hierbei ausdrücklich nicht. Um bereits diesen Anschein zu vermeiden, verhält sich das Unternehmen parteipolitisch neutral und gibt keine Spenden an politische Parteien oder Organisationen, die in einer engen Beziehung zu politischen Parteien stehen. Das Unternehmen beschäftigt keine Unser Verhaltenskodex 7

8 Mitarbeiter, während sie hauptberuflich öffentliche Ämter ausüben oder hauptberuflich öffentliche Mandate innehaben. Mit Vertretern dieses Personenkreises werden auch keine Beraterverträge oder ähnliche entgeltliche Vereinbarungen abgeschlossen. Das Unternehmen erkennt seine Mitverantwortung und die seiner Beschäftigten für die Entwicklung des Gemeinwohls ausdrücklich an Anti-Korruption Das Unternehmen tätigt seine Geschäfte mit rechtlich und ethisch einwandfreien Mitteln. Das gleiche erwartet es von seinen Beschäftigten. Im Rahmen ihrer geschäftlichen Tätigkeit dürfen Beschäftigte Vergünstigungen und/oder Geschenke nur im gemäß geltender Rechtsprechung unbedenklichen Umfang annehmen oder verteilen. Bargeld oder ähnliche Vergünstigungen dürfen generell nicht angenommen oder verteilt werden. Insgesamt sind die Regelungen zur Korruptionsprävention des Unternehmens zu beachten und einzuhalten. Korruptes Verhalten wird vom Unternehmen gänzlich abgelehnt und führt immer zur Beendigung der Geschäftsbeziehung. Verstöße der Beschäftigten gegen die Regelungen zur Korruptionsprävention werden arbeitsrechtlich und gegebenenfalls mit sonstigen weitergehenden rechtlichen Schritten verfolgt und führen zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Detaillierte Regelungen und Hilfestellungen finden sich in der betriebsinternen Verfahrensrichtlinie zur Korruptionsprävention sowie den hierzu z. B. im Intranet veröffentlichten Unterlagen Verhalten untereinander Soziales Arbeitsumfeld Ein höflicher, vertrauens- und respektvoller Umgang ist Grundvoraussetzung für ein soziales, harmonisches und diskriminierungsfreies Arbeitsumfeld und sollte daher für jeden einzelnen Beschäftigten selbstverständlich sein. Das tägliche Miteinander ist geprägt von gegenseitiger Wertschätzung. Jeder Beschäftigte hat sich so zu verhalten, wie er es auch von seinen Kollegen, Führungsverantwortlichen und dem Unternehmen erwartet Diskriminierung und Mobbing Das Unternehmen lehnt jegliche Art von Diskriminierung und Mobbing ab und erwartet von jedem Einzelnen ein freundliches, gemeinschaftsorientiertes und tolerantes Verhalten. Kein Beschäftigter oder Bewerber erfährt bei dem Unternehmen eine Benachteiligung im Sinne des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG). 8 Unser Verhaltenskodex

9 4. Verhalten der Führungsverantwortlichen Der Führungsverantwortliche hat im Sinne dieses Verhaltenskodexes eine Vorbildfunktion und nimmt seine Führungsaufgaben wahr. Darüber hinaus ist er innerhalb seines Zuständigkeitsbereiches verantwortlich für die Einführung, Umsetzung und Einhaltung dieses Verhaltenskodexes. Er steht den ihm unterstellten Beschäftigten als Ansprechpartner beratend und unterstützend zur Seite. Des Weiteren beinhaltet seine Führungsaufgabe, in Abstimmung mit dem CCO die ihm unterstellten Beschäftigten regelmäßig zu schulen, die Einhaltung der geltenden Regelungen zu kontrollieren und entsprechend zu dokumentieren und zu berichten. 5. Verhalten der Lieferanten/ Dienstleister/ Kooperationspartner Für eine gute Geschäftsbeziehung ist die beiderseitige Einhaltung dieses Verhaltenskodexes unerlässlich. Das Unternehmen bietet seinen Lieferanten/Dienstleistern/Kooperationspartnern eine faire und nachvollziehbare Behandlung und tritt ihnen mit Respekt und Offenheit entgegen. Jegliche Art von Korruption lehnt das Unternehmen gänzlich ab. Das gleiche, respektvolle Verhalten erwartet das Unternehmen von seinen Geschäftspartnern. Korruptionsversuche führen immer zur sofortigen Beendigung der Geschäftsbeziehungen durch das Unternehmen. Bei Nichtbeachtung dieser Regelungen seitens des Unternehmens stehen jedem Geschäftspartner ebenfalls die unter Punkt 2.2. genannten Ansprechpartner zur Verfügung. Die Einhaltung dieses Verhaltenskodexes ist die Grundlage zur Sicherung eines erfolgreichen Unternehmens mit einem positiven Arbeitsumfeld für das Unternehmen und alle Beteiligten. Lassen Sie uns täglich gemeinsam daran arbeiten. Die Geschäftsführungen Unser Verhaltenskodex 9

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